OBJETIVO LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

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1 OBJETIVO ESTRATÉGICO: VIGENCIA: MARZO DE 2015 Subdirección de Investigación de Accidentes, Subdirección de Certificación Médica Terrestre y Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima/Unidades de Protección y Medicina Preventiva en el Transporte Coadyuvar a la disminución de accidentes en las vías generales de comunicación, mediante la implementación de políticas, normas y programas en materia de protección y medicina preventiva en el transporte. OBJETIVO Asegurar que la muestra sea recolectada acorde al procedimiento y sea propia del usuario, a través de la verificación directa con la finalidad de asegurar la calidad de la muestra obtenida. - LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN 1. Será responsabilidad del personal designado, que la recolección de muestras, se lleve a cabo de forma transparente, de acuerdo al Reglamento del Servicio de Medicina Preventiva en el Transporte y NORMA Oficial Mexicana NOM-007- SSA3-2011, Para la organización y funcionamiento de los laboratorios clínicos. 2. Vigilará al personal designado que las muestras recolectadas, sean depositadas exclusivamente por el donante, de acuerdo al Reglamento del Servicio de Medicina Preventiva en el Transporte NORMA Oficial Mexicana NOM-007-SSA3-2011, Para la organización y funcionamiento de los laboratorios clínicos. CÓDIGO: MP313-PR09-P02 REV. 1 PÁGINA 1 DE 12

2 DURACIÓN TOTAL: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROTECCIÓN Y Subdirección de Investigación de Accidentes, Subdirección de Certificación Médica Terrestre y Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima 27 minutos DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actv. N Responsable Descripción Tiempo 01 Personal Designado para la de la Subdirección de Certificación Médica Terrestre. Certificación Aeromédica y Marítima o Subdirección de Investigación de Accidentes y Exámenes Médicos en Operación. Asegura el cumplimiento de la Designación del Sitio de Recolección al inicio de la jornada laboral, la cual debe contar con un sitio de recolección, con instalación adecuada, equipo, materiales y el personal para realizarlo, con seguridad de la muestra, así como su almacenamiento temporal y transportación al laboratorio de toxicología. o Seguridad: El sitio de recolección debe de ser seguro y preferentemente dedicado a la recolección de orina, si es utilizado para otros fines debe permanecer seguro al menos durante la recolección de la muestra. o Cadena de Custodia: Formato Federal de Control y Cadena de Custodia(FFCyCC) (MP313-PR09-P02-F01 REV. 1) debe ser requisitado en su totalidad, para que permita documentar la recolección y el traslado al laboratorio, conforme a la guía de llenado del FFCyCC. o Acceso Exclusivo al Personal Autorizado: El acceso al personal no autorizado es restringido durante la recolección de la muestra. o Privacidad: Asegura la privacidad individual durante la recolección de la muestra, a menos, que exista alguna razón para sospechar que el donador puede alterar o sustituir la muestra. o Integridad e Identificación de la Muestra: El recolector debe garantizar la integridad de la muestra y documentarlo desde su recolección, para evitar adulteración, sustitución o dilución de la muestra. Preferentemente el retrete deberá ser de tanque y debe colocarse colorante azul en la 10 Minutos CÓDIGO: MP313-PR09-P02 REV. 1 PÁGINA 2 DE 12

3 DURACIÓN TOTAL: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROTECCIÓN Y Subdirección de Investigación de Accidentes, Subdirección de Certificación Médica Terrestre y Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima 27 minutos DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actv. N Responsable Descripción Tiempo reserva de agua. No debe existir ninguna otra fuente de agua circundante. 02 Solicita identificación oficial al donador, con la finalidad de verificar su identidad. 03 Instruye al donador vaciar sus bolsillos así mismo que retire chamarras o abrigos o cualquier objeto innecesario donde pueda guardar sustancias usadas para adulterar, sustituir o diluir la muestra. 04 Determina si entre las pertenencias personales del donador, se encuentra alguna sustancia que pueda ser usada para adulterar, sustituir o diluir la muestra. 05 En caso de que se encuentren estas sustancias, se debe retener y realizar una recolección bajo observación directa. Nota: La recolección bajo observación directa debe ser autorizada por el coordinador de diagnósticos y realizarla una persona del mismo género. En caso de que no exista un recolector autorizado del mismo género se debe seleccionar cuidadosamente al observador. Debe anotar que se utilizó este tipo de recolección en el FFCyCC. 06 Indica al donador que se lave las manos antes de la micción, no debe tener acceso a fuente de agua, jabón, papel, agentes limpiadores o cualquier otro material que pueda ser utilizado como adulterante. CÓDIGO: MP313-PR09-P02 REV. 1 PÁGINA 3 DE 12

