INTRODUCCIÓN. roles tiene sus procesos, así como sus responsabilidades y riesgos para quienes los ejercen.

Transcripción

1

2 INTRODUCCIÓN Los riesgos propios de contratos de Gestión Documental son altos y complejos, por eso requieren de un cuidadoso proceso de supervisión o administración, auditoría e interventoría. Por eso hemos diseñado un Seminario especializado en este tipo de contratos, cuya especialización implica retos en los puntos de control. Excelentes noticias! A partir de tres realidades clave creamos un seminario de apoyo a su gestión: 1 2 Los contratos de outsourcing, asesoría y de consultoría que apoyan la operación de Gestión Documental son relevantes para el funcionamiento y la seguridad de la empresa. Ante las exigencias de la Ley General de Archivos y su dinámica reglamentación reciente las empresas suelen apoyarse en proveedores para algunos de sus procesos, como: Asesoría en desarrollo de Tablas de Retención Documental -TRD- y Programa de Gestión Documental -PGD; Implementación de Software especializado, Custodia de Documentos, Digitalización, Correspondencia, entre otros. Para un buen desarrollo contractual se debe contar con Administradores o supervisores; Auditar el desarrollo del contrato y dependiendo del grado de especialidad apoyarse en Interventoría. Cada uno de estos 3 roles tiene sus procesos, así como sus responsabilidades y riesgos para quienes los ejercen. En ChannelPlanet hemos consolidado modelos de formación como apoyo a los Administradores de Contratos, así como en tendencias y buenas prácticas en Gestión Documental, a través de seminarios presenciales y programas académicos virtuales. Como resultado de entrelazar estos temas hemos consolidado un seminario que fortalecerá sus conocimientos y mitigará riesgos: ADMINISTRACIÓN, AUDITORÍA E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL el cual realizaremos los días 25 y 26 de Noviembre en Bogotá.

3 El cumplimiento de contratos comerciales es estratégico para la estabilidad de las empresas, y entre la amplia gama de contratos existentes se destacan los de gestión documental dado que a través de en ellos se garantiza el cuidado y la preservación de la memoria de la empresa en forma de documentos físicos y digitales. El Acuerdo 008 de 2014 indica las condiciones que deben cumplir los proveedores de servicios de gestión documental, pero es relevante dejar claro que aunque se contrate a un tercero para gestionar los procesos LO QUE SE DELEGA ES LA OPERACIÓN, MÁS NO LA RESPONSABILIDAD sobre el mismo. La Ley de Archivos, Ley 594 de 2000, indica que: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos (Título I. Art. 4: Responsabilidad). La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. (Título IV Art. 12: Responsabilidad). Para las empresas privadas funciona igual. La empresa contratante es la responsable de su información y sus documentos. Es increíble que en muchas empresas se considere aún que porque tienen los procesos de custodia de documentos, correspondencia, entre otros, contratados con un proveedor bajo esquemas de outsourcing se pueden desentender de la responsabilidad sobre la gestión de los instrumentos archivísticos. Para apoyar los procesos contractuales en esta disciplina ChannelPlanet ha creado el seminario ADMINISTRACIÓN, AUDITORÍA E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. DIRIGIDO A: Este SEMINARIO de ChannelPlanet, está DIRIGIDO A los cargos responsables de Contratación, Gestión Documental, Administración, Supervisión, Auditoría e Interventoría de Contratos, Control Interno y Calidad, así como a todos quienes tienen cargos o roles con ingerencia sobre el tema en la organización.

