FORMULARIO DE AFILIACIÓN INSTITUCIONAL. Nombre del representante legal y documento de identidad Documento N. Nombre localidad

Transcripción

1 Biblioteca de afiliación Nombre o razón social FORMULARIO DE AFILIACIÓN INSTITUCIONAL Fecha de afiliación Tipo y número de documento de creación DÍA MES AÑO NIT Nombre del representante legal y documento de identidad Documento N Dirección Barrio Teléfono Fax Nombre localidad N Estrato Página web Objeto social Perfil de la comunidad ( Act ivid ad d e lo s usuar io s, g r ad o d e esco lar id ad, necesid ad es d e inf o r m aciò n, int er es d e lect ur a, p r o b lem át ica so cial ent r e o t r o s) Número de personas atendedidas por la institución (prom. mensual) Total 0 a 5 años 6 a 10 años 11 a 17 años 18 a 25 años 26 a 39 años 60 años o más Horarios de atención Datos de los funcionarios a cargo del Libro viajero en su entidad Nombre funcionario 1 Dependencia Tipo y número de documento de identidad Teléfono fijo Teléfono celular Dirección de residencia Nombre funcionario 2 Dependencia Tipo y número de documento de identidad Teléfono fijo Teléfono celular Dirección de residencia Como funcionarios representantes de nuestra instituciòn ante BibloRed adquirimos el compromiso y la responsabilidad por el adecuado uso de los servicios de las bibliotecas. Manifestamos conocer el reglamento y normas que rigen el funcionamiento de las mismas y del Porgrama Libro Viajero. Firma Nombre Documento Representante legal Funcionario 1 Funcionario 2

2 Bogotá, de de 20 Para BibloRed es un gusto prestar a su institución el Libro Viajero, por medio de la Biblioteca Pública_. CARTA DE COMPROMISO Su institución se compromete a: Recibir los materiales en las instalaciones de la Biblioteca Pública Circular los materiales bibliográficos del Programa Libro Viajero al interior de la institución. Mantener un contacto permanente con el encargado del servicio en la Biblioteca Pública. No ceder a otra institución los materiales bibliográficos del programa Libro Viajero. Devolver los materiales del Programa Libro Viajero en la fecha acordada en cada entrega, en las instalaciones de la Biblioteca Pública. Devolver la maleta/caja y el material bibliográfico en buen estado. Devolver a la biblioteca el formato de evaluación semestralmente. En caso de pérdida o deterioro de los materiales, causados por motivos diferentes al uso legítimo de los libros, se debe reponer el material o pagar la sanción estipulada según las políticas de BibloRed. No reparar los libros que se deterioren. BibloRed se compromete a: Hacer entrega, en buen estado, de la maleta/caja y el material bibliográfico, en las instalaciones de la Biblioteca Pública Entregar los materiales del Programa del Libro Viajero con el Manual del manejo del Programa Libro Viajero y el formato de evaluación. Realizar una inducción del programa Libro Viajero. Realizar la evaluación del servicio semestralmente con la institucion beneficiada. El servicio termina cuando, por escrito, una de las dos partes manifiesta inconformidad debido al incumplimiento de los anteriores compromisos o por razones institucionales o administrativas. Firma Nombre CC Institución Teléfono Firma Nombre CC Biblioteca Pública Teléfono

3 Relación de documentos del programa: 1. Manual Libro Viajero 2. Reglamento del programa 3. Formulario de afiliación institucional 4. Carta de compromiso 5. Evaluación de necesidades 6. Evaluación del servicio Generalidades del programa PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA a) Este programa funciona con las colecciones de las bibliotecas de la Red. b) Cada biblioteca cuenta con maletas viajeras para la circulación de los materiales, en el caso de las bibliotecas mayores se cuenta también con cajas viajeras. c) Cada biblioteca debe mantener archivos con la documentación de las afiliaciones instituionales. Procedimiento 1. La institución interesada en el Programa Libro Viajero debe ponerse en contacto con la Biblioteca de su área de influencia. 2. El funcionario encargado del Programa Libro Viajero en la biblioteca le explicará al funcionario de la institución interesada todos los pormenores del programa; por tanto se hará entrega del Formato de Carta de Compromiso, del formulario de Afiliación Institucional y el Reglamento de Afiliación Institucional. 3. Si la institución asume el compromiso estipulado en los formatos entregados por BibloRed, debe hacer entrega del formulario de afiliación y la carta de compromiso debidamente diligenciados, incluyendo los documentos mencionados en el Reglamento de Afiliación Institucional. 4. La Biblioteca realizará la verificación de los datos de la afiliación. 5. Aprobada la afiliación, la biblioteca deberá hacer la entrega del carné y realizar la entrevista de evaluación de necesidades y anexarla a la documentación de la institución. 6. Una vez entregado el carné a la institución se procederá a registrar la institución en el sistema en la modalidad Afiliación Institucional. 7. Una vez la institución tiene el carné de BibloRed activo, la institución y la biblioteca realizarán el proceso de selección de los materiales que se entregarán en préstamo.

