Elaboración Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Transcripción

1 Página 1 de Objetivo y Alcance Elaborar el Plan Anticorrupción y de con el objetivo de formular las estrategias de lucha contra la corrupción y que debe ser implementada por la Entidad. Comprende el liderazgo, coordinación con los responsables de los componentes de su elaboración y consolidación final del Plan. El Plan Anticorrupción y de hace parte del Modelo Integrado de y Gestión, que se aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional. Está contemplado dentro de la política de desarrollo administrativo de transparencia, participación y servicio al ciudadano. 2. Responsable El responsable de Liderar y consolidar la construcción del Plan Anticorrupción y de, es el líder del proceso de. 3. efiniciones 3.1 Corrupción: uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio privado. 3.2 enuncia: es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético-profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo, modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. 3.3 Gestión del Riesgo de Corrupción: es el conjunto de Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo de corrupción. 3.4 Mapa de Riesgos de Corrupción: documento con la información resultante de la gestión del riesgo de corrupción. 3.5 Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución. Elaboró Aprobó Validó Firma Firma Firma Edilson Gabriel Pabón Rivera algy Brigitte Flórez Acevedo María Victoria Bautista Bochagá Fecha 28 de Octubre de 2016 Fecha 01 de Noviembre de 2016 Fecha 1 de iciembre de 2016

2 Página 2 de Plan Anticorrupción Plan que contempla la estrategia de lucha contra la corrupción que debe ser implementada por todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal. Según los lineamientos contenidos en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, el Mapa de Riesgos de Corrupción hace parte del Plan Anticorrupción y de. El Plan Anticorrupción y de está integrado por políticas autónomas e independientes, que gozan de metodologías para su implementación con parámetros y soportes normativos propios, no implica para las entidades realizar actividades diferentes a las que ya vienen ejecutando en desarrollo de dichas políticas y debe publicarse a más tardar el 31 de enero de cada año. El Plan Anticorrupción y de lo integran las siguientes políticas públicas: a) Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar los riesgos. b) Racionalización de Trámites. c) Mecanismos para mejorar la. d) Rendición de Cuentas. e) Mecanismos para la y Acceso a la Información. 3.7 Procedimiento Administrativo Conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria, para obtener un producto o servicio que ofrece una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas dentro del ámbito de su competencia. Se caracterizan porque no son obligatorios y porque por lo general no tienen costo. En caso de tenerlo, se debe relacionar el respectivo soporte legal que autoriza el cobro. En la mayoría de los casos estos procedimientos administrativos están asociados con un trámite, ya que de este se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trámite. Un procedimiento administrativo de cara al usuario se caracteriza por: En la mayoría de los casos está asociado al resultado de un trámite. Generalmente no tiene costo. No es obligatoria su realización para el usuario. 3.8 Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.

3 Página 3 de Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud 3.10 Rendición de Cuentas Proceso mediante los cuales las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos, informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control ; es también una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno Solicitud de acceso a la información pública: Según el artículo 25 de la Ley 1712 de 2014 es aquella que, de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer cualquier persona para acceder a la información pública Sugerencia: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad Trámite Conjunto de requisitos, pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios ante una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas (ej. notarías, consejos profesionales, cámaras de comercio, etc), para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

4 Página 4 de Contenido N E ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 1 ACCIONES PRELIMINARES Antes de iniciar la elaboración del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano se deben realizar las siguientes actividades. Contexto Estratégico Se debe revisar el contexto estratégico de modo que contemple: 1.1 Un panorama sobre posibles hechos susceptibles de corrupción o de actos de corrupción que se han presentado en la entidad: a) análisis de las principales denuncias sobre la materia. b) Un diagnóstico de los trámites y servicios de la entidad. c) Las necesidades orientadas a la racionalización y simplificación de trámites. d) Las necesidades de información dirigida a más usuarios y ciudadanos (rendición de cuentas). e) Un diagnóstico de la estrategia de servicio al ciudadano. f) Un diagnóstico del avance en la implementación de la Ley de. Áreas Responsables 1-10 días Control Interno Presupuesto y Contabilidad Sistema Integrado de Gestión FGH-07 Control de Asistencia 1.2 Se deben determinar los líderes de cada una de las acciones del Plan Anticorrupción y de Ciudadano. Presupuesto. 30 minutos 1.3 Los procesos de: y Presupuesto y Contabilidad, revisan los recursos con que cuenta la entidad para adelantar el Plan Anticorrupción y de 30 minutos

