REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTON PAUTE RESOLUCION ADMINISTRATIVA CONSIDERANDO

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1 REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTON PAUTE RESOLUCION ADMINISTRATIVA CONSIDERANDO Que, el Registro de la Propiedad del cantón Paute requiere de una estructura organizacional de acuerdo a la naturaleza y fines que persigue de acuerdo a lo establecido en la: Constitución de la República del Ecuador. Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización. Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. Reforma a la Ordenanza para la Organización, Administración y Funcionamiento del Registro de la Propiedad del Cantón Paute. Que el Art. 18 de la Constitución de la República del Ecuador en su numeral segundo establece que es derecho de todas las personas el acceso a la información generada en instituciones públicas o privadas que manejen fondos públicos o realicen funciones públicas. Además que es Derecho de acceso universal a la tecnologías de información y comunicación. Que, el art. 66 numerales 19 y 28 ibídem, garantizan los derechos a la identidad personal y colectiva, y a la protección de datos de carácter personal, el cual incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección. Que, la misma disposición constitucional en su numeral 26 garantiza el derecho a la propiedad en todas sus formas, cuya conformación, transferencia y consolidación jurídica requiere de un registro fiable. Que, la misma norma constitucional, en su numeral vigésimo quinto, establece el derecho de las personas a acceder a servicios públicos de calidad para lo cual se requiere una debida estructuración institucional, que garantice los derechos de las personas y contribuya a brindar servicios de calidad, con eficiencia, eficacia y buen trato. Que, el art. 92 de la carta magna, manda que toda persona tendrá derecho a conocer de la existencia y acceder a los documentos, datos genéticos, bancos o archivos de datos personales e informes que sobre sí mismo o sobre sus bienes, consten en entidades públicas o privadas, en soporte material o electrónico. Que, el Art. 265 de la Constitución del Ecuador señala que El sistema público de registro de la propiedad será administrado de manera concurrente entre el Ejecutivo y las municipalidades ; disposición constitucional que guarda relación con el dispuesto

2 en el Art. 142 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización COOTAD. Que, el Registro de la Propiedad del cantón Paute, al ser una entidad adscrita del GAD Municipal del cantón Paute, cuya organización y funcionamiento conforme al marco de competencias constitucionales y legales, es reciente, y no cuenta hasta la presente fecha con una estructura orgánica de gestión por procesos que le permita cumplir con sus objetivos, visión y misión institucional; lo que además no ha permitido tener una planificación del talento humano. Que, el Registrador(a) de la Propiedad del Cantón Paute es la máxima autoridad Administrativa, Representante Legal, Judicial y Extrajudicial del mismo, conforme así establece el Art. 23 de la Reforma a la Ordenanza para la Organización, Administración y Funcionamiento del Registro de la Propiedad del Cantón Paute, publicado en el Registro Oficial 446 del 26 de febrero de Que, mediante acción de personal Nro. ENC , de fecha 14 de diciembre de 2017, se encarga al abogado Edgar Dionicio Aucapiña Cabrera, el Registro de la Propiedad del cantón Paute; y, En base a las disposiciones legales citadas, Emite el: Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del Registro de la Propiedad del Cantón Paute. TITULO I DE LAS POLÍTICAS Y OBJETIVOS; DE LA MISIÓN, VISIÓN Y VALORES INSTITUCIONALES. Art. 1 POLÍTICAS.- Entre las políticas que se pretenden adoptar para el funcionamiento del Registro de la Propiedad del cantón Paute son las siguientes: a) El fortalecimiento y desarrollo del Registro de la Propiedad, con la utilización eficiente de los recursos humanos y financieros. b) Trabajo en equipo, para la búsqueda constante de los más altos niveles de rendimiento, a efectos de satisfacer las expectativas de los ciudadanos, fundamentándose en el esfuerzo y compromiso de los empleados del Registro de la Propiedad y personal de apoyo. c) Lograr una sostenida y equilibrada participación y apoyo mutuo, como la base que permita enfrentar problemas y aplicar soluciones de manera eficiente, efectiva y eficaz.

