Manual de Usuario Página - 2/10

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2 Manual de Usuario Página - 2/10 Tabla de Contenido: 1. Antes de empezar Dar de alta centros Crear un nuevo ejercicio Registrar los Centros Incorporar el plan de cuentas y otros datos para empezar a trabajar... 10

3 Manual de Usuario Página - 3/10 1. Antes de empezar Es imprescindible que: El programa esté correctamente instalado. Si no es así, y antes de continuar, ver las instrucciones de instalación. Tenga unos conocimientos mínimos del entorno operativo del ordenador en lo que se refiere al administrador de archivos y al explorador de internet. Esto le será útil ante tareas de importación y exportación de ficheros, actualización del programa, etc. Saber lo que va a hacer con el programa. Este programa permite automatizar la contabilidad de un centro, pero es imprescindible tener conocimientos mínimos de contabilidad tales como el plan de cuentas, los asientos de partida doble (el debe y el haber), el extracto de cuentas, la cuenta de resultados, el balance de sumas y saldos, etc. Como norma podemos decir que todo lo que se hace con el ordenador se debe saber hacer en un papel. Para un óptimo aprovechamiento de estos documentos de ayuda es importante que tenga en cuenta los siguientes consejos: No corra. Esté seguro de que cuando dé por acabado un capítulo lo haya seguido completamente y haya entendido todo lo que en él se explica. Si no entiende algo vuelva atrás e inténtelo de nuevo, si persiste el problema acuda a un conocido que pueda ayudarle o bien envíe un correo electrónico de soporte técnico en caso de tener contratado mantenimiento del programa. No siga con dudas, al final se perderá y desconfiará de sus posibilidades. Consolide conocimientos. Debe entender en todo momento que sabe hacer todo lo que en los capítulos anteriores se ha explicado. Imprima los documentos en papel. Se siguen mejor. Dedique la pantalla a ejecutar el programa. Escriba notas en este documento. Las notas en las que explica las cosas que le ha costado aprender son de gran utilidad en el futuro, y se olvidan antes de lo que uno cree. Normas a tener en cuenta a lo largo del manual, no las olvide: Llamaremos pinchar a hacer un click con el botón izquierdo del ratón. Llamaremos cursor a la pequeña barra vertical parpadeante que indica la posición de la pantalla donde se va a escribir. Representaremos por <TAB> a la tecla "Tabulador" que se representa en el teclado por una doble flecha en sentidos contrarios y que se encuentra situada en la izquierda, justo encima de <Bloq. Mayús>. Llamaremos instalación a un ordenador con el programa instalado. Una instalación puede llevar varios centros. Llamaremos centro a una entidad contable, por ejemplo a un colegio, una residencia o una comunidad. Llamaremos ejercicio al año correspondiente al primer mes del periodo contable. Llamaremos ejercicio natural si va de enero a diciembre en caso contrario lo llamaremos ejercicio partido. Llamaremos contabilidad a un conjunto de centro y ejercicio concretos. Por ejemplo una contabilidad es el centro 001 en el ejercicio Ya puede comenzar con los primeros capítulos.

4 Manual de Usuario Página - 4/10 2. Dar de alta centros Al entrar en AGCON5 se ofrece la lista de centros y ejercicios para seleccionar con cual deseamos trabajar. En principio está vacía. Pulsar el botón Cancelar (representado por un aspa de color rojo). Obsérvese que Centros es el único menú disponible ya que aún no se ha seleccionado ninguna contabilidad con la que trabajar. Seleccionar la opción de menú Centros + Mantenimiento de Centros. Como no hay ningún centro dado de alta aparece el mensaje siguiente: Pulsamos Aceptar y entramos en la ventana de entrada de Centros en modo alta. Tecleamos "1" en el campo Código. Los códigos deben ser numéricos y van de 1 a N, donde N es el número máximo de centros permitido en la instalación. Pulsamos la tecla <TAB> para pasar al siguiente campo, Descripción. Tecleamos el nombre exactamente igual a como aparece en el documento Cuadro Resumen de Variables para la

