Universidad de Buenos Aires. Auditoría General

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1 Universidad de Buenos Aires Auditoría General INFORME DE AUDITORÍA GENERAL N 828/15 SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES y RECOMENDACIONES ADMINISTRACIÓN DE CAMPOS 2015

2 Informe AG-UBA N 828/15 ÍNDICE CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1 2. MARCO NORMATIVO 1 3. ALCANCE Y METODOLOGÍA DE TRABAJO 5 4. LIMIT ACIONES AL ALCANCE 5 5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICADOS 5 6. CUADRO DE SEGUIMIENTO 6 7. OPINIÓN DEL AUDITOR 7 Anexo 1: Cuadro de Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones Informe AGUBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos

3 1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Nuestro objetivo principal consiste en analizar y colaborar en la solución de las observaciones formuladas en los informes emitidos por esta Auditoría en años anteriores. En tal sentido, se analizan la totalidad de las observaciones y recomendaciones vigentes al 31/12/2014 en todos los niveles de riesgo asociados (Alto, Medio y Bajo), a fin de lograr el fortalecimiento del sistema de control interno vigente en la Dependencia. 2. MARCO NORMATIVO En consonancia con las Normas de Auditoría de la Universidad Aires se aplicó el siguiente marco normativo: de Buenos Patrimonio Estatuto Universitario. Resolución (CS) N 5.931/12 Procedimiento Administrativo de evaluación de la responsabilidad patrimonial de los funcionarios públicos de la UBA. Recursos Propios Ley N Administración Sector Público Nacional. Financiera y de los Sistemas de Control del Decreto N 1.344/07 Reglamentario de la Ley N Resolución (CS) N 2.702/04 Recursos propios de la U.B.A. Ingreso directo a las Tesorerías de las Dependencias. Ley N Ley de Procedimientos Administrativos. Decreto N 1.759/72 Reglamentación de la Ley de Procedimientos Administrativos N Decreto N 1.883/91 Reforma de la Ley N Resolución (CS) N 1.655/87 Reglamentación sobre actividades de Cooperación Técnica, Producción de bienes, Asesoramiento e Incremento de Subsidios e Investigaciones. Resolución (CS) N 2.805/92 modificatoria de la Resolución anterior. Resolución (CS) N 5.931/12 Procedimiento Administrativo de evaluación de la responsabilidad patrimonial de los funcionarios públicos de la UBA../ /íf Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones -Administración de Campos

4 Compras y Contrataciones Ley N Administración Sector Público Nacional. Financiera y de los Sistemas de Control del Decreto N 1.344/07 Reglamentario de la Ley N Decreto 1.023/2001 de Régimen de Contrataciones Nacional. de la Administración Resolución (CS) N 5.931/12 Procedimiento Administrativo de evaluación de la responsabilidad patrimonial de los funcionarios públicos de la UBA. Resolución (CS) N 8.240/13 Reglamento del Régimen de Contrataciones de la UBA. Estatuto Universitario. Ley N Ley de Procedimientos Administrativos. Decreto N 1759/72 Reglamentación de la Ley N Decreto N 1.883/91 Reforma de la Ley N Ley de Exención de pago de gravámenes de Importación. Ley de Presupuesto Nacional. de Gastos y Recursos de la Administración Decreto 893/2012 Aprueba Reglamentación del Decreto N 1023/01. Resolución (CS) N 2702/04 Recursos propios de la u.b.a. Ingreso directo a las Tesorerías de las Dependencias. Circular N" 30/94 de la Contaduría General de la Nación con Anexo. (para el control de las imputaciones contables). Resolución (R) N 2374/10 Importes para Gastos de Cajas Chicas y Fondos Rotatorios. Circular (ONC) N 02/01 Publicación de las contrataciones de bienes y servicios. Resolución Gral. AFIP N 1415/03 Régimen de emisión de comprobantes, registración de operaciones e información. Resolución Gral. AFIP N 1814/05 Certificado Fiscal para Contratar. Resolución Gral. AFIP N a 2581/09 Modificatoria Res. Gral. N 1814/05. Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones -Administración de Campos 2