3 d) Identificar los problemas que se presentan y lograr soluciones prontas y oportunas. Art. 2 OBJETIVOS.- Son objetivos de la Gestión por Procesos: a) Mejorar los roles públicos en atención a las demandas de la sociedad con criterios eficientes de administración por procesos o productos; b) Generar un modelo sistémico en la organización del trabajo, esto es, interrelacionado con los demás sistemas de gestión pública; c) Lograr la satisfacción del usuario interno y externo en la entrega de servicios con calidad, oportunidad y productividad; d) Controlar y monitorear los resultados en base a una implementación de procedimientos de gestión y desarrollo organizacional; e) Adaptar el trabajo al dinamismo propio de la administración y a los cambios permanentes de tecnología; y, f) Integrar y mantener equipos de trabajo interdisciplinarios, y promover la polifuncionalidad de las actividades, que apunten a profesionalizar la fuerza del trabajo y la aplicación de políticas, sustentado en la evaluación de resultados. Art. 3 MISIÓN INSTITUCIONAL.- Garantizar la seguridad jurídica, organizar, regular, sistematizar e interconectar la información, así como la eficacia y eficiencia de su manejo, su publicidad, transparencia, acceso e implementación de nuevas tecnologías. Art. 4 VISIÓN INSTITUCIONAL.- Crear una institución dinámica, sólida, capaz de mejorar las condiciones y adecuarnos a las necesidades urgentes de los usuarios basada en la vocación de servicio, el crecimiento del personal y el uso apropiado de la tecnología. Art. 5 VALORES INSTITUCIONALES.- a) Puntualidad.- Es una virtud de los funcionarios llegar a tiempo para cumplir sus labores diarias en su trabajo y también en los compromisos adquiridos. b) Compromiso.- Es la disposición que tiene el funcionario público para asumir con responsabilidad los retos de la institución para llegar a cumplir la misión, la visión y los objetivos propuestos. c) Honestidad.- Es la rectitud en el actuar diario del servidor público en el cumplimiento de sus labores.

4 d) Imparcialidad.- Es cuando el funcionario público en todas sus actuaciones, no tiene preferencia a favor o en contra de las personas o de las entidades que requieran sus servicio y proceder a decidir con rectitud. e) Objetividad.- La información que suministre el servidor público debe ser exacta, comprobada y con independencia de la forma de pensar o sentir. f) Profesionalismo.- El servidor público aplicará todos sus conocimientos, experiencias, habilidades y destrezas en el desarrollo de sus funciones sin restricciones con el fin de conseguir los objetivos y metas trazadas por la institución. g) Respeto.- El trato dirigido a los demás debe ser cordial y amable, evitando conflictos. h) Responsabilidad.- El buen manejo de los recursos y el reconocimiento de sus actos y omisiones. i) Transparencia.- Es el actuar de los funcionarios públicos, en el momento de dar a conocer, informar de forma ágil, completa y oportuna de manera que se cree espacios para que la ciudadanía de manera individual o colectiva partícipe y ejerza control social. TITULO II DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS. Art. 6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.- El Registro de la Propiedad del cantón Paute ha diseñado una Estructura Organizacional por Procesos, la cual está alineada con su misión y visión estratégicas y se sustenta en la filosofía de aseguramiento de la calidad en la gestión. Art. 7 PROCESOS QUE CONFORMAN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTÓN PAUTE.- Los procesos que generan los productos y servicios se clasifican en función a su contribución al cumplimiento de la misión Institucional y constituyen los siguientes: Procesos Gobernantes: Están encaminados a garantizar la gestión de la Institución, mediante el diseño y control de políticas y estrategias que orienten exitosamente el accionar de la misma y al cumplimiento de los objetivos organizacionales. Procesos Agregadores de Valor: Ejecutan las actividades que demandan el cumplimiento de metas y objetivos Institucionales en materia de Certificaciones e Inscripciones de instrumentos públicos de acuerdo a los fines del Registro de la Propiedad.

