SERVICIO DE CONTROL DE CONTRATISTAS: CONTROLAR EGMASA

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1 SERVICIO DE CONTROL DE CONTRATISTAS: CONTROLAR EGMASA Nuevas fórmulas de gestión en P.R.L. Categoría: Autor Principal Nombre: Beatriz Apellidos: Idáñez Antúnez Organización: Achilles South Europe, S.L.U. Departamento: Comercial Dirección de Contacto: General Ramírez de Madrid Nº: 8-10 Edif.: Bloque: Escalera: Planta: 1ª Puerta: Código Postal: Localidad: Madrid Provincia: Madrid País: España Teléfonos: Fax:

2 Servicio de control de contratistas: Controlar EGMASA 1. ABSTRACT Egmasa, la empresa de gestión medioambiental de la Junta de Andalucía, identificó la necesidad de externalizar los servicios de coordinación de actividades empresariales (CAE), debido a la importancia de la gestión, necesitaba la automatización y seguimiento exhaustivo del proceso. Achilles South Europe, la empresa gestora del servicio, propuso una solución para el control de contratistas y el cumplimiento de la actividad de coordinación empresarial. Una vez diseñado y parametrizado el sistema acorde a las necesidades de egmasa, se implantó satisfactoriamente el pasado enero de 2009, con unos resultados acordes a las expectativas planteadas. Palabras Clave: Control de contratistas, controlar, Coordinación de actividades empresariales, Prevención de Riesgos Laborales, Externalización. 2. INTRODUCCIÓN Como toda gran organización que, además, dispone de muchos centros de trabajo propios donde proveedores y contratistas desempeñan su actividad, egmasa necesitaba organizar y poner orden en todos aquellos procesos relacionados con la gestión de información y documentación de aquéllos. El servicio de registro y clasificación tendrá como función la recopilación, validación, actualización y puesta a disposición de EGMASA, de la información y documentación solicitada a sus proveedores a efectos de cumplir con el procedimiento interno de control de contratistas que exista o se defina al efecto. El proceso de control de contratistas está sujeto a un marco legal del que se derivan responsabilidades subsidiarias para la empresa contratante en caso de incumplimiento, por parte del contratista o prestatario de servicios contratado, en materia de Hacienda, Seguridad Social, Prevención de Riesgos Laborales u otras áreas. Por todo ello el control de contratistas, más allá de que esté sujeto a una normativa interna que persiga buenas prácticas, debe ser adecuadamente abordado por las empresas al objeto de no incurrir en responsabilidades legales. 2

3 Servicio de control de contratistas: Controlar EGMASA El objetivo era por tanto, el diseño y creación de los sistemas de información y documentación necesarios para la externalización del servicio y poder dar soporte al Control de Contratistas dentro de egmasa, fundamentándose en los siguientes puntos. 1. Cobertura a las necesidades de gestión tanto para el proceso de registro y clasificación de proveedores, como para el de control de contratistas. 2. Diferenciación clara entre las necesidades de gestión asociada a cada uno de los procesos anteriores, en términos de información y documentación solicitada a los proveedores y frecuencia de actualización de la misma. 3. Incorporación a una base de datos en Internet, accesible exclusivamente para los usuarios autorizados de EGMASA, que servirá de vehículo a través del cual trasladar la información y documentación de los proveedores gestionados. 4. Utilización de un cuestionario en Internet, accesible exclusivamente para los proveedores de ProSP, que servirá de vehículo a través del cual el proveedor trasladará la información solicitada por las empresas participantes dentro de su proceso de registro y clasificación. 5. Adaptación y posterior utilización del sistema interno de gestión de proveedores de ACHILLES, para el seguimiento de la información y documentación a solicitar en ambos procesos. 3. DESARROLLO EXPERIMENTAL Para cubrir la necesidad de controlar la documentación de Prevención de Riesgos Laborales que tienen que entregar las diferentes empresas, EGMASA, solicitó a ACHILLES la externalización del la gestión de coordinación de actividades empresariales. Ésta se lleva a cabo mediante la realización de las siguientes actividades: 1. Interlocución con el contratista de EGMASA para la obtención de determinada documentación exigible en materia de Prevención de riesgos laborales, de acuerdo a la normativa interna de la organización. 2. Los contratistas que EGMASA estime que han de estar sujetos al sistema de control de contratistas, remitirán a ACHILLES la documentación correspondiente. 3. Una vez recibida la documentación, el personal de operación de ACHILLES tratará 3

