Charla No 3: Fórmulas de mayor uso.

Transcripción

1 1 Charla No 3: Fórmulas de mayor uso. Objetivos generales: Explicar el uso de las funciones de mayor uso en MS-Excel Objetivos específicos: Autosuma. Asistente de fórmulas. Max y Min. Buscarv Contar Si Contar.si Sumar.si Promedio Muchas veces necesitamos realizar operaciones con los números que hemos transcrito en una hoja de cálculo tales como sumar, promediar, contar, asignar montos en base a condiciones, etc. En esos casos es necesario recurrir a las fórmulas para obtener los resultados de esas operaciones. Para realizar algunas de las operaciones de cálculo, es necesario casi siempre utilizar las funciones de las cuales Excel contiene cientos, además Excel cuenta con un asistente de funciones que le facilita el trabajo de transcripción de fórmulas. En esta práctica Ud. verá las fórmulas más comunes en la resolución de problemas. Para indicarle a Microsoft Excel que va a introducir una fórmula en una celda, debe comenzar la entrada con un operado aritmético como por ejemplo el signo de igualdad (=). También puede introducir +, -, para comenzar una fórmula. Observe el siguiente ejemplo: Observe que aunque Ud. ve un número en la celda activa, en la barra de fórmulas le muestra la función que origina dicho número. Para sumar los elementos de un rango basta con sólo colocar el primero de la lista, separar son dos puntos (:) y colocar el último elemento, así B4 no es necesario nombrarlo. Las fórmulas de las columnas C y D surgen como resultado de copiar la fórmula que estaba en la columna B.

2 2 Autosuma Inicialmente la fila Total y la columna Al año no tenían escritos los resultados de las ventas de unidades en los semestres ni el total del año por sucursal, para obtener los resultados basta con escribir la función de suma en el total. Otra forma mucho más fácil es colocar a B6 como celda activa y hacer clic en el botón de autosuma inmediatamente Excel muestra encerrado en líneas punteadas, el rango de celdas susceptibles de calificar para la suma, observe: Líneas Punteadas Al presionar Excel automáticamente escribe la función de suma y coloca el rango de celdas en negro indicando la posibilidad de que este sea modificado. Asistente de fórmulas Microsoft Excel posee un asistente que nos guía a través del proceso de definición de fórmulas, dicho asistente se invoca a través del icono el cual nos muestra la primera ventana con estas características: Tipos de Funciones según su categoría Lista de funciones en orden alfabético Botón al cual se le hace clic para avanzar al paso siguiente Este grafico podemos observar que existe una área donde se muestra las funciones clasificadas según su tipo, allí encontramos las funciones matemáticas, financieras, etc, a mano derecha de ese cuadro encontramos una lista de funciones de la cual extraeremos la que nos interesa. Para seleccionar el tipo función según su categoría haremos clic al tipo de función que nos interesa, pudiéndonos desplazar a través de ella con la barra de desplazamiento, al escoger el tipo de función se nos mostrara en el cuadro derecho las distintas funciones que pertenecen a ese grupo y haremos clic a la que necesitamos y clic al botón descrito como Aceptar, luego se nos presentara un grafico como este:

3 3 Nombre de la función seleccionada Casilla que nos muestra la lista de argumentos que intervienen en la función. Descripción de como debe usarse la función Espacio destinado a mostrar el resultado de la aplicación de la función. A continuación describiremos algunas funciones de uso más frecuente, las cuales implementaremos usando el asistente de funciones. Funciones MAX y MIN La función MAX nos permitirá determinar de un grupo de celdas cuyo contenido son valores numéricos, cual es el contenido mayor. Para ello haremos los siguientes pasos: Paso 1 Diseñar una hoja cuyo contenido sea similar a este grafico En esta celda obtendremos el resultado de la sucursal con más ventas en el año Haga clic en la celda C8, y luego haga clic en el icono del asistente de función, haga clic en el tipo de función estadísticas y específicamente la función MAX, como vemos en el siguiente gráfico:

4 4 Para seleccionar la función solo debe hacer clic sobre ella Observe que hemos escogido la categoría Estadísticas Una vez hechas las selecciones, haga clic aquí En el siguiente paso Ud. Verá lo siguiente: Ud. Puede transcribir el rango con el teclado o hacerlo señalándolo con el ratón Línea Punteada: que indica el área seleccionada y que contiene los valores a sumar. En este espacio vemos los valores que serán sumados con la función. Luego de hacer clic en Terminar, la celda reflejará el resultado de la función (en el ejemplo ), haga la misma operación para determinar el mínimo volumen de ventas, sólo cambie la función Max por Min. Función Buscarv. Suponga que una empresa necesita colocar automáticamente los porcentajes de descuento para unas facturas de ventas, según sea el monto, para ello ha elaborado una hoja de cálculo con una tabla que en base a unos rangos otorga el descuento como un porcentaje del monto de venta. Lo ideal es que al apenas escribir el monto de la factura automáticamente MS-Excel le asigne el porcentaje de descuento que le corresponde, la pregunta es: Cómo hacer esto? De eso se encarga Buscarv. Lea atentamente lo que le vamos a indicar. La función Buscarv utiliza tres parámetros. 1. Valor buscado. 2. Matriz_buscar_en 3. Indicador_columnas.

