MANUAL DE EXPOSICIÓN COMERCIAL.

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1 MANUAL DE EXPOSICIÓN COMERCIAL

2 ÍNDICE 1. INFORMACIÓN GENERAL... Pag EXPOSICIÓN COMERCIAL... Pag PLANO EXPOSICIÓN COMERCIAL Y TABLA DE MEDIDAS... Pag

3 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONGRESO Fecha: 21 y 22 de octubre de 2016 Sede: Auditorium de Palma de Mallorca Paseo Marítimo, 18, 07014, Palma de Mallorca Espacios del evento: Exposición comercial: Hall Planta 0 y Planta Primera. Sala Mozart: Planta 0. Área coffee break: Hall Planta 0 y Planta Primera. Área lunch: Hall Planta Primera. Secretaría: Hall Planta Primera. Horario exposición comercial: Contacto: Jueves, 20 de octubre - Montaje de 16:00 a 20:00 h Viernes, 21 de octubre de 09:00 a 17:30 h. *La comida-cóctel se ofrecerá el viernes en la zona de exposición comercial de la primera planta a las h. Sábado, 22 de octubre de 09:30 a 12:00 h. Meet & Forum Secretaría Técnica Paseo Santa María de la Cabeza, 66 - Entreplanta Madrid Telf ginep@meetandforum.com Persona de contacto: María Rosa Crespo - 3 -

4 2. EXPOSICIÓN COMERCIAL La zona de Exposición Comercial del Congreso se ubicará en el Hall de la Planta 0 y Primera Planta del Auditorium de Palma de Mallorca. El espacio destinado a la Exposición Comercial estará debidamente acondicionado y climatizado. Dicho espacio se ha dispuesto tal y como se muestra en el plano adjunto (pág ). La contratación del stand incluye el derecho a uso a los metros cuadrados contratados, moqueta color azul y un enchufe. Cada empresa aportará su propio stand o estructura modular. No incluye, ni estructuras, ni montaje y desmontaje. El montaje del stand lo podrán realizar con la empresa que consideren conveniente, pero es necesario que envíen a la Secretaría Técnica la siguiente información: - Nombre de la empresa montadora. - Boceto detallado del stand. - Horario aproximado de llegada y salida el día del montaje. Envío de mercancías: Los materiales deberán ir correctamente embalados y etiquetados indicando lo siguiente: 5ª Reunión Científica GINEP Auditorium de Palma de Mallorca Paseo Marítimo, nº 18, 07014, Palma de Mallorca, Illes Balears Bulto nº xx de xx Att.: Marcos Ferragut (Auditorium) - María Rosa Crespo (Secretaría Técnica) Remitente: Nombre del laboratorio y teléfono de contacto Referencia: Material Stand número X Fecha de entrega: Miércoles, 19 de octubre de 2016 Horario de entrega: De 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00 h Es fundamental que el material que se envíe para incluir en las carteras de documentación, vaya en cajas a parte y especificando que es material para la Secretaría Técnica. Informe del número de bultos que se enviarán para éste fin a ginep@meetandforum.com Nota importante: El Auditorium no recepcionará materiales fuera de los días y horarios especificados

