SISTEMA DE GESTIÓN DEL SERVICIO (SGS) PERSONAL PLAN DE FORMACIÓN ESPECÍFICA 2016

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DEL SERVICIO (SGS) PERSONAL PLAN DE FORMACIÓN ESPECÍFICA 2016 Dirección General de Infraestructuras y Espacios

2 Título Personal Entregable Plan de Formación Específica 2016 Nombre del Fichero Autor Control Versiones: PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc Dirección IMEE Documento Inicial Versión/Edición V1R0 Fecha Versión 11/01/2016 Aprobado por Comisión de Garantía Interna de Calidad Fecha Aprobación 11/01/2016 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Nombre y Apellidos Cargo Área Comisión de Garantía Interna de Calidad Personal IMEE IMEE IMEE Ignacio Contreras Rubio Director General IE M.ª Ángeles Hinojosa Lizana Vicegerente GER Victoria Madrona Ortega Directora área FDPEA Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 2

3 Índice: 1. INTRODUCCIÓN PROCESO DE FORMACIÓN ESPECÍFICA DEL IMEE DETENCCIÓN DE NECESIDADES FORMATIVAS FORMULARIOS DE DEMANDA DE FORMACIÓN AUTOFORMACIÓN Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 3

4 1. INTRODUCCIÓN La Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla, se encuentra inmersa en un proceso de modernización de sus infraestructuras, de los procesos y procedimientos administrativos y de los servicios públicos (administrativos, docentes e investigación) que se prestan a la comunidad universitaria (docentes, investigadores, alumnos, personal de administración y servicios). La Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla en Consejo de Gobierno de fecha 18 de diciembre de 2013, aprueba el Modelo de Gestión y Organización Administrativa de la UPO. Este compromiso de renovación de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla inspirado en los valores de transparencia, agilidad y eficiencia, está facilitando ya la corresponsabilidad de los empleados y empleadas, docentes e investigadores, introduciendo elementos de garantía en la gestión de los recursos y del tiempo, lo que redunda en una mejora de la satisfacción de la comunidad universitaria. La Estrategia de Modernización de las Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla se sustenta en las líneas estratégicas del Plan Estratégico de la Universidad orientadas a mejorar el acceso de los ciudadanos y las ciudadanas a la Universidad desde su doble vertiente docente e investigadora. Entre las medidas para mejorar el servicio que se presta a la comunidad universitaria se encuentra la homogeneización de los procesos y procedimientos administrativos de la Universidad, simplificando su tramitación y evitando la aportación de documentación innecesaria. La mejora de la formación de los profesionales de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla fomentará entre sus empleados y empleadas valores como la innovación, la creatividad, la flexibilidad, la capacidad de interrelación o el liderazgo. Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 4

5 2. PROCESO DE FORMACIÓN ESPECÍFICA DEL IMEE Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 5

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7 Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 7

8 3. DETENCCIÓN DE NECESIDADES FORMATIVAS Apellidos y nombre: JOSÉ LUÍS PAVÓN FERNÁNDEZ Área/Unidad: INFRAESTRUCTRAS, MANTENIMIENTO Y EFICIENCIA ENERGÉTICA Puesto de trabajo: DIRECTOR N.º personas a su cargo: 8 Correo electrónico: jlpavfer@admon.upo.es Teléfono: Servicios que presta el IMEE Misión Gestión de las obras, el equipamiento y el mantenimiento de la Universidad Pablo de Olavide, así como de colaborar en el desarrollo de las múltiples actividades planteadas por la Comunidad Universitaria desde las bases de la calidad, la seguridad, la eficiencia y el respeto al Medio Ambiente. Servicios S01. Servicio de Control de Instalaciones y Eficiencia Energética. S02. Servicio de Mantenimiento Sistema Eléctrico. S03. Servicio de Mantenimiento de Climatización. S04. Servicio de Mantenimiento de Ascensores. S05. Servicio de Mantenimiento General. S06. Servicio de Planimetría S07. Servicio de Instalaciones e Infraestructuras. 2. Valoración del rendimiento de la unidad Muy satisfactorio Poco satisfactorio Planificación de la unidad y organización de los equipos de trabajo Flujos de información y comunicación entre el personal de la unidad Agilidad de las actividades y procesos internos que se desarrollan en la unidad 5 x x x Utilización de las nuevas tecnologías x Coordinación de las actividades de la unidad con otras unidades Capacitación del personal para el desempeño del puesto de trabajo 5 x x Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 8