4 Servicio de control de contratistas: Controlar EGMASA de verificar la autenticidad de la misma, verificará que se corresponde, efectivamente, con la requerida por EGMASA, procederá a la digitalización de los documentos que correspondan y, por último, a su archivo y custodia. 4. En el caso de contratistas que se demoren en el aporte de la documentación, ACHILLES aplicará la política de recordatorios del servicio que será definida con EGMASA durante la fase de análisis del mismo. Para la ejecución del proceso de validación ACHILLES se apoyará en su sistema de gestión interna. 5. Cuando el proceso de validación concluye, la documentación del contratista, debidamente digitalizada, será puesta a disposición de los usuarios de EGMASA a través de una base de datos en Internet, de acceso exclusivo para los usuarios autorizados, que dispondrán de una clave de acceso personalizada. 6. Eventualmente, se podrán desarrollar procesos de integración, o enlaces automáticos, para que la documentación de los contratistas pueda ser integrada en los sistemas internos de EGMASA. 5. RESULTADOS Concluidas y puestas en explotación las aplicaciones informáticas soporte del servicio, comienza la etapa de operación continuada del mismo, en la cual se llevarán a cabo las siguientes tareas por parte del personal de ACHILLES dedicado al proyecto: 1. Recepción y tratamiento de las comunicaciones de nuevos contratos sujetos a la Coordinación de actividades empresariales por parte de EGMASA. 2. Recepción y tratamiento del resto de comunicaciones desde EGMASA (fin de contratos, etc). 3. Solicitud a los contratistas afectados por Coordinación de actividades empresariales de la documentación requerida. 4. Recepción y análisis de la documentación remitida por contratistas. 5. Tratamiento y escaneado de la documentación. 6. Elaboración y remisión mensual del Informe de Situación Coordinación de actividades empresariales. 7. Interlocución con EGMASA para resolución de dudas e incidencias y recogida de 4

5 Servicio de control de contratistas: Controlar EGMASA posibles mejoras al servicio. 8. Interlocución con los contratistas para resolución de dudas e incidencias. 6. CONCLUSIONES Podemos concluir que el presente servicio de control de contratistas tiene ventajas tanto para egmasa como para los contratistas gestionados mediante este sistema. A) PARA EGMASA Mayor control de Contratistas en diferentes proyectos, en múltiples ubicaciones pero centralizado en una sola herramienta. Permite la supervisión permanente del cumplimiento de los Contratistas en sus obligaciones previsionales, impositivas u otras. Limita el riesgo de responsabilidad subsidiaria sobre personal o equipos de contratistas. Concentración de la información. Facilita el flujo de información entre las distintas partes. Permite el acceso permanente a la información a todos los usuarios internos. Sistema totalmente parametrizable a las necesidades del usuario y de sus proyectos. Proporciona información actualizada en tiempo real. B) PARA CONTRATISTAS Información del Proveedor siempre disponible, en cualquier momento y en los canales apropiados. Un interlocutor único, ahorrando tiempo y recursos, centralizando el proceso de aporte de documentación. Máxima confidencialidad. Solamente las empresas usuarias del servicio pueden acceder a los datos. 5

6 Nota: Sustituya en cada apartado las instrucciones que se le proporcionan por su propio texto. Servicio de control de contratistas: Controlar egmasa Nuevas fórmulas de gestión en P.R.L. Insertar Foto (opcional) Categoría: Autor Principal Nombre: Beatriz Apellidos: Idañez Antunez Organización: Achilles South Europe, S.L.U. Departamento: Comercial Dirección de Contacto: General Ramírez de Madrid Nº: 8-10 Edif.: Bloque: Escalera: Planta: 1ª Puerta: Código Postal: Localidad: Madrid Provincia: Madrid País: España Teléfonos: Fax:

