Sistema de Vigilancia en Salud Ambiental en la Región Amazónica

Transcripción

1 Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N ATN/OC RG T 1275 Sistema de Vigilancia en Salud Ambiental en la Región Amazónica SOLICITUD DE PRORROGA DE EJECUCIÓN DE CONVENIO PROPUESTA AJUSTADA DE PLANES DE ACTIVIDADES, OPERATIVO Y FINANCIERO Brasilia, abril de

2 CONTENIDO 1. IN TRODUCCIÓN AN TECEDENTES IM PORTANCIA DEL PROYECTO AN ÁLISIS DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO A LA FECHA DI FICULTADES ENCONTRADAS O PORTUNIDADES DE Y FORTALEZAS EN EL DESARROLLO DEL PROYECTO JU STIFICACIÓN PARA LA SOLICITUD DE PRORROGA DE EJECUCIÓN Y PROPUESTA DE TRABAJO DE LA COORDINACIÓN OP ORTUNIDAD Y PERTINENCIA EJ ECUCIÓN FINANCIERA PR ODUCTOS OBTENIDOS HASTA LA FECHA RE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y POSIBLES ESCENARIOS CO MPROMISO DE LA COORDINACIÓN CR ONOGRAMA AC CIONES A SEGUIR ANEXOS 23 2

3 1. INTRODUCCION El presente documento hace referencia a la solicitud de prórroga de ejecución por vencimiento de tiempo del Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N RG T ATN/OC aprobado por la Dirección Ejecutiva del BID el 19 de diciembre de 2007 y suscrito- el 01 de diciembre de 2008 (vigente inicialmente hasta el 1 de diciembre de 2011) entre el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y los Países Miembros (PM) del Tratado de Cooperación de la Amazonía (TCA) a través de la Secretaría Permanente de la Organización del Tratado de Cooperación Amazónica (SP/OTCA) para financiar la contratación de servicios de consultoría y la adquisición de bienes necesarios para la realización de un programa de cooperación técnica para fortalecer el Sistema de Vigilancia de Salud Ambiental en la Región Amazónica. El Objetivo del Proyecto es Adoptar un marco operativo e instrumental de indicadores y estrategias para la institucionalización del Sistema de Vigilancia de Salud Ambiental Amazónico, que permita a los reguladores tomar medidas para conocer la determinación de los factores de riesgo y acciones dirigidas a su vigilancia, con miras a facilitar la prevención, protección, adaptación y mitigación frente a la alteración, contaminación y daño ambientales, que afectan la salud humana ANTECEDENTES 2.1 IMPORTANCIA Y RELEVANCIA DEL PROYECTO La Región Amazónica reviste una particular importancia por sus características geográficas, su flora, su fauna y por supuesto, por las poblaciones que allí se 1 Tomado del Documento base del Proyecto N RG T ATN/OC

4 encuentran. Es un amplio territorio que es compartido por los PM del TCA: Brasil, Bolivia, Colombia, Ecuador, Guyana, Perú, Surinam y Venezuela. Se comparten no sólo territorios de frontera, sino también un número importante de habitantes, entre otros, de pueblos indígenas y otras comunidades tribales, así como colonos, incluyendo también ciudades que tienen más de un millón de habitantes, caseríos y asentamientos, algunos con poblaciones que comparten sus fronteras de manera próxima y otros que están completamente aislados geográficamente. Estás poblaciones humanas están expuestas a un importante número de factores provenientes del ambiente que pueden afectar su salud, generando impactos importantes y enfermedades que en la mayoría de casos son prevenibles. Para saber cómo es el comportamiento de estos factores, los países han generado dentro de sus sistemas de vigilancia en salud pública, instrumentos, actividades, programas, etc. para vigilar la ocurrencia de estos fenómenos de salud/enfermedad. En la actualidad, hay un desbalance en la capacidad de los PM para realizar una vigilancia adecuada de los factores ambientales que afectan a la salud de las poblaciones en la Amazonía, situación que se evidencia en la capacidad de respuesta frente a eventos que pueden afectar la salud de grandes poblaciones, en la capacidad para toma de decisiones y la respuesta frente a emergencias. Dentro de estos factores están: La calidad del agua para consumo humano y las enfermedades que pueden ser vehiculizadas por ella. La calidad de la vivienda y la accesibilidad a los servicios. El manejo de los residuos domiciliarios. La contaminación generada por el uso inadecuado de pesticidas. El aumento del uso del mercurio y el cianuro en la explotación de oro, principalmente de manera artesanal, con lo que se afectan tanto las personas expuestas, las fuentes de agua y la cadena trófica principalmente. El crecimiento de las áreas urbanizadas dentro de los bosques, lo que ha generado una mayor incidencia en las enfermedades trasmitidas por vectores El aumento de los desastres naturales, atribuidos en los cambios de las estaciones lluviosas, el fenómeno del niño y de la niña y la deforestación entre otros. El proyecto Sistema de Vigilancia en Salud Ambiental en la Región Amazónica busca desarrollar una serie de instrumentos y mecanismos comunes a los países amazónicos para que realicen actividades de vigilancia en torno a los factores asociados a la salud ambiental. Estos instrumentos serán propuestos, suministrados y adaptados por los PM, como parte de un bien público regional y empleado como caja de herramientas para fortalecer los sistemas de vigilancia de los PM. En este aspecto, los países han acordado compartir sus experiencias, metodologías de trabajo, sistemas de vigilancia y guías de manejo con el fin de tener elementos uniformes que permitan a futuro compartir la información generada desde el nivel nacional. Para ello se pretende construir una metodología consensuada con fuentes 4

