MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZONAL GUAYAQUIL ZS-CZ8-GB-P04

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1 MANUAL DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES ZS-CZ8-GB-P04 Versión /11/2014

2 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 1 de 22 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUBELES PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 10

3 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Código del Proceso ZS-CZ8-GB-P04 PROPÓSITO: Efectivizar la regularización de los bienes s a favor de INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como dar seguimiento a la regularización de bienes s de la venta de la cuota de participación estatal de conformidad con el Marco Legal vigente. DISPARADOR: Leyes Decretos Ejecutivos Disposición de la Máxima Autoridad ENTRADAS: Descripción Resolución administrativa (en casos de donación y venta de cuota de participación estatal) Sentencia protocolizada (en casos de expropiación, cuando existe desacuerdo en el precio del bien ) Actas de acuerdo (en casos de expropiación, cuando existe acuerdo en el precio del bien ) Ficha jurídica del que determine la viabilidad de aplicación del Decreto Ejecutivo 435 (en casos de proceso de Uso Correcto y Eficiente Inmuebles Zonal, y proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal) ACTIVIDADES PRINCIPALES Revisar expediente Realizar trámite de transferencia de dominio en el Municipio. Realizar trámite notarial Realizar trámite de inscripción de escritura pública en Registro de la Propiedad PROCESOS RELACIONADOS Proceso de Expropiación Inmuebles Zonal

4 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 3 de 22 Proceso de Sucesiones Intestadas Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal Proceso de Uso Correcto y Eficiente Inmuebles Zonal Subproceso de Desahucio Inmuebles Zonal Proceso de Expedición de Normativa Productos / Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente -Escrituras de bienes s (legalizadas a nombre de INMOBILIAR y/o Instituciones Públicas requirentes dentro del ámbito de acción) Sustantivo Zonal Coordinador Zonal Cliente Interno y externo Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración del Sector Público Ley Reformatoria a la Ley de Administración Código Civil Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Decreto Ejecutivo Nro. 798 Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 560 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 435 Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales Decreto Ejecutivo Nro. 50 Secretaría a Servicio Decreto Ejecutivo Nro. 52 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Intestados Reforma de Ley de Lavado de Activos Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas (art. 104 Transferencia de Inmuebles CONSEP) Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

5 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 4 de 22 El proceso de Regularización Inmuebles Zonal requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: Lineamientos Generales.- INMOBILIAR realizará el proceso de regularización de los bienes s que se encuentren dentro de su ámbito de acción contemplado en el Artículo 3 del Decreto Ejecutivo 798. En el caso de que los bienes s a ser transferidos a INMOBILIAR posean contratos de arrendamiento (verbal o escrito), se deberá proceder con el desahucio hasta 30 días después de la inscripción de la escritura pública de transferencia del en el Registro de la Propiedad. Si el Experto Zonal de Derechos Litigiosos determina que un bien debe ser transferido a INMOBILIAR por una sentencia favorable, la sentencia protocolizada junto con el expediente dan paso a la regularización del bien. El Coordinador Zonal deberá remitir las resoluciones de transferencia de dominio a la Máxima Autoridad de INMOBILIAR para sus directrices respecto al requerimiento. El Subdirector Técnico de Gestión, conforme sus competencia, es el único designado para suscribir resoluciones de aceptación de bienes s. Por lo que la Coordinación Zonal le deberá remitir estos documentos para su suscripción. Toda la documentación del proceso de regularización de bienes s zonal que es remitida a Planta Central debe contar con la sumilla del Coordinador Zonal. Lineamientos Específicos.- Regularización de bienes s por donación: Las Entidades Públicas deben anexar la siguiente documentación: 1. Copia certificada del RUC 2. Copia certificada de escritura pública de adquisición del bien 3. Certificado de Registro contable del bien 4. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad) 5. Comprobante de pago de impuesto predial actualizado 6. Copias certificadas de Contratos de arrendamiento o comodato que pesen sobre el bien 7. Copia de Cédula de Ciudadanía, papeleta de votación, nombramiento y/o acción de personal de representante legal

