INSTRUCTIVO PARA EL DEPOSITO DE RECAUDOS AL PATRIMONIO AUTONOMO FIA

Transcripción

1 Cuentas recaudadoras. INSTRUCTIVO PARA EL DEPOSITO DE RECAUDOS AL PATRIMONIO AUTONOMO FIA Todos los recursos que sean aportados tanto por los Fideicomitentes Directos o Indirectos deberán ser depositados en las cuentas abiertas por el Fideicomiso, de acuerdo con la fuente de recursos a ser aportada. En caso de que los recursos sean girados por un tercero distinto al Fideicomitente directo o indirecto, se deberá tener en cuenta lo establecido en la Instrucción de Giro Directo que el FIDEICOMITENTE y/o APORTANTE hayan suscrito y remitido al CONSORCIO. En los casos en que se deban realizar transferencias directas por parte del Fideicomitente y/o el Aportante, deben realizarlo a las cuentas recaudadoras del Patrimonio Autónomo FIA, atendiendo el procedimiento que se describe a continuación: i. El Fideicomitente debe identificar la fuente generadora del recurso esto es: Sistema General de Participaciones - SGP, Sistema General de Regalías (SGR), Recursos Propios, entre otros. ii. Realizar la consignación de los recursos en las cuentas recaudadoras destinadas para el manejo exclusivo de estos, identificadas en la siguiente tabla: CONVENIO NOMBRE DE LA CUENTA CUENTA BANCARIA TIPO PA FIA REGALIAS DIRECTAS Corriente PA FIA SGP AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO Corriente PA FIA RECURSOS CAR Corriente PA FIA SUBSIDIOS Corriente PA FIA FONDO NAL DE REGALIAS Corriente PA FIA RECURSOS NACION Corriente PA FIA PDA OTROS RECURSOS Corriente iii. El recaudo se podrá realizar a través de la Red de Oficinas BANCOLOMBIA. El Fideicomitente deberá utilizar el formato de recaudo referenciado en donde debe diligenciar la siguiente información: Numero de Convenio o número de cuenta bancaria recaudadora Referencia (1). Nombre de la Entidad Territorial / Empresa Referencia (2). Numero de Nit.

2 RECAUDO REMESAS - BANCOLOMBIA Cuando el cheque sea de otras plazas (es decir no es girado de una cuenta corriente de la misma ciudad), se deberá emplear en el formato único denominado: FORMATO TRANSACCIONAL iv. Giro y depósito de los Recursos: Por motivos de control y seguridad, especialmente para los giradores de los Títulos Valores- cheques, se recomienda tener en cuenta que estos deben ser girados sin excepción, con cruce restrictivo a nombre del PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA NIT Una vez se haya realizado la consignación de los recursos, se deberá remitir por correo físico o electrónico los siguientes documentos: El Formulario de Distribución de Recursos, en el que se identifique claramente el nombre del aportante, La fuente de los recursos, la vigencia a la cual pertenecen los recursos transferidos, Este documento deberá estar firmado por el Alcalde o Tesorero, Secretario de Hacienda del Fideicomitente. Esta información podrá ser remitida a las siguientes direcciones: atencionalcliente@consorciofia.com; recaudo@consorciofia.com, y/o por correo certificado a la Calle 31 # 6-87 Piso 13 en Bogotá D.C. El formato de Distribución de Recursos, puede ser consultado en la página WEB del Consorcio FIA: ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales / instructivos y formatos para recaudos / Formulario de Distribución de Recursos.

3 Tener en cuenta las siguientes recomendaciones cuando los recursos se remiten en cheque: FONDOS INSUFICIENTES: Cuando la cuenta corriente no presenta fondos suficientes ó no se tiene cupo de sobregiro disponible ó el cupo de sobregiro disponible no es suficiente para cubrir el valor del documento. LIBRADO EN CHEQUERA AJENA: Cuando la numeración del cheque, no corresponde a la numeración o rango registrado en la cuenta corriente. CUENTA CANCELADA O SALDADA: Esta causal se presenta cuando el Banco habiendo dado por terminado unilateralmente el contrato de cuenta corriente por mal manejo, se presentan cheques para ser pagados y no existen fondos para cubrir el cheque. SALDO EMBARGADO: Esta causal aplica cuando se presenta el pago de cheques de cuentas corrientes que han sido embargadas y que no se ha cubierto el valor total del embargo (cuentas embargadas). PRESENTACION DEL CHEQUE SEIS MESES DESPUES DE GIRADO: Aplicable cuando el tenedor del cheque lo presenta para su pago después de transcurridos seis meses de la fecha de creación del mismo. FIRMA NO REGISTRADA O FALTAN FIRMAS: Ausencia de firmas o firmas no registradas en el título valor. FALTA PROTECTOR REGISTRADO O SELLO ANTE FIRMA REGISTRADA: Revise los sellos registrados en la tarjeta de firmas de su cuenta. FALTA ENDOSO O FALTA CONTINUIDAD DE ENDOSO: Debe endosar su cheque, colocar la firma, NIT, Teléfono. FALTA CANTIDAD EN LETRAS Y/O NUMEROS (FALTA CANTIDAD DETERMINADA): Confirme los valores y la escritura de los mismos. MAL REMITIDO NO ES A NUESTRO CARGO: Confirme con el cajero si los formatos utilizados son los correctos tanto para cheques locales y nacionales como para las remesas. CONSIDERACIONES ESPECIALES: Los cheques girados sin fecha se entienden como cheques a la vista, por lo tanto la fecha del documento será la fecha de pagado y los cheques girados sin el beneficiario o con el beneficiario incompleto, se entienden como cheques al portador. Los cheques que se giran a máquina y a mano o con tintas de lapicero diferentes o letras diferentes, siempre y cuando no se detecten adulteraciones por forma y contenido, se deben pagar, pues se entienden que sus campos fueron llenados de buena fe.

