Procesadores de texto (I)

Transcripción

1 Procesadores de texto (I) En esta unidad aprenderás: Todas las novedades que incorpora Microsoft Word A abrir y cerrar documentos en Microsoft Word Operaciones necesarias para editar textos. Las operaciones necesarias para dar formato a documentos. El establecimiento y manejo de columnas de estilo periodístico.

2 Introducción Introducción Un procesador de textos es una aplicación que permite la realización, modificación, almacenamiento e impresión de cualquier tipo de escrito de forma rápida y sencilla. Es una de las aplicaciones más utilizadas cuando se maneja un ordenador, ya sea en el hogar o en el trabajo. En el mundo laboral, el procesador de textos es muy práctico para la realización y diseño de todo tipo de documentos. Un procesador de textos ejerce las siguientes funciones: Funciones de creación. El procesador de textos posibilita la creación de un texto de manera sencilla, introducirlo con el teclado y, después, guardarlo en un dispositivo de memoria. Funciones de edición. Un texto o documento ya creado puede modificarse de muy diversas formas. Funciones de impresión. Permiten dar al texto un formato adecuado para salir por la impresora, delimitando los parámetros (longitud, palabras por línea, tipo de letra, etc.) que conformarán el escrito. Funciones complementarias. Incrementan, en buena medida, la potencia de un procesador típico. Ejemplos de ellas son: a) Uso de archivos de datos. d) Funciones aritméticas b) Utilización de un diccionario. e) Macros. c) Realización de gráficos. f) Manejo de grandes documentos. Para trabajar con un procesador de textos es suficiente un equipo informático típico: monitor, teclado, unidad central y una impresora que permita imprimir el texto en papel. Respecto a las funciones vistas anteriormente, los numerosos procesadores de texto existentes en la actualidad presentan una serie de características comunes. Los más conocidos son: Microsoft Word, WordPad, Lotus WordPro, Word- Perfect 8.0, entre otros. De los citados, elegimos para este estudio MICROSOFT WORD 2002 versión Professional, ya que es un procesador de textos de los más completos y el más utilizado en el entorno Microsoft Windows. 6.1 Introducción a Microsoft Word 2002 A. Novedades Con Word 2002 se da un nuevo paso adelante en la automatización de la elaboración de documentos por ordenador, ya que incluye características que hacen muy fácil su aprendizaje y uso, aprovechándose al máximo los recursos hardware del equipo informático. Word 2002 incluye novedades respecto a la versión Ente ellas destacan: El nuevo aspecto de Word: paneles de tareas, menús y barras de herramientas personalizadas. Acceso más cómodo a la Ayuda mediante el cuadro Escriba una pregunta, situado en la Barra de menús. Un amplio conjunto de funciones mejoradas que facilitan las tareas diarias: autocompletar, marcas de agua, viñetas de imagen, etiquetas inteligentes, Galería multimedia actualizada, etcétera. En la Barra de herramientas Dibujo aparecen las herramientas para la creación de diagramas. La combinación de correspondencia se ha mejorado haciéndola más sencilla de utilizar. Mejoras en los correctores ortográfico y gramatical, y en el formato para tablas y listas (Word 2002 ofrece la posibilidad de copiar tablas con arrastrar y colocar). Mejoras en las herramientas Web. En la vista Diseño de impresión se pueden ocultar los espacios en blanco para aprovechar espacio. La Barra de herramientas Revisión se ha mejorado para facilitar la creación colaborativa de documentos. B. Ejecutar Word 2002 Con la instalación de Microsoft Office XP Professional (véase Unidad 13), se puede disponer de la aplicación que se va a desarrollar en esta unidad para el aprendizaje del procesador de textos. También se puede consultar en la parte correspondiente del manual cómo instalar y desinstalar los componentes de Microsoft Word. Una vez que se ha instalado, para ejecutar la aplicación hacemos clic en el menú Inicio y después llevamos el cursor del ratón a la opción Todos los programas; se desplegará un submenú, como el que aparece en la Figura 6.1, en el que se encuentra el icono de Word (es el que tiene por título Microsoft Word). Para ejecutar el programa se hace clic con el ratón sobre ese icono o se pulsa la tecla Enter, una vez seleccionado. 140

3 6.1 Introducción a Microsoft Word 2002 Fig Ventana de Word. Fig Ejecucion de Word. C. Entorno de trabajo Cuando iniciamos Word, éste muestra la pantalla de trabajo. Previamente, puede aparecer algún tipo de pantalla meramente informativa o con el nombre del procesador. Si es la primera vez que se abre Word después de la instalación, aparece un pequeño cuadro de diálogo denominado Nombre de usuario; en él escribiremos nuestro nombre e iniciales para utilizarlo después en las funciones de trabajo en grupo. La pantalla de trabajo (véase Figura 6.2) consta de dos ventanas, la de aplicación y la del documento; esta última está incluida dentro de la primera. Antes de comenzar a trabajar es necesario que conozcamos perfectamente sus partes. Observando la Figura 6.2, podemos distinguir: Barra de título. Muestra el nombre del programa y del documento en el que se está trabajando. En el extremo izquierdo de esta barra aparece el icono de Word; si hacemos clic sobre él con el botón derecho se muestra el llamado Menú de control. Barra de menús. Contiene todos los menús desplegables, que son los siguientes: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Tabla, Ventana y Ayuda. Al hacer clic sobre ellos, se despliegan, mostrando sólo algunas de sus opciones, para ahorrar espacio. Si no tuviéramos visibles todos y quisiéramos ver el resto, acercaríamos el puntero del ratón a la opción Más opciones de menú. Cuando las opciones no están activas (aparecen en color gris), al hacer clic sobre ellas, no se abren; esto significa que no se pueden utilizar en ese momento. Generalmente, para estar activas necesitan de un requisito u operación previa, que suele consistir en una selección del elemento con el cual estamos trabajando, ya sea texto, gráficos, cuadro de texto, etcétera. Las opciones seguidas de tres puntos harán que aparezca un cuadro de diálogo al hacer clic sobre ellas. Las que van seguidas de una flecha contienen un submenú en el que se puede seleccionar otras opciones o funciones. Muchas de las órdenes del menú Edición y Archivo presentan a su derecha una combinación de teclas para activarlas. Barra de herramientas. Ayuda a realizar las operaciones más habituales con sólo hacer clic sobre alguno de sus botones. Podemos decir que una barra de herramientas es una especie de colección de accesos directos. Word presenta hasta veintinueve barras de herramientas que se activarán o desactivarán según las necesitemos o no. La Barra de herramientas Estándar contiene botones comunes a todos los programas. En la Figura 6.3 se puede ver el nombre de cada uno de ellos. 141

