Diplomado virtual Gestión documental y administración de archivos aplicada a las empresas

Transcripción

1 Diplomado virtual Gestión documental y administración de archivos aplicada a las empresas Fechas Del 12 de mayo de 2014 al 25 de julio de 2014 Duración: 120 horas Modalidad En línea (campus virtual/ plataforma de formación activa) Incluye conferencias on-line Anexo 1 Especificaciones técnicas del campus virtual y forma de funcionamiento Presentación Descripción y objetivos El diplomado de gestión documental, está enfocado a cumplir con la normatividad colombiana vigente en materia de archivos, incrementar la efectividad empresarial reduciendo el tiempo de trabajo en temas de organización, conservación y disponibilidad de archivos, minimizar los riesgos inherentes a la perdida, deterioro y fuga de la información empresarial y como resultado de todo lo anterior el ahorro de gastos. El diplomado se enfoca básicamente en la gestión de documentos físicos implementando estrategias para trasladarlos a entornos electrónicos. Objetivos Proporcionar herramientas para elaborar un programa de gestión documental funcional dentro de la empresa, teniendo como base el ciclo de vida de los documentos análogos y digitales. Estudiar y aplicar las normatividad colombiana e internacional vigente aplicable a la gestión documental. Dirigido a: Gerentes, responsables de gestión documental, responsables de sistemas y a cualquier profesional interesado en la implantación de un sistema de gestión para los documentos.

2 Metodología Cada módulo se desarrolla de la siguiente manera: Apertura del módulo mediante una sesión en línea de 1 hora (Webinar). El ponente expone, con el apoyo de una presentación, los contenidos y las cuestiones más relevantes que se van a tratar en el módulo correspondiente. Las conferencias on-line se realizarán todos los martes a las 6 pm. En este espacio se tendrá interacción con el facilitador. Estudio del módulo mediante el trabajo en la plataforma de formación en línea durante 1 semana. El alumno trabaja la documentación asociada al módulo, participar en los foros de debate y enviar consultas a los ponentes cuando se requiera. Programa Módulo 1. Semana 1 conceptos básicos de gestión documental (12 horas) Conceptos básicos de gestión documental Normatividad colombiana Ley general de archivos Decretos y Acuerdos reglamentarios Los retos de la gestión documental Documentos análogos y documentos electrónicos Introducción a las normas ISO de gestión documental Terminología archivística Principios archivísticos básicos Gestión de documentos en ambientes tecnológicos - introducción Evaluación Módulo 2. Semanas 2, 3 y 4 Programa de gestión documental (36 horas) Planeación Ciclo de vida de los documentos Recepción Producción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación Disposición final

3 Casos de investigación y estudio Elaboración primera fase del programa de gestión documental. Módulo 3. Semanas 5, 6 y 7 Instrumentos archivísticos (36 horas) Cuadro de clasificación documental CCD Tablas de retención y valoración documental TRD TRV Valoración documental Pasos metodológicos para la elaboración de las TRD Aplicación de las TRD Transferencias documentales El inventario documental Organización de fondos acumulados Taller: Elaboración de tablas de retención documental Módulo 4. Semanas 8, 9 y 10 Normas ISO 15489, y otras (48 horas) Fundamentos de un sistema de gestión para los documentos Objeto y ámbito de aplicación de la serie de normas de sistemas de gestión para los documentos Normas e informes técnicos sobre implementación de procesos de gestión documental Términos relacionados con los documentos Características de los documentos y de las aplicaciones de gestión documental Estructura de un sistema de gestión para los documentos Diseño e implementación de un sistema de gestión para los documentos: requisitos de la norma ISO Contexto de la organización Liderazgo Planificación Soporte Operación Evaluación del desempeño Mejora Procesos y controles de gestión documental: examen del Anexo A (normativo) Creación de los documentos (identificación, captura, retención)

4 Control de los documentos (registro, clasificación, acceso, usabilidad, disposición ) Mantenimiento de las aplicaciones de gestión de documentos Auditoría y certificación del sistema de gestión para los documentos La norma ISO como apoyo al cumplimiento de los requisitos de la documentación de otros sistemas de gestión: Anexo B (informativo) Información documentada: futuros requisitos de la documentación para los sistemas de gestión Autoevaluación: Anexo C (informativo) Planificación, ejecución y seguimiento de la eficacia de una auditoría interna Certificación de un sistema de gestión para los documentos Evaluación Los talleres prácticos tendrán un valor del 60% del curso y los test y otras pruebas equivalen al 20%, el 10% restante corresponde a la participación en los foros y otras actividades. Conferencistas Internacionales Maria Rosa Lloveras Consultora de ebla Gestión Documental. Licenciada en Historia y Graduada superior en Archivística y Gestión de Documentos. Master en Gestión de las Tecnologías de la Información. Curso IRCA de Auditor/Auditor jefe para la Certificación de Sistemas de Gestión de Calidad. Docente de la Universidad Oberta de Catalunya (Grado de Información y Documentación). Miembro del Subcomité "Gestión de documentos y aplicaciones" (AEN/CTN 50 "Documentación") de AENOR. José Alberto Alonso Consultor de ebla Gestión Documental. Licenciado en Documentación. Docente de la Universitat Oberta de Catalunya (Postgrado de Implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos). Miembro del Subcomité "Gestión de documentos y aplicaciones" (AEN/CTN 50 "Documentación") de AENOR. Coordinador del Grupo de trabajo de Gestión documental del Colegio Oficial de Bibliotecarios-Documentalistas de Cataluña. Inversión Inscripciones $ más IVA Descuento: 30% por inscripción y pago antes del 30 de abril de 2014 Organiza: Formación activa y Gestión documental Colombia Teléfonos: celular:

5 Anexo 1: Especificaciones técnicas campus virtual Forma de funcionamiento El campus virtual de Formación activa, se desarrolla bajo la plataforma de e-learning Chamilo, es un sistema para la gestión de la de la educación virtual. Se accede al sitio web a través de navegadores clásicos como Mozilla, Firefox, internet explorer, safari, opera, etc. La plataforma permite: Descargar los documentos para el desarrollo del diplomado en formatos Excel, power point, texto pdf, html, videos, flash, imágenes jpg, gif, png, etc. Participar en foros de discusión públicos o privados promoviendo el debate los asistentes del diplomado. Realizar los test, exámenes y ejercicios propuestos en el diplomado en línea. Tomar lecciones con diapositivas, MP3, OGG, videos, etc. Revisar la agenda de actividades. Participar en el Chat. Enviar los trabajos a los conferencistas Nuestra plataforma es muy fácil de utilizar, al iniciar el proceso de formación se dedicará 1 hora para aprender el manejo del sistema. Módulos del sistema Descripción y especificaciones del curso Documentos Lecciones Enlaces Ejercicios

6 Anuncios Evaluaciones Glosario Asistencia Programación Agenda Foros Compartir documentos Usuarios Grupos Chat Tareas Encuestas

7 Wiki Notas personales