5 Procesos Habilitantes de Apoyo y Asesoría.- Ejecutan aplicaciones de asesoría, asistencia logística y administración de recursos humanos, materiales y financieros que aportan al mejor desenvolvimiento de la gestión institucional. Art. 8 ESTRUCTURA BÁSICA ALINEADA A LA MISIÓN.- El Registro de la Propiedad del cantón Paute, para el cumplimiento adecuado de su misión, objeticos y responsabilidades institucionales, desarrolla procesos internos y está conformada las siguientes unidades organizacionales: 1.- Procesos Gobernantes. Direccionamiento estratégico. Responsable: Registrador de la Propiedad. 2.- Procesos agregadores de valor. Unidad de Inscripciones. Unidad de certificaciones. Unidad de archivo, digitalización y empaste. 3.- Procesos Habilitantes de Apoyo y Asesoría Unidad Administrativa y Financiera Contadora Recaudación y atención al público Técnico Informático y de Sistemas Técnico Jurídico Art. 9 ORGANIGRAMA.- TÍTULO III

6 DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DESCRIPTIVA Art REGISTRADURIA. CAPITULO I PROCESOS GOBERNANTES RESPONDE A: DINARDAP GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN PAUTE RESPONSABLE: Registrador de la Propiedad del cantón Paute. MISION: Garantizar la custodia y conservación de los registros, su veracidad y autenticidad, así como la inscripción, certificación y publicidad de los instrumentos públicos, títulos y demás documentos que la ley exige o permite que se inscriban. a) Responsabilizarse de la administración y gestión institucional b) Representar a la institución legal y judicialmente; b) Administrar los registros de la Propiedad del cantón; c) Expedir la certificación registral a petición de la interesada o interesado y/o por disposición administrativa u orden judicial; d) Utilizar los medios tecnológicos normados y estandarizados, de conformidad con las políticas emanadas por el ministerio sectorial de las telecomunicaciones y de la sociedad de la información; e) Asumir las funciones y facultades del Registro Mercantil, hasta tanto la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos disponga su creación y funcionamiento; f) Dictar las políticas internas para la administración de los recursos financieros, humanos, tecnológicos y de los documentos de la institución; g) Ejercer el control financiero, administrativo y registral de la institución; h) Formular y aprobar el Presupuesto Anual de la Institución y sus reformas; i) Autorizar las transferencias de recursos a través del Sistema de Pagos Interbancario a proveedores y de las remuneraciones del personal; j) Formular y aprobar los planes estratégico y operativo de la institución; k) Aprobar el Plan Anual de Contrataciones y sus modificaciones; l) Aprobar los pliegos de contrataciones en el marco de las disposiciones de la LOSNCP; m) Suscribir los contratos de trabajo con personal para el cumplimiento de los objetivos institucionales; n) Suscribir los documentos necesarios para la prestación de los servicios en materia de Propiedad; y, o) Las demás que las leyes y disposiciones de autoridad competente le asignen al Registrador de la Propiedad.

7 PRODUCTOS: 1. Libro de repertorio firmado. 2. Acta de Inscripción, marginación, certificados y razón de inscripción firmadas. 3. Negativas Registrales. 4. Estados Financieros firmados. 5. Aprobación y Ejecución del presupuesto. Art UNIDAD DE INSCRIPCIÓN. RESPONSABLE: Inscriptor/a CAPITULO II PROCESOS AGREGADORES DE VALOR MISION: Ejecutar el procesos de la inscripción de los actos jurídicos que la ley exige y permite registrar, cumpliendo los requisitos y exigencias en la ley, dando a los instrumentos seguridad jurídica. ESTRUCTURA BÁSICA Asistente de inscripciones. a) Efectuar la calificación registral de conformidad a la ley, respecto de los actos y contratos inscribibles que aparezcan en los documentos públicos presentados al registro de la propiedad para su inscripción; b) Elaborar el asiento y razón de inscripción en los casos que la calificación registral del título fuere favorable; c) Cerciorarse que la información respecto del predio y a los impuestos municipales, se hayan cumplido y aparejado a los documentos habilitantes; d) Elaborar coordinadamente con el registrador de la propiedad, la negativa de inscripción en los casos en que la calificación registral fuera desfavorable; e) Cumplir con la inscripción electrónica de los actos y contratos, en el sistema informático; f) Requerir información a las diferentes instituciones del sector público, con la finalidad de efectuar la calificación registral respecto de los documentos que contengan actos inscribibles; g) Coordinar con fines de archivo con el funcionario responsable de la Unidad de Archivo, Digitalización y Empaste; h) Ingresar al sistema y base de datos los documentos inscritos; y, i) Las demás que le asigne el Registrador de la Propiedad.