4 6.1 Introducción a Microsoft Word 2002 Nuevo Abrir Correo Guardar Vista preliminar Cortar Ortografía y gramática Copiar Pegar Copiar formato Insertar hipervínculo Tablas y bordes Insertar tabla Insertar hoja de Excel Columnas Dibujo Mapa del documento Marca de párrafo Ayuda Zoom Más botones Deshacer Rehacer Buscar Imprimir Fig Botones de la Barra de herramientas estándar. La Barra de herramientas Formato posee, a su vez, botones específicos del programa que se encuentre activado. Estos botones se explicarán con más detalle en el Epígrafe 6.3 de esta unidad. Por su parte, las pistas son rótulos informativos que nos indican la función del botón correspondiente y que aparecen al detenernos un momento, con el ratón, sobre un botón. Son botones de tipo interruptor, es decir, se activan y desactivan con un clic. Se puede acceder a la barras de herramientas a través del menú Ver. Así, haciendo clic en la orden Barras de herramientas del menú Ver, podemos contemplar el nombre de las distintas barras. Para activarlas o desactivarlas tan sólo debemos hacer un clic sobre ellas quedando marcada dicha acción. Las barras de herramientas presentan la opción de Agregar o quitar botones. Si se pulsa en Opciones de barra de herramientas, aparecen las opciones Mostrar botones en una fila y Agregar o quitar botones; al hacer clic sobre la primera, todas las filas de botones se convierten en una sola; al seleccionar la segunda, aparece el nombre de la barra de herramientas en cuestión y la opción Personalizar. Al hacer clic sobre el nombre, aparece una lista de botones, algunos con una marca en su lado izquierdo, que son los que están visibles en la barra de herramientas. Si deseamos que esté disponible algún otro botón haremos clic sobre su marca. Para desactivarlos, realizaremos la misma operación. Word posibilita crear una barra de herramientas propia mediante la opción Personalizar. Regla. Se usa para controlar los márgenes, sangrados, tabulaciones, anchura de las columnas, de las celdas o de las tablas, etc. La Regla se puede visualizar con el menú Ver, activando el comando Regla. Para que no sea visible, se desactivará con otro clic. Área del documento. Es donde se encuentra el documento que estamos escribiendo o editando. Panel de tareas. Zona situada a la derecha del área de trabajo cuya función es proporcionar accesos directos para facilitar la labor que se esté realizando. Barras de desplazamiento. Permiten moverse rápida y cómodamente por el documento. Podemos utilizar el ratón para desplazarnos a lo largo del documento cuando éste es demasiado grande, pinchando sobre la barra de desplazamiento y arrastrando. Las Barras de desplazamiento cuentan con un Botón de desplazamiento en cada extremo, para moverse por el texto cuando no sea muy extenso. Al lado izquierdo de la Barra de desplazamiento horizontal se encuentran los Botones de vista, cuya utilidad es modificar la forma en que vemos el documento. Barra de estado. Nos proporciona más información sobre el documento, el estado de las teclas especiales y el modo de trabajo que se está llevando a cabo. En el extremo izquierdo de la Barra de estado, aparecen tres datos importantes, que indican la posición actual del punto de inserción dentro del documento. Estos datos son: Página, Sección y Número de páginas totales del documento. Los datos siguientes indican: Distancia desde el comienzo de la página, Línea de la página, Posición del carácter dentro de la línea. En la parte derecha existen botones que nos informan de: Grabación de una macro, Modo sobrescritura, Indicación de idioma, etcétera. Punto de inserción. Es una pequeña barra vertical parpadeante que nos indica el lugar donde aparecerá el texto que se escribe. Caso práctico 1 Visualiza las Barras de herramientas Dibujo, Autotexto y Tablas y bordes y sigue los pasos que se detallan a continuación: 1. Ejecuta Inicio, Todos los programas, Microsoft Word. 2. Haz clic en el menú Ver y, al colocar el puntero del ratón encima de la opción Barras de herramientas, se desplegará la lista de éstas. 3. Haz clic en Dibujo y aparecerá la barra correspondiente. 4. Utiliza el mismo procedimiento para visualizar las barras Autotexto y Tablas y bordes. Nota: la barra de Dibujo también se muestra si se hace clic en el botón Dibujo: de la Barra de herramientas Estándar. 142

5 6.1 Introducción a Microsoft Word 2002 D. Cómo salir de Word Para cerrar Word podemos seguir uno de estos procedimientos: Pulsar la combinación de teclas Alt-F4. Hacer doble clic en el menú de Control de la ventana de Word. Seleccionar la opción Salir del menú Archivo. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana. No se debe confundir este botón con el mismo botón que aparece debajo y que sirve para cerrar el documento. ficha Contenido abierta, que presenta una relación de temas, y, a la derecha, el contenido del tema que se ha seleccionado en la parte izquierda. Las palabras o frases resaltadas en azul esconden más contenido que se puede mostrar pulsando la opción Mostrar todo. Podemos buscar un determinado tema haciendo clic sobre los iconos o utilizando la ficha Índice y escribiendo la palabra a consultar. También podemos usar la ficha Asistente para ayuda y escribir la pregunta que deseemos realizar. Si teníamos algún documento abierto y éste ha experimentado algún cambio desde la última vez que se guardó, Word pregunta si deseamos guardar las modificaciones mediante un cuadro como el de la Figura 6.4. Si en este cuadro hacemos clic en No, cerraremos Word de forma inmediata. Sin embargo, si pulsamos en Sí aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, en el que se asignará un nombre al documento y se indicará la carpeta donde se guardará. También podemos anular el proceso y seguir trabajando en Word si pulsamos el botón Cancelar. Fig Salir de Word. E. La Ayuda en Word Cuando necesitemos indicaciones para realizar una tarea, podemos hacer uso de la Ayuda que el Asistente nos proporciona. A la Ayuda se accede por cuatro caminos: pulsando la tecla F1, haciendo clic sobre el menú Ayuda, pulsando sobre el icono Ayuda de Microsoft Word de la Barra de herramientas Estándar o escribiendo una pregunta en el cuadro de texto que aparece en el extremo derecho de la Barra de menús. Si abrimos el menú Ayuda, aparece el Ayudante de Office junto a un cuadro de texto encabezado por la frase Qué desea hacer?, que nos ofrece la posibilidad de escribir una pregunta. Al hacer clic sobre el botón Buscar, el Ayudante nos muestra una lista de posibles acciones relacionadas con la pregunta. Si hacemos un clic sobre cualquiera de ellas, se mostrará el contenido de la Ayuda correspondiente a la acción que deseamos realizar en la ventana Ayuda de Microsoft Word. Al hacer clic en el botón Mostrar, se observará una ventana adicional con tres pestañas: Contenido, Asistente para ayuda e Índice. Si observamos la Figura 6.5 vemos las dos áreas bien diferenciadas, a la izquierda, la Fig Ventana de Ayuda de Word. Al pulsar sobre la ficha Indice aparece un pequeño cuadro de texto en el que escribiremos la palabra clave; al hacer clic sobre el botón Buscar surgirán los temas relacionados con esa palabra. Después, ejecutando un clic sobre uno de los temas, aparecerá su contenido. Dentro del menú Ayuda, se encuentra la opción. Al hacer clic sobre ella, el puntero del ratón se ve acompañado de un signo de interrogación. Si se sitúa este signo sobre el elemento del cual deseamos información y hacemos clic, aparece la ayuda dentro de un recuadro. Para desactivar esta opción, abrimos el menú Ayuda y pulsamos en ella de nuevo. 143

6 6.1 Introducción a Microsoft Word 2002 Otra forma de acceder a la ayuda es utilizando el Ayudante de Office, que se activa pulsando la tecla F1 o haciendo clic en el botón. El Ayudante de Office es un icono animado con un menú similar al de la Figura 6.6. En esta pantalla podemos formular una pregunta y hacer clic en el botón Buscar, o bien acceder directamente al tema de ayuda haciendo clic sobre uno de los temas mostrados. Para ocultar el icono animado haremos clic con el botón derecho del ratón y seleccionaremos Ocultar en el menú contextual. Al pulsar el botón Opciones del menú del Ayudante aparece un cuadro de diálogo con dos pestañas: Galería y Opciones. Si se activa Galería, se muestran el icono animado actual representativo del Ayudante y su nombre; al pulsar sobre los botones Atrás y Siguiente podemos ver el resto de los iconos que representan al Ayudante. Si se abre la ficha Opciones podemos configurar diversos aspectos del Ayudante activando o desactivando las casillas de verificación correspondientes. Por último, escribiendo una pregunta en el cuadro de texto situado en la parte derecha de la Barra de menús, también se accede a la Ayuda de una forma rápida y fácil. Caso práctico 2 Obtener ayuda sobre Buscar un archivo. Para ello, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el botón Ayuda de la Barra de herramientas Estándar. 2. Escribe Buscar un archivo en el cuadro de texto del Ayudante (véase Figura 6.6) y pulsa el botón Buscar. 3. En la zona qué desea hacer? aparecerá el tema buscado. Haz clic sobre él y se mostrará la ventana de Ayuda con el contenido del tema. Para acceder a un tema pulsamos aquí Escribimos una pregunta aquí Fig Preguntando al Ayudante. Ejercicios Contesta a las siguientes preguntas. a) Qué es un procesador de textos? b) Nombra las funciones de un procesador de textos. c) En qué consisten las funciones de impresión? d) Qué diferencia ves entre las funciones de creación y las de edición? e) Señala algunas funciones complementarias. f) Nombra los procesadores de texto más habituales. g) Qué utilidad tiene la Barra de título? h) Cuáles son los menús de la Barra de menús? i) Por qué se dice que la Barra de menús es desplegable? j) Qué color presenta una opción inactiva? k) Las opciones de los menús pueden venir seguidas por tres puntos o por una flecha. Qué significado tienen en cada caso? Contesta a las siguientes preguntas: a) Cuál es la función de las Barras de herramientas? b) Qué diferencia existe entre los botones de la Barra de herramientas Estándar y los de la Barra de herramientas Formato? c) Define qué son las pistas. d) Qué significa que un botón sea de tipo interruptor? e) Si queremos activar una nueva barra de herramientas, cómo se procedería? f) Cuál es la función de la Regla? g) Qué es al área del documento? h) Cuál es la función de las Barras de desplazamiento? i) Qué barra del área de trabajo nos da información sobre la página del documento en el que nos encontramos escribiendo? j) Qué es el punto de inserción? Realiza las siguientes operaciones: 1. Desde el menú Inicio ejecuta Word y una vez en la ventana de Word, sal del programa por uno de los cuatro métodos señalados. 2. Visualiza una barra de herramientas de Word y vuelve a ocultarla después. 3. Siguiendo las indicaciones de esta unidad y utilizando uno de los caminos descritos busca ayuda sobre el tema «formas de obtener ayuda al trabajar». Lee con atención el contenido de la Ayuda. 4. Cierra la ventana de Ayuda y oculta el Ayudante. 144

