PROCEDIMIENTO APROBACION DE DONACIONES ACOGIDAS A LA LEY N , ARTÍCULO 69, LEY Nº (DE FECHA 06 DE AGOSTO DE

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1 PROCEDIMIENTO APROBACION DE DONACIONES ACOGIDAS A LA LEY N , ARTÍCULO 69, LEY Nº , ARTÍCULO 8 Y DE ACUERDO A LAS MODIFICACIONES PLANTEADAS EN LA LEY (DE FECHA 06 DE AGOSTO DE 2003) I.- Tipos de Donaciones reguladas en el presente documento Donaciones establecidas en el artículo 69 de la Ley N Donaciones establecidas en el artículo 8 de la Ley N II.- Organismos Participantes en el Proceso Facultad u Organismo Dirección de Investigación Comisión de Evaluación de Donaciones Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos. 4 III.- Procedimiento... 4 IV.- Consideraciones Generales... 5 V.- Anexos... 7 Anexo 1: Individualización completa del donante... 7 Anexo 2: Formatos Tipos de Anexos... 8 a) Anexo para realización de seminarios, congresos, cursos, etc...8 b) Anexo para compra de equipamiento, licencias, etc...9 c) Anexo para edición o redacción de libros...10 d) Anexo para realización de proyecto de investigación..11 Anexo 3: Formato tipo de declaración de inexistencia de contraprestación Anexo 4: Detalle de Distribución Certificados de Donación 13 VI.- Contacto... 15

2 I.- Tipos de Donaciones reguladas en el presente documento 1.- Donaciones establecidas en el artículo 69 de la Ley N De acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la ley Nº , las donaciones sólo podrán ser destinadas a financiar: - Adquisición de inmuebles: edificios y terrenos para usar en beneficio de la docencia, de las investigaciones o de la extensión propia de la institución; - Adquisición de equipamiento: equipos y mobiliario que se usa en toda dependencia de la institución donde se imparta docencia o se realice investigación; - Readecuación de la infraestructura para apoyar el perfeccionamiento académico: construcciones, remodelaciones y reparaciones de inmuebles de la institución que se ocupen para impartir clases, desarrollar investigaciones y salas de estudio. Asimismo, implica financiar becas de estudio para los académicos y estudiantes, y la realización de seminarios para el mismo fin; - Proyectos de investigación: dentro de los proyectos de investigación también se estima el financiamiento de traspaso de conocimientos y la difusión de lo obtenido. Por lo tanto, se contemplan actividades de extensión cultural que impliquen un enriquecimiento de la cultura de la comunidad por algo generado internamente en la institución. La aprobación de cada solicitud de donación deberá ser resuelta por la Universidad de Concepción, de acuerdo con el procedimiento establecido en el presente instrumento. 2.- Donaciones establecidas en el artículo 8 de la Ley N En virtud de lo señalado en el artículo 8 de la ley Nº , estas donaciones sólo podrán ser destinadas a financiar investigación, desarrollo y difusión de la cultura y el arte. La aprobación de solicitudes de donación relacionadas con los fines señalados, requiere, en primer lugar, que las Facultades y organismos correspondientes de la Universidad de Concepción, a través de la Dirección de Investigación, presenten un Proyecto al Ministerio de Educación, el que será evaluado por el Comité Calificador de Donaciones Privadas de dicho Ministerio, el que de ser aceptado, procederá a emitir el respectivo certificado de aprobación. 2

