GUÍA PARA USAR LAS COMUNICACIONES INTERNAS ELECTRÓNICAS

Transcripción

1 GUÍA PARA USAR LAS COMUNICACIONES INTERNAS ELECTRÓNICAS Página 1

2 Contenido 1. Las Comunicaciones Internas Electrónicas Acceder a la Plataforma de Tramitación electrónica Tramit@ Enviar una comunicación interna electrónica Recibir una comunicación interna electrónica Revisar los Atributos del Expediente Página 2

3 1. Las Comunicaciones Internas Electrónicas Las Comunicaciones Internas Electrónicas es un procedimiento de la ULPGC, al que se accede a través de la Plataforma de Tramitación Electrónica Tramit@, y cuyo objeto es el de realizar el envío electrónico de documentación entre distintas unidades de la ULPGC. Su implantación está regulada mediante la Resolución de 22 de junio de 2015 del Rector de la ULPGC publicada en el BOULPGC de Julio de Las principales características de este procedimiento son las siguientes: Permite el envío a las mismas unidades/subunidades a las que se puede enviar una solicitud genérica desde la Sede electrónica Incorpora un sistema de registro interno único para toda la ULPGC en la que se incluye una numeración correlativa, la fecha y hora de envío por parte de la unidad remitente y la fecha y hora de recepción por parte de la unidad destinataria. Permite incluir documentos firmados electrónicamente y documentos que no incluyen firma. Incorpora un sistema de etiquetas o palabras clave que permite la búsqueda posterior de expedientes usando el Buscador de Tramit@. Permite que la Unidad destinataria le solicite a la remitente algún documento que pudiera haber faltado en el envío. 2. Acceder a la Plataforma de Tramitación electrónica Tramit@ Se accede al procedimiento de Comunicaciones Internas Electrónicas a través de la Plataforma de Tramitación Electrónica Tramit@ en la página web: Para acceder a Tramit@ nos podemos identificar bien usando el usuario y contraseña universitaria (la del correo electrónico, Mi ULPGC, etc ) o bien mediante nuestro certificado digital personal o DNI electrónico. Para ello tenemos los dos enlaces de Acceso contraseña y Acceso Certificado. Página 3

4 Si elegimos la opción de Acceso Contraseña Si elegimos la opción de Acceso Certificado Página 4

5 3. Enviar una comunicación interna electrónica Una vez identificados en se nos presentará un Menú de opciones. Para iniciar una comunicación interna debemos seleccionar la opción de Enviar una comunicación interna. En este momento ya se nos presenta la pantalla que se ve más abajo. En ella vamos a cumplimentar los datos e incorporar los documentos que formarán parte de la comunicación interna. Esta fase denominada Generación de la comunicación interna incluye 4 tareas y una transición. Las tareas en Tramit@ pueden ser obligatorias de ejecutar o no. Eso se ve en la columna de la derecha como se ve en la imagen. Las transiciones en Tramit@ son acciones que nos permiten que un expediente pase de una fase a otra cuando ya se hayan ejecutado todas las tareas obligatorias. En este caso la transición Registrar y enviar la comunicación hará que se realice el envío a la unidad de destino y se registre la misma. De las 4 tareas que se pueden realizar en este procedimiento 2 de ellas son obligatorias: la de Introducir datos y la de Generar el oficio, firmar y registrar. La tarea de Introducir datos es la que nos va a permitir indicar las unidades remitente y destinataria, así como los datos relativos al asunto de la comunicación interna. Página 5

6 La tarea de Generar el oficio, firmar y registrar nos permite generar y firmar electrónicamente un oficio generado a partir de los datos cumplimentados en la tarea de Introducir datos. Las tareas 2 y 3, que no son obligatorias, nos permiten adjuntar documentos que acompañen a la comunicación interna en el caso de que sean necesario. La tarea de Incorporar documentos nos permite incorporar documentos que NO requieren firmar electrónica (por ejemplo, un informe en PDF, o documentación escaneada que haya presentado un solicitante) o documentos que ya hayan sido firmados electrónicamente a través del PortaFirmas. La tarea de Incorporar documentos para enviar al PortaFirmas nos permite incorporar documentos y enviarlos a Portafirmas electrónico de la ULPGC (portafirmas.ulpgc.es) para que sean firmados por UN SOLO FIRMANTE. La persona que va a firmar el documento la seleccionaremos desde una lista de posibles firmantes. Para ello, una vez que hayamos subido el documento, debemos ir a la opción de Documentos que se muestra en la imagen: Al acceder a la opción de Documentos se nos presentan la relación de documentos que forman parte de la comunicación interna. Los que hemos subido para enviar al Portafirmas tienen el estado Pendiente de firma. Debemos pulsar el icono de la derecha de la lupa verde. A continuación se nos muestra el documento que hemos subido y para seleccionar el firmante del mismo pulsaremos el botón de Firmar situado al final del documento. Página 6