5 de información e indicadores para obtención de datos y estrategias compartidas para la implementación del proceso. Adicionalmente se espera poder desarrollar: Lineamientos de Vigilancia y Control en Salud Ambiental comunes a los 8 países, estándares de Mejores Prácticas Regionales para la detección y el control de enfermedades y factores de riesgo relacionados con aspectos ambientales, teniendo como meta general, elaborar un Manual de Vigilancia en Salud Ambiental para la Región Amazónica. El desarrollo de estas actividades permitirá a los países de la OTCA aprovechar la vasta experiencia en temas de salud ambiental desarrollados por algunos de sus miembros, y permitirá a futuro mejorar la vigilancia de la salud pública, mejorar la toma de decisiones, responder de manera más rápida a situaciones de alerta, emergencia, brotes endemias y epidemias y así mejorar las condiciones de bienestar de las poblaciones amazónicas tanto de la región fronteriza, como de las zonas de interior. 2.2 ANÁLISIS DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO A LA FECHA El siguiente es el análisis de los factores asociados al desarrollo del proyecto, los cuales han influenciado su desarrollo a lo largo de la línea de tiempo. La presentación de esta información pretende acercar al lector al estado del arte de la ejecución de las actividades contempladas desde su inicio. Cabe destacar que el actual coordinador ha estado presente en diferentes etapas del proyecto, inicialmente como contraparte responsable de la ejecución directamente en Colombia y luego, como coordinador del proyecto DIFICULTADES ENCONTRADAS El proyecto ha presentado algunas situaciones inherentes a su concepción y otras que son externas, pero que han desencadenado una alta lentitud en la ejecución de actividades RESPECTO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO A. Inicio de actividades Se debe tener en cuenta que aunque el proyecto fue aprobado para su puesta en marcha en Diciembre de 2007 y para su ejecución desde diciembre del 2008, sólo hasta el 11 de marzo de 2009 se recibió del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) la no objeción frente a los términos de referencia para la contratación del Coordinador regional y el 10 de septiembre se recibe el informe de los resultados del proceso de selección por parte del Banco. La contratación para el inicio de actividades se realiza en octubre de 2009 con la selección del Primer Coordinador del Proyecto, con lo cual se demuestra un retraso en la ejecución de su cronograma. 5

6 Se presentó un periodo de tiempo de no ejecución asociado a la demora de respuesta de los países (ver más adelante) en cuanto a los documentos necesarios para el inicio de actividades y para la solicitud del primer desembolso, por eso, para el BID el inicio de actividades es uno (dic. /2008) y para los PM es otro (dic. /2009). B. Contratación de Coordinadores A la fecha actual el Proyecto ha contado con tres coordinadores por cortos periodos de tiempo y de manera interrumpida, lo que ha generado problemas en la ejecución de actividades y en los periodos de carencia de coordinador se ha realizado un seguimiento limitado a las actividades de los Países Miembros y a la ejecución de los compromisos y de los recursos expresados en el cronograma de trabajo original y en el Plan de Adquisiciones. La SP/OTCA ha continuado con las labores de seguimiento a los procesos y convocatoria a reuniones, sin embargo dadas las características y la complejidad del mismo, es necesario contar con un coordinador que lidere el equipo de trabajo local y regional. El último coordinador ingresa en Octubre de 2010 hasta la fecha. C. Reestructuración del Proyecto Adicional a lo anterior se encuentra un problema asociado a la visión del proyecto en sí. A lo prolongado que fue en su momento la formulación y circulación dentro de los países del proyecto, se le debe añadir que se dejó un objetivo muy amplio con una limitación de recursos y muchas actividades por definir, con lo que se han modificado en varias oportunidades los alcances, las metas, el manejo del presupuesto y los planes de compras/adquisiciones. Esta dificultad ha debido ser ajustada incluso en la última coordinación del proyecto, con lo que se espera que ya definidas actividades y objetivos (definidos por los mismos países en las tres reuniones de trabajo realizadas (Reunión de Belem do Para, Brasil Dic. 2008, reunión de Brasilia, Brasil Dic. de 2009 y Reunión de Lima -Perú Ag-Sept. de 2010). La propuesta actual de trabajo retoma las actividades ya realizadas y los acuerdos de los países, generando una propuesta que da continuidad al trabajo de todos los actores del proyecto. Esta propuesta será presentada al final del actual documento. 6

7 Imagen N 1. Representación en línea de tiempo de los eventos más relevantes ocurridos hasta el momento. En línea transversal azul los momentos de renuncia de los coordinadores previos RESPECTO AL PROCESO FINANCIERO DEL PROYECTO El proceso de rendición de cuentas al BID con respecto a la ejecución de gastos ha presentado varios inconvenientes: A. Inicio de Actividades El inicio de actividades fue previo a la solicitud del Fondo Rotativo, con lo cual debió realizarse una justificación, siguiendo las nuevas reglas del Banco, sobre los fondos empleados tanto para la ejecución directa, como para el porcentaje establecido como contrapartida, habiéndose presentado un mal entendido en la forma como el Banco requería la comprobación de estas últimas. B. Inicio de la contabilidad Los dos primeros coordinadores del proyecto no tomaron las providencias necesarias para realizar un proceso contable del proyecto, con lo cual, la tarea de recabar los documentos de respaldo y configurar la contabilidad ha recaído en el tercer coordinador, quien ha debido responder al desarrollo de las actividades del proyecto y a la implementación del sistema contable. C. Implementación de un sistema contable 7

