Manual de Cumplimiento para Agentes

Transcripción

1 Formularios y Guía de Cumplimiento de las Leyes contra el Lavado de Dinero Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act) Prevención Contra el Financiamiento del Terrorismo Manual de Cumplimiento para Agentes Requisitos para la presentación de Reportes Registro de Datos Recursos FinCEN Formularios de Certificación Capacitación de Empleados

2 A continuación se describen las razones por las que es necesario que usted lea este manual e instituya un Programa de Cumplimiento de las leyes contra el lavado de dinero. _ Así lo marca la ley _ Podría perder su negocio _ Podría ser encarcelado por hasta 10 años _ Podría recibir, a título personal, una multa por hasta $500,000 _ Su negocio podría ser victima de delincuentes _ Es posible que los bancos cierren sus cuentas bancarias y no quieran hacer transacciones con usted Esto es lo que debe hacer: _ Instituir un programa por escrito de cumplimiento de las leyes para evitar el lavado de dinero Hacer uso de los materiales de este manual, los cuales están también disponibles en Utilizar los materiales referentes a los Negocios de Servicios de Dinero (MSB) que el gobierno federal tiene a su disposición en Llame al extensión 3385 si necesita ayuda respecto a money orders. Llame al extensión 4899 si necesita ayuda respecto a transferencias de dinero. _ Designe, por escrito, un Oficial de Cumplimiento para su negocio _ Capacite a sus empleados, al menos una vez por año, en el cumplimiento de las leyes para evitar el lavado de dinero _ Reporte al gobierno federal las transacciones sospechosas _ Guarde los archivos e información que la ley demanda _ Haga que le realicen una evaluación independiente al menos una vez por año Protéjase!!! MoneyGram. Todos los derechos reservados.

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4 1 Contenido Capítulo 1 Adopción de un Programa de Cumplimiento Designación de un Oficial de Cumplimiento Capacitación de Empleados Evaluación Independiente Capítulo 2 Lo que Usted Debe Saber Sobre el Lavado de Dinero Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act) Registro de Datos Reporte de Transacciones de Dinero (CTR) Estructuración Reporte de Transacciones Sospechosas (SAR) Reporte de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) y otros Reportes Registro de un Negocio de Servicios de Dinero (MSB) Sanciones Civiles y Penales Guía de Referencia para la Prevención Contra el Lavado de Dinero Guía de Referencia Para la Prevención de Fraudes Capítulo 3 Reporte sobre Transacciones Sospechosas para Negocios de Servicios de Dinero (SAR-MSB) Reporte de Transacciones de Dinero (CTR) Registro de Datos de money orders Registro de Datos para Transferencias de Dinero de MoneyGram Registro MSB Formulario para el Registro de Negocios de Servicios de Dinero (MSB) Evaluación Independiente Capítulo 4 Red de Vigilancia contra Crímenes Financieros (FinCEN) Prevención Contra el Financiamiento del Terrorismo COMPARTA ESTE MANUAL CON SUS EMPLEADOS Como esta guía ya ha dejado en claro, es muy importante que usted y sus empleados comprendan perfectamente los requisitos de las leyes para evitar el lavado de dinero. Le hemos proporcionado este manual para facilitarle esta importante tarea. Asegúrese de que todos sus empleados lo lean y lo comprendan. Puede obtener copias adicionales de este manual a través del sitio web de MoneyGram, o llamando al Departamento de Cumplimiento (Compliance Department) al Ext Las sanciones por incumplimiento son severas. La ignorancia de las leyes y regulaciones o la confusión a su respecto no exculpan el delito. En este manual se incluye información legal; sin embargo, no pretende ser una asesoría legal. A ése respecto, incluyendo tanto la interpretación como la aplicación de una ley específica, el usuario deberá consultar a un abogado. MoneyGram y el Globo son marcas registradas de MoneyGram MoneyGram. Todos los derechos reservados.

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6 Adopción del Programa de Cumplimiento Capítulo1 Al completar el certificado de esta página, la entidad adopta formalmente los materiales incluidos en este manual como parte de su Programa de Cumplimiento requerido por la Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act). La entidad debe realizar el Programa de Cumplimiento con los procedimientos específicos de su negocio, así como con información adicional proporcionada por reguladores, Negocios de Servicios de Dinero licenciados (MSB), u otros profesionales capacitados, tales como su abogado o su contador. La adopción de este programa es solamente un paso que la entidad llevará a cabo para mantener un programa efectivo en el cumplimiento de la prevención contra el lavado de dinero y del financiamiento del terrorismo. Otras medidas que la entidad tomará incluyen la capacitación de sus empleados sobre este programa, la designación de un Oficial de Cumplimiento y una evaluación independiente de la efectividad de este programa. Certificado de Adopción del Programa de Cumplimiento Yo,, (nombre) a nombre de, (nombre del negocio) certifico que este negocio ha adoptado un Programa de Cumplimiento de las leyes contra el lavado de dinero. Éste incluye los procedimientos y políticas contenidos en el Manual de Cumplimiento de las leyes contra lavado de dinero de MoneyGram. Asimismo, este negocio cumplirá todos los requisitos de presentación de reportes y mantenimiento de registros impuestos por la Ley de Secreto Bancario (Bank Secrecy Act), la Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act) y cualquier otra ley o regulación aplicable contra el lavado de dinero. Complete este formulario Fecha: Nombre: Cargo: Compañía: MoneyGram. Todos los derechos reservados.

