Guía del Expositor XVII. 3 al 7 de octubre. Organiza: Apoyo institucional: Representante internacional:

Transcripción

1 Expositor al 7 de octubre Apoyo institucional: Representante internacional: Organiza:

2 Fechas de interés ACTIVIDAD FECHA Fecha límite para realizar el pago del contrato de arrendamiento Fecha desde la cual podrá solicitar las credenciales e invitaciones Fecha límite para el pago de servicios Fecha límite para la adecuación de las áreas de exhibición Fecha desde la cual se puede utilizar el bono de parqueadero 3 de Septiembre de de Septiembre de de Septiembre de de Octubre de de Septiembre de 2018

3 Fechas de montaje y desmontaje ACTIVIDAD FECHA HORA Fecha de montaje Fecha de inagurción de la feria Fecha de apertura de la feria Fecha de cierre de la feria Fecha de desmontaje* 30 de Septiembre de 2018 N/A 3 de Octubre de de Octubre de de Octubre de :00 m. N/A 10:00 a.m. 08:00 p.m. 08:30 a.m. *Sujeto a cambios de acuerdo a la planeación logística de Corferias y a los casos específicos que se presenten por pabellón durante la comercialización de la feria.

4 Horarios de la Feria ACTIVIDAD HORA Horario para expositores Horario para visitantes Horario de las taquillas Horario del parqueadero para expositores y visitantes 09:00 a.m. a 08:00 p.m. 10:00 a.m. a 08:00 p.m. 10:00 a.m. a 07:00 p.m. 08:00 a.m. a 09:00 p.m. *Corferias se reserva las siguientes facultades: (I) Modificar los horarios de la feria o evento cuando lo considere conveniente o necesario, o por razones de seguridad o salubridad; (II) Dar por terminada la feria o evento cuando lo considere conveniente o necesario por razones de seguridad o salubridad, o cuando los resultados económicos de la feria respectiva no sean satisfactorios.

5 Credenciales, invitaciones y boletería CREDENCIALES, INVITACIONES SEGÚN EL ÁREA CONTRATADA Según el área arrendada el expositor tiene derecho a una cantidad específica de credenciales e invitaciones. Las invitaciones serán entregadas a partir de la fecha indicada. Tanto las credenciales como las invitaciones deben ser solicitadas en el Centro Único de Atención al Cliente, y retiradas con anticipación para que el expositor pueda tramitar el envío de tales invitaciones. El expositor puede adquirir mínimo un paquete de 20 invitaciones con un costo individual de $ Normas de uso de credenciales Corferias suministra a los expositores y a sus empleados, insignias o distintivos especiales, personales e intransferibles, que les permiten identificarse como tales y les autoricen para el ingreso a la feria y a los demás privilegios a que tienen derecho. Los expositores responderán por los fraudes o engaños que pudieran intentar o efectuar tanto ellos como sus empleados o terceras personas, valiéndose de tales insignias o distintivos. Todo uso indebido de parte del expositor o de sus empleados o consentido por aquel o estos, dará derecho a Corferias a la expulsión del expositor de manera inmediata, sin indemnizaciones o reconocimiento de ninguna clase y a la aplicación, como pena, por el solo hecho del incumplimiento, de las sumas pagadas para su participación en la feria, de igual manera y a discreción de Corferias podrá ser sancionado con la imposibilidad de participación en futuras ferias organizadas por Corferias.

6 Credenciales, invitaciones y boletería Credenciales de expositor Son de carácter personal e intransferible y las deben portar los directivos de la empresa expositora. Deben llevar el nombre de la empresa, el nombre completo y el número de documento de identidad de las personas que las porten. Credenciales Adicionales Estas credenciales son iguales a las de expositor, pero se utilizan en caso que las credenciales que le correspondan a la empresa expositora no le sean suficientes. El expositor puede adquirir estas credenciales presentando el contrato de arrendamiento de espacio físico. Son personales e intransferibles y deben llevar el nombre de la empresa, el nombre completo, y el número de identidad de las personas que las porten. Las Credenciales Adicionales tienen un costo de $ c/u. Credenciales de montaje Tienen validez durante la etapa de montaje y expirarán el primer día de la feria. Deben portarlas las personas encargadas del montaje, quienes laboran en la construcción y decoración de los stands, quienes estarán bajo la supervisión y total responsabilidad de la empresa expositora. Las personas que vienen a realizar el montaje deben traer casco y carné o planilla de ARL y EPS al momento de ingresar o no podrán realizar el montaje. Se entregarán sin límite de cantidad de acuerdo con las necesidades de cada expositor.