5 Almacenaje de mercancías: el almacén está ubicado en los bajos del Auditorium, al lado de las taquillas. Una vez finalizado el congreso, el material deberá quedar guardado en este espacio para su recogida. Recogida de mercancías: Los materiales podrán ser recogidos el sábado, 22 de octubre partir de las 12:30 h. En caso de no poder realizar la recogida el sábado, el material podrá quedar guardado en el almacén ser recogido el lunes 24 de octubre como máximo en horario de 09:00 a 14:00 horas y de 16:00 a 19:00 h. El Auditorium no se responsabilizará del material que, después de esta fecha, quede en sus instalaciones, pudiendo optar por su destrucción. Montaje y desmontaje de stands: Los stands deberán ser montados jueves, 20 de octubre de 16:00 a 19:00 h. (Si necesitan más tiempo de montaje, por favor, contacten con la Secretaría Técnica para ver las posibilidades). El desmontaje deberá realizarse el sábado, 22 de octubre a partir de las 12:30 h. Condiciones de montaje de los stands: RESPONSABILIDADES GENERALES La empresa expositora así como las empresas subcontratadas por estas, deberán tener aseguradas sus mercancías y todo tipo de materiales expuestos en su stand. Así mismo, deberán disponer de Seguro de Responsabilidad Civil y Daños a terceros en vigor para cubrir posibles daños que se puedan ocasionar en las labores de montaje y desmontaje, así como disponer del procedimiento asistencial para sus accidentados indicando, entidad, clínica, etc., donde serán atendidos en caso necesario. El expositor es responsable de todo el daño causado a una tercera parte, tanto por su personal, como por él mismo, como por personas autorizadas por él. En cualquier caso todas las labores que se realicen en el Auditorium estarán sometidas al estricto cumplimiento de la legislación, vigente, con especial atención a la prevención de riesgos laborales, instalaciones eléctricas y prevención de incendios. CONDICIONES DE MONTAJE La contratación de un stand implica la aceptación de utilizar solamente el espacio definido, tanto en longitud como en profundidad

6 Los expositores no podrán, ni con la estructura ni con ningún elemento accesorio, impedir la visibilidad, ni exhibir productos fuera de la zona asignada a su stand. Los productos expuestos y las estructuras realizadas, no podrán suponer peligro alguno para los congresistas, ni ocasionar molestias al resto de los expositores. Las estructuras que utilizarán para este tipo de proyectos deberán ser autoportantes y en ningún caso se podrán anclar al pavimento ni fijar mediante tensores o métodos similares a ningún punto de la edificación. La organización no se responsabiliza del transporte de la mercancía desde el almacén hasta los stands. Cada expositor debe realizar este traslado por su cuenta. La organización tampoco garantiza la disponibilidad de transpaletas o carretillas para el traslado de materiales. Para la aprobación del montaje del evento es imprescindible enviar a la Secretaría Técnica (ginep@meetandforum.com) un croquis-plano del proyecto de stand así como un informe con los medios audiovisuales, necesidades técnicas y cualquier aspecto relacionado con el desarrollo del evento con una antelación mínima de diez días antes de la fecha de inicio del montaje del mismo. La organización se reserva el derecho de modificar cualquier montaje del evento que no cumpla con las normas especificadas en este documento, así como con la legislación vigente. El expositor se obliga a mantener el stand en condiciones estéticas acordes al entorno y no exhibir cajas o materiales que desluzcan su presencia en el salón de exposiciones. No estará permitido suprimir, reducir o limitar zonas necesarias para el tránsito de personas por las salas y espacios comunes. Las instalaciones de cableado que precise cada montaje deberán estar debidamente protegidas con pasacables homologados y no impedirán la libre circulación de los asistentes. No se podrán utilizar adhesivos que deterioren los paramentos, ni dejen residuos sobre el mismo. No se podrán encintar sobre los pavimentos recubiertos con moqueta ni enmoquetar sobre ellos. Está prohibida cualquier actividad que afecte en modo alguno las instalaciones del Auditorium de Palma de Mallorca, por tanto no está permitido taladrar suelos, puertas o paredes. Cuando se utilicen barnices, pinturas o disolventes se pondrán plásticos o telas en la zona de trabajo. Queda totalmente prohibido la pintura por el sistema de pulverizado

7 No está permitido apoyar en las paredes elementos que puedan afectar la pintura de las mismas. Cualquier desperfecto se cargará a la empresa responsable. Deberá respetarse la ornamentación de las instalaciones arrendadas sin mover o añadir nada de lo que en ellas existe sin previa autorización escrita. Toda empresa externa de montaje, audiovisuales, espectáculos, música, construcción de stands, etc. deberán contactar con la organización antes de comenzar sus trabajos para poder coordinar las diferentes tareas. En caso de contar con algún medio audiovisual dentro del stand (proyección de vídeo, sonido amplificado, equipos de televisión, etc.) se deberá consultar con la organización y disponer de permiso específico para la instalación. En ningún caso la utilización de estos medios podrá interferir en el curso normal de la exposición comercial, ni molestar a los expositores. No se podrán obstruir las salidas de emergencias, ni cambiar de lugar los extintores contra incendios. Queda prohibido fumar en la totalidad del Auditorium de Palma de Mallorca durante el montaje y desmontaje. Acreditaciones Las empresas expositoras dispondrán de 4 acreditaciones a nombre de la empresa, con derecho al acceso libre a zonas comunes del Congreso y exposición comercial. Rogamos envíen los nombres de las personas que estarán en el stand durante el congreso a la Secretaría Técnica: ginep@meetandforum.com. Mobiliario: El Auditorium de Palma de Mallorca no dispone de mobiliario que poder facilitar a los expositores, por lo que adjuntamos algunas opciones de alquiler de mostradores, mesas, sillas, taburetes, etc. En caso de que necesiten algún material de este tipo, rogamos hagan llegar la petición a la Secretaría Técnica antes del 10 de octubre. Más tarde de esta fecha no se garantizará disponibilidad y el precio sufrirá un recargo del 20%

8 CATÁLOGO DE MOBILIARIO EMPRESA: NOMBRE FISCAL: PERSONA CONTACTO: TELÉFONO: DOMICILIO: DATOS A CUMPLIMENTAR C.I.F.: CARGO: Nº STAND: FAX: CIUDAD: CP: REF. CONCEPTO CATÁLOGO P.V.P. UDS. TOTAL SIL001 SILLA ANATÓMICA NEGRA 12,80 SIL005 SILLA DISEÑO 31,82 TAB001 TABURETE ALTO NEGRO 27,59 TAB002 TABURETE ALTO DISEÑO 38,57-8 -

9 REF. CONCEPTO CATÁLOGO P.V.P. UDS. TOTAL MES002 MESA REDONDA BISTRÓ ALTA NEGRA 110 x 70 cms. 41,60 MES003 MESA DISEÑO REDONDA 58,86 MES007 MESA REDONDA DE CRISTAL PIE DE FORJA 70 x 50 cms. 69,19 MOS002 MOSTRADOR MODULAR CON ESTANTE 100 x 100 x 50 cms. 107,65 MOS003 MOSTRADOR MODULAR CON PUERTAS Y ESTANTES 100 x 100 x 50 cms. 128,79 MOS006 MOSTRADOR MODULAR VITRINA 100 x 100 x 50 cms. 178,39 SUBTOTAL: IVA 21% (no incluido): TOTAL: - 9 -

10 ** Los precios del mobiliario comprenden la totalidad de días del Congreso ** Si desean algún artículo que no se encuentre en el catálogo, rogamos consulten disponibilidad y precio. El mobiliario será el más parecido a la fotografía. La imagen es meramente informativa. (*) El pago debe hacerse a Meet & Forum. La factura será enviada a la dirección indicada en el formulario, incluyendo el importe a pagar y las formas de pago correspondientes. Por favor enviar este formulario por fax o antes del 10 de octubre a Meet & Forum: ginep@meetandforum.com

11 3. PLANO EXPOSICIÓN COMERCIAL Y TABLA DE MEDIDAS

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13 Medidas stands Nº Stand Medidas stand Altura stand Planta 0 3 x 2 m. 2,40 m. Baja 1 3 x 2 m. 2,35 m. Baja 2 2,45 x 1,50 m. 2 m. Baja 3 3 x 1 m. 2,60 m. Baja 4 3 x 1,85 m. 2,35 m. Baja 5 3 x 2 m. 2,45 m. Baja 6 3 x 2 m. 2,45 m. Baja 7 3 x 2 m. 2,45 Baja 8 3 x 1,80 m. 2,25 m. Baja 9 3 x 1,50 m. 2,60 m. Baja 10 2,47 x 1,50 m. 2 m. Baja 11 3 x 2 m. 2,35 m. Baja 12 3 x 2 m. 2,45 m. Primera 13 3 x 2 m. 2,45 m. Primera 14 3 x 2 m. 2,45 m. Primera 15 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 16 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 17 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 18 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 19 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 20 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 21 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 22 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 23 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera 24 3 x 1,70 m. 2,10 m. Primera