7 Servicio de control de contratistas: Controlar egmasa 1. ABSTRACT Egmasa, la empresa de gestión medioambiental de la Junta de Andalucía, identificó la necesidad de externalizar los servicios de coordinación de actividades empresariales (CAE), debido a la importancia de la gestión que esta actividad requiere, necesitaba la automatización y seguimiento exhaustivo de todo el procesos, desde la contratación, seguimiento del contrato, hasta el fin de los trabajos. Achilles South Europe, la empresa gestora del servicio, diseñó una solución para el control de contratistas y el cumplimiento de la coordinación de actividades empresariales. Una vez definido y parametrizado el sistema acorde a las necesidades de egmasa, se implantó satisfactoriamente el pasado enero de 2009, con unos resultados acordes a las expectativas planteadas. Palabras Clave: Control de contratistas, controlar, Coordinación de actividades empresariales, Prevención de Riesgos Laborales, Externalización. 2. INTRODUCCIÓN Como toda gran organización que, dispone de muchos centros de trabajo propios donde proveedores y contratistas desempeñan su actividad, egmasa necesitaba un sistema que gestionara de forma eficaz y eficiente toda la información y documentación generada de las actividades de control y seguimiento de la coordinación de actividades empresariales. El servicio de control de contratistas, controlar tiene como función la recopilación, validación, actualización y puesta a disposición de EGMASA, de la información y documentación solicitada a sus proveedores a efectos de cumplir con el procedimiento interno de control de contratistas existente. El proceso de control de contratistas está sujeto a un marco legal del que se derivan responsabilidades subsidiarias para la empresa contratante en caso de incumplimiento, por parte del contratista o prestatario de servicios contratado, en materia de Hacienda, Seguridad Social, Prevención de Riesgos Laborales u otras áreas. Por todo ello el control de contratistas, más allá de que esté sujeto a una normativa 2

8 Servicio de control de contratistas: Controlar egmasa interna que persiga buenas prácticas, debe ser adecuadamente abordado por las empresas al objeto de no incurrir en responsabilidades legales. El sistema controlar, para el control de contratistas, se ha implantado con el objetivo del diseño y creación de los sistemas de información y documentación necesarios para la externalización del servicio y poder dar soporte al Control de Contratistas dentro de egmasa, basándose en los siguientes puntos descritos a continuación: 1. Cobertura a las necesidades de gestión tanto para el proceso de registro y clasificación de proveedores, como para el de control de contratistas. 2. Adaptación a las necesidades de gestión asociada a cada uno de los procesos anteriores, en términos de información y documentación solicitada a los proveedores y frecuencia de actualización de la misma. 3. Incorporación a una base de datos en Internet, accesible exclusivamente para los usuarios autorizados, que servirá de vehículo a través del cual trasladar la información y documentación de los proveedores gestionados. 4. Utilización de un cuestionario en Internet, accesible exclusivamente para los proveedores autorizados, que servirá de instrumento a través del cual el proveedor trasladará la información y documentación solicitada dentro de su proceso de registro y clasificación y coordinación de actividades empresariales. 5. Achilles realiza una validación técnica de toda la información y documentación aportada por el contratista, así como un seguimiento del cumplimiento y vigencia de los documentos. 6. Adaptación y posterior utilización de los sistemas internos de gestión de proveedores de ACHILLES, para el seguimiento de la información y documentación a solicitar en ambos procesos así como el seguimiento y procedimientos necesarios para la gestión de la documentación permanentemente actualizada. 3. DESARROLLO EXPERIMENTAL Para cubrir la necesidad de controlar la documentación de Prevención de Riesgos Laborales que tienen que entregar las diferentes empresas, EGMASA, solicitó a ACHILLES la externalización del la gestión de coordinación de actividades 3

9 Servicio de control de contratistas: Controlar egmasa empresariales. Ésta se lleva a cabo mediante el sistema de control de contratistas, controlar, con la realización de las siguientes actividades: 1. Interlocución con el contratista de EGMASA para la obtención de determinada documentación exigible en materia de Prevención de riesgos laborales, de acuerdo a la normativa interna de la organización 2. Los contratistas que EGMASA estime que han de estar sujetos al sistema de control de contratistas, remitirán a ACHILLES la documentación correspondiente. 3. Una vez recibida la documentación, el personal de operación de ACHILLES tratará de verificar la autenticidad de la misma, validará que se corresponde, efectivamente, con la requerida por EGMASA, procederá a validación técnica y a la digitalización de los documentos que correspondan y, por último, a su archivo y custodia. 4. En el caso de contratistas que se demoren en el aporte de la documentación, ACHILLES aplicará la política de recordatorios del servicio que será definida con EGMASA durante la fase de análisis del mismo. Para la ejecución del proceso de validación ACHILLES se apoyará en sus sistemas informáticos internos. 5. Cuando el proceso de validación concluye, la documentación del contratista, debidamente digitalizada, será puesta a disposición de los usuarios de EGMASA a través de una base de datos en Internet, de acceso exclusivo para los usuarios autorizados, que dispondrán de una clave de acceso personalizada. 6. Eventualmente, se podrán desarrollar procesos de integración, o enlaces automáticos, para que la documentación de los contratistas pueda ser integrada en los sistemas internos de EGMASA. Controlar permite gestionar la información y documentación solicitada a los contratistas durante el desarrollo y la vigencia de la actividad y los contratos, procediendo a la recopilación y validación sistemática de la documentación, mediante una metodología de trabajo que incluye un seguimiento exhaustivo de los contratistas. Controlar tiene como objetivo dar apoyo en la gestión de información y documentación generada en la coordinación de actividades empresariales y para el cumplimiento de las distintas exigencias legales vigentes. Controlar agrega distintos ámbitos de gestión que abarca el control de las distintas 4

