GUÍA DE REQUISITOS PARA PAGOS DE BIENES O SERVICIOS

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1 2014 GUÍA DE REQUISITOS PARA PAGOS DE BIENES O DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTRATACIÓN

2 MINISTERIO DE SALUD Pag. 2 de 12 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVA REQUISITOS RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS...11

3 MINISTERIO DE SALUD Pag. 3 de OBJETIVO Guiar, estandarizar y uniformizar los trámites de pago de contratación de bienes o servicios que realiza el Ministerio de Salud Pública. 2. ALCANCE La presente guía se aplicará para los pagos de los procesos de contratación pública que se desarrollen en las unidades del Ministerio de Salud Pública del Nivel Central, sus Niveles Desconcentrados y Unidades Operativas. 3. DEFINICIONES Lista de chequeo: Formatos para controlar el cumplimiento de un detalle de requisitos de forma sistemática. Se usa para hacer comprobaciones sistemáticas de requisitos de los procesos de pago institucional. Informe: documento en el que se describe y presenta los hechos y datos; y, contienen conclusiones y recomendaciones sobre el análisis de los requisitos o estándares constantes en los términos de referencia o especificaciones técnicas. Especificaciones Técnicas: Resolución INCOP No , del 12 de noviembre de a) Caso bienes, son las características fundamentales, los requisitos funcionales o tecnológicos que deben cumplir los bienes o rubros requeridos, atendiendo los conceptos de capacidad, calidad y/o rendimiento, para los que, de existir, se utilizarán rasgos técnicos, requisitos, símbolos y términos normalizados; y, b) Caso Obras, se establecerá para cada uno de los rubros y materiales del proyecto, atendiendo los aspectos de diseño y constructivos. Términos de Referencia (TDR): Resolución INCOP No , del 12 de noviembre de Son las condiciones específicas, bajo las cuales se desarrollará la consultoría o se prestará el servicio, se establecerá en función de las necesidades específicas a ser cubiertas, de los objetivos, características y condiciones de prestación o desarrollo requeridos así como, de los requisitos técnicos, funcionales o tecnológicos bajos

4 MINISTERIO DE SALUD Pag. 4 de 12 los que deben ser prestados. Token: firma electrónica 4. NORMATIVA Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Reglamento General a la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública Resoluciones emitidas por el SERCOP Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Salud Pública No de 13 de noviembre de Acuerdo Ministerial No de 10 de abril de 2014, Ministerio de Salud Pública. 5. REQUISITOS Lista de chequeo Orden de Compra Estudio Económico Cuadro Comparativo de Ofertas Notificación de Designación Acta de Entrega Recepción Informe de Administrador de Contrato 6. RESPONSABILIDADES Las máxima autoridad, será responsable de la emisión y actualización del contenido de la guía; La Dirección Nacional de Contratación Pública, las Unidades de Adquisiciones de las Coordinaciones Zonales, serán los responsables de la difusión, implementación, control y monitoreo de la presente guía, y, Los servidores (as) serán responsables de acatar los preceptos de esta guía, el Macroflujograma de Inicio de Proceso Precontractual, Anexo A y la aplicación de la Lista de chequeo, Anexos B. 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7.1 Certificado del Plan Anual de Contratación, emitido y suscrito por el Director (a) Nacional de Planificación y certificación presupuestaria, emitida y suscrita por el Director (a) Nacional Financiero (a). La unidad requirente solicitará al Director Nacional de Planificación o

5 MINISTERIO DE SALUD Pag. 5 de 12 Unidades Desconcentradas de Planificación, la Certificación del PAC; y, a la Dirección Nacional Financiera o Unidades Desconcentradas de la Dirección Nacional Financiera, la certificación presupuestaria; Unidades Administrativas que emitirán las certificaciones directamente al requirente. Elaborará un estudio económico, Anexo C, en el que justifique: origen de la necesidad, área en la que surge la necesidad, comportamiento histórico de la necesidad, identificación del o los bienes, productos y/o servicios, especificaciones técnicas o términos de referencia básicos, análisis de la oferta/proveedores, análisis de precios y condiciones, detalle de los costos directos e indirectos y el presupuesto referencial. El estudio será firmados por: QUIEN ELABORO, QUIEN REVISO Y QUIEN APROBO. 7.2 Autorización de la Secretaria Nacional de la Administración, Pública (Subsecretaria de Tecnologías de la Información) Para el caso de adquisición de software con un presupuesto referencial igual o superior a USD 50 Remuneraciones Unificadas vigentes, se requerirá la autorización de la Secretaria Nacional de la Administración Pública, Subsecretaría de Tecnologías de la Información. 7.3 Memorando original generado en el Quipux, solicitando autorización del inicio del proceso de contratación y conformación de Comisión Técnica, suscrito por la autoridad competente. El memorando deberá ser generado en QUIPUX desde la unidad requirente, firmado electrónicamente por el Director, Coordinador o Responsable de Área que disponga de firma electrónica (TOKEN), caso contrario lo deben firmar en físico con tinta azul. En el memorando deberán detallar el o los productos y/o servicios requeridos, especificando el presupuesto referencial y será aprobado por autoridad competente, para el caso de adquisiciones de ínfima cuantía, se aplicará el Formato Orden de Compra, Anexo D. Además de solicitará la integración de la Comisión Técnica. 7.4 Términos de Referencia (TDR)/ Especificaciones Técnicas, suscritos por el requirente La unidad requirente formulará para el caso de prestación de servicios y consultoría los Términos de Referencia (TDR) y/o Especificaciones Técnicas cuando se requiera bienes, los cuales serán producto de un