5 Página 5 de 16 N E Metas ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS Se deben determinar las metas estratégicas, misionales y de apoyo del sector y de la entidad respecto a cada uno de los cinco (5) componentes Socialización y capacitación 60 minutos Control Interno Presupuesto y Contabilidad Sistema Integrado de Gestión FGH-07 Control de Asistencia El proceso de en coordinación con la, realiza la socialización y capacitación dirigida a los procesos participantes y que deben elaborar los siguientes registros: Mapa de Riesgos de Corrupción Plan Anticorrupción y de Ciudadano GESTIÓN EL RIESGO E CORRUPCIÓN - MAPA E RIESGOS E CORRUPCIÓN El referente para la construcción de la metodología del Mapa de Riesgos de Corrupción, lo constituyen el: PE.PL-06: Gestión de Riesgos y el IE.PL-01 Elaboración Mapa de Riesgos, allí se podrán consultar y seguir las actividades respectivas para la correcta elaboración. 1 día 1-15 días Líderes de Proceso y Grupo de Mejoramiento FGH-07 Control de Asistencia FE.PL-33 Mapa de Riesgos NOTA: Los líderes de los procesos en conjunto con sus equipos deben monitorear y revisar periódicamente el Control Interno

6 Página 6 de 16 N E ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS documento del Mapa de Riesgos de Corrupción y si es el caso ajustarlo haciendo públicos los cambios. 3 RACIONALIZACIÓN E TRÁMITES Fase que busca implementar acciones efectivas que permitan mejorar los trámites a través de la reducción de costos, documentos, requisitos, tiempos, procesos, procedimientos y pasos; así mismo, generar esquemas no presenciales como el uso de correos electrónicos, internet y páginas web que signifiquen un menor esfuerzo para el usuario en su realización. El del Proceso de se reúne con los procesos designados con el fin de socializar y dar las directrices generales y correctas para el adecuado diligenciamiento del FE.PL- 35 Racionalización de Trámites. Para el diligenciamiento correcto del FE.PL-35 Racionalización de Trámites ; el proceso que debe realizar su diligenciamiento debe tener en cuenta para su correcta elaboración lo siguiente: Identificar los trámites, otros procedimientos administrativos y procesos. Clasificar según importancia los trámites, procedimientos y procesos de mayor impacto a racionalizar. Realizar mejoras en costos, tiempos, pasos, procesos, procedimientos. Incluir uso de medios tecnológicos para su realización días Líder Proceso responsable Líder Proceso responsable FE.PL-35 Racionalizac ión de Trámites FE.PL-35 Racionalizac ión de Trámites

7 Página 7 de 16 N E ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 3.2 Una vez diligenciado el FE.PL-35 Racionalización de Trámites, cada uno de los procesos responsables de su diligenciamiento lo envía al correo: ofiplanea@unipamplona.edu.co, para el análisis y revisión correspondiente. Una vez elaborado y diligenciado de modo correcto el FE.PL-35 Racionalización de Trámites ; el proceso de planeación remite respuesta de visto bueno a cada uno de los procesos responsables para la socialización dentro del proceso correspondiente. 4 RENICIÓN E CUENTAS Antes de diligenciar el FE.PL-36 Rendición de Cuentas, el grupo Interno de Apoyo para la rendición de cuentas, debe seguir los siguientes lineamientos metodológicos para la construcción de la estrategia de Rendición de Cuentas: Líder Proceso responsable FE.PL-35 Racionalizac ión de Trámites 4.1 Análisis del estado de la rendición de cuentas de la entidad. efinición del objetivo, la meta y las acciones para desarrollar la estrategia Implementación de las acciones programadas Evaluación interna y externa del proceso de rendición de cuentas El del Proceso de convoca al grupo interno de apoyo para la rendición de cuentas con el fin de socializar y diligenciar el FE.PL.36 Rendición de cuentas Grupo Interno de Apoyo y Rendición de Cuentas FE.PL-36 Rendición de Cuentas. Una vez diligenciado el FE.PL-36 Rendición de Cuentas, el Líder del grupo interno de apoyo para la rendición de cuentas envía el registro descrito, al correo: ofiplanea@unipamplona.edu.co, para el análisis y revisión correspondiente

