MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 31 DE JULIO 2013 Pág.1 de 9 1. OBJETIVO.- Brindar un servicio eficiente, eficaz y de calidad a los s nacionales y extranjeros que n y legalizan s. 2. ALCANCE.-. Este subproceso inicia desde la recepción y revisión de s entregados por el hasta la entrega del do o. 3. LIDER DEL SUBPROCESO.- Responsable de Apostillas y Legalizaciones 4. DEFINICIONES.- Apostilla.- Es un término francés que significa certificar, autenticar o completar, la cual tiene como propósito simplificar el trámite en la legalización de s públicos ecuatorianos que van a surtir efectos legales en el exterior. En un país suscriptor de la Convención de la Haya de Documentos.- Todo público Legalización.- Es la certificación de verdad o de legitimidad de que la firma que aparece en el es idéntica a la original de una autoridad signataria en los s públicos, por lo tanto la declara auténtica con el fin de que tenga validez a nivel internacional.- Sistema Informático Consular y Financiero 5. MARCO LEGAL.- Constitución de la República del Ecuador Convención de la Haya sobre la Apostilla de 1961 Derecho Internacional Consuetudinario

2 Edición No. 00 Pág.2 de 9 Ley Notarial Ley Orgánica del Servicio Exterior Acuerdos Ministeriales Decretos Ejecutivos Dictámenes Jurídicos Reglamento para el Análisis, Registro y Control de Informes sobre las Actuaciones en las Oficinas Consulares y de las Unidades de Recaudación autorizadas en el Ecuador 6. POLITICAS.- Al finalizar cada mes se remitirá el informe de gestión financiera a Cuentas Consulares para el registro y control de especies fiscales valoradas. El principio de presunción de veracidad deberá guiar el servicio de atención al. Al momento de sellar la y el se lo realizará en la unión de los dos s. Se deberá mantener actualizado el registro de firmas de las instituciones públicas. Semestralmente se solicitará especies fiscales a Cuentas Consulares de ser necesario. Se deberá dar prioridad en la atención al público a las personas de la tercera edad, mujeres embarazadas, personas con capacidades diferentes. El personal de la Dirección de Legalizaciones deberá tener muy en claro que la legalización o de s certifica la autenticación de firmas más no el contenido del mismo. 7. DESCRIPCIÓN Y FLUJO DEL SUBPROCESO Descripción de Actividades

3 Edición No. 00 Pág.3 de 9 No. Actividad Responsable Descripción Apostillas 1 Receptar revisar s y Una vez receptados los s se los revisará en caso de estar incompletos o incorrectos se los devolverá al y se indicará el procedimiento a seguir y en el caso de estar correctos se continuará con el proceso 2 Generar número de trámite en el Para generar el trámite se utilizará el / 3 4 el país de destino, # de cédula y datos personales del la Institución, tipo de y signatario del Para ingresar los datos de la documentación se utilizará el / Para ingresar los datos de la documentación se utilizará el / 5 Entregar número de trámite al en el que se indica la cantidad de s ingresados para pago Se entregará al un pago para que lo realice en la ventanilla del BNF que está ubicada en el MREMH 6 Cobrar el valor del trámite y generar número de especies Cajero BNF El cajero del BNF para cobrar el valor del trámite utilizará el

4 Edición No. 00 Pág.4 de 9 7 valoradas en el Ingresar el trámite y verificar datos ingresados 8 Imprimir Adherir especie fiscal en la Adjuntar Sellar Entregar do la al y al Realizar el cierre del trámite en el Receptar revisar s y Generar número de trámite en el el país de destino, # de Legalizaciones Para ingresar el número de trámite y verificación de datos se utilizará el / Para imprimir la se utilizará el Una vez impresa la, la misma se deberá adherir la especie fiscal respectiva La se adjuntará al respectivo Se deberá sellar el y para que la misma tenga validez Una vez terminado el proceso se procederá a entregar al el do para sus fines respectivos Una vez entregada la se deberá cerrar el trámite de la misma utilizando el Una vez receptados los s se los revisará en caso de estar incompletos o incorrectos se los devolverá al y se indicará el procedimiento a seguir y en el caso de estar correctos se continuará con el proceso Para generar el trámite se utilizará el / Para ingresar los datos de la documentación se utilizará el

5 Edición No. 00 Pág.5 de cédula y datos personales del la Institución, tipo de y signatario del Entregar número de trámite al en el que se indica la cantidad de s ingresados para pago Cobrar el valor del trámite y generar número de especies valoradas en el Ingresar el trámite y verificar datos ingresados Cajero BNF Para ingresar los datos de la documentación se utilizará el Se entregará al un pago para que lo realice en la ventanilla del BNF que está ubicada en el MREMH El cajero del BNF para cobrar el valor del trámite utilizará el Para ingresar el número de trámite y verificación de datos se utilizará el / 8 Asignar especie fiscal al Se deberá asignar una especie fiscal numerada al que va ser 9 Firmar Se firmará el que va ser para que tenga validez Adherir especie fiscal al Entregar Una vez firmado el se deberá adherir la especie fiscal correspondiente sobre la firma para evitar falsificaciones del mismo Una vez terminado el proceso se procederá a entregar al el

6 Edición No. 00 Pág.6 de 9 12 al Realizar el cierre del trámite en el para sus fines respectivos Una vez entregado el se deberá cerrar el trámite del mismo utilizando el /

7 Edición No. 00 Pág.7 de Diagrama de Flujo Apostillas y Legalizaciones de Documentos Usuario Cajero BNF Documentos Receptar y revisar s Devolver la documentación al No No Documentos corectos? Si Si Generar trámite en el el país de destino, # de cédula y datos personales Número de trámite para pago Pago trámite la Institución, tipo de y signatario del Entregar trámite al para pagos Cobrar el valor y generar especies valoradas Ingresar el trámite y verificar datos ingresados Corregir errores de datos ingresados en el No No Si Si Apostilla o Legalización? Datos ingresados correctamente? Apostilla Apostilla Imprimir Apostilla Legalización Asignar especie fiscal al 2 1

8 Edición No. 00 Pág.8 de 9 Apostillas y Legalizaciones de Documentos Usuario 1 2 Firmar Adherir especie fiscal en la Apostilla con especie fiscal Adherir especie fiscal al Adjuntar la al Sellar y Documento do o Entregar do o al Realizar el cierre del trámite en el

9 Edición No. 00 Pág.9 de 9 8. INDICADORES NOMBRE FORMULA DE CALCULO (# de requerimientos reprocesados/# total de requerimientos solicitados) * 100 Porcentaje de requerimientos reprocesados RESPONSABLE DEL INDICADOR Analista DDVL/Legalizaciones FRECUENCIA ESTANDAR Mensual <1% RESPONSABLE DEL ANALISIS Responsable de Legalizaciones NOMBRE FORMULA DE CALCULO (# de s satisfechos/# total de s atendidos) * 100 RESPONSABLE DEL INDICADOR Analista DDVL/Legalizaciones Porcentaje de satisfacción del FRECUENCIA ESTANDAR Trimestral >95% RESPONSABLE DEL ANALISIS Responsable de Legalizaciones 9. LISTADO DE REGISTROS.- Código -R01 -R02 -R03 -R04 -R05 -R06 REGISTROS Nombre Número de trámite para pago Apostilla Apostilla con especie fiscal Documento do Documento firmado Documento