9 3. Actividades que presentan mayores dificultades y precisen acciones formativas Herramientas de Gestión de Proyectos (Microsoft Project). Ley de Contratos del Sector Público. (LCSP). Gestión de la Facturación Electrónica. (FACe). Formación técnica de Instalaciones e Infraestructuras. Gestión de Auditorías Energéticas. (UNE-EN 16247). Gestión de la Documentación. (BSCW). Gestión de la Configuración. (Autocad). Normativas de Gestión de Infraestructuras (RITE, CTE, Directivas europeas de obligado cumplimiento). 4. Puntos fuertes de la unidad Mayo de 2015: Certificación del Sistema de Gestión de Instalaciones y eficiencia energética (SGIEE) conforme a la norma UNE-EN ISO Número certificación: ES Diciembre de 2013: Segundo premio con un 38,5 % de votos en los premios de los enertic Awards Modalidad SmartITInfraestrcuture. Diploma acreditativo. Proyecto de la UPO sobre eficiencia energética y edificios inteligentes. Uso de las TIC para la mejora de la sostenibilidad energética. Este premio ha sido en colaboración entre el IMEE y CIC. Noviembre de 2013: Premio concedido por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, esta modalidad se enmarca dentro de los Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública Galardón por las buenas prácticas y calidad de su gestión de eficiencia energética y de instalaciones, gracias al control en tiempo real del consumo energético y la monitarización de las instalaciones del campus mediante la aplicación PowerStudio Scada. Este premio ha sido en colaboración entre el IMEE y CIC. Marzo 2012: Premio en la categoría de Educación, en la IV edición de los premios que concede la a organismos públicos que ponen en marcha proyectos de éxito en la aplicación y uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), por el control del consumo energético y la monitorización de las instalaciones del campus mediante la aplicación PowerStudio Scada. Este premio ha sido en colaboración entre el IMEE y CIC. Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 9

10 Febrero 2014: Sistema de Información y Comunicación. Noticias y solicitudes de servicios e incidencias del IMEE ( Enero 2014: Compromiso con el Plan Estratégico de la UPO. Compromisos validados por el acuerdo de productividad de las Universidades y el personal del PAS. Se cumple el cuarto nivel de los compromisos de productividad y calidad de servicios. Evaluación de competencias No técnicas y Técnicas. Enero 2014: Actualización del Mapa de Procesos y Catálogo de Servicios. Introducción en el Sistema MARCO de la UPO. Enero 2014 Diciembre 2015: Participación en Seminarios, Foros, Jornadas relacionados con la gestión de la Eficiencia Energética. (Bureau veritas, EnerTIC 2015, Circutor, ). Enero 2014 Diciembre 2015: Disponibilidad y Capacidad del personal. Trabajo en grupo. Relaciones cordiales personal IMEE. Liderazgo de la Dirección del IMEE (Director y T2 del IMEE). Enero 2014: Implementación de roles de Gestión por procesos de servicios (SGS) según la norma ISO (Incidencias, Problemas, Cambios, Configuración, Capacidad, Disponibilidad y Continuidad, Configuración, Versiones,..). 5. El personal de su unidad le transmite las necesidades formativas que tiene? x Sí No 6. Expectativas de futuro con respecto a la unidad Adecuación de la RPT del IMEE conforme al Modelo de Gestión y Organización Admirativa y necesidades de la UPO. Mantenimiento de los procesos y servicios conforme a los requerimientos de la Gerencia de la UPO. (MARCO). Despliegue de los procesos de gestión de servicios conformes a la guía de buenas prácticas de ITIL e ISO Mantener vivo el portal del IMEE basado en servicios. ( Plan de formación especificas adecuado a las necesidades del personal del IMEE, conforme a los requerimientos del Plan de formación de la UPO. 7. Cambios organizacionales, tecnológicos o de servicios que se prevén incorporar Necesidad Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 10