5 Manual de Usuario Página - 5/10 Instalación. En caso de no respetar el nombre (mayúsculas y minúsculas, puntos, espacios en blanco, etc.) no se podrá realizar posteriormente el registro del centro. Pulsamos la tecla <TAB> hasta llegar al campo Mes apertura, que junto con los dos anteriores son los tres campos de carácter obligatorio. Escribimos un 1 si se trata de un centro por ejercicio natural, en caso contrario teclearemos el número de mes en el que comienza el ejercicio contable. El resto de campos son opcionales, aunque es aconsejable rellenarlos todos para completar las cabeceras de los listados. Como podemos observar los botones que aparecen cuando se introduce un registro son los que permiten: Aceptar la entrada Cancelar la operación Pinchamos el botón Aceptar. La ventana queda de la siguiente forma: Si deseamos realizar una modificación tan sólo hay que pinchar con el ratón en el campo que se desea modificar, realizar la modificación y pulsar de nuevo el botón Aceptar en caso de estar conformes o Cancelar en caso de arrepentirnos de la modificación realizada. El campo Código es el único que no puede ser modificado, para ello hay que dar de baja el centro y volver a crearlo. Los botones que se ofrecen ahora son los normales en todas las ventanas de mantenimiento. En el caso de tener que dar de alta un nuevo Centro pulsar el botón: Alta. Inserta un nuevo registro de la misma forma que el primero. Para movernos por las fichas de diferentes Centros utilizaremos los botones de desplazamiento. Estos están representados por flechas: Primero. Retrocede al primer registro del fichero en orden de código. Atrás. Retrocede al registro anterior en orden de código. Adelante. Avanza al registro siguiente en orden de código. Último. Avanza al último registro del fichero en orden de código. Si hemos dado de alta un Centro por equivocación y deseamos eliminarlo pulsamos el botón de Baja, que permite eliminar un Centro. Este botón está representado por un cubo de basura:

6 Manual de Usuario Página - 6/10 Baja. Borra el registro actual. Se solicita confirmación con el mensaje: Pulsamos el botón Si para aceptar y el botón No para denegar. Atención: Si se borra un centro se borra toda su información de todos los ejercicios de los que tengamos datos. Salir. Cierra la ventana. Es importante señalar que los Centos de traspaso deben ocupar los primeros códigos y ser consecutivos. Así, si la instalación permite tres centros y sólo uno es de traspaso, éste debe ser obligatoriamente el código número 1. Finalmente abandonar esta ventana pulsamos el botón Salir.

7 Manual de Usuario Página - 7/10 3. Crear un nuevo ejercicio Abrir el menú Centros y seleccionar la opción Crear nuevo ejercicio. Seguir el proceso que se explica a continuación para cada Centro y Ejercicio a crear: Pinchar con el ratón el Centro de la lista de Centros. Teclear el ejercicio a crear. Pulsar el botón Aceptar. Finalmente abandonar esta opción pulsando el botón Salir.

