PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

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1 PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN UNIDAD 1: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS GUÍA 1: MICROSOFT WORD ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES CON MICROSOFT WORD VERSIONES 2003 / 2007 / 2010 / 2013 POR: JUAN CARLOS VERGARA SCHMALBACH UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL CARTAGENA Ver. 4 - AÑO 2013

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN MANEJO DE ESTILOS MAPA DEL DOCUMENTO O PANEL DE NAVEGACIÓN ILUSTRACIONES Y TABLAS TABLAS DE CONTENIDO, LISTADOS DE ILUSTRACIONES Y TABLAS REFERENCIA CRUZADA NOTAS Y REFERENCIAS DE PIES DE PÁGINA MANEJO DE FUENTES BIBLIOGRÁFICAS CITA DE REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS BIBLIOGRAFÍA DEL DOCUMENTO INSERCIÓN DE ÍNDICES INSERTAR NÚMERO DE PÁGINA Pág. 2

3 INTRODUCCIÓN Este documento se entrega como una guía para llevar a cabo documentos (libros, artículos o informes) empleando las herramientas de Microsoft Word y la aplicación Mendeley. Los temas tratados en esta guía son: - Manejo de estilos - Ilustraciones, tablas y ecuaciones - Tablas de contenidos e índices de ilustraciones - Referencia cruzada - Notas y referencias de pies de página - Manejo de fuentes bibliográficas - Bibliografía del documento - Inserción de índices - Manejo de secciones y numeración de páginas Este documento no reemplazará por ningún motivo a las normas ICONTEC para la entrega de un documento definitivo, pero será de gran ayuda para facilitar las tareas tediosas de numeración, navegación, citación y manejo general de un trabajo escrito. Pág. 3

4 1. MANEJO DE ESTILOS Los estilos corresponden a la predeterminación del formato de los elementos que hacen parte de un documento (texto normal, títulos, epígrafes o descripción, cita, entre otros). Tal vez, el más importante de los estilos es aquel que representa el texto del cuerpo o desarrollo del documento, denominado como NORMAL. En él se incluirán los ajustes de fuente y formato que afectarán la mayor parte del documento. Por otro lado, los títulos y subtítulos deberán ser enmarcados en un estilo tipo TÍTULO. Esto facilita el manejo de documentos extensos a partir de la visualización en modo de MAPA DE DOCUMENTO o PANEL DE NAVEGACIÓN. Ilustración 1. Área de estilos en la barra de herramientas en Microsoft Word 2003 Ilustración 2. Área de estilos en la barra de herramientas en Microsoft Word 2007 y 2010 Pág. 4

5 Ilustración 3. Área de estilos en la barra de herramientas en Microsoft Word 2013 Los títulos principales, se identifican en el documento cómo TITULO 1. Los subtítulos ligados a los títulos principales (subtítulos) se demarcan como TÍTULO 2 o TÍTULO 3, dependiendo del número de cifras en su consecutivo, por ejemplo: 4. MARCO TEÓRICO TÍTULO 1 (Una cifra) 4.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA TÍTULO 2 (Dos cifras) Trabajos de Grado TITULO 3 (Tres cifras) Recuerde trabajar los subtítulos hasta cuatro cifras, de ahí en adelante se recomienda emplear viñetas. Antes de empezar a escribir el contenido de un documento, se deberán modificar los estilos: NORMAL y TITULO # de acuerdo al formato o norma que se desee manejar (ver Tabla 1 y Pág. 5

6 Tabla 2). Luego podrá seleccionar cada título dispuesto en el documento, e identificarlo como un elemento pulsando sobre el estilo correspondiente (puede suceder que la numeración del título se elimine al momento de aplicar el estilo, para lo cual se recomienda volverla a colocar o activar la opción NUMERACIÓN que se encuentra en la ventana MODIFICAR EL ESTILO en el botón FORMATO ). Pág. 6

7 Tabla 1. Modificación de estilos en Microsoft Word 2003 Se pulsa con el botón ESTILOS Y FORMATOS de la barra herramientas, generando un segmento ubicado a la derecha donde aparecerán todos los estilos disponibles. Pulsamos con el botón derecho del mouse sobre el estilo que se desea modificar, seleccionando MODIFICAR Cómo se hace en WORD 2003? Aparecerá una ventana de modificación de fuentes y formato de estilos Pág. 7