8 La implementación del sistema contable ha sufrido tropiezos debido a que la compañía proveedora (NT Consulting) ha tenido que hacer varios ajustes al sistema para implementar la presentación de cuentas según las reglas del BID lo que ha retrasado en varias ocasiones la presentación de las mismas. D. Contrapartida de los PM No se había acordado con precisión la forma de presentar los informes de contrapartida por parte de la UER ni la SP/OTCA al BID, ya que no quedó formalmente en acta o formato una explicación de cómo se justificaría el aporte de los países y la SP/OTCA al Banco, según los acuerdos realizados, con lo cual no se había podido ejecutar dicho procedimiento RESPECTO AL BID A pesar de existir una positiva relación con el personal a cargo del proyecto en el BID y el apoyo que se ha realizado al desarrollo del mismo, se presentan las siguientes dificultades para el desarrollo del proyecto que son atribuibles al Banco: A. Las actividades del proyecto son ex- ante, lo que dificulta la ejecución, ya que los tiempos de respuesta frente a las solicitudes algunas veces han sido largos. B. El cambio y rotación de asesor del BID para el proyecto genera de manera inherente una pérdida de la memoria institucional, con lo cual se debe iniciar un proceso de conocimiento del proyecto de nuevo, entendiendo incluso que la persona actualmente responsable lo es de forma interina. Esta situación ha sido afectada también por la rotación de coordinadores en el proyecto OTCA- BID/Salud lo que produce una pérdida de memoria institucional similar, que ha incrementado el efecto de dilatación sobre el proyecto. C. Se han presentado cambios en los procedimientos acordados con el primer responsable del proyecto y la aplicación estricta de las reglas administrativas se han constituido también en un factor de demora adicional. D. A pesar de contar con un asesor interino del BID para el proyecto y de tener las comunicaciones rápidas con el mismo, la carga de trabajo que maneja hace que la disponibilidad para reuniones o encuentros de trabajo se prolongue o deba ser modificado de las fechas marcadas, situación que ha influenciado el desarrollo de actividades, ya que en la primeras fases de un nuevo coordinador consideramos importante el apoyo y la asesoría que pueda brindar el BID. Este factor ha podido ser mejorado, mediante conferencias telefónicas y uso del correo electrónico, lo que ha agilizado el proceso de comunicación entre las partes RESPECTO A LOS PAÍSES A pesar del interés manifestado por los Países Miembros y de la SP/ OTCA de llevar a cabo con total éxito el presente proyecto, su desarrollo ha presentado las siguientes dificultades: 8

9 A. Nombramiento del Delegado del Comité Técnico por parte de los Países Miembros Uno de los requisitos para el desarrollo del trabajo en los Países Miembros es el nombramiento del Delegado al Comité Técnico del Proyecto (COTEC). Hasta hace algunos meses, algunos países no habían nombrado formalmente a su delegado, o se ha presentado rotación /cambio del mismo y no había sido informado a la UER o a la SP/OTCA. Con los actuales compromisos de la agenda del proyecto esta situación se ha podido corregir. Otro inconveniente que se presenta es la no participación en reuniones programadas, ya que se espera en estos encuentros tomar decisiones en consenso con respecto al proyecto. Esta situación está asociada muchas veces a la falta de resultados concretos por parte del Proyecto y ha sido mitigada favoreciendo los encuentros virtuales y el cumplimiento de cronogramas de trabajo. B. Respuesta y envío de información por parte de los Países Miembros La SP/OTCA es un organismo intergubernamental que atiende sus reglamentos y el mandato de los Países Miembros y esa línea de trabajo se ha mantenido dentro de la ejecución del Proyecto, por lo cual las decisiones se toman en consenso y no por mayoría, además no opera el silencio administrativo como mecanismo de aceptación o no de las solicitudes que sean emanadas desde la coordinación del proyecto. Toda consulta realizada a los Países Miembros se espera que sea contestada en un plazo prudencial, incluso informado dentro de las comunicaciones que se remiten, sin embargo, en algunos casos la respuesta se ha dilatado incluso por meses, lo que genera un problema en la toma de decisiones y altera los tiempos de ejecución. C. Variación en la fecha de los encuentros Debido a situaciones internas de los países, algunas reuniones, tanto virtuales como presenciales, han sufrido cambios de fecha, con lo cual la ejecución de actividades se ha visto retrasada OPORTUNIDADES Y FORTALEZAS EN EL DESARROLLO DEL PROYECTO Dentro del análisis de viabilidad del proyecto encontramos los siguientes aspectos que han permitido el desarrollo de actividades: RESPECTO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO A. Ejecución de actividades Teniendo en cuenta el inicio tardío en el desarrollo de actividades y en la implementación de los componentes, se debe destacar el interés de los PM en retomar las actividades y la ejecución de las mismas, lo que se evidencia con un aumento en la producción de elementos asociados al proyecto (conformación de los comités regionales, elaboración de un reglamento del comité técnico envío de 9