3 Sólo una vez que el Ministerio haya emitido el señalado certificado, la Universidad de Concepción podrá tramitar las solicitudes de donación de acuerdo al procedimiento establecido en el presente instrumento, las cuales deben estar directamente vinculadas con el proyecto presentado al Ministerio. II.- Organismos Participantes en el Proceso. 1.- Facultad u Organismo. Cualquier trabajador de la Universidad de Concepción, previa autorización del Decano o Jefe del Organismo correspondiente, podrá gestionar recursos en el ámbito empresarial, con la finalidad de obtener donaciones destinadas a financiar proyectos o alcanzar los objetivos específicos a que se refieren los artículos 69 de la ley Nº y artículo 8 de la ley Nº Será responsabilidad de los trabajadores hacer llegar los antecedentes correspondientes al Decano o Jefe de Organismo, de manera que sea ésta autoridad, quien inicie el proceso de formalización de la donación ante la Unidad de Proyectos Tecnológicos de la Dirección de Investigación. 2.- Dirección de Investigación. La Unidad de Proyectos Tecnológicos (UPT) de la Dirección de Investigación, será el organismo técnico encargado de la tramitación interna de las donaciones. 3.- Comisión de Evaluación de Donaciones. Existirá una Comisión de Evaluación de Donaciones (CED) integrada por el Director de Investigación, el Director de Finanzas, el Contralor Universitario y el Jefe del Servicio Jurídico. Será condición esencial para emitir un certificado de donación por parte de la Universidad de Concepción que, previamente, exista un informe favorable de la Unidad de Proyectos Tecnológicos y de la Comisión de Evaluación de Donaciones y que la donación sea aprobada por el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos. Para el cumplimiento de sus fines, la UPT y la Comisión podrán recabar de las Facultades u Organismos, todos los antecedentes complementarios que estime indispensables para evacuar su informe relacionado con las solicitudes de donación y, en particular, aquellos necesarios para pronunciarse fundadamente 3

4 sobre eventuales contraprestaciones que pudieran existir entre la Universidad y la Empresa donante. 4.- Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos. Corresponderá a la VRAEA resolver en carácter de definitivo, respecto cada una de las solicitudes de certificados de donación. III.- Procedimiento. 1.- Los Decanos o los Jefes de Organismos, serán los encargados de dar inicio a la tramitación del procedimiento correspondiente a una solicitud de certificado de donación. Estos podrán hacerlo sólo una vez que verifiquen en forma previa, que la donación ofrecida no implica ni representa ninguna condición que signifique una contraprestación hacia el donante. 2.- Una vez establecido el contacto con el donante y verificada su procedencia de acuerdo a lo señalado precedentemente, el Decano o Jefe de Organismo correspondiente, deberá solicitar por escrito a la UPT de la Dirección de Investigación, la tramitación del procedimiento para aprobar la donación, adjuntando los siguientes antecedentes: a) Individualización completa del donante. (Ver Anexo 1) b) Documento que acredite la recepción del aporte de parte de la Universidad de Concepción. (Fotocopia de cheque, documento ingreso, comprobante depósito, etc.). c) Anexo que explique y justifique la donación. (Ver Anexo 2) d) Declaración escrita del Decano, Director de Departamento, Jefe Administrativo o Director del Proyecto según corresponda, sobre la inexistencia de una contraprestación asociada al aporte realizado por el donante con la Universidad de Concepción. (Ver Anexo 3) Las solicitudes deberán enviarse a: Edmundo Larenas 234 Unidad de Proyectos Tecnológicos Dirección de Investigación 3.- La UPT evaluará, con los antecedentes proporcionados por cada repartición, si la donación solicitada se enmarca dentro de los objetivos explícitos de cada ley y comprobará que se adjunten los antecedentes exigidos, debiendo evacuar un informe preliminar sobre el particular. 4

