PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PROMOCIONALES

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1 UFEDEMA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PROMOCIONALES Álvaro Merino Jiménez Escuela de Estudios Universitarios Real Madrid Universidad Europea de Madrid [Seleccionar fecha]

2 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PROMOCIONALES bibliografía recomendada AYORA, D ; GARCIA, E.: Organización de eventos deportivos. Ed. INDE, MARTÍN, O: Manual práctico de organización deportiva. Gymnos, MESTRE: Planificación deportiva. Teoría y práctica, Barcelona, Inde, 1995 MIRANDA, J; CAMINERO, O : La recreación y la animación deportiva. Amarú Ediciones definiciones importantes Decidir: Atender una secuencia lógica: recogida de información, procesado y análisis, selección de respuestas posibles y elección de la que creemos mas conveniente. Martín, 2002 Organizar: Coordinar de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar el logro de un propósito común, a través de la división de trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridades y responsabilidades. Martín, 2002.

3 características diferenciadoras de los programas de ocio 1. Titularidad: Administración central, autonómica, local, centros privados, Asociaciones, federaciones, centros de enseñanza, Intereses: económicos, deportivos, sociales, educativos, políticos, Naturaleza: competición, recreación, promoción, espectáculo, Público objetivo: rasgos, gustos, status, Inversión. 6. Configuración: duración, sesiones, contexto de práctica, inscripciones, requisitos,...

4 cómo se construye un programa? DISEÑO 1 RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN. 2 DETERMINACIÓN DE LAS VARIABLES PRINCIPALES. 2.1 Naturaleza del programa. 2.2 Objetivos específicos. 2.3 Denominación del proyecto (Nombre) 2.4 Modalidad o tipo. 2.5 Target group. 2.6 Características del target. 2.7 Contexto de practica. 3 ESTUDIO ECONÓMICO Ingresos Aportación participantes Publicidad Convenios Subvenciones Empresas colaboradoras Gastos Personal Material Material fijo: equipamiento deportivo Material fungible: balones, dorsales, petos, aros, raqueta, Acondicionamiento de instalaciones: mantenimiento deportivo Áreas complementarias Material de oficina Material impreso Administración Seguros Servicio medico Transporte y alojamiento

5 Manutención Contingencias comunes: luz, gas, agua, Propuesta de precios. 4 PLAN DE VIABILIDAD. 4.1 Plazos necesarios: contrataciones, Compromisos legales. Concursos públicos, adjudicaciones, presentación de presupuestos, Capacidad estructural y funcional para llevar a cabo el proyecto: personal, instalaciones, apoyos, Planteamiento del programa: coherencia, rigor, conocimiento, transparencia,.. DESARROLLO 1. PREPARACIÓN 1.1 Calcular y prever todo lo que vamos a necesitar. 1.2 Tramitar las operaciones comerciales oportunas. 1.3 Establecer el organigrama de funcionamiento, definir relaciones, autoridades, correspondencias, funciones, tareas, Explicar el programa a los implicados, transmitir la filosofía, el espíritu y la intención del programa. 1.5 Comunicar objetivos, instrucciones y cometidos a los involucrados. 1.6 Definir el cronograma donde se exponga tareas, fechas, responsables y situación en que se encuentra. 1.7 Revisar que todo este a punto 2. PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 3. SEGUIMIENTO Y CONTROL 3.1 Controlar la marcha del programa. 3.2 Observación directa. 3.3 Valoración de los participantes. 3.4 Realizar correcciones y adaptaciones

6 ACTUACIÓN FINAL 1. EVALUACIÓN EN RELACIÓN A: 1.1 Datos objetivos de lo acontecido. 1.2 Memoria económica. 1.3 Análisis, valoración y conclusiones. 1.4 Comparación con ediciones anteriores, si procede 2. ELABORACIÓN DE LA MEMORIA FINAL. 3. FINALIZAR LOS TRAMITES INICIADOS. 4. CONCLUIR OPERACIONES ABIERTAS CON EMPRESAS COLABORADORAS. 5. RECOGIDA Y ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL. 6. TRANSMITIR CONCLUSIONES Y DATOS A LAS PERSONAS Y ENTIDADES IMPLICADAS 7. CARTAS DE AGRADECIMIENTO Y ENTREGA DE MEMORIAS. 8. DOSSIER DE PRENSA. aspectos importantes para el diseño y desarrollo del programa 1. DEFINICIÓN DEL EVENTO A DESARROLLAR. Tipos de eventos. Ferias. Congresos y convenciones. Eventos promocionales de playa. Eventos promocionales urbanos. Eventos deportivos. Eventos puntuales. o Día del niño. o Día de la bicicleta. o Olimpiadas escolares.