8 Manual de Usuario Página - 8/10 4. Registrar los Centros El registro de los centros consiste en asociarle tres códigos a cada uno de ellos. Estos códigos se asignan en función del número máximo de centros permitido y del nombre de cada uno de los centros. Es importante destacar que una vez registrado un centro no se volverá a solicitar su registro y que estos códigos permiten la instalación en diferentes ordenadores utilizando los mismos códigos. Abrir el menú Centros y seleccionar la opción Abrir Centro. Se abre la ventana de selección de centros, la misma que aparece siempre que entramos en el programa. Ahora ya tenemos los centros recién creados en la lista. Pinchar con el ratón el centro a abrir, obsérvese que el código del centro aparece en el campo Centro del recuadro superior. Teclear el año que se desea abrir en el campo Ejercicio del recuadro superior. Pulsar el botón Aceptar. Dado que aun no se ha registrado correctamente el Centro aparece un mensaje de atención que nos dice que se mostrará a continuación la ventana de Registro de Centros. Pulsar Aceptar. Se abre la ventana de Mantenimiento de datos de Registro. Aunque se ha accedido a esta ventana seleccionando un centro determinado se utilizará este acceso para registrar todos los centros que se han creado. Antes de registrar cada centro comprobar que los datos generales, zona superior de la ventana, son correctos. Estos datos son: El código del Cliente, El número máximo de Centros permitido, El número de Centros de Traspaso y Los módulos a los que se tendrá acceso (Contabilidad General, IVA e Inventarios). Antes de continuar, y si fuese necesario, realizar los cambios que fuesen oportunos y pulsar el botón Aceptar. Para cada centro seguir el siguiente proceso: Lo primero que hay que hacer es posicionar la ficha correspondiente al Centro a registrar. Si el centro que aparece no es el que vamos a registrar utilizamos los botones con las flechas de desplazamiento para visualizar la ficha del Centro deseado. Obsérvese que a medida que se cambia de Centro cambian los datos de la zona central de la ventana. Una vez posicionado el centro, se introducen los datos CONTROL1, CONTROL2 y CODIGO DE ACTIVACION en la zona inferior de la ventana. Estos datos se obtienen del documento Cuadro Resumen de Variables para la Instalación. Estos códigos son distintos para cada Centro. El CODIGO EXTERNO, no es de uso obligatorio. Sólo se rellenará si el Centro es de Traspaso y representa el código con el que se identifica este Centro en el Despacho de Asesores o en el Centro Principal, esto es, el Centro al que se enviará el borrador.

9 Manual de Usuario Página - 9/10 Pulsar el botón Aceptar. Una vez realizado este proceso para cada centro pulsar el botón Salir. Se retorna a la ventana de Abrir Centro/Ejercicio. Pinchar con el ratón el centro a abrir, asegurarse de que el código del centro aparece en el campo Centro del recuadro superior. Teclear el año que se desea abrir en el campo Ejercicio del recuadro superior. Pulsar el botón Aceptar. Si todo se ha realizado correctamente se deberá poder acceder a todas las opciones de menú del centro seleccionado (Cuentas, Asientos, Balances, etc.). Si el programa vuelve a solicitar los datos de registro del centro revisar los pasos anteriores hasta que se permita la entrada en este centro.

10 Manual de Usuario Página - 10/10 5. Incorporar el plan de cuentas y otros datos para empezar a trabajar Para comenzar con la operativa normal de entrada de asientos es básico contar con un plan de cuentas en cada Centro y Ejercicio. Los pasos a dar en esta primera etapa de arranque varían en función del tipo de Centro con el que se esté trabajando: Caso primero: El Centro es un centro de traspaso. En este caso recibiré desde el Despacho de Asesores o desde el Centro Principal un fichero con el plan de cuentas y los asientos que correspondan al ejercicio seleccionado, como mínimo el asiento de apertura. Este fichero se incorpora abriendo la opción Incorporar Envío con Contabilidad Oficial del menú Procesos. Caso segundo: El Centro no es un centro de traspaso pero hay datos de esta contabilidad en el Despacho de Asesores o en el Centro Principal. Proceder igual que en el caso primero. Caso tercero: El Centro no tiene relación con ningún Despacho de Asesores o Centro Principal. En este caso se deberá comenzar a introducir un plan de cuentas de forma manual abriendo la opción Mantenimiento del Plan de Cuentas del menú Cuentas. Es importante destacar, a efectos de ahorrar tiempo de trabajo innecesario, que los planes de cuenta se pueden copiar de un ejercicio a otro y de un Centro a otro por la opción Copia de Datos entre Centros del menú Procesos. El sistema está listo para comenzar con la Entrada de Asientos.