5 La omisión en el envío de alguno de los antecedentes exigidos, motivará la devolución de la solicitud con su documentación soportante a la Unidad de origen. 4.- La UPT someterá los antecedentes a la consideración de la Comisión de Evaluación de Donaciones de la Universidad de Concepción, debiendo enviarle la solicitud de cada repartición con todos los antecedentes proporcionados y el citado informe preliminar. 5.- La CED, en sesión convocada al efecto, evaluará las solicitudes y levantará un acta sobre su actividad e informará, evacuando una opinión favorable o desfavorable sobre cada proceso de donación y sus particulares antecedentes y documentos que la respalden, remitiendo el expediente a VRAEA para su resolución final. Si alguno de los miembros no está de acuerdo con el contenido del Informe y/o de la evaluación final, deberá dejar constancia expresa y fundada de su posición en la citada acta. 6.- Aprobada la donación por VRAEA, la CED enviará los antecedentes a la UPT de la Dirección de Investigación, para que emita el certificado correspondiente y remita todos los antecedentes al Rector de la Universidad para la firma del citado certificado. 7.- Firmado el certificado por el Rector, se devolverán los antecedentes a la Unidad de Proyectos Tecnológicos. 8.- Concluido el proceso de tramitación señalado, la UPT procede a despachar los certificados de donación de acuerdo al procedimiento interno de dicha Unidad. (Ver Anexo 4). A partir de este momento la Facultad u Organismo solicitante, queda autorizada para utilizar los recursos donados. 9.- La UPT, procederá a devolver a la respectiva Facultad u Organismo, las solicitudes de donación que sean informadas desfavorablemente por la Comisión de Evaluación de Donaciones y/o rechazadas por VRAEA, indicando las causales en que se fundamenten. IV.- Consideraciones Generales. 1.- La Facultad u Organismo deberá advertir a la empresa donante que la recepción de los recursos no implica la aceptación de la donación, por cuanto esta se encuentra condicionada a la aprobación final de VRAEA. 5

6 2.- Para los efectos del presente Reglamento, se entiende como contraprestación: a) el otorgamiento de beca a una persona que tenga la calidad de trabajador de la empresa o pariente consanguíneo de los donantes; b) pago de bienes, servicios o asesorías técnicas; c) aceptación de donaciones condicionadas a la adquisición de bienes a la misma empresa donante; d) otras de similar naturaleza. 3.- La Universidad de Concepción sólo emitirá el certificado de donación una vez que la empresa donataria haya materializado su aporte y este se encuentre percibido por la institución. 4.- Para hacer uso del beneficio tributario, la empresa donante, al momento de realizar su declaración anual de impuestos, requerirá de los siguientes documentos: a) Donaciones establecidas en el artículo 69 de la Ley N Certificado de donación emitido por la Universidad. - Resolución correspondiente emitida por el Ministerio de Educación. b) Donaciones establecidas en el artículo 8 de la Ley N Certificado de donación emitido por la Universidad. - Certificado emitido por el Comité Calificador de Donaciones Privadas del Ministerio de Educación. 6

7 V.- Anexos Anexo 1: Individualización completa del donante RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA: GIRO DE LA EMPRESA: RUT DE LA EMPRESA: DOMICILIO LEGAL DE LA EMPRESA: CIUDAD: NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL: RUT DEL REPRESENTANTE LEGAL:

8 Anexo 2: Formatos Tipos de Anexos. a) Anexo para realización de seminarios, congresos, cursos, etc. 1. Uso de la donación: Financiar (total o parcialmente) Datos del Seminario, curso, congreso, conferencia, etc. (lo que corresponda según destino de la donación) 2.1 Título. 2.2 Fecha realización. 2.3 Lugar de realización. 2.4 Objetivos. (Esto es lo más importante. Tiene que destacar su misión educativa). 2.5 Relator(es) principal(es) del seminario, curso, congreso o conferencia. 2.6 Antecedentes del(los) relator(es) principal(es). 2.7 Otros antecedentes que se consideren importantes (por ejemplo, el programa de la actividad). 3. Persona y organismo responsable: persona y organismo de la universidad (facultad, repartición, departamento, etc.) responsable de la realización de la actividad financiada con la donación. 4. Presupuesto total estimado y estructura de financiamiento: el costo total de la adquisición alcanza la suma de $XXXXX.-, de los cuales $XXXXXX son financiados vía donación, y el saldo de $XXXXX.- con fondos provenientes de... Además debe incluir un detalle por item 5. Monto y destino específico de la donación: en esta oportunidad la empresa XXXXXXX ha efectuado una donación a la Universidad por la suma de $XXXX.- para financiar... 8