11 de formación Gestión de proyectos con Microsoft Project x Sí No Gestión administrativa de inicio de solicitud de contratos según la LCSP. x Sí No Herramienta colaborativa BSCW (documentación). x Sí No Herramienta de gestión de incidencias (BMC). x Sí No Facturación Electrónica (FACe y UXXI-EC). x Sí No Programación de HTML5, para Power Estudio. x Sí No 8. Otros medios de trabajo que sería interesante conocer Estándares de normas ISO (27000). Seguridad de la Información. Programación html5. PHP. Análisis de Riegos y Análisis de Impacto y Continuidad de Operaciones con EAR/PILAR Gestión de auditorías energéticas. (Normativas de Directiva Europea 2012/27 y UNE-EN 16247). 9. Otras personas con las que deberíamos hablar Empresas dedicadas y especializadas en formación y certificación de calidad de servicios o personal propio de la UPO. Colaboración con convenios con la Junta de Andalucía. IAAP. Universidades Públicas Andaluzas. 10. Actitud frente a la formación Muy positiva X Positiva Indiferente Negativa 11. Aspectos que hayan mejorado en su unidad como consecuencia de la acción formativa Reconocimientos de los logros conseguidos en Eficiencia Energética. SGIEE. Gestión administrativa. UXXI-EC. Administración Electrónica. Adecuación de la LOPD. Nuevos sistemas de información y noticias Web del IMEE Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 11

12 ( Aprobación del nuevo Mapa de procesos del IMEE y gestión de procesos según modelo EFQM e ISO/IEC: Carta de Servicios. Gestión por procesos. Manual de procedimientos. Manual del SGS. Seguimiento en MARCO. Creación de grupos de Trabajos (GTIMEEnn) para profundizar en las tareas del IMEE. (Planificación, MARCO-Calidad y Evaluación PAS, ISO 50001, ISO20000-ITL, Carta de Servicio). 12. Inconvenientes dentro de la unidad que dificulten la participación del personal en los cursos (si se realizan dentro de la jornada de trabajo) NINGUNA. 13. Preferencias respecto a las actividades formativas Modalidades Curso magistral X Curso teóricopráctico Curso no presencial Seminario con trabajo tutelado Duración Jornada (1 día) X Cursos cortos (2 a 7 días) Cursos largos (modulares) Fechas más adecuadas para impartir cursos Todo el año. (Según las necesidades y la agenda del IMEE). 14. Grado de conocimiento de las actividades formativas Alto x Normal Bajo Nulo 15. Propuesta de mejoras respecto a la formación Mejoras que propone Objetivos Realizar un Plan de Formación Anual Especifica para personal del IMEE y que sea reconocido y conocido por la UPO. (Este documento). Homologación de todos los cursos del IMEE de cara a la Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 12

13 promoción laboral del personal del IMEE. (Plan Anual 2016). Contemplar dentro del Plan de Formación General de la UPO, al personal técnico del IEMM (FACe, LCSP, Gestión de la Energía, RITE, CTE, ). Acciones formativas Todas las relacionadas con la dirección, gestión técnica y gestión administrativa del IMEE y de la vida de los servicios gestionados por el IMEE Profesorado Horarios Interno de la UPO o externo de empresas colaboradoras de servicios. DE 8:00 a 15:00. DE 16:00 a 20:00. Requisitos para participar Pertenecer al IMEE. Convocatorias Anual Desarrollo de proyectos con Microsoft Project. Gestión de Auditorías Energéticas conforme a UNE-EN Formación externa - UPO Programación de Power Studio. Ley de Contratos del Sector Público. Actualizaciones. Gestión de las facturas electrónicas. (FACe). Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 13