7 2. CALENDARIO DEL PROGRAMA Marcar fechas del evento dependiendo de si se trata de: Evento puntual. Evento estacional: verano, semana santa, navidad,... Evento festivo (coincidiendo con fiestas fijadas en el calendario nacional o territorial). Eventos promocionales ( fundamentalmente en centros comerciales y de ocio como rebajas, navidad, verano,...) Evento continuado durante fines de semana, diario, CONTEXTO DEL PROGRAMA El contexto donde se desarrolla un evento de ocio se engloba principalmente en: SEGÚN EL CONTEXTO DONDE SE REALICE EL EVENTO: Eventos desarrollados al aire libre (OUTDOOR) o Eventos de playa. o Eventos de reto y aventura. o Campamentos, alojamientos rurales. o Eventos urbanos. Eventos desarrollados en espacios cubiertos (INDOOR) o Ferias, convenciones y congresos o Centros comerciales y centros de ocio. o Ludotecas. o Hoteles. o Residencias de tercera edad SEGÚN LA ESPECIFICIDAD DEL ESPACIO Establecimientos destinados exclusivamente al ocio Establecimientos no exclusivos de ocio. 4. AREAS Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES AREA DE MARKETING Responsable de cuidar la imagen que se da desde el

8 AREA ECONOMICA AREA JURÍDICA AREA LOGISTICA AREA DE INFRAESTRUCTURAS AREA TÉCNICA AREA MEDICO SANITARIA evento. Imagen corporativa, protocolo del evento y atención a las personalidades. Encargada de la previsión de los costes necesarios para poder ejecutar el evento. Tramitan todos los aspectos relacionados con los requisitos legales imprescindibles para la organización del evento (permisos y licencias), así como de la documentación necesaria, el régimen de contratos de los trabajadores y los seguros de Responsabilidad Civil. responsable de la organización interna complementaria relacionada con los aspectos de viajes, estancias y movilidad. Responsable del acondicionamiento y preparación de las infraestructuras necesarias para la celebración del evento. Responsable del área de seguridad. Área especializada en el desarrollo de las actividades del evento. Responsable de la planificación, desarrollo y control de la actividad. Responsable del control de los protocolos de atención en incidencias medicas, implicada en el protocolo de evacuación. 5. HORARIO TIPO. En los horarios tipo de cualquier evento debe quedar reflejado al menos: Hora de inicio y de finalización de la actividad. Hora de comidas o cierre del evento a mitad de la jornada si fuera necesario. Hora de espectáculos o actividades especiales integradas en el programa. 6. DISEÑO Y DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES Las actividades en eventos de ocio deben cumplir las siguientes características: Deben ser ATRACTIVAS para el visitante. Deben diseñarse para poder absorber un alto volumen de participantes / hora. Deben ser CREATIVAS e INNOVADORAS. Deben adaptarse al público al que van destinadas.

9 7. DISTRIBUCIÓN DE TAREAS. Una vez estructuradas las áreas que intervienen en la organización de eventos de ocio debemos señalar cuales son las funciones que corresponden a cada una de las áreas. Estas funciones deben adaptarse a cada tipo de evento específico en el caso que fuera necesario. Determinar las funciones de cada área permite cuantificar el trabajo que se va a desarrollar y por lo tanto facilita dimensionar los equipos de manera coherente. En la organización de eventos es básico acertar en la dimensión de nuestro equipo para evitar grandes desfases presupuestarios. ÁREA TÉCNICA 1. Decide los parámetros básicos del programa 2 Decide el programa de actividades Sistema de juego Cuadrantes Fechas Lugares de juego Horas de juego Tipo de pruebas Calendario 3 Decide las normativas y reglamentos de competición. 4 Prepara presupuesto específico. 5 Decide el equipo humano de su área Profesores Jueces / Anotadores / Cronometradores Monitores / Técnicos deportivos / Animadores 6 Estructura orgánica de funcionamiento 7 Define catalogo de puestos Responsabilidades Competencias Tareas 8 Inscripciones 9 Previsión de trofeos 10 Previsión de material. 11 Confecciona resultados y clasificaciones. 12 Colabora en diseño de publicidad.

10 13 Organiza los comités técnicos Disciplina Reclamaciones 14 Define la normativa de funcionamiento. 15 Coordina montaje y desmontaje de equipamientos y materiales. 16 Colabora en el área de relaciones externas 17 Elabora la memoria 18 Define protocolos de seguridad para las actividades 19 Decide lugar de ubicación de: Pancartas Zona de salida Zona de meta Zona de publico Zona de seguridad Zona de premios 20 Diseña el soporte informático AREA LOGISTICA 1 Decide el tipo de alojamiento. Distribución de habitaciones 2 Decide y contrata los medios de transporte. 3 Se ocupa de la alimentación Del evento (participantes) Del equipo técnico 4 Organiza la ubicación de vehículos. 5 Se ocupa de los permisos necesarios para ubicar el parque móvil en coordinación con policía municipal, guardia civil,... AREA JURIDICA 1 Supervisa y da el visto bueno a la documentación. 2 Redacta, define y revisa 3 Solicitud de Permisos, licencias y seguros del evento normativa Reglamento Contratos Convenios Acuerdos Apertura Música Realización del acto Corte de calles Venta de bebidas