5 Egresos Ley N Administración Sector Público Nacional. Financiera y de los Sistemas de Control del Decreto 2.380/94 Reglamentario del Artículo 81 de la Ley /92 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Publico Nacional. Decreto N 1.344/07 Reglamentario de la Ley N Estatuto Universitario. Resolución (CS) N 5.931/12 Procedimiento Administrativo de evaluación de la responsabilidad patrimonial de los funcionarios públicos de la UBA. Resolución (R) N 59/06 Instructivo para el manejo de Cajas Chicas y Fondos Rotatorios. Resolución (R) N 2.374/10 Cajas Chicas y Fondos Rotatorios - Actualización de importe permitido para los gastos individuales. Resolución (R) N 963/09 Régimen de compensación para Viáticos. Resolución (R) N 2.344/10 Actualización de escala de valores para Viáticos. Resolución General (AFIP) 2.853/10 Factura electrónica Recursos Humanos Ley N Régimen Legal de la Jornada de Trabajo. Ley N Ley de Procedimientos Administrativos. Ley N Ley de Emergencia Económica, Empleo en la Adm. Pública Nacional. Ley N Administración Sector Público Nacional. Financiera y de los Sistemas de Control del Ley N Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones. Ley Modifica Régimen de Ley N Ley N Sistema Integrado Previsional Argentino. Decreto N 1.759/72 Reglamentación de la Ley de Procedimientos Administrativos N Decreto N 1.571/81 Conservación de documentos de personal - Plazos. Decreto N 1.226/89 Reglamentario de la Ley Decreto N 1.883/91 Reforma de la Ley N Decreto N 795/94 Reglamentación Ley Decreto N 366/06 Convenio Colectivo de Trabajo No Docente para Universidades Nacionales. Decreto N 1.344/07 Reglamentario de la Ley N

6 Estatuto Universitario. Resolución (es) N 1.309/94 Estatuto para el Personal No Docente UBA. Resolución (es) N 1.533/95 Liquidación de Haberes. Resolución (es) N 5.909/09 Régimen de Incompatibilidades. 01! Resolución (es) N 5.405/12 Aprobación de reglamento de concursos del personal No Docente. Resolución (es) N 5.931/12 Procedimiento Administrativo de evaluación de la responsabilidad patrimonial de los funcionarios públicos de la UBA. Resolución (R) N 741/09 Obligatoriedad del Examen Médico Preocupacional. Resolución (R) N 2.127/11 Procedimiento personal No Docente. para intimar trámite jubilatorio Informe AG VBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones -Administración de Campos 4

7 3. ALCANCE Y METODOLOGÍA DE TRABAJO Las tareas se efectuaron aplicando los procedimientos contenidos en el Manual de Auditoría de la Universidad de Buenos Aires. Este proyecto es aplicable a todos los circuitos administrativos auditados en años anteriores referentes a las auditorías transversales de: Recursos Propios, Compras y Contrataciones, Egresos, Recursos Humanos, y Cierres de Ejercicio. Las tareas se desarrollaron en vuestra Dependencia y en la oficina de la Auditoría General UBA, entre los meses de Marzo a Agosto de LIMIT ACIONES AL ALCANCE No se presentaron limitaciones al alcance de nuestro trabajo. 5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICADOS 1. Elaboración de una base de datos integrada por la totalidad de las observaciones y recomendaciones realizadas por esta Auditoría, tipificadas por riesgo (Alto, Medio y Bajo) y que al 31/12/2014 se encontraban pendientes de regularización. Dicha base se compone del último Informe de Seguimiento de Recomendaciones, depurando aquellas observaciones regularizadas en oportunidad de la emisión del mismo y aquellas consideradas como No Aplicables, por no encontrarse vigentes o haberse expuesto en alguna de las auditorías transversales analizadas en el período Asimismo, se incorporaron las observaciones correspondientes a los Informes sobre, Circuitos de Recursos Propios, Compras y Contrataciones, Egresos, Recursos Humanos, y Actividades de Cierre de Ejercicio 2013 y Comunicación de dicha base a la máxima autoridad de la Dependencia explicitándole el objetivo de la tarea y metodología de trabajo a realizar en el transcurso del año. Para tal fin se aconsejó la conformación de grupos de trabajo en la Dependencia, integrado por áreas de responsabilidad, desarrollando una actividad en conjunto o monitoreada por esta Auditoría, con el propósito de brindar un servicio de apoyo durante el período de tiempo más arriba indicado (Marzo a Agosto de 2015), tendiente a optimizar la implementación de las observaciones y recomendaciones oportunamente efectuadas. 3. Propuesta a la Dependencia para que analice cada una de las observaciones expuestas en dicha base y en caso de que las mismas ya estén regularizadas, comente las acciones implementadas y aporte la documentación de respaldo que corresponda. De no ser así proponga las soluciones que permitan lograr que las falencias detectadas puedan ser corregidas, indicando aproximadamente el tiempo necesario para su concreción. 4. Análisis de la documentación de respaldo aportada, con el fin de verificar la suficiencia de la misma. 5

