MANUAL DEL PROCESO DE SUCESIONES INTESTADAS ZONAL ZS-CZ1-GB-P06

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1 MANUAL DEL PROCESO DE SUCESIONES ZS-CZ1-GB-P06 Versión /07/2015

2 Página: Página 1 de 16 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE SUCESIONES PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código Descripción SUCESIONES ZS-CZ1-GB-P06 PROPÓSITO Sustanciar expedientes administrativos, patrocinar e impulsar los procesos judiciales y extra judiciales enmarcados en la gestión de bienes inmuebles, sobre los que pesen sucesiones intestadas en los que el Estado Ecuatoriano tenga derechos sucesorios. DISPARADOR Solicitud de requerimiento administrativo, judicial, de ciudadanos o Instituciones interesadas en regular los bienes inmuebles motivo del proceso. ENTRADAS Oficial, gestiones y acciones de instituciones públicas para garantizar participación del Estado. Particular, petición formulada por un ciudadano que tiene interés en el bien inmueble motivo del proceso. Judicial, citación o notificación judicial. ACTIVIDADES PRINCIPALES Revisar documentación del requerimiento Determinar el derecho de participación del Estado. Notificar la recepción del expediente al o los peticionarios Determinar si el inmueble es de interés del Estado para uso público. Calcular cuota, o porcentaje de participación estatal Solicitar delegación de la Procuraduría General del Estado Legalizar venta, de cuota de participación estatal, o adquisición del porcentaje para la implementación de un proyecto de uso público. Brindar patrocinio en caso de proceso judicial. PROCESOS RELACIONADOS Gestión Documental y Archivo Procesos Judiciales Regularización de Bienes Inmuebles 2

4 Página: Página 3 de 16 Expropiación de Bienes Inmuebles Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Productos/Servicios del Proceso Adquisición del porcentaje de derechos y acciones del inmueble que forma parte de la sucesión hereditaria mediante declaración por razones de utilidad pública con el objeto de implementar un proyecto de uso público. Venta de cuota de participación estatal del bien inmueble hereditario Patrocinio de procesos judiciales sobre sucesiones Ab intestato y otros relativos al tema. Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Controles Zonal Sustantivo Director Nacional Clientes Internos y Externos Decreto Ejecutivo 798 Publicado en Registro Oficial N 485 del 06 de julio del Reforma Decreto Ejecutivo N 50 Publicado en Suplemento de Registro Oficial N 57 del 13 de Agosto del RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI Publicada en Registro Oficial N 113 del 24 de marzo del 2014 Decreto Ejecutivo 1301, de 17 de septiembre de 2012, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 799 de 28 de septiembre de 2012 Norma de Aplicación al Decreto Ejecutivo 1301, de 12 de noviembre de 2013, publicado en el Registro Oficial No. 138 de 05 de diciembre de LINEAMIENTOS DEL PROCESO. Cuando exista un requerimiento de una persona particular se debe anexar a la petición los siguientes documentos habilitantes: 1. Copia certificada de la escritura pública de posesión efectiva debidamente inscrita en el Registro de la Propiedad del cantón correspondiente, en la que conste el estado ecuatoriano en calidad de coheredero y justifique la del peticionario. 2. Partida (s) de defunción del o los causantes y partidas de nacimiento de los herederos (cuando no consten como documentos habilitantes en la posesión efectiva o sean ilegibles). 3

5 Página: Página 4 de Certificado actualizado del Registro de la Propiedad del cantón correspondiente en la que conste inscrita la posesión efectiva. 4. Certificado de bienes del Registro de la Propiedad del cantón correspondiente al o los inmuebles del causante. 5. Escritura (s) pública (s), documentos privados, públicos y cualquier documento que acredite la propiedad del causante. 6. Pago del impuesto predial actualizado (inmuebles). 7. Certificado (s) de avalúos y catastros del Municipio correspondiente (inmuebles). 8. Listado de los bienes sucesorios muebles e inmuebles, con ubicación exacta donde se encuentran situados. 9. En caso de vehículos, aeronaves, naves, etc. (avalúo Base Nacional de Datos de Vehículos SRI). 10. En caso de cuentas bancarias adjuntar certificados bancarios, de existir cuentas en diferente moneda a la de en curso legal deberá anexar una cotización a la fecha de presentación de la declaración. 11. En caso de acciones/participaciones: Si cotiza en Bolsa de Valores deberá adjuntar un certificado actualizado; caso contrario una certificación emitida por el representante legal en que deberá constar el patrimonio, porcentaje y cantidad. 12. Derechos en las sociedades de hecho (valor según el balance de situación año anterior a la presentación de la declaración). 13. Copias de la cédula y del certificado de votación. Se requiere que en la verificación de la información se determine que en la solicitud o requerimiento se adjunten los documentos necesarios que permitan sustanciar sin dilataciones el expediente administrativo o judicial. El señor Director Nacional es quien determina previa la revisión de la documentación recibida, si el trámite a seguir es un proceso administrativo o proceso judicial. Es de vital importancia, NOTIFICAR a las partes la recepción del proceso, y demás providencias que se generen en la sustanciación del mismo así como también su resolución, para no caer en nulidades procesales. Es importante que el cálculo de la cuota de participación estatal siempre sea revisado, rectificado y validado por el Especialista zonal de Legalización de Bienes por tratarse de cálculos matemáticos, posteriormente será aprobado en el expediente por el Subdirector Técnico. Es necesario siempre solicitar la delegación a la Procuraduría General del Estado para que autorice la venta de la cuota de participación estatal o la adquisición del porcentaje de los 4