14 5. FORMULARIOS DE DEMANDA DE FORMACIÓN La demanda detectada para el año 2016 se concreta en los siguientes apartados (prioridad 1-minino 5-máximo): 1.- Desarrollo de proyectos con Microsoft Project. (UPO). (4) 2.- Gestión de facturación electrónica (FACe y contabilidad UXXI-EC (UPO) (5). 3.- Actualización de la Ley de Contratos del Sector Público. (UPO) (5). 4.- Gestión de la Documentación. BSCW. (DIRECTOR IMEE). (5). 5.- Gestión de Auditorías Energéticas conforme a UNE-EN (UPO) (4). Otros cursos de carácter general organizados por la Unidad de Formación de la UPO, para el personal del PAS y específicos de gestión de la energía por el acuerdo de RedeJA con la UPO. Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 14

15 Datos del solicitante: Nombre y Apellidos: Puesto que ocupa: Unidad o Entidad: José Luís Pavón Fernández Director IMEE Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética Teléfono de contacto: jlpavfer@admon.upo.es Objetivos de la necesidad formativa detectada (1): Gestión de los proyectos que lleva el área a través de la planificación con Microsoft Project. Sistema de evaluación de la formación: Encuesta finalización curso Destinatarios: 3 Personas del IMEE. (Director y Técnicos T2 responsables de planificación y proyectos y servicios). Titulo que propone para la acción formativa : Desarrollo de proyectos con Microsoft Project Propuesta de fechas: Cuántas horas debería durar este curso?: 20 horas Qué mes/meses serían los más adecuados?: Junio 2016 Qué días de la semana serían los más adecuados?: 1 día por semana de 4 horas. (5 semanas) Qué horario sería el más adecuado?: 10:00-14:00 Horas. 16:00-20 horas. Se propone entidad formadora o formadores? En caso afirmativo: Nombre de la entidad/formador: Persona de contacto: PRO-3 Moisés Robles Teléfono: Coste Aproximado: 1500 Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 15

16 Datos del solicitante: Nombre y Apellidos: Puesto que ocupa: Unidad o Entidad: José Luís Pavón Fernández Director IMEE Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética Teléfono de contacto: jlpavfer@admon.upo.es Objetivos de la necesidad formativa detectada (2): FACe y Gestión de UXXI_EC para la grabación del seguimiento de la facturación electrónica y CC del IMEE. (GCIE). Sistema de evaluación de la formación: Cuestionario de formación. Destinatarios: Personal del IMEE (Responsable de gestión del IMEE) y Director área. Titulo que propone para la acción formativa : Propuesta de fechas: Cuántas horas debería durar este curso?: Gestión de facturación de UXXI_EC 10 horas Qué mes/meses serían los más adecuados?: Enero- febrero 2016 Qué días de la semana serían los más adecuados?: Por decidir Qué horario sería el más adecuado?: 9:00-15:00 Horas. Se propone entidad formadora o formadores? En caso afirmativo: Nombre de la entidad/formador: Persona de contacto: UNIDAD DE FORMACIÓN-UPO Ärea de Presupuestos Teléfono: Coste Aproximado: 0 Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 16