8 5. Verificación que la totalidad de la documentación aportada y que las respuestas brindadas se encuentren validadas por la máxima autoridad de la Dependencia. 6. Elaboración del estado de las Observaciones y Recomendaciones conforme a la siguiente clasificación: Cumplimentadas: son aquellas cuya documentación de respaldo resultó suficiente para subsanar la observación. En trámite: son aquellas cuyas recomendaciones se encuentran en proceso de implementación ó bien su implementación ha sido parcial. No cumplimentadas/ Sin respuesta: involucra aquellas observaciones cuya documentación de respaldo no resultó suficiente para resolver el tema planteado ó bien aquellas observaciones sobre las cuales no obtuvimos respuesta por parte de la Dependencia. No Aplicables: corresponden a casos puntuales, normativa derogada, reemplazo de sistemas, etc. El porcentaje de regularización se extrae de la suma de las Observaciones y Recomendaciones cumplimentadas, en trámite y no cumplimentadas, excluyéndose las No Aplicables, debido a la definición expuesta precedentemente. Esta clasificación se complementa con la tipificación del nivel de riesgo asociado a cada observación tal como fueran oportunamente identificados en cada informe, a saber: Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto 6. CUADRO DE SEGUIMIENTO En el Anexo 1, que forma parte del presente, se detallan todas aquellas observaciones y recomendaciones en Trámite de Regularización y No Cumplimentadas/Sin Respuesta. En tal sentido, la información de dicho Anexo constituye la base de datos depurada al mes de Septiembre En consecuencia, dicha base está integrada por la totalidad de observaciones y recomendaciones pendientes de regularización que surgen de los informes emitidos al 31/12/2014, tipificadas por riesgo (Alto, Medio y Bajo), que serán objeto de análisis en auditorías posteriores. r 6

9 7. OPINIÓN DEL AUDITOR En función del objetivo establecido, del alcance y metodología de trabajo, de las limitaciones al alcance, de los procedimientos de auditoría aplicados, respecto a las observaciones y recomendaciones pendientes de regularización al 31/12/14 en la Comisión de Administración de Campos, se concluye que se han Cumplimentado el 22% de las mismas y se encuentran en Trámite de regularización ei48%. Para una mejor exposición del grado de regularización logrado, se indican los riesgos asociados a las observaciones y recomendaciones verificadas (en cantidad de observaciones), como así también el porcentaje de cumplimiento sobre el total de las mismas, de acuerdo al siguiente detalle: G CUMPLIMENTADAS CANTIDAD OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES A M B T EN TRAMITE 12 1 O NO CUMPLIMENTADAS/SIN RESPUESTA TOTAL lUU Ref: A:, M:, B:, T: Cantidad Total de Observaciones y Recomendaciones A su vez, las Observaciones y Recomendaciones En Trámite y No Cumplimentadas/ Sin Respuesta, se exponen en el Anexo 1 y serán objeto de verificación en próximas auditorías. En relación a las respuestas brindadas por la Dependencia se advierte buena receptividad y actitud de superación. ~~NO~ES p(ao~~~ctora' AUDITORIA GENERAL U.BA C.A.B.A., (de Octure de 2015 MONICA VILAR AUDITORA. AUDITORIA GENERAL UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES ~ --:J_L- e e-!\abia DITOR AUOITORIA GENERAL UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones -Administración de Campos 7

