Dirigida al Lic. Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional.

Transcripción

1 Señor Carlos Ubico Durán Representante Legal ASUNTO: Solicitud de oferta formal. Estimado señor: De conformidad con lo autorizado por la Dirección Ejecutiva en Decisión inicial No. DI-DE del 10 de abril de 2015, es de interés institucional contratar con su representada al amparado al artículo 131 inciso a del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en la figura de proveedor único, el servicio de mantenimiento para el sistema de colas de espera Qmatic. Por lo que se les solicita remitir en el plazo de 5 (cinco) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la presente notificación y a esta ubicada en el cuarto piso del edificio Thor provincia San José, Cantón Central, distrito El Carmen, barrio La California, calle 23 entre avenidas 0 y 1, frente al parqueo contiguo al cine Magaly oferta formal, debidamente firmada por la persona que tenga la representación legal de la empresa y que contemple las siguientes características: Dirigida al Lic. Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional. Precios de lista para el servicio objeto de esta contratación, que justifique el precio ofertado. La vigencia de la oferta deberá ser igual o mayor de treinta días hábiles COMPLETAR EN EL El plazo de ejecución será inmediato a la fecha que indique el Órgano Fiscalizador en la orden de inicio debidamente notificada; dicha orden deberá ser girada por escrito luego de que se notifique a las partes la orden de compra o pedido El plazo del contrato será de un año, con posibilidad de tres prórrogas, hasta un máximo de 4 años. COMPLETAR EN EL El servicio deberá contemplar los siguientes aspectos:

2 Página: 2 Comprende la realización de seis visitas bimensuales, para proveer mantenimiento preventivo y de mantenimiento correctivo las que sean necesarias para que los equipos contemplados dentro de este contrato de servicios, funcionen en forma óptima. Las visitas de mantenimiento preventivo se programarán de común acuerdo entre las partes mediante cronograma inicial que deberá ser entregado al órgano fiscalizador al inicio de la ejecución contractual. Cualquier modificación al mismo, deberá ser de común acuerdo. Se requiere una visita anual, de al menos dos horas, del personal Q-MATIC con el fin de brindar y entregar un informe completo de consultoría y asesoría a la operación del sistema existente en el TSE, para evaluar el área de atención al cliente, y con el propósito de tener una visión detallada de cómo marcha la operación el sistema y donde se podrían hacer mejoras. Soporte en sitio previa coordinación entre órgano fiscalizador y contratista (personal técnico local). Los casos críticos serán atendidos conforme a la siguiente tabla de prioridades, para minimizar el tiempo de interrupción del servicio. Reemplazo, reparación o cambio de equipos dañados por mal funcionamiento o defecto de fabricación. (Daños por siniestros, terceros o externos no incluidos). Back-up de partes, piezas y/o equipos completos en Costa Rica para rápida respuesta. Stock de repuestos en Costa Rica para rápida atención y restauración en caso de fallas graves, será necesario siempre la aprobación escrita del órgano fiscalizador, ante un evento en que haya que reemplazar la parte.

3 Página: 3 A efecto de contar con un control de las reparaciones realizadas, el contratista deberá, llevar un registro con al menos los siguientes datos: i. Tipo del equipo y número de patrimonio. ii. Reparación efectuada. iii. Fecha, hora en que se ejecutó el servicio iv. Repuestos o partes incorporadas o correcciones de software. v. Otros u observaciones (deberá indicar el estatus en que se encuentran los equipos). vi. Nombre del técnico y la firma. El contratista deberá de presentar como máximo en los siguientes tres (3) días hábiles posteriores a la atención del incidente al órgano fiscalizador, el informe de control mencionado en el punto anterior. a. Soporte telefónico y vía en futuras integraciones con aplicativos del TSE que se consideren de interés y provecho, previa cotización. b. Las nuevas agencias que sean instaladas, estarán cubiertas en el marco de esta contratación de soporte en forma automática. Se podrán realizar los ajustes en la renovación del próximo periodo de contrato. c. Actualizaciones de nuevas versiones de software QWIN incluidas (no incluye hardware). OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: a) Antes de iniciar la contratación se debe levantar conjuntamente, una lista por activo y serie del equipo que forma parte de la contratación. b) Los servicios de soporte técnico y los procedimientos de reparación, deben coordinarse previamente con el órgano fiscalizador, de manera que sea supervisada a satisfacción. c) Las partes y refacciones que se requieran para los servicios de mantenimiento al equipo deberán ser originales y nuevas en todos los casos y proporcionadas por el contratista, quien extenderá una garantía por su duración, resistencia y correcto funcionamiento. d) Al término de la vigencia del contrato, la contratista expedirá al TSE un documento que certifique que el equipo se encuentra en óptimas condiciones de funcionamiento, conforme a las especificaciones señaladas por el fabricante, así como un reporte para cada equipo, en el que se indiquen todos los servicios y cambios de partes y refacciones de que fue objeto. e) Ninguna de las partes será responsable por cualquier retraso o incumplimiento que resulte de caso fortuito o fuerza mayor, en el