8 Página 8 de 16 N E 4.1 ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS Una vez diligenciado el FE.PL-36 Rendición de cuentas, el Líder del Proceso de : revisa, analiza y realiza las respectivas recomendaciones. Una vez elaborado y diligenciado de modo correcto el FE.PL-36 Rendición de Cuentas ; el proceso de planeación remite respuesta de visto bueno al correo del Grupo Interno de Apoyo y Rendición de Cuentas. 5 ATENCIÓN AL CIUAANO 5.1 Antes de diligenciar el FE.PL-37, se debe revisar e incluir los siguientes subcomponentes para la construcción de la estrategia:. Los subcomponentes a revisar son: Estructura administrativa y ireccionamiento Estratégico. Fortalecimiento de los canales de atención. Talento Humano Normativo y Procedimental Relacionamiento con el ciudadano El del Proceso de envía por correo electrónico el FE.PL-37 al (la) Líder de la descrito con el fin de que sea diligenciado y construido. Una vez diligenciado el FE.PL-37, al (la) Líder de la y remite a la Grupo Interno de Apoyo y Rendición de Cuentas Gestión del Talento Humano Asesoría Jurídica FE.PL-36 Rendición de Cuentas. FE.PL-37 Ciudadano.

9 Página 9 de 16 N E ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS el registro diligenciado para la respectiva revisión, análisis y recomendaciones. Una vez revisado de modo correcto el FE.PL-37, el proceso de planeación remite respuesta de visto bueno al correo del (la) Líder de la, para la socialización respectiva. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN Antes de diligenciar el FE.PL-38 y Acceso a la Información, deberá revisar e incluir los siguientes sub-componentes para la construcción de la estrategia: y Acceso de la información. Los subcomponentes a revisar son: Lineamientos de Activa Lineamientos de Pasiva Elaboración de los Instrumentos de Gestión de la Información Criterio iferencial de Accesibilidad Monitoreo del Acceso a la Información Pública El del Proceso de envía por correo electrónico el FE.PL-38 y Acceso a la Información al (la) Líder de la Comunicación y Prensa descrito con el fin de que sea diligenciado y construido. Gestión del Talento Humano Asesoría Jurídica Asesoría Jurídica Líder Proceso Comunicación y Prensa FE.PL-37 Ciudadano. FE.PL-38 Transparenci a y Acceso a la Información FAC-08: Acta de Reunión

10 Página 10 de 16 N E 6.1 ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS Una vez diligenciado el FE.PL-38 y Acceso a la Información, el (la) Líder de la Oficina de Comunicación y Prensa, remite a la el registro diligenciado para la respectiva revisión, análisis y recomendaciones respectivas. Una vez elaborado y diligenciado de modo correcto el FE.PL-38 y Acceso a la Información ; el proceso de planeación remite respuesta de visto bueno al correo del (la) Líder de la Oficina de Comunicación y Prensa, para la socialización respectiva. 7 INICIATIVAS AICIONALES 7.1 El líder del Proceso de, remite correo electrónico a los líderes de los procesos con el objeto de identificar las iniciativas adicionales que permitan fortalecer su estrategia de lucha contra la corrupción y que se van a incluir en el Plan Anticorrupción y de, proyectado para la anualidad respectiva. 8 SOCIALIZACIÓN 8.1 Una vez elaborado el Plan Anticorrupción el Proceso de, realiza las jornadas de socialización que considere pertinentes con el objeto de que en la entidad conozcan, debatan y formulen apreciaciones y propuestas sobre el proyecto del Plan Anticorrupción y de, elaborando las respectivas Actas. 1 día Asesoría Jurídica Líder Proceso Comunicación y Prensa Líder del Proceso Control Interno Líder del Proceso de FE.PL-38 Transparenci a y Acceso a la Información FAC-08: Acta de Reunión Código de Ética