6 Página: Página 5 de 16 derechos y acciones del inmueble en caso de ser de utilidad para el estado, en la implementación de un proyecto de uso público. Una vez emitida la Resolución que autoriza la venta de la cuota de participación estatal, y verificado el pago que realice la peticionaria del valor correspondiente a la cuota que le corresponde al estado, en la cuenta única del Tesoro Nacional No del Banco Central del Ecuador, código , se autoriza se continúe con el proceso de Regularización. Es necesario remitir el expediente completo a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes para que se continúe con el trámite de escrituración respectico hasta su inscripción en el Registro de la Propiedad. De haberse resuelto que el inmueble es beneficioso para la implementación de un proyecto de uso público se procederá a emitir la resolución por razones de utilidad pública de interés social y nacional para la expropiación de la fracción del inmueble, luego de lo cual se procederá a suscribir el acta de acuerdo, para posteriormente proceder a enviar el expediente a la escrituración respectiva en la Dirección Nacional de Legalizaciones; de no haber acuerdo se procederá al juicio de expropiación respectivo a fin de obtener del Juez la correspondiente sentencia, luego de lo cual se enviara a la Dirección antes referida para que se culmine el trámite. 3. ROLES.- Responsable de impulsar, sustanciar, ejecutar y dar seguimiento a los procesos judiciales y extrajudiciales que se desarrollen en la Dirección Nacional. Director de Gestión Documental y Archivo.- Funcionario responsable de Gestionar, coordinar, organizar un eficiente sistema de gestión documental. Director General.- Funcionario que ejerce la representación legal del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público responsables de emitir, dirigir, coordinar, controlar y aplicar las políticas, lineamientos y directrices estratégicas para la gestión y desarrollo institucional. Director Nacional.- Funcionario responsable del patrocinio a la Institución en los procesos judiciales y extrajudiciales en el marco de la gestión de bienes en los que tiene competencia Inmobiliar. Especialista Zonal.- Coordina y organiza los procesos litigiosos e informa el avance de los mismos al Director. Especialista Zonal de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.- Coordina y organiza los procesos de gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la dotación de infraestructura. 5

7 Página: Página 6 de 16 Procuraduría General del Estado.- Institución encargada de defender judicial y extrajudicialmente al Estado; absolver consultas legales con criterio vinculante; y, ejercer el control de la legalidad de los actos y contratos del sector público, en beneficio de los objetivos nacionales. Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.- Responsable de formular, ejecutar la gestión técnica de bienes inmuebles del sector público que son competencia de Inmobiliar y de su legalización. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Sucesión Intestada.- Es aquella en la cual, por carecer de testamento válido y eficaz, el legislador aspira a interpretar la voluntad presunta del causante y dispone de su patrimonio. Acervo Sucesorio.- Todo lo relativo a la valoración económica en el ámbito a esta materia. Acervo Liquido.- Patrimonio exclusivo del cujus, una vez separado de otros patrimonios y practicadas las rebajas de ley. Cuota de participación estatal.- Cuota de una porción de bien o bienes muebles e inmuebles en la que tiene participación el estado. Delegación.- Es la acción y efecto de delegar (dar a una persona o grupo las facultades y poderes necesarios para representar a otra u otras). Aquel que representa a otro se conoce como delegado: su cargo y su oficina reciben el nombre de delegación. Expediente.- Es el conjunto de los documentos legales relacionados con un asunto. Notificación.- Acto por el cual se pone en conocimiento de las partes o de otras personas o funcionarios en su caso diferentes requerimientos, providencias, Resoluciones etc., por sus efectos legales posteriores. Providencia.- Es una decisión administrativa o judicial que permite establecer el orden material de un litigio, expediente administrativo. Este acto que realiza una autoridad administrativa, judicial o tribunal, posibilita la resolución de alguna petición de una parte o fija el cumplimiento de una cierta medida. Registró Oficial.- Es el medio de publicación de las Leyes, Decretos y otras normas jurídicas emanadas de las funciones del Estado. Resolución.- Determinación, fallo de una autoridad. Una resolución de carácter judicial es una acción procesal que surge en el marco de un Juzgado o tribunal y que resuelve las peticiones de las partes involucradas, ordenando el cumplimiento de ciertas medidas. Utilidad Pública.- Refiere al bienestar común de una comunidad o sociedad. Con el objeto de ejecutar planes de desarrollo social, manejo sustentable del ambiente y de bienestar colectivo, las instituciones del Estado, por razones de utilidad pública o interés social y nacional, podrán 6