4 AGENDA ACADÉMICA Horario CONFERENCIAS Noviembre 25 7:20 a.m. - 8:00 a.m. Registro de asistentes 8:00 a.m. - 8:15 a.m. Presentación del seminario. 8:15 a.m. - 9:45 a.m. La AUDITORÍA de Contratos con VISIÓN Vigilante y CONSTRUCTIVA. Objetivos, Mejores Prácticas y Lecciones Aprendidas. Experiencias. 9:45 a.m. - 10:00 a.m. Coffee Break El CONTRATO: fundamento del proceso contractual. Visión legal e impacto comercial. Estatuto Anticorrupción: sanciones. 10:05 a.m. - 12:05 p.m. Errores en la Elaboración de Contratos. Terminación y LIQUIDACIÓN de Contratos. Impacto de las leyes de Transparencia y de habeas data en la Administración de Contratos. PROCESO CONTRACTUAL: Etapas Precontractual, Contractual y Poscontractual. 12:10 m - 1:10 p.m. Administración, Auditoría e Interventoría: ROL o CARGO? ALCANCE, DIFERENCIAS y RESPONSABILIDADES. 1:10 p.m. - 1:55 p.m. Almuerzo Matriz DOFA de COMPETENCIAS Profesionales del Administrador de Contratos. 2:00 p.m. - 3:15 p.m. Taller. PROCESO de Administración de Contratos: Puntos clave. ASPECTOS DOCUMENTALES PARTE 1: Estructura y Desarrollo de EXPEDIENTES 3:20 p.m. - 4:00 p.m. CONTRACTUALES, Prácticas sugeridas y lecciones aprendidas de la organización documental de los contratos. 4:00 p.m. - 4:15 p.m. Coffee Break ASPECTOS DOCUMENTALES PARTE 2 : CASO de Estudio: Supervisión e Interventoria 4:15 p.m. - 6:15 p.m. de Contratos de Gestión Documental: una propuesta desde el Proceso de Abastecimiento. Horario CONFERENCIAS Noviembre 26 8:00 a.m. - 8:10 a.m. Bienvenida al segundo día de seminario ECOSISTEMA de las Soluciones y Servicios de Gestión Documental. Servicios disponibles en Outsourcing. LINEAMIENTOS para la CONTRATACIÓN y PRESTACIÓN de SERVICIOS de ARCHIVO Se delega la operación mas no la responsabilidad. 8:10 a.m. - 10:40 a.m. ChannelPlanet Puntos clave de control en Administración, Auditoría e Interventoría de Contratos de Servicios de: Desarrollo de Cuadro de Clasificación Documental -CCD-; Tablas de Retención Documental -TRD- y las Tablas de Valoración Documental -TVD- Recomendaciones: Requerimientos para la contratación, tarifas promedio, cláusulas contractuales recomendadas. 10:40 a.m. - 11:00 a.m. Coffee Break Administración, Auditoría e Interventoría de Contratos de SISTEMAS ECM -Enterprise Content Management-. Integración con software existente. Esquemas de licenciamiento y servicios asociados, Costo Total de Propiedad CTP - TCO. Administración, Auditoría e Interventoría de Contratos de Digitalización y Microfilmación. Administración, Auditoría e Interventoría de Contratos de: Programa de Gestión Documental -PGD-, Reglamento Interno de Archivo -RIA-, entre otros. 1:00 p.m. - 1:55 p.m. Almuerzo 2:00 p.m. - 4:00 p.m. Administración, Auditoría e Interventoría de Contratos de SERVICIOS de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. Alcance de los servicios, Requerimientos de Información -RFI-, Tarifas promedio y Cláusulas contractuales recomendadas. Detalles Normativos. Administración de Contratos de Correspondencia. 3:50 p.m. - 4:05 p.m. Coffee Break 4:05 p.m. - 6:05 p.m. Administración, Auditoría e Interventoría de Contratos de Digitalización y Microfilmación. EDUARDO GÓMEZ S. Auditor Senior Autor Libro Aseguramiento de Calidad en Compras JAIR ALBARRACÍN Abogado experto en Contratación Pública y Privada. ELIANA SALGADO, Directora Diplomado ChannelPlanet Administración de Contratos ELIANA SALGADO, Directora Diplomado ChannelPlanet Administración de Contratos MARIA DEL PILAR MORA Profesional de Gestión Administrativa de Contratos en Ecopetrol MARIA DEL PILAR MORA Profesional de Gestión Administrativa de Contratos en Ecopetrol JOHN FRANCISCO CUERVO ALONSO Jefe de Archivo y Gestión Documental del Consorcio del Sistema Integrado para la Movilidad -SIM- MARIO HERRERA CUENCA Asesor Jurídico Tecnológico Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM ANGELA MARÍA ARANGO R. Asesor de la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos y Administración Económica U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN PEDRO GALEANO Líder Documental Ecopetrol