11 4 Atiende reclamaciones de área 5 Asegura la legalidad del proceso Seguro accidentes Seguro de R.C. AREA ECONÓMICO ADMINISTRATIVA 1 Compra de material 2 Pago de haberes 3 Elaboración del presupuesto 4 Realiza la memoria económica. 5 Realiza la gestión de personal AREA MEDICO SANITARIA 1 Elabora manual de consejos, recomendaciones, sugerencias para evitar lesiones,... 2 Decide el despliegue de dotaciones Ubicación Cantidad 3 Colabora en avituallamiento 4 Elabora el protocolo de evacuación 5 Interviene en la elaboración de menús. 6 Asesora en la contratación de seguros. 7 Elabora informes sobre el estado sanitario de Cocinas Vestuarios Piscinas Pabellones 8 Coordina actuaciones con organismos de apoyo AREA DE RELACIONES EXTERNAS,COMUNICACIÓN Y MARKETING 1 Relación con medios de comunicación TV Prensa Radio 2 Propone la cantidad de impactos en los medios 3 Relación con los VIPS

12 4 Define la ornamentación y protocolos Banderas Ceremonias Intervención de VIPS Azafatas 5 Define, diseña y elabora imagen corporativa 6 Decide y elabora el merchandising 7 Decide, diseña y elabora material impreso y papelería Entradas Invitaciones Pases Credenciales Carnets Fichas 8 Relación con Concesionarios de catering 9 Preparación del speaker (Guión / Comentarios / agradecimientos / Cuñas publicitarias / Premios / entrev.) 10 Decide y elabora los trofeos 11 Prepara, coordina y dirige las ruedas de prensa 12 Atiende reclamaciones de área AREA DE INFRAESTRUCTURAS, MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD 1 Presta apoyo humano y tecnológico al resto de áreas 2 Montaje, desmontaje, custodia y mantenimiento 3 Servicio de limpieza Equipamientos y materiales deportivos Soportes publicitarios Música Escenarios Papeleras y cubos de basura Zona de premios Zona VIP Sistemas de prevención Señalítica Maquinaria Unidades deportivas Accesos Vestuarios

13 4 Asegura las vías de salida según protocolos de evacuación. 5 Realiza con el área técnica el mapa de Personas circulaciones Vehículos 6 Diseña protocolos de seguridad junto al área técnica 7 Control de entrada de público 8 Dispone el sistema de comunicaciones 9 Coordina esfuerzos con cuerpos del estado y/o administraciones públicas 10 Atiende reclamaciones de área 8. PROCEDIMIENTOS MAS IMPORTANTES Procedimientos de emergencia. Procedimiento de actuación de los técnicos para el desarrollo de las actividades. Procedimiento de gestión de quejas 9. PLANO DEL EVENTO El diseño del plano de un evento de ocio es fundamental para: Ofrece una visión global. Facilita el trabajo de los diferentes departamentos implicados en la planificación y ejecución del proyecto. (Seguridad, montaje, equipos, proveedores, manutención, patrocinadores, animadores,...) Facilita la delegación de tareas. Herramienta eficaz para el control. Facilita las modificaciones y/o adaptaciones. Es una herramienta de marketing. Define espacios y evita conflictos. QUÉ DEBE APARECER? Mapa de circulaciones. Actividades y organización de filas de espera. Zonas de acceso. Salidas de emergencia

14 Plano de evacuación. Servicios sanitarios. Área de desarrollo del evento. (actividades, área VIP, etc.) Zonas de alimentación. Guión para desarrollar un proyecto de ocio. Justificación del proyecto. Análisis interno. Análisis de los destinatarios y definición del target. Objetivos. Propuesta de actividades. Equipo técnico. Presupuesto. Oferta de servicios complementarios. Gestión posterior al proyecto: dossier de prensa, agradecimientos, regalos, Aplicación tecnológicas al proyecto. aspectos importantes a tener en cuenta para la presentación de proyectos Imagen personal acorde con la situación. Soporte informático para defender el proyecto, acompañado de copias en papel para que los compradores puedan seguir la presentación. Debemos transmitir la información de tal manera que hagamos del proyecto una necesidad para el comprador. Procurar no estar en inferioridad respecto a los compradores o al menos ir acompañado por otra persona. Las presentaciones no deben exceder nunca de y posteriormente se realizará una rueda de preguntas. Intentar presentar siempre algo más caro y complejo de lo que el cliente espera comprar.

15 Glosario de términos ORGANIZADOR: Persona física y/o jurídica que emprende o produce un evento. PATROCINADOR: entidad que financia básicamente el evento. COLABORADOR: Entidad o entidades que ayudan en la financiación del evento. ANUNCIANTE: Entidad que promociona sus productos a lo largo del evento previa colaboración en la financiación del mismo. SPONSOR: Colabora en la financiación pudiendo ser anunciante o colaborador.