e-administración en la ULPGC: Avanzando Oficina Técnica de la Administración Electrónica Gerencia

Transcripción

1 e-administración en la ULPGC: Avanzando Oficina Técnica de la Administración Electrónica Gerencia

2 Índice 1. Quién es quién 2. Componentes usados 3. Hitos alcanzados hasta La gestión del cambio 5. Indicadores de uso. 6. Próxima meta: Las comunicaciones internas 7. Todo más rápido 8. Pero. además podemos ahorrar costes?

3 Quién es quién Oficina Técnica de la e-administración (OTeA): Ejecución general general del proyecto Gestión del Cambio Servicio de Informática de la ULPGC: Infraestructura de base (conectividad, servidores, base de datos) Desarrollos de lógica de negocio y web services Socio Tecnológico: Telefónica Soluciones Implantación de las aplicaciones de e-administración (Sede electrónica, plataforma de tramitación, Portafirmas) Modelados y desarrollo de procedimientos electrónicos

4 Componentes usados Servicios de firma electrónica: del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Registro electrónico: SIGEM (Ministerio de Industria) Gestor documental. Alfresco Community Edition Base de datos: Oracle

5 Hitos alcanzados hasta 2014 Pago telemático de tasas universitarias (TPV Virtual) Cita previa para acudir a la administración Firma electrónica de las actas Sede electrónica ( Plataforma de Tramitación Electrónica (Tramit@) Firma electrónica de documentos usando el Portafirmas

6 La Gestión del Cambio Creación de 17 Oficinas de acreditación de certificados digitales con 66 Registradores Contar con la participación y colaboración del personal de las unidades Impartición de 78 sesiones formativas al personal de la ULPGC con 879 asistentes. Fundamental: El soporte al uso. Atención personalizada a cada caso: 200 personas al mes

7 Indicadores de uso

8 Próxima meta: Las comunicaciones internas Resolución 26/3/2013 del Gob. Canarias sobre Reducción del gasto en actividades administrativas. Art. 3.1 sobre uso racional del papel. Orden 20/6/2013 del Gob. Canarias Regulación de las comunicaciones electrónicas internas Reglamento de la sede electrónica de la ULPGC. Art.20. Comunicaciones internas Procedimiento de Comunicaciones electrónicas internas Surge por una demanda del personal de Administración contando para su diseño con su participación

9 Todo más rápido Al no realizar registros de salida y entrada de forma manual Al escanear los documentos y no realizar múltiples fotocopias Al simplificar los oficios de envío Al reducir el tiempo de conseguir firmas Portafirmas electrónico Al no tener que ensobrar los documentos Al no enviar los documentos por correo interno (retrasos, posibles pérdidas, ) Sin necesidad de archivar los documentos de forma manual

10 Pero además podemos ahorrar costes? Ahorro evidente en algunos costes directos: Papelería, tóner Tiempo en tareas manuales: eliminación del Registro Pero y los costes indirectos? Podemos calcular el ahorro? Cuánto cuesta el envío de documentos mediante el correo interno? Cuanto cuesta mantener un archivo físico? qué tiempo de trabajo dedican las personas a archivar documentos? qué valor tiene el espacio que ocupa el archivo? Y el tiempo de búsqueda de documentos en caso necesario? tiene algún coste? SEGURAMENTE es ahí donde existe el mayor ahorro