7 6.2 Edición de textos 6.2 Edición de textos A. Introducir un texto Al iniciar Word aparece un documento nuevo en blanco, con el nombre Documento 1, en el que se puede empezar a escribir. Si se introduce el texto a través del teclado, al escribir los caracteres se irán situando uno tras otro, de izquierda a derecha, en el lugar donde estaba colocado el punto de inserción. Este punto de inserción avanza a la vez que se van introduciendo los caracteres. Cuando se llega al final de la línea no es necesario pulsar la tecla Enter para cambiar de línea porque el procesador lo hará automáticamente. En cambio, sí se pulsará esta tecla si deseamos crear un nuevo párrafo. En el momento en que nos encontramos al término de la hoja, el programa se encarga de preparar una nueva página para continuar escribiendo. Al comenzar un escrito, Word utiliza las opciones predeterminadas para el tamaño de la página, orientación, márgenes, tipo de fuente, etcétera. Estos valores pueden variarse en cualquier momento. B. Abrir y cerrar documentos Al terminar un escrito, el documento se cierra haciendo clic sobre el menú Archivo, Cerrar. Word nos avisará con esta pregunta: Desea guardar los cambios efectuados en (nombre del documento)? Si contestamos afirmativamente, aparece el cuadro de diálogo Guardar como, ya explicado en la unidad relativa a Windows. Si contestamos negativamente, volvemos a la ventana de Word. En este momento, si deseamos abrir un nuevo documento pulsaremos sobre el menú Archivo y haremos clic en la opción Nuevo. Aparecerá en la parte derecha de la ventana el panel Nuevo documento. A continuación haremos clic en la opción Documento en blanco para que se abra el nuevo documento. Si tenemos ubicado el punto de inserción entre dos caracteres, la tecla Retroceso borra el carácter situado a la izquierda y Suprimir hace lo mismo con el carácter que se encuentra a la derecha. Caso práctico 3 Vamos a utilizar ahora los dos modos de escritura que Word posee. Para ello, escribe la frase que aparece a continuación y pulsa la tecla Insert. EN WORD PODEMOS TENER VARIOS DOCUMENTOS ABIERTOS Al pulsar la tecla Insert aparece en la Barra de estado SOB, que indica que está activado el modo Sobreescritura:. Utilizando el ratón, sitúa el punto de inserción a la izquierda de TENER. Escribe las palabras TRABAJAR CON y teclea un espacio. Observa que, a medida que vas insertando letras, van desapareciendo las situadas a la derecha del punto de inserción. Pulsa de nuevo la tecla Insert para desactivar el modo Sobreescritura. Escribe ahora VARIOS y teclea otro espacio. La frase debe quedar así: EN WORD PODEMOS TRABAJAR CON VARIOS DOCUMENTOS ABIERTOS C. Insertar y reemplazar texto Al introducir texto, si el punto de inserción se sitúa entre letras o palabras ya escritas, las letras colocadas a la derecha se irán desplazando y dejarán sitio al nuevo texto. Si en lugar de moverse el texto va desapareciendo a medida que escribimos, significa que estamos en el modo Sobreescritura. Los modos de escritura son: Inserción y Sobreescritura. Se cambia de uno a otro, pulsando la tecla Insert. D. Movimientos del punto de inserción Cuando elaboramos un documento, una de las operaciones más habituales que se realizan es la de mover el punto de inserción de un lugar a otro del mismo. El movimiento del punto de inserción se puede realizar mediante los cursores, el ratón o mediante las teclas especiales. Así, el lugar de localización del punto de inserción se puede modificar de este modo: 145

8 6.2 Edición de textos Situando el ratón en el punto exacto donde queremos que aparezca el punto de inserción y pulsando el botón izquierdo. Pulsando las teclas que indica la Tabla 6.1. TECLAS DESPLAZAMIENTO TECLAS DESPLAZAMIENTO Ctrl + A la izquierda de una palabra Ctrl + Re Pag Parte superior de la pantalla Ctrl + A la derecha de una palabra Ctrl + Av Pag Parte inferior de la pantalla Fin Final de línea Ctrl + Fin Final del documento Inicio Principio de línea Ctrl + Inicio Principio del documento Re Pag Página anterior F5 Ir a página especificada Av Pag Página siguiente Mayús + F5 Anterior punto de inserción Tabla 6.1. Teclas de desplazamiento del punto de inserción. Además de las teclas y las combinaciones de ellas que aparecen en la Tabla 6.1 están los llamados cursores, cuya función es trasladar el punto de inserción a través del texto escrito o del área de trabajo ya utilizada, aunque dichas zonas se encuentren en blanco. Los cursores están representados en el teclado con flechas (Flecha arriba, Flecha abajo, Flecha izquierda y Flecha derecha). Caso práctico 4 Abre el archivo «Comunicaciones en la empresa» del CD-ROM y sitúa el punto de inserción en los puntos que se señalan mediante el elemento que aparece entre paréntesis: a) Al principio del documento (el teclado). b) Al final del título (el ratón). c) Al final del primer párrafo (el ratón). d) Al comienzo del la última línea del primer párrafo (el teclado). e) Al final de la última línea del primer párrafo (el teclado). f) Al principio del segundo párrafo (el ratón). g) Al final del documento (el teclado). h) Al comienzo del tercer párrafo (los cursores del teclado). i) Desplazamiento a la derecha de una palabra (el teclado). j) Desplazamiento a la izquierda de una palabra (el teclado). En este caso, llevamos el punto de inserción a una página, en concreto, a un gráfico, etc. Para ello, bastará con indicarlo en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, visible en la Figura 6.7. Si se desea ir a una página en concreto se seguirán las indicaciones que se detallan a continuación: 1. Haz clic en el menú Edición y en la opción Ir a, con lo cual aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Ir a abierta. 2. Selecciona la opción Página en caso de que no esté activada. 3. Escribe el número de la página a la cual queremos trasladar el punto de inserción en el cuadro de texto Número de la página. 4. Haz clic en el botón Ir a y en el botón Cerrar. 5. Como resultado, el punto de inserción aparece al principio de la página especificada. Fig Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Ir a abierta. E. Buscar, Reemplazar, Ir a Otra forma de desplazar el punto de inserción es utilizando el comando Ir a del menú Edición. La ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar nos ofrece la posibilidad de encontrar una palabra o conjunto de ellas dentro de un documento para cambiarlas de formato, editarlas de nuevo, sustituirlas, etcétera. 146