4 DURACIÓN TOTAL: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROTECCIÓN Y Subdirección de Investigación de Accidentes, Subdirección de Certificación Médica Terrestre y Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima 27 minutos DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actv. N Responsable Descripción Tiempo 07 Le proporcionará al donador un frasco de recolección, que debera estar sellado para asegurar que es nuevo, y colectar la muestra en privado. Nota: El recolector debe anotar cualquier conducta inusual o apariencia extraña en el FFCyCC. 08 Determina el volumen de orina en el frasco recolector y la temperatura del mismo. 09 Verifica la temperatura del mismo: o El tiempo para verificar la temperatura es crítico y no debe exceder en ningún caso los cuatro minutos; o Verifica si la temperatura se encuentra fuera del intervalo de 32 a 38 C. 10 Determina si la muestra está fuera del intervalo de temperatura y existe una sospecha para considerar que el donador pudo haber alterado o sustituido la muestra. 11 En este caso recolecta bajo observación directa una nueva muestra, ambas muestras son enviadas al Laboratorio de Toxicología. Nota: El recolector debe anotar cualquier conducta inusual o apariencia extraña en el FFCyCC. 12 El donador realiza la micción en un vaso de recolección o directamente en el frasco de recolección. En presencia del donador, después de determinar la temperatura de la muestra, coloca la orina en dos frascos de recolección que CÓDIGO: MP313-PR09-P02 REV. 1 PÁGINA 4 DE 12

5 DURACIÓN TOTAL: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROTECCIÓN Y Subdirección de Investigación de Accidentes, Subdirección de Certificación Médica Terrestre y Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima 27 minutos DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actv. N Responsable Descripción Tiempo serán etiquetados tanto frasco A como frasco B. También es posible usar el frasco A para recolectar la muestra y trasvasarla al frasco B. Se requiere un mínimo de 45 ml de orina cuando se utiliza un procedimiento de división de muestras, 30 ml para el frasco A y 15 ml para el frasco B. Si el volumen es menor a 45 ml se realizará el paso 11. Si el volumen es menor a 45 ml y la temperatura se encuentra acorde con el intervalo de temperatura establecido, la muestra se descarta y se solicita una segunda muestra. Para este fin, se le proporciona al donador agua para ingerir en una cantidad de 240 ml cada 30 minutos, sin exceder de 720 ml. Si el volumen es de menos de 45 ml y la temperatura está fuera del intervalo establecido se solicitará una segunda muestra bajo los parámetros del paso 11. Nota: El recolector anota cualquier conducta inusual o apariencia extraña en el FFCyCC. 13 Coloca la tapa, enrosca herméticamente y coloca las etiquetas en los frascos A y B de las muestras, donde el donador ha colocado sus iniciales, fecha y su firma a fin de asegurar que la muestra recolectada le corresponde a su persona. Nota: Junto con el donador no debe perder de vista la muestra, desde el principio del proceso hasta su sellado y etiquetado. 14 Asegura que se requisite toda la información del FFCyCC. 15 Al donante se le solicita que lea el paso 5 del Formato FFCyCC y lo firme para que certifique CÓDIGO: MP313-PR09-P02 REV. 1 PÁGINA 5 DE 12

6 DURACIÓN TOTAL: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PROTECCIÓN Y Subdirección de Investigación de Accidentes, Subdirección de Certificación Médica Terrestre y Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima 27 minutos DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actv. N Responsable Descripción Tiempo que la muestra recolectada le corresponde. 16 La muestra de orina y su FFCyCC están listas para ser entregadas al Laboratorio de Toxicología. 17 Las muestras deben ser colocadas en un contenedor (hielera) al igual que el FFCyCC. 18 Se recomienda que el FFCyCC se encuentre envuelto en un material aislante (bolsa de plástico) a fin de evitar posibles daños. TERMINA PROCEDIMIENTO CÓDIGO: MP313-PR09-P02 REV. 1 PÁGINA 6 DE 12