6 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 5 de Ficha catastral actualizada (Municipio) 9. Resolución de transferencia del (de la Entidad Pública) Cuando la transferencia de dominio de los bienes s de las Instituciones Públicas a INMOBILIAR se dé mediante acuerdo interinstitucional, ambas partes firman la misma resolución administrativa. Cuando no se trate de acuerdo interinstitucional, cada una de las partes firmará su resolución respectiva. En los casos de que el bien provenga por aplicabilidad del Decreto Ejecutivo 435, la Unidad Zonal de Gestión (Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal) entregará una ficha jurídica de viabilidad, para iniciar el proceso de regularización del bien. Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son: 1. Resoluciones administrativas de transferencia de dominio 2. Certificado de registro contable del bien 3. Informe técnico jurídico de la Unidad Zonal de Gestión (Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal) 4. Y Decretos Ejecutivos referentes a la transferencia del En el caso de que el Registro de la Propiedad del cantón donde se inscriba el bien solicite el pago al impuesto de donación en el Servicio de Rentas Internas, se deberá realizar el trámite respectivo, considerando que en los casos de donación entre Entidades Públicas existe exoneración de impuestos. Regularización de bienes s por venta de cuota de participación estatal: La Dirección Nacional de Derechos Litigiosos remite un memorando solicitando que se proceda con la regularización del bien, adjuntando un expediente que incluya los siguientes documentos, mismos que son habilitantes y necesarios para la elaboración de la minuta: 1. Informe técnico sobre diagnóstico para asignación del bien otorgado por la Unidad Zonal de Gestión (Proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal) 2. Resolución de venta de cuota de participación estatal 3. Comprobante de depósito en la cuenta única del Tesoro Nacional 4. Copias de Cédula de Ciudadanía y papeleta de votación de los compradores de la cuota 5. Certificado de gravámenes actualizado (Registro de la Propiedad)

7 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 6 de 22 INMOBILIAR interviene en la emisión de la minuta y el sorteo de la Notaría en el Consejo de la Judicatura, así como en la suscripción de las escrituras respectivas. El trámite hasta llegar a la inscripción de la misma le corresponde al comprador. Los compradores deben entregar a INMOBILIAR una copia de la escritura inscrita en el Registro de la Propiedad. Regularización de bienes s por expropiación: En los casos en que se haya llegado a un acuerdo en el precio del bien, es necesario contar con el acta de acuerdo que determina el valor del, para la regularización. La regularización del bien inicia con la elaboración de la minuta. Los instrumentos con los cuales se elabora la minuta son: 1. Informe de avalúo del bien (Municipio) 2. Aval presupuestario (otorgado por la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica de INMOBILIAR) 3. Certificación presupuestaria (otorgada por la Dirección Financiera de INMOBILIAR) 4. Informe técnico del bien (otorgado por la Unidad Zonal de Gestión ) 5. Informe jurídico de viabilidad para expropiación 6. Resolución de expropiación por razones de utilidad pública 7. Acta de acuerdo del precio del bien En los casos que exista imposibilidad de acuerdo en el precio del bien, la Unidad Zonal de Gestión da inicio al juicio de expropiación que da como resultado una sentencia protocolizada, misma que es necesaria para dar inicio a la regularización del. 3. ROLES Analista Zonal.- Ejecuta y da seguimiento a las acciones y trámites legales que se desarrollen bajo la aprobación de la Coordinación Zonal. Consejo de la Judicatura.- Institución encargada de promocionar un servicio de administración de Justicia eficiente que contribuya a la paz social y a la seguridad jurídica, afianzando la vigencia del Estado constitucional de derechos y justicia. Coordinador Zonal.- Ejerce la política pública para asegurar la Gestión Inmobiliaria en el territorio de su jurisdicción garantizando la prestación de servicios de calidad con calidez. Director de Normatividad.- Coordina la emisión y difusión de políticas, lineamientos y procedimientos generales para la correcta gestión inmobiliaria, y las reformas y actualizaciones que sean necesarias cuando el caso lo amerite.