8 Tabla 2. Modificación de estilos en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 Se pulsa con el botón derecho del mouse sobre el estilo que se desea modificar, apareciendo un pequeño menú flotante. Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013? Se selecciona la opción MODIFICAR, donde se mostrará la ventana de modificación de fuentes y formato de estilos. Pág. 8

9 1.1 MAPA DEL DOCUMENTO O PANEL DE NAVEGACIÓN El mapa de documento (2003) o panel de navegación (2010 y 2013), permite desplazarse por el documento mediante una vista estructurada del mismo. En está, aparecerán los títulos y subtítulos en los cuales se hayan aplicado un estilo predefinido. Ilustración 4. Activación del Mapa del Documento en Microsoft Word 2003 Ilustración 5. Activación del Mapa del Documento en Microsoft Word 2010 y 2013 Pág. 9

10 Podrá navegar en el documento pulsando sobre el título o subtítulo que desee ver en la vista del MAPA DEL DOCUMENTO. Además, esta herramienta facilita la edición del trabajo al presentar de forma real, la estructura o tabla de contenido del documento (ver Ilustración 6 y 7). Ilustración 6. Vista Mapa del Documento en Microsoft Word 2007 Pág. 10

11 Ilustración 7. Vista Mapa del Documento en Microsoft Word 2013 Cabe resaltar, que en algunos casos podrán existir espacios o texto dentro del MAPA DEL DOCUMENTO. Esto se debe a que fueron marcados de forma accidental con un estilo tipo TÍTULO. Para corregir esto, solo se debe pulsar sobre el error directamente en la vista MAPA DEL DOCUMENTO, para luego aplicar el estilo NORMAL o BORRAR FORMATO. Pág. 11

12 Ilustración 8. Ejemplo de un error en la Vista Mapa del Documento Pág. 12

13 2. ILUSTRACIONES Y TABLAS Microsoft Word posee aplicativos que permiten mantener un control sobre las ilustraciones, tablas y demás elementos que se agreguen al documento. Esto evita la tarea de recordar los consecutivos, sobretodo, en los casos que se emplean numerosas ilustraciones y tablas. El procedimiento para ingresar los encabezados en ilustraciones o tablas (y cualquier otro elemento, como gráficos, fotos, cuadros, entre otros) es sencillo: simplemente inserte la tabla o gráfico, y luego elija la opción INSERTAR TÍTULO. Microsoft Word automáticamente asignará un consecutivo para el elemento según su tipo. Pág. 13

14 Tabla 3. Opción insertar título en Microsoft Word 2003 Se activa la opción TÍTULO que se encuentra en el menú INSERTAR, submenú REFERENCIA. Cómo se hace en WORD 2003? Entre los rótulos seleccionables se encuentran las tablas, ilustraciones y ecuaciones Pág. 14

15 Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013? Tabla 4. Opción insertar título en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 Ubíquese al inicio o fin del objeto, seleccionamos la ficha REFERENCIAS, pulsando sobre el botón INSERTAR TÍTULO, el cual hará aparecer la ventana llamada TÍTULO. En la lista RÓTULO podrá seleccionar entre ilustración, tabla o ecuación (se puede crear uno nuevo pulsando sobre el botón NUEVO RÓTULO ). Para cambiar el formato, ejecute los pasos del punto anterior sobre el estilo llamado EPÍGRAFE (para office 2003 y 2007) o DESCRIPCIÓN (en office 2013). Los epígrafes no aparecerán en la vista MAPA DEL DOCUMENTO o PANEL DE NAVEGACIÓN. En el caso de agregar un nuevo elemento, anterior a otro, el consecutivo de éste último se podrá actualizar automáticamente. Pág. 15

16 3. TABLAS DE CONTENIDO, LISTADOS DE ILUSTRACIONES Y TABLAS Dentro de las opciones avanzadas de Microsoft Word, se cuenta con la posibilidad de insertar una TABLA DE CONTENIDO o LISTADOS DE ILUSTRACIONES Y TABLAS de forma automática, evitando tener que contar páginas para luego referenciarlas en los títulos y subtítulos. Tabla 5. Insertar una tabla de contenido en Microsoft Word 2003 Se pulsa sobre la opción ÍNDICE Y TABLAS que se encuentra en el menú INSERTAR y submenú REFERENCIAS Cómo se hace en WORD 2003? Luego se pulsa sobre la ficha TABLA DE CONTENIDO y luego en el botón ACEPTAR (después de haber realizado las modificaciones necesarias). Pág. 16