10 información formulación de los términos de referencia finales para la contratación de consultores, etc.) y del trabajo realizado por la coordinación del proyecto para conseguir que los países retomen sus actividades de trabajo. La ejecución de actividades y la comunicación se ha mejorado al establecer medios virtuales (tele, audio y video conferencia. Ver más adelante) como foro de discusión y toma de decisiones importantes para el desarrollo de actividades. Adicionalmente, es importante recordar que en el período julio 2009 a diciembre 2010, los Países Miembros de la OTCA estuvieron abocados a revisar sus prioridades temáticas. En ese contexto, en noviembre de 2010 la X Reunión de Cancilleres del TCA aprobó la nueva Agenda Estratégica de Cooperación Amazónica que incluye entre las prioridades del tema SALUD al Proyecto con el BID, lo que ratifica el apoyo político y la voluntad de los PM por realizar el proyecto. Adicionalmente, en la última Reunión de Ministros de Salud de la UNASUR (Montevideo, abril 2011), la Declaración final recoge expresamente la importancia de la Agenda Estratégica de la OTCA en materia de salud, lo que incluye el Proyecto, despejándose todas las dudas sobre la voluntad real de los Países Miembros por ejecutar el mismo. B. Reingeniería del Proyecto La propuesta actual de la coordinación del proyecto es, empleando las mismas características definidas en el proyecto dentro de los componentes, establecer procesos que se puedan realizar en paralelo y no de forma secuencial, con lo que se pueden conseguir un número mayor de resultados en menor tiempo y optimizar los recursos. Se busca generar mejores espacios aprovechando herramientas disponibles en el mismo proyecto y que se han trabajado en proyectos anteriores del BID, la OPS y los Ministerios de Salud de los PM, tales como: Teleconferencias vía Elluminate 2, Skype, u otros. Telemedicina - Telesalud (Red Panamericana de Ciencia y Tecnología actualmente en desarrollo). Foros de participación regional vía Web, los cuales se pueden realizar a través de una página elaborada para el proyecto. Manuales de indicadores de eventos de importancia en Salud Ambiental 3. 2 El sistema Elluminate permite la comunicación por medio de videoconferencia entre las partes. La Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de la Salud ha proveído a los países miembros con una licencia de uso del sistema, además, cada sede de la OPS/OMS puede tener acceso al sistema, con lo cual se pueden realizar conferencias entre múltiples usuarios. Skype es una marca registrada que permite su uso de manera gratuita para comunicación vía web. 3 Con evento de importancia se deben entender los procesos que estén relacionados con la salud/enfermedad que sean medibles y cuantificables. 10

11 Imagen N 2 Comparación de tiempos de Ejecución y desarrollo de actividades del Proyecto. C. Fortalecimiento de la Coordinación Para el desarrollo de la actual coordinación se realizó la contratación de una funcionaria de apoyo que ayuda en la administración de la información, la organización contable y en la logística de eventos, con lo cual se agilizó el desarrollo de actividades dentro del proyecto. Dicha contratación está contemplada desde el inicio del proyecto, sin embargo sólo se había contratado por cortos periodos de tiempo al apoyo contable prestado por diferentes personas, sin poder ser parte de la memoria institucional del proyecto. En la actualidad se están organizando las informaciones contables, de informes y reuniones y de actividades realizadas, con el fin de tener un respaldo contable e informativo RESPECTO AL PROCESO FINANCIERO DEL PROYECTO El proceso de ejecución del presupuesto presenta los siguientes desafíos: A. Presupuesto a ejecutar Dado que a la actualidad existe un monto de recursos importante por ejecutar dentro de las actividades previstas, se presenta la posibilidad de continuar con el desarrollo del proyecto, modificando los planes operativo, financiero y de adquisiciones para lograr el cumplimiento de las metas, los cuales son posibles (ver más adelante la propuesta). B. Manejo de la información Se ha recopilado la información correspondiente al proyecto, con el fin de mantener una memoria institucional de la ejecución del proyecto (de manera física 11

12 y virtual) de fácil consulta y como soporte a cualquier necesidad que se presente dentro del proyecto, la cual no existía antes de la actual coordinación. C. Manejo de la contabilidad La nueva coordinación del proyecto, con el apoyo de la Dirección Administrativa de la Secretaría de la OTCA, ha puesto la contabilidad al día, con lo cual se pueden presentar balances, demostrativos de gastos y los estados financieros del proyecto. Se están manejando los formatos establecidos por el BID. Al estar al día en los balances se planea cumplir los estándares de presentación de cuentas (en tiempo y forma) al Banco, mejorando los inconvenientes presentados en el pasado frente a la parte financiera del proyecto. D. Contrapartida de los PM Los países que componen la OTCA convinieron realizar aportes en especie al proyecto, aportes que se han venido desarrollando con los mismos, tales como: sedes de los encuentros regionales, desarrollo de capacitaciones, talleres, metodologías que puedan ser brindadas como herramientas a los PM, aprovechamiento de los resultados provenientes de otros proyectos en marcha, como los Tratados de cooperación Técnico-Científicas (TCC) que se desarrollan con cooperación de la OPS y de otras entidades como por ejemplo la Asociación Brasilera de de Cooperación, Fiocruz y el Ministerio de Salud de Brasil. Estos recursos (evidenciados en especie) serán presentados al BID mediante actas de ejecución de procesos según los últimos acuerdos alcanzados RESPECTO AL BID Tal y como se mencionó en el capítulo anterior, el BID ha presentado interés en el desarrollo de las actividades del proyecto. Se ha contado con el apoyo de las personas encargadas de Bienes Públicos y de los consultores encargados de asuntos financieros, lo que ha permitido poner al día las actividades contables y de desarrollo del proyecto. Esto representa a largo plazo las siguientes ventajas: Se está generando un conocimiento claro de la ejecución del proyecto. Se puede realizar un seguimiento de las actividades desarrolladas. El BID puede evaluar /auditar el desarrollo del proyecto RESPECTO A LOS PAÍSES A través de espacios virtuales se han generado un mayor acercamiento a los países por diferentes estrategias: Comunicación directa con los miembros del Comité Técnico en los países (COTEC). Manteniendo al tanto de las iniciativas y actividades a los Ministerios de Salud y de Relaciones exteriores de los PM. Generando actas de las reuniones las cuales se están incluyendo en la página web de la OTCA, para que exista una memoria institucional de la ejecución de actividades. 12