11 Página 11 de 16 N E ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS APROBACIÓN EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y E ATENCIÓN AL CIUAANO Una vez elaborado y socializado el Plan Anticorrupción y de Ciudadano el Líder del Proceso de remite mediante oficio al (la) Rector (a), para su respectivo análisis, revisión y aprobación final. 1-5 días Líder del Proceso de electrónico Aprobado por parte de Rectoría, el Líder del Proceso de continúa con la siguiente actividad. PUBLICACIÓN Y MONITOREO EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Una vez elaborado el Plan Anticorrupción y de debe publicarse a más tardar el 31 de enero de cada año en la página web de la Entidad (en un sitio de fácil ubicación y según los lineamientos de Gobierno en Línea). A partir de esta fecha cada responsable dará inicio a la ejecución de las acciones contempladas en cada uno de sus componentes. Cada responsable del componente con su equipo y el Líder del Proceso de deben monitorear y evaluar permanentemente las actividades establecidas en el Plan Anticorrupción y de y las acciones contempladas en cada uno de sus componentes. AJUSTES Y MOIFICACIONES AL PLAN ANTICORRUPCIÓN espués de la publicación del Plan Anticorrupción y de Ciudadano, durante el respectivo año de vigencia, se pueden realizar los ajustes y las modificaciones necesarias orientadas a mejorarlo. Si existe un ajuste o modificación el responsable del componente debe 1 día 1 día Líder de los Procesos Líder del Proceso de Líder componente

12 Página 12 de 16 N E 11.1 ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS informar por escrito y mediante el FAC- 08: Acta, de los cambios introducidos al Líder del Proceso de Control Interno. Un Mes después de finalizada la primera evaluación por parte de Control Interno, se realiza una única modificación al Plan. 12 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN La Control Interno realizará el cronograma, según el FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgos y Planes de Mejoramiento de Auditorías para desarrollar el seguimiento al Plan anticorrupción y de Ciudadano. icho cronograma será remitido a todas las dependencias mediante correo electrónico. El personal a cargo en la oficina de Control Interno de Gestión se reunirá con el representante o representantes de cada uno de los procesos y verificará el avance en el cumplimiento de las acciones establecidas dentro del Plan Anticorrupción y de Ciudadano así como los soportes que sustenten dichos avances. El tiempo destinado para cada reunión de seguimiento depende de la dimensión del tema a tratar, del volumen de la información requerida y de la agilidad en la respuesta por parte de los procesos. 1 día 2 días 45 días Líder componente Líder del proceso Control Interno de Gestión Líder del proceso Control Interno de Gestión FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgos y FAC-08 Acta de Reunión 12.3 Todo lo tratado en cada reunión será registrado en el FAC-08 Acta de Reunión. ichas actas serán remitidas a cada proceso. La oficina de remitirá el formato diseñado: FE.PL-42 Seguimiento Plan Anticorrupción y de, al proceso de Control Interno de Gestión, 15 días Líder del proceso Control Interno de Gestión FE.PL-42 Seguimiento Plan Anticorrupció n y de Ciudadano