4 Página: 4 entendido que, una vez superados estos eventos, se reanudará la prestación de los servicios objeto del contrato. d. La atención y las visitas presenciales se realizarán en el horario normal de la institución, de lunes a viernes de 8:00 am a 4:00 pm., en caso de requerir de otro horario por excepción, para realizar labores que no se afecten el servicio prestado por la institución, debe ser autorizado por el órgano fiscalizador. e. Manifestar expresamente el plazo de la garantía comercial sobre el servicio, el cual no podrá ser menor a 2 meses, contados a partir de la fecha en que el órgano fiscalizador aprobó cada uno de los mantenimientos realizados. Durante la vigencia de la garantía, cualquier falla presentada deberá reponerse sin costo adicional para el TSE. La garantía cubrirá tanto mano de obra como los repuestos. f. Indicar que acepta la forma de pago del Tribunal Supremo de Elecciones, mediante transferencia bancaria, a treinta días naturales contados a partir del visado de la factura por parte del órgano fiscalizador. g. Declarar bajo fe de juramento en relación con siguientes aspectos: a) Que se encuentran al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales y municipales (artículo 65 inciso a del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa) COMPLETAR EN EL b) Que no está afectado por ninguna de las prohibiciones establecidas en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa (artículos 19 inciso a y 65 inciso b del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa) COMPLETAR EN EL c) Que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración (artículo 19 inciso b del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa) COMPLETAR EN EL FORMULARIO ADJUNTO. h. Que mantendrá un suministro ininterrumpido de repuestos para la marca y modelos requeridos, por un período no menor de 5 años, que permitan al Tribunal Supremo de Elecciones la continua operación del sistema de atención de filas o colas. COMPLETAR EN EL FORMULARIO ADJUNTO. i. Aportar certificación de personería jurídica o indicar que dicha información se encuentra actualizada en el expediente electrónico en Compr@Red COMPLETAR EN EL

5 Página: 5 j. Monto de la oferta indicando el costo mensual y anual del mantenimiento COMPLETAR EN EL k. Para la presente contratación no se requerirá garantía de participación, no obstante, para asegurar su correcta ejecución deberá rendir Garantía de Cumplimiento, dentro de los 3 (tres) días hábiles posteriores a la fecha que hubiese recibido requerimiento por escrito de esta. Esta garantía equivaldrá al 5% del monto total anual adjudicado y tendrá vigencia a los largo de la ejecución contractual incluidas las posibles prórrogas. Luego de su vencimiento, el contratista cursará su devolución ante esta COMPLETAR EN EL l. Cancelar pago en especies fiscales equivalente al 0,25% del monto adjudicado más el monto proporcional por concepto de reintegro sobre el monto adjudicado (según Directriz DGABCA de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa), dentro de los 3 (tres) días hábiles posteriores a la fecha que hubiese recibido requerimiento por escrito de esta y de previo a la emisión de la orden de compra con firma digital COMPLETAR EN EL m. La Administración verificará en los sistemas electrónicos correspondientes, que la empresa se encuentra inscrita y al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, con FODESAF y que se encuentre al día con el pago del impuesto a las Personas Jurídicas. Atentamente, LMM/maga (documento firmado digitalmente) Licda. Lucrecia Mora Marín. Encargada Área de Contratación Adj.: Formulario 1 de 3 Aspectos de admisibilidad y legales. Formulario 2 de 3 Declaraciones juradas. Formulario 3 de 3 Especificaciones técnicas y Oferta económica. C: Licda. Ana Yansie Gutiérrez Francis, Jefatura, Servicio al Cliente.