MANUAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA ZONAL ZS-CZ1-GB-P01

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1 MANUAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA ZONAL ZS-CZ1-GB-P01 Versión /11/2014

2 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 1 de 16 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES ANEXOS

3 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE ZS-CZ1-GB-P01 PROPÓSITO: Responder a las necesidades de infraestructura de las diferentes entidades del Sector Público a través de la emisión de dictamen de viabilidad o informe técnicojurídico. DISPARADOR: Necesidad de infraestructura de las Entidades Públicas. Descripción ENTRADAS: Ficha Única de Requerimiento Documentación Habilitante (Descrita en el procedimiento) ACTIVIDADES PRINCIPALES Identificar y analizar inmuebles Elaborar informe técnico y jurídico Emitir del dictamen de viabilidad Productos/Servicios del proceso Tipo de Proceso Responsables del proceso Tipo del cliente Marco Legal PROCESOS RELACIONADOS: Regularización de Expropiación de Dictamen de Viabilidad Informe Técnico Jurídico Propuesta Inmobiliaria Zonal Sustantivo Coordinador Zonal Cliente Externo Constitución de la República del Ecuador Decreto Ejecutivo Nro. 798 de 22 de junio de 2011 Decreto Ejecutivo Nro. 50 de 22 de julio de 2013 Resolución Nro. COMITÉ-SGI del 06 de marzo de2014 2

4 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 3 de 16 Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI de 10 de marzo de 2014 Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI de 29 de mayo de 2014 Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales. 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Atención a Requerimientos requiere considerar los siguientes lineamientos: Todos los requerimientos serán formulados a través de la Ficha Única de Requerimientos y remitidos a través del Sistema Único de Requerimientos. La solicitud efectuada por las instituciones debe estar considerada dentro de la planificación inicial, además de garantizar la disponibilidad de fondos para la adquisición. Al momento de generar el requerimiento en el Sistema se deberá cargar la información de soporte que justifique la solicitud conforme al tipo de requerimiento realizado. El sistema no procesará la solicitud si el requerimiento está incompleto o sin información de respaldo. Si el monto del bien inmueble solicitado para adquisición por parte de la entidad es de un valor menor al Avalúo Catastral de USD 1 000,000.oo (UN MILLÓN DE DÓLARES), únicamente necesitará la aprobación del Director del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público para iniciar la transferencia. Si el monto del bien inmueble solicitado para adquisición por parte de la entidad es de un valor igual o mayor al Avaluó Catastral de USD 1 000,000.oo (UN MILLÓN DE DÓLARES) y menor a USD 5 000,000.oo (CINCO MILLONES DE DÓLARES), este requerirá la aprobación de la Secretaría Nacional de la Administración Pública para iniciar la transferencia. Si el monto del bien inmueble solicitado para adquisición por parte de la entidad es de un valor igual o mayor al Avalúo Catastral de USD 5 000,000.oo (CINCO MILLONES DE DÓLARES), este requerirá la aprobación del Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público para iniciar la transferencia. Todo requerimiento será puesto en conocimiento del Director Nacional de Gestión y, quien dispondrá la gestión. 3. ROLES Analista Jurídico Zonal de Gestión y.-ejecuta los procesos jurídicos de gestión y análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de infraestructura. 3

5 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 4 de 16 Analista Zonal de Gestión y.-ejecuta los procesos técnicos de gestión y análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de infraestructura. Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público.- Comité encargado de control la política intersectorial de gestión inmobiliaria, se encuentra integrado por la Secretaría Nacional de la Administración pública, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda. CONSEP.- Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas. Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio de su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez. Dirección Nacional de Legalización de.-dirección encargada de dirigir y ejecutar acciones legales y los trámites pertinentes para efectivizar la dotación de infraestructura. Director Nacional de Gestión y.-dirige y controla los procesos de gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la dotación de infraestructura. Experto Zonal de Gestión y.-coordina y organiza los procesos de gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la dotación de infraestructura. SNAP.- Secretaría Nacional de la Administración Pública. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Convenio de Uso.- Cuando dos personas jurídicas distintas pertenecientes al Sector Público, quisiera que una de ella entregue a la otra, especies, bienes mueble o inmuebles, podrán celebrar un contrato de convenio de uso, sujetándose a las normas especiales propias de esta clase de contrato. Dictamen Técnico. Es el documento de viabilidad que otorga INMOBILIAR en atención a los requerimientos de las entidades públicas referente a la dotación de infraestructura. Ficha Única de Requerimientos.- Es una herramienta informática que permite simplificar y estandarizar la información de las solicitudes efectuadas por las instituciones y canalizar los pedidos realizados por los usuarios (Entidades Públicas) directamente a las unidades responsables. 4