9 6.2 Edición de textos Para iniciar la búsqueda es necesario: 1. Seleccionar un bloque de texto, si la búsqueda se quiere limitar al mismo. En otro caso, Word rastreará todo el documento. 2. Visualizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar abriendo el menú Edición y haciendo clic sobre el comando Buscar, con lo cual aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar abierta. 3. Escribir la palabra o texto a buscar en el cuadro de texto Buscar. 4. Si se desea dar a Word más indicaciones para la búsqueda, se pulsará el botón Más. Aparecerán opciones como las siguientes: Diferenciar entre mayúsculas y minúsculas, pulsando sobre la casilla Coincidir mayúsculas minúsculas. Buscar el texto tal como se ha escrito pulsando sobre Sólo Palabras completas. Indicar una dirección de búsqueda pulsando sobre la lista desplegable Buscar y seleccionando Todo, Hacia delante o Hacia atrás, si la búsqueda se realiza en todo el documento, desde la posición del punto de inserción hacia delante o hacia atrás, respectivamente. Buscar caracteres especiales, pulsando el botón Especial. 5. Pulsar sobre el botón Buscar siguiente para que Word encuentre lo que le hemos indicado. La ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar nos permite sustituir todas las apariciones de una palabra o conjunto de ellas por otra u otras (véase Figura 6.8). Fig Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar abierta. Las pautas para cambiar una palabra por otra quedan explicadas en el Caso práctico 5 de esta misma unidad. Caso práctico 5 Abre el archivo Segmentacion del mercado del CD-ROM. Reemplaza la palabra «división» por «segmentación» siguiendo estas indicaciones: 1. Situa el punto de inserción en cualquier lugar del texto, ya que la revisión se va a realizar en todo él. En otro caso, cabría seleccionar solamente la parte correspondiente. 2. Haz clic sobre la orden Reemplazar del menú Edición. Aparece el cuadro de diálogo que se puede ver en la Figura Escribe la palabra «división» que deseamos buscar en el cuadro de texto Buscar. 4. Inserta la nueva palabra «segmentación» en el cuadro de texto Reemplazar con. 5. Haz clic en el botón Buscar siguiente para que comience la búsqueda. Si Word encuentra la palabra, se detiene y podremos entonces reemplazarla pulsando el botón Reemplazar. A continuación, se pulsa el botón Buscar siguiente para continuar el proceso. Si deseamos reemplazar todas las apariciones de la palabra, se hará clic en el botón Reemplazar todos. Para salir del cuadro de diálogo pulsamos el botón Cancelar. F. Seleccionar texto Si el texto ya está escrito, debemos seleccionar las palabras o párrafos que nos interesan para después realizar alguna operación sobre él. Para seleccionar una o más letras seguidas, se sitúa el puntero del ratón a la izquierda de la letra y se hace clic con el botón izquierdo del ratón manteniéndolo pulsado. Se arrastra el ratón suavemente hacia la derecha y las letras quedarán marcadas en vídeo inverso, es decir, se seleccionan. Si lo que deseamos seleccionar es una palabra completa, haremos doble clic sobre ella. Para seleccionar una línea completa, situamos el puntero del ratón a la izquierda de la línea y hacemos un clic cuando éste adopta forma de flecha. Si lo que queremos seleccionar es el documento completo, se elegirá la opción Seleccionar todo del menú Edición, aunque también podemos hacer lo siguiente: Con el punto de inserción colocado al inicio del escrito, pulsamos Ctrl+5 (5 del teclado numérico de la derecha). Mediante el ratón, dejando pulsado el botón izquierdo y arrastrando desde el principio al final del texto. Pulsando Ctrl+E. Además de los procedimientos de selección de los textos descritos, también se puede seleccionar texto mediante las teclas y combinaciones de teclas de desplazamiento del punto de inserción vistas en la Tabla 6.1, manteniendo pulsada la tecla Mayús. 147

10 6.2 Edición de textos G. El menú Edición Como se puede deducir por su nombre, el menú Edición cuenta con opciones cuya finalidad es facilitar la edición de textos. Las operaciones que se pueden realizar con el menú Edición son: borrar texto, seleccionar, buscar texto y reemplazarlo, deshacer y rehacer escritura, copiar, cortar, pegar, etcétera. Algunas de estas opciones, como son Buscar, Ir a, Reemplazar y Seleccionar todo, ya se han tratado en las secciones anteriores. Las demás se van a desarrollar a continuación. La opción Deshacer elimina la última operación realizada. Esta opción toma el nombre de la última operación que se ha ejecutado y lo añade a la palabra Deshacer. Ejemplo: si la última operación ha sido escribir, la opción tomará el nombre de Deshacer escritura. Hay operaciones que no se pueden deshacer, por ejemplo, Guardar. El comando Rehacer anula la acción Deshacer. Estas opciones tienen botones de acceso directo en la Barra de herramientas Estándar. Se trata de los botones Deshacer y Rehacer. Las flechas de estos dos botones, esconden una gran lista desplegable de acciones. Mediante esta lista podemos indicar la acción que deseamos rehacer o deshacer haciendo un clic sobre ella. La opción Borrar elimina caracteres, palabras o texto. Si el punto de inserción está situado entre un carácter y otro, al hacer clic sobre la opción Borrar se elimina el que está situado a la derecha del punto de inserción. Para eliminar palabras o texto, el proceso es: 1. Seleccionar la palabra o el texto. 2. Hacer clic sobre la opción Borrar del menú Edición o pulsar la tecla Supr. H. Operaciones con el Portapapeles de Office El Portapapeles es una herramienta de Office que nos permite reunir varios elementos para después pegarlos. El Portapapeles es de gran ayuda en la labor de creación y edición de documentos ya que con él se pueden copiar o mover gráficos, hojas de cálculo, esquemas o listas de PowerPoint, bloques de texto, etc., y, posteriormente, reunirlos en un documento de Word. El Portapapeles aparece en el área del Panel de tareas ejecutando la opción Portapapeles de Office del menú Edición. Aparece, en la zona derecha del área de trabajo, información sobre los elementos que contiene el Portapapeles (véase Figura 6.9). Las opciones Cortar, Copiar, Pegar y Pegado especial realizan operaciones de mover y copiar texto. Para mover texto se seguirán estos pasos: 1. Selecciona el texto que vas a mover. 2. Haz clic sobre la opción Cortar del menú Edición. 3. Situa el punto de inserción en el lugar donde quieras que aparezca el texto. 4. Haz clic en la opción Pegar del menú Edición. El mismo procedimiento se utilizará para copiar texto, pero utilizando la orden Copiar en lugar de Cortar. Por su parte, la orden Pegado especial pega el texto con un formato específico. Para copiar y mover texto, se suelen utilizar también los botones de la Barra de herramientas Estándar. Los pasos indicados para ello son los que se detallan a continuación: 1. Selecciona, el texto a copiar o mover. 2. Pulsa el botón Copiar:, si la operación a realizar es de copia. Cuando se copia, el texto permanece en su lugar de origen. 3. Pulsa el botón Cortar, si lo que quieres hacer es moverlo. Cuando se mueve, el texto deja de estar en su posición inicial. 4. Situa el punto de inserción en el sitio donde se pegará el texto seleccionado. 5. Pulsar el botón Pegar:. Fig Panel de tareas con el Portapapeles. 148