7 Designación de un Oficial de Cumplimiento Esta entidad acepta designar formalmente a un individuo competente para realizar las actividades de Oficial de Cumplimiento. La persona designada puede ser un empleado de su negocio, aunque deberá tener un cargo de responsabilidad dentro de la organización, con el fin de garantizar su capacidad para implementar efectivamente un Programa de Cumplimiento de las leyes contra lavado de dinero. Las obligaciones del Oficial de Cumplimiento incluirán: garantizar la capacitación adecuada en el Programa de Cumplimiento para todo el personal involucrado en las actividades de los Negocios de Servicios de Dinero (MSB); presentar y registrar adecuadamente los reportes solicitados por la Ley de Secreto Bancario (Bank Secrecy Act); actualizar el Programa de Cumplimiento, según sea necesario, para adaptarlo a los cambios legislativos o normativos; mantener el cumplimiento de las leyes de concesión de licencias y los requisitos de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC); y garantizar el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones relacionadas. El Oficial de Cumplimiento también es responsable de garantizar la realización de una evaluación periódica de la calidad del Programa de Cumplimiento. La evaluación no debe ser realizada por el Oficial de Cumplimiento. En su lugar, ésta debe ser realizada por un empleado de nivel superior o por un profesional capacitado que comprenda los requisitos de un Programa de Cumplimiento efectivo. Designación de un Oficial de Cumplimiento del Programa para la Prevención Contra el Lavado de Dinero (nombre de la persona) queda designado(a) como Oficial de Cumplimiento del Programa para la Prevención Contra el Lavado de Dinero para (nombre del negocio). El Oficial de Cumplimiento, así como la gerencia de nivel superior, tienen la responsabilidad de garantizar que esta entidad cumpla permanentemente todas las leyes estatales y federales para la prevención del lavado de dinero, y asegurarse que todos los empleados sean capacitados en los requisitos del Programa para la prevención del lavado de dinero antes de realizar transacciones relacionadas con servicios de dinero (MSB). Complete este formulario Fecha: Nombre: Cargo: Compañía: MoneyGram. Todos los derechos reservados. 6

8 Capacitación de Empleados La capacitación de los empleados es uno de los componentes clave de un Programa de Cumplimiento efectivo. Como mínimo, esta capacitación debe incluir: identificación de actividades sospechosas y transacciones estructuradas; requisitos respecto a reportes y registro de datos; verificación de la identidad de los clientes y familiaridad con los formularios para la prevención del lavado de dinero. Antes de realizar cualquier transacción relacionada con Negocios de Servicios de Dinero (MSB), se les debe requerir a los empleados que repasen toda la información contenida en este manual y que firmen una copia del formulario de aceptación; ésta será guardada en su archivo personal o en los archivos del programa de prevención contra el lavado de dinero de su negocio. Reconocimiento de Capacitación del Empleado He leído los materiales incluidos en este manual, he recibido la capacitación y comprendo los requisitos del Programa de Cumplimiento para la Prevención contra el Lavado de Dinero. Además, antes de realizar transacciones relacionadas con Negocios de Servicios de Dinero (MSB) para esta agencia, se me ha capacitado sobre los requisitos respecto a la realización de reportes y registro de datos de la Ley del Secreto Bancario (Bank Secrecy Act), incluyendo el reporte de actividades sospechosas mediante el formulario SAR-MSB. Complete este formulario Nombre del empleado: Firma del empleado: Fecha: MoneyGram. Todos los derechos reservados.

9 Evaluación Independiente De acuerdo con la Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act), todos los Negocios de Servicios de Dinero (MSB) tienen la obligación de efectuar una evaluación independiente de su Programa de Cumplimiento. Un empleado de nivel superior del Negocio de Servicios de Dinero o cualquier otra persona capacitada, tal como el abogado o el contador del negocio, puede realizar esta evaluación. Sin embargo, el Oficial de Cumplimiento designado por el MSB no puede realizar dicha evaluación. Si un empleado del MSB realiza la evaluación, éste empleado debe estar familiarizado con el Programa de Cumplimiento del MSB y con los requisitos del programa de prevención contra el lavado de dinero aplicables al MSB. La Ley Patriota de los Estados Unidos no especifica la frecuencia de las evaluaciones a realizar por los MSB, aunque deberán efectuarse al menos una vez al año. En el capítulo 3 se incluye una lista de verificación que puede ser utilizada para llevar a cabo la evaluación independiente del Programa de Cumplimiento para la prevención contra el lavado de dinero de su negocio. Certificado de Evaluación Independiente He completado una evaluación independiente del Programa de Cumplimiento de (nombre del negocio). Entre otras cosas, esta evaluación se ha centrado en los requisitos de la Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act) y de la Ley del Secreto Bancario (Bank Secrecy Act). De acuerdo a los resultados de mi evaluación considero que el Programa de Cumplimiento de las leyes contra el lavado de dinero por parte de este negocio es: Aceptable Aceptable, aunque recomiendo las siguientes mejoras Complete este formulario Inaceptable por las siguientes razones Firma de la persona que ha realizado la evaluación Nombre (en letra de imprenta) Fecha MoneyGram. Todos los derechos reservados. 8

10 Capítulo 12 Guía de MoneyGram para el Cumplimiento de las Leyes Contra el Lavado de Dinero Estimado agente de MoneyGram: El propósito de esta guía es ayudarle a usted y a sus empleados a: Detectar y evitar el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo; Cumplir con los requisitos de la realización de reportes y registro de datos de la Ley del Secreto Bancario (BSA); Cumplir con la Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act); Identificar actividades sospechosas; y, Cumplir con los requisitos de la Oficina de Control de Activos Extranjeros ( Office of Foreign Assets Control, OFAC) y otras leyes y regulaciones para evitar el lavado de dinero. Su conocimiento de la información contenida en esta guía puede contribuir a evitar que su negocio sea víctima de lavadores de dinero, así como ayudarle a cumplir con la ley. Además, al cumplir con estos requisitos, usted puede ayudar a las autoridades en su esfuerzo por perseguir y capturar terroristas que lavan dinero ilegalmente. ESTA ES LA RAZÓN POR LA QUE USTED DEBE LEER ESTA GUÍA La política de MoneyGram es seguir tanto la intención de la ley como lo expresamente dictado por ella. No queremos que nuestros money orders, Transferencias de Dinero y demás servicios financieros sean utilizados con propósitos ilegales. No haremos transacción alguna con cualquier persona que viole conscientemente la ley. Aunque no podemos responsabilizarnos de que usted ni sus empleados cumplan con las leyes y regulaciones para la prevención del lavado de dinero, creemos que esta guía puede ayudarle a desarrollar su propio programa efectivo de cumplimiento al respecto. MoneyGram le agradece su dedicación conjunta a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo MoneyGram. Todos los derechos reservados.