6 MINISTERIO DE SALUD Pag. 6 de 12 estudio económico, conforme formulario C Estudio Económico, que justifique: origen de la necesidad, área en la que surge la necesidad, comportamiento histórico de la necesidad, identificación del o los bienes, productos y/o servicios, especificaciones técnicas o términos de referencia básicos, análisis de la oferta/proveedores, análisis de precios y condiciones, detalle de los costos directos e indirectos, deberá contener el presupuesto referencial. El estudio económico deberá estar firmados por: QUIEN ELABORO, QUIEN REVISO Y QUIEN APROBO. 7.5 Informes de Validación de la Comisión Técnica Los informes técnicos de validación, deben estar firmados por los delegados: Dos funcionarios para el caso de valores desde 0, multiplicado por el Presupuesto General del Estado (Ejem; USD 6.860,12 al 2014) Comisión Técnica, cuando la cuantía sea Igual o superior a 0, multiplicado por el Presupuesto General del Estado (Ejem. USD ,27 al 2014) Los delegados o miembros de la comisión técnica validarán los Términos de Referencia (TDRs) o Especificaciones Técnicas ET y emitirán un informe ejecutivo firmado por cada profesional que intervenga, el cual contendrá los antecedentes, análisis de los requisitos o estándares constantes en los términos de referencia o especificaciones técnicas, las conclusiones y recomendaciones pertinentes y lo remitirá a la autoridad competente. 7.6 Memorando generado en QUIPUX desde la Máxima Autoridad o Delegados disponiendo la elaboración de los pliegos y el proyecto de Resolución de inicio de proceso. Mediante memorando generado en QUIPUX desde la Máxima Autoridad o Delegados, conforme al Acuerdo Ministerial de Delegación de competencias vigente, solicitará a la Dirección Nacional de Contratación Pública la elaboración de los pliegos y el proyecto de Resolución de inicio de proceso, adjuntará: Memorando de autorización de requerimiento; Certificación Plan Anual de Contratación; Certificación Presupuestaria; Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas; Estudio Económico;

7 MINISTERIO DE SALUD Pag. 7 de 12 Pliegos; y, Proyecto de resolución de Inicio de proceso Dirección Nacional de Contratación Pública elaborará los pliegos y el proyecto de Resolución y le remitirá a la autoridad competente. 7.7 Resolución de aprobación de pliegos e Inicio de proceso de contratación, suscrito por la autoridad competente. La Máxima Autoridad o Delegados, conforme al Acuerdo Ministerial de Delegación de competencias vigente, suscribirá la resolución de aprobación de pliegos e inicio de proceso de contratación y la remitirá a la Dirección Nacional de Contratación Pública, para su publicación en el Portal de Compras Públicas, adjuntando: Memorando de autorización de requerimiento; Certificación Plan Anual de Contratación; Certificación Presupuestaria; Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas; Estudio Económico, a través del cual se evidencie la necesidad y presupuesto referencial; y, Resolución de Inicio de proceso 7.8 Resolución de Adjudicación original, suscrito por la autoridad competente del Ministerio de Salud Pública. La Autoridad competente del Ministerio de Salud Pública conforme al Acuerdo Ministerial de Delegación de competencias vigente, emitirá la resolución de adjudicación, correspondiente, con base en el informe técnico sustentado en el Cuadro Comparativo de Ofertas, Anexo E 7.9 Garantías (Técnica, Buen Uso, Fiel Cumplimiento, según el caso): El analista encargado del proceso deberá solicitar al oferente que presente a la firma del contrato, las Garantías, Arts. 73, 74, 75 y 76 LOSNCP (Técnica, Buen Uso, Fiel Cumplimiento), según el caso. En todo proceso de contratación, las garantías se emitirán en dólares de los Estados Unidos de América, moneda de curso legal en el país Contrato original suscrito por la autoridad competente del Ministerio de Salud Pública y el Oferente. El contrato original deberá contener firmas tanto de la Autoridad competente del Ministerio de Salud Pública conforme al Acuerdo Ministerial de Delegación de competencias vigente, como del proveedor, no deberá presentar enmendaduras tachones ni rayones, será fechado, numerado