7 Credenciales, invitaciones y boletería Credenciales de desmontaje Las debe portar el personal encargado del desmontaje del stand que no posea credenciales de expositor. Se entregarán sin límite de cantidad de acuerdo con las necesidades del expositor, presentando el paz y salvo que le será entregado por el supervisor de pabellón antes de finalizada la feria, siempre y cuando el expositor no tenga documentos de comercio exterior o pagos pendientes. Tendrán validez a partir del día siguiente de finalizada la feria y por el tiempo asignado para esta actividad. Cuadro De Credenciales Según M2 Área cubierta en exposición Credenciales de Expositor Credenciales de Servicio Invitaciones 1-20 m² m² m² m² m² 120 en adelante Credencial Adicional: $ *Por favor tener en cuenta que las invitaciones entregadas están bajo total responsabilidad del expositor y el buen uso de ellas depende de su manejo y control. *Si alguna de la invitaciones entregadas a su cargo se identifica bajo la modalidad de reventa el expositor quedara sujeto a sanciones y a la no entrega de invitaciones para la próxima versión de la feria.

8 Credenciales, invitaciones y boletería Boletería Descripción Valor de la boleta en taquilla Valor de la boleta para estudiantes con carné Valor de la boleta para niños Valor de la credencial adicional Valor de las invitaciones (Mínimo 20) Valor del bono de parqueadero Tarifa para el parqueadero - Valor por minuto Tarifa para el parqueadero - Valor día Valor $ $ $0.00 $ $8.000 $ $83.00 $ *Después de 12:00 Horas de parqueo para vehículos con cobro adicional a razón de $83 por minuto La liquidación del valor final del servicio se aproximará al múltiplo de $50. *Después de 12:00 Horas de parqueo para motos con cobro adicional a razón de $50 por minuto La liquidación del valor final del servicio se aproximará al múltiplo de $50. *El parqueadero dispuesto para expositores es la Torre de Parqueadero *Los bonos de expositor aplican para 3 días antes de feria y un día después *En el parqueadero verde solo se presta el servicio de vehículos y ciclas

9 Servicios generales Corferias pone a disposición de los expositores servicios complementarios para fortalecer su participación, tales como: COMBOS SERVICIOS TÉCNICOS TELECOMUNICACIONES Y REDES MOBILIARIO Y ELEMENTOS DE DECORACIÓN Conozca el catálogo de Servicios en: VIVERO EQUIPOS Diligencie el formulario Solicitud de Servicios en Alquiler Reciba asesoría de estos servicios a través de: Canal virtual: serviciosplus@corferias.com Canal telefónico: (+57-1) Extensión: 5616 Canal presencial: Oficinas PLUS Corferias Gran Salón - pabellon 10, nivel 2 Conozca todos los servicios a su disposición visitando nuestra página web > Expositores > Servicios para expositores Recuerde contratar estos servicios con mínimo tres días de anticipación al inicio del montaje de la feria

10 Seguro obligatorio Según lo dispuesto en el contrato de arrendamiento, todos los elementos y/o mercancías que los expositores tengan en el stand deben estar debidamente asegurados contra todo riesgo y hecho con o sin violencia. Este es un requisito indispensable para su participación exitosa en una feria o evento. El expositor podrá hacer extensiva la póliza que tenga vigente con su aseguradora durante el tiempo de participación en la feria. En caso de que el expositor no tenga un seguro vigente y requiera asegurar sus mercancías, puede realizarlo con la aseguradora que sea de su confianza. El expositor tendrá que presentar la copia de dicha póliza al supervisor de pabellón al ingresar al recinto ferial el primer día del montaje; solo así el supervisor hará entrega del stand correspondiente para que el expositor pueda iniciar el montaje y decoración de su espacio.