11 Guía Contenido de la Guía Los Negocios de Servicios de Dinero (MSB) y sus empleados que realicen ventas de money orders y transacciones de transferencias de dinero deben cumplir con todas las leyes y regulaciones relacionadas con la prevención del lavado de dinero que les sean aplicables. Sección I. Lo que Usted Debe Saber Sobre el Lavado de Dinero El lavado de dinero trata de ocultar o disfrazar la naturaleza, ubicación, fuente, propiedad, o control de dinero obtenido ilegalmente. El gobierno requiere que negocios como el suyo presenten reportes y mantengan registros. Sección II. Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act) Usted debe implementar un programa para la prevención del lavado de dinero congruente con los riesgos asociados con su negocio, tales como su tamaño, ubicación, volumen de ventas, etcétera. Sección III. Registro de Datos Usted debe registrar la información relacionada con las compras de money orders y las transferencias de dinero de MoneyGram por valor de $3,000 o más. Sección IV. Reporte de Transacciones de Dinero (CTR) Usted debe presentar un reporte de transacción de dinero (CTR) para cualquier transacción en efectivo superior a $10,000. Sección V. Estructuración La estructuración es el acto ilegal de dividir una transacción en transacciones de menor tamaño con el objetivo de evitar los requisitos de registro de datos y realización de reportes. Sección VI. Reporte de Actividades Sospechosas Las actividades sospechosas incluyen aquellas transacciones con apariencia de haber sido estructuradas o de no tener un propósito legítimo. Usted debe presentar un Reporte sobre Actividades Sospechosas en un Negocio de Servicios de Dinero (SAR-MSB) para denunciar actividades sospechosas que ascienden a $2,000 como mínimo. Sección VII. Reporte de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) y otros Reportes La Oficina de Control de Activos Extranjeros, dependiente del Departamento de Tesoro de los Estados Unidos (U.S. Treasury Department s Office of Foreign Assets Control), prohíbe a toda entidad perteneciente a los Estados Unidos cualquier actividad mercantil con ciertos países seleccionados, cárteles de tráfico de droga, terroristas e individuos específicamente identificados. Sección VIII. Registro de los Negocios de Servicios de Dinero (MSB) Todos los Negocios de Servicios de Dinero (MSB) deben registrarse en el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (U.S. Treasury Department). Sin embargo, la mayoría de los agentes de MoneyGram están cubiertos por el registro de MoneyGram, de manera que no es necesario que se registren individualmente. Sin embargo, todo el personal encargado de pagar cheques en efectivo debe registrarse, aunque sean agentes de MoneyGram. Sección IX. Sanciones Civiles y Penales El gobierno puede imponer graves sanciones a individuos o negocios que violen las leyes y regulaciones relacionadas con la prevención del lavado de dinero. Las sanciones penales para un individuo pueden incluir hasta $500,000 en multas, hasta 10 años de prisión y la pérdida de su negocio. Esta guía no constituye una asesoría legal. Si requiere asesoría legal, solicite los servicios de un abogado MoneyGram. Todos los derechos reservados. 10

12 Guía Sección I Lo que Usted Debe Saber Sobre el Lavado de Dinero El lavado de dinero es el intento de esconder o disfrazar la naturaleza, ubicación, fuente, propiedad, o control de dinero obtenido ilegalmente. Esta definición cubre un amplio rango de actividades. Usted necesita comprender cómo se lava el dinero, para poder identificar tal acto y ayudar a impedirlo. Para ayudar a impedir el lavado de dinero y para obtener la documentación que puede utilizarse para procesar a los lavadores de dinero, el gobierno requiere a negocios como el suyo presentar reportes específicos y mantener registros de ciertas transacciones de dinero en efectivo. Quién está Cubierto? Ya que usted vende money orders y/o efectúa transferencias de dinero, está sujeto a la Ley Bancaria de los Estados Unidos, a la Ley Patriota de los Estados Unidos, y a la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC), así como a otras leyes para la prevención del lavado de dinero; tiene también la obligación de presentar reportes y mantener los registros que ellos requieran. La Ley del Secreto Bancario (BSA), exige el cumplimiento de estas leyes a quien realice una o más de las siguientes actividades mercantiles: A. Transmisor de dinero; B. Un vendedor de money orders, o tarjetas de valor acumulado (siempre y cuando no se trate de una persona que nunca venda cheques, o money orders o tarjetas de valor acumulado por una cantidad superior a $1,000, a cualquier persona y en cualquier día, por medio de una o más transacciones); C. Una persona activa en el negocio de pagar cheques en efectivo (siempre y cuando no se trate de una persona que nunca hace efectivos cheques por una cantidad superior a $1,000, a cualquier persona y en cualquier día, por medio de una o más transacciones). Todos los negocios referidos en las definiciones anteriores se conocen como Negocios de Servicios de Dinero ( Money Services Businesses, MSBs) Sección II Ley Patriota de los Estados Unidos (USA PATRIOT Act) La Ley Patriota de los Estados Unidos requiere que todos los Negocios de Servicios de Dinero (MSB) adopten un Programa de Cumplimiento por escrito contra el lavado de dinero. Tal programa debe estar razonablemente diseñado para garantizar el mantenimiento de registros y la elaboración de reportes sobre ciertas transacciones, así como para evitar que su negocio sea utilizado como medio para el lavado de dinero. Su Programa de Cumplimiento para evitar el lavado de dinero debe incluir, como mínimo, lo siguiente: A. Políticas, procedimientos y controles internos para: Verificar la identidad de los clientes Presentar reportes Crear y mantener registros Responder a las solicitudes de las autoridades B. La designación de un Oficial del Cumplimiento quien tiene a su cargo garantizar que: Se cumplan las políticas y procedimientos internos Se actualicen los procedimientos según sea necesario Se proporcione capacitación y educación a los empleados Los reportes se presenten correctamente MoneyGram. Todos los derechos reservados.