8 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 7 de 22 Director General.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la entidad. Director Nacional de Derechos Litigiosos.- Dirige y controla los procesos de patrocinio a la Institución en los procesos judiciales y extrajudiciales en el marco de la gestión de bienes muebles e s en los que tiene competencia INMOBILIAR. Director Nacional.- Dirige y supervisa acciones legales y trámites pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las diferentes entidades del Sector Público. Entidades Públicas externas.- Organismos Públicos pertenecientes a la Administración General del Estado. Especialista Zonal.- Ejecuta y supervisa las acciones y trámites legales que se desarrollen bajo la aprobación de la Coordinación Zonal. Experto Zonal de Gestión y Análisis Inmuebles.- Coordina y organiza los procesos de gestión y análisis de bienes s en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la dotación de infraestructura. Experto Zonal.- Dirige y ejecuta acciones para llevar a cabo la gestión de asignación, compra, venta, donación, traspaso, permutas, arriendo y comodato de s dentro del ámbito de su competencia, así como la recepción de bienes s asignados a INMOBILIAR, incluyendo aquellos sobre los que pesen derechos litigiosos. Municipio.- Entidad administrativa que puede agrupar una o varias localidades, y ejerce su gobierno. Notaria.- Entidad autorizada para dar fe de testamentos y otros actos extrajudiciales, conforme a las leyes. Registro de la Propiedad.- Institución Pública que tiene por objeto el registro de la constitución, transmisión, modificación y extinción de los derechos reales sobre bienes s. Servicio de Rentas Internas (SRI).- Entidad técnica y autónoma que recauda los tributos internos establecidos por la Ley mediante la aplicación de la Normativa vigente. Subdirector Técnico de Gestión.- Dirige y coordina la gestión técnica de bienes del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales, sectoriales e institucionales en materia de gestión inmobiliaria.

9 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 8 de GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega recepción de bienes.- Documento legal mediante el cual se recibe un bien de otra institución, y donde se describen las características y especificaciones generales y técnicas del bien. B.I..- Bien Inmueble. C.C..- Cédula de Ciudadanía. Cuota de participación estatal.- Cuota de una porción de bien o bienes muebles e s en la que tiene participación el Estado. CONSEP.- Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, mismo que genera y acompaña procesos participativos de prevención en el tema de las drogas, con un enfoque centrado en los sujetos y su buen vivir. Desahucio.- Notificación de terminación de contrato de arriendo. Donación.- Aquella en la cual se tiene por objeto la transmisión de bienes entre dos partes, la que realiza la disposición gratuita de los bienes que disponga, y el donatario que tiene facultad de aceptarlos o rechazarlos. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación. Declaratoria por razones de utilidad pública de expropiación.- Declaratoria de expropiación. Resolución mediante la cual se determina que un bien es necesario para el beneficio público. Con el objeto de ejecutar planes de desarrollo social, manejo sustentable del ambiente y de bienestar colectivo, las instituciones del Estado, por razones de utilidad pública o interés social y nacional, podrán declarar la expropiación de bienes, previa justa valoración, indemnización y pago de conformidad con la Ley. Prohibiéndose toda forma de confiscación. Escritura.- Documento público en el que se hace constar ante un notario público una o más declaraciones de las personas que intervienen en un acto o contrato y lo complementan con los requisitos legales propios y específicos de cada acto. Expropiación.- Desposeimiento o privación de la propiedad, por causa de utilidad pública o interés social, a cambio de una indemnización previa. Invasor.- Propietario o tenedor de las tierras invadidas. En caso de comprobarse la invasión se dispone el desalojo inmediato de los invasores. Minuta.- Documento legal que tiene las cláusulas o datos principales de un acto o contrato que debe ser elevado a escritura pública para su plena validez.

10 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 9 de 22 Registro Oficial.- Órgano del Gobierno del Ecuador que difunde y publica disposiciones legales que regirán a los ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en territorio ecuatoriano. Transferencia de dominio.- Ceder el bien a una persona natural o jurídica. Cuando intervengan dos personas jurídicas distintas no habrá traspaso sino donación y, en este evento, existirá transferencia de dominio que se sujetará a las normas especiales de la donación. UGEDEP.- Unidad de Gestión y Ejecución de Derecho Público. Encargada de llevar a cabo acciones que pretenden obtener la real propiedad de activos cuya venta permita devolver las creencias resultantes de la crisis bancaria. Utilidad pública.- Todo lo que resulta de interés o conveniencia para el bien colectivo, para la masa de individuos que componen el Estado; o con mayor amplitud, para la humanidad en su conjunto.

11 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 9 de 22

12 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 10 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUBELES 6.1 PROPÓSITO Establecer las actividades que permitan la regularización de los bienes s a favor de INMOBILIAR e Instituciones Públicas dentro del ámbito de acción, así como dar seguimiento a la regularización de bienes s posterior a la venta de la cuota de participación estatal de conformidad con el Marco Legal vigente. 6.2 ALCANCE El proceso de Regularización Inmuebles Zonal abarca desde la recepción de la documentación habilitante proveniente de las diferentes entradas de este proceso, mismas que se encuentran detalladas en el numeral 1. Información Básica del presente Manual hasta la entrega de las escrituras debidamente suscritas en el Registro de la Propiedad a favor de INMOBILIAR y entidades requirentes dentro del ámbito de acción, además de dar seguimiento a la regularización de bienes s posterior a la venta de la cuota de participación estatal a la ciudadanía. 6.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Realizar solicitud de transferencia del bien Experto Zonal Cuando se trate de la donación de bienes s en los que INMOBILIAR da inicio a la solicitud, el Experto solicita la transferencia mediante la emisión de una resolución administrativa de trasferencia de dominio. Esta resolución debe ser notificada a la Entidad Pública, es decir, se envía el original de la resolución y se solicita mediante oficio el expediente de los documentos legales para la trasferencia del. Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización provenientes del proceso de Atención a Requerimientos de Dotación de Infraestructura Zonal y proceso de Uso Correcto y Eficiente de Inmuebles Zonal, cuando se determina la viabilidad de aplicación del Decreto Ejecutivo 435. Oficio / Resolución administrativa

13 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 11 de 22 Revisar y sumillar solicitud de transferencia del bien Revisar y sumillar solicitud de transferencia del bien Coordinador Zonal Director de Nacional de Legalización de El Coordinador revisa, sumilla y envía la solicitud de trasferencia del bien a la Dirección Nacional de Legalización. El Director revisa y sumilla la resolución de transferencia del bien, y la remite al Subdirector de Gestión de. Oficio / Resolución administrativa Oficio / Resolución Suscribir resolución de transferencia Subdirector Técnico de Gestión de El Subdirector Técnico de Gestión de revisa y suscribe la resolución de transferencia del bien. Con su suscripción, la resolución es enviada a la envía a la Entidad Pública. Oficio / Resolución Emitir resolución administrativa Entidades Públicas externas Cuando se trate de donación, la Entidad Pública también puede solicitar la regularización del bien mediante la elaboración de una resolución administrativa en la que se manifieste la voluntad de transferir el bien. Este documento debe ser remitido a la Máxima Autoridad de INMOBILIAR. Resolución administrativa En caso de que INMOBILIAR haya emitido la resolución, la Entidad Pública envía una solicitud de aceptación del bien. Armar y remitir expediente Entidades Públicas externas Una vez emitida la resolución de transferencia de dominio, la Entidad Pública debe remitir el expediente con los documentos que faciliten la regularización del bien, para las Entidades Públicas. Expediente / Resolución Administrativa

14 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 12 de 22 Recibir y reasignar comunicado Coordinador Zonal El Coordinador recibe y reasigna la resolución y el expediente al Experto Zonal. Expediente / Resolución Administrativa Disponer verificación de documentación legal Experto Zonal El Experto recibe el expediente que remite la institución que transfiere el bien, y dispone la revisión y verificación al Especialista Zonal de Legalización. Expediente / Resolución Administrativa Analizar y remitir documentación legal Especialista Zonal de Legalización de El Especialista recibe, analiza y remite el expediente al Analista Zonal de Legalización. Expediente / Resolución Administrativa Verificar documentación legal Analista Zonal El Analista revisa y verifica que la documentación del expediente contenga toda la documentación necesaria para regularizar el bien. En el caso de que la documentación no esté completa, el Analista elabora un oficio, mismo que es revisado por el Especialista de B.I. y firmado por el Experto, donde notifica a la institución que transfiere el bien, que complete la documentación faltante, como por ejemplo: Solicitar documentación faltante Analista Zonal Pago de impuestos que no estén al día (Municipio). Ficha catastral: actualización de superficie y dimensiones del bien (Municipio). Certificado de gravámenes. Oficio La Entidad Pública debe realizar las gestiones pertinentes en el Municipio o en las entidades correspondientes, para sanear la documentación legal del bien con el fin de efectivizar la transferencia de dominio.

15 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 13 de 22 Elaborar informe jurídico del Analista Zonal Cuando el bien sea transferido a INMOBILIAR por leyes o decretos (exceptuando decreto 435), el Analista procede a elaborar un informe jurídico indicando si el puede o no ser trasferido a INMOBILIAR. De no requerir la elaboración del informe jurídico se procede a emitir la resolución de aceptación, de ser el caso. Informe jurídico del bien Revisar informe jurídico del Revisar informe jurídico del Aprobar informe jurídico del Especialista Zonal de Legalización de Experto Zonal Coordinador Zonal El Especialista revisa el informe jurídico del bien. El Experto revisa el informe jurídico del bien. El Coordinador revisa y aprueba el informe jurídico del bien. Informe jurídico del bien Informe jurídico del bien Informe jurídico del bien aprobado Elaborar contestación y remitir informe jurídico del Coordinador Zonal En caso que el informe sea desfavorable, el Coordinador elabora una contestación al Subdirector Técnico de Gestión, comunicando que el traspaso del bien no es viable. Adjunta el informe jurídico del. Informe jurídico Solicitar directrices respecto al Subdirector Técnico de Gestión de El Subdirector notifica mediante Memorando al Director General, que no es viable la transferencia del bien a INMOBILIAR, y solicita directrices respecto al proceder del. A la vez, le entrega el informe jurídico respectivo. Memorando / Informe jurídico Disponer directrices respecto al Director General El Director General dispone las Directrices respecto al bien.

16 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 14 de 22 Si es viable la trasferencia de dominio del bien a favor INMOBILIAR, el Experto remite el informe jurídico a las siguientes Direcciones para su respectiva gestión: Comunicar informe a Direcciones Experto Zonal Dirección Nacional de Administración Inmuebles y Unidad Zonal de Administración Dirección Nacional de Gestión y Análisis Inmuebles y Unidad Zonal de Gestión (Experto Zonal de Gestión y Análisis de B.I.) Unidad Zonal de Catastro de Inmuebles Memorando / Informe jurídico Emitir resolución de aceptación Analista Zonal Cuando el proceso es iniciado con la emisión de la resolución de transferencia del bien por parte de la Entidad Pública, el Analista elabora una resolución de aceptación. En los casos de acuerdo interinstitucional, no será necesario elaborar la resolución de aceptación. Resolución de aceptación Revisar resolución de aceptación Revisar resolución de aceptación Revisar y sumillar Resolución de Aceptación Revisar y sumillar resolución de aceptación Especialista Zonal de Legalización de Experto Zonal Coordinador Zonal Director Nacional de Legalización de El Especialista revisa la resolución de aceptación. El experto revisa la resolución de aceptación. El Coordinador revisa, aprueba y sumilla la resolución de aceptación. El Director revisa, aprueba y sumilla la resolución de aceptación. Resolución Resolución Resolución Resolución

17 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 15 de 22 Suscribir resolución de aceptación Subdirector Técnico de Gestión de El Subdirector Técnico de Gestión de revisa y suscribe la resolución de aceptación. Con su suscripción, la resolución es enviada a la envía a la Entidad Pública. Resolución Recibir Resolución Entidades Públicas externas La Entidad Pública externa recepta la resolución de aceptación. Expedición de Normativa Director de Normatividad El Director Nacional de, mediante memorando, remite la Resolución administrativa al Director de Normatividad para que mediante oficio solicite la publicación de la Resolución en el Registro Oficial. El Registro Oficial, como medio de publicación de leyes, decretos, normas jurídicas, actos públicos y privados, publica el documento. Resolución publicada Elaborar minuta Analista Zonal Una vez que la documentación esté completa, el Analista procede a elaborar la minuta, misma que contiene las cláusulas o datos principales para ser verificados por el Notario y las partes involucradas, para su legitimación. Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización provenientes del proceso de Sucesiones Intestadas, y proceso de Expropiación de B.I. cuando existió acuerdo en el precio del bien. Minuta Revisar minuta Suscribir minuta Especialista Zonal de Legalización de Experto Zonal El Especialista revisa la minuta. El Experto revisa y suscribe la minuta. Minuta Minuta suscrita

18 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 16 de 22 Enviar a sorteo la minuta Analista Zonal El Analista elabora un oficio para enviar la minuta a sorteo de Notaría. Oficio Revisar Oficio Experto Zonal El Experto suscribe el oficio y envía la minuta para sorteo al Consejo de la Judicatura. Oficio / minuta Realizar Sorteo Consejo de la Judicatura El Consejo de la Judicatura realiza el sorteo y designa una notaría en 3 días laborables, para la celebración de la escritura pública. Acta de sorteo El Analista Zonal de retira el Acta de sorteo. Preparar documentación para elevar minuta a escritura Analista Zonal El Analista prepara la documentación habilitante para elevar la minuta a escritura. El Analista Zonal de procede a entregar a la notaría los siguientes documentos: Documentación habilitante Elaborar Matriz Notaría Minuta y sus documentos habilitantes Hoja de transferencia de dominio Certificado de gravámenes Certificado de avalúos Copia de cédula y certificado de votación de los intervinientes Matriz (escritura pública para las firmas) Con esta documentación la notaría elabora una matriz, misma que consiste en la trascripción de la minuta y la formalización de la escritura. Suscribir escritura Notaría La notaria procede a la suscripción de la escritura con las partes involucradas. Escritura suscrita por las partes involucradas Cerrar escrituras Notaría El notario sella los documentos; realizado esto, las escrituras se dan por suscritas y legalizadas. Escrituras suscritas y legalizadas

19 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 17 de 22 En caso de donación, el Analista solicita a la entidad donante que se realice la declaración de impuestos a la donación ante el Servicio de Rentas Internas. Gestionar declaración de impuestos Analista Zonal Si la institución donante no lo hace, INMOBILIAR deberá asumir este pago (mismo que es exento para INMOBILIAR por tratarse de donación entre instituciones públicas). Para este trámite el Analista elabora un Memorando dirigido a la Dirección Financiera, solicitando que realice la declaración. Posteriormente el Analista da seguimiento a la declaración. Memorando / Formulario de declaración impuesto a la donación En el caso de no ser una donación, no se realiza la declaración de impuestos. Supervisar gestión de declaración de impuestos Especialista Zonal de Legalización de El Especialista supervisa la gestión de declaración de impuestos, dando seguimiento al Analista en esta gestión. Cobrar impuestos Servicio de Rentas Internas (SRI) El Servicio de Rentas Internas gestionará la recaudación del impuesto de donación. Solicitar inscripción en el Registro de la Propiedad Analista Zonal Una vez suscrita y legalizada la escritura, el Analista realiza el trámite en el Registro de la Propiedad para la inscripción de la misma. Debe adjuntar la declaración de impuestos. Cabe indicar que en este punto del procedimiento, de igual manera se recepta requerimientos de regularización provenientes del proceso de Expropiación de B.I. cuando existe sentencia. Solicitud de inscripción de escritura (oficio) Revisar escrituras Registro de la Propiedad El Registro de la Propiedad revisa las escrituras. Proforma de pago por inscripción

