Legislación y reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: estudio RAMP con principios rectores

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1 PGI-85/WS/9 Legislación y reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: estudio RAMP con principios rectores Programa General de Información y UNISIST Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura wi C ; Î985 París, 1985

2 LEGISLACIÓN Y REGLAMENTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS Y GESTION DE DOCUMENTOS: UN ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES preparado por Eric Ketelaar Programa General de Información y UNISIST Organización de las Naciones Unidas para la Educación,la Ciencia y la Cultura

3 Asiento de catálogo recomendado: Ketelaar, Eric Legislación y reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: un estudio del RAMP con directrices/ preparado por Eric Ketelaar /para el/ Programa General de Información y UNISIST. París: Unesco, ii, 90 págs.; 30 cm. (PGI-85/WS/9). I - Legislación y reglamentos en materia de archivos y gestión de documentos: un estudio del RAMP con directrices. II - Unesco. Programa General de Información y UNISIST III - Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)

4 PROLOGO Con objeto de conocer mejor las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los países en desarrollo, en los campos especializados de la gestión de documentos y la administración de archivos, la División del Programa General de Información de la Unesco ha establecido un Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), a largo plazo. El RAMP se ciñe, en sus elementos básicos, a los temas globales del Programa General de Información y comprende, por ello, proyectos, estudios y otras actividades encaminadas a: 1. Promover la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e internacionales). 2. Promover y difundir métodos y normas de manejo de la información. 3. Contribuir al establecimiento y desarrollo de las infraestructuras de información. 4. Contribuir al establecimiento y desarrollo de los sistemas especializados de información en los campos de la educación, de la cultura y la comunicación y de las ciencias exactas y naturales y las sociales. 5. Fomentar la formación de especialistas y usuarios de la información. El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CÍA), está dirigido a facilitar a los profesionales, planificación y política de información, a los encargados de proponer, elaborar y revisar la legislación y las disposiciones administrativas, y especialmente a los archiveros y conservadores de manuscritos a crear, desarrollar y evaluar sistemas y servicios modernos en materia de archivos y gestión de documentos, sobre todo en la administración pública. El estudio se basa en el análisis de la legislación y los reglamentos vigentes en casi 120 países, y concluye con un conjunto de principios rectores destinados a prestar asistencia en la planificación o revisión de los instrumentos jurídicos y administrativos esenciales para establecer sistemas y servicios viables. Se invita a enviar observaciones y sugerencias a la División del Programa General de Información (Unesco, 7, place de Fontenoy, París), a la cual pueden pedirse también otros estudios preparados con arreglo al programa RAMP.

5 INDICE Pagina INTRODUCCIÓN 1 JURISDICCIÓN Y ORGANIZACIÓN Definición de documentos y archivos en general Definición de documentos públicos y archivos Inalienabilidad e imprescriptibilidad de los archivos públicos Legislación y reglamentos relativos a los archivos que no son públicos Funciones y organización de los servicios de archivos públicos Sistema nacional de archivos Responsabilidad ministerial El órgano asesor (Consejo de Archivos) 31 LAS FUNCIONES DE LA GESTION DE DOCUMENTOS Gestión de documentos El derecho de inspección Centros de documentos Evaluación y destrucción 45 FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LOS ARCHIVOS Introducción Transferencia Depósito de publicaciones oficiales Conservación Ordenación y descripción Acceso Reprografía Personal 72 EJECUCIÓN Disposiciones penales 75 PRINCIPIOS RECTORES PARA LAS LEGISLACIONES Y LOS REGLAMENTOS Introducción Definición de los documentos y archivos en general Definición de los documentos y archivos públicos Inalienabilidad e imprescriptibilidad de los archivos públicos Archivos que no son de propiedad pública Funciones y organización de los servicios de los archivos públicos Sistema nacional de archivos Responsabilidad ministerial Organismo asesor (Consejo de Archivos) Gestión de documentos 82

6 - ii - Página 5.10 Derecho de inspección Centros de documentos Evaluación y destrucción Transferencia Depósito de publicaciones oficiales Conservación Ordenamiento y clasificación Acceso Reprografía Personal Ejecución 84 BIBLIOGRAFÍA 86