5 conferencistas MARÍA DEL PILAR MORA Profesional de Gestión Administrativa de Contratos en Ecopetrol Desde hace más de diez años trabaja en Ecopetrol, donde ha participado en el proyecto de Certificación en Gestión Documental en los negocios. Fue Representante de la Unidad de Información Corporativa en el Proyecto SOX TI para aseguramiento de evidencias y cumplimiento del proyecto; Responsable de la conformación de la estructura y control documental del proyecto SOX TI; Responsable de la prestación de servicios archivísticos en la Dirección de Abastecimiento de Bienes y Servicios a cargo de la operación de la gestión integral de información a nivel nacional -Dirección Centro de Servicios Compartidos-. Actualmente se desempeña como Administradora de Contratos. Lideró la Organización del Fondo Documental Acumulado de las Subdirecciones de Gestión Ambiental y Planeación en CORPOBOYACA. Así mismo ha trabajado en entidades como la Agenda de Conectividad; Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá; Secretaría de Hacienda del Distrito y Corporacion Autónoma Regional Chivor -CorpoChivor-. JOHN FRANCISCO CUERVO ALONSO Consultor Experto en Gestión Documental Fue Subdirector del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación, actualmente es Jefe de Archivo y Gestión Documental del Consorcio del Sistema Integrado para la Movilidad - SIM. Es consultor e interventor de proyectos, programas y procesos de gestión documental con destacada experiencia en los sectores público y privado. Es estratega en: manejo y elaboración de planes y programas para la gestión documental -PGD-; implementación de sistemas Calidad y Gestión Documental; auditorías de calidad e interventoría de procesos en materia archivística; análisis y selección de sistemas de gestión electrónica de documentos -Enterprise Content Management - ECM-; implementación de sistemas Workflow, así como análisis y diseño de soluciones para la gestión documental organizacional. Es Bibliotecólogo y Archivista de la Universidad de La Salle, especialista en redes de información documental de la Pontificia Universidad Javeriana. Actualmente cursa la Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos en la Universidad de La Salle de Bogotá. Se ha desempeñado como auditor, conferencista y docente en materia de gestión documental. ANGELA MARIA ARANGO ROJAS Asesora de la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos y Administración Económica. DIAN Tiene amplia experiencia en Gestoría e Interventoría de contratos de Información en el sector de Hidrocarburos, desarrollando además actividades de planeación, ejecución y seguimiento de aspectos técnicos, de seguridad industrial, ejecución presupuestal y apoyo para el aseguramiento de proveedores, temas administrativos y de tipo laboral. Cuenta con más de doce años de experiencia laboral donde ha sido interventora de contratos de servicios archivísticos, reprografía, mensajería externa y litografía. Conocimiento del manejo de documentación con apoyo en la norma ISO-9000 y sistemas de gestión documental, elaboración y aplicación de Tablas de Retención Documental y administración de información bajo la normatividad vigente. Ha trabajado en proyectos para empresas como Ecopetrol, USAID, CNA, Imprelco, entre otras. Actualmente trabaja en la DIAN como Asesora de la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos y Administración Económica. Profesional en Ciencia de la Información Bibliotecología de la Pontificia Universidad Javeriana y Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos de la Universidad de la Salle.

6 JAIR ALBARRACÍN LARA Consultor Especialista en Derecho Contractual Se ha desempeñado como Consultor de grandes entidades en los sectores público y privado. Es Abogado de la Universidad Libre de Colombia; Especialista en Derecho Contractual de la Universidad del Rosario; Candidato a Magíster en Derecho Contractual Público y Privado de la Universidad Santo Tomás; Diplomado en Conciliación en Derecho de la Universidad Libre; Diplomado en Legal English de la Pontificia Universidad Javeriana; Diplomado en Pedagogía y Docencia Universitaria de la Universidad Libre. Conciliador en Derecho de los siguientes Centros de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición: Sociedad Colombiana de Ingenieros; Fundación Universitaria del Área Andina; Universidad Santo Tomás; Corporación Minuto de Dios. Secretario de Tribunal de Arbitramento del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Fundación Universitaria del Área Andina. Profesor Universitario. Conferencista. Asesor jurídico y Consultor. DIRECCIÓN ACADÉMICA Pedro Ignacio Galeano Martínez Experto en Gestión Documental Pedro es profesional en Bibliotecología y Archivística, Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos y master en docencia de la Universidad de La Salle. Se encuentra vinculado a Ecopetrol S.A. desde hace más de 10 años en el programa de Gestión Documental, donde se desempeña como Profesional del Sistema de Gestión y Control Integral. En esta organización trabajó en la implementación de la norma Cuenta con una trayectoria laboral de más de 35 años en el campo archivístico donde ha desarrollado roles operativos, técnicos, profesionales y de Asesoría y Consultoría. Está vinculado desde 1999 como docente universitario en temas de Archivística, Formulación y Control de proyectos de información, Gestión de información empresarial, entre otros, a nivel de formación continuada, pregrado y postgrado. Entre 2006 y 2011 dirigió la Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos de la Universidad de La Salle. ELIANA SALGADO Directora Académica del Seminario. Responsable de Formación y Medios en ChannelPlanet Eliana tiene más de 19 años de experiencia en creación, dirección y mercadeo de proyectos editoriales, proyectos de información y de formación para directivos. Ha creado y dirigido los cerca de 180 seminarios estratégicos que la compañía ha realizado en Colombia, los cuales han contado con cerca de 15,000 asistentes y de 1,500 conferencistas. Es investigadora en temas de Protección de datos personales, Normatividad Vigente, Gestión Documental, Tecnologías de Información -TIC-, Mercadeo, Compras y Cadena de Abastecimiento, Sostenibilidad, entre otros temas. Es Ingeniera de Sistemas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y cuenta con diversos estudios en mercadeo y ventas con Seminarium Universidad de Berkeley, INCOLDA CESA, Universidad de La Sabana, entre otras instituciones académicas. Realizó Postgrado y Master en Dirección de Marketing & Sales en Escuela de Administración de Empresas de España (EAE) en conjunto con la Universidad de Barcelona (España). Estudió el Posgrado Especialización en Entornos Virtuales de Aprendizaje de Virtual Educa Argentina y la OEI. Actualmente tiene bajo su responsabilidad los procesos de formación presencial y virtual, así como los productos y proyectos editoriales de ChannelPlanet.

7