20 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 18 de 22 Notificar a INMOBILIAR para cambios Registro de la Propiedad En el caso de existir observaciones con la documentación presentada por INMOBILIAR, el Registro de la Propiedad notifica para que considere los cambios solicitados, caso contrario las escrituras son inscritas. Notificación de cambios Realizar cambios en la escritura Analista Zonal Si INMOBILIAR recibe notificación con observaciones, el Analista realiza los cambios en las escrituras de acuerdo a las observaciones emitidas por el Registro de la Propiedad, y reingresa el trámite. Escritura con modificaciones / Comprobante de reingreso de trámite Revisar cambios en la escritura Especialista Zonal de Legalización de El Especialista revisa los cambios en las escrituras. Escritura con modificaciones / Comprobante de reingreso de trámite Inscribir en registro Registro de la Propiedad El Registro de la Propiedad revisa las escrituras y las inscribe mediante la Razón de Inscripción. Escrituras inscritas mediante El Analista llena el formulario que se obtiene de la página Web del Municipio. Procede a completar la información y le hace firmar al Coordinador Zonal, y a la otra parte que transfiere el. Adicionalmente, arma un expediente con la siguiente información: Gestionar transferencia de dominio Analista Zonal Acta de sorteo Minuta Formulario de Transferencia de dominio Resolución Administrativa (en casos de expropiación, el documento será la declaratoria de utilidad pública) Formulario El Analista debe presentar en la notaria sorteada el expediente con la información compilada.

21 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 19 de 22 Gestionar Catastro Municipal Municipio El Municipio actualiza el catastro en virtud de los documentos legales de transferencia del. Oficio de actualización catastral El Municipio emite los siguientes rubros a cancelar previo a la emisión de hoja de trasferencia de dominio: Efectuar transferencia de dominio Municipio Impuesto de obras pendientes al distrito Impuesto de alcabalas y utilidades (solo en casos de expropiación, de los cuales se está exento de pago). Cuando se haya regularizado el bien a nombre de INMOBILIAR, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a: Comunicar escrituras a Direcciones Coordinador Zonal Dirección Financiera: Para el proceso de pago correspondiente (solo en casos de Expropiación donde se haya llegado a un acuerdo). Dirección de Gestión Documental y Archivo: Para el archivo físico de las escrituras. Dirección Nacional de Geoinformación de B.I. y Unidad Zonal de Catastro de B.I.: Para actualización de sistemas informáticos de Catastro. Dirección Nacional de Administración de B.I. y Unidad Zonal de Administración de : Para las gestiones de administración del. Memorando Cuando se haya regularizado un bien de propiedad de INMOBILIAR, a nombre de otra entidad, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a: Dirección de Gestión Documental y Archivo

22 REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 20 de 22 Dirección Nacional de Geoinformación de B.I. y Unidad Zonal de Catastro de B.I. Dirección Nacional de Administración de B.I. y Unidad Zonal de Administración Para los fines antes mencionados. Cuando la regularización del bien se haya llevado a cabo para efectivizar la trasferencia de dominio entre dos instituciones, las escrituras son remitidas al mismo tiempo a la Dirección de Gestión Documental y Archivo y a la Entidad Pública solicitante. Desahucio de Inmuebles Experto Zonal El Experto notifica el desahucio respectivo en el caso que existan arriendos sobre el bien (Subproceso de Desahucio Inmuebles Zonal). Notificación de desahucio Dar por terminado el Comodato Coordinador Zonal En caso de que sobre el bien pese un contrato de comodato, el Coordinador gestiona la terminación del mismo mediante trámite ante un notario, quien emite una escritura pública de terminación del contrato de Comodato. La entidad comodante debe entregar el con un acta de entrega recepción. Escritura Pública de terminación de contrato de comodato Gestionar lanzamiento Coordinador Zonal En caso de que el bien se encuentre invadido, el Coordinador Zonal solicita al Coordinador General de Asesoría Jurídica, se presente un oficio al juez, pidiendo el desalojo del al invasor del mismo. Posterior a ello, el juez emite una orden de lanzamiento, y hace el pedido a la Policía para coordinar una visita junto con el Analista Zonal de Legalización, y ejecutar el lanzamiento a la persona que ocupa el (invasor). Oficio / Orden de lanzamiento

23 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL REGULARIZACIÓN DE BIENES INMUEBLES Página: Página 21 de 22 Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Lenin Garrido Analista de Procesos Aprobado por: Mgs. John Hill Coordinador Zonal 8 Validado por: Dr. Marco Landázuri Subdirector Técnico de Gestión CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión inicial 28/11/2014