13 Presentando en diferentes escenarios de encuentro la propuesta de trabajo del proyecto. Facilitando el envío de la información tanto por los canales oficiales, como por vía internet. Se han definido las prioridades de trabajo del proyecto, con lo cual el alcance, las metas y los resultados esperados son más claros RESPECTO A LAS ENTIDADES COOPERANTES Es importante recordar que en la concepción y actual desarrollo del proyecto se ha contado con la participación de las siguientes entidades: Organización Panamericana de la Salud. Sede Brasil y apoyo a la gestión de actividades de las sedes de los demás PM y de la Oficina de Washington. Ministerio de Salud de Brasil Fundación Oswaldo Cruz (FioCruz) Estas entidades han generado procesos que apoyan las actividades del proyecto como espacios de trabajo, asesores en salud ambiental y de indicadores de salud, encuentros regionales, recursos para el traslado y manutención de los participantes y de expertos asesores, participación de la coordinación en espacios de deliberación importantes para la ejecución del proyecto. Este tipo de apoyo ha sido prestado de manera permanente y ratificado en la última reunión de coordinación del Comité Interagencial. Adicionalmente se ha contado con: Agencia Brasileña de Cooperación. Ministerios e Institutos Nacionales de Salud de los PM. Quienes han ofrecido apoyo en el desarrollo de actividades a lo largo de los 3 componentes del proyecto. DEBILIDADES OPORTUNIDADES Tránsito largo de las comunicaciones por vía diplomática El tiempo de respuesta a las comunicaciones y pedidos es largo. No se ha podido cumplir con las metas propuestas/tiempo de ejecución. Alta rotación de coordinadores del proyecto. Objetivo muy amplio, propuesta de trabajo inicial sin estructura clara. Tiempo de ejecución del proyecto a punto de vencerse. El proyecto es prioritario para los Países Miembros, está incluido en la Agenda Estratégica de Cooperación Amazónica y tiene iniciativas pares en los PM que pueden servir para activar los comités y grupos que requiere el proyecto. Existe ratificación por parte de los Ministros de Salud de los PM de apoyar el desarrollo del proyecto. La ejecución presupuestal permite retomar las actividades de forma concreta reformulando la base Las prioridades de trabajo son similares entre los países. Se cuenta con el apoyo y asesoría directa de los responsables del Proyecto dentro del BID y de las entidades cooperantes: OPAS, FioCruz. 13

14 La implementación de estrategias de Red para telemedicina y de Cooperación en Salud pueden fortalecer el desarrollo de actividades previstas. FORTALEZAS AMENAZAS Se pretende estructurar un mismo modelo concertado de indicadores para el proyecto. Se cuenta con interés de trabajo entre las partes. Se cuenta con un nuevo coordinador y se proponen estrategias definidas. Se han definido las prioridades de trabajo del proyecto. Existe la posibilidad de encadenar los productos generados dentro del proyecto a estrategias propias de los países y a otras estrategias regionales como parte del desarrollo del Bien Común Regional. Se ha establecido un reglamento de trabajo para el COTEC. Los productos previstos dentro del proyecto y las estrategias desarrolladas son útiles para otras actividades del BID, la OTCA y los PM entre otros. Tabla N 1: Resumen de análisis D.O.F.A. del Proyecto Fatiga entre las partes Falta de recursos económicos que apoyen las iniciativas y las tareas Rotación de los representantes de los PM Varios países no tienen representante definido frente al proyecto. Periodos de respuesta y de ejecución por parte de los PM largos Incumplimiento de acuerdos o de responsabilidades por parte de los PM. Cambio en las prioridades de desarrollo de actividades por parte de los PM por causas de fuerza mayor (conflicto armado, Desastres naturales, cambios de políticas gubernamentales). 3 JUSTIFICACIÓN DE SOLICITUD DE PRORROGA DEL PROYECTO 3.1 OPORTUNIDAD Y PERTINENCIA La Región Amazónica se encuentra comprendida en una extensión de cerca de 7,5 millones de km 2, compartida por 8 países y con una población estimada de cerca de 30 millones de personas. Es una región de grandes contrastes debido a que se considera una de las mayores reservas de fuente de agua dulce del planeta, con un sinnúmero de especies de plantas con potencial farmacológico y capaz de movilizar buena parte del CO2 del ambiente. Sin embargo, cuenta con un acceso precario a servicios de salud, el agua dulce en muchas regiones no es del 100% apto para consumo humano y está relacionada con la vehiculización de muchas enfermedades de transmisión orofecal. La continua extracción de recursos, la expansión de la frontera agrícola, la urbanización de la selva y la explotación del oro han producido escenarios complejos para el sector de salud, en especial en lo que atañe a la vigilancia en salud ambiental, promoviendo un grupo de enfermedades entre las que están las transmitidas por vectores, las asociadas a riesgo químico y que se relacionan a un cuadro de profundas inequidades sociales y procesos de degradación ambiental, inscritos en buena parte al déficit de saneamiento ambiental. A lo anterior se le debe sumar la degradación de los ecosistemas y el cambio climático, que se han relacionado con el aumento de los desastres de origen ambiental, alteraciones en la distribución y el comportamiento de 14