4 Los cheques que al reverso se encuentran con tachones de números de cuenta o tapados con liquid paper, se deben pagar, siempre y cuando no se afecte en su forma y contenido o se vulnere la cadena de endosos. Los cheques que presenten sellos de canje con fechas adelantadas, se deben devolver por Falta sello de canje puesto que la fecha del sello debe ser la del día hábil inmediatamente anterior. Cuando un cheque se presente con sellos de canje tachados con lapicero puede devolverse por causal 11, (Aparentemente falsificado). Cheques que se presenten con sellos de anulado en el anverso o reverso no deben pagarse. Certificaciones que presenten sello de anulado deben devolverse por causales 26 o 11 según el caso. Los cheques que se presenten rotos o que les falte un pedazo, se deben devolver por cheque enmendado siempre y cuando se deteriore su forma o contenido. Cuando se giran cheques a nombre de varias personas y estos nombres son separados por guiones se deben entender cheques Y y por tanto deben ser cobrados o endosados por todas las personas. Cheques girados con grandes errores de ortografía Ejemplo Kinientos mil pesos deben pagarse a menos que el error pueda dar lugar a variación de la cantidad. Cheques girados con sellos antefirma pero el sello difiere en el tamaño con el registrado puede devolverse por causal 16. Los sellos de restricción de negociabilidad colocados en el reverso son válidos. El Banco debe tenerlos en cuenta al momento del pago y por ende exigir las certificaciones a los bancos consignatarios. Cuando un cheque es girado a nombre de un banco o a nombre de una CAV y seguidamente es anotado el número de una cuenta en la cual se quiere que sea consignado, no se debe solicitar la certificación para abono en cuenta. Los motivos de devolución que dan lugar a protestar un cheque son aquellos imputables al girador. Gastos relacionados con el cumplimiento de órdenes de embargo: El GESTOR o FIDEICOMITENTE, debe consignar los recursos que correspondan a los gastos que se generen con ocasión al cumplimiento de las órdenes de embargo que sean atendidas por el CONSORCIO FIA, en la siguiente cuenta: Cuenta corriente Bancolombia N Nombre de la cuenta - Gastos Financieros. Nit

5 a. Inversión de los Recursos: A través de la inversión en los Fondos de Inversión Colectiva Abiertos FIC S, se administrarán los recursos aportados al PATRIMONIO AUTÓNOMO FIA, en los términos regulados en el CONTRATO FIDUCIARIO; el traslado a los FIC S solo se hará una vez se haya identificado plenamente el aportarte de los recursos realizado por cada FIDEICOMITENTE. Por lo anterior es indispensable contar con la oportuna remisión del Formulario de Distribución de Recursos, una vez se realice la correspondiente consignación, antes citado. En los eventos en que EL FIDEICOMITENTE no allegue los documentos correspondientes, pero se logre establecer por parte del Consorcio FIA, la Entidad Territorial a la cual corresponden los recursos recibidos y respecto de éste, solo se administre una única fuente, se procederá a realizar la inversión de manera automática. RECOMENDACIONES PARA LA TRASFERENCIA DE LOS RECURSOS. a. Preste especial atención al momento de utilizar el formato de consignación adecuado (Consignación local y nacional: formato rosado; o Consignación otras plazas: formato amarillo), de lo contrario el cheque podrá ser devuelto; b. Verifique que los cheques sean girados adecuadamente, puesto que la devolución de los mismos pueden ocasionar una serie de gastos tales como: transporte, custodia, portes, remesa y demás que se llegaren a generar, los cuales, de conformidad con la Legislación Mercantil Colombiana, correrán a cargo del librador, situación corroborada por la Circular No. CI expedida por el Consorcio FIA, mediante la cual se señalan las consecuencias derivadas de la devolución de cheques por causas no imputables al Banco. Así mismo, los Fideicomitentes en forma directa, o a través de los Aportantes, podrán realizar las operaciones de transferencias de fondos por intermedio de las Sucursales Electrónicas por las Redes ACH, CENIT, o por el Canal del Banco de la República SEBRA. El formato de Comunicación para Transferencia de Fondos por intermedio del Canal del Banco de la República SEBRA, puede ser consultado en la página WEB del Consorcio FIA: ruta documentos y formatos / descarga de formatos / formatos generales / instructivos y formatos para recaudos / Instructivo de Recaudo Bancolombia.