9 b) Anexo para compra de equipamiento, licencias, etc. 1.Uso de la donación: Financiar (total o parcialmente) la adquisición de XXXX para... (laboratorio, programa, depto., etc.) 2.Persona y organismo responsable: persona y organismo de la universidad (facultad, repartición, departamento, etc.) responsable de la realización de la actividad financiada con la donación. 3.Objetivos: esto es lo más importante, debe destacar la misión educativa que tiene la compra del equipo, a quien va a beneficiar, porque es necesario, etc. 4.Especificaciones de la adquisición: se debe indicar las características técnicas del equipo, modelo, año, etc. (Esta es la información que comúnmente aparece en la factura de compra). 5.Presupuesto total estimado y estructura de financiamiento: el costo total de la adquisición alcanza la suma de $XXXXX.-, de los cuales $XXXXXX son financiados vía donación, y el saldo de $XXXXX.- con fondos provenientes de... Además debe incluir un detalle por ítem 6.Monto y destino específico de la donación: en esta oportunidad la empresa XXXXXXX ha efectuado una donación a la Universidad por la suma de $XXXX.- para financiar... 9

10 c) Anexo para edición o redacción de libros. 1. Uso de la donación: Financiar (total o parcialmente) Datos del Texto: 2.1 Título: XXXXXXXX 2.2 Persona y organismo responsable: persona y organismo de la universidad (facultad, repartición, departamento, etc.) responsable de la realización de la actividad financiada con la donación. 2.3 Objetivos: el texto contiene material importante - innovador sobre... y ha sido elaborado para... (motivo, personas u organismos a los que interesa el texto, etc.). Esto debe destacar la misión educativa que hay detrás de la actividad. 2.4 Actividades: Por ejemplo a. Diseño y diagramación. b. Edición. c. Impresión de ejemplares, etc. 2.5 Resultados: Por ejemplo - Propuesta de 75 actividades didácticas sobre el tema. - Aplicación en muestra de las actividades propuestas, etc. 3. Presupuesto y estructura de financiamiento: Por ejemplo i) Diseño y diagramación $ XXXXX.- ii) Edición iii) Impresión ejemplares TOTAL $ XXXXX.- $ XXXXX.- $ XXXXX.- 4. Monto y destino específico de la donación: en esta oportunidad la empresa XXXXXXX ha efectuado una donación a la Universidad por la suma de $XXXX.- para financiar... 10

11 d) Anexo para realización de proyecto de investigación. 1. Uso de la donación: Financiar (total o parcialmente). 2. Datos del Proyecto. 2.1 Título: XXXXXXXXX 2.2 Duración: además señalar claramente fecha de inicio. 2.3 Persona y organismo responsable: persona y organismo de la universidad (facultad, repartición, departamento, etc.) responsable de la realización de la actividad financiada con la donación. 2.4 Objetivos: el principal objetivo de la realización de este proyecto es... (Esto es lo más importante. Tiene que destacar su misión educativa). 2.5 Lugar de realización proyecto: 3. Antecedentes Técnicos del Proyecto. 4. Presupuesto total estimado del proyecto: considerando los distintos ítem de gastos de acuerdo a las actividades a realizar, el presupuesto total aproximado se detalla a continuación: Por ejemplo: -Reactivos y materiales $XXXXXX -Honorarios Investigadores - Técnicos $XXXXXX -Honorarios personal Laboratorio $XXXXXX -Gastos de operación para realizar estudio $XXXXXX TOTAL $XXXXXX 4. Monto y destino específico de la donación: en esta oportunidad la empresa XXXXXXX ha efectuado una donación a la Universidad por la suma de $XXXX.- para financiar... 11