10 DEPENDENCIA: ADMINISTRACIÓN DE CAMPOS ANEXO 1- Cuadro de Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones TEMA: RESPECTO A LAS ESCRITURAS TRAS LATIV AS DE DOMINIO DE LOS CAMPOS N N Original Observaciones Recomendaciones Riesgo En trámite No Cumplimentó/ Sin Respuesta Legado Peruilh Cuenta con testimonio de fecha 20 de abril de 1936 del Sr. Esteban Peruilh MenvielIe legando a la Administración de Campos e Ingeniería de la Universidad de Buenos Aires y a la Armada Nacional parte de su patrimonio. Con fecha 30 de diciembre de 1977 se celebra el Convenio de División de Condominio entre la Universidad de Buenos Aires y la Armada Nacional, aprobado por Res N'1753 de la Armada. De acuerdo a ese Convenio - cláusula segunda - las partes se comprometen a suscribir la correspondiente escritura pública de división de condominio por ante la Escribanía General de Gobierno de la Nación, dentro del término de 180 días, hecho que hasta el momento de la presente auditoría no se concretó. Se observa la falta de división de condominio lo que impide la escrituración de los inmuebles a favor de la Universidad de Buenos Aires. Efectuar las mensuras que correspondan en el campo Peruilh (localidad de Laprida, (Peía. de Bs.As.) con el objeto de cumplir el compromiso asumido en la cláusula segunda del Convenio de subdivisión suscripto con la Armada. Alto x -" Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos

11 TEMA: PATRIMONIO N N Observaciones Recomendaciones Riesgo En trámite No Original Cumplimentó/ Sin Respuesta al 1 1 En mayo de 2003 la Dirección de Patrimonio del Se recomienda efectuar una verificación "in situ" de Alto X Rectorado procedió a realizar una verificación e los bienes, por lo menos anualmente, y mantener identificación de los bienes de uso en los campos "Los actualizadas las planillas de cargos. Patricios", "Peruilh" y "San Claudio" labrando el acta de verificación patrimonial y emitiendo los respectivos cargos patrimoniales. Desde la fecha enunciada y por falta de presupuesto suficiente no se volvieron a efectuar verificaciones "in situ". Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos 2

12 TEMA: COMPRAS Y CONTRATACIONES N N Observaciones Recomendaciones Riesgo En trámite No Original Cumplimentó/ Sin Respuesta 1 1 El Reglamento Interno de la Administración de Campos Se recomienda realizar las gestiones necesarias para Alto X no se encuentra aprobado por autoridad competente. impulsar la aprobación de un Reglamento Interno por la autoridad competente y que contemple los circuitos de compras y contrataciones. 2 2 Las Compras y Contrataciones que realiza la Hasta tanto el Reglamento Interno de la Alto X Administración de Campos no tramitan bajo la Administración sea aprobado por autoridad normativa vigente. competente, resulta aconsejable dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución (CS) N 8240/ De la muestra seleccionada surge que la totalidad de las Hasta tanto el Reglamento Interno de la Alto X compras fueron realizadas bajo la modalidad de Adm inistración sea aprobado por autoridad reconocimiento de factura. competente, resulta aconsejable dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución (CS) N 8240/ La Administración de Campos tiene habilitado, bajo el Se recomienda que la Administración de Campos Alto X nombre de fantasía " Administración de Campos opere con el número de CUIT de la Universidad. U.B.A.", un número de CUIT distinto al de la Universidad. 5 5 Desde el año 1992, la Administración de Campos cuenta Se recomienda el aprovechamiento de los recursos Medio X con crédito de IVA que se encuentra inutilizado. disponibles. 6 6 Las compras y contrataciones que realiza la Es aconsejable dar cumplimiento a lo dispuesto en el Alto X Administración de Campos no tramitan por expediente. art del Anexo 1del Decreto N 333/85. Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos 3

13 TEMA: EGRESOS N N Observaciones Recomendaciones Riesgo En trámite No Original Cumplimentó/ Sin Respuesta 1 1 El Reglamento Interno de la Administración de Campos Se recomienda realizar las gestiones necesarias para Alto X no se encuentra aprobado por autoridad competente. impulsar la aprobación de un Reglamento Interno por la autoridad competente y que contemple el circuito de Egresos. 2 2 Los egresos que realiza la Administración de Campos no Es aconsejable dar cumplimiento a lo dispuesto en el Alto X tramitan por expediente. art del Anexo 1 del Decreto N 333/85. Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos 4