4 8. Es fundamental que la institución beneficiaria designe dos responsables de la caja viajera. Entrega de la maleta o caja viajera a la institución: 1. Es indispensable presentar el carné para realizar el préstamo. 2. Una vez realizada la selección del material bibliográfico se realizará el ingreso al sistema al carné de la institución. 3. Los materiales se entregarán inmediatamente a la institución o en un plazo máximo de 1 día. 4. Debe realizarse la verificación del estado del material uno a uno con la institución y realizar las notas u observaciones correspondientes en el sistema. - Se realizará la entrega de la maleta o caja junto el Manual del Libro Viajero. Recepción de la maleta o caja viajera en la biblioteca: 1. La biblioteca deberá verificar el estado de cada uno de los materiales devueltos en presencia del funcionario delegado por la institución. 2. Una vez realizada la verificación del material bibliográfico se realizará el descargue en el sistema de los materiales devueltos en buen estado. 3. En caso de encontrar materiales deteriorados, dañados o perdidos se procederá a coordinar con la institución su reposición y/o sanción de acuerdo con las políticas de la Red. Evaluación del programa: Semestralmente la biblioteca deberá evaluar con las instituciones beneficiadas del programa de Libro Viajero, remitiendo un informe a la Coordinación de Servicios.

5 REGLAMENTO DEL PRÉSTAMO INSTITUCIONAL Se requiere del carné de afiliación a BibloRed para tener derecho al servicio de préstamo institucional. El programa manejará dos estrategias: maletas viajeras con capacidad de hasta 20 volúmenes (bibliotecas locales y de barrio) y cajas viajeras con capacidad hasta 50 volúmenes (bibliotecas mayores). El préstamo de materiales bibliográficos se realizará por un plazo máximo de 15 días calendario, con la posibilidad de renovar el préstamo por el mismo periodo de tiempo. En caso de día festivo, la fecha de devolución será el día siguiente. Cada préstamo se registrará a nombre de la institución afiliada a través del sistema bibliográfico de la Red. La institución podrá verificar el estado de su préstamo a través del portal de BibloRed Sin embargo, no se podrá realizar renovación por internet de los materiales. Los materiales serán entregados a la institución en las maletas o cajas viajeras dispuestas para el servicio. La recepción y devolución de la maleta o caja se debe hacer en la misma biblioteca en la que se efectuó el préstamo. Si alguno de los materiales bibliográficos fue extraviado o deteriorado, la institución no podrá realizar préstamos hasta que haga la reposición del material o pague la sanción estipulada según las políticas de BibloRed. AFILIACIÓN INSTITUCIONAL Debe diligenciar completamente el formulario de afiliación institucional físico o en línea a través del portal Una (1) fotocopia del documento de identidad del representante legal y de los dos (2) funcionarios responsables del programa Libro Viajero en la institución. Fotocopia del NIT o Acta de Constitución o Acta de Resolución de la entidad. Conocer el reglamento del servicio.

6 Realizar la entrevista de evaluación de necesidades de la institución. La afiliación tendrá una vigencia de un año con posibilidad de renovación a través de la actualización de datos. SANCIONES El incumplimiento en la devolución de los materiales prestados ocasiona una multa por cada día de retraso y cada material. Si se incumple la fecha de devolución en más de dos periodos de préstamo, se sancionara a la institución afiliada con la suspensión del servicio durante 30 días calendario a partir de la fecha de cancelación de la última multa acumulada. En caso de pérdida, mutilación o daño irreparable del material, la institución afiliada debe reponer el mismo material o, en su defecto, uno de características semejantes, siempre y cuando este sea autorizado por la biblioteca. Si la institución afiliada no devuelve el material hasta 15 días después de la fecha de vencimiento se procederá a los trámites administrativos correspondientes.