11 6.2 Edición de textos En la Figura 6.9 están representados los elementos de ejemplo que se han copiado al Portapapeles. Para copiar texto de una parte del documento a otra del mismo documento o de otro diferente debemos: 1. Abrir el Portapapeles. 2. Seleccionar el texto que se va a copiar y pulsar el botón Copiar de la Barra de herramientas Estándar. El texto aparece en el Panel de tareas. Si fuesen varios textos, se repetirá la operación. 3. Situar el punto de inserción en la posición donde se desea copiar el texto. 4. Si fuesen varios los elementos a copiar, se pulsará el botón Pegar todo:. 5. Si fuese sólo uno, en el panel de tareas Portapapeles se hará clic sobre el icono correspondiente al elemento que se desea pegar. En Word XP aparecen junto al icono las primeras palabras, si se trata de un texto. 6. Repetir el paso 5 si desean pegarse más elementos individuales. 7. Para borrar todo el contenido del Portapapeles, hacer clic en el botón Borrar todo:. Todos los elementos acumulados en el Portapapeles disponen de dos opciones: Pegar y Eliminar. Caso práctico 6 Abre el archivo Nociones de perspectiva del CD-ROM y da formato al documento utilizando lo aprendido en este epígrafe. Éstas son las indicaciones que debes seguir: 1. Selecciona el primer párrafo y pulsa el botón Cortar de la Barra de herramientas Estándar. 2. Sitúa el punto de inserción debajo del título: «Nociones de perspectiva» y pulsa el botón Pegar. 3. En la barra de herramientas del panel Portapapeles pulsa el botón Borrar Portapapeles. El documento debe quedar así: NOCIONES DE PERSPECTIVA Una mañana de 1909, Pablo Picasso pintaba el retrato de Ambroise Vollard, célebre vendedor de cuadros y amigo de la mayoría de los pintores famosos de la época. Picasso entornaba los ojos, buscando ángulos, cuadriláteros y cubos en el rostro de monsieur Vollard. Transcurría la época cubista del genial malagueño. Descansemos un poco dijo el artista, viendo el aspecto fatigado del marchand. Vollard se levantó, caminó hacia la ventana y, mientras observaba el bullicio ciudadano, comentó: -Me estaba acordando del pobre Cézanne. I. Modos de ver un documento No siempre nos interesará tener a la vista todo el documento; a veces es conveniente que se visualice sólo el espacio reservado al texto, sin encabezados ni pies de página, o que sólo se muestre un esquema del documento. Si abrimos el menú Ver podemos observar las opciones que permiten ver el documento de distintas maneras: Normal. Muestra una página simplificada en la que no se verán las cabeceras, pies de página, límites de página, fondos, determinados objetos de dibujo e imágenes, o columnas. Es la opción predeterminada y el modo más cómodo de escribir un documento. Diseño de impresión. En él aparece la página en pantalla tal y como va a quedar impresa, incluidos los pies de página y los encabezados. También se muestran las columnas, los límites de página, los objetos de dibujo e imágenes, para poder realizar modificaciones. Esquema. Permite observar fácilmente la estructura del documento y se puede mover, copiar y reorganizar el texto arrastrando los títulos. Así mismo, es posible contraer un documento para ver sólo los títulos principales o expandirlo para verlo completo. Mapa del documento. Muestra un panel con una lista de títulos del documento que se pueden utilizar para desplazarse rápidamente por él y conocer en todo momento su posición dentro del documento. Diseño Web. Nos muestra el aspecto que tendrá el documento en el Explorador Web predeterminado. Pantalla completa. Modo de ver en el que desaparecen todas la barras y los menús, quedando más espacio para el documento. Si acercamos el cursor al borde superior de la pantalla o pulsamos la tecla Alt. Apareceran los menús. En la pantalla también aparece una pequeña ventana con el botón Cerrar pantalla completa. Este botón nos permite volver al modo de visualización anterior. Al seleccionar esta opción del menú Archivo aparece una ventana en la que se nos muestran varias páginas de un documento en tamaño reducido para revisar su diseño y hacer los cambios necesarios antes de imprimir. Esta modalidad de visualización posee una barra de herramientas propia como la que se puede ver en la Figura Imprimir Aumentar Una página Varias páginas Zoom Ver regla Reducir hasta ajustar Fig Barra de herramientas Vista preliminar. Pantalla completa Ayuda sensible al contexto Más botones 149

12 6.2 Edición de textos Para salir de la Vista preliminar se pulsará el botón Cerrar de la Barra de herramientas. Si se desea aumentar la visión de una zona determinada del documento, se hace clic en el botón Aumentar con lo que el puntero del ratón adopta forma de lupa y, a continuación, se hace clic en el lugar del documento que deseamos cambiar de tamaño. Para volver a la vista anterior del documento se vuelve a hacer clic sobre el documento. Para visualizar sólo una página del documento se debe hacer clic en el botón Una página. Si se pulsa el botón Pantalla completa, desaparecen todos los elementos y aparece una barra llamada Pantalla completa con la opción Cerrar pantalla completa, que utilizaremos para cerrar este modo de ver. Pulsando el botón Reducir hasta ajustar, se reduce el número de páginas del documento para evitar que una pequeña parte del mismo pase a otra página. Esto sólo es útil para documentos que tengan una página y media. Por último, si se desea obtener ayuda de cualquier elemento de la ventana Vista preliminar, se pulsará el botón Ayuda sensible al contexto y se arrastrará hasta el lugar correspondiente, haciendo clic sobre el elemento correspondiente. Además de los modos de Ver anteriores, la opción Zoom nos va a permitir ampliar o reducir la imagen que tenemos en la pantalla. En el cuadro de diálogo Zoom podemos ajustar el tamaño de la página pulsando sobre los diferentes porcentajes. Pero cuando nos enfrentamos a la creación de un documento más extenso es habitual que éste se encuentre compuesto de varias partes con unas características diferentes en cuanto a márgenes, estilos de letra, formas de párrafo, etcétera. Para poder crear divisiones con distintos tipos de formatos en un documento, Word nos proporciona una serie de herramientas a partir de la opción Salto del menú Insertar. En la Figura 6.11 aparecen las opciones de saltos que se pueden incluir en un texto. Así, para insertar un salto de página es imprescindible: 1. Situarse en la parte del texto donde queremos insertarlo. 2. Abrir el cuadro de diálogo Salto. 3. Hacer clic en el botón de opción Salto de página y pulsar el botón Aceptar. Un salto de página también puede hacerse situando el cursor en el punto correspondiente y pulsando la combinación de teclas Ctrl + Enter. Estos saltos de página se ven en el modo Normal como una línea de puntos que ocupa la página de izquierda a derecha. Para eliminar un salto de página se coloca el punto de inserción sobre la línea Salto de página y se pulsa la tecla Enter. En el cuadro de diálogo de la Figura 6.11, se marcará la opción Salto de columna, si deseamos que el texto comience en la columna siguiente, o la opción Salto de ajuste de texto, si el propósito es que el texto termine la línea actual y continúe en la primera línea en blanco que no contenga una imagen, una tabla, etcétera. Para cambiar el modo de Ver podemos utilizar también los siguientes botones: Vista preliminar de la Barra de herramientas Estándar. Zoom de la Barra de herramientas Estándar. Vista normal, Diseño de impresión:, Vista esquema, y Vista Web, todos ellos situados a la izquierda de la Barra de desplazamiento horizontal. Si se desea modificar la manera de visualizar un documento: Con el documento abierto, abrimos el menú Ver y pulsamos sobre uno de los modos que aparecen. El procedimiento más rápido es pulsar en uno de los botones anteriores. J. Saltos de página y de sección Hasta ahora sabemos que Word establece de forma automática el paso de una página a otra y el estilo que se aplica a todo el documento. Fig Cuadro de diálogo Salto. Es posible crear un documento dividido en secciones con unas características diferentes en cuanto a márgenes, estilos de letra, formas de párrafo, etcétera. 150

13 6.2 Edición de textos Insertar secciones en un documento es dividir el documento en partes, cambiando en cada una de ellas el formato. Las secciones están separadas por saltos de sección. Los tipos de sección que podemos establecer con el cuadro de diálogo Salto son: Página siguiente. Si deseamos que el texto de la nueva sección aparezca en la página siguiente. Continuo. En el caso de que la nueva sección comience en la página actual, es decir, al término de la sección anterior. Página par o Página impar. Si el texto de la nueva sección se muestra en la siguiente página par o en la siguiente página impar. Si se quiere insertar un salto de sección se puede efectuar esta secuencia de acción: 1. Situa el punto de inserción. 2. Haz clic en la opción Salto del menú Insertar. 3. Marca uno de los tipos de sección. 4. Pulsa el botón Aceptar. Para trasladarnos de una sección a otra servirá la opción Ir a del menú Edición. Los saltos de sección se ven en el modo Normal con una doble línea de puntos que aparece a lo largo de la pantalla, de izquierda a derecha. En el caso de que fuera necesario eliminar la línea de salto de sección, se pulsará la tecla Supr una vez situados sobre ella. Cuando se borra una sección también se elimina su formato; el texto contenido en la sección borrada pasa a formar parte de la sección anterior, por tanto, toma su formato. K. Configurar la página Configurar una página es una de las operaciones más importantes dentro de la edición. Consiste en establecer márgenes para el documento, elegir el tamaño del papel, indicar la orientación del texto en el papel, etcétera. Para ello, Word nos proporciona todas las herramientas necesarias a partir del menú Archivo, opción Configurar página. Los márgenes son áreas que bordean la página y que el texto no ocupa. Se suelen establecer antes de escribir el documento para poder ir viendo cómo queda. En la ficha Márgenes de la opción Configurar página del menú Archivo, podemos establecer la medida de cada uno de los márgenes: izquierdo, derecho, superior e inferior y, además, indicar un margen adicional para trabajos que después serán encuadernados e indicar si este margen interno se situará en la parte izquierda o superior de la página (véase Figura 6.12). Fig Cuadro de diálogo Configurar página. Con el fin de establecer las medidas de los márgenes aparecen cuadros de texto en los que se pueden escribir los valores en centímetros para cada uno de ellos, o bien utilizar los botones de aumento y disminución. A medida que vamos dando valores a los márgenes se pueden observar los resultados en la zona Vista previa. Los cambios introducidos se pueden aplicar a: Esta sección, Todo el documento o De aquí en adelante, seleccionando la opción que corresponda en la lista desplegable de la opción Aplicar a. A la hora de establecer los márgenes superior e inferior hay que tener la precaución de que sus medidas sean lo suficientemente grandes como para que den cabida a los encabezados y pies de página, si los hay, y para el margen de impresión. Por ejemplo, si el margen superior es de 2,5 cm, éstos estarán compartidos: 1,25 cm para el encabezado estándar y el resto, para el margen superior. Si al imprimir la página el encabezado aparece cortado es que hay que establecer un margen superior mayor. Es posible establecer una orientación vertical u horizontal para las páginas, eligiendo la opción correspondiente en la zona Orientación, o elegir la forma en que se imprimirán dichas páginas abriendo la lista desplegable de la opción Varias páginas y haciendo clic en una de ellas. Para colocar los márgenes a un documento habrá que: 1. Abrir el cuadro de diálogo Configurar página y hacer clic sobre la ficha Márgenes. 2. Escribir o seleccionar los valores de los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior. 3. Especificar, si procede, un margen para la encuadernación, escribiendo o seleccionando su valor y estableciendo la posición del margen interno. 4. Si se desea, también se puede cambiar la orientación de la página. 5. Si la configuración va a afectar a varias páginas, se puede elegir el modo en que se van a imprimir. Las opciones son: Normal, Márgenes simétricos, que permite modificar los márgenes cuando en una hoja 151