8 Productos: 1. Asientos de inscripción. 2. Texto de negativas. 3. Inscripción de actos jurídicos. ART ASISTENTE DE INSCRIPCIONES RESPONSABLE: Asistente de inscripciones a) Revisión previa a la inscripción de los actos y contratos en el registro de la Propiedad; b) Coordinar con la inscriptora su trabajo. c) Las demás que le asigne el Registrador de la Propiedad. Productos: 1. Asientos de inscripción. 2. Texto de negativas. 3. Inscripción de actos jurídicos. ART UNIDAD DE CERTIFICACIÓN. RESPONSABLE: Certificador/a MISION: Dar publicidad de la información que reposan en los libros como archivos en el registro de la propiedad, a través de las certificaciones emitidas por el registrador de la propiedad. ESTRUCTURA BÁSICA Asistente de certificaciones. a) Elaborar certificados de la información que reposa en los libros del registro de la propiedad; b) Preparar, verificar, auditar y emitir los certificados solicitados por el usuario; c) Elaborar las razones de certificación respecto de las inscripciones existentes en los libros del registro, sean estas realizadas de copias del asiento de inscripción o de copias presentadas del documento autentico que justificó la inscripción; y,

9 d) Las demás que le asigne el Registrador de la Propiedad. Productos: 1. Emisión de Certificados. 2. Fichas Registrales. ART ASISTENTE DE CERTIFICACIONES RESPONSABLE: Asistente de certificaciones d) Revisión previo a la emisión de los certificados de la Propiedad; e) Coordinar su trabajo con la certificadora; y, f) Las demás que le asigne el Registrador de la Propiedad. Productos: 1. Revisión y digitalización de Certificados ART UNIDAD DE ARCHIVO, DIGITALIZACIÓN Y EMPASTE. RESPONSABLE: Archivador/a y Digitalizador/a MISION: Organizar, mantener y custodiar los archivos de documentos y libros del registro de la propiedad; digitalizar los archivos fin de elaborar y custodiar los archivos digitales. ESTRUCTURA BÁSICA Asistente de archivo a) Administrar técnicamente la documentación y archivo, dando cumplimiento a las disposiciones legales para el efecto; b) Recibir, clasificar, distribuir y archivar documentación en los libros del registro correspondiente; c) Velar por la seguridad, conservación y reserva del archivo registral; d) Llevar un control de seguimiento de los documentos archivados con la finalidad de informar sobre su gestión y localización inmediata; e) Realizar el empaste y cosido de los libros del registro que contienen las actas de inscripciones en el orden en el que fueron emitidas; y,

