MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE EDUCACION Septiembre de 2013 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE EDUCACION. Página 1

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE EDUCACION Página 1

2 INTRODUCCIÓN El presente manual de procedimientos enumera las funciones y atribuciones de las coordinaciones que componen el Departamento de Educación Municipal de Gómez Palacio, Durango; su estructura implica el conocimiento de las características que la labor encomendada. El objetivo es que las coordinaciones que componen el Departamento de Educación Municipal, cuenten con la herramienta que permita desarrollar eficaz y eficientemente las labores y atribuciones. En su estructura participan: El jefe del departamento de educación, nombrado por la máxima autoridad del municipio. o Una secretaria ejecutiva. Un subjefe administrativo. o Una secretaria ejecutiva Un coordinador de programas compensatorios Un asistente del coordinador Un coordinador de programas especiales o Un asistente del coordinador Un coordinador de programas municipales o Un asistente del coordinador Un coordinador de programas educativos o Un asistente del coordinador Página 2

3 RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS POR PUESTO Y/O COORDINACIÓN UNIDAD RESPONSABLE Jefe del Dpto. de Educación Municipal MISIÓN MANUAL Manual de procedimientos para la estructura del departamento y relación con el ayuntamiento y atención a la ciudadanía de Gómez Palacio, Dgo. Atender de manera pronta y eficiente las disposiciones de la presidencia municipal y los órganos estatales y federales y sus departamentos en el aspecto educativo, así como las solicitudes que se reciban por parte de la ciudadanía. OBJETIVO Ser el vínculo entre las disposiciones de la Presidencia Municipal, los órganos estatales y federales a los programas de atención en el espacio educativo en el municipio, para generar acciones de atención de acuerdo a la asignación de funciones a las coordinaciones. PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO 1. Asiste a las reuniones a que sea convocado por la Presidenta Municipal y el cabildo, para recibir y analizar programas y propuestas de trabajo. 2. Mantiene vinculación con las dependencias del ayuntamiento en programas y proyectos que incidan sobre la educación en el municipio. 3. Mantiene vinculación y establece convenios con instancias, dependencias e instituciones ajenos a la estructura del ayuntamiento con autorización del mismo. 4. Coordina las acciones del departamento, asignando funciones específicas para cada una de ellos. 5. Analiza las propuestas de trabajo de las coordinaciones y aprueba su realización. 6. Autoriza, en su caso, la aplicación de recursos en las diferentes coordinaciones. 7. Verifica el trabajo y evalúa el resultado de las acciones. 8. Entrega los reportes de acciones realizadas. 9. Procedimientos de proyectos. 10. Procedimientos para la realización de cada programa. 11. Programas (ACCIONES PARA OBTENER RESULTADO) responsable. 12. Programas a ejercer (planeación operativa). 13. Programas: Requisitos y Excepciones. 14. Expedientes con la Documentación Comprobatoria. Página 3

4 15. Evitar duplicidad de Funciones 16. Visita de campo para verificar aplicación de recursos en cada una de las escuelas. 17. Adecuado control, seguimiento y verificación de programas. 18. Registro de programas ejecutados y por ejecutar. Página 4

5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACCION MUNICIPAL INICIO Asiste a reuniones, recibe indicaciones. Pertenecen a su función? Si Las remite a la coordinación correspondiente No Las traslada al departamento correspondiente Establece vinculación con las coordinaciones Se provee de información Se vincula? Si No Se realiza el trabajo en vinculación Se envía a la coordinación correspondiente Establece vínculos y convenios con instancias externas Se autorizan por Presidencia? Si No Se ejecutan las actividades propuestas Se cancela la actividad Página 5

6 Coordina las acciones de trabajo del departamento a su cargo de acuerdo a los POA anuales. Analiza las propuestas presentadas por las coordinaciones a su cargo Son viables y apegadas? Si Se realizan en sus términos No Se replantean u omiten Autoriza la aplicación de recursos para las acciones aprobadas Existe el recurso? Se aplica Si No Se omite Verifica y evalúa el cumplimiento de las acciones recibiendo los reportes correspondientes Presenta ante la Presidenta Municipal el reporte de acciones realizadas Fin Página 6

7 UNIDAD RESPONSABLE Subjefatura Administrativa MANUAL Manual de procedimientos para las funciones dentro de la estructura del Departamento de Educación Municipal MISIÓN Ser el garante de la adecuada distribución y operación de los recursos materiales y humanos del Departamento de Educación Municipal OBJETIVO Mantener en adecuado funcionamiento la estructura administrativa de la Departamento coordinando la gestión, distribución de recursos materiales y humanos, al tiempo que coadyuve en la realización de las diferentes tareas de la misma, en el logro de los propósitos establecidos por las coordinaciones y la jefatura del departamento. PROCEDIMIENTOS DE LA SUBJEFATURA ADMINISTRATIVA 1. Mantiene comunicación con el jefe del departamento para recibir indicaciones pertinentes. 2. Vigila el cumplimiento del horario de labores del personal a su cargo. 3. Distribuye cargas de trabajo de acuerdo a la necesidad planteada por los coordinadores en el desarrollo de trabajos específicos. 4. Gestiona recursos para el mantenimiento administrativo del departamento. 5. Gestiona, en acuerdo con los coordinadores responsables, recursos para la operación de programas específicos. 6. Requisita, ante las instancias correspondientes, los materiales que los diferentes programas requieran, previa solicitud del coordinador o coordinadores. 7. Gestiona el equipamiento necesario para la operación administrativa. 8. Procedimiento de proyectos (llenado de formato) 9. Procedimientos para la realización de cada programa. 10. Programas (ACCIONES PARA OBTENER RESULTADO) responsable. 11. Programas a ejercer (planeación operativa). 12. Programas: Requisitos y Excepciones. 13. Expedientes con la Documentación Comprobatoria. 14. Evitar duplicidad de Actividades. 15. Visita de campo para verificar aplicación de recursos en cada una de las escuelas. Página 7

8 16. Adecuados control seguimiento y verificación de programas. 17. Registro de programas ejecutados y por ejecutar. Página 8

9 DIAGRAMA DE FLUJO DE LA SUBJEFATURA ADMINISTRATIVA Inicio Mantiene comunicación y recibe instrucciones Vigila el cumplimiento del horario del personal. Establece base de datos para control Distribuye cargas de trabajo de acuerdo con coordinadores Gestiona recursos para el mantenimiento administrativo. Elabora solicitudes Requisita y da seguimiento a las requisiciones de materiales de trabajo Elabora requisiciones Gestiona equipamiento para la oficina Elabora solicitudes Fin Página 9

10 UNIDAD RESPONSABLE Coordinación de Programas Compensatorios MANUAL Manual de procedimientos para las funciones dentro de la estructura del Departamento de Educación MISIÓN Dotar a las escuelas de educación básica con los materiales necesarios para brindar una educación de calidad considerando las obras que impacten en la prestación de servicios educativos que redunden en el mejoramiento de la infraestructura. OBJETIVO Proporcionar a las instituciones de educación básica, previa solicitud y diagnóstico, los materiales necesarios para su adecuado funcionamiento en los rubros de equipamiento, rehabilitación y mantenimiento; para estar en condiciones de ofrecer un servicio educativo de calidad en espacios acondicionados para tal fin. PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE PROGRAMAS COMPENSATORIOS 1. Mantiene comunicación vertical con el Departamento de Educación Municipal y horizontal con las coordinaciones afines. 2. Diagnostica y determina las necesidades de mantenimiento en los centros educativos. 3. Diagnostica y determina las necesidades de equipamiento de los centros escolares en tanto mobiliario. 4. Diagnostica y determina las necesidades de obra material en los espacios escolares. 5. Coadyuva en la gestión de recursos para el abatimiento de las necesidades materiales en las escuelas del nivel básico del municipio. 6. Promueve el acceso a los medios tecnológicos de las escuelas del nivel básico. 7. Procedimiento de proyectos. 8. Procedimientos para la realización de cada programa. 9. Programas (ACCIONES PARA OBTENER RESULTADO) responsable. 10. Programas a ejercer (planeación operativa). 11. Programas: Requisitos y Excepciones. 12. Expedientes con la Documentación Comprobatoria. Página 10

11 13. Evitar duplicidad de Actividades. 14. Visita de campo para verificar aplicación de recursos en cada una de las escuelas. 15. Adecuados control seguimiento y verificación de programas. 16. Registro de programas ejecutados y por ejecutar. Página 11

12 DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COORDINACIÓN DE PROGRAMAS COMPENSATORIOS Inicio Se comunica vertical y horizontalmente Diagnostica y atiende necesidades de mantenimiento. Viables? Se ejecutan Se revisan Diagnostica y atiende necesidades de equipamiento. Viables? Se ejecutan Se revisan Diagnostica y atiende necesidades de rehabilitación Viables? Se ejecutan Se revisan Rinde informe de acciones Elabora informes Fin Página 12

13 UNIDAD RESPONSABLE Coordinación de Programas Especiales MANUAL Manual de procedimientos para las funciones dentro de la estructura del Departamento de Educación Municipal MISIÓN Ser la instancia encargada de canalizar el reconocimiento y aprecio a los actores educativos del municipio mediante el otorgamiento de becas y estímulos a su desempeño y trayectoria. OBJETIVO Gestionar y aplicar recursos en un programa de becas para alumnos con mejores promedios o con necesidades del municipio, promover el reconocimiento a la labor docente mediante el otorgamiento de estímulos y/o becas de estudio, para dignificar su labor. PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES 1. Mantiene comunicación vertical con la dirección y horizontal con las coordinaciones 2. Determina necesidades de los alumnos de educación básica. 3. Otorga becas de excelencia a alumnos con buen promedio o con necesidad. 4. Gestiona estímulos para docentes por desempeño. 5. Rinde informe de acciones. 6. Procedimiento de proyectos (llenado de formato) 7. Procedimientos para la realización de cada programa. 8. Programas (ACCIONES PARA OBTENER RESULTADO) responsable. 9. Programas a ejercer (planeación operativa). 10. Programas: Requisitos y Excepciones. 11. Expedientes con la Documentación Comprobatoria. 12. Evitar duplicidad de Actividades. 13. Visita de campo para verificar aplicación de recursos en cada una de las escuelas. 14. Adecuados control seguimiento y verificación de programas. 15. Registro de programas ejecutados y por ejecutar. Página 13

14 DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COORDINACIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES. Inicio Se comunica vertical y horizontalmente Determina necesidades de alumnos NEE y otorga beca. Elabora convocatoria Promueve y entrega becas de excelencia a alumnos. Mantiene promedio? Se refrenda Se cancela Gestiona estímulos al trabajo docente. Elabora convocatoria Otorga estímulos a docentes por rendimiento Rinde informe de acciones Página 14 Fin

15 UNIDAD RESPONSABLE Coordinación de Programas Municipales MANUAL Manual de procedimientos para las funciones dentro de la estructura del Departamento de Educación Municipal MISIÓN Erigirse como la instancia a través de la cual se concreten los programas y proyectos municipales en obras y beneficios para las escuelas de educación básica, del mismo modo, enlazar acciones y proyectos de la iniciativa privada e instituciones diversas con las instituciones de educación básica del municipio. OBJETIVO Concretar de manera eficiente los programas de gobierno municipal en sus diferentes dependencias y las actividades de la iniciativa privada e instituciones diversas, en obas de apoyo a la educación básica, estableciendo convenios de participación y generando acciones de trabajo propias, para atender los diversos espectros que guarda la educación en el municipio. PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE PROGRAMAS MUNICIPALES 1. Mantiene comunicación vertical con la dirección y horizontal con las demás coordinaciones. 2. Se vincula con dependencias municipales, estatales y federales. 3. Se vincula con instituciones particulares y de iniciativa privada 4. Genera y mantiene versiones de la historia de Gómez Palacio. 5. Genera espacios editoriales y de investigación 6. Procedimiento de proyectos (llenado de formato) 7. Procedimientos para la realización de cada programa. 8. Programas (ACCIONES PARA OBTENER RESULTADO) responsable. 9. Programas a ejercer (planeación operativa). 10. Programas: Requisitos y Excepciones. 11. Expedientes con la Documentación Comprobatoria. 12. Evitar duplicidad de Actividades. 13. Visita de campo para verificar aplicación de recursos en cada una de las escuelas. Página 15

16 14. Adecuados control seguimiento y verificación de programas. 15. Registro de programas ejecutados y por ejecutar. Página 16

17 16. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COORDINACIÓN DE PROGRAMAS MUNICIPALES Inicio Se comunica vertical y horizontalmente Se vincula con dependencias municipales Son adecuadas? Se vincula con instituciones particulares y privadas Si Se realizan No Se rediseñan Genera versiones de la historia de Gómez Palacio. Editorial Electrónica Genera espacios editoriales y de investigación Elabora convocatorias Fin Página 17

18 UNIDAD RESPONSABLE Coordinación de Programas Educativos MANUAL Manual de procedimientos para las funciones dentro de la estructura del Departamento de Educación Municipal MISIÓN FOMENTAR EN LOS ALUMNOS EL INTERÉS POR ACTUALIZAR SUS CONOCIMIENTOS EN LAS MATERIAS DE MAYOR IMPORTANCIA E INCREMENTAR EL CONOCIMIENTO EN COMPUTACIÓN DE LOS MAESTROS Y A SI LOGREN UNA MEJOR OPCIÓN PARA SU DESARROLLO LABORAL. OBJETIVO IMPLEMENTAR PROGRAMAS DE GRAN BENEFICIO PARA JÓVENES Y PROFESORES DE DIFERENTES INSTITUCIÓNES EDUCATIVAS DE ESTA CIUDAD MEDIANTE CURSOS EDUCATIVOS QUE LES PERMITA INCREMENTAR SU NIVEL ACADÉMICO EN LAS MATERIAS DE MAYOR IMPORTANCIA PARA SU EDUCACIÓN; A SI MISMO A TRAVÉS DE CONFERENCIAS EDUCATIVAS Y MOTIVACIONALES, LOGRAREMOS TENER CALIDAD SOCIAL. PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE PROGRAMAS MUNICIPALES 1. Mantiene comunicación vertical con la dirección y horizontal con las demás coordinaciones. 2. Se vincula con dependencias municipales, estatales y federales. 3. Se vincula con instituciones educativas del municipio. 4. Procedimiento de proyectos (llenado de formato) 5. Procedimientos para la realización de cada programa. 6. Programas (ACCIONES PARA OBTENER RESULTADO) responsable. 7. Programas a ejercer (planeación operativa). 8. Programas: Requisitos y Excepciones. 9. Expedientes con la Documentación Comprobatoria. 10. Evitar duplicidad de Actividades. 11. Visita de campo para verificar aplicación de recursos en cada una de las escuelas. 12. Adecuados control seguimiento y verificación de programas. 13. Registro de programas ejecutados y por ejecutar. Página 18

19 14. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA COORDINACIÓN DE PROGRAMAS EDUCATIVOS Inicio Se comunica vertical y horizontalmente Se vincula con dependencias municipales Son adecuadas? Se vincula con instituciones educativas del municipio Si Se realizan No Se rediseñan Fin Página 19

20 INDICE FUNCIONES DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO FUNCIONES DE LA SUBJEFATURA ACTIVIDADES DE LA COORDINACIONACIONES a) Programas Compensatorios. b) Programas Especiales c) Programas Municipales. d) Programas Educativos. DIAGRAMAS OPERATIVOS Página 20

21 PROCEDIMIENTO I Nombre: Objetivo: Frecuencia: DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD No. DESCRIPCION RESPONSABLE Termina Proceso Página 21

22 PROCEDIMIENTO 2 Nombre: Objetivo: Frecuencia: DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD No. DESCRIPCION RESPONSABLE Termina Proceso Página 22