7 FORMATO: RESGUARDO VIGENCIA: MARZO DE 2015 Subdirección de Certificación Médica Terrestre/Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima FORMATO FEDERAL CONTROL Y CADENA DE CUSTODIA 1 año CÓDIGO: MP313-PR09-P02-F01 REV. 1 PÁGINA 7 DE 12

8 FORMATO: RESGUARDO VIGENCIA: MARZO DE 2015 Subdirección de Certificación Médica Terrestre/Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima FORMATO FEDERAL CONTROL Y CADENA DE CUSTODIA 1 año CÓDIGO: MP313-PR09-P02-F01 REV. 1 PÁGINA 8 DE 12

9 FORMATO: RESGUARDO Subdirección de Certificación Médica Terrestre/Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima FORMATO FEDERAL CONTROL Y CADENA DE CUSTODIA 1 año GUÍA DE LLENADO Campo ANTES DE LLENAR EL FORMATO Datos que deberán anotarse Debe usar los FFCyCC en orden numérico, ascendente, correspondiente al año en curso y devolver al laboratorio de toxicología con justificación de todos los formatos que salte sin uso y los cancelados por errores. 1. Usar bolígrafo de punto fino de TINTA AZUL (no use tintas diversas) y PRESIONAR FUERTEMENTE al escribir para que los datos se consignen en todas las hojas. 2. El formato consta de original y cuatro copias: Solo el original debe ser enviado al Laboratorio. Las copias restantes son en orden: Para el médico dictaminador (blanca), Para el recolector (amarilla); Para la empresa (en azul) Y la última es para el donador de la muestra (en verde). 3. En la parte inferior del original se encuentran las etiquetas que deberán ser utilizadas para sellar los frascos con las muestras recolectadas, así como el sello para la bolsa contenedora de ambas muestras. Las tienen un suaje de seguridad (cortes) por lo que deben desprenderse y adherirse al frasco cuidadosamente. En las primeras el donador colocará la fecha y sus iniciales. 4. La etiqueta de la muestra B deberá colocarse al frasco que tenga chip de seguridad cuando sea el caso. 5. Llenar el formato como sigue: NOTA: No usar el recuadro en el ángulo superior derecho, donde dice para uso exclusivo del Laboratorio. (Es para uso del Laboratorio de Toxicología). 1 Aleatoria. Cuando se decida la recolección de la muestra mediante una serie de números aleatorios. Operativo. Cuando se realice durante los operativos de semana santa, verano o decembrino en las vías generales de comunicación o algún otro especial decidido por la Dirección General. Revaloración. Cuando el personal que haya sido dictaminado como no apto solicite la revaloración por uso de sustancias psicotrópicas. Sospecha Razonable. De acuerdo al criterio clínico del médico. CÓDIGO: MP313-PR09-P02-F01 REV. 1 PÁGINA 9 DE 12

10 FORMATO: RESGUARDO Subdirección de Certificación Médica Terrestre/Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima FORMATO FEDERAL CONTROL Y CADENA DE CUSTODIA 1 año GUÍA DE LLENADO Campo Datos que deberán anotarse Otros. Si no entra en ninguno de los apartados anteriores y existe una razón fundada y motivada para el análisis toxicológico. Inciso E. Análisis a realizar. Seleccionar el perfil requerido (5, 3 drogas), o en su caso especificar el análisis a realizar. Inciso F. Dirección del sitio de recolección. NO OLVIDAR Y REQUISITAR CORRECTAMENTE. Es un dato importante que tiene fines epidemiológicos Anotar la dirección del sitio donde se obtiene la muestra: la dirección de la unidad médica, del módulo de exámenes médicos en operación, del aeropuerto o en el caso de operativos, el kilómetro de la carretera, con el estado de la República adonde pertenece el segmento. Además se anotará teléfono y fax del recolector. Inciso G. Fecha de Nacimiento del donador. Es un dato importante que tiene fines epidemiológicos. En el caso de que se trate de personal femenino colocar al final una F. El llenado será solo numérico (día/mes/año). Ejemplo (01/01/2010).Inciso H. Uso de Medicamentos. Se preguntará al donador si durante la última semana ha consumido algún medicamento (de patente o naturista; prescrito o no) y se señalará solamente el nombre (sin dosis). En caso de no referirse uso de medicamentos poner un NO. 2 Para verificación y llenado por parte del recolector. Temperatura. Deberá verificarse solo clínicamente si el frasco de recolección no tiene sensor de temperatura; si la muestra impresiona como no reciente mencione, que se encuentra la muestra fría. Por ejemplo: Actualmente todos los frascos cuentan con el sensor de temperatura que la determina con círculos de color verde en la tira negra. Adulteración. Si tiene coloración diferente a la esperada o tiene residuos en el fondo, informar donde dice sí, explique. Muestra única. Si se le dio un vaso plástico similar al de precipitado que trae el tipo Capitol o solo un frasco de tapa roscada y el recolector dividió la muestra (siempre en presencia del donador). Dividida en dos.- Si se le dieron al donador los dos frascos de tapa roscada y él dividió la muestra. CÓDIGO: MP313-PR09-P02-F01 REV. 1 PÁGINA 10 DE 12