5 5 Valor _ buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente:...; -2; -1; 0; 1; 2;...; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción "Ascendente". Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Veamos un ejemplo más preciso de la función: Una vez terminada la función, al presionar enter, aparece el resultado en esta celda OJO: ES AQUÍ DONDE SE ESCRIBE LA FUNCION Dentro de la matriz yo soy el valor más importante, estoy en la columna 3. El valor buscado es el primer parámetro de la función, con este número la función busca en la tabla el rango que le corresponde. Es la tabla que contiene los rangos y los porcentajes, no se incluyen los títulos. Recuerde fijar los rangos con F4 para que al copiar la fórmula, el rango de la matriz permanezca inalterado La matriz tiene tres columnas, la numero tres es la que tiene el dato. (el porcentaje), que desea colocar en la celda C3, por lo tanto la función buscará en esa tercera columna el valor que colocará en la celda antes referida.

6 6 Finalmente en la celda C3, internamente está escrita la función así: =BUSCARV(B3;$G4:$I7;3), y el resultado del ejemplo dado en cuestión es 4% Ud. puede usar el asistente de funciones o escribir directamente el texto de la función. Finalmente, copie la fórmula hacia las demás celdas de la misma columna para que MS-Excel coloque allí los demás porcentajes. Función Contar: La función contar nos permite saber la cantidad de datos que existen dentro de un rango, por ejemplo, después de transcribir una gran cantidad de facturas podemos utilizar la función para saber exactamente su número, veamos: =CONTAR(A13:A19) el resultado es 7. Función Si. Muchas veces Ud. necesita colocar dos resultados excluyentes, dependiendo de que una condición sea cierta o no, para ello utilizamos la función SI, la cual tiene la siguiente sintaxis: =SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;VALOR_SI_FALSO) La Prueba_logica es la condición a evaluar, la cual será, verdadera o falsa. El valor_si_verdadero implica la acción a seguir cuando la prueba_logica sea verdadera. El valor_si_falso implica la acción a seguir cuando la prueba_logica sea falsa. Función Contar.Si Esta función se utiliza si queremos saber el número de veces que se cumple una condición. =CONTAR.SI(RANGO;CRITERIO) el criterio. La función cuenta la cantidad de veces que dentro del rango se repite Función Sumar.Si Parecida a Contar.Si, esta función posee un parámetro extra. =SUMAR.SI(RANGO;CRITERIO;RANGO_SUMA) Para cada celda dentro del rango que cumpla con el criterio dado, acumula la celda ubicada en el Rango_Suma. Función Promedio. Calcula el promedio de un rango. =PROMEDIO(RANGO) Veamos con un gráfico explicativo el uso de las funciones definidas:

7 7 Cuantos alumnos aprobaron Macroeconomía? En la celda H3, escribimos: =CONTAR.SI(C$3:C$16; >9 ) El segundo parámetro es una expresión. Resultado: 9 Si los aprobados son más de la mitad, en esta columna escribiremos la palabra Bien, sino se escribirá la palabra Mal En J3 escribimos la función =SI(H3>7; Bien ; Mal ) Si el valor de H3 es > 7 (aprobados), escribe Bien, sino Mal (ver la materia Derecho, donde solo aprobaron 7 estudiantes). Función Promedio: en la columna I del ejemplo vemos el promedio de notas para cada materia (11,93; 13,79 y 10,36) la función usada con las variantes de cambio de fila es: =PROMEDIO(C$3:C$16) No es necesario sumar y dividir, la función lo hace todo. La máxima nota que puede obtener un alumno en una materia es 20, entonces si lo 14 alumnos obtienen esa nota, la suma total seria 280. Cuánto sumó en cada materia?, Cuánto sumaron los de condición 0?, ambas preguntase resuelven con la función Sumar.Si, por ejemplo veamos la celda H10: =SUMAR.SI($A$3:$A$16;$G10;$C3;$C16) el resultado es 114, ya que solo suma las notas de los alumnos con condición 0. Para los alumnos de condición 1, los parámetros 1 y 3 son los mismos, el parámetro 2 (G10), cambia a G11, porque ahora la fórmula está en la siguiente fila, dando como resultado 53. LABORATORIO DE COMPUTACIÓN.