13 Guía C. Un programa de capacitación permanente para empleados que: Explique las políticas y los procedimientos Enseñe a identificar las actividades sospechosas D. Una evaluación independiente de su programa contra el lavado de dinero. La evaluación debe realizarse cuando sea necesario y deberá ser efectuada minuciosamente de acuerdo a los riesgos específicos de su negocio. La evaluación puede ser efectuada por uno de sus empleados, pero no por el Oficial de Cumplimiento. La información incluida en esta guía le proporcionará a su negocio las herramientas necesarias para crear un Programa de Cumplimiento de las leyes contra el lavado de dinero que satisfaga los requisitos de la Ley Patriota de los Estados Unidos. Sin embargo, la calidad y eficacia del programa dependen de qué tan comprometido esté usted con él. La única oportunidad para verificar la información de los clientes y para identificar actividades sospechosas se da en el sitio de venta. Esto sólo puede conseguirse con personal bien capacitado e informado. MoneyGram recomienda efectuar los siguientes pasos con el fin de satisfacer los requisitos de la Ley Patriota de los Estados Unidos: En primer lugar, su negocio debe adoptar formalmente un Programa de Cumplimiento para evitar el lavado de dinero. Esta guía puede servir como base para tal programa. En el capítulo 1 encontrará un formulario que puede utilizarse para certificar la adopción del programa. En segundo lugar, su negocio debe designar un Oficial de Cumplimiento. Éste puede ser un empleado que tenga otras asignaciones en su negocio; sin embargo, debe tener una posición de responsabilidad. El Oficial de Cumplimiento está a cargo de que su negocio cumpla en todo momento las leyes y regulaciones contra el lavado de dinero, así como de garantizar que el Programa de Cumplimiento sea actualizado según sea necesario. El Oficial de Cumplimiento también es responsable de supervisar los programas de capacitación y educación continua de su negocio. Cuando designe al Oficial de Cumplimiento, complete el formulario del capitulo 1, Designación del Oficial de Cumplimiento, y consérvelo en sus archivos del Programa Contra el Lavado de Dinero. En tercer lugar, su negocio debe establecer un programa permanente de capacitación para todos los empleados que vayan a estar involucrados en transacciones de servicios de dinero (MSB). El programa de capacitación y educación debe incluir la instrucción respecto a las responsabilidades de los empleados bajo este programa, así como sobre la detección de transacciones sospechosas. Esta guía constituye una herramienta útil para realizar tal capacitación. Se debe exigir a todos los empleados que lean esta guía antes de realizar cualquier transacción de servicios de dinero (MSB). Además, antes de realizar cualquier transacción de servicios de dinero (MSB), los empleados deben firmar una copia del formulario incluido en el capítulo 1, la cual se guardará en su archivo personal. La capacitación de los empleados también deberá actualizarse periódicamente, sobre todo cuando cambien las regulaciones. En cuarto lugar, su negocio debe someter el programa contra el lavado de dinero a una evaluación independiente con el fin de asegurar su validez. Las regulaciones indican que el alcance y la frecuencia de esta evaluación deben estar de acuerdo con el riesgo asociado a los servicios financieros ofrecidos por los Negocios de Servicios de Dinero. Esta evaluación debe realizarse periódicamente, basándose en los riesgos que el Negocio de Servicios de Dinero tiene que enfrentar. La evaluación puede realizarla un directivo o un empleado de su negocio, pero no la persona designada como Oficial de Cumplimiento. En el capítulo 1 se incluye un formulario que facilitará a su negocio el cumplimiento de este requisito. Finalmente, es importante que usted genere archivos para mantener los registros correspondientes a su programa contra el lavado de dinero. Estos archivos pueden consultarse fácilmente, si su negocio es objeto de exámenes o auditorías por reguladores estatales o federales. Además de los archivos con la información descrita anteriormente, también debe disponer de archivos claramente marcados y que contengan lo siguiente: MoneyGram. Todos los derechos reservados. 12

14 Guía 1. Una copia de este manual en un archivo titulado Programa de Cumplimiento para la Prevención Contra el Lavado de Dinero junto con cualquier otra guía de cumplimiento que haya recibido de otros distribuidores, asociaciones del ramo, contadores, abogados, etc. Estos materiales pueden servir como base para su programa. Sin embargo, es necesario que usted genere un programa que incluya los procedimientos internos de su negocio. 2. Un archivo titulado Ley Patriota de los Estados Unidos que contengan los formularios completos de adopción del Programa de Cumplimiento, de designación del Oficial de Cumplimiento, del programa de capacitación de empleados, y de las evaluaciones independientes. También debe guardar su formulario de Registro como un Negocio de Servicios de Dinero (MSB) o un documento que explique la razón por la cual su negocio está exento de dicho registro. 3. Varias copias en blanco de los formularios SAR-MSB y CTR en un archivo titulado SAR-MSB/CTR. Aquí también se deben guardar copias de estos formularios debidamente llenos que hayan sido presentados a las autoridades, así como todos los materiales y documentos complementarios. 4. Un archivo titulado Registro de Datos para los registros de money orders y para los formularios de envío y recibo correspondientes a transacciones por $3,000 o más. 5. Además de estos archivos básicos, también es recomendable que incluya un archivo titulado Comunicaciones gubernamentales que contenga cualquier información actualizada que reciba por parte de los reguladores o de las autoridades en relación al lavado de dinero o al terrorismo. Este archivo también debe contener todos los reportes OFAC que usted pueda presentar, así como todos los materiales y documentos que reciba con respecto a estos reportes u órdenes ejecutivas. Registro de Datos de money orders: Sección III Registro de Datos Si un cliente compra money orders, cheques u otros instrumentos monetarios con dinero en efectivo por una cantidad de $3,000 a $10,000, se debe obtener y guardar cierta información por un período de cinco (5) años. Esa información debe mantenerse en un Registro de Datos de money orders. Este requisito sólo afecta a las compras con dinero en efectivo, pero no a las efectuadas mediante cheque o tarjeta de crédito, independientemente de su cantidad. De igual forma, si un cliente realiza varias compras con dinero en efectivo a lo largo del mismo día por un total de entre $3,000 y $10,000, debe colocar la información correspondiente en el registro de datos. En el capítulo 3 se incluye una copia de un registro debidamente lleno, así como un registro en blanco para que usted lo copie y utilice. Puede obtener copias llamando al extensión 3385 o en Las compras mayores de $10,000 requieren un Reporte de Transacciones de Dinero (CTR), el cual será explicado posteriormente. Verificación de la Identidad del Comprador del money order. Antes de completar una transacción que requiera ser incluida en el registro, debe verificar el nombre y la dirección del individuo que adquiere los money orders; para ello revise un documento de identificación oficial válido, por ejemplo una licencia de conducir, pasaporte, o una tarjeta de identificación para extranjeros que contenga el nombre y la dirección del comprador. Usted debe obtener toda la información requerida por el registro antes de completar la transacción MoneyGram. Todos los derechos reservados.

