PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD-

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2 PROGRAMA DE GESTIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL -PGD- El Mapa de Ruta de la Gestión Documental en SU Empresa Cómo hacerlo? Por Eliana Salgado ChannelPlanet. El Programa de Gestión Documental -PGD- es para ChannelPlanet el mapa de ruta de la Gestión Documental de las Empresas, dado que es la herramienta para estructurar los procesos y estrategias, alineados con la normatividad vigente y las nuevas tecnologías. Visualizamos que el PGD tiene el propósito de garantizar la solidez de un proceso empresarial tan estratégico y crítico como lo es la Gestión Documental. Según el Archivo General de la Nación -AGN-, el PGD es un instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado. Así mismo el desarrollo e implementación del PGD obedece al cumplimiento de la normatividad vigente: La Ley general de Archivos Ley 594/2000; La Ley de Transparencia, Ley 1712/2014 y la Resolución 8934/2014 expedida por MinCIT - SIC, por lo cual podemos afirmar que su desarrollo es obligatorio. Para desarrollar o actualizar el PGD se requiere realizar una serie de pasos con directrices que van más allá de la normatividad archivística y prácticas de Gestión Documental, considerando los procesos vigentes de la organización; la normatividad propia de su sector; los procesos críticos para la operación, la satisfacción de clientes y ciudadanos; la eficiencia y la competitividad empresarial; las nuevas tecnologías de Información y Comunicaciones -TIC- y las mejores prácticas empresariales, entre otros aspectos. Con el ánimo de apoyar a las empresas públicas, privadas y mixtas en su desarrollo ChannelPlanet presenta el seminario: PROGRAMA DE GESTIÓN donde buscamos ir más allá de la teoría normativa y aportar puntos clave para lograr su desarrollo o mejoramiento. El seminario se llevará a cabo en Bogotá los días 20 y 21 de Agosto. Objetivo: Apoyar la comprensión del proceso para desarrollar o perfeccionar el PGD de su entidad mostrando no sólo los pasos que indica la normatividad vigente, sino sugerencias de cómo llevarlos a cabo. Beneficios: Los asistentes a este seminario de ChannelPlanet lograrán tener conceptos claros para desarrollar o perfeccionar su PGD, y así asegurarle a su empresa el cumplimiento de la normatividad vigente del AGN, la Ley de Transparencia -Ley 1712/2014- y la resolución 8934/2014 de MinCIT y la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC-. En ChannelPlanet consideramos que el PGD es el Mapa de Ruta de la Gestión Documental de las empresas, razón por la cual su desarrollo permite a la empresa consolidar estrategia, procesos, prioridades, políticas y demás elementos necesarios para tener una Gestión Documental sólida de gran aporte a la operación empresarial y apoyo en la mitigación de riesgos legales.

3 Horario PROGRAMA DE GESTIÓN Agenda Acádemica: 7:20 a.m. - 8:00 a.m. Registro de asistentes CONFERENCIAS Jueves 20 de AGOSTO 8:00 a.m. - 8:15 a.m. Introducción al seminario. Introducción. Para qué el PGD? Cumpliendo con la Normatividad del Archivo General de la Nación -AGN-; Con 8:15 a.m. - 10:15 a.m. la a Ley de Transparencia -Ley 1712/2014- y con la Resolución 8934/2014 de MinCIT - SIC. 10:15 a.m. - 10:35 a.m. Coffee Break 10:35 a.m. - 1:00 p.m. DIAGNÓSTICO GENERAL de la Gestión Documental en la Empresa. Revisión de Instrumentos Archivísticos. Modelo de Madurez. 1:05 p.m. - 1:55 p.m. Almuerzo 2:00 p.m. - 4:00 p.m. REQUERIMIENTOS de la Gestión Documental: Identificación de requerimientos en las áreas clave de la organización. 4:00 p.m. - 4:15 p.m. Coffee Break 4:15 p.m. - 6:00 p.m. Horario FORMULACIÓN DE PROCESOS de Gestión Documental: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración. CONFERENCIAS Viernes 21 de AGOSTO 8:00 a.m. - 8:15 a.m. Bienvenida al segundo día de seminario 8:15 a.m. - 10:15 a.m. DEFINICIÓN DE FASES DE IMPLEMENTACIÓN: Elaboración, Ejecución y puesta en marcha, Seguimiento y Mejora. 10:15 a.m. - 10:30 a.m. Coffee Break 10:30 a.m. - 1:00 p.m. DESARROLLO DE PROGRAMAS ESPECÍFICOS para diferentes procesos de la organización. 1:00 p.m. - 1:55 p.m. Almuerzo 2:00 p.m. - 4:00 p.m. ARTICULACIÓN CON MODELOS DE GESTIÓN. Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Plan de Inversión, entre otros. 4:00 p.m. - 4:15 p.m. Coffee Break 4:15 p.m. - 6:00 p.m. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PGD. 6:00 p.m. - 6:15 p.m. Cierre y entrega de certificados de asistencia.

4 PROGRAMA DE GESTIÓN Conferencistas: JOHN FRANCISCO CUERVO ALONSO Jefe de Archivo y Gestión Documental del Consorcio del Sistema Integrado para la Movilidad -SIM-. Fue Subdirector del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación. Fue Subdirector del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación, actualmente es Jefe de Archivo y Gestión Documental del Consorcio del Sistema Integrado para la Movilidad - SIM.Es consultor e interventor de proyectos, programas y procesos de gestión documental con destacada experiencia en los sectores público y privado. Es estratega en: manejo y elaboración de planes y programas para la gestión documental -PGD-; implementación de sistemas Calidad y Gestión Documental; auditorías de calidad e interventoría de procesos en materia archivística; análisis y selección de sistemas de gestión electrónica de documentos -Enterprise Content Management - ECM-; implementación de sistemas Workflow, así como análisis y diseño de soluciones para la gestión documental organizacional. Es Bibliotecólogo y Archivista de la Universidad de La Salle, especialista en redes de información documental de la Pontificia Universidad Javeriana. Actualmente cursa la Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos en la Universidad de La Salle de Bogotá. Se ha desempeñado como auditor, conferencista y docente en materia de gestión documental. LILLIANA MAYORGA TOVAR Consultora y Perito en Gestión Documental. Fue Asesora de la Dirección General Archivo General de la Nación Es profesional en Sistemas de Información y Documentación Bibliotecóloga Archivista de la Universidad de la Salle y especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos de la misma universidad. Cuenta con experiencia en sistemas de información para la gestión documental, implementación de procesos técnicos archivísticos y de gestión documental alineados a los procesos en el sector público, dando cumplimiento a las normas colombianas. Se ha desempeñado como funcionaria pública en la Subdirección de Gestión Documental de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.; en una firma de servicios archivísticos como coordinadora de los archivos de gestión y archivo central de la Regional Central de Ecopetrol y como coordinadora de archivos en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Fue asesora contratista del Archivo General de la Nación y asesora de la Dirección General de la misma Entidad hasta hace pocos meses. Actualmente trabaja como consultora y perito en Gestión Documental. Dirección Académica JORGE CALDERÓN Consultor Senior en Gestión Documental y de Información. Cuenta con experiencia de 20 años en la empresa privada, en la que ha ocupado cargos Administrativos en el sector bancario, y Gerenciales en el sector de Cajas de Compensación Familiar. Ha sido consultor y conferencista. En Compensar fue Gerente del Proceso de Gestión Documental y Gestión de Base de Datos de Vinculados, una base con más de dos millones de registros, rol desde el cual participó en proyectos y procesos que sustentan la prestación del portafolio de servicios de información, tales como : Planeación y ejecución de mejoras para actualización de la base de datos de la corporación. Definiciones funcionales de la gestión de datos maestros para cumplimiento de requisitos corporativos y legales. Es Profesional en Administración de Empresas, con Estudios en Economía, Diplomado en Finanzas de la Universidad Externado de Colombia y Candidato a Maestría en Gestión Documental y de Archivos de la Universidad de la Salle. Actualmente cursa estudios de Especialización en Tecnologías y Sistemas de información para la empresa con el convenio EAN - Universidad Politécnica de Madrid. ELIANA SALGADO Responsable de Formación y Medios en ChannelPlanet Eliana tiene más de 19 años de experiencia en creación, dirección y mercadeo de proyectos editoriales, proyectos de información y de formación para directivos. Ha creado y dirigido los cerca de 180 seminarios estratégicos que la compañía ha realizado en Colombia, los cuales han contado con cerca de 15,000 asistentes y de 1,500 conferencistas. Es investigadora en temas de Protección de datos personales, Normatividad Vigente, Gestión Documental, Tecnologías de Información -TIC-, Mercadeo, Compras y Cadena de Abastecimiento, Sostenibilidad, entre otros temas. Es Ingeniera de Sistemas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y cuenta con diversos estudios en mercadeo y ventas con Seminarium Universidad de Berkeley, INCOLDA CESA, Universidad de La Sabana, entre otras instituciones académicas. Realizó Postgrado y Master en Dirección de Marketing & Sales en Escuela de Administración de Empresas de España (EAE) en conjunto con la Universidad de Barcelona (España). Estudió el Posgrado Especialización en Entornos Virtuales de Aprendizaje de Virtual Educa Argentina y la OEI. Actualmente tiene bajo su responsabilidad los procesos de formación presencial y virtual, así como los productos y proyectos editoriales de ChannelPlanet.

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