6 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 5 de 16 SUR - Sistema Único de Requerimientos.- El portal inmobiliario es un sistema Web, que permite a las instituciones Públicas: a) Conocer la oferta inmobiliaria del Sector Público. b) Solicitar en línea los bienes inmuebles en caso de que sus necesidades se acoplen a la oferta existente. c) Solicitar la búsqueda de bienes inmuebles en caso de que sus necesidades no puedan ser atendidas por la oferta existente expuesta en el portal. Ficha Jurídica.- Documento que evidencia la situación jurídica de un bien inmueble sujeto de aplicación del Decreto 435, para su posterior regularización y transferencia a INMOBILIAR. 5

7 5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 6 de 16 6

8 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 7 de PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE 6.1. PROPÓSITO Responder a las necesidades de infraestructura de las diferentes entidades del Sector Público a través de la emisión de dictamen de viabilidad ALCANCE El siguiente proceso inicia con el ingreso del requerimientos en el Sistema Único de Requerimientos por las Entidades Públicas hasta la emisión del informe técnico jurídico o dictamen de viabilidad para la dotación de infraestructura, incluye la transferencia de dominio efectuada por Inmobiliar en caso de que sea delegada por la institución requirente 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Realizar y enviar requerimiento Entidad Requirente La entidad requirente formula la solicitud a través de la ficha única de requerimientos en el SUR. A la ficha única de requerimientos se debe anexar la siguiente documentación Habilitante: Entidad postula a un inmueble del listado del SUR Cualquiera que fuera la Forma de ocupación, únicamente se debe adjuntar: - Aprobación del NSJ MRL (no aplica si el Tipo de Inmueble es Bodega o Parqueadero ) Inmueble sugerido (opción propuesta por la entidad) Si la forma de ocupación es Arriendo se debe adjuntar: - Certificación Presupuestaria - Aprobación del NSJ MRL (no aplica si el Tipo de Inmueble es Bodega o Parqueadero ) - Escrituras - Certificado de Gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad) Solicitud efectuada en la ficha única de Requerimientos 7

9 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 8 de 16 - Canon de arriendo Si la forma de ocupación es Compra se debe adjuntar: - Certificación Presupuestaria - Proyecto de inversión avalado por SENPLADES - Aprobación del NSJ MRL (no aplica si el Tipo de Inmueble es Bodega o Parqueadero ) - Escrituras - Certificado de Gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad) - Certificado de Avalúo y Catastros Si la forma de ocupación es Convenio de Uso se debe adjuntar: - Aprobación del NSJ MRL (no aplica si el Tipo de Inmueble es Bodega o Parqueadero ) - Documento que manifieste el interés por parte de la Entidad propietaria del inmueble - Escrituras - Certificado de Gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad) Si la forma de ocupación es Donación se debe adjuntar: - Aprobación del NSJ MRL (no aplica si el Tipo de Inmueble es Bodega o Parqueadero ) - Resolución de la Máxima Autoridad de la Entidad propietaria del inmueble - Escrituras - Certificado de Gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad) - Certificado de Avalúo y Catastros Búsqueda inmobiliaria (la entidad no postula a un bien y tampoco tiene una opción propuesta) Cualquiera que fuera la Forma de 8