7 A continuación se nos muestra un buscador que nos permite seleccionar al firmante. Podemos localizarlo a través del DNI, apellidos o nombre. Lo seleccionaremos haciendo clic en el icono que vemos en la figura: Página 7

8 A continuación pulsamos en el botón de Continuar como se muestran en la siguiente imagen: Hecho esto se nos volverá a presentar el documento y en la parte inferior debemos pulsar el icono para enviar el documento al Portafirmas tal como se ve en la siguiente imagen: Una vez hemos adjuntado los documentos, y en su caso se hayan firmado, se realizará la tarea de Generar el oficio, firmar y registrar. En ella se nos pedirá igualmente que seleccionemos un firmante lo cual se realiza de la misma que acabamos de explicar. Una vez se ha firmado el oficio de remisión se le da un número de registro interno de manera automática, tal como se ve en la siguiente imagen: Finalmente debemos hacer clic en la Transición llamada Enviar la comunicación a la unidad destinataria. Esto hace que el oficio generado se envíe a los tramitadores de la unidad destinataria avisándoseles mediante un mensaje de correo electrónico que tienen una comunicación interna pendiente de tramitar. Página 8

9 4. Recibir una comunicación interna electrónica Cuando se envía una comunicación interna a nuestra unidad recibimos un mensaje de correo electrónico informándonos de ello para que entremos en Tramit@ para atenderla. La forma de conectarnos a Tramit@ ya se ha explicado en el apartado 2 de esta guía. Una vez dentro, en el menú principal debemos seleccionar la opción Explorador, Esto nos llevará a la Bandeja de tareas en donde aparecerán las comunicaciones internas que tengamos pendientes de atender. Para acceder a cada una de ellas debemos hacer clic en el icono de la lupita verde a la derecha de cada expediente. Página 9

10 Una vez dentro ya tenemos acceso a las tareas y transiciones de la comunicación interna. La única tarea que es obligatoria en esta fase es la de Ver comunicación recibida. Esta tarea nos permite ver y descargar, si es necesario, los documentos que forman parte de la comunicación interna. Cuando ejecutemos esta tarea es cuando la comunicación interna se registra de entrada incorporándose al documento la fecha y hora: La tarea de Decidir competencia nos permite aceptar el expediente si es de nuestra competencia o bien somos competentes o bien devolver a la unidad de origen si entendemos que no somos competentes. También tenemos la posibilidad de reenviar el expediente a otra unidad si sabemos que el expediente es para ella. En este caso debemos seleccionar la Unidad y la Subunidad (si es necesaria) a la que vamos a redirigir el expediente tal como se ve en la imagen: Página 10

11 La tarea opcional de Requerir documentación nos permite solicitar a la unidad remitente alguna documentación que le haya podido faltar por aportarnos. Si ejecutamos esta tarea se nos presentará en el expediente la transición para Enviar a la unidad de origen. En caso de que no sea necesario solicitar nueva documentación podemos dar por finalizado el expediente usando la transición de Finalizar el expediente. 5. Revisar los Atributos del Expediente Podemos ver cómo ha ido evolucionando un expediente entre las distintas unidades a través de la opción de Atributos del Expediente. Dicha opción se encuentra en la parte izquierda de la pantalla, dentro del apartado Expedientes. Haciendo clic en dicha opción se nos muestra de manera ordenada las distintas fases y unidades por las que ha ido pasando el expediente tal como podemos ver en la imagen siguiente. Página 11

12 HISTÓRICO DEL DOCUMENTO Versión Fecha Descripción Autor /11/2014 Información general sobre cómo empezar a usar las comunicaciones internas electrónicas OTeA /07/2015 Se actualiza el modo de acceso al Envío de las comunicaciones internas. Se detalla más el OTeA funcionamiento de ciertas tareas /06/2017 Se actualiza al nuevo diseño de tareas y transiciones OTeA /10/2017 Se incluye la posibilidad de reenvío a otras unidades y el apartado de consulta de los Atributos OTeA Página 12