8 Página: Página 7 de 16 declarar la expropiación de bienes, previa justa valoración, indemnización y pago de conformidad con la ley. Se prohíbe toda forma de confiscación. 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 7

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10 Página: Página 9 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE SUCESIONES 6.1. PROPÓSITO Sustanciar expedientes administrativos, patrocinar e impulsar los procesos judiciales y extra judiciales enmarcados en la gestión de bienes inmuebles, sobre los que pesen sucesiones intestadas en los que el Estado Ecuatoriano tenga derechos sucesorios ALCANCE El proceso toma como referencia un requerimiento de compra de la cuota de participación estatal o adquisición del porcentaje de derechos y acciones del inmueble hereditario para la implementación de un proyecto de uso público, provenga de una institución o persona, para lo cual se elaboran expedientes administrativos, se los revisa, clasifica, y sustancia en aplicación de procedimientos administrativos, se resuelve la venta de cuota de participación del estado; o el inicio de un trámite judicial de conformidad al procedimiento establecido en el Código de Procedimiento Civil DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Presentar Requerimiento Personas Interesadas El requerimiento puede ser presentado por: 1. Instituciones públicas para garantizar derechos sucesorios que correspondan al estado. 2. Personas particulares que tengan conocimiento de la existencia de derechos sucesorios o por quienes tuvieren interés en este. La petición deberá estar dirigida al señor Director del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, donde se harán constar nombres y apellidos de los coherederos, números de cédula, árbol genealógico y la descripción clara y singularizada de los bienes (muebles e inmuebles) que formen el patrimonio sucesorio en la que deberá solicitar se establezca la cuota de participación estatal con la propuesta de comprar la misma Petición con documentos habilitantes. Citación o Notificación 9

11 Página: Página 10 de Requerimiento Judicial a través de citación o notificación. La documentación es presentada, revisada y validada por la Dirección de Gestión Documental y Archivo quienes enviarán la documentación a la Dirección General. Recibir y enviar requerimiento Recibir y remitir documentación Recibir y designar responsable Verificar y analizar documentación Subdirector Técnico de Gestión de Bienes Director Nacional de Derechos Especialista Zonal de Derechos Posteriormente será direccionada hasta el señor Subdirector Técnico de Gestión de Bienes. Recibe la documentación, sumilla y reasigna el trámite al Director Nacional. El Director recibe la documentación y determina si este procedimiento es judicial o administrativo. Una vez determinado el procedimiento a seguir, sumilla y reasigna el trámite al Especialista Zonal. Recibe el procedimiento, designa un responsable y realiza el registro en una hoja Excel. El Analista zonal designado recibe el trámite y revisa los documentos habilitantes para iniciar con los procedimientos legales. Memorando Memorando Memorando Expediente Demanda Los procesos Judiciales podrían ser: De apertura de la sucesión- Inventarios Partición Una vez que se realice y se siga todo el procedimiento legal que establece el Código de Procedimiento Civil el Juez emitirá la sentencia. 10

12 Página: Página 11 de 16 Recibir sentencia Una vez que el Analista zonal recibe la sentencia, si esta es favorable para INMOBILIAR, y la sentencia se ha ejecutoriado, se obtiene copias certificadas y se procede a enviar el expediente a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes para su Regularización. En caso de que la sentencia no sea favorable siempre y cuando proceda un recurso, se apelara al superior hasta última instancia o recurso. Sentencia Verificar y analizar documentación En caso de que el proceso sea administrativo el Analista zonal deberá verificar la documentación completa en el expediente. Expediente Si la documentación está completa se elabora la providencia, caso contrario se elabora una notificación a la persona requirente. Elaborar notificación Si el Analista zonal requiere algún otro tipo de información deberá notificar a la persona requirente con la finalidad de obtener la información necesaria para el proceso. Notificación Elaborar providencia Cuando se cuente con toda la información necesaria se procede a elaborar una providencia Providencia Firmar providencia Solicitar informe Subdirector Técnico de Gestión de Bienes Director Nacional de Derechos La providencia es revisada, aprobada y firmada por el Subdirector Técnico. Una vez legalizada la providencia es direccionada al Director Nacional de Derechos quien solicita la elaboración de un Informe técnico y diagnóstico del predio al Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Providencia Memorando Elaborar informe técnico de Especialista Zonal de El Especialista zonal recibe el pedio y elabora el informe solicitado. Informe técnico 11