14 6.2 Edición de textos de papel se imprime el texto por las dos caras; Dos páginas por hoja y Libro plegado siendo posible, en este último caso, indicar el número de hojas del folleto. 6. Tras estas operaciones, indicar si los márgenes especificados se han de aplicar a esta sección, a todo el documento o de aquí en adelante. 7. Por último, se pulsará el botón Aceptar. También se pueden establecer márgenes utilizando las Reglas horizontal y vertical. Si los queremos establecer con una Regla, situamos el puntero del ratón sobre ella, en sus extremos, hasta que aparece una flecha de doble punta y una pista con el nombre del margen (véase Figuras 6.13 y 6.14); arrastramos vertical u horizontalmente la flecha según se trate de la regla vertical u horizontal, hasta que los márgenes se ajusten a nuestras necesidades. Veremos que el texto va reflejando las modificaciones. Las medidas exactas de estos márgenes las podemos comprobar en Configurar página. Fig Fijando el margen izquierdo. Fig Fijando el margen derecho. En la ficha Papel podemos elegir uno de los tamaños de papel normalizados, dentro de la lista desplegable Tamaño del papel, y decidir el origen del papel, ya se trate de la primera página o de las demás, si la impresora dispone de varias bandejas. Por último, cabe señalar que en la ficha Diseño existen opciones para especificar el lugar de comienzo de una nueva sección, establecer encabezados y pies de página diferentes en páginas pares o impares, indicar si la alineación vertical estará centrada, superior o justificada, etc. Respecto a los encabezados y pies de página, se dedicará un epígrafe más adelante al hablar del Formato de documentos en esta misma unidad. Una vez elegidas las opciones correspondientes, se pulsará el botón Aceptar. Caso práctico 7 Escribe en el área de trabajo de Word el documento siguiente mediante las indicaciones que se proporcionan: 1. Abre el menú Archivo. 2. Selecciona la opción Configurar página y haz clic en la ficha Márgenes. 3. Establece los márgenes siguientes: Izquierdo: 4 cm; Superior: 5 cm Derecho: 2 cm; Inferior: 3 cm 4. Pulsa el botón Aceptar. 5. Escribe el texto siguiente y guárdalo con el nombre de «Condiciones externas». La mayor parte de las actividades que se desarrollan en el seno de las oficinas son tareas de tipo intelectual y requieren unas condiciones que favorezcan la concentración y el rendimiento, lo que habrá que tener en cuenta en el momento de su acondicionamiento. En esta línea, deben favorecerse condiciones externas tales como ILUMINACIÓN, TEMPERATURA ADECUADA Y AMBIENTE APACIBLE. En cuanto a la distribución de los espacios lo habitual es que en las oficinas haya ciertos despachos o dependencias aisladas. L. Numeración de páginas Si abrimos el menú Insertar y hacemos clic sobre Números de página podemos numerar las páginas de todo el documento. Si observamos la Figura 6.16, en el cuadro de diálogo Números de página se eligen la posición de la numeración dentro de la página (parte superior o inferior) y la alineación correspondiente (izquierda, centrada o derecha). También se puede seleccionar, si la numeración comienza en la primera página, activando la casilla Número en la primera página. El botón Formato, nos permite abrir otro cuadro de diálogo en el que es posible dar formato a los números, incluir un número de capítulo o empezar la numeración en un número de página determinado. Fig Cuadro de diálogo Números de página. Fig Ficha Diseño. En el siguiente Caso práctico se describe el proceso necesario para la configuración de las páginas de un documento, su división en secciones y la numeración de sus páginas. 152

15 6.2 Edición de textos Caso práctico 8 En este ejercicio se va a establecer una determinada configuración de página, se practicarán los modos de ver y se insertarán números de página. Tendrás que seguir estas indicaciones: 1. Abre el archivo Dirigirse a los clientes del CD-ROM. 2. En el menú Archivo, selecciona la opción Configurar página y establece estos márgenes: márgenes superior e inferior: 2,5 cm; margen izquierdo: 3 cm; margen derecho: 2,3 cm. Pulsa el botón Aceptar. 3. Sitúa el punto de inserción al principio de la segunda página y establece nuevos márgenes: izquierdo, derecho, superior e inferior a 2,5 cm. 4. Haz clic en Horizontal para dar una nueva orientación a la página. En Aplicar a, despliega la lista y elige De aquí en adelante. 5. Pulsa el botón Aceptar. Observa que las páginas que quedan por debajo de la primera quedan apaisadas; mira la Barra de estado y observa que se ha agregado un salto de sección; ya no estamos en la sección primera (a ésta pertenece solamente la primera página), sino que todo el texto apaisado corresponde a la sección segunda. 6. Sitúa ahora el punto de inserción en la cuarta página, inmediatamente antes del título «El proceso de venta». En el menú Insertar, selecciona la opción Salto; haz clic sobre el botón Página siguiente y clic en el botón Aceptar. Selecciona de nuevo en el menú Archivo la opción Configurar página y establece los márgenes superior e inferior: 3 cm; izquierdo y derecho: 2,7 cm. 7. Haz clic en Vertical para dar una nueva orientación a la página. En Aplicar a, despliega la lista y elige De aquí en adelante. 8. Pulsa el botón Aceptar. Observa que las páginas que quedan por debajo de la cuarta quedan verticales; mira la Barra de estado y observa que ahora estamos en la sección Pulsa sobre el botón Vista preliminar de la Barra de herramientas Estándar. Selecciona el botón Varias páginas. Haz clic en el botón Cerrar. 10. Abre el menú Ver y pulsa sobre los restantes modos de ver que conoces, o bien utiliza los botones del extremo izquierdo de la Barra de desplazamiento horizontal. 11. Despliega el menú Insertar y selecciona opción Números de página. Establece una alineación centrada en la zona inferior de la página, numerada desde la primera página y con formato de números romanos. Pulsa sobre el botón Aceptar de cada uno de los cuadros de diálogo. M. Insertar fecha en un documento Word dispone de un cuadro de diálogo que nos permite insertar la fecha en un documento, en la posición del punto de inserción. Si abrimos el menú Insertar y hacemos clic sobre la opción Fecha y hora aparece el cuadro de diálogo de la Figura La opción Formatos disponibles del cuadro de diálogo contiene una lista de formatos de fecha y hora. Podemos optar por insertar la fecha como si fuera un texto normal o insertarla para que se actualice automáticamente cada vez que se abra el documento. Las operaciones que se deben realizar para insertar la fecha en un documento son: 1. Situar el punto de inserción en la posición donde se desea insertar la fecha. 2. Abrir el menú Insertar y seleccionar la opción Fecha y hora. 3. Dentro del cuadro de diálogo seleccionar un formato de fecha. 4. Si se desea que la fecha cambie al abrir el documento activar la casilla de verificación Actualizar automáticamente. 5. En la lista desplegable Idioma seleccionar el idioma en el que se insertará la fecha. 6. Pulsar el botón Aceptar. Fig Cuadro de diálogo Fecha y hora. 153