12 Anexo 3: Formato tipo de declaración de inexistencia de contraprestación. DECLARACION DE NO CONTRAPRESTACION En relación a la Ley , se establece que la donación recibida por la (facultad, repartición, organismo) de la Universidad de Concepción, por la suma de $XXXX y que otorga beneficio tributario a la empresa donante, XXXXXXX, no procede ninguna contraprestación, tales como el otorgamiento de becas de estudio, cursos de capacitación, asesorías técnicas u otras, directa e indirectamente a favor del donante, ni de sus empleados, directores o parientes consanguíneos de estos, hasta el segundo grado, en el año inmediatamente anterior a aquel en que se efectúa la donación (2006) ni con posterioridad a esta, en tanto la donación no se hubiere utilizado íntegramente por la Universidad. Nombre y firma responsable. 12

13 Anexo 4: Detalle de Distribución Certificados de Donación - ART. 69 LEY N Una vez recibidos los certificados firmados se procede a despachar el original y sus respectivas copias de la siguiente manera: El original Donante se despacha al representante legal de la empresa a la dirección indicada en el certificado. Si alguna repartición requiere que sea despachado a su unidad para que posteriormente ellos lo remitan al donante, se accede a ello. 1 Antes de enviarlo se fotocopia el certificado y esta copia se legaliza ante notario. En el caso de extravío, este reemplaza al original. La copia Triplicado: SII se deja en el archivo de la UPT. La copia Duplicado: Ministerio de Educación se despacha al MINEDUC junto al Anexo correspondiente. La copia Cuadruplicado: Archivo Donatario se despacha a la División Contabilidad (Sr. Alex Henríquez) junto al documento que acredita el aporte que efectúa la empresa. En abril del año siguiente de la emisión de los certificados llegan las Resoluciones Exentas que emite en duplicado el MINEDUC por cada Certificado emitido por la UPT. El despacho de cada uno de los documentos se hace de la siguiente manera: Una copia legalizada ante notario de la Resolución se debe despachar antes del 30 de abril a la empresa donante para que con ella junto al certificado de donación, pueda acogerse a la franquicia tributaria. Un original se envía a don Alex Henríquez de la División Contabilidad. El otro original queda archivado en la UPT. 1 Por regla general, los certificados se envían a la empresa donante de modo que si no les llega la documentación antes que finalice abril, la empresa se contacte directamente con la UPT para solucionar el problema rápidamente sin tener que averiguar, generalmente a última hora, que pasó con el despacho realizado anteriormente por otra repartición. 13

14 ART. 8 LEY N Llegando el Certificado del MINEDUC emitido por el Comité Calificador de Donaciones Privadas aprobando el proyecto anteriormente presentado por la UPT más el Acta de la Comisión de Donaciones autorizando la emisión de los Certificados, se procede a confeccionarlos. Una vez obtenida la firma del señor Rector, el certificado se distribuye de la siguiente manera: El original Donante se despacha al representante legal de la empresa a la dirección indicada en el certificado. Si alguna repartición requiere que sea despachado a su unidad para que posteriormente ellos lo remitan al donante, se accede a ello 2. Antes de enviarlo se fotocopia el certificado y esta copia se legaliza ante notario. En el caso de extravío, este reemplaza al original. La copia Triplicado: SII se deja en el archivo de la UPT. La copia Duplicado: Archivo Donatario se envía a la División Contabilidad junto al documento que acredita el aporte que efectúa la empresa. La copia Cuadruplicado: Secretaría del Comité Calificador de Donaciones Privadas se despacha al MINEDUC. 2 Por regla general, los certificados se envían a la empresa donante de modo que si no les llega la documentación antes que finalice abril, la empresa se contacte directamente con la UPT para solucionar el problema rápidamente sin tener que averiguar, generalmente a última hora, que pasó con el despacho realizado anteriormente por otra repartición. 14

15 VI.- Contacto Cualquier duda o consulta con respecto al procedimiento de solicitud de certificados de donación, puede hacerse llegar a la Unidad de Proyectos Tecnológicos, por cualquiera de las siguientes vías: Correo Interno: Edmundo Larenas 234, 2º piso Unidad de Proyectos Tecnológicos Dirección de Investigación Mail: gtobar@udec.cl Fonos: