GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE FIABILIDAD 2012

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1 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE FIABILIDAD 2012

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3 3 ÍNDICE Página 1. POR QUÉ UNA GUÍA? BASE LEGAL AMBITO DE APLICACION CONTENIDO DE LA DECLARACION Declaración Sobre la comunicación de reservas Anexo 1 de la Directriz 4: Lista de los documentos y del trabajo realizado que sirven de base a la declaración de fiabilidad Sobre la relación de los documentos Sobre la relación del trabajo realizado Anexo 2 de la Directriz nº 4: Análisis de las estadísticas de control Sobre la evaluación general de la calidad de las estadísticas de control Sobre el panorama de las tasas de error estimadas (para los regímenes de ayudas con requisito de notificación) Menciones complementarias Coordinación del FEGA en el seguimiento de las tasas de error ANEXO I Texto de la Declaración de fiabilidad ANEXO II Lista de los documentos y trabajo realizado que sirven de base a la declaración de fiabilidad ANEXO III Análisis de las estadísticas de control ANEXO IV Relación de los regímenes de ayuda a tener en cuenta para proporcionar las tasas de error agregadas a nivel de población... 22

4 1 1. POR QUÉ UNA GUÍA? La experiencia adquirida con la presentación de las declaraciones de los cinco últimos ejercicios financieros, las revisiones de las directrices de la Comisión y los interrogantes planteados por los organismos pagadores en su presentación ha aconsejado su elaboración. La presente guía pretende establecer un conjunto de orientaciones y/o recomendaciones para la elaboración de la declaración de fiabilidad, al objeto de promover la uniformidad, en forma y en contenido, de las declaraciones de fiabilidad presentadas por los organismos pagadores del Estado español. 2. BASE LEGAL Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo, de 21 de junio, sobre la financiación de la política agraria común. Reglamento (CE) nº 885/2006 de la Comisión, de 21 de junio, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) nº 1290/2005, del Consejo en lo que se refiere a los organismos pagadores y otros órganos y a la liquidación de cuentas del FEAGA y del FEADER. Directriz nº 2 Autorización de un organismo pagador de conformidad con el artículo 6 del Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo y el anexo del Reglamento (CE) nº 885/2006 de la Comisión. Directriz nº 3 Estratégia de auditoria. Directriz nº 4 Dictamen sobre la declaración de fiabilidad que deberá emitir el director de un organismo pagador en virtud del artículo 8, apartado 1, letra c), inciso III, del Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo. Directriz nº 5 Modelo de informe para los organismos de certificación. Comunicación de la Comisión de sobre la Decisión de la Liquidación de cuentas de 2011 (Apéndice 3).

5 2 Informe de síntesis de la Decisión de la Liquidación de cuentas de Informe de actividad anual 2011 de la DG AGRI (marzo 2012). 3. AMBITO DE APLICACION Guía de aplicación en la elaboración de la declaración de fiabilidad del ejercicio financiero CONTENIDO DE LA DECLARACION La declaración de fiabilidad se conforma de los siguientes documentos: El análisis de las estadísticas de control incluyendo las tasas de error (Anexo III de esta guía). Así mismo, sólo en el caso de que el director del organismo pagador considere la comunicación a la Comisión de menciones complementarias, se incluirán como otro documento anexo. Todos los documentos que componen la declaración de fiabilidad deben de estar paginados. Al objeto de favorecer la homogeneidad en su presentación y facilitar su revisión por la Comisión Europea, el FEGA proporcionará plantillas en formato word, de los documentos que componen la declaración y que se recogen en los Anexos de esta guía. La propia Declaración firmada por el director del organismo pagador (Anexo I de esta guía). La lista de los documentos y del trabajo realizado que sirven de base a la Declaración (Anexo II de esta guía).

6 Declaración En la declaración deben identificarse claramente el director y el organismo pagador al igual que el ejercicio financiero objeto de la misma. La Declaración debe ir firmada por la persona que ostente el cargo de director del organismo pagador en el momento de su emisión y será remitida junto con las cuentas FEAGA y FEADER al FEGA, Organismo de Coordinación, para su envío a la Comisión antes del 1 de febrero de Se remitirán dos copias en papel y una copia en formato electrónico (1 CD), la declaración de fiabilidad debe nombrarse SoA_PAXY, siendo PAXY el nombre del organismo pagador, por ejemplo SoA_ES18 En este documento se recogerán, en su caso, las reservas que el organismo pagador decida emitir. De forma previa a su emisión se debe de poner en conocimiento del FEGA, organismo de coordinación, para que informalmente, en el inicio del mes de noviembre siguiente al término del ejercicio financiero en cuestión, se lo comunique a la Comisión Sobre la comunicación de reservas La comunicación de las reservas estará sujeta a los requisitos especificados en el apartado 5 de la Directriz nº 4, recomendándose su emisión ante la coincidencia de las siguientes condiciones: la existencia de deficiencias significativas en el sistema de control referidas tanto a los criterios de autorización como a los elementos claves de los reglamentos sectoriales en lo relativo a los controles fundamentales y auxiliares (recogidos en los documentos de la Comisión AGRI/17933/2000 y AGRI final).

7 4 el importe de los pagos indebidos supera el 2% del total de los pagos efectuados en el ejercicio financiero en cualquiera de las poblaciones siguientes: - FEAGA SIGC - FEAGA no SIGC - FEADER SIGC - FEADER no SIGC - Libro mayor de deudores - Anticipos y garantías - Existencias Respecto a las cuatro primeras poblaciones (FEAGA y FEADER SIGC y no SIGC) el límite del 2% de los pagos totales es una estimación y su superación no debe implicar, de modo automático, la emisión de una reserva. Para su evaluación no se exige la constitución de una muestra específica pudiendo utilizar la información disponible, principalmente las estadísticas de control o los trabajos de los servicios de auditoría interna. Para las tres últimas poblaciones (Libro mayor de deudores, Anticipos y garantías y Existencias) la consideración de una reserva debe basarse en la comparativa de las respectivas transacciones con el balance final del ejercicio financiero precedente, es decir, cuando el importe erróneo de las transacciones relativas a dichas poblaciones supere el 2% del balance de cierre de las mismas en el ejercicio anterior. la imposibilidad del organismo pagador de contrarrestar el impacto de las deficiencias detectadas mediante la aplicación de medidas correctoras, bien por su ineficacia o bien por su adopción tardía. Sólo se recomienda la emisión de reservas cuando se reúnan las tres condiciones descritas: deficiencia significativa en el sistema de control, superación en un 2% de los pagos indebidos respecto al total de los pagos en alguna de las poblaciones e ineficacia de las medidas correctoras para anular el impacto de las deficiencias.

8 Anexo 1 de la Directriz 4: Lista de los documentos y del trabajo realizado que sirven de base a la declaración de fiabilidad. Los trabajos a realizar en la declaración de fiabilidad no supondrán una carga de trabajo adicional para el organismo pagador debiendo limitarse a recopilar la actividad desarrollada por el organismo a lo largo todo el ejercicio financiero Sobre la relación de los documentos Se citaran los títulos de todos los documentos en los que se basa la declaración de fiabilidad, para ello se nombraran únicamente los documentos utilizados en el ejercicio La cita de cada documento se acompañará de una breve reseña del contenido del mismo, que podría omitirse si el título del documento expresa su contenido. Como mínimo se citarán los siguientes documentos: a) Informes del servicio de auditoría interna (definitivos) realizados en ejecución del plan anual de auditoría correspondiente al ejercicio financiero de la declaración. b) Informes del organismo de certificación: - informe definitivo y/o provisional de la certificación de la cuenta del ejercicio en curso. La Comisión considera que cualquier resultado llevado a cabo por el Organismo de certificación durante el ejercicio financiero 2012 y respecto al cual se hayan implementado medidas correctoras, antes de la firma de la declaración de fiabilidad, constituye una fuente valida y el director del Organismo Pagador puede tenerla en cuenta. c) Informes de los servicios técnicos sobre la gestión y los controles realizados, y de los servicios jurídicos y económicos sobre las actuaciones que realizan, incluyéndose, entre otros, los siguientes informes sobre:

9 6 - los controles físicos. - los resultados de la ejecución de los planes de control. - la situación y evolución de los deudores. - la situación y evolución de los expedientes de reintegro y sancionadores. - los arqueos y conciliación de garantías depositadas en el organismo pagador. d) Informes de los resultados de los controles de segundo nivel o controles de calidad. e) Informes sobre el seguimiento estadístico realizados por los servicios técnicos de los controles preceptivos (administrativos y físicos) que se llevan a cabo en la gestión de cada medida. f) Informes del seguimiento que realiza el organismo pagador mediante actividades de Control Interno. Se indicarán los informes, documentos, actas, etc. donde se recojan los resultados de las actuaciones que cada organismo pagador lleve a cabo para dar cumplimiento a lo dispuesto en el punto 4.A) Seguimiento del Anexo I del Reglamento (CE) 885/2006. g) Informes del resultado de las misiones de control de las instituciones comunitarias (Comisión, OLAF, Tribunal de Cuentas Europeo) recibidos por el organismo pagador. h) Informes del resultado de los controles del Reglamento (CE) 485/2008. i) Informe sobre la supervisión continua de la autorización del organismo pagador que realiza la autoridad competente en cumplimiento del artículo 2 del Reglamento (CE) 885/2006.

10 7 j) Procedimientos escritos. Se indicaran las circulares, manuales de procedimiento, instrucciones, acuerdos, protocolos, convenios, etc., que haya suscrito o aprobado el organismo pagador con incidencia en la gestión y control de las ayudas FEAGA y/o FEADER que gestiona. k) Informes relativos al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Sobre la relación del trabajo realizado Para cada uno de los documentos que cada organismo pagador cite en el apartado anterior y en el mismo orden, se reseñará brevemente en que ha consistido el trabajo realizado que ha dado lugar a los mismos. Así como ejemplo de cumplimentación de este subapartado del Anexo 1, siguiendo el esquema del apartado anterior, el trabajo realizado podría indicarse de la siguiente forma: a) Sobre las auditorías internas: recopilación y análisis de las principales conclusiones y recomendaciones, valorando el riesgo sobre los sistemas de gestión y control que tienen las incidencias detectadas. Asimismo, se llevará a cabo un análisis comparativo con las auditorías internas de las mismas medidas en ejercicios precedentes obteniendo una visión global de la evolución de las mismas. b) Sobre los informes de certificación: análisis, recopilación y valoración de las constataciones, de los errores financieros y las mejoras destacadas. Igualmente se tendrán en cuenta constataciones pendientes de otros ejercicios, sobre todo, aquellas que se repiten en el ejercicio en curso. Al igual que en el apartado anterior se llevará a cabo un análisis comparativo con los resultados de los informes de ejercicios precedentes, para conocer la trayectoria evolutiva del organismo pagador.

11 8 c) Sobre los informes de los servicios técnicos: análisis de los datos relativos a las actuaciones y controles realizados en el ejercicio por los servicios técnicos, jurídicos y económicos, y en consecuencia, se valorará la gestión y la situación de las distintas medidas. d) Sobre los informes de los controles de segundo nivel o controles de calidad: valoración y análisis de la eficacia de los controles sobre el terreno que realizan los servicios técnicos de forma previa al pago de las ayudas. e) Sobre los informes relativos al seguimiento estadístico: análisis y recopilación de los datos estadísticos de las distintas medidas, lo que facilitará una visión global y permitirá efectuar el seguimiento de las actividades de los servicios técnicos responsables de los controles. f) Informes de seguimiento mediante actividades de control interno: análisis y evaluación del funcionamiento de los sistemas de gestión y control internos del organismo pagador. g) Sobre los informes de las misiones de las instituciones europeas: estudio y análisis de las incidencias detectadas y recomendaciones emitidas y de la implementación, por parte del organismo, de las medidas correctoras oportunas. h) Sobre los informes de control efectuados en aplicación del Reglamento (CE) 485/2008 durante el ejercicio: seguimiento de las incidencias detectadas, con especial atención aquellas que supongan la recuperación por parte del organismo de un pago indebido.

12 9 i) Sobre los informes de la supervisión continua que realiza la autoridad competente: verificación del cumplimiento por el organismo pagador de los criterios de autorización y la implementación de las recomendaciones del organismo de certificación. j) Sobre los procedimientos escritos: análisis y valoración de la mejora de la eficacia de la gestión y de la coordinación de actuaciones en las distintas medidas entre las unidades participantes. k) Sobre los Informes relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: se tendrán en cuenta las actas y acuerdos de seguimiento del Comité de Seguridad del organismo pagador. La Comisión ha manifestado reiteradamente su interés en recibir la información del Anexo 1 del modo más conciso posible Anexo 2 de la Directriz nº 4: Análisis de las estadísticas de control La declaración de fiabilidad debe incluir en este Anexo 2 la siguiente información relativa a las estadísticas de los controles: Sobre la evaluación general de la calidad de las estadísticas de control Consta de dos subapartados: a) Evaluación general de la calidad de las estadísticas de control (inclusive una comparativa con la situación constatada en el ejercicio financiero anterior) El organismo pagador se pronunciará en este apartado sobre el resultado entre la conciliación de los datos reflejados en las estadísticas de los controles remitidas a la Comisión [en base al Artículo 31 del R (CE) nº 65/2011 y al Artículo 84 del R (CE) 1122/2009.

13 10 Las correspondientes revisiones de las normas de aplicación para las medidas de mercado] y la información de la base de datos, conservando en todo momento una pista de auditoria suficientemente detallada como garantía de dicha conciliación. La emisión de dicha opinión se sustentará sobre: - la información facilitada por los servicios de control interno. - el resultado del análisis de las estadísticas realizado por el organismo de certificación (apartados del informe de auditoría). En este subapartado se exige incluir la comparativa con la calidad de las estadísticas del ejercicio financiero anterior. 1 La coincidencia entre los datos de las estadísticas enviadas a la Comisión con los registros del organismo pagador es determinante de la calidad de las mismas. b) Resultados de los controles de segundo nivel : El organismo pagador incluirá en este subapartado los controles de segundo nivel o de calidad realizados, por población y medida, cuantificándolos en número y en porcentaje respecto al total de controles realizados. Es igualmente importante reflejar su resultado y en su caso, las incidencias detectadas, según el formato de la siguiente tabla: 1 En lo que se refiere a la evaluación de las estadísticas de control, deben tenerse en cuenta los regimenes de ayuda que figuran en el anexo IV de la presente guía.

14 Sobre el panorama de las tasas de error estimadas (para los regímenes de ayudas con requisito de notificación). Población FEAGA SIGC FEAGA no SIGC FEADER SIGC FEADER no SIGC Nº de Controles % nº total de Controles Resultado Observaciones La tasa de error se calculara por población agregada (FEAGA y FEADER SIGC y no SIGC) para cada uno de los regímenes de ayuda a partir de la diferencia entre el importe solicitado y el importe al que el beneficiario tendría derecho antes de aplicarse sanciones a raíz de los controles sobre el terreno, basados en una muestra aleatoria. Es decir, la tasa de error se corresponderá con el importe de lo no determinado respecto del importe de lo solicitado controlado. En caso de no disponer de una muestra aleatoria el análisis deberá basarse en una muestra fiable y representativa, indicándose esta circunstancia en una nota al pie de texto. El organismo pagador debería conservar los criterios de selección de la misma ante un posible requerimiento de la Comisión.

15 12 Si bien, para aquellas medidas cuyas estadísticas de controles no contemplen muestra aleatoria y el universo muestral sea reducido habría que calcular la tasa de error incluyendo la totalidad de los expedientes. En estos casos, la probabilidad de tasas elevadas es mayor por lo que las explicaciones se sustentarían sobre esta circunstancia. Las tasas de error se calcularan con la información monetaria reflejada en las estadísticas, no obstante, para aquellos regimenes en cuyas estadísticas solo exista información sobre cantidades (por ejemplo, toneladas o hectáreas) deberá calcularse, de ser posible, con arreglo a la mejor aproximación en lo que respecta a la incidencia financiera para que se tenga en cuenta a efectos del cálculo de la tasa de error global a nivel de población. A estos efectos, el FEGA elaborara un documento sobre el método de cálculo de las tasas de error para la ayuda al forraje desecado y las ayudas a la reestructuración y reconversión del viñedo. El cálculo se efectuará con la información financiera obtenida de los registros del organismo pagador que se corresponda con los controles de la muestra aleatoria (o en su caso fiable y representativa) reflejados en las estadísticas. La tasa de error solo deberá notificarse en el caso de las poblaciones en las que se hayan efectuado gastos durante el ejercicio Se espera que la tasa de error no supere el 2%; solo deben aportarse explicaciones más extensas y un análisis de las razones subyacentes así como cualquier medida correctora tomada en los siguientes casos: tasa de error en una población superior al 2%, comparación con la situación del ejercicio financiero anterior indica deterioro superior al 100 % en términos relativos o al 0,5 % en términos absolutos, tasa de error en una población es sospechosamente baja (del orden de un 0,1%).

16 13 Estas circunstancias deberán justificarse apropiadamente al cumplimentar el cuadro correspondiente (como se recoge más adelante en este mismo apartado: columna 7). En los casos en que la tasa de error sea inferior al 2% y permanezca estable a lo largo de los años, no hará falta ningún nuevo análisis. En cualquier caso, las tasas de error solo deben notificarse en el caso de las poblaciones por las que se hayan efectuado gastos durante el ejercicio financiero. En lo que se refiere a la tasa de error a nivel de población, deben tenerse en cuenta los regímenes de ayuda que figuran en el Anexo IV de esta guía. El cuadro que recoge las tasas de error, Anexo III de esta guía, consta de siete columnas (numeradas a continuación por orden de izquierda a derecha): 1. Población : tal como se identifican FEAGA y FEADER SIGC y no SIGC, se deben reflejar las tasas de error agregadas a nivel de población de aquellos regímenes de ayuda (relacionados en el Anexo IV) en los que se hayan efectuado gastos en el ejercicio Importe solicitado : se refiere al importe solicitado por los beneficiarios. 3. Importe total sujeto a controles sobre el terreno : se refiere al importe solicitado objeto de control de la muestra aleatoria. 4. Importe total erróneo antes de la aplicación de sanciones como resultado de los controles sobre el terreno : se refiere al importe indebido detectado en el control sobre el terreno. 5. Tasa de error en el ejercicio financiero n : se calculará para el ejercicio 2012, dividiendo el importe obtenido en la columna 4 entre el importe obtenido en la columna 3, expresándose esta cantidad en %. 6. Tasa de error en el ejercicio financiero anterior : la tasa, expresada en %, obtenida en el ejercicio 2011.

17 14 7. Explicaciones : en el caso de presentarse alguna de las tres circunstancias definidas al comienzo de este apartado deberá indicarse en esta columna su justificación, recogiendo: Los motivos de cada deterioro importante del nivel de error Las acciones correctoras que se han tomado o van a adoptar por parte del organismo pagador. Resulta esencial facilitar las explicaciones pertinentes ante tasas de error superiores al 2%, tasas cuestionablemente bajas y acusadas desviaciones de tasas respecto al ejercicio Menciones complementarias Tendrán la consideración de menciones complementarias aquellas deficiencias importantes que no cumpliendo las condiciones para emitir una reserva, el director del organismo pagador estime, por su relevancia, ponerlas en conocimiento de los servios de la Comisión. En el caso de que el director del organismo pagador considerase necesario comunicarlas deberán ser recogidas en documento separado, anexo a la declaración de fiabilidad Coordinación del FEGA en el seguimiento de las tasas de error Al objeto de efectuar un seguimiento de las tasas de error declaradas por los organismos pagadores en sus declaraciones de fiabilidad, el FEGA, en base a las estadísticas de controles remitidas por los citados organismos, calculará las tasas de error y realizará la comparativa con el ejercicio precedente. El FEGA facilitará a los organismos pagadores las tasas de error resultantes, agregadas a nivel de población (FEAGA SIGC, FEADER SIGC y FEADER no SIGC).

18 15 Para la población FEAGA no SIGC, no se podrá facilitar la tasa de error dado que, en el sector del vino, régimen de reestructuración y reconversión de viñedos, el FEGA no dispone del importe solicitado al no recogerlo el informe anual de controles sobre el terreno que se remite a la Comisión de acuerdo con el artículo 11 del Reglamento (CE) 479/2008. Por ello, el FEGA remitirá los datos disponibles de importes solicitados y de importes erróneos para cada uno de los regímenes de ayuda incluidos en esta población FEAGA no SIGC. En el caso de que se obtengan tasas de error que exijan su justificación, el FEGA lo comunicará al organismo pagador afectado para que analice los motivos que han originado dichos porcentajes al objeto de que se justifiquen tales tasas y se adopten las medidas correctoras tendentes a subsanarlas.

19 ANEXO I Texto de la Declaración de fiabilidad

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21 ANEXO II Lista de los documentos y trabajo realizado que sirven de base a la declaración de fiabilidad

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23 ANEXO III Análisis de las estadísticas de control

24 GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE LA DECLARACION DE FIABILIDAD

25 ANEXO IV Relación de los regímenes de ayuda a tener en cuenta para proporcionar las tasas de error agregadas a nivel de población

26 23 (1) FEAGA-SIGC. Regímenes de ayuda Títulos III y IV del Reglamento (CE) nº 73/2009 Régimen de pago único Pago al cultivo del Arroz Prima a las proteaginosas Ayuda frutos cáscaras Ayuda específica al cultivo del algodón Ayuda adicional al algodón Ayuda adicional a la remolacha Ayuda al fomento de la calidad del tabaco Ayuda específica a la calidad de la legumbres Ayuda específica al fomento de rotaciones de cultivo en tierras de secano Primas bovino Art. 69 vaca nodriza Art. 69 vacuno de carne de calidad Art 69 Sector Lácteo Art. 68 Calidad lácteo Art. 68 Vulnerabilidad del lácteo Art. 68 Calidad ovino y caprino Art. 68 Vulnerabilidad ovino y caprino (2) FEAGA no SIGC (cualquier otro régimen de ayuda al amparo del FEAGA) Restituciones por exportación Almacenamiento de intervención Leche para los escolares Plan de consumo de fruta en las escuelas Frutas y hortalizas Programa de ayuda a las personas más necesitadas Vino: reestructuración y reconversión de viñedos Forraje desecado POSEI [ ] (3) FEADER SIGC Art. 6 Reglamento (CE) 65/2011 Desarrollo rural: medidas relacionadas con la superficie del eje 2 (total), que incluyen: Desarrollo rural: medidas agroambientales (214) Desarrollo rural: medidas relacionadas con las dificultades naturales ( ) Desarrollo rural: NATURA 2000 ( ) Desarrollo rural: Forestación (221) Desarrollo rural: Primera implantación de sistemas agroforestales en tierras agrícolas (222) Desarrollo rural: Primera forestación de tierras no agrícolas (223) Desarrollo rural: Ayudas en favor del medio forestal (225) (4) FEADER no SIGC Art. 23 Reglamento (CE) 65/2011 Desarrollo rural: Ejes 1,3 y LEADER + [ ]

27 Tfno: c/ Beneficencia, Madrid