10 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 9 de 16 Ocupación, únicamente se debe adjuntar: - Aprobación del NSJ MRL (no aplica si el Tipo de Inmueble es Bodega o Parqueadero ) Receptar, analizar y reasignar requerimiento Receptar, analizar y reasignar requerimiento Realizar corretaje Coordinador Zonal Experto Zonal de Gestión y Analista Zonal de Gestión y El Coordinador realiza un análisis del requerimiento, de acuerdo a lo solicitado y a la información que se adjunta al requerimiento. Este es reasignado al Experto Zonal de gestión y análisis de. El requerimiento llega al experto el designará a los analista que realizarán la gestiones pertinentes para responder al requerimiento. Sí la solicitud realizada por la entidad contiene una sugerencia de bien inmueble o en su defecto se ha encontrado un inmueble en la oferta inmobiliaria, se procederá directamente a la actividad de Realizar inspección, caso contrario se deberá realizar corretaje. En el caso de que no exista disponibilidad de bienes inmuebles en el Sistema de Único de Requerimientos, se realizará el corretaje que consiste en la búsqueda inmuebles en el Sector Privado, del cual se obtendrá una propuesta inmobiliaria. Requerimiento Requerimiento Propuesta Inmobiliaria Entregar opciones a la entidad requirente Emitir oficio con opciones de inmuebles a EP Escoger opción de bien inmueble Analista Zonal de Gestión y Coordinador Zonal Entidad Requirente Del corretaje realizado se deberá obtener dos o tres opciones que deberán ser remitidas a la Entidad Pública para su revisión. El Coordinador mediante oficio debe remitir a la Entidad Requirente las opciones obtenidas del corretaje obtenido. La Entidad Requirente de acuerdo a su necesidad escogerá una de las opciones de bienes inmuebles remitidas por INMOBILIAR. Borrador de Oficio Oficio (Propuesta inmobiliaria) Oficio En el caso de no aceptar ninguna de las opciones se procederá a dar por concluido la gestión al requerimiento, caso contrario la entidad mediante la Ficha Única de 9

11 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 10 de 16 Realizar Inspección Elaborar Informe Técnico Analista Zonal de Gestión y Analista Zonal de Gestión y Requerimientos deberá ingresar la solicitud del bien inmueble escogido de las opciones remitidas, con esto el proceso continua su curso normal para dar atención al requerimiento. Una vez que la entidad realiza el requerimiento mediante el SUR, se realiza la inspección in situ, en la que se levanta información referente a: Ubicación del bien inmueble Descripción del inmueble por nivel Estado de conservación del inmueble Infraestructura del inmueble Vulnerabilidad del inmueble Mantenimiento en el interior y exterior del inmueble Entorno Urbano del inmueble El analista procede a elaborar un informe técnico que contiene: Código interno de INMOBILIAR Información Ficha técnica Antecedentes Conclusiones Recomendaciones Ficha Técnica Informe Técnico Adicionalmente se adjunta la siguiente información: Ficha Única de Requerimiento Escrituras Certificado de Gravámenes actualizado Canon de Arriendo (Arriendo) En el caso de que el requerimiento sea para arriendo del bien inmueble se procede directamente a la actividad de Emitir Dictamen. Recopilar información jurídica del bien inmueble Analista Jurídico Zonal de Gestión y Una vez elaborado el informe técnico, es remitido al analista jurídico, con el fin de recopilar toda la información jurídica de bien inmueble. Expediente de documentación jurídica 10

12 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 11 de 16 Los documentos a obtener son: Certificado de gravámenes actualizado, (registro de la propiedad) Certificado de avalúos, (Municipio) Certificado de búsqueda (registro de la propiedad) Copia de escritura (Notaría / Archivo Nacional) Elaborar informe jurídico Revisar Informe Técnico Jurídico Firmar informe técnico jurídico Solicitar aprobación de la SNAP/Comité del Ser. Analista Jurídico Zonal de Gestión y Director Nacional de Gestión y Coordinador Zonal Coordinador Zonal En el caso de que por disposición de la Máxima Autoridad se debe efectivizar la transferencia de dominio a nombre de la entidad requirente, se deberá solicitar a la entidad requirente un poder para gestionar todos los trámites referentes a la regularización. Con la información recopilada se procede a elaborar el informe jurídico que contiene: Antecedentes Requerimiento Situación jurídica Datos de los documentos recopilados Informe técnico(oficio de referencia) Base Legal de acuerdo al tipo de adquisición y a la entidad requirente Conclusiones Recomendaciones El Director revisar el Informe Técnico Jurídico de no existir ninguna observación lo remite al Coordinador Zonal. El informe técnico-jurídico es firmado por los analistas que elaboran el documento y el Coordinador Zonal. De acuerdo a los lineamientos establecidos dependiendo del monto de adquisición del bien inmueble este deberá ser aprobado por la SNAP o por el Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria. Informe Jurídico Informe Técnico Jurídico Informe Técnico- Jurídico Oficio de solicitud de aprobación 11