10 f) Digitalizar las certificaciones e inscripciones registrales; y, g) Las demás que le asigne el Registrador de la Propiedad; Productos: 1. Empaste de libros. 2. Custodia del archivo 3. Digitalización de documentos. Art. 16 ASISTENTE DE ARCHIVOS.- RESPONSABLE: Asistente de Archivo, Digitalización y Empaste MISIÓN: Clasificar, ordenar, mantener y cuidar todo tipo de documento que el Registro de la Propiedad, mantiene de forma física o digital. COMPETENCIAS: a) Realizar el escaneo y digitalización de los tramites que ingresan al registro de la propiedad para su inscripción; b) Revisar la base de datos en el sistema SIRE, para la contestación de correos electrónicos enviados desde la DINARDAP SINE; c) Realizar el folio de los libros que le asignen; d) Archivos físicos, o manuales, o informatizados que sea fácil consultar y operar; e) Separar de acuerdo a la naturaleza de las inscripciones los documentos; f) Etiquetar los libros y archivadores; g) Archivar manejar y custodiar los Tomos de Registros y demás copias; y, h) Las demás que le asigne el Registrador de la Propiedad. PRODUCTOS: 1. Verificación de información receptada. 2. Digitalización de la información. CAPITULO IV PROCESOS HABILITANTES DE APOYO Y ASESORÍA Art TECNICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO.. RESPONSABLE: Contador

11 MISIÓN: Coordinar y desarrollar los procesos de gestión administrativa y financiera de la institución, proporcionando servicios generales de apoyo de acuerdo a las diferentes necesidades de la dependencia, cumpliendo con la administración pública y las políticas internas establecidas. a. Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar la Contabilidad de la Institución; b. Elaboración del Presupuesto Anual en forma conjunta con el Registrador de la Propiedad; c. Asesorar a el Registrador de la Propiedad y Mercantil en asuntos contables; d. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales establecidas por el Sistema de Administración Financiera con relación a la Contabilidad Gubernamental; e. Llevar el archivo de la documentación sustentaría de los registros contables; f. Presentar oportunamente y cuando el Registrador de la Propiedad y Mercantil lo solicitare informes; g. Realizar procesos de contratación Pública; h. Participar en entregas /recepciones de bienes; i. Emitir certificaciones presupuestarias, previa la disposición de el/la Registrador/a de la Propiedad; j. Elaborar y presentar declaraciones y anexos; y, k. Las demás que le asigne el Registrador de la Propiedad. PRODUCTOS: 1. Estados Financieros. 2. Presupuesto. 3. Plan anual de contrataciones. 4. Facturas. 5. Declaraciones de impuestos y emisión de comprobantes de retención. 6. Registros contables. 7. Planificación del talento humano y ejecución de control. Art RECAUDACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO RESPONSABLE: Recaudadora MISIÓN.- Recaudar las tasas que se debe cancelar sobre los actos registrales que se requieran por parte de los usuarios, realizando un primer control respecto de los documentos habilitantes previo al ingreso de los actos y contratos que requieran certificación o inscripción; brindar atención al usuario con los criterios de eficiencia, eficacia y calidad.

12 a) Servicios en recepción y entrega de documentos a los usuarios, facturación y realización de búsquedas y confrontación de razones. b) Ingresar al sistema y base de datos los documentos inscritos. c) Cuadrar Caja. d) Realiza y entrega informe detallado de comprobantes de pago o facturas. e) Búsquedas de propiedades. f) Las demás que le asigne el Registrador de la Propiedad. PRODUCTOS: 1. Servicio al usuario. 2. Facturación. 3. Comprobantes de depósito. 4. Informe de Recaudación diaria. 5. Razón de inscripciones. 6. Confrontaciones. ART TÉCNICO INFORMÁTICO Y DE SISTEMAS RESPONSABLE: Técnico Informático y de Sistemas MISIÓN: Mantener en perfecto funcionamiento la estructura informática (programas, computadores, periféricos, equipos de comunicaciones, redes locales, etc.) del Registro de la Propiedad del cantón Paute, operando y controlando la buena marcha de los sistemas y actuando según los requerimientos de cada sistema operativo, programa o instrucciones de los equipos, según el caso. a) Realizar instalaciones de equipos, productos o infraestructuras con las especificaciones que se realicen; b) Realizar sobre el equipamiento a su cargo las tareas normales de operación y/o administración; c) Las operaciones de mantenimiento preventivo y la verificación de la correcta utilización y reposición del material fungible. Tareas tales como obtención de listados, montaje de cintas o discos, ejecución de tests o programas de diagnóstico, detención de averías, etc; d) Comunicar cualquier tipo de averías o incidencia cuando la resolución quede fuera de su ámbito de actuación y de acuerdo con las normas establecidas; e) Realizar informes, propuestas o sugerencias sobre su trabajo o el sistema a su cargo; f) Revisar y comentar cualquier variación en los manuales o normas operativas de las que deba tener pleno conocimiento; g) Colaborar en los casos de emergencia en el aviso de averías y en su solución; h) Manejo de la página web institucional; y,

13 i) Redactar la documentación técnica y de usuario necesaria dentro de su marco de actuación. PRODUCTOS: 1. Informe de administración de usuarios en los sistemas institucionales. 2. Plan de mantenimiento de software y hardware. 3. Plan de contingencia informática. 4. Informe de soporte técnico. 5. Digitalización de documentos. 6. Informe de gestión de la página institucional. 7. Informes ejecutivos de control 8. Respaldo digital de los actos y contratos inscritos. 9. Respaldo digital de los certificados emitidos. 10. Alimentar el SIDE. ART TÉCNICO JURÍDICO RESPONSABLE: Técnico Jurídico MISION: Atender los aspectos jurídicos respecto de asesoría registral, de las funciones que competen al Registro de la Propiedad y asesoría al usuario. a) Coordinar actividades de asesoría jurídica con los demás funcionarios del Registro de la Propiedad. b) Revisar y opinar sobre los documentos cuya importancia estime el Registrador de la Propiedad. c) Elaborar propuestas de resoluciones a pedido del registrador. d) Elaborar las comunicaciones que disponga el registrador. e) Absolver las consultas que realicen los usuarios. f) Elaborar contestación a las demandas o procesos judiciales. g) Los demás que le asigne el Registrador de la Propiedad. PRODUCTOS: 1. Elaboración de informes. 2. Elaboración de resoluciones. 3. Elaboración de demandas o contestaciones. 4. Absolución de consultas. DISPOSICIONES GENERALES.

14 PRIMERA.- A partir de la aprobación del presente Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del Registro de la Propiedad del Cantón Paute, las unidades que en la actualidad vienen funcionando, deberán cumplir obligatoriamente la generación de los diferentes productos y servicios establecidos en el mismo, sin perjuicio de otros que se requieran a futuro. SEGUNDA.- Las unidades del Registro de la Propiedad Cantón Paute, deben mantener permanentemente las líneas de coordinación entre todas ellas a fin de asegurar la participación y el trabajo armónico para el cumplimiento de los objetivos Institucionales. TERCERA.- Todo lo que no estuviere previsto en el presente Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, se aplicará de conformidad a las disposiciones legales que corresponda para cada una de las Unidades. CUARTA.- El Registro de la Propiedad del Cantón Paute, podrá ajustar, incorporar o eliminar productos o servicios de acuerdo a los requerimientos Institucionales, en cuanto no afecte a la estructura organizacional establecida; mediante acto resolutivo interno, tal como lo señala la normativa vigente. QUINTA.- En materia de Registro Mercantil el Registro de la Propiedad del Cantón Paute, deberá coordinar directamente con la DINARDAP. SEXTA.- Deróguense todas las disposiciones que contravengan el presente Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. SEPTIMA.- Con el objeto de seguir brindando a los usuarios el servicio registral, y al ser el presente, el primer Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del Registro de la Propiedad del Cantón Paute, de conformidad con a la autonomía garantizada a esta institución, como ente adscrito del GAD Municipal de Paute, hasta que se realiza la planificación del talento humano, se podrá contratar bajo la modalidad de servicios ocasionales el personal necesario para brindar el servicio, siempre y cuando se cuente con disponibilidad de recursos económicos. Dado en el Cantón Paute, a los 26 días de mes de diciembre del Ab. Edgar Aucapiña Cabrera REGISTRADOR DE LA PROPIEDAD DEL CANTON PAUTE (E)