13 Página 13 de 16 N E 12.3 ES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS,con la consolidación de los avances reportados por cada proceso frente a las acciones propuestas para mitigar cada riesgo debidamente diligenciado, en el cual el Proceso de control Interno registrará el porcentaje de avance de cada actividad y las observaciones pertinentes. Una vez realizado lo mencionado anteriormente se remitirá nuevamente el formato a la para que la misma proceda a la publicación del seguimiento en el Portal Web de la Universidad. 15 días Líder del proceso Control Interno de Gestión FE.PL-42 Seguimiento Plan Anticorrupció n y de Ciudadano 5. ocumentos de Referencia NTC ISO 9000:2005 Sistema Integrado de Gestión. Fundamentos y Vocabulario. NTC GP 1000:2009 Norma técnica de calidad de la Gestión pública. Ley 962 del 2005 " Ley Anti trámites" MECI Modelo Estándar de control Interno. Ley 594 de 2000 Archivo General de la Nación. PE.PL-06: Gestión de Riesgos IE.PL-02 Elaboración Mapa de Riesgos PAC-02 " Control de Registros del Sistema Integrado de Gestión. Resolución N de Agosto de 2015 de Ministerio de Educación Nacional. Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de (Versión ). ocumento Presidencia de la República Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción ocumento Presidencia de la República. Manual Único de Rendición de Cuentas. Elaborado en desarrollo del documento Conpes 3654 de 2010 que incluye la política de rendición de cuentas a la ciudadanía. Ley 1474 de Estatuto Anticorrupción. ecreto 1083 de Único Función Pública ecreto Ley 019 de ecreto Antitrámites Ley 962 de Ley Antitrámites ecreto 943 de MECI Ley 1757 de Promoción y protección al derecho a la Participación ciudadana Ley 1712 de Ley de y Acceso a la Información Pública

14 Página 14 de 16 Ley 1755 de erecho fundamental de petición ecreto 124 del 26 de Enero de Único del sector de Presidencia de la República. 6. Historia de Modificaciones Versión 00 Naturaleza del Cambio Actualización del documento según lo descrito en el FAC-08 Acta N 014 del 1 de noviembre de 2016 Fecha de Aprobación 1 de noviembre de 2016 Fecha de Validación 1 de iciembre de 2016

15 Página 15 de Anexos. 7.1 Formato del plan anticorrupción y de atención al ciudadano y su seguimiento a) Plan Anticorrupción y de Entidad: Nombre de la entidad que diligencia el formato. Vigencia: Año en que va a regir el Plan Anticorrupción y de. Fecha de publicación: Fecha en que se publica en la web o en un medio de fácil acceso al ciudadano. Se sugiere incluir: Objetivo general, objetivos específicos. Componente: Políticas que integran el Plan Anticorrupción y de. Subcomponentes: partes integrantes del componente. Gestión de Riesgos de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción. Subcomponentes/Procesos Estrategia Anti trámites. Para la construcción de la Estrategia de Racionalización de Trámites. Rendición de Cuentas. Subcomponentes.. Subcomponentes. Mecanismos para la y Acceso a la Información. Subcomponentes. Iniciativas Adicionales. Subcomponentes. Actividades: señale una a una las actividades que se realizarán para de la meta planteada. Meta o producto: describa el fin que se pretende lograr. Un producto puede apuntarle a una, varias o todas las actividades. Indicadores: cómo se mide esa meta. e considerarlo necesario, la entidad formulará los indicadores. En todo caso en el componente de y Acceso a la Información, es obligatorio que la entidad establezca indicadores. Responsable: Indique el responsable de cada componente, subcomponente o actividad. Fecha Programada: Señale la fecha en que se proyecta el cumplimiento de la actividad.

16 Página 16 de 16 b) Seguimiento (1, 2 y 3) Componente: se refiere a cada uno de los integrantes del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Actividades programadas: corresponde al número de actividades programadas. Actividades cumplidas: corresponde al número de actividades efectivamente cumplidas durante el período. % de avance porcentaje: corresponde al porcentaje establecido de la actividades cumplidas sobre el las actividades programadas. Es el nivel de cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan Anticorrupción y de, medido en términos de porcentaje. e 0 a 59% corresponde a la zona baja (color rojo). e 60 a 79% zona media (color amarillo). e 80 a 100% zona alta (color verde). Actividades cumplidas/actividades programadas. 0 a 59% es Rojo 0 a 59% es Rojo e 60 a 79% es Amarillo e 60 a 79% es Amarillo de 80 a 100% es Verde de 80 a 100% es Verde Observaciones: comentarios o precisiones que considere necesarias incluir el encargado de realizar el seguimiento, (control interno). En esta casilla se informará del cumplimiento de la actividad en fecha tardía. Por ejemplo una actividad que de acuerdo con el Plan Anticorrupción y de se debe cumplir para el primer cuatrimestre, se retrasa y se cumple solo hasta el segundo cuatrimestre (de mayo a agosto 31). Incluya acuerdos de mejora o acciones de continuidad.