CIRCULAR DE RESPUESTA A LOS OFERENTES DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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1 SNCC.D.016 No. EXPEDIENTE DGAP-LPN-04/2015 Página 1 de 6 01 de julio de 2015 CIRCULAR DE RESPUESTA A LOS OFERENTES Página 1 de 6 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO CIRCULAR No. 1 A TODOS LOS OFERENTES CONFORME AL REGISTRO DE INTERESADOS LICITACION PUBLICA NACIONAL DGAP-LPN-04/2015 Contratación del Servicio de Suministro de Alimentos para el Club de Empleados y Administraciones Adyacentes de la Dirección General de Aduanas El Comité de Compras y Contrataciones de la Dirección General de Aduanas les informa que, en el período comprendido entre el 1 al 22 de Junio 2015 recibimos las siguientes preguntas: 1- En la pag. 23: Descripción del servicio: a) Hay facilidades y equipos en el Club para cocinar algunos platos variados para los almuerzos de los sábados de la Liga Infantil y de los domingos familiares? Sí, el Club tienes esas facilidades. b) Se debe tener un buffet del plato del día los sábados para los empleados que visiten el Club o los almuerzos los piden del menú de todos los opcionales? En la actualidad la visita de los empleados al Club es el Domingo, el servicio debe ser Buffet con varias opciones. c) Cuentan en el Club con equipos para calentar pizzas y sándwiches? Vitrinas, neveras y freezers? Baño de Maria para colocar la comida del buffet y mantenerla caliente? O tenemos que llevarlos? Sí, el Club cuenta con esos equipos, y si es necesario pueden llevarlos. d) Las bebidas en los fines de semana en el Club incluye las alcohólicas? o solo cervezas? Sí, incluye todo tipo de bebidas.

2 Página 2 de 6 e) Los almuerzos de la Liga Infantil de los sábados, además de los opcionales, son para servirlos como buffet o pre-empacados? Pre Empacados. f) Cantidad aproximada de comensales en cada dependencia a llevar? 200 comensales diarios aproximadamente de lunes a viernes entre las cuatro localidades: Club (36), Administración Caucedo (100), Administración Boca Chica (12) y Aeropuerto Internacional de las Américas y Terminal de Carga (52). g) A qué hora se deben entregar los almuerzos a cada dependencia? Rango de horario de entrega en cada dependencia ya que un solo vehículo debiera cubrir toda esa ruta. La hora aproximada de llevar los almuerzos a cada dependencia es de 11.00AM A PM. h) Como se empacan los servicios? en fundas plásticas individuales con uno o 3 servicios con sus nombres o con un numero de opción para mayor facilidad? Cada compañía debe tener su estrategia de entrega, pero preferiblemente con sus nombres. i) Se les debe incluir desechables de tenedores, cubiertos y servilletas a cada servicio preempacado? Sí. j) Se nos puede dar una idea de la cantidad de camareros que debemos tener para brindar un buen