15 los vectores/hospederos y las inundaciones que agudizan las infecciones provocadas por la mala calidad del agua para consumo humano. Teniendo en cuenta estas situaciones, el Proyecto OTCA/BID del Sistema de Vigilancia en Salud Ambiental para la Región Amazónica, posibilita la evaluación de las tendencias históricas y coyunturales de los cambios socioambientales, de los impactos en distintas regiones y grupos poblacionales, así como del impacto de las acciones adoptadas. El proyecto plantea la generación de un grupo de herramientas estratégicas de tipo regional que hagan parte del Bien Público Regional, libres, adaptables, cooperativas, dinámicas e intersectoriales, que faciliten el desarrollo de un sistema de vigilancia en salud ambiental útil para la región y que generará una serie de impactos a corto mediano y largo plazo. La configuración de esta serie de herramientas establece una pauta no solo útil para la región, ya que muchos instrumentos que se esperan desarrollar pueden servir para otros países/regiones alrededor del planeta. El desarrollo de estrategias adicionales para el desarrollo del proyecto permitirá aumentar su impacto, nivel de cobertura y apropiación por parte de los diferentes actores (población impacto, personal sanitario, tomadores de decisiones). Entre estas estrategias están: La creación de un foro de discusión amazónica para compartir resultados de la información obtenida para los aspectos epidemiológicos permitirá generar estrategias en conjunto para el desarrollo de la Vigilancia. Instrumentos de fácil lectura/interpretación, que permitan emplear desde herramientas multimedia hasta materiales locales. El colocar las herramientas a disposición del público por diferentes medios (publicación impresa, discos compactos, la nube digital), permitirá el acceso desde cualquier punto, desarrollo de mejores instrumentos y empleo de las mismas 4. Capacitación de agentes comunitarios y replicación de materiales por parte de los gobiernos de cada país. La formulación de los métodos actuales de trabajo (COTEC, Comités Nacionales, reglamentos, sistemas de comunicación, foros, herramientas virtuales) servirán de instrumento para el desarrollo de futuros proyectos. La concepción actual del proyecto plantea un desafío adicional para la coordinación, el COTEC y el mismo desarrollo en los países. Originalmente se esperaba desplegar un conglomerado de resultados de carácter lineal en un proceso secuencial de las actividades y con esto generar los productos de los componentes en serie (finalizado 4 Se trabaja bajo de la premisa Si una herramienta no está al alcance no se emplea o se hace inútil/obsoleta. 15

16 el componente uno se puede seguir con el dos y terminado el dos continuar con el tres). La propuesta actual permite ir desenvolviendo actividades de forma paralela, optimizando el desarrollo de productos y la consecución de objetivos teniendo en cuenta los factores que representan un riesgo amplio para el proyecto como son los largos tiempos de respuesta de los países y las demoras en la implementación de actividades. Imagen N 3 representación esquemática del desarrollo de los diferentes componentes del proyecto. 3.2 EJECUCIÓN FINANCIERA A la fecha actual el porcentaje de ejecución global del proyecto está alrededor del 15%, lo que genera la perspectiva de poder cumplir con las metas planeadas desde el inicio, haciendo reajustes en los valores del plan de adquisiciones y realizando una prórroga adecuada del periodo de ejecución. (Tiempo de ejecución estimado para el cálculo de la ejecución financiera: 19 meses de octubre de 2009 a abril 15 de 2011). Se requiere para el desarrollo del trabajo actual la reorganización de recursos que permitan la ejecución de las actividades previstas en el proyecto. Se requiere por parte de los Países Parte y otras entidades cooperantes la información de los montos de dinero ejecutados dentro de las actividades del proyecto como contrapartida según lo establecido en el proyecto original. PVSA OTCA BID N ATN/OC RG T 1275 Solicitud de Prórroga de ejecución abril de

17 Gráfico N 1 Representación porcentual de la ejecución de los recursos del proyecto 5 PRESUPUESTO VIGENTE GASTOS PERIODO AL PRESUPUESTO PENDIENTE PARA EJECUTAR BID OTCA/ TOTAL BID OTCA/ TOTAL BID OTCA/ TOTAL PAÍSES PAÍSES PAÍSES Marco Operativo Lineamientos regionales Proyectos piloto Coordinación , Técnica Evaluación/ auditoria Imprevistos TOTAL Tabla N 2 Ejecución financiera a la fecha 5 La propuesta actual de la coordinación busca ejecutar en 24 meses (22 meses de ejecución del proyecto y 2 meses más de ejecución financiera, de mayo de 2011 a Mayo de 2013) las actividades propuestas dentro del proyecto y basados en las siguientes estrategias: Mantener un contacto permanente con los países a través de medios virtuales, conservando el actual programa de reuniones. Establecer plazos de trabajo directamente con los Ministerios de Salud de los PM. Una vez aprobados los TDR de las primeras consultorías programadas iniciar el desarrollo de las siguiente actividades: o Recolección de la información de los sistemas de vigilancia de los PM. o Establecer la línea de base de trabajo. 5 Estos valores están calculados basados en el balance de ejecución de los recursos BID a abril de 2011 y los gastos de contrapartida estimados a la fecha, sin incluir los efectuados por el gobierno peruano para el COTEC realizado en LIMA, ni los gastos de los países con respecto al COTEC, los cuales están pendientes de justificar al BID. 17