15 Guía Requisitos para el Registro de Datos de Transferencias de Dinero: Tanto los agentes que envían dinero como los que lo reciben, deben obtener y registrar la información específica relacionada con las transferencias de dinero de $3,000 o más, independientemente de la forma de pago. Envíos y Recibos de transferencias de dinero: Para los envíos y/o los recibos de transferencias de dinero por $3,000 o más, debe obtener y registrar toda la información solicitada tanto al frente como al revés del formulario de envío/recibo. Los agentes a cargo de transacciones sin formulario (form free) deben hacer que se firme el comprobante. Al completar el frente y revés de los formularios de envío y recibo, o al hacer que se firme el comprobante, para transferencias de dinero por $3,000 o más, deben guardarse por un periodo de cinco (5) años. Si el cliente que está realizando la transacción la está realizando a nombre de otra persona, debe registrarse la información para ambas partes implicadas. Requisitos de identificación para Transferencias de Dinero: 1. Antes de completar cualquier transferencia de dinero por $900 o más, debe verificar la identidad del cliente examinando un documento que contenga su nombre, dirección y, preferiblemente, una fotografía, como su licencia de conducir, pasaporte, tarjeta de identificación de extranjeros, o cualquier otro documento oficial que verifique su nacionalidad o residencia. 2. MoneyGram requiere el mismo procedimiento de verificación para todos los recibos de dinero, independientemente de su cantidad. Sin embargo, si el receptor carece de identificación fotográfica aceptable, se permite el uso de preguntas claves o de sondeo para las transferencias de dinero de hasta $900. Es imprescindible registrar los detalles de la identificación o la respuesta a las pregunta clave o de sondeo para todas las cantidades recibidas. Sección IV Reporte de Transacciones de Dinero (CTR) Se debe presentar un reporte de Transacciones de Dinero (CTR) al gobierno federal en relación con cualquier transacción en efectivo mayor de $10,000, realizada en un mismo día por cualquier persona, o en nombre de otra. Si se entera que varias compras de money orders o transferencias de dinero por un total mayor a $10,000 han sido realizadas por (o en nombre de) la misma persona, durante un mismo día hábil, deberá considerarlas como una transacción única. Esta cantidad de $10,000 incluye tanto el monto nominal de la transacción como todos los cargos pagados por el cliente. Debe presentar el reporte CTR al Servicio de Rentas Internas (IRS) mediante un Formulario Reporte de Transacciones de Dinero (CTR). En el capítulo 3 se muestra la copia de un reporte CTR completado. Puede obtener copias en blanco adicionales en la página web o llamando al extensión Requisitos de Identificación para Reportes CTR. Antes de realizar cualquier transacción que requiera un CTR debe verificar el nombre y la dirección del cliente, de la siguiente forma: Los ciudadanos y residentes de los Estados Unidos deben presentar un documento de identidad normalmente aceptado por los bancos cuando hacen efectivos cheques a clientes que no tienen cuenta en dicho banco, por ejemplo una licencia de conducir, pasaporte, o una tarjeta de identificación emitida por el estado. Los extranjeros no residentes deben mostrar un pasaporte, una tarjeta de identificación de extranjeros u otro documento oficial que muestre la nacionalidad y el domicilio. En todas las situaciones, deberá aceptar solamente una identificación válida y vigente que contenga una fotografía del cliente. Las regulaciones requieren que usted registre en el reporte CTR el nombre, la dirección y el número de MoneyGram. Todos los derechos reservados. 14