11 Parqueadero El parqueadero habilitado para expositores de la Belleza y Salud Corferias 2018 será 'La torre de parqueaderos' en la Cra 40 # Funcionará de 08:00 a.m. a 09:00 p.m. El Ingreso de Mercancía en los días de montaje se realizará por los puestos 3 y 4 sobre la Calle 25 con Carrera 40 (Costado Norte de Corferias). *Sujeto a indicación final. La venta de los bonos de parqueadero se realiza en EL PLUS en las oficinas principales de la Corporación y tendrá un valor de $ Los bonos de parqueadero se harán efectivos para los expositores a partir del 30 de septiembre de *El bono de parqueadero será manejado con una tarjeta inteligente que le da derecho a un cupo en el parqueadero, en caso de pérdida de esta tarjeta tendrá un equivalente a 1/2 salario diario MLV.

12 Pagos Nacionales e Internacionales CUENTA PARA PAGOS NACIONALES Banco Número de cuenta Tipo de cuenta Beneficiario Davivienda Ahorros Corporación de ferias y exposiciones S.A CUENTA PARA PAGOS INTERNACIONALES Banco Aba País Ciudad Teléfono-Fax Número de cuenta del beneficiario Beneficiario Banco intermediario Aba / Swift Número de cuenta de Bancolombia Panamá en Citibank N.Y Bancolombia Panamá S.A Panamá República de Panamá (507) Corporación de Ferias y Exposiciones SA Citibank N.A, New York, USA / CITIUS

13 Zona franca, Comercio exterior Mercancía procedente del Exterior sin Nacionalizar Valor permanencia de mercancía en Zona Franca Fecha para el ingreso de mercancía (desde un mes antes del inicio de la feria) Fecha para el retiro de mercancía sin cobro (seis días después de terminada la feria) $25 más IVA x Kilo x Día 3 de Septiembre de de Octubre de 2018 Mercancía Nacional y Nacionalizada Fecha para el ingreso de mercancía (desde el primer día de montaje al área de exhibición) Fecha para el retiro de mercancía sin cobro (en los días de desmontaje) 30 de septiembre de de octubre de 2018

14 Aspectos a tener en cuenta para su participación Tenga en cuenta las siguientes condiciones para una participación exitosa y sin contratiempo: Corferias solicitará con un (1) mes de anticipación, el render o fotografía del stand para validar el montaje que se dispondrá en las áreas entregadas. La altura máxima permitida para el montaje de su stand es 2.40mts, sin embargo si se requiere una mayor altura, deberá presentar el render físico en las oficinas del coordinador de montaje, Arquitecto Alejandro Zamudio, dzamudio@corferias.com Tel.: Ext. 5762, quien avalará la solicitud. Sin este aval previo no podrá realizarse un montaje con altura superior a la permitida por Corferias. El expositor se compromete a realizar el montaje durante las fechas estipuladas, sin importar si este es realizado directamente por él o por un tercero. El incumplimiento de los tiempos establecidos para esta actividad, dará el derecho a Corferias de imponer las sanciones establecidas en el contrato de arrendamiento. Para el desmontaje, sólo se cuenta con el día siguiente al cierre de la Feria, ningún expositor podrá retirarse con antelación. Si pasada la fecha de desmontaje y el stand sigue armado sin que se hubiera desmontada el área arrendada, Corferias dispondrá de todo material que se encuentre allí, sin que exista responsabilidad de Corferias frente a su cuidado y conservación.

15 Aspectos a tener en cuenta para su participación La promoción de productos o servicios, sólo son permitidas dentro del stand contratado, todo lo realizado por fuera de esta área, será considerado como activación de marca y tendrá costo adicional. Recuerde que usted podrá disponer de un espacio en agenda académica (de 1 hora) para realizar un evento privado, de acuerdo a disponibilidad de salones. El cumplimiento de esta agenda, se considera como un compromiso no aceptable sobre los días del evento. Los expositores deberán tener todas las documentaciones al día. Recuerde que Corferias es regulado por las entidades públicas como Dian e Invima así como la Secretaria de Salud y no es responsable por las molestias o inconvenientes que puedan presentarse durante la feria. Los expositores deben informar a Corferias la planeación de actividades o shows que puedan generar aglomeraciones, con mínimo un mes de antelación. No olvide que uno de los requisitos para la convivencia en lugares cerrados, es mantener los niveles óptimos de sonido. Estos no podrán sobrepasar lo 45 decibeles*. El no cumplimiento de esta norma, acarreará sanciones disciplinarias. *Se permitirá una cabina por stand con las siguientes especificaciones o similares: Tipo de sistema auto amplificado de 12 o 15 pulgadas a 2 vías, Más PLUS de salda: 126 db, Frec Range (-10 d), 48 Hz - 20 Khz, Potencia nominal de pico 800 W, Potencia continua 400. Dimensiones aproximadas alto 66,4 cm x ancho 380 cm x profundidad 316 cm, peso neto aproximado 14,96 Kg (33 libras).

16 Aspectos a tener en cuenta para su participación Secretaria de Salud/ Lineamientos para la vigilancia sanitaria de procedimientos de Belleza: Los decretos y resoluciones expedidos por la secretaria de salud, se encuentran disponibles para su conocimiento y cumplimiento en nuestra página web: en la siguiente ruta : Expositores/Documentos para Expositores/ Lineamientos para la vigilancia sanitaria, por favor leerlos y aplicar según sea el caso dichas políticas, dispuestas por la Alcadia de Bogotá/Secretaria de Salud, ya que dichas entidades pueden realizar auditorías aleatorias durante el evento. Si desea hacer entrega de Sampling en áreas libres, debe contactar al coordinador comercial de activaciones de marca Daniel Moreno, hmoreno@corferias.com Tel.: Ext. 5147, quien le cotizará dicha actividad, recuerde que no está permitido la entrega de volantes y samplings en las área libres de la feria. El incumplimiento de todas y cada una de las anteriores condiciones, le acarreará sanciones desde el cierre del stand hasta las de orden legal estipulados en el contrato.

17 Nuevas Políticas de Catering POLÍTICAS Y NORMAS MONTAJE Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CATERING Y EXPOSITORES DE ALIMENTOS EN CORFERIAS Teniendo en cuenta la normatividad vigente para alimentos (Decreto 3075/97 y Resolución 2674/2013) y los requerimientos de la Autoridad Sanitaria (Secretaría Distrital de Salud) en lo referente a la Vigilancia y Control y con el fin de dar cumplimiento a las mismas en todas las actividades a realizar en CORFERIAS, asociadas con la Manipulación de Alimentos, durante la realización de ferias y eventos, relacionamos a continuación los requisitos a tener en cuenta para el montaje de los stand. a. Requisitos de Documentación del Prestador de Servicio de Catering y/o Expositor de Alimentos 1. Concepto Sanitario Soportar la procedencia de los alimentos a través de Concepto Sanitario Favorable del establecimiento donde fueron producidos los alimentos. 2. Notificar sobre los alimentos que ingresarán al recinto Informar el menú que será ofrecido durante el servicio y las condiciones de almacenamiento para la distribución del mismo.

18 Nuevas Políticas de Catering Políticas y Normas 3. El prestador del servicio de catering, será responsable de garantizar que los vehículos que transporten los alimentos, se ajusten a las necesidades de almacenamiento de los alimentos (conservación de calor, requerimientos de congelación y/o refrigeración) y cumplen con los requisitos de ley. 4. Relacionar el listado de personal que estará en el servicio y/o stand y la fotocopia de la documentación sanitaria vigente (Carnet de Manipulación y Certificado Médico apto para manipulación de Alimentos). 5. Contar con protocolo y/o procedimiento de limpieza y desinfección específico para el stand o punto de operación para prestación del servicio en el recinto ferial y con un registro de esta actividad. 6. Contar con fichas técnicas y hojas de seguridad de los productos utilizados para limpieza y desinfección. 7. Contar con registro de control de temperatura de neveras y/o congeladores para el almacenamiento de alimentos cuando aplique (aplica cuando en el evento se requiera hacer almacenamiento de alimentos que requieran refrigeración). 8. Contar con registro de control de temperatura de distribución de alimentos cuando aplique (alimentos que estarán almacenados para distribuir por tiempos prolongados en samovares, mantenedores de alimentos, baño maría, barras de ensaladas, barras frías, etc).

19 b. Requisitos para el Montaje del Servicio Nuevas Políticas de Catering Políticas y Normas Los montajes deben cumplir con las siguientes características: 1. Garantizar piso libre de estancamiento de agua, de superficie lisa no porosa y que facilite la limpieza: a. Para el caso de montaje en pabellones, se debe contar como mínimo con tapete plástico que cubra la totalidad de la superficie del área de trabajo y que garantice total adherencia al piso. b. Para el caso de montaje en áreas libres, se debe utilizar estiba plástica o piso impermeable de superficie que facilite la limpieza, que cubra la totalidad del área de trabajo 2. El área en la que se realiza la preparación, alistamiento, ensamble y/o distribución de los alimentos, debe contar con techo para la protección de los mismos durante las actividades mencionadas (no se permite estar a la intemperie). 3. Cuando se requiera hacer preparación en el punto, se debe garantizar en todo caso punto de agua con desagüe que permita realizar higienización de manos y utensilios. 4. Cuando se requiera tener instalaciones eléctricas, realizarlas de forma segura, evitando que los cables queden desprotegidos y ubicándolos de tal forma que se evite el riesgo de tropezar o enredarse con los mismos.

20 Nuevas Políticas de Catering Políticas y Normas 5. Cuando se requiera tener instalaciones de gas, realizarlas de forma segura, evitando que la tubería o mangueras queden desprotegidas o con fugas y ubicándolas de tal forma que se evite el riesgo de tropezar o enredarse con las mismas, en todo caso se debe informar previo al servicio, si se realizarán este tipo de instalaciones. 6. Realizar el almacenamiento de los alimentos en equipos limpios, que permitan garantizar la temperatura adecuada en cuanto a si se deben mantener refrigerados o calientes (neveras, barras refrigeradas, mantenedores calientes, baño maría, samovares, etc). 7. Utilizar estibas para la disposición de alimentos y menaje y en ningún caso pueden entrar en contacto directo con el piso. 8. Los utensilios y demás superficies que entran en contacto con el alimento deben ser de material sanitario, estar limpios y no pueden presentar ningún tipo de deterioro. 9. Contar con termómetro en buen estado para garantizar el control de temperaturas.

21 Nuevas Políticas de Catering Políticas y Normas 10. El prestador de Servicio de Catering, debe garantizar la separación de los residuos en orgánicos e inorgánicos y si en algún caso llegara generar residuos del tipo aceites usados, deberá disponerlos en bidones tapados y marcados como (Residuo de Aceite de Fritura) e informar al supervisor del área para que el personal de servicios de Corferias realice la adecuada disposición del residuo con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Plan de Saneamiento de la Corporación, dado el caso que no deje este residuo para disposición por parte de Corferias, debe certificar que cuenta con Gestor Autorizado para disponer este residuo, para lo cual debe relacionar el último certificado de disposición. 11. Garantizar que el personal cuente con adecuadas condiciones higiénicas: uñas cortas y sin esmalte, sin joyas, sin perfume, cabello recogido y dotación adecuada para la manipulación de alimentos (gorro, tapabocas, uniforme de color claro, zapato cerrado).

22 Nuevas Políticas de Catering Políticas y Normas 12. Contar con jabón, gel desinfectante y toallas desechables para la higienización de las manos y tener publicado el protocolo de lavado de manos. 13. Cuando en el servicio se realice preparación, debe contar con extintor multipropósito, debidamente señalizado, y ubicado en bases metálicas, evitando el contacto directo con el piso. 14. Garantizar que los alimentos que se encuentran en almacenamiento están debidamente rotulados como mínimo con la siguiente información: Lote de Producción y Fecha de Vencimiento y para el caso de los que vienen en empaque bajo marca propia (ejemplo: Alpina, Zenú, Colanta, etc) deben tener además información de Registro Sanitario, Permiso Sanitario y/o Notificación Sanitaria, dirección del Fabricante y Condiciones de Almacenamiento.

23 Nuevas Políticas de Catering POLÍTICAS Y NORMAS INGRESO DE SERVICIOS DE CATERING Y EXPOSITORES DE ALIMENTOS A CORFERIAS a. Información del Ingreso Cuando en los convenios comerciales se permita el ingreso de servicios de catering y/o expositores de alimentos al recinto ferial, el área responsable debe notificar a la Gerencia de Alimentos y Bebidas y al Coordinador de Calidad de Alimentos, con ocho días de anticipación. b. Requisitos de Documentación Ocho días antes del ingreso al recinto ferial, el prestador de servicios de catering y/o expositores de alimentos, debe entregar la documentación requerida para revisión, acorde a lo dispuesto en las políticas de MONTAJE Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CATERING Y EXPOSITORES DE ALIMENTOS EN CORFERIAS, dicha verificación debe ser realizada por el Coordinador de Calidad en Alimentos, quien a su vez deberá notificar al área responsable de la feria y/o evento, la aprobación de los mismos o las observaciones que se tengan para ser corregidas antes del ingreso. Únicamente se autorizará el ingreso al recinto ferial cuando el Coordinador de Calidad en Alimentos Valide que la documentación está completa y aprobada. c. Requisitos para el Montaje El montaje de los servicios de catering o de los stands para la exhibición y venta de alimentos dentro del recinto ferial, debe realizarse acorde a lo dispuesto en las políticas de MONTAJE Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CATERING Y EXPOSITORES DE ALIMENTOS EN CORFERIAS.

24 Nuevas Políticas de Catering Durante la prestación de servicio o duración de la feria, el Coordinador de Calidad en Alimentos o Supervisor Logístico designado, está autorizado para ingresar a los puntos de operación para validar que la documentación y condiciones de montaje cumplan con los requisitos establecidos por la Corporación. En el caso de que no se cumpla con alguno de los requisitos, se debe notificar al expositor o responsable de servicio de catering para que aplique los correctivos pertinentes, de igual forma se debe dar a conocer esta información al área responsable de la Feria y/o Evento para hacer el seguimiento respectivo. d. Prestación de Servicios de Catering 1. El personal que se disponga para la prestación del servicio debe contar con dotación completa que se ajuste a la normatividad sanitaria vigente (uniformes claros, gorro, tapabocas y zapato cerrado). 2. El proveedor de catering debe atender únicamente el evento en el tiempo contratado, no se encuentran autorizados para ofrecer servicios adicionales a los convenidos. 3. Al terminar el servicio para el que se fue contratado debe recoger el montaje y dejar las instalaciones limpias. 4. Para la prestación del servicio de catering, el proveedor de servicio, debe cancelar un valor del 5% sobre el valor total del servicio antes de impuestos, por concepto de permisos de ingreso al recinto; para tal efecto, deberá generar certificación de responsabilidad sobre los alimentos y bebidas que distribuirá y debe presentar sin excepción, el original de la factura de compra correspondiente a licores, con una fecha de expedición no superior a sesenta (60) días. 5. Los valores recaudados por este concepto se asignaran al centro de costos de alimentos y bebidas en la asignación de eventos.

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26 Contactos PBX Corferias: Nombre Cargo Ext Marcela Sanchez Suarez Carolina Reina Valeria Leguizamon Tamara León Jefe de Proyectos Coordinadora Comercial Coordinadora Comercial Coordinadora Comercial Internacional Carolina Avella Secretaria Comercial 5150 RELACIONES PUBLICAS Nombre Cargo Ext Gloria Urdaneta de Drufovka Johana Vázquez Jefe Relaciones Públicas Asistente Relaciones Públicas

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