7 PGI-85/WS/9 0. INTRODUCCIÓN 1. El presente estudio tiene por objeto asistir a los especialistas en políticas y planificación de la información; a quienes participan en la propuesta, redacción y revisión de las leyes y reglamentos administrativos; y, en especial, a los archiveros y los gestores de documentos en lo que respecta a crear, desarrollar y evaluar sistemas y servicios modernos de archivos y de gestión de documentos, sobre todo en la administración pública. El estudio se basa en el análisis de la legislación y los reglamentos vigentes en casi 120 países, y concluye con un conjunto de principios rectores destinados a prestar asistencia en la planificación o revisión de los instrumentos jurídicos y administrativos esenciales para establecer sistemas y servicios viables. 2. Durante varios años la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos se han interesado en la legislación en materia de archivos, y, por lo general, la asistencia de la Unesco a los Estados Miembros para el desarrollo de infraestructuras de archivos y de gestión de documentos ha incluido asesoramiento sobre legislación en esa materia '. Asimismo, la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos han auspiciado y organizado seminarios regionales para crear una mayor conciencia de la importancia de la legislación en materia de archivos entre los archiveros y administradores en diferentes partes del mundo. En 1968 se publicó, con la cooperación de la Unesco, un manual de archivología tropical escrito bajo los auspicios del Consejo Internacional de Archivos que contiene un valioso capítulo sobre principios de legislación y reglamentos en materia de archivos que aún merece atención 2 ). 3. Además, el Consejo Internacional de Archivos ha dedicado cuatro volúmenes de su revista Archivum (los de 1967 a 1971) a la publicación de legislación relativa a archivos de países de todo el mundo; en 1982 se publicó un quinto volumen en que se actualiza lo publicado anteriormente. En el decenio pasado 20 países aprobaron nuevas leyes básicas en materia de archivos. Esto "expresa de forma elocuente la amplitud del movimiento actual hacia la renovación y el aumento de la conciencia en relación con los archivos, movimiento en el que, a todas luces, las actividades de la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos desempeñan un papel primordial" 3^. 4. Otra contribución a la armonización de las leyes en materia de archivo fue la publicación por la Unesco en 1972 de Draft model law on archives, por S. Carbone y R. Guêze. No obstante, ese trabajo se basó demasiado en la legislación de archivos latina, especialmente en la italiana, para que tuviera un valor directo para países con una experiencia diferente '. 5. En 1972 la Unesco organizó una Consulta de Expertos sobre planificación de servicios de archivos, en la que se aprobó la propuesta de preparar un estudio sobre la planificación de infraestructuras de archivos, uno de cuyos componentes serían los principios rectores en materia de legislación y reglamentos. Basándose en parte en estas recomendaciones, B. Delmas incluyó en su contribución a J.H. d'01ier-b. Delmas, Planning national infrastructures for documentation, libraries and archives; outline of a general policy (1975)-''', criterios para legislación y reglamentos en materia 3ë" archivos junto con el esbozo de una ley modelo sobre archivos. 6. Por último, la obra publicada por la Unesco en 1977, Establishing a legislative framework for the implementation of NATIS"), contiene una relación de aspectos cuya inclusión en los sistemas nacionales de archivo debe tenerse en

8 PGI-85/WS/9 - pág. 2 cuenta. Estos aspectos son explicados por A.W. Mabbs en dos capítulos, "Legislación para documentos públicos y los Archivos Nacionales" y "Coordinación de los servicios de archivo nacionales", que abordan los amplios criterios que podrían aplicarse al redactar la legislación en materia de archivos. Estos capítulos son valiosos para todo archivero y administrador; se basan en el análisis profesional de la legislación vigente y en maduras experiencias acerca de las necesidades en materia de archivos, especialmente en los países en desarrollo. 7. Todos los estudios anteriormente señalados se refieren a la legislación, ya bien publicada en Archivum o en otros lugares, sólo en términos generales. Así pues, para una mejor comprensión y una síntesis más cabal es indispensable analizar y comparar la legislación vigente. El volumen 28 de Archivum, de reciente publicación, ha ampliado el terreno para un análisis de esa índole. Al igual que en varios estudios anteriores, aquí se ofrece una relación de temas y principios rectores al respecto que deben tenerse en cuenta para su inclusión en la legislación en materia de archivo. No obstante, estos Principios Rectores RAMP dedican más atención a cuestiones legislativas concretas que conciernen a la gestión de documentos y, en determinadas circunstancias, expresan preferencia por ciertas opciones. También indican qué disposiciones se consideran esenciales, a diferencia de las que sólo son deseables u opcionales, según las condiciones y circunstancias que prevalezcan en cada país, y dedican especial atención a las tradiciones de conservación de los documentos y las prácticas administrativas. 8. El análisis de la legislación y los reglamentos vigentes se basa principalmente en los textos publicados en Archivum. Ahora bien, aparte de esos textos, existen pormenores de la organización interna de los servicios de archivo y su funcionamiento, los reglamentos para la capacitación profesional y el estatuto del personal de los archivos, así como normas detalladas para la selección, transferencia, ordenación y descripción de los archivos. La información sobre estos temas ha sido proporcionada, a solicitud del autor, por varios países seleccionados: Argentina Canadá Francia Hungría Rumania Senegal Suiza L R. Méndez, Jefe de Departamento, Archivo Nacional W.I. Smith, Archivero del Dominio M Duchein, Inspector General, Archivo Nacional J Molnár, Director, Archivo Nacional I Gal, Director General, Archivo Nacional S Mbaye, Director, Archivo Nacional 0 Gauye, Director, Archivos Federales 9. Además de la legislación publicada en Archivum y de las publicaciones relacionadas en la bibliografía, también se han consultado los siguientes documentos: Archives Bill 1983 (Australia); Draft-Federal Archives (ley de la República Federal de Alemania); Real decreto sobre gestión de documentos, 1980, (Países Bajos); Rhode Island (US) Archives and Records Management Act (proyecto); Ordinance 1964:504 relativa al uso de material escrito para asuntos oficiales (Suecia) ; Presidential Records Act de 1978, Estados Unidos, 44 USC, capítulo 22; Public Record Law 1972 (Chipre)