16 Guía seguro social del cliente (o el número de identificación fiscal u algún otro número identificativo). El reporte CTR también requiere la ocupación, fecha de nacimiento y otros datos. Si el cliente que esta realizando la transacción la esta haciendo en nombre de otra persona, la información deberá ser registrada para ambas partes implicadas. Toda esta información debe obtenerse antes de completar la transacción. Identificación de Personas de la Tercera Edad o con Discapacidades. Es posible que las personas de la tercera edad o con discapacidades no dispongan de documentos de identificación, tales como la licencia de conducir o una tarjeta de identificación emitida por el estado. En tales casos, se puede aceptar como identificación una tarjeta del Seguro Social, de Medicare, Medicaid o alguna otra tarjeta similar, junto con algún otro documento que contenga tanto el nombre como el domicilio de la persona (por ejemplo, su membresía de alguna organización, su tarjeta de registro electoral, o su comprobante de pago de gas, de electricidad o de pago de impuesto predial). Se debe tener una lista escrita de los tipos específicos de documentos que usted o sus empleados pueden aceptar de personas de la tercera edad o con discapacidades. Requisitos para la Presentación de Reportes CTR. Usted debe preparar y presentar un reporte de transacción de dinero (CTR) en un lapso menor de 15 días después de haberse efectuado la transacción. El formulario del CTR indica la dirección donde debe enviarse. NO envíe el reporte CTR a MoneyGram. Registro de Datos para los Reportes de Transacciones de Dinero (CTR). Debe guardar una copia de cada CTR por un período de cinco (5) años después de la fecha de su presentación. Pregunta: Cuándo tiene usted conocimiento de la realización de transacciones múltiples por, o en nombre de, la misma persona? A. Si usted o sus empleados son testigos de transacciones múltiples; B. Si alguien le informa a usted o a un empleado acerca de transacciones múltiples; C. Si usted o un empleado se enteran que un cliente está realizando una transacción en nombre de otra persona para la cual ustedes saben que éste ha realizado otra transacción. Pregunta: Debe verificar la información proporcionada por el cliente? Usted debe verificar la identidad del cliente, revisando un documento oficial que contenga su nombre, su dirección y su fotografía. Los documentos oficiales adecuados para verificar la identidad del cliente son la licencia de conducir, pasaporte, tarjeta de identidad nacional (por ejemplo, Cédula), tarjeta de residente permanente, permiso de trabajo vigente, o una identificación emitida por el estado. Aunque no es necesario verificar ninguna otra información facilitada por el cliente, si considera que la información proporcionada es falsa, no complete la transacción y, si resulta pertinente, presente un reporte sobre actividades sospechosas en el formulario SAR-MSB. Ejemplos de cuándo se debe presentar un Informe de Transacción de Dinero (CTR): Ejemplo 1: un cliente trae $12,000 en dinero en efectivo para efectuar una transferencia de dinero o para comprar varios money orders. Usted debe presentar un CTR. Ejemplo 2: un cliente trae dinero en efectivo varias veces durante el mismo día y realiza transferencias de dinero o compra money orders por un total mayor de $10,000 (incluyendo los cargos al consumidor). Usted debe presentar un CTR. Ejemplo 3: un cliente trae $11,000 en dinero en efectivo, hace una transferencia de dinero de $8,000 y luego compra money orders por un total de $3,000. Usted debe presentar un CTR MoneyGram. Todos los derechos reservados.

17 Guía Sección V Estructuración Muchos lavadores de dinero conocen los límites monetarios que se requieren para la elaboración de reportes y el registro de sus datos. Por consiguiente, con el fin de preservar su anonimato y pasar desapercibidos para las autoridades, estructuran sus transacciones con el objeto de evitar la activación de dichos reportes y registros. La estructuración es el acto de dividir una transacción potencialmente grande en varias más pequeñas. Es ilegal que usted o sus clientes estructuren transacciones para evitar los requisitos de registro de datos y presentación de reportes. Por ejemplo, si un cliente compra money orders por valor de $2,000 con dinero en efectivo durante la mañana y realiza otra compra de money orders por el mismo valor al final del día, es posible que esté estructurando sus compras con el fin de evitar ser registrado. De igual forma, es ilegal que usted o sus empleados ayuden a cualquier persona a estructurar transacciones con el fin de evitar los requisitos de registro de datos y presentación de reportes. Por ejemplo, usted no puede insinuar a un cliente que realice una transacción por menor valor con el fin de evitar registrar la información. Algunos delincuentes pueden intentar engañarle a usted o sus empleados para que les permitan estructurar transacciones, dividiéndolas con la ayuda de varios cómplices, o contándole una historia que apele a su compasión. Usted debe mantenerse alerta para identificar los intentos de estructuración, con el fin de evitar que se produzcan. Pregunta: Se consideran todas las transacciones múltiples como formas de estructuración? No. Por ejemplo, un cliente envía dos transferencias de dinero a dos receptores separados, una por $2,000 y la otra por $1,500. Cada transferencia es menor de $3,000 pero el total de la transacción excede de $3,000. Usted no percibe nada sospechoso acerca de las transacciones, y se entera que el cliente está enviando dinero a sus hijos, los cuales estudian en dos escuelas diferentes. Debe registrar la información apropiada en el reverso del formulario de envío, para cumplir el requisito de registro de datos y mostrar que no ha habido intento de estructurar las transacciones. Sección VI Reporte de Transacciones Sospechosas Una actividad sospechosa es un concepto de difícil definición, porque depende de las circunstancias involucradas en una transacción o en un grupo de transacciones. Por ejemplo, las transacciones realizadas por un cliente al que conoce pueden ser normales, mientras que otras similares, realizadas por otro cliente, pueden ser sospechosas. La capacidad para determinar si una transacción es sospechosa involucra muchos factores, incluyendo la cantidad, la ubicación de su negocio, los comentarios realizados por el cliente, el comportamiento del mismo, etc. Por esta razón es importante que usted lea esta guía para que se le facilite la detección de actividades sospechosas y transacciones estructuradas. El gobierno federal le exige que presente un reporte sobre actividades sospechosas realizadas en Negocios de Servicios de Dinero (SAR-MSB) para cualquier transacción o conjunto de transacciones que se haya intentado realizar o se haya realizado con al menos $2,000, de la cual usted sepa, sospeche o tenga razón para sospechar que: 1. Proviene de fondos derivados de actividades ilegales o tiene el propósito de ocultar el origen de dichos fondos; 2. Está estructurada para evitar los requisitos de elaboración de reportes o registro de datos; 3. Carece de un propósito comercial o legítimo aparente; o 4. Facilita actividades delictivas. Aunque las regulaciones no lo requieren, se puede presentar un reporte SAR-MSB para una transacción sospechosa inferior a $2,000. En el capítulo 3 se muestra una copia de un reporte SAR-MSB debidamente lleno. Puede obtener copias en blanco adicionales en o llamando al extensión MoneyGram. Todos los derechos reservados. 16