16 6.2 Edición de textos N. Cambiar mayúsculas y minúsculas Sobre un documento podemos cambiar parte del texto que está en mayúsculas por minúsculas, o viceversa, sin tener que escribirlo de nuevo. Para ello, el menú Formato incluye el comando Cambiar mayúsculas y minúsculas. Con el fin de pasar una frase escrita en minúsculas a mayúsculas debes: 1. Localizar en el texto la frase que se desea cambiar y seleccionarla. 2. Abrir el menú Formato y seleccionar la opción Cambiar mayúsculas y minúsculas. 3. Aparece el cuadro de diálogo. Haz clic sobre la opción Mayúsculas. 4. Pulsa el botón Aceptar. En dicho cuadro de diálogo, además de las opciones Mayúsculas y Minúsculas están: Tipo oración, que convierte en mayúsculas la primera letra de la primera palabra de cada frase. Tipo título, cuyo efecto es dejar la primera letra en mayúsculas y el resto en minúsculas. Ñ. Trabajar con más de un documento Con Word se puede trabajar con varios documentos a la vez, porque es posible tenerlos abiertos simultáneamente, aunque sólo uno de ellos estará activo. Para visualizar la ventana del documento en el cual estamos trabajando debemos: Hacer clic sobre su icono en la Barra de tareas. O bien pulsar clic en el menú Ventana y otro sobre el nombre del documento que deseamos activar. A veces se necesita tener visibles dos zonas diferentes de un documento; en este caso el proceso a seguir es el siguiente: 1. Una vez abierto el documento haz clic en el menú Ventana. 2. Selecciona la opción Dividir del menú Ventana. Aparecerá una línea de división de izquierda a derecha de la pantalla con una doble flecha para arrastrar. 3. Al mover el puntero del ratón se desplazará la línea. 4. Las dos zonas en que aparece dividida la pantalla se denominan Paneles. En cada panel se muestra una parte distinta del documento. 5. Pulsa Enter. En cada panel de la ventana aparecerá una vista del documento activo. Ejercicios 4 5 Contesta a las siguientes cuestiones: a) Qué menú utilizamos para cerrar un documento existente y abrir uno nuevo? b) Podemos desplazarnos con los cursores del teclado sobre una página en blanco de un documento? c) Cuáles son los modos de escritura en Word? d) En qué consiste el modo Sobreescritura? e) Cómo se cambia del modo Sobreescritura al modo inserción? f) Qué tecla usarías para suprimir una línea de texto ya seleccionada? g) Qué opción se usa para ir rápidamente a una determinada página de un documento? h) Cómo se pueden añadir botones a la Barra de herramientas Estándar? i) En la edición de textos qué utilidad tienen los botones de la Barra de herramientas Estándar, Deshacer y Rehacer? Abre un documento nuevo de Word y configura la página con las siguientes condiciones: a) Establece un tamaño de papel de A4 (210 x 297 mm). b) Fija los márgenes con estas medidas: Superior: 3 cm. Inferior: 2,5 cm. 6 Izquierdo: 2 cm. Derecho: 1,5 cm. Encuadernación: 1 cm. c) Establece una orientación vertical del papel. Abre el archivo Dirigirse a los clientes del CD-ROM y realiza sobre él estas operaciones: 1. Visualiza dos zonas diferentes del mismo documento simultáneamente. Divide la ventana del documento en dos partes iguales. A continuación, elimina la división. 2. Selecciona la opción Mapa del documento del menú Ver. Localiza el epígrafe Imagen personal del documento en el panel izquierdo y haz clic sobre él para que se muestre el contenido en la zona derecha de la ventana de Word. 3. En una de las páginas del documento sitúate al final de un párrafo. Inserta un salto de página. 4. Elige otra de las páginas del documento y sitúate al final de un párrafo. Inserta un salto de sección continuo. 5. Elimina el salto de página y el de sección establecidos anteriormente. 6. Al final del documento inserta la fecha actual. 7. Resalta en él las palabras que creas más importantes cambiándolas a mayúsculas. 154

17 6.3 Formato de documentos 6.3 Formato de documentos A. El menú y la Barra de herramientas Formato Para dar formato a un documento se suele escribir antes el texto. El siguiente paso es asignarle un determinado aspecto para que sea algo más que una simple consecución de palabras. Para ello, contamos con las opciones del menú Formato y con la Barra de herramientas Formato. El menú Formato presenta opciones que aportan herramientas para dar formato a los documentos, entre las que están: Fuente, Párrafo, Numeración y viñetas, Bordes y sombreado, Columnas, Tabulaciones, Letra capital, Fondo, Estilo, etc. Todas ellas se examinarán en las secciones siguientes. B. Fuentes Denominamos Fuente, al tipo de letra con la que se escribe un documento. En el cuadro de diálogo Fuente (véase Figura 6.19), que se abre al hacer clic sobre la opción Fuente del menú Formato, Word nos permite elegir el tipo de fuente, su estilo, su tamaño, color, estilo de subrayado, efectos diversos, etc. A medida que elegimos opciones, podemos ver los resultados en la zona Vista previa. Estilos y formatos Fuentes Subrayado Centrado Justificado Numeración Aumentar sangría Resaltar Más botones Estilo Tamaño Negrita Cursiva Alineación izquierda Derecha Interlineado Viñetas Disminuir sangría Borde exterior Color de fuente Fig Botones de la Barra de herramientas Formato. Algunas de las opciones del menú Formato también disponen de botones de acceso directo en la Barra de herramientas Formato, como se puede ver en la Figura Además, con las combinaciones de teclas de la Tabla 6.2, se pueden aplicar distintas opciones de formato. OPERACIÓN Negrita Cursiva Subrayado Alinear a la izquierda Centrar Alinear a la derecha Justificar COMBINACIÓN DE TECLAS Ctrl + N Ctrl + K Ctrl + S Ctrl + Q Ctrl + T Ctrl + D Ctrl + J Espacio simple Ctrl + 1 Espacio 1,5 Ctrl + 5 Espacio doble Ctrl + 2 Superíndice Ctrl + + Subíndice Ctrl + = Tabla 6.2. Combinaciones de teclas para aplicar formato al texto. Fig Cuadro de diálogo Fuente. El cuadro de diálogo Fuente tiene tres pestañas: Fuente, Espacio entre caracteres y Efectos de texto. Al abrir el cuadro aparece seleccionada la ficha Fuente. En la opción Fuente existe una lista desplegable, donde se muestran todas las fuentes disponibles. Para cambiar de tipo de fuente se hará clic sobre una de las que aparece en la lista. Así mismo, en las opciones Tamaño y Estilo de fuente, se muestran cuadros de listas desplegables que presentan, respectivamente, los diferentes números relativos al tamaño de la fuente, y las opciones Normal, Cursiva, Negrita, Negrita y Cursiva, relativas a los estilos de fuente. Para seleccionar un tamaño o un estilo de fuente se hará clic sobre la opción elegida. En la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo se encuentra la opción Efectos. Se utiliza para aplicar varios efectos al texto. Si se desea activar uno de ellos, se hace clic sobre su casilla de verificación. De igual manera se procederá para desactivarlo. 155