13 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 12 de 16 Notificar el bien inmueble aprobado Emitir Dictamen SNAP / Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público Coordinador Zonal La SNAP o el Comité una vez que haya aprobado el inmueble, notificarán a INMOBILIAR la aprobación de la adquisición del bien inmueble a INNOBILIAR. En caso de que no se apruebe la selección, se retomará el proceso de búsqueda. En caso de que no se haya designado a INMOBILIAR el proceso de Transferencia de Dominio del inmueble a favor de la entidad requirente, se emite un dictamen técnico el cual debe contener la siguiente información: Oficio de aprobación o no aprobación Dictamen Fundamento jurídico Resumen de la cuestión objeto de la consulta. Relación de los elementos de juicio para resolver. Dictamen Establecer situación jurídica del inmueble Remitir a la entidad requirente y unidades internas dictamen Analista Jurídico Zonal de Gestión y Coordinador Zonal Nota: En el caso de que la entidad requirente solicitará los servicios de INMOBILIAR hasta efectivizar la Transferencia de dominio (entrega de poder de autorización o delegación) no se necesitará emitir dictamen, se procederá a realizar los trámites de trasferencia de dominio sin la necesidad de emitir el dictamen. Una vez emitido el Dictamen Técnico, el Coordinador Zonal determinará si el bien inmueble es sujeto a la aplicación del Decreto 435, si es así lo remitirá al Analista Jurídico Zonal de Gestión y, el mismo que establecerá la situación jurídica del bien inmueble y elaborará la ficha jurídica, para posteriormente remitirla mediante memorando a la Dirección Nacional de Legalización de para que se realice la regularización del bien inmueble. Una vez emitido el dictamen, este documento será remitido a la entidad requirente y las unidades interna de INMOBILIAR (Dirección Nacional de Administración de y Dirección Nacional de Legalización) para dar cumplimiento de al mismo. Memorando/ Ficha Jurídica Oficio de notificación 12

14 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 13 de 16 Notificar a la institución requirente y a CONSEP Regularización de Expropiación Dotar del bien inmueble Seguimiento al cumplimiento del dictamen Coordinador Zonal Experto Zonal de Legalización de Experto Zonal de Legalización de Experto Zonal de Legalización de Coordinador Zonal Si el bien inmueble con el que se atenderá la solicitud de la entidad requirente es parte de los bienes en depósito del CONSEP, se deberá notificar a dicha Institución y a la entidad requirente con el fin de que el CONSEP gestione los procesos pertinentes para efectivizar la dotación del bien inmueble. En el caso de que la entidad requirente solicite los servicios de INMOBILIAR para efectivizar la transferencia de dominio o el bien inmueble con el que se atienda el requerimiento es de propiedad de INMOBILIAR, no se necesitará emitir dictamen, se procederá a realizar los trámites de regularización con el informe técnico e informe jurídico. Si se estipula la expropiación del bien, primero pasará al proceso de Expropiación en la Dirección Nacional de Legalización, para posteriormente pasar al proceso de Regularización de Una vez efectivizada la transferencia de dominio se procederá a entregar las escrituras del bien inmueble a la Institución Requirente y al registro en libros. El Coordinador realiza el seguimiento al cumplimiento de los dictámenes emitidos, en el caso de no cumplimiento de los mismos, se envían insistencias a las entidades requirentes solicitando el cumplimiento del dictamen. Oficio de notificación Escrituras a favor de la entidad requirente Resolución de Declaratoria de Utilidad Pública Escrituras Informe de cumplimiento de Dictámenes 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Porcentaje de requerimientos atendidos oportunamente Número de requerimientos atendidos oportunamente / Total de solicitudes recibidas. Responsable de Medición Frecuencia de Medición Porcentaje Ivón Jiménez Mensual 13

15 REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 14 de 16 2 Porcentaje de requerimientos atendidos mediante informe técnico. 3 Porcentaje de bienes inmuebles con dictamen técnico emitido por INMOBILIAR Número de informes técnicos elaborados / Número de solicitudes con documentación habilitante completa. Número de borradores de dictámenes técnicos enviados / total de solicitudes con documentación completa. Porcentaje Ivón Jiménez Mensual Porcentaje Ivón Jiménez Mensual 8. ANEXOS 1. Formato de Informe Técnico - CS-STGB-01-P01 - F01 2. Formato de Informe Jurídico - CS-STGB-01-P01 - F02 14

16 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE Página: Página 15 de 16 Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Aprobado Por: Validado Por: Ing. Sonia Lucía Pazmiño Eco. Ivón Jiménez Dr. Marco Landázuri Analista de Procesos Coordinador Zonal Subdirector Técnico de Gestión de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 05/11/