18 Guía Requisitos para la presentación de un Reporte SAR-MSB. Usted debe presentar un reporte SAR-MSB al gobierno federal en un lapso no mayor de 30 días después de la fecha en que se produjo la transacción sospechosa. NO envíe los reportes SAR-MSB a MoneyGram. Registro de Datos de los Reportes SAR-MSB. Debe guardar una copia del reporte y de toda la documentación adicional durante al menos cinco (5) años a partir del momento en que se presento el reporte. La ley federal lo protege a usted y a su negocio contra los reclamos de responsabilidad civil cuando usted presenta reportes sobre transacciones sospechosas a las autoridades pertinentes. A la fecha de impresión de este manual, el gobierno federal propuso una revisión del formulario SAR-MSB. Hasta que se publique el nuevo formulario, siga usando el actual para los reportes sobre transacciones sospechosas. El nuevo formulario deberá estar disponible durante el transcurso del año Esté alerta para obtener el nuevo formulario revisado y úselo en cuanto el gobierno federal lo publique. Nunca le diga al cliente que ha presentado un reporte SAR-MSB. Es ilegal decirle a su cliente que va a presentar este reporte. Si MoneyGram cree que alguno de sus clientes pudiera estar utilizando ilegalmente sus money orders o transferencias de dinero, es posible que nuestro personal del departamento de cumplimiento se dirija a usted en el proceso de una investigación. Usted no debe informar a su cliente acerca de tal investigación. Pregunta: Se debe incluir documentación adicional con el reporte SAR-MSB? No. Debe guardar los originales de todos los documentos adicionales o relacionados con la transacción (incluyendo copias de instrumentos monetarios, comprobantes, fotografías, cintas de audio o video de seguridad, etc.) junto con una copia del reporte SAR-MSB por un período de cinco (5) años a partir de la fecha en que éste fue presentado. Todos los documentos adicionales deben ponerse a disposición de las autoridades adecuadas, en caso de que los soliciten. Los reportes SAR-MSB deben llenarse a máquina o con letra legible. Ejemplos de actividades sospechosas: Ejemplo 1: un cliente realiza una transferencia de dinero por $4,400. Al día siguiente, el cliente envía $9,400 a la misma persona. Es posible que el cliente este estructurando sus transacciones para evitar que se efectúe un reporte CTR. Se deja a su consideración la presentación de un reporte SAR-MSB. Ejemplo 2: un cliente compra money orders con dinero en efectivo por una cantidad justo apenas menor de $3,000 a lo largo de varios días. Es posible que el cliente esté estructurando sus transacciones y se deja a su consideración la presentación de un reporte SAR-MSB. Ejemplo 3: usted ve que Jaime le entrega dinero a Guillermo y a Adriana fuera de su negocio. Guillermo y Adriana le compran con dinero en efectivo money orders por una cantidad cuyo total es menor de $10,000 para cada uno de ellos pero la suma de ambos money orders es mayor de $10,000. Esto parece ser una transacción estructurada y es posible que sea necesario presentar un reporte CTR y un reporte SAR-MSB, así como un registro de datos de money orders. Ejemplo 4: un cliente va a su negocio varias veces al día para recibir transferencias de dinero cuyo total asciende a una cantidad superior a $10,000. Debe presentar un reporte CTR si le ha pagado más de $10,000 en dinero en efectivo al cliente. También debe determinar si es necesario presentar un reporte SAR-MSB. Ejemplo 5: Jaime y Guillermo reciben cada uno transferencias de dinero. Ninguna de las transferencias excede la cantidad de $10,000 por sí sola, aunque juntas ascienden a más de $10,000 en efectivo. Usted les da individualmente a Jaime y a Guillermo la cantidad de dinero en efectivo correspondiente a sus transferencias de dinero. A continuación, usted observa que Jaime y Guillermo le entregan el dinero en efectivo a Adriana. Esta parece ser una transacción estructurada y es sospechosa. Si considera que se ha realizado una transacción estructurada, deberá presentar un reporte SAR-MSB. Si considera que no se ha realizado una transacción estructurada, pero que Jaime y Guillermo están actuando en nombre de Adriana, debe presentar un reporte CTR. Si no le es posible completar la totalidad del reporte CTR, preséntelo con la máxima información que le sea posible MoneyGram. Todos los derechos reservados.

