MÓDULO 3 TRÁMITES PARA LA CREACIÓN DE EMPRESAS

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1 MÓDULO 3 TRÁMITES PARA LA CREACIÓN DE EMPRESAS TEMA 1 CUÁLES SON LOS PASOS QUE DEBO SEGUIR PARA CONSTITUIRME COMO TRABAJADOR AUTÓNOMO? En el caso de que te hayas decidido por una fórmula empresarial sin personalidad jurídica (autónomo, comunidad de bienes o sociedad civil), ya te indicábamos que los trámites eran menores y bastante más sencillos que si hubieras elegido una forma societaria mercantil (Sociedad Limitada, Anónima, etc.), aunque ello no te va a eximir de tener que proceder a cumplimentar numerosas gestiones. Como ya hemos comentado con anterioridad, sólo las personas jurídicas (Sociedades Mercantiles) requieren de un proceso previo de constitución y adquisición de personalidad jurídica antes de iniciar los trámites de puesta en marcha de la actividad, por lo que una de las ventajas de los autónomos reside en que no requiere ningún trámite de constitución ante notario, ni registro anterior. Pero pasemos a relatarte cuáles deben ser los pasos que debes dar, como debes darlos y cuándo para que no tengas ningún tipo de problema. Primer Paso.- Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (I.A.E). El Impuesto de Actividades Económicas o I.A.E. es un tributo de carácter local, que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local. Es obligatorio para toda sociedad, empresario o profesional. 1

2 Están exentos del pago de este impuesto, las personas físicas y las sociedades mercantiles, que tengan un importe neto de la cifra de negocios inferior a de euros. No obstante, sigue siendo obligatorio realizar el alta en el impuesto. Se presentarán tantas altas como actividades se vayan a ejercer. 2

3 Para darse de alta, hay que acudir a la Administración de Hacienda o al Ayuntamiento, y rellenar el impreso 845 (para las actividades sujetas a cuota municipal), el 846 y 850 (para las actividades sujetas a cuota provincial) o el 846 y 851 (para las actividades sujetas a cuota nacional), y señalar el epígrafe que corresponda a nuestra actividad (si pensamos realizar varias, deberemos efectuar tantas altas como actividades diferentes pensemos ejercer). El plazo para darse de alta es de 10 días hábiles previos al inicio de la actividad. Una vez dado de alta en IAE, dispondrás de un plazo de 30 días naturales desde el inicio de la actividad para presentar el alta como trabajador autónomo en la Seguridad Social. Segundo Paso: Declaración Censal. El segundo paso consistirá en acercarte a tu Delegación o Administración de Hacienda más cercana y proceder a realizar la Declaración Censal que es la declaración de comienzo, modificación o cese de actividad, que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los profesionales y otros obligados tributarios. Esta declaración se realiza mediante el Modelo 036 y deberás acompañar una fotocopia de tu DNI. La declaración censal debe presentarse con anterioridad al inicio de la actividad y, en todo caso, previamente al inicio de operaciones, si quieres deducirte el posible IVA soportado por las inversiones que hayas realizado con anterioridad a la efectiva puesta en marcha de la empresa. Imagina que, en el proceso previo a darte de alta como trabajador autónomo has efectuado una serie de inversiones (un ordenador, obras, adquisición de maquinaria, etc.) que te han hecho soportar unas cantidades en concepto de IVA y que no podrás deducirte si no presentas la declaración censal. 3

4 En el momento de la inscripción en Hacienda, además, tienes que elegir las opciones de tributación a las que haremos referencia en el siguiente epígrafe de este módulo. 4

5 El impreso 036 se puede conseguir en cualquier oficina de la Agencia Tributaria o bien des.de la página web de la Agencia Tributaria, vía presencial o telemática, disponiendo del certificado digital correspondiente. Instrucciones para cumplimentar el Modelo 036 Rellenar el Modelo 036 online Tercer paso: Afiliación y alta como Trabajador Autónomo: Toda vez que has pasado por Hacienda, el siguiente paso consistirá en proceder a la Afiliación y alta en el Régimen de Autónomos, que es el régimen especial de la Seguridad Social obligatorio para trabajadores por cuenta propia. La inscripción será única aunque se realicen varias actividades, esto es, se pagará una sola cuota de autónomos. Además, este régimen es compatible con otros 5

6 regímenes de la Seguridad Social, como el general, de tal manera que se puede trabajar como contratado por las mañanas y ejercer de autónomo por las tardes. Para proceder a la afiliación y alta hay que acudir a las oficinas de la Tesorería de la Seguridad Social y rellenar el impreso TA En cuanto a la documentación, además del impreso TA 0521, hay que presentar la copia y el original del impreso de alta en el IAE, fotocopia del DNI del solicitante, la tarjeta de afiliación a la Seguridad Social si hemos trabajado con anterioridad (si no lo hemos hecho, hay que simultanear este trámite) y el documento de adhesión a una mutua de accidentes de trabajo para poder recibir una prestación económica en caso de incapacidad temporal (opcionalmente, podemos elegir una mutua privada). 6

7 El plazo para darse de alta en la Seguridad Social es como máximo de 30 días de plazo desde que nos dimos de alta en Hacienda. El importe mínimo mensual en concepto de seguridad social de autónomos ronda los 250 euros mensuales. En el caso de que tu actividad empresarial vaya a necesitar la contratación de trabajadores deberás inscribirte en la Seguridad Social, con la finalidad de obtener el código de cuenta de cotización, por el que la de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones en el respectivo Régimen del Sistema de la Seguridad Social. La solicitud se realizará en el modelo TA.6 Conjuntamente con la inscripción deberás acogerte a la cobertura de accidente de trabajo y enfermedad profesional, bien directamente con la Seguridad Social o a una Mutua de Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional. Junto con la inscripción de la empresa, se realizará la afiliación del trabajador y alta correspondiente en la empresa, adjuntando el D.N.I. del trabajador. TEMA 2 QUÉ IMPUESTOS DEBE PAGAR EL AUTÓNOMO? En el anterior tema, hacíamos referencia al hecho de que, en el momento de darse de alta, un trabajador autónomo tiene la obligación de elegir las opciones de tributación por las que va a optar. Así, los diferentes impuestos son los siguientes: Para declarar su renta, el autónomo utiliza la vía del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), que grava las rentas empresariales obtenidas por el autónomo, pudiendo elegir entre el Régimen de Estimación Directa Simplificada, el Régimen de Estimación Directa Normal y el Régimen de Estimación Objetiva (Módulos). En general, En general, el IRPF puede consistir en la diferencia entre los gastos y los ingresos más el 20% (estimación directa) o en un módulo que determina la Agencia Tributaria (estimación objetiva). El IRPF se paga trimestralmente. 7

8 Por su parte, Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), impuesto indirecto que grava el valor añadido y recae sobre el consumidor final. El autónomo tan sólo actúa como intermediario entre Hacienda y el consumidor final, ya que deberá pagar a Hacienda la diferencia entre el IVA que haya repercutido y cobrado a sus clientes y el que haya soportado por sus compras a proveedores. Se paga trimestralmente. 8

9 TEMA 3 QUÉ TRÁMITES DEBES REALIZAR EN EL AYUNTAMIENTO? Los trámites relacionados con el Ayuntamiento respectivo se asocian básicamente con la actividad que se realice en el local de negocio que hayas elegido y las obras que se deban hacer para adaptar el mismo a la actividad que tengas proyectado llevar a cabo. Por ello, se centran en licencias de obras, de actividades e instalaciones y permisos de apertura. Así, los siguientes pasos son necesarios si vas a abrir un local o vas a hacer obras en él. Sin embargo, si vas a abrir un local es importante que, como paso previo, consultes al Ayuntamiento sobre las posibilidades de que el local que tienes pensado pueda albergar el negocio deseado. De qué te valdría comprar o alquilar el local si luego no puedes poner el negocio que pensabas?. Imagínate que quieres abrir un taller de reparación de automóviles en un local en el centro de tu localidad y resulta que tu ayuntamiento sólo admite ese tipo de 9

10 negocios en polígonos industriales en el extrarradio de la ciudad. Por eso antes de dar ningún paso, consulta en tu ayuntamiento la posibilidad o no de instalar un negocio, con carácter previo. Qué es la licencia de obras?. La licencia de obras es necesaria para efectuar cualquier tipo de obras en un local, nave o establecimiento. En la mayoría de municipios la realización de obras de acondicionamiento menor de locales, que no afecten a la estructura, distribución ni aspecto exterior de los mismos, no están sujetas a la obtención de licencia de obras, bastará una comunicación previa, junto con la presentación de los siguientes documentos: Planos de situación, descripción de las obras y valoración de las mismas. La solicitud debe realizarse en la Gerencia Municipal de Urbanismo, en función de las instalaciones a acometer y de la calificación de la zona en que se encuentre ubicado el local o establecimiento. 10

11 Para solicitar la licencia, deberás acompañar los siguientes documentos: Impreso normalizado Presupuesto de las obras Planos de planta, alzado y sección acotados y a escala, del estado actual y del reformado Memoria descriptiva de las obras. Si las obras afectan a la estructura del local, presentarás Proyecto firmado por técnico competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con Dirección facultativa que incluya planos, presupuesto y memoria. El plazo para solicitar la licencia de obras debe realizarse con anterioridad a su comienzo y una vez concedida la licencia, las obras podrán ejecutarse hasta 5 meses después de la fecha de concesión. 11

12 Qué es la licencia de actividades e instalaciones (Apertura)? Para el inicio de actividad en un determinado local (bien sea éste un local comercial, un almacén, una oficina, una vivienda, etc.) será necesaria la obtención de la correspondiente licencia urbanística municipal, aprobada por el Ayuntamiento donde se ubique el establecimiento. Esta solicitud debes tramitarla antes de la apertura del establecimiento y su concesión supone que éste reúne todos los requisitos exigidos por la normativa sectorial de aplicación (urbanística, medioambiental, higiénico-sanitaria, de prevención y protección de incendios, etc.). La tramitación de esta licencia se realiza con la presentación de la documentación precisa de acuerdo al tipo de procedimiento en el Registro del municipio correspondiente. Para realizar la solicitud, acompañarás la siguiente documentación: - Impreso normalizado. - Alta Censal - Contrato de arrendamiento o escritura de propiedad del local - DNI del solicitante. - Memoria descriptiva de la actividad a desarrollar - Croquis de situación, planos de planta y sección del local. Además, si la actividad es calificada será necesario un proyecto, firmado por técnico competente y visado por el correspondiente Colegio Profesional, y con dirección facultativa, que incluya planos, presupuesto y memoria. 12

13 Al igual que la licencia de obras, debes realizar la solicitud antes de abrir el local y, una vez concedida, debes comenzar la actividad dentro de los 6 meses siguientes a la concesión de la licencia. TEMA 4 QUÉ OTROS TRÁMITES DEBE CUMPLIMENTAR UN TRABAJADOR AUTÓNOMO? Entre los trámites obligatorios que deberás seguir, independientemente de la fórmula jurídica que haya adoptado tu empresa, se encuentra la necesidad de contar con el libro de visitas. Las empresas, ocupen o no trabajadores por cuenta ajena, están obligadas a tener en cada centro de trabajo un Libro de Visitas a disposición de los funcionarios del Cuerpo Nacional de Inspección del Trabajo y Seguridad Social. 13

14 Cada uno de los Libros de Visitas habrá de ser diligenciado en la primera hoja por el Jefe de la Inspección Provincial de Trabajo, que certificará la habilitación del Libro, recogiéndose además datos de la Empresa. El libro estará asimismo sellado en todos sus folios. Los Inspectores de Trabajo anotarán en el libro de visitas las diligencias que practiquen derivadas del resultado de sus visitas, tengan o no trabajadores por cuenta ajena. Asimismo es obligatorio conservar el libro a lo largo de cinco años. Se puede sustituir esta obligación por el alta en la aplicación informática del Libro de Visitas electrónico. Indicarte que para obtener la autorización de la utilización de dicha aplicación electrónica, las empresas y trabajadores autónomos deberán garantizar que cada centro de trabajo cuenta con al menos un ordenador personal con dispositivo de lector de tarjetas 14

15 inteligentes con acceso habilitado, a través del Internet, a la aplicación del Libro de Visitas electrónico. Otro de los trámites que deberás seguir consiste en la Comunicación de Apertura del centro de trabajo. Esta comunicación consiste en que las empresas que inicien su actividad o reanuden la misma después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia, cualquiera que sea su actividad y con independencia de que tengan o no trabajadores a su servicio, estarán obligadas a comunicárselo a la autoridad laboral competente dentro de los treinta días siguientes al hecho que la motiva. La autoridad laboral pondrá en conocimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social dichas comunicaciones. 15

16 Consiste en la presentación de un impreso establecido al efecto, acompañado de: Plan de Seguridad e Higiene en el Trabajo cuando se trate de centros de trabajo de construcción y, proyecto técnico y memoria descriptiva para actividades molestas, insalubres, nocivas y peligrosas. Por lo que se refiere al plazo para realizar la comunicación de apertura de centro de trabajo, debe realizarse con carácter previo o dentro de los treinta días siguientes a la apertura, a la Autoridad Laboral competente, quien la pondrá en conocimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La solicitud de este trámite puede realizarse vía presencial en cualquier en la correspondiente consejería de trabajo de cualquier comunidad autónoma que, en el caso de Castilla La Mancha es la Consejería de Empleo y Economía. Así mismo, la solicitud puede realizarse con carácter telemático a través de la página web del Gobierno de Castilla La Mancha, pinchando en este enlace. TEMA 5 CUÁLES SON LOS TRÁMITES QUE DEBES SEGUIR SI TE DECIDES POR UNA COMUNIDAD DE BIENES O UNA SOCIEDAD CIVIL? Ya te comentamos en el segundo módulo de este PAT que las comunidades de bienes y las sociedades civiles, eran el resultado de la unión de dos o más autónomos. Precisamente, este hecho es el que marca la principal diferencia a la hora de realizar los trámites de legalización de dichas sociedades. Así, los trámites legales que deberás seguir para legalizar la puesta en marcha de una actividad empresarial bajo la forma de comunidad de bienes o sociedad civil, son exactamente los mismos que ya te hemos indicado para los trabajadores autónomos de la Seguridad Social que te hemos venido contando a lo largo y ancho de este módulo. 16

17 De este modo, a la hora de constituir una sociedad civil, el paso inicial y diferencial para constituir una sociedad civil es la firma del contrato privado entre las partes o contrato de constitución de la sociedad civil. Además, y debido a este contrato, estarás obligado a abonar el Impuesto de Transmisiones y Actos Jurídicos Documentados, que te va a suponer el 1% del valor de los bienes aportados a la sociedad civil, en caso de que estos existan. Por último, deberás solicitar la expedición de un CIF (Código de Identificación fiscal) en Hacienda, a través del modelo 036. Todo lo dicho aquí para las sociedades civiles, puede hacerse extensivo a las comunidades de bienes. TEMA 6 EXISTEN OTROS TIPOS DE TRÁMITES ESPECÍFICOS DEPENDIENDO DEL TIPO DE ACTIVIDAD A LA QUE SE DEDIQUE TU EMPRESA? 17

18 Pues la respuesta a tu pregunta es que sí. La estricta Legislación Medioambiental y/o la concreta actividad empresarial a desarrollar pueden determinar también la necesidad de observar otra serie e trámites adicionales a los anteriormente expuestos (generales). Es el caso, por ejemplo, de la evaluación del impacto ambiental que requieren ciertas obras e instalaciones, de la autorización de determinados vertidos de aguas residuales o de la autorización para el transporte de residuos, a que obliga la primera (Legislación ambiental). Así como el caso (también por ejemplo) de las autorizaciones necesarias para la apertura de un establecimiento o industria alimentarios, o de una empresa de turismo, restauración y/o alojamiento, o de una guardería infantil, o de una residencia para mayores, etc., a que obliga, según los casos, la concreta actividad a desarrollar, independientemente de la forma jurídica que adopte o haya adoptado la empresa. Se recomienda, por tanto, la comprobación, en cada caso particular, de que la empresa de que se trate no tiene ninguno de estos otros trámites pendientes de cumplimentar. 18