9 PGI-85/WS/9 - pág La Unesco invitó a los Sres. M. Duchein (Francia), A.W. Mabbs (Reino Unido) y F. Pusceddu (Italia) a que hicieran observaciones sobre el proyecto del presente estudio. Asimismo, el autor distribuyó el proyecto entre varios colegas a fin de comprobar si la legislación nacional de sus países respectivos se había interpretado correctamente. Entre estos figuraban los siguientes: Argentina Canadá Checoslovaquia Estados Unidos Hungría Malasia Polonia República Democrática Alemana República Federal de Alemania Senegal Suecia URSS C.A. García Belsunce, Director General, Archivo Nacional W.I. Smith, Archivero del Dominio V. Sykora, Director, Administración de Archivos R.M. McReynolds, Jefe Adjunto (Rama Judicial, Fiscal y Social, División de Archivos Civiles), Servicio Nacional de Archivos y Documentos J. Molnár, Jefe del Departamento de Archivos del Ministerio de Cultura y Educación Z. Hanura Nor, Director General, Archivo Nacional M. Wojciechowski, Director General, Archivos Estatales R. Leipold, Director, Administración Estatal de Archivos H. Booms, Presidente de los Archivos Federales S. Mbaye, Director, Archivo Nacional N. Rosqvist, Jefe de Sección, Archivos Estatales F.I. Dolgih, Director General, Administración Central de Archivos del Consejo de Ministros. Los comentarios y sugerencias de estos expertos han sido sumamente provechosos para el autor. 11. El presente estudio hace la siguiente distinción entre legislación y reglamento. La legislación es el producto de la más alta autoridad legislativa de una nación (o, en una estructura federal, de un estado) en una forma acorde con la constitución. En cuanto a los reglamentos, cabe considerar que abarcan todas las medidas relacionadas con la aplicación de la legislación stricto sensu, es decir, los decretos establecidos por la legislatura (el Parlamento con la colaboración de un órgano ejecutivo). Sin embargo, los reglamentos pueden ser establecidos por cualquier autoridad con potestad normativa'). En este estudio el término legislación se utiliza, por lo general, en un sentido amplio que abarca tanto las leyes formales como los reglamentos. 12. Cuando se hace referencia a la legislación y los reglamentos de un país determinado que han sido publicados en Archivum o se han mencionado en el párrafo 9, la ubicación exacta se ofrece sólo si se trata de una cita. Obsérvese que los textos legales en idiomas distintos del alemán, español, francés, inglés o italiano, se tradujeron a uno de esos idiomas para su publicación en Archivum. En los casos de textos que no se publicaron en inglés, sino en uno de los otros idiomas, el autor del estudio utilizó su propia traducción, no a partir del original sino del texto tal como fue publicado. En este estudio se mencionan los países por su nombre abreviado en inglés de conformidad con la norma internacional ISO

10 PGI-85/WS/9 - pág. 4 NOTAS A LA INTRODUCCIÓN 1. Dos ejemplos recientes: C.V. BLACK, Grenada; archival development (FMR/PGI/- 81/182) (Unesco, París 1981); F.B. EVANS, The Republic of Cyprus: development of an archival and records management programme (FKM/PGI/81/166) (Unesco, París 1981) (PP/ /5/10.1/03). 2. BAUTIER, Principles of archival legislation (véase la bibliografía para la mención completa). 3. Prólogo de Archivum, vol. 28, pág Para una reseña crítica de esta publicación, véase SC NEWTON, Journal of the Society of Archivists, vol. 4, n 8 (octubre de 1973) págs. 654 a 659. El proyecto de modelo fue copiado en gran medida en la ley de archivos de Argelia de DELMAS, Archives. 6. Establishing a legislative framework for the implementation of NATIS. 7. BAUTIER, Principles of archival legislation, pág. 33.

11 PGI-85/WS/9 - pág JURISDICCIÓN Y ORGANIZACIÓN 1.1 Definición de documentos y archivos en general 13. En varios países se hace una distinción entre documentos y archivos. Los documentos se pueden definir como la información registrada, cualquiera que sea la forma o el medio, que haya sido creada o recibida y conservada por un organismo, institución, organización o individuo en cumplimiento de su obligación en virtud de la ley o mediante una transacción de negocios de cualquier índole-*-). Los archivos son una función de los documentos de una organización o persona. Pueden definirse como los documentos no actuales preservados con carácter permanente, con o sin selección, por los responsables de su creación o por los sucesores de éstos para su propio uso, o por un depositario de archivos debido a su valor de archivo^). En países como Bélgica, España, Francia, Indonesia, Italia, los Países Bajos y Yugoslavia, el término archivos abarca los documentos y los archivos. Sin embargo, en los textos legales de algunos de estos países se distingue entre archivos "corrientes" (o "administrativos" o "dinámicos") y archivos "históricos" (o "definitivos")3). Cabe señalar que en algunas legislaciones la definición de documentos y archivos incluye tanto los de origen público como privado. 14. En la legislación vigente figuran los siguientes tipos de definiciones de documentos y archivos: i) una definición general por el fin o la procedencia; ii) una definición general basada en la custodia. Además, existen leyes que no contienen una definición de los documentos y los archivos, sino una enumeración de los diferentes tipos de documentos que se consideran como tales o como archivos. 15. Las definiciones legales basadas en el fin o la procedencia se ajustan más o menos a la definición profesionalmente aceptada de "información" registrada, cualquiera que sea la forma o el medio, que haya sido creada o recibida y conservada por un organismo, institución, organización o individuo en cumplimiento de su obligación en virtud de la ley o mediante una transacción de negocios de cualquier índole 4 ). Esta definición se asemeja mucho a la de la legislación federal de los Estados Unidos, que se aplica sólo a los documentos públicos: "documento" incluye todos los libros, textos, mapas, fotografías, materiales legibles por una máquina u otros materiales documentales, independientemente de su forma física o características, hechos o recibidos por un organismo del Gobierno de los Estados Unidos en virtud de una ley federal o relacionados con la transacción de negocios públicos, y preservados o apropiados para su

12 PGI-85/WS/9 - pág. 6 preservación por ese organismo o su sucesor legítimo como prueba de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del Gobierno o debido al valor informativo de los datos que contienen-*). Existen definiciones comparables a la anterior en la legislación del Canadá, Fiji, Filipinas, Liberia, Nueva Zelandia y Puerto Rico, y dentro de los Estados Unidos, en los Estados de Illinois, Ohio y Wisconsin. 16. Si bien estas definiciones subrayan el valor tanto probatorio como informativo de los documentos, otras definiciones se circunscriben al valor informativo. De conformidad con la ley yugoslava, son archivos todos los documentos, originales o reproducciones (manuscritos, dibujos, material impreso, fotografías, películas, fonogramas y otros), que tienen importancia histórica o de otro carácter científico para la cultura en general y para otras necesidades sociales, y que fueron creados en el curso de negocios de anteriores organismos y organizaciones del Estado..."). En Hungría la ley considera como archivos: Los documentos que tienen un valor histórico considerable desde el punto de vista de la economía, la sociedad, la política, el derecho, la defensa nacional, la ciencia, la tecnología, la cultura, etc.'). La siguiente definición, sumamente amplia, se interpreta en un orden gubernamental en el que los archivos se definen como todo texto escrito, serie de caracteres numéricos, gráfico, mapa, notación musical, creados por el funcionamiento de una organización o las actividades de una persona, cualquiera que sea el medio, la forma y el proceso gráfico de esos documentos"). En Checoslovaquia, la ley dispone que los documentos de archivo incluirán los documentos escritos, iconográficos, sonoros y de otra índole, que han sido creados mediante actividades del Estado y de otros órganos y organizaciones y mediante actividades de individuos, y que, en vista de su importancia histórica, política, económica o cultural, poseen un valor documental duradero"). 17. Las legislaciones de Malasia y Singapur contienen definiciones que incluyen el carácter de documento como producto de la transacción de negocios, pero que no hacen mención de su valor probatorio o informativo; en ellas se consideran como documentos públicos: los textos, documentos, crónicas, registros, materiales impresos, libros, mapas, planos, dibujos, fotografías, microfilmes, películas cinematográficas y grabaciones sonoras, de cualquier tipo que sean, recibidos o producidos oficialmente por cualquier dependencia pública en la conducción de sus asuntos o por cualquier funcionario o empleado de una dependencia pública en el curso de sus deberes oficiales-lo).

13 PGI-85/WS/9 - pág. 7 La misma pauta se observa en la definición de la ley de archivos de Francia: Se considerarán documentos, independientemente de su fecha, forma y soporte físico, todos los creados o recibidos por cualquier persona física o jurídica y por todo organismo u organización públicos o privados en el curso de sus actividades-*-!). La definición de la Archives Act de Lesotho es comparable a la anterior: "archivos" significa todo documento o texto recibido o creado en una dependencia del Gobierno o en la oficina de un funcionario público durante la conducción de los asuntos de esa dependencia y que, por su condición o porque no lo estipule ninguna otra ley, no se deben tratar de otra forma que no sea la dispuesta en la presente ley... '. al igual que la definición de documentos que figura en la legislación de Indonesia: documentos hechos y recibidos por institutos del Estado y órganos gubernamentales, en cualquier forma, por separado o agrupados en el marco de la ejecución de las actividades del Gobierno 1 -*'. Es muy breve pero aceptable, la definición que figura en la Archives Act de los Países Bajos: "son documentos públicos los documentos recibidos o hechos por órganos públicos y que, por su naturaleza, deben ser preservados por esos órganos"-'-^). La definición del Zaire es comparable e incluye "en la ejecución de sus funciones"^). En la legislación de Victoria (Australia) "documentos públicos" significa: a) todo documento hecho o recibido por un funcionario público en el desempeño de sus funciones ; y b) todo documento hecho o recibido por un tribunal o una persona que actúe en su capacidad jurídica en Victoria, pero no incluye el documento que posea, con resultados beneficiosos, una persona u órgano que no sean la Corona o una dependencia pública-'-"). 18. Todas las definiciones anteriores señalan la procedencia de los documentos a diferencia de los materiales históricos. Empero, en algunas legislaciones la definición de documentos no especifica esta cualidad esencial. Ese tipo de definición, que combina los documentos y archivos con los manuscritos históricos 1 ', se ofrece en el proyecto de ley modelo de Carbone-Guêze: El patrimonio nacional de archivos históricos incluirá las fuentes documentales de los órganos legislativo, judicial y administrativo del Estado; de las dependencias públicas, salvo las del Estado; de los órganos e individuos privados; los documentos notariales; y toda fuente documental, cualquiera que sea su naturaleza y procedencia, cuyo interés histórico sea primordial a juicio de los servicios indicados de la administración de archivos 1 **'. 19. La legislación de los países socialistas se basa en el concepto del "Fondo de Archivos del Estado". En virtud de la legislación de la URSS, el Fondo de Archivos del Estado "es la totalidad de los documentos propiedad del Estado que poseen valor político, económico, científico, sociocultural o histórico..," 1 ').

14 PGI-85/WS/9 - pág. 8 El Fondo de Archivos del Estado de la URSS consta de a) los documentos producidos por el funcionamiento de los órganos, organizaciones y empresas que existen o han existido en el territorio nacional de la URSS... b) los documentos producidos por... instituciones soviéticas que se encuentran o se han encontrado en el extranjero... c) los documentos privados que han pasado a ser propiedad del Estado soviético...20). 20. La definición de documentos públicos en la legislación de las Bahamas, Botswana, Gambia, Ghana, Nigeria, Sierra Leona, Zambia y Zimbabwe, no se basa en la procedencia sino en la custodia: "documentos públicos" o "documentos" significan todos los documentos públicos, archivos, textos y demás materiales históricos de todo tipo, naturaleza y descripción que se encuentren bajo la custodia de cualquier departamento del Gobierno o que, cuando la ley vuelva a entrar en vigor, pasen al Archivo Nacional (Public Record Office) por transferencia adquisición^!). 21. De conformidad con el First Schedule del Records Act del Reino Unido, son documentos públicos: los documentos departamentales pertenecientes a Su Majestad,... y en particular a) los documentos de cualquier departamento del Gobierno de Su Majestad en el Reino Unido, o conservados en ese departamento, o b) los documentos de toda dependencia, comisión u otro órgano o establecimiento, cualquiera que sea, bajo el Gobierno de Su Majestad en el Reino Unido 22 ). El significado de esta definición es que para ser públicos, los documentos tienen que ser creados ("documentos de") por el Gobierno de Su Majestad o^ estar bajo su custodia ("conservados")y^ tienen que pertenecer a la Corona. Esto último es definitivo. Esta formulación tiene el efecto de excluir los documentos de las empresas públicas y de muchos organismos casi gubernamentales que tienen el estatuto de un órgano corporativo. También significa que los documentos creados por departamentos estatales y que pertenecen al Gobierno de Su Majestad mantienen prima facie su condición de documentos públicos si se extravían y pasan a la custodia privada"). 22. La legislación israelí considera como materiales de archivo todos los documentos "que se encuentran en posesión de una institución del Estado o de una autoridad local, salvo los materiales que no tienen valor documental", y aquellos documentos que estén ubicados en cualquier lugar y que sean pertinentes para el estudio del pasado, el pueblo, el Estado o la sociedad, o que estén relacionados con la memoria o las actividades de personalidades prominentes 2^).

15 PGI-85/WS/9 - pág Un tercer método para definir los documentos y archivos consiste en enumerar los diferentes tipos de documentos que se consideran como tales. La legislación de Guatemala se aplica a los "documentos históricos", que son 1. los expedidos por autoridades civiles, militares, religiosas o municipales, ya sean originales, copias, borradores, fotocopias, con firma o sin ella, que sean de interés público; 2. los sellos, memorias, registros y libros que comprendan las actividades de las oficinas públicas que hayan pertenecido al Estado y cuya antigüedad sea mayor de 50 años ; 3. los mapas, planos topográficos y cartas geográficas terrestres, marítimas y aéreas, totales o parciales, del territorio de la República, cuya antigüedad sea mayor de 50 años; 4. las publicaciones periódicas, pergaminos, diplomas, memorias, cartas privadas, autobiografías y correspondencia, que puedan contribuir al esclarecimiento de la historia nacional y centroamericana; 5. las fotografías, dibujos, pinturas, códices, grabados e impresos que se relacionen con importantes acontecimientos históricos nacionales y centroamericanos, con aspectos peculiares del istmo o que describan a personalidades de Centroamérica; 6. los impresos que deben conservarse para el conocimiento de la historia centroamericana; 7. los que procedan del interior y que se relacionen con la historia de la América Central^). 24. Los Archivos Federales de Suiza son los depositarios centrales de "todos los documentos de valor permanente" de los organismos federales. Este artículo ha sido ampliado en los reglamentos mediante una enumeración de los documentos: protocolos, por ejemplo, tratados, instrumentos notariales, escrituras, en consecuencia, "el propio manuscrito" (correspondencia, mensajes, minutas, avisos, notas explicativas) y el material visual complementario (mapas, gráficos, esquemas, películas, fotografías, carteles, etc.), grabaciones sonoras (discos de gramófono, cintas magnéticas sonoras) y material impreso (libros, diarios, publicaciones periódicas, panfletos, etc.), registros e índices de tarjetas, por lo que se entenderá: medios de localización de la información en los registros, tales como planos de archivo, inventarios de archivo e índices, otros registros e índices de tarjetas, a saber, otros documentos creados con fines de registro, por ejemplo...«).

16 PGI-85/WS/9 - pág. 10 Conclusión 25. En resumen, las definiciones de los documentos y archivos que se encuentran en la legislación vigente son muy variadas y dependen del supuesto de que partan. Existen leyes que, al menos en las definiciones, abarcan los documentos y archivos tanto públicos como privados. La legislación puede distinguir entre documentos y archivos. Sólo las definiciones que incluyen la cualidad esencial de los documentos como productos de la transacción de negocios (procedencia) parecen ser aceptables en la ciencia de archivo moderna. Ese tipo de definición puede incluir, aunque no necesariamente, los criterios del valor probatorio e informativo, que están arraigados en la teoría de archivo de los Estados Unidos y el Canadá. La definición de los documentos y los archivos debe ser válida con independencia de la forma o el medio. Las enumeraciones de posibles formas en la definición tienden a hacerse obsoletas cuando la tecnología da lugar a medios nuevos^". La enumeración de diferentes tipos de documentos que se consideren documentos y archivos podría ilustrar, pero no sustituir, una definición legal adecuada. NOTAS AL CAPITULO International Glossary of Archival Terminology, n 387 1). 2. Basado en International Glossary of Archival Terminology n 33 1). 3. Francia (Archivum, vol. 28, págs ): archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives. Hungría (información proporcionada por J. Molnár, Jefe de Departamento de los Archivos del Ministerio de Cultura y Educación): irratár (archivos corrientes), levéltár (archivos históricos). Indonesia (Archivum, vol. 20, pág. 171 y experiencias del autor): arsip dinamis (archivos corrientes en funcionamiento), arsip statis (archivos estáticos). Yugoslavia: Archivum, vol. 19, pág La Draft Federal Archives Law de la República Federal de Alemania establece una diferencia entre Unterlagen (documentos) y Archivgut (archivos). Véase, además: E.L0D0LINI, "Archivio" un concetto controverso nella dottrina e nelle leggi, Rassegna degli Archivi di Stato, vol. 40 (1980) págs. 9 a International Glossary of Archival Terminology, n 387 1). 5. Archivum, vol. 28, pág Archivum, vol. 19, pág. 200 (traducción). 7. Archivum, vol. 17, pág. 224 (traducción). 8. Archivum, vol. 17, pág. 227 (traducción). 9. Archivum, vol. 28, pág Archivum, vol. 20, pág. 209 y pág Archivum, vol. 28, pág. 191 (traducción). 12. Archivum, vol. 20, pág Archivum, vol. 20, pág Archivum, vol. 19, pág. 52 (traducción). 15. Archivum, vol. 28, pág. 431 (traducción). 16. Archivum, vol. 28, pág En los Estados Unidos y el Canadá, el término "manuscritos" también designa los documentos recibidos de fuentes no oficiales o los documentos y archivos creados por individuos.

17 PGI-85/WS/9 - pág Carbone-Guêze, Draft model law, pág Archivum, vol. 28, pág. 339 (traducción). 20. Archivum, vol. 28, pág. 341 (traducción). 21. Archivum, vol. 28, pág Archivum, vol. 17, págs. 189 y Información suministrada por A.W. Mabbs, ex Conservador del Archivo Nacional (Reino Unido). 24. Archivum, vol. 20, pág Archivum, vol. 21, págs. 126 y Archivum, vol. 19, pág. 151 (traducción). 27. EVANS, Cyprus, párrafo 3.9.

18 PGI-85/WS/9 - pág Definición de documentos públicos y archivos 26. Como se señaló anteriormente, algunas de las definiciones que figuran en las legislaciones vigentes no establecen una diferencia entre documentos públicos y privados. En tal caso puede ser necesario aclarar más el alcance de los órganos públicos. Pero esa aclaración puede incluirse también en la legislación y los reglamentos cuando la ley contiene solamente una definición de los documentos públicos. La legislación actual tiende a definir los documentos públicos y los archivos haciendo referencia: i) al origen de los documentos y los archivos, (por ejemplo, documentos que han sido creados o recibidos por cualquier dependencia pública) * ', o ii) a la propiedad y custodia o ambas (por ejemplo, los documentos y archivos que pertenecen al Estado o al Gobierno)^). En la legislación de ambos tipos, los órganos públicos: a) se definen de forma general con o sin ejemplos, o b) se definen de forma general y se dispone la aplicación de la definición general a instituciones determinadas, o c) se enumeran. 27. En las legislaciones de varios países, los documentos públicos y los archivos se definen haciendo referencia a su origen, como es el caso del Camerún, Canadá, Estados Unidos, Fiji, Filipinas, Hungría, Indonesia, Lesotho, Malasia, Nueva Zelandia, Países Bajos, Puerto Rico, Sudán y Yugoslavia. En estos países la ley contiene una definición general y amplia de los órganos públicos que, para citar la legislación de Malasia, por ejemplo, son "todo departamento, comisión, junta, organismo corporativo, autoridad local o cualquier otra dependencia del Gobierno, de la Federación o de cualquier Estado..." *). La Archives Act de Indonesia se aplica a los documentos de las instituciones del Estado y los órganos gubernamentales. La explicación oficial de la ley indica que los institutos del Estado son los que estipulan la Constitución de 1945, y que por "órgano gubernamentales" se entiende: a) todo el aparato estatal, incluidas las empresas comerciales cuyo capital provenga total o parcialmente del Gobierno; y b) los órganos del Gobierno que han de unirse o que se unieron en el momento de proclamarse la Ley^). La legislación del Reino Unido y la Archives Act de los Países Bajos contienen una disposición parecida en relación con las instituciones disueltas: Los órganos públicos incluirán: a) su personal, junto con los servicios, empresas e instituciones públicas y su personal respectivo; b) los órganos públicos disueltos antes o después de la entrada en vigor de la presente Ley 5 ).