18 6.3 Formato de documentos Si se quiere aplicar un subrayado, se hará clic en la lista desplegable etiquetada como Estilo de subrayado y, cuando aparezcan los distintos estilos, se hará un clic sobre alguno de ellos. Si hacemos clic en la ficha Espacio entre caracteres, podemos establecer la distancia de un carácter a otro; para ello, existen estas tres opciones: Normal, Expandido y Comprimido. Éstas se pueden combinar con la opción Posición que hace referencia a la alineación horizontal del texto, siendo posible elegir entre posición Normal, Elevado y Disminuido. En todas ellas, la escala puede variar entre el 33 % y el 200 %. Por otra parte, si hacemos clic en la ficha Efectos de texto, aparece una lista con animaciones para aplicarlas al texto, como en la Figura tipo de fuente, cuando el texto aún no se ha escrito, hacemos clic en la lista desplegable situada a la derecha del botón Fuente y seleccionamos una de ellas haciendo clic. Si el texto ya está escrito, se selecciona antes de elegir la fuente siguiendo el procedimiento anterior. El botón Tamaño de fuente funciona de la misma forma. Si se desea elegir un estilo de fuente se hace un clic en los botones correspondientes: Negrita, Cursiva y Subrayado, teniendo en cuenta que no son excluyentes. El botón Color de fuente esconde diversas opciones bajo su lista desplegable. Para cambiar estas opciones cuando el texto ya está escrito, se debe seleccionar éste antes de pulsar los botones correspondientes de la Barra de herramientas Formato. En el caso de que se quiera quitar un formato aplicado con los botones de la Barra de herramientas Formato, se selecciona el párrafo o la palabra y se aplica otro formato, o bien, se hace clic sobre el botón Deshacer. Cuando a la izquierda de los nombres de las fuentes aparece una doble T mayúscula, esto significa que se trata de una fuente TrueType. La singularidad que presentan estas fuentes es que se imprimen exactamente igual que se ven en pantalla en cualquier tipo de impresora. Fig Lista de animaciones. En la Barra de herramientas Formato existen botones de acceso directo a algunas de las opciones del menú Formato. Por ejemplo, para elegir un Un botón de la Barra de herramientas Estándar muy útil es el de Copiar formato. Con este botón, podemos copiar, por ejemplo, un estilo de fuente que apliquemos con frecuencia, en vez de crearlo cada vez que se necesite. Caso práctico 9 Un ejemplo de la utilización del cuadro de diálogo Fuente es el ejercicio siguiente. Se trata de escribir el nombre de los tipos de letra con un tamaño y unos efectos determinados, según se indica en cada línea. Escribe sin formato alguno el texto, es decir, con el tamaño y tipo de fuente predeterminados. A continuación selecciona la primera línea y haz clic en el comando Fuente del menú Formato. En la lista Fuente busca con la Barra de desplazamiento Arial y haz clic sobre ella. En la lista correspondiente al Tamaño haz clic sobre el tamaño 12. En Estilo de fuente haz clic sobre Negrita y Cursiva. Finalmente, en la opción de Efectos, activa la casilla Mayúsculas. Haz un último clic sobre el botón Aceptar. Sigue este mismo procedimiento para el resto de las líneas del ejercicio. El resultado es el siguiente: 156

19 6.3 Formato de documentos C. Párrafos Un párrafo es un conjunto de líneas que constituyen unidades de información y que, además, pueden tener sus propias características de formato. Los párrafos se separan de las demás líneas del texto mediante un salto de línea manual que se introduce cuando se pulsa la tecla Enter. Una vez delimitado nuestro párrafo podemos pasar a establecer una serie de características especiales bien mediante la opción Párrafo del menú Formato (véase Figura 6.21), o bien mediante los botones de la Barra de herramientas Formato. Básicamente es posible modificar las siguientes características en la presentación de un párrafo: Alineación, Sangría, Espaciado e Interlineado. Alineación Tenemos cuatro tipos de Alineación de un párrafo: Izquierda, Derecha, Centrada y Justificada. Por ejemplo, si queremos alinear un texto al margen derecho realizaremos las siguientes operaciones: 1. Seleccionar el párrafo. 2. Acceder a la opción Párrafo del menú Formato. 3. Hacer clic sobre la lista desplegable. 4. Seleccionar la opción Derecha. 5. Hacer clic en el botón Aceptar. Podemos ejecutar esto mismo seleccionando el párrafo y haciendo clic sobre el botón. Si antes de escribir deseamos establecer una alineación, se debe hacer clic sobre el botón correspondiente para activar la función y, a continuación, escribir el párrafo. Fig Cuadro de diálogo Párrafo. Los botones de la Barra de herramientas Formato relativos a la alineación son excluyentes, es decir, sólo puede estar activado uno de ellos. Caso práctico 10 Escribe las direcciones de ejemplo dando un formato de fuente similar al que aparece, alineaciones distintas y utilizando alternativamente el menú Formato y los botones de la Barra de herramientas. Para ello, realiza en cada ejercicio las acciones que se indican: Alineación izquierda 1. Abre el menú Formato y selecciona la opción Párrafo. 2. En la opción de Alineación, elige Izquierda de la lista desplegable y haz clic en Aceptar. 3. Escribe las cuatro líneas de la dirección sin aplicar formato. 4. Selecciona la primera línea y haz clic sobre la opción Fuente del menú Formato. 5. Elige el tipo de fuente Arial, tamaño 12, estilo Negrita y Cursiva, efecto Mayúsculas y haz un clic en Aceptar. 6. Selecciona las restantes líneas del texto de la dirección y, en el cuadro de diálogo Fuente, elige el tipo Times New Roman, tamaño 12, estilo Cursiva y desactiva la casilla Mayúsculas. Haz clic en el botón Aceptar. El resultado es: DISTRIBUCIONES COMERCIALES RUÍZ, S. L. A la atención de D. Mariano Vega Avda. de los Manantiales, FUENGIROLA (Málaga) Alineación derecha 1. Haz clic sobre el botón Alinear a la derecha de la Barra de herramientas Formato y escribe la dirección sin aplicarle formato. 157

20 6.3 Formato de documentos 2. Selecciona la primera línea y, en el cuadro de diálogo Fuente, elige el tipo de fuente Times New Roman, tamaño 14, estilo Negrita. Haz clic en Aceptar. 3. Después, selecciona las restantes líneas de la dirección y en la Barra de herramientas Formato, elige el tipo de fuente Arial Narrow, tamaño 12, estilo Cursiva. Haz clic en Aceptar. El resultado es: Muebles Los Faroles, S. L. Avenida de Bustamante, 13 Tfnos.: (91) /57/58 Fax: (91) COSLADA Madrid Alineación centrada 1. Escribe la dirección sin formato de fuente ni alineación. 2. Selecciona todas las líneas y haz clic en el botón Centrar de la Barra de herramientas Formato. 3. Ahora selecciona la primera línea y establece el tipo de letra Times New Roman, tamaño 14 y estilo Negrita con la Barra de herramientas Formato. 4. Elige las tres últimas líneas de la dirección y establece el tipo de fuente Arial Narrow, tamaño 12 y estilo Cursiva. El resultado es: Antonio Vivar Moreno Droguería - Perfumería C/ Málaga, GUADIX (Granada) Teléfono: (958) Alineación justificada 1. Haz clic en el botón Justificar de la Barra de herramientas Formato y escribe el párrafo siguiente. 2. Selecciona el párrafo y establece el tipo de fuente Verdana, tamaño 12 y estilo Cursiva con la Barra de herramientas Formato. El resultado es: En este caso, todos los detalles sobre la mercancía solicitada y las condiciones de compra, van detalladas en un documento anexo (pedido u orden de pedido) y en la carta sólo haremos mención a ese documento. NOTA: en esta opción de alineación justificada todas las líneas del escrito están alineadas junto al margen derecho; para ello, Word distribuye el texto y los espacios entre palabras de manera automática. Sangría Una sangría es una reducción de los límites del texto dentro de los márgenes establecidos. Podemos establecer los siguientes tipos de sangría: derecha, izquierda y especiales (de primera línea y francesa). Sangría de primera línea. Desplaza el texto de la primera línea del párrafo hacia la derecha. Sangría francesa. Mantiene la primera línea pegada al margen izquierdo del documento y las demás líneas del párrafo con una sangría izquierda. Sangría izquierda. Es el espacio que hay entre el margen izquierdo del documento y la parte izquierda del párrafo. Sangría derecha. Espacio que hay entre la parte derecha del párrafo y el margen derecho del documento. Dentro del cuadro de diálogo Párrafo existe una opción para el tratamiento de las sangrías. En la lista desplegable de sangría Especial, se encuentran las sangrías Primera línea y Francesa. Para cambiar los valores preestablecidos de estas sangrías, pulsamos sobre las flechas que aumentan o disminuyen el valor en centímetros de las mismas y activamos después el botón Aceptar. Las sangrías también pueden establecerse con la Regla. Si observas con atención la regla horizontal, verás en el extremo izquierdo estos iconos: y en el extremo derecho el icono. Son los marcadores de sangrado, que se pueden observar en la Figura Si te posicionas sobre ellos con el cursor del ratón, verás el nombre de cada una de las sangrías. Fig Regla con los marcadores de sangrado. Una vez que hemos establecido las sangrías podemos modificar su margen, con los botones Disminuir sangría: y Aumentar sangría: de la Barra de herramientas Formato. 158