13 Página: Página 12 de 16 diagnóstico Recibir y enviar informe Calcular porcentaje de participación Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles Director Nacional de Derechos El Director recibe el informe técnico y los remite al Analista zonal. Una vez que el Analista zonal recibe el informe técnico se pregunta si es beneficioso para los intereses del estado, si lo es se calcula el porcentaje de participación, caso contrario se calcula la cuota de participación estatal. El Analista zonal realiza el cálculo del porcentaje de participación del estado en el bien. Informe técnico Elaborar resolución Una vez que se tiene el porcentaje de participación se elabora una resolución en la que se solicita se adquiera el inmueble mediante DUP. Resolución Calcular cuota de participación estatal En caso de que no sea beneficioso para el estado se procede a calcular la cuota de participación estatal (cálculo matemático). Informe Revisar, rectificar y validar cuota estatal Especialista Zonal de Legalización de Bienes El Especialista zonal de Legalización de Bienes revisa, rectifica y valida el cálculo. Informe de validación Revisar Expediente Cuando el Analista zonal cuanta ya con la validación de la cuota de participación estatal procede a revisar nuevamente todo el expediente. Esta revisión permite verificar que el expediente este completo, si el expediente cumple con los parámetros se solicita delegación a la Procuraduría General del Estado, caso contrario se elabora la resolución de negativa. 12

14 Página: Página 13 de 16 Elaborar resolución negativa En caso de que durante el proceso aparecieron nuevos documentos, o que algunos de estos fueran falsos se elabora una resolución negativa. Resolución Notificar al requirente Solicitar Delegación PGE Recibir y reasignar oficio Director Nacional de Derechos Con esta resolución se procede a notificar al interesado. Si el expediente no presenta inconsistencias se procede a solicitar la delegación para la venta de la cuota de partición estatal a la Procuraduría General del Estado. El Director Nacional revisa la solicitud. Notificación Oficio Recibir y enviar solicitud de delegación Delegar compraventa de cuota de participación estatal Recibir y reasignar delegación Subdirector Técnico de Gestión de Bienes Procuraduría General del Estado Especialista Zonal de Derechos El Subdirector aprueba y firma la solicitud la misma que es enviada a la Procuraduría General del Estado. La Procuraduría General del Estado emite la delegación a través de un oficio. El Especialista recibe el oficio de delegación y lo remite al para los trámites pertinentes. Oficio de delegación Oficio de delegación Elaborar informe y solicitar autorización Recibir y revisar solicitud Especialista Zonal de Derechos Con toda esta documentación el Analista zonal procede a elaborar un informe técnico y al mismo tiempo solicita la autorización para realizar la venta de la cuota de participación estatal. El Especialista recibe y revisa el informe técnico y la solicitud de autorización para realizar la venta de la cuota de participación estatal, y los remite al Director Nacional para su revisión. Informe técnico 13

15 Página: Página 14 de 16 Autorizar compraventa de cuota de participación estatal Elaborar resolución de venta Subdirector Técnico de Gestión de Bienes Subdirector Técnico de Gestión de Bienes El Subdirector Técnico de Gestión de Bienes autoriza la venta de la cuota de participación estatal Posteriormente se elabora y firma la resolución de venta. El interesado deberá realizar Un depósito en la cuenta única de tesoro nacional N del Banco Central del Ecuador por el valor de la cuota de participación. Resolución de venta Recibir y reasignar resolución Especialista Zonal de Derechos El Especialista Zonal recibe la resolución y la remite al Analista zonal para que elabore la providencia. Elaborar providencia Con la documentación completa habilitante se procede a elaborar una providencia y se traslada el expediente completo a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes a fin de que se Regularice el bien. Providencia 7. ANEXOS 14

16 Página: Página 15 de 16 Elaborado Por: Aprobado Por: Validado por: FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Ing. Sonia Lucia Pazmiño Analista de Procesos Eco. Ivon Jiménez Dr. Marco Vinicio Landázuri Coordinador Zonal Subdirector Técnico de Gestión de Bienes CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 18/06/