19 PGI-85/WS/9 - pág La segunda solución (la definición de documentos públicos por referencia a la propiedad o la custodia) puede hallarse, entre otras, en la legislación de Bélgica, Egipto, España, Gambia, Ghana, Israel, Mauricio, Nigeria, Reino Unido, Rhodesia, Sierra Leona, Zambia. 29. La condición de los órganos públicos puede cambiar y pueden establecerse órganos nuevos cuya condición pública sea incierta. Las legislaciones que contienen una definición general de órganos públicos disponen la ampliación del control estatutorio a otros órganos. En la legislación de Singapur el término "dependencia pública" incluye "cualquier otro órgano que el Presidente mediante notificación en la Gaceta, declare dependencia pública""'. Existen sistemas parecidos en Botswana, Israel, Malasia, Nueva Zelandia, Reino Unido y Victoria (Australia). 30. La legislación de Chile, Panamá y Suiza, sin embargo, enumera los órganos públicos y de esa forma constituye ejemplos del tercer tipo. En Kenya y Tanzania se procede de forma similar en un programa del Archives Act. También en Grecia la ley enumera los archivos públicos: a) los documentos producidos por los emperadores de Bizancio... f) los archivos de las ciudades y municipalidades... i) los archivos de los establecimientos públicos'). 31. En ocasiones se excluyen documentos de órganos específicos, por ejemplo, en Gran Bretaña -"los documentos de todo museo o galería mencionado en dicho Cuadro g \ que formen parte de sus colecciones permanentes" '- y en Kenya -"los documentos del Depositario Público o del Archivero General que se relacionen con bienes en custodia o patrimonios de individuos"*). (Véase también el párrafo 129). Conclusión 32. Si la legislación define solamente los documentos y archivos públicos, no parece necesario indicar el rango de órganos públicos que cae dentro del ámbito de la ley (excepto para definir la condición de los órganos paraestatales si no se les define de alguna otra forma). Ahora bien, la legislación que contiene una definición de los documentos y archivos públicos y privados debe ser ampliada para que quede claro a qué órganos se aplica la ley. Puede ser conveniente incluir disposiciones relativas a las instituciones disueltas que permitan extender el control estatutorio a nuevos órganos públicos. NOTAS AL CAPITULO NATIS Guideline, párrafo Véase también el capítulo 1.1, párrafo Archivum, vol. 20, pág Archivum, vol. 20, pág Archivum, vol. 19, pág. 52 (traducción al inglés de Nederlands Archievenblad, vol. 75 (1971), pág. 2). 6. Archivum, vol. 20, pág Archivum, vol. 17, pág. 213 (traducción). 8. Archivum, vol. 17, pág Archivum, vol. 20, pág. 67.

20 PGI-85/WS/9 - pág Inalienabllidad e Imprescrlptlbilidad de los archivos públicos 33. La inalienabilidad de los archivos públicos puede definirse como la condición derivada de su relación con la soberanía de un estado o con la autoridad legal de cualquier otro órgano, que previene su desplazamiento o abandono o la transferencia de su propiedad a espaldas de la ley 1 ). La imprescriptibilidad es el concepto de que los archivos públicos, que son inalienables, permanecen sujetos a reivindicación sin límite de tiempo^). Debido a estas cualidades de los archivos, el Estado tiene el derecho de recuperar los archivos públicos que se extravían (derecho de reivindicación 34. En la mayor parte de las legislaciones, la imprescriptibilidad e inalienabilidad de los archivos públicos están dadas por el hecho de que pertenecen al dominio público o al patrimonio estatal. 35. En la legislación de Italia, la República Democrática Alemana, la Repúblcia Dominicana, el Senegal, Turquía y el Zaire, se declara que los archivos públicos forman parte del dominio público y que, en consecuencia, son inalienables. De conformidad con la ley francesa, los archivos públicos son imprescriptibles. Las legislaciones de Bulgaria y Hungría declaran explícitamente que los archivos públicos son inalienables. En las legislaciones de Costa de Marfil y Mauritania los archivos públicos se declaran imprescriptibles e inalienables. Las legislaciones de Argelia, Finlandia, Francia, Dinamarca y República Dominicana otorgan explícitamente al Estado el derecho de reivindicación. En Fiji, Malasia y Nueva Zelandia, la ley prescribe que en el caso de que cualquier archivo o documento público se encuentre en poder de cualquier persona ajena a una dependencia estatal, "esa persona, al recibo de una solicitud por escrito del Archivero Principal, depositará esos archivos públicos o documentos públicos en los Archivos Nacionales"^). La Corte Suprema de New Brunswick (Canadá) puede ordenar que la persona que retenga indebidamente documentos públicos los entregue al custodio que corresponda. Por último, en algunos países la ley faculta al Gobierno a entrar en posesión de los documentos de los ministros y empleados civiles de jerarquía fallecidos o separados del cargo, pero rara vez se aplica esta disposición puesto que resulta inevitable cierta confusión entre la correspondencia privada y los documentos oficiales de esas personas '. En Indonesia todo aquel que de forma deliberada e ilícita tenga en su poder archivos públicos, puede ser sentenciado a prisión por un máximo de diez años. 36. En los Países Bajos: toda persona que posea documentos públicos los transmitirá al órgano público responsable... dentro de las cuatro semanas siguientes al recibo de la notificación al efecto mediante carta certificada, a fin de permitir que el órgano interesado haga reproducciones fotográficas de dichos documentos; la transmisión se efectuará a cuenta y riesgo del órgano público. El órgano público devolverá los documentos al remitente dentro de los 30 días siguientes a su recibo, aun en el caso de que los reclame por otras razones"). En Victoria (Australia), por recomendación del Consejo Asesor de Documentos Públicos, su Gobernador puede declarar que un documento es "documento prescrito" si está convencido de que se trataría de un documento público salvo por el hecho de que su propiedad por una persona u órgano privados es beneficiosa. El propietario puede recibir la solicitud de que presente el documento prescrito en el Archivo Nacional (Public Record Office) para ser copiado. Es posible que reciba

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