18 o Establecer los indicadores de trabajo en los puntos pilotos. o Desarrollar la página web del proyecto que albergará la biblioteca, la caja de herramientas y el foro de trabajo. o Iniciar junto con la RED Panamazónica de Ciencia y Tecnología los procesos de capacitación. Acompañar por medios virtuales el desarrollo de actividades de los comités encargados del proyecto en cada uno de los PM. 3.3 PRODUCTOS RELACIONADOS HASTA LA FECHA ACTUAL (Basados en el Plan operativo original del proyecto). ITEM DEL PLAN DE ADQUISICIONES PRODUCTO OBTENIDO DEMOSTRATIVO 1.1. Taller Regional de inicio de Definición de las características del Proyecto proyecto Brasilia 8-9 de dic. de Taller virtual de validación y ajustes a las LB con el Comité Técnico Regional y el Comité Asesor Interagencial Contratación de Especialistas para armonización de estándares e indicadores 1.5 Taller Regional de definición y consenso del marco Operativo; y de consideración del Plan Operativo y del Plan de Adquisiciones Lima 31 de Ago. al 2 de Sept. de 2010 Definición de las prioridades de trabajo dentro de la problemática de la salud ambiental en los PM Documento de elaboración de la línea de Base. Propuesta de desarrollo de indicadores Elaboración de los Términos de referencia de los Consultores para el Proyecto Los países acordaron desarrollar estrategias de capacitación para el proyecto. Se definieron prioridades por país en el desarrollo del proyecto. Acta de reunión de Inicio del proyecto Documento Documento TDR de los Consultores Memoria de la reunión de lima 4.4 Suporte Informático para el Proyecto (creación de la base de datos, herramientas de análisis de los datos, difusión de la información generada). Se definieron los posibles Puntos piloto de gestión compartida de trabajo en fronteras del componente 3 del proyecto. Elaboración de un folleto que dé cuenta de la propuesta de trabajo del proyecto como método de difusión de las actividades que serán desarrolladas Elaboración de un reglamento de trabajo Listado de capacitaciones a ser proveídas por los países del TCA y las instituciones que apoyan Folleto Reglamento del COTEC Listado 3.4 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y POSIBLES ESCENARIOS Para mitigar los problemas que se han presentado para la ejecución del presente Proyecto se han planteado las siguientes soluciones: N PROBLEMA DETECTADO MÉTODO PROPUESTO PARA CORRECCIÓN 1 Atraso en la presentación de cuentas Habiendo ajustado la contabilidad del proyecto y los procesos contables se dar cumplimiento de las fechas y de los formatos para la presentación de informes de fondo rotativo y solicitud de reembolso/ fondo Rotativo. Par la ejecución del Proyecto se ha previsto dentro de la contratación de personal de apoyo para la coordinación, autorizada por el Banco. Dos apoyos técnicos, uno para la parte administrativa y otro para la parte contable, estando pendiente sólo este último 18

19 Cumplimento de las reglas, procedimientos y modelos del BID Cumplimiento de la agenda de actividades programadas Desarrollo de actividades en los países Participación de los PM en las actividades del COTEC Una vez aclarados con El Banco los formatos y los modelos de presentación de cuentas se considera que esta situación no se volverá a presentar a lo largo del proyecto Teniendo en cuenta que esta variable es altamente dependiente de las actividades realizadas por los países y de su gestión interna, se pretende mitigar a futuro este problema así: Cronograma de actividades claro, con fechas de entrega de informes. Para garantizar un mejor acceso, oportuno y rápido de comunicación con los delegados e instituciones cooperantes, se favorecerá el uso de medios virtuales de tele y audioconferencia. Para facilitar la comunicación con los Países Miembros se ha previsto desde el 2011 remitir los informes trimestrales de actividades y el cronograma de trabajo, para motivar la participación de los organismos gubernamentales responsables de la ejecución de actividades del proyecto. Junto con la presidencia del COTEC y con la asesoría de la OPAS se ha elaborado un calendario de actividades propuestas para el 2011 buscando que las instituciones interesadas en el proyecto, los delegados y asesores, puedan programar previamente estos encuentros y sepan de antemano que actividades se van a realizar. Se estableció un reglamento de trabajo del COTEC, con lo que se busca que el COTEC y los PM respondan a los convenios del TCA y de la SP/OTCA con el BID. 6 Comunicación de hallazgos y resultados de la vigilancia en la frontera/ puntos piloto Se ha propuesto acompañar de manera virtual las actividades desarrolladas por las mesas de trabajo nacionales y de los comités de frontera, para garantizar el desarrollo de los procesos Diseño de herramientas de recolección de datos, que permitan emplear la información recolectada en los puntos pilotos. 7 Pago de consultores extranjeros. Pago de actividades en el extranjero. Pago de proveedores en el extranjero. Tabla Nº 3: Planteamiento de escenarios: Problemas y Soluciones Establecer un foro de discusión vía web para las actividades de los puntos pilotos. Manejo de las herramientas desarrolladas de manera física y virtual (esta última a través de material para computador y en la nube digital). Los pagos se generarán a partir de la cuenta en Dólar del Proyecto OTCA/BID/Saude, directamente a la cuenta del proveedor/consultor, evitando trámites largos. Para dichos procedimientos se tendrá en cuenta el valor de la taza de transferencia, la cual será cargada al proyecto y es una de las vías de inversión de los intereses obtenidos por los dineros del proyecto. 19