8 MINISTERIO DE SALUD Pag. 8 de 12 por la Dirección de Secretaría General o Unidades Desconcentradas de la Secretaría General y se notificará al Proveedor mediante oficio y a Coordinación de Asesoría Legal o Unidades Desconcentradas, mediante Quipux Notificación de Designación del Administración del Contrato. Mediante Notificación, Anexo F., se notificado al Administrador del Contrato, la cual deberá constar con las firmas del notificador y el notificado y se adjuntará el contrato y expediente correspondiente. El administrador del contrato es quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del mismo y canalizará y coordinará todas y cada una de las obligaciones contractuales convenidas Memorando generado en el Quipux, suscrito por el Director de la Unidad Administrativa designado como Administrador de Contrato en el cual delega al funcionario responsable del mismo, de ser el caso: El administrador (a) del Contrato, mediante Quipux designará a un servidor (a) como delegado (a) responsable para la administración del contrato, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del mismo. El administrador (a) deberá canalizar y coordinar todas y cada una de las obligaciones contractuales convenidas. El administrador o su delegado designará mediante memorando original generado en el Quipux a un técnico que no haya participado en el proceso, conforme lo dispone el Art. 124 del reglamento general a la LOSNCP, a fin de que cumpla con el proceso de recepción y formalice las actas: provisional, parcial, total y/o definitivas Solicitud de asignación de fecha y hora de entrega emitida por el proveedor, con fecha de recepción (firma y fecha): El proveedor adjudicado ingresará en la Dirección de Secretaría General del MSP o Unidades Desconcentradas de la Secretaría General una solicitud al Administrador (a) del Contrato para que se le asigne fecha y hora de entrega de los bienes objeto de la contratación Oficio de respuesta al proveedor fijando fecha y hora para la diligencia de entrega recepción: El Administrador (a) del Contrato o su delegado, comunicará mediante oficio al proveedor adjudicado la fecha y hora en la que se realizará la

9 MINISTERIO DE SALUD Pag. 9 de 12 diligencia de entrega recepción, documento que deberá acreditar fecha y hora de recepción Memorando generado en el Quipux, de asignación de fecha, hora y delegación, para recepción técnica (caso medicamentos): Quipux generado y suscrito por el Administrador (a) del Contrato, dirigido a la Dirección Nacional de Medicamentos o quien haga su veces en las Direcciones Zonales, comunicando la fecha, hora y lugar de entrega de los medicamentos objeto de Contratación y la designación del delegado (a) para el proceso de entrega recepción Oficio de respuesta del proveedor asignación de fecha y hora, para recepción técnica (medicamentos) El proveedor mediante oficio debidamente suscrito con tinta azul, dirigido al Administrador (a) del Contrato, con copia al Director (a) Nacional de Compras Públicas o Responsables de las Unidades Desconcentradas de la Dirección Nacional de Contratación Pública e ingresado en la Dirección de Secretaría General del MSP o Unidades Desconcentradas de la Secretaría General, solicitará la asignación de fecha y hora para la recepción técnica de productos Comprobante de ingreso a bodega, suscrito por el bodeguero (bienes) El Bodeguero (a) emitirá el Comprobante de Ingreso a Bodega, anexando: Contrato debidamente suscrito Autorización de ingreso a bodega. Garantía Técnica. Factura con detalle de bienes a ingresar Acta Entrega Recepción, Anexo G, suscrita por el Administrador del Contrato, la comisión o Técnico designado, que no haya participado en el proceso (Art. 124 RGLOSNCP), el Proveedor y Bodeguero. INFIMAS CUANTÍAS Se enviara por correo electrónico al encargado (a) de la bodega, los siguientes documentos: La resolución de inicio del proceso firmada por autoridad competente, conforme Acuerdo de Delegación de Competencias vigente. Certificación presupuestaria. Proforma y factura del proveedor (original y vigente) Copia del Registro Único de Contribuyentes Orden de compra suscrita por el Coordinador General Administrativo Financiero o el contrato, suscrito, numerado y fechado Garantía Técnica.

10 MINISTERIO DE SALUD Pag. 10 de Informe de satisfacción detallado, suscrito por el requirente del Ministerio de Salud Pública (caso servicios), el cual contendrá conclusiones y recomendaciones. Se emitirá un informe de satisfacción suscrito por el Administrador (a) del Contrato, si fuere el caso, en el cual se detallará el bien/servicio específico, con las respectivas conclusiones y recomendaciones Informe original, suscrito por el administrador del contrato sobre la ejecución del mismo (técnico, económico y de plazos). El administrador (a) del contrato deberá emitir un Informe de Administrador del Contrato, utilizando el Anexo H, en el cual se detallará la liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, valores pagados o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria Actas de entrega recepción originales, suscritas por los titulares de la comisión designada por la autoridad correspondiente, conforme los artículo 124 y 125 del RGLOSNCP. Las Actas Entrega Recepción, Anexo G, contendrán las condiciones generales y operativas de ejecución, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria y serán suscritas por el Administrador (a) del Contrato, la comisión o técnico designado, que no haya participado en el proceso (Art. 124 RGLOSNCP), el Proveedor (a) y Bodeguero (a) Facturas vigentes, con requisitos del SRI. Sin tachones, enmendaduras, rayados, rotas o deterioradas, emitida hasta el 25 de cada mes. Facturas detallando los bienes a recibir, con valores unitarios, cantidad número de series, conforme objeto contractual. Se Verificará que se cumpla lo determinado por el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retenciones en la Fuente emitido por el SRI (Facturas en perfecto estado, sin tachones, enmendaduras, rayadas, rotas o deterioradas, vigentes) Se verificará los cálculos matemáticos y que consten todos lo bienes con su precios unitarios, cantidades y totales.

11 MINISTERIO DE SALUD Pag. 11 de Memorando generado en el Quipux, en el que remite el expediente y solicita continuar con el proceso de pago, en original suscrito por el Administrador del Contrato, dirigido al Director /a Nacional de Contratación Pública. El administrador (a) de contrato emitirá un memorando solicitando la continuidad del proceso de pago del contrato a su cargo, dirigido al Director (a) Nacional de Contratación Pública o Responsables de las Unidades Desconcentradas de la Dirección Nacional de Contratación Pública, se adjuntará la documentación contractual original completa, debidamente firmada Memorando original generado en el Quipux, suscrito por el/la Director /a Nacional de Contratación Pública, solicitando la autorización del gasto y pago, dirigido al Coordinador General Administrativo Financiero. El memorando lo emitirá la Dirección Nacional de Contratación Pública o Responsables de las Unidades Desconcentradas de la Dirección Nacional de Contratación Pública, adjuntando el expediente original del proceso contractual, solicitando la autorización del gasto y pago Orden de gasto y pago emitida y suscrita por el/la Coordinador(a) General Administrativo (a) Financiero (a) y el/la Directora Nacional Financiera La orden de pago emitida por la Coordinación General Administrativa Financiera, Dirección Nacional Financiera o Unidades Desconcentradas de las Direcciones correspondientes. Toda la documentación se deberá ingresar a la Dirección Nacional de Contratación Pública o Unidades Desconcentradas de la Dirección Nacional de Contratación Pública, hasta el 24 de cada mes, para cumplir con el control de requisitos y procedimiento. Las facturas se ingresarán a la Dirección Nacional Financiera o Unidades Desconcentradas Financieras, con fecha tope al 25 del mes, a fin de tramitar el pago dentro del mes contable. 8 ANEXOS Anexo A Anexo B Macroflujograma de Inicio de Proceso Precontractual Lista de chequeo

12 MINISTERIO DE SALUD Pag. 12 de 12 Anexo C Anexo D Anexo E Anexo F Anexo G Anexo H Estudio Económico Orden de Compra Cuadro Comparativo de Ofertas Notificación de Designación Acta de Entrega Recepción Informe de Administrador de Contrato Fecha: Acción Unidad Administrativa Responsable Firma/Sumilla Aprobado Coordinación General Jorge E. Carrillo G. Por: Administrativa Financiera Revisado Por: Revisado Por: Revisado Por: Revisado Por: 27/04/2014 Elaborado Por: Dirección Nacional de Procesos Dirección Nacional de Contratación Pública Dirección Nacional de Contratación Pública Dirección Nacional de Contratación Pública Coordinación General Administrativa Financiera Santiago Guaygua Marcelo Cabezas Sandra Quishpe Gabriela del Pozo Oswaldo W. Carrillo G.