19 Guía Ejemplo 6: un cliente recolecta una transferencia de dinero en su negocio. Cuando el cliente se ha ido, usted descubre que también recibió transferencias de dinero en otras agencias que pertenecen a su negocio durante el mismo día. Es posible que el cliente esté tratando de evitar que se efectúe un reporte. Se deja a su consideración determinar si se ha realizado una transacción estructurada o sospechosa. Si usted determina que esto ha ocurrido, debe presentar un reporte SAR-MSB siempre y cuando el total de todas las transacciones sea de $2,000 como mínimo. Si el total de dinero pagado al cliente por todas sus transacciones es superior a $10,000, usted también deberá presentar un reporte CTR. Ejemplo 7: un cliente dice que desea efectuar una transferencia de dinero por $11,000, por la cual desea pagar con dinero en efectivo. Cuando usted le informa que tendrá que llenar un reporte CTR, el cliente manifiesta que ya no desea realizar la transacción, o pregunta cómo puede evitar la elaboración del CTR. Usted deberá llenar un reporte SAR-MSB sobre la transacción en cuestión o el intento de hacerla. NOTA: la calidad de los reportes CTR y SAR-MSB, así como la calidad de otros registros y reportes, depende de la calidad de la información que usted proporcione. Por lo tanto, es muy importante que dicha información sea exacta y completa. Ésta es su responsabilidad. Tanto el gobierno como las autoridades dependen de esta información en su lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo. Sección VII Reporte de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) y otros Reportes Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) La Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) está adscrita al Departamento del Tesoro y es responsable de hacer cumplir los programas de sanciones impuestas por el gobierno de los Estados Unidos contra ciertos países, organizaciones e individuos. Los programas de sanciones consisten generalmente en el bloqueo de activos, con el fin de fomentar la seguridad nacional. Muchos de los individuos sancionados, generalmente denominados Ciudadanos Designados Específicamente ( SDN ), son traficantes de drogas y terroristas. Todas las entidades que operan en territorio estadounidense tienen prohibido realizar transacciones financieras con SDN. Puede obtener más información acerca de la OFAC visitando el sitio web del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos en Este sitio también incluye una extensa lista de las preguntas y respuestas más comunes con respecto a la OFAC. La siguiente lista incluye algunas de ellas. Responsabilidad de los Agentes MoneyGram posee programas computarizados que comparan el nombre de todos los emisores y receptores de transferencias de dinero con los nombres incluidos en las listas de alerta del gobierno. Los agentes de MoneyGram tienen la responsabilidad de coordinar y monitorizar su propio cumplimiento cotidiano de las regulaciones de OFAC; son también responsables de proporcionar capacitación adecuada a sus empleados, aunque pueden depender de MoneyGram para que se efectúe el cotejamiento inicial de los nombres de los emisores y receptores. Los agentes deben obedecer las directivas de MoneyGram con el fin de evitar que se efectúe cualquier pago o reembolso no autorizado. Qué es un Ciudadano Designado Específicamente ( SDN )? Como parte de su esfuerzo por hacer cumplir las leyes, OFAC publica una lista de negocios que son propiedad o están controladas por países específicamente designados, así como de aquellos individuos que realizan transacciones en representación de o a nombre de tales países. También menciona individuos, grupos y entidades, tales como terroristas y traficantes de drogas, los cuales están listados bajo programas no relacionados con países específicos. Colectivamente, tales individuos y compañías se denominan Ciudadanos Designados Específicamente (SDN). Sus activos son bloqueados y, por regla general, los ciudadanos de los Estados Unidos no pueden realizar transacciones comerciales con ellos. Cómo puedo obtener un ejemplar de esta lista? La mejor forma de obtener la lista es visitando el sitio web de la OFAC. La lista se proporciona en diversos formatos, incluyendo archivos de campo fijo y/o delimitado, los cuales pueden ser incorporados en bases de datos. Qué hago si un nombre en mi lista coincide con la lista SDN? Si usted ha comparado un nombre manualmente o usando software y el nombre coincide con uno incluido en la lista, usted debe profundizar su investigación. Se trata exactamente del mismo nombre, o es uno muy parecido? Su cliente MoneyGram. Todos los derechos reservados. 18

20 Guía está localizado en la misma área general que el SDN? Si no es así, puede tratarse de una falsa alarma. Si existen muchas similitudes, llame a la línea de emergencia de OFAC al para verificar su información. A menos que el cotejamiento de una transacción coincida exactamente con los datos incluidos en la lista, se recomienda dirigirse a la Oficina de Cumplimiento de la OFAC antes de bloquear los activos. Cómo se obtiene el paquete de información de la OFAC? El paquete de información incluye la lista SDN, el folleto correspondiente al ramo que usted representa (finanzas, viajes/turismo, seguros, exportación e importación), y cualquier artículo de interés basado en sus necesidades o intereses específicos. Estos documentos pueden obtenerse del sitio web de la OFAC o a través del número de fax Existe un límite monetario para las transacciones sujetas a las regulaciones de la OFAC? No. No existe una cantidad máxima o mínima sujeta a estas regulaciones. OTROS REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE REPORTES Existen otras obligaciones para la elaboración de reportes y es posible que usted esté sujeto a ellas bajo la Ley del Secreto Bancario ( BSA ), la Ley Patriota de los Estados Unidos y otras leyes estatales y federales para la prevención del lavado de dinero. Dichas leyes pueden requerir la presentación de reportes adicionales al gobierno. Sección VIII Registro de un Negocio de Servicios de Dinero (MSB) Si usted realiza actividades como MSB por sí mismo (siempre y cuando no sea en calidad de uno de nuestros agentes), es posible que tenga la obligación de registrarse con el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos como un MSB. Por ejemplo, un supermercado que tenga un negocio de money orders, pero que no ofrece ningún otro servicio propio de un MSB, no está obligado a registrarse. Sin embargo, el supermercado tendría la obligación de hacerlo si, además de servir como agencia, paga cheques en efectivo por una cantidad mayor de $1,000 a una persona cualquiera, durante un mismo día, a través de una (1) o más transacciones. El registro de un MSB debe efectuarse en el formulario requerido por el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos y enviarse a la dirección indicada en el mismo. Los MSB deben guardar durante cinco (5) años una copia del formulario de registro y de la carta de confirmación del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. En el capítulo 3 se muestra una copia de un formulario de registros para los MSB. Puede obtener copias en blanco adicionales en la página web o llamando al extensión Sección IX. Sanciones Civiles y Penales El gobierno puede imponer severas sanciones civiles y penales contra cualquier persona que viole la Ley del Secreto Bancario, la Ley Patriota de los Estados Unidos, la OFAC y otras leyes y regulaciones para la prevención contra el lavado de dinero. Las multas civiles y penales pueden ascender rápidamente a centenares de miles, o incluso a millones, de dólares. Las infracciones delictivas pueden castigarse con encarcelamiento. La sanción penal por la violación de un requisito de la Ley del Secreto Bancario (BSA) es una multa de hasta $500,000 o una pena de encarcelamiento por hasta 10 años O AMBAS COSAS. Además, el gobierno puede incautar todas las propiedades relacionadas con las violaciones de estas leyes. Dichas propiedades incluyen su negocio, su cuenta bancaria o cualquier otro bien que el gobierno pueda relacionar con el delito cometido. Bajo ciertas circunstancias, el gobierno podrá asignar responsabilidad penal a entidades empresariales por los actos de sus empleados. Es importante que sus empleados estén capacitados para cumplir las medidas contra el lavado de dinero. Es igualmente importante que su negocio disponga de un Programa de Cumplimiento para garantizar que sus empleados están cumpliendo con las leyes y regulaciones. El gobierno exige el estricto cumplimiento de estas leyes y regulaciones. Además, MoneyGram cancelará inmediatamente el contrato con cualquier agente que, conscientemente o por negligencia, no cumpla las leyes y regulaciones. No vale la pena correr el riesgo que conlleva incumplir la ley MoneyGram. Todos los derechos reservados.