14 TEMA: RECURSOS HUMANOS N N Observaciones Recomendaciones Riesgo En trámite No Original Cumplimentó/ Sin Respuesta 1 1 La Administración de Campos no cuenta con Manuales Es aconsejable elaborar y aprobar por autoridad Bajo X de Procedimientos para el Circuito de Recursos competente, un Manual de Procedimientos Humanos. Administrativos de Recursos Humanos. 2 3 En los Actos Administrativos de la Comisión de Se recomienda el cumplimiento de lo normado por Bajo X Administración de Campos que involucran al personal el artículo 7 de la Ley no surge que se haya emitido el dictamen jurídico previo. 3 4 No hay constancia de la notificación a los agentes de los Se recomienda el cumplimiento de lo normado por Bajo X Actos Administrativos de la Comisión de el artículo 11 de la Ley Administración de Campos. 4 5 En los Actos Administrativos de contratación de Cumplir con lo normado en el Artículo 2 de la Bajo X personal de la Comisión de Administración de Campos, Resolución (R) 741/2009. no se hace mención al cumplimiento del apto médico. w< o Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos 5

15 TEMA: RECURSOS HUMANOS N N Observaciones Recomendaciones Riesgo En trámite No Original Cumplimentó/ Sin Respuesta 5 9 En 5 Legajos (83% de la muestra), la Declaración Jurada Los legajos deben disponer de toda la Medio X de Pasividad no forma parte de los legajos (obrantes en documentación de respaldo actualizada a fin de la Dirección General de Recursos Humanos). contar con la integridad de los mismos En 2 Legajos (obrantes en la Dirección General de Los números de Resoluciones deben estar cargados Alto X Recursos Humanos) no constan los Actos en PRISMA y la documentación respaldatoria en el Administrativos de la 10 designación que avala el cargo, Legajo o en la foja de servicio. en la foja de servicio tampoco está el N de la misma y no se encuentran cargadas al PRISMA ( 33% de la muestra) En 3 Legajos físicos (obrantes en la Dirección General de Los legajos deben disponer de toda la Bajo X Recursos Humanos) el formulario 572 (AFIP) no forma documentación de respaldo actualizada a fin de parte de los mismos (33% de la muestra). contar con la integridad de los mismos..r 8 12 La Administración de Campos en lo concerniente al La UBA cuenta con un único N de CUIT, la Alto X personal contratado equiparado declara ante los Comisión de Administración de Campos debe organismos de contralor con el N de CUIT de la UBA, operar con el N de CUIT de la UBA. y en lo referente a Compras y Contrataciones (AFIP) y Convenio Multilateral (AGIP) opera con el de CUIT de Administración de Campos UBA (la cual no es una persona jurídica independiente). Informe AG UBA N 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos 6

16 1 TEMA: AClWlDADES DE CIERRE 2M3 I No 1 N" Observaciones Recomendaciones Original 1 Riesgo / Entrámite No 1 Ce constatb la existencia de la Caja Chica de Tesorería pendiente de Rendición al 31/12/13. Cumplir con la Normativa Vigente en materia de movimientos de fondos y rendici6n de cuentas al cierre del ejercicio Econ6mico -Financiero. Alto X Cumplimentó/ Sin Respuesta Informe AG UBA N" 828/15- Seguimiento de Obseivaciones y Recomendaciones - Admmistraci6n de Campos

17 TEMA: ACTIVIDADES DE CIERRE 2M4 N" No Original Observaciones Recomendaciones Riesgo En trámite No Cumplimentó/ Sin Respuesta Se constató la existencia de la Caja Chica de Tesorería pendiente de Rendición al 31/12/14. La Dependencia no tiene los siguientes formularios : Órdenes de Provisión Dictamen de Comisión Evaluadora Certificación de Recepción Defdtiva de bienes y/o servicios Remito de Depósito Cumplu con la Normativa Vigente en materia de movimientos de fondos y rendición de cuentas al cierre del ejercicio Económico -Financiero. La Dependencia tiene que tener todos los formularios a fin de cumplir con el Res. (CS) No 8240/13. Alto Alto X X lnfome AG UBA NO828/15-Seguimiento de Ohervaciones y Recomendaciones -Administración de Campos