20 Nº RIESGO POTENCIAL MÉTODO PROPUESTO PARA CORRECCIÓN 1 Demora de los países en la Emplear la agenda estratégica de la SP/OTCA como recolección de la información. método de solicitud a los PM. 2 No consecución de los Dado que la convocatoria es abierta, emplear el Consultores. banco de datos obtenido como fuente para posibles candidatos en segunda línea. 3 Cambio en las fechas de Uso de medios virtuales para minimizar el impacto reunión. 4 Cambio en la coordinación del Proyecto. 5 Cambios en los delegados del COTEC. sobre el cronograma de trabajo. Se ha establecido una memoria institucional dinámica, alimentada semanalmente para minimizar el riesgo de pérdida de la información. Así mismo, la contabilidad se está manejando de forma semanal, generando un respaldo virtual y físico del proyecto. La documentación del proyecto se ha circulado a los PM y en los dos meses anteriores se ha procurado llenar los vacíos de información de los países. Con el desarrollo de la página virtual, el archivo histórico quedará al alcance de todos por niveles de información. 6 Recursos agotados. La variación del dólar es un fenómeno que se debe estudiar. Una solución planteada es el uso de recursos de financiación externos adquiridos por solicitud o por oferta. 7 Costos de productos más Además de plantear la anterior solución, se pueden elevados que el presupuesto inicial. emplear los recursos remanentes de los diferentes componentes, para cubrir los déficit que se llegasen a presentar. Otro método de corrección es la inversión de los intereses obtenidos por los dineros del proyecto. Tabla Nº 4: Planteamiento de escenarios: Riesgos y Soluciones 3.5 COMPROMISO DE LA COORDINACION Durante el último proceso administrativo, en la actual coordinación, se ha manifestado el interés de dar continuidad al proyecto, procurando agilizar los procesos de respuesta de los países y facilitando la comunicaciones, cumpliendo metas de productos que llevaban varios meses sin resolución por parte de los PM y manteniendo un dialogo directo tanto con el Banco como con los interesados en el desarrollo del Sistema de Vigilancia en Salud Ambiental en la Región Amazónica (Ministerios de Salud y de relaciones Exteriores de los Países Miembros, la Organización Panamericana de la Salud y la Fundación Oswaldo Cruz entre otros). 4 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MAYO DE 2011 MAYO DE 2012 El siguiente es el cronograma de actividades para ejecutar dentro del proyecto con vigencia de mayo de 2011 a mayo de En la tabla se han colocado las actividades por categorías, recordando que las fechas pueden variar dependiendo de la dinámica de desarrollo del proyecto y del cumplimiento de actividades por parte de los PM. Se han suprimido las categorías de actividades ya ejecutadas dentro del proyecto, las cuales pertenecen a los componentes 1 (marco operativo) y 4 (administración). 20

21 ACTIVIDAD 1. Componente I: Marco Operativo Desarrollo de instrumentos de trabajo países Inicio de consultorías por país. (8) Línea de base Realizar misiones de trabajo a los PM con las Mesas Nacionales del Proyecto.(8) Desarrollo de la página web del proyecto (1) 2. Componente II: lineamientos regionales 3.1 Consultorias temáticas (8) Necesidades y recursos Talleres a nivel Regional para definir Desarrollo de indicadores y planes demostrativos (2) Talleres de capacitación y armonización de herramientas, estándares e indicadores(8) Recolección de indicadores y directrices púbicas y plan de acción amazónico frente al Cambio Climático Publicación de directrices para políticas públicas y un plan de acción amazónico en salud ambiental frente al Cambio Climático(1) 3. Componente III: Proyectos piloto 4.1 Talleres de análisis de la situación de salud ambiental fronteriza y planificación estratégica local para la evaluación y validación del sistema en fronteras.(5) 4.2 Fortalecimiento de los laboratorios de referencia para mejorar la calidad del diagnostico y sistemas de alerta (5) Fortalecimiento de la red informática del sistema según prioridades (5) Talleres de capacitación para capacitadores (5) Talleres intersectoriales de fortalecimiento en el uso y aplicación de información generada por los sistemas (8) Reunión de evaluación local intersectorial y transfronteriza (5) Publicación del Manual de Vigilancia de Salud Ambiental de la Región Amazónica (1) Consultorías para elaboración de material educativo para fortalecimiento de redes de entornos saludables.(2) Desarrollo del material educativo del proyecto Taller Regional de Evaluación de Resultados y Sostenibilidad (1) 4.Coordinación Técnica y administrativa Reuniones COMITÉ INTERAGENCIAL Encuentros del COTEC Regional (presenciales o virtuales). Informe de Actividades al BID Informes a los PM Entidades cooperantes Mesa de trabajo conjunta con OPS Auditoria y Evaluación 5.1 Evaluación Intermedia & Final 5.2. Auditorias 5.3 Elaboración y presentación de informe final del proyecto MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY 21

22 En material adjunto se trabajará lo concerniente a los presupuestos y el plan de adquisiciones ACCIONES A SEGUIR Los siguientes son los objetivos del proyecto que están actualmente en ejecución por parte de la coordinación. ACTIVIDAD A SER DESARROLLADA Revisión de aspectos legales normativos. Construcción y definición de indicadores. Contratación de los consultores. METAS ALCANZADAS O POR ALCANZAR Recolección de información por parte de cada país. Envío desde los PM a la UER. Asesor experto Carlos Machado (Fiocruz) como apoyo al proyecto. Se enviaron los TDR al BID para la no objeción. Una vez esta se reciba se iniciará el proceso con los PM. Presentación del proyecto en los Ministerios de Salud de los países. Página web. Presentación de metodología de indicadores. Reunión virtual del COTEC seguimiento bimensual de actividades. Participación en el comité de E y D UNASUR. Concertación de espacio para la próxima Reunión Regional (indicadores para el proyecto). Elaboración del material informativo para envío a los PM y su distribución. Propuesta de trabajo basada en la propuesta de la pagina web de la OTCA (uniformidad e identidad). Presentación de la estrategia a seguir por los países miembros. Reunión de ajuste y presentación de avances de la UER y los países miembros realizadas en conjunto e individualmente. Participación de mesas de trabajo para verificar propuestas comunes en el componente de emergencias y desastres. Reglamento del COTEC. Formulación de los entes nacionales de apoyo al proyecto por parte de los PM. Bogotá ha aceptado ser la sede del próximo encuentro, con fecha tentativa para la tercera semana de mayo. LUIS FRANCISCO SANCHEZ OTERO MD Coordinador del Proyecto SVSA OTCA-BID 22