17 Tabla 6. Insertar una tabla de contenido en Microsoft Word 2007 y 2010 Cómo se hace en WORD 2007 y 2010? Para insertar una tabla de contenido empleando Microsoft Word 2007 o 2010, se debe seleccionar la opción TABLA DE CONTENIDO ubicada en la ficha REFERENCIA, la cual desplegará la siguiente lista: Ya ubicado en una hoja en blanco, se pulsará sobre INSERTAR TABLA DE CONTENIDO, generando una tabla con los componentes mostrados en la vista MAPA DEL DOCUMENTO o PANEL DE NAVEGACIÓN. Pág. 17

18 Tabla 7. Insertar una tabla de contenido en Microsoft Word 2013 Para insertar una tabla de contenido empleando Microsoft Word 2013, se debe seleccionar la opción TABLA DE CONTENIDO ubicada en la ficha REFERENCIA, la cual desplegará la siguiente lista: Cómo se hace en WORD 2013? Ya ubicado en una hoja en blanco, se pulsará sobre TABLA DE CONTENIDO PERSONALIZADA, generando una tabla con los componentes mostrados en la vista PANEL DE NAVEGACIÓN. Pág. 18

19 Para mostrar las diferentes listas o tablas se procederá a pulsar sobre la opción INSERTAR TABLA DE ILUSTRACIONES, marcando sobre la ETIQUETA DE TÍTULO deseada: ilustración, tabla o ecuación (en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 se encuentra en la ficha REFERENCIA, mientras que en Microsoft Word 97/2003 esta opción está en el menú INSERTAR sobre la lista llamada REFERENCIA ). Ilustración 9. Creación de una tabla de ilustraciones en Microsoft Office 2007, 2010 y 2013 Al pulsar con el botón derecho del Mouse sobre una tabla, se podrá elegir entre ACTUALIZAR SOLO LOS NÚMEROS DE PÁGINA o ACTUALIZAR TODA LA TABLA (estructura) en la opción ACTUALIZAR CAMPOS. Pág. 19

20 Ilustración 10. Actualización de una tabla Pág. 20

21 4. REFERENCIA CRUZADA Microsoft Word permite enlazar títulos, subtítulos, ilustraciones o tablas a los cuales se les haya aplicado el estilo adecuado, dentro del desarrollo del documento. A continuación, se mencionan algunos ejemplos de referencias cruzadas: Ver ilustración 1. Como se muestra en el anexo A Volver a la página 3. En la Ilustración 1 se puede Como se observa en la Tabla 5 Estas referencias cruzadas se actualizan automáticamente en el momento en que se cambie o adicione un nuevo elemento. Además, se podrá ir directamente al sitio donde se encuentra el elemento al que se hace referencia, ya que estas actúan como hipervínculos (pulse sobre la referencia cruzada manteniendo la tecla CONTROL presionada). Ilustración 11. Referencias cruzadas en Microsoft Word 2003 Pág. 21

22 Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013? Tabla 8. Ejemplo de creación de una referencia cruzada en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 Dentro del texto de un documento, ubique el cursor del mouse en la posición donde desee insertar la referencia a uno de los elementos (tablas, gráficos, ilustraciones, títulos, subtítulos). Por ejemplo, si se quiere referenciar una tabla, se podría ubicar en una posición posterior a las palabras: ver, se muestra, la siguiente, se indica. Luego, pulse en la ficha REFERENCIA y haga clic sobre el botón REFERENCIA CRUZADA el cual generará la siguiente ventana: Si se requiere ligar un elemento (por ejemplo, una Tabla), seleccione el una de las opciones ( TABLA ) en la lista demarcada con la palabra TIPO y la opción SOLO RÓTULO Y NÚMERO en la lista REFERENCIA A:. Marque el número del elemento deseado y pulse el botón INSERTAR (o simplemente haga doble clic con el botón izquierdo del mouse). Si la palabra de posterior a la referencia cruzada es ver y el elemento a referenciar es una tabla con el consecutivo 4, la referencia final quedaría como sigue: Ver Tabla 4 Pág. 22

23 5. NOTAS Y REFERENCIAS DE PIES DE PÁGINA Una forma de hacer referencia a un autor, libro, paper, artículo o cualquier otro tipo escrito, es a través de las referencias de pies de página, espacio donde se podrá detallar su proveniencia, justificar la información y proveer de pistas al lector para una posible ampliación o profundización de la temática desarrollada. Éstas también pueden ser utilizadas como notas aclaratorias de un texto, proveyendo de datos adicionales al lector 1. Microsoft Word presenta un mecanismo de inserción de notas de pie de página, numerándolas con un consecutivo que se actualiza automáticamente. La bibliografía referenciada en una nota de pie de página podría tener un formato similar al siguiente: APELLIDOS, Nombres. Título del Documento. Editorial, Edición. País, año. Numero de página. Existen dos formas de agregar una nota al pie de página: en la misma hoja donde se hace referencia o al final del documento (como suele utilizarse en algunos papers). Recuerde que la bibliografía citada en el desarrollo del documento será parte del listado de referencias, por lo general ubicado al final del mismo. RECUERDE: Las citas y listas de referencias son necesarias para insertar un escrito en el cuerpo de conocimiento que ya existe sobre el tema y aportar el trabajo que otros investigadores hagan acerca de dicho tema 2 1 Este es un ejemplo sencillo de emplear una notal al pie de página en MS Word. 2 OSSA PARRA, M. (2003). Pautas para citar textos y hacer listas de referencias según las normas de la American Psycological Association (Segunda Edición ed.). Bogotá: Universidad Luís Amigó. Pág. 23

24 Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013? Tabla 9. Inserción de un pie de página empleando Microsoft Word 2007 y 2010 Agregar un pie de página es bastante sencillo: Ubicado al final del párrafo, dato o palabra que se requiere referenciar, se seleccionará la ficha REFERENCIAS para luego pulsar en el botón INSERTAR NOTA AL PIE. Microsoft Word 2007, 2010 y 2013, cuentan además con algunas opciones de navegación entre pies de páginas que facilitan su ubicación y control. Ilustración 12. Opciones de navegación entre pies de páginas ofrecidas en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 Pág. 24

25 6 MANEJO DE FUENTES BIBLIOGRÁFICAS Todo lo que no sea propio debe ser citado American Psychological Association (APA) Los tipos de citas más conocidos son 3 : - Cita directa o textual. Segmento extraído de forma idéntica al texto o fuente original. Suelen colocarse entre comillas y en formato cursiva para resaltarlas en el documento. - Parafraseo. Lo que dijo el autor en sus propias palabras - Resumen. Tomar ideas principales y colocarlas en sus propias palabras Existen una variedad de normas internacionales para citar textos, como las normas internacionales de la American Psychological Association (conocidas como normas APA), Chicago, Harvard, Vancouver, muchas de ellas soportadas en las últimas versiones de Office. Microsoft Word, a partir de la versión 2007, cuenta dentro de sus opciones la creación y manejo de bases de datos bibliográfica, con la cual podrá citar fácilmente un documento (aplicando distintas normas) y crear automáticamente el listado bibliográfico de las referencias citadas (que por lo general se encuentra al final del documento). Esta herramienta sirve también para mantener un control de las fuentes bibliográficas. 3 Ibíd. P13 Pág. 25

26 Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013? Tabla 10. Administración de fuentes bibliográficas en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 Microsoft Word categoriza las fuentes en los siguientes tipos: libro, sección de libros, artículos de revista, artículo de periódicos, actas de conferencias, informe, sitio web, documentos de sitio web, medios electrónicos, arte, grabación de sonido, representación, entrevista, película, patente, caso judicial y varios; cada uno de los cuales con sus propios campos de información para ser llenados (opcionales y obligatorios). Para insertar una fuente a la base de datos, deberá ubicarse en la ficha REFERENCIAS y luego pulsar sobre el botón INSERTAR CITA sobre la opción AGREGAR NUEVA FUENTE o directamente en el botón ADMINISTRAR FUENTES y luego en NUEVO. Luego aparecerá una ventana donde podrá seleccionar uno de los tipos de fuentes disponibles, procediendo a llenar los campos con los datos. Pág. 26

27 6.1 CITA DE REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Antes de citar un documento deberá cumplir con el registro del mismo, en la base de datos de referencias bibliográficas (ver paso anterior). Microsoft Word 2007, 2010 y 2013, manejan varios estilos de referenciación de documentos, siendo el más conocido de ellos las normas APA. Ilustración 13. Estilos de referencias bibliográficas en MS Word 2007 y 2010 Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013? Tabla 11. Citación de referencias bibliográficas con MS Word 2007 y 2010 Una vez colocado el cursor en el sitio donde desea colocar la referencia, pulse el botón INSERTAR CITA que se encuentra en la ficha REFERENCIAS, donde ubicará la fuente respectiva. Pulse en la fuente bibliográfica correcta y aparecerán los datos básicos de la fuente, de acuerdo al estilo seleccionado. A continuación puede observar un ejemplo para la norma APA. Pág. 27

28 7. BIBLIOGRAFÍA DEL DOCUMENTO Una vez completado el registro de la bibliografía, Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 permiten que usted pueda generar el listado de referencias bibliográficas automáticamente en el documento. Esto se logra en la opción INSERTAR BIBLIOGRAFÍA, que se encuentra en la ficha REFERENCIAS. Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013? Tabla 12. Creación del listado bibliográfico en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 Ubíquese en la ficha REFERENCIA y luego pulse en BIBLIOGRAFÍA. Pulse sobre la opción INSERTAR BIBLIOGRAFÍA. Pág. 28

29 8. INSERCIÓN DE ÍNDICES El índice se suele encontrar al final de los documentos o libros, y son una ayuda fundamental para la localización de términos en textos extensos. En el siguiente recuadro puede observar un ejemplo de un índice. Ilustración 14. Ejemplo de un índice de contenidos Hay que tener en cuenta que el índice está compuesto por una serie de palabras claves del documento, organizados de forma alfabética, identificados con su(s) correspondiente(s) número(s) de página(s) (ver Tabla 13). Notará que al activar una MARCA DE ENTREDA, en el texto aparecerán una serie de símbolos, los cuales normalmente se encuentran ocultos. Para volver a ocultar estos símbolos (en especial el símbolo, que indica el fin de un párrafo), pulse el botón MOSTRAR TODO, que se encuentra en la ficha INICIO. Pág. 29

30 Cómo se hace en WORD 2007, 2010 y 2013? Tabla 13. Marcación de entradas para índices con MS Word 2007 y 2010 Seleccione la palabra clave que aparecerá en el índice. Luego diríjase a la ficha REFERENCIAS y pulse en MARCAR ENTRADA. En éste ejemplo la palabra que se desea agregar es ÍNDICE. Se desplegará una ventana en donde oprimirá el botón MARCAR o MARCAR TODAS, en caso de que desee registrar todas las palabras iguales a lo largo del documento. Pág. 30

31 9. INSERTAR NÚMERO DE PÁGINA Es conveniente aplicar secciones diferentes para los preliminares (portada, agradecimientos, notas del evaluador, contenido, lista de gráficos y tablas) y los capítulos del texto (desde la introducción hasta el fin del documento). Para hacer esto, deberá pulsar en DISEÑO DE PÁGINA, en la opción SALTOS, donde se desplegará una lista con varias opciones de salto (ver ilustración 15). Ilustración 15. Opciones de salto de página Para realizar el SALTO DE SECCIÓN solo deberá pulsar en PÁGINA SIGUIENTE. Pág. 31

32 Asegúrese que el pie de página de la sección de los preliminares no esté vinculado con la sección de capítulos en el documento. En Microsoft Office 2007, 2010 y 2013, esta operación se realiza fácilmente al editar el pie de página de la sección y desactivando la vinculación al pulsar en el botón VINCULAR AL ANTERIOR, que se encuentra en la ficha DISEÑO DE PÁGINA. Ilustración 16. Vincular secciones en Microsoft Office 2007, 2010 y 2013 Para insertar el número de página, ubíquese en la página donde desee que aparezca la numeración y diríjase a INSERTAR y luego haga clic en una de las opciones de FINAL DE PÁGINA en NÚMERO DE PÁGINA. Ilustración 17. Activar los números de páginas Pág. 32

33 Podrá editar el número de inicio de la numeración oprimiendo en el botón FORMATO DEL NÚMERO DE PÁGINA. Ilustración 18. Formato del número de página Pág. 33