17 Datos del solicitante: Nombre y Apellidos: Puesto que ocupa: Unidad o Entidad: José Luís Pavón Fernández Director IMEE Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética Teléfono de contacto: jlpavfer@admon.upo.es Objetivos de la necesidad formativa detectada (3): Actualización de la Ley de Contratos del sector público. Sistema de evaluación de la formación: Cuestionario de formación. Destinatarios: 3 Personas del IMEE. (Director y Técnicos T2 responsables de planificación y proyectos y servicios). Titulo que propone para la acción formativa : LCSP. Propuesta de fechas: Cuántas horas debería durar este curso?: 5 horas Qué mes/meses serían los más adecuados?: Septiembre - Octubre 2016 Qué días de la semana serían los más adecuados?: Lunes miércoles. Qué horario sería el más adecuado?: 9:00-15:00 Horas. Se propone entidad formadora o formadores? En caso afirmativo: Nombre de la entidad/formador: Persona de contacto: UPO Área de Contratación Teléfono: Coste Aproximado: 0 Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 17

18 Datos del solicitante: Nombre y Apellidos: Puesto que ocupa: Unidad o Entidad: José Luís Pavón Fernández Director IMEE Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética Teléfono de contacto: jlpavfer@admon.upo.es Objetivos de la necesidad formativa detectada (4): Aprendizaje de la herramienta colaborativa BSCW para la gestión de la documentación de los sistemas de gestión SGS y SGIEE del área. Sistema de evaluación de la formación: Cuestionario de formación. Destinatarios: Todo el Personal del IMEE. Titulo que propone para la acción formativa : Gestión de la Documentación. BSCW Propuesta de fechas: Cuántas horas debería durar este curso?: 4 horas Qué mes/meses serían los más adecuados?: Febrero 2016 Qué días de la semana serían los más adecuados?: Miércoles Qué horario sería el más adecuado?: 10:00-14:00 Horas. Se propone entidad formadora o formadores? En caso afirmativo: Nombre de la entidad/formador: Persona de contacto: IMEE José Luís Pavón Fernández - Director IMEE Teléfono: Coste Aproximado: 0 euros. Formación interna IMEE. Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 18

19 Datos del solicitante: Nombre y Apellidos: Puesto que ocupa: Unidad o Entidad: José Luís Pavón Fernández Director IMEE Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética Teléfono de contacto: jlpavfer@admon.upo.es Objetivos de la necesidad formativa detectada (5): Gestión de Auditorías Energéticas conforme a UNE-EN Requisitos legales en cumplimiento de la directiva europea 2012/27 de auditorías energéticas cada 5 años. Sistema de evaluación de la formación: Cuestionario de formación y seguimiento de la auditoria energética por la empresa de servicios EULEN. Destinatarios: Todo el personal del IMEE. Titulo que propone para la acción formativa : Análisis de Riesgos con EAR/Pilar Propuesta de fechas: Cuántas horas debería durar este curso?: 20 horas Qué mes/meses serían los más adecuados?: Marzo-Abril 2016 Qué días de la semana serían los más adecuados?: Lunes - Miércoles Qué horario sería el más adecuado?: 9:00-15:00 Horas. Se propone entidad formadora o formadores? En caso afirmativo: Nombre de la entidad/formador: BUREAU VERITAS Persona de contacto: Teléfono: Coste Aproximado: Solicitar Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 19

20 6.. AUTOFORMACIÓN También se propone un plan de autoformación interna, a partir de documentación que se han ido generando en cursos de formación y que por necesidades de trabajo no se pueden contemplar como cursos presenciales, pero que por su contenido e implementación en la UPO se propone comprar documentos (desde Biblioteca) y crear seminarios y foros internos desde los grupos de trabajo en el IMEE como autoformación. - Administración del portal del área (Open CMS). - Sistema de gestión de procesos MARCO. - Aplicación del SGIEE. (PowerStudio). - Programación HTML5. PHP. APPs. - Formación en competencias técnicas (Word, Excel, Access, Visio). - Formación específica y técnica de instalaciones e infraestructuras (RITE-CTE). - Gestión de cartelería Digital UPO. (Proyecto BluNet). - Normativas de obligado cumplimiento en Gestión de las Instalaciones e Infraestructuras. - Planimetría. (AUTOCAD). Plan de Formación Específica PLA_IMEE-86_PlanFormacion2016.doc 20