10 Servicio de control de contratistas: Controlar egmasa necesidades para el cumplimiento de la legislación vigente (véase Cuadro 1): Información del contratista y del contrato Prevención: Detalle de la información y documentación que garantiza el cumplimiento de las obligaciones en prevención de riesgos laborales, tanto a nivel contrato como a nivel trabajadores, especificando las formaciones necesarias de los mismos en términos de Prevención de riesgos laborales y de formaciones específicas. Control del listado de maquinaria y vehículos: información detallada de los principales datos, matrícula, seguro, Ficha técnica, etc. Gestión medioambiental y control de residuos Adicionalmente, se realizan auditorías de prevención, inspecciones en obra e integraciones con los sistemas internos para realizar el control interno de personal externo Cuadro 1 5. RESULTADOS Concluidas y puestas en explotación las aplicaciones informáticas soporte del servicio, así como la definición en detalle del nivel de servicio, comienza la etapa de operación continuada del mismo, en la cual se llevarán a cabo las tareas necesarias, por parte del personal de ACHILLES dedicado al proyecto, para el cumplimiento de los objetivos 5

11 Servicio de control de contratistas: Controlar egmasa definidos. Podemos resumir el funcionamiento del sistema, en el siguiente gráfico. 1. Recepción y tratamiento de las comunicaciones de nuevos contratos sujetos a la Coordinación de actividades empresariales por parte de EGMASA 2. Recepción y tratamiento del resto de comunicaciones desde EGMASA (fin de contratos, etc) 3. Solicitud a los contratistas afectados por Coordinación de actividades empresariales, de la documentación requerida. 4. Recepción y análisis de la documentación remitida por contratistas 5. Tratamiento y escaneado de la documentación 6. Elaboración y remisión mensual del Informe de Situación Coordinación de actividades empresariales. 7. Interlocución con EGMASA para resolución de dudas e incidencias y recogida de posibles mejoras al servicio 8. Interlocución con los contratistas para resolución de dudas e incidencias. Podemos resumir las principales características de controlar como Herramienta que descarga a las empresas del trabajo administrativo en su relación con sus contratistas Colabora en la existencia de un soporte confiable ante situaciones de responsabilidad no deseadas 6

12 Servicio de control de contratistas: Controlar egmasa 6. CONCLUSIONES Podemos concluir que el presente servicio de control de contratistas tiene ventajas tanto para egmasa como para los contratistas gestionados mediante este sistema. A) PARA EGMASA Mayor control de Contratistas en diferentes proyectos, en múltiples ubicaciones pero centralizado en una sola herramienta Permite la supervisión permanente del cumplimiento de los Contratistas en sus obligaciones previsionales, impositivas u otras Limita el riesgo de responsabilidad subsidiaria sobre personal o equipos de contratistas. Concentración de la información. Facilita el flujo de información entre las distintas partes Permite el acceso permanente a la información a todos los usuarios internos Sistema totalmente parametrizable a las necesidades del usuario y de sus proyectos Proporciona información actualizada en tiempo real B) PARA CONTRATISTAS Información del Proveedor siempre disponible, en cualquier momento y en los canales apropiados Un interlocutor único, ahorrando tiempo y recursos, centralizando el proceso de aporte de documentación Máxima confidencialidad. Solamente las empresas usuarias del servicio pueden acceder a los datos. 7