11 FORMATO: RESGUARDO Subdirección de Certificación Médica Terrestre/Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima FORMATO FEDERAL CONTROL Y CADENA DE CUSTODIA 1 año GUÍA DE LLENADO Campo Datos que deberán anotarse 3 Recolección bajo observación. Indicar si se realizó de este modo y qué lo motivó (por ejemplo, sospecha de traer consigo adulterantes o que las condiciones del sitio de recolección son inapropiadas). Instrucción al recolector que es responsable de posibles derrames (motivo de rechazo de la muestra). 4 Corresponde a la certificación que hace el recolector sobre su identidad y su custodia. Anotar nombre y firma del recolector. Hora y la fecha de recolección. NO OLVIDAR Y ANOTAR LOS DATOS CORRECTOS sin enmendaduras o corrector pues es motivo de rechazo de la muestra. Fecha de Recolección: el llenado es numérico (día/mes/año). Ejemplo: (01/01/2010). Las muestras se entregaron al. Coordinador médico, al Jefe de la Unidad, etc. Nombre del servicio de Mensajería. Puede ser Mensajero SCT, o nombre comercial de la empresa contratada para el traslado de la hielera. No usar vía operador, las muestras se extravían con facilidad o llegan con atrasos considerables y en malas condiciones (motivo de rechazo de la muestra). 5 NO REBASAR LA LÍNEA OSCURA. PASAR A LA HOJA 2 Debe ser llenado por el donador de la muestra; corresponde a la certificación que hace el donador respecto a la entrega y etiquetado de la muestra. Anotar nombre, firma, iniciales para reconocimiento, teléfonos (domicilio y trabajo actual), fecha del día y fecha de nacimiento. El paso 5a y 5b debe ser llenado exclusivamente por el personal del laboratorio 6 ETIQUETAS Deberá colocar la fecha, la cual será llenada de forma numérica empezando con día/mes/año. Las iniciales del donador, NO SE DEBE COLOCAR EL NOMBRE COMPLETO DEL DONADOR EN LAS ETIQUETAS. También se podrá colocar la huella digital del donador siempre y cuando se use tinta indeleble, si el donador lo solicita. CÓDIGO: MP313-PR09-P02-F01 REV. 1 PÁGINA 11 DE 12

12 FORMATO: RESGUARDO Subdirección de Certificación Médica Terrestre/Subdirección de Certificación Aeromédica y Marítima FORMATO FEDERAL CONTROL Y CADENA DE CUSTODIA 1 año GUÍA DE LLENADO Campo Datos que deberán anotarse 7 En el caso del sello para la bolsa contenedora de las muestras, el recolector deberá colocar su firma y pegarla a la bolsa donde se guarden los frascos con muestra garantizando su traslado al laboratorio. Será llenado por el Médico Dictaminador asignado y referido en el punto B del Paso 1. En todos los casos deberá colocar su dictamen y en el rubro de Explicar, fundará y motivará dicho dictamen. Debe anotar su nombre, firma y fecha. NOTA IMPORTANTE: NINGÚN FORMATO DEBERÁ LLEVAR TACHADURAS, ENMEDADURAS O CORRECTOR LÍQUIDO. CÓDIGO: MP313-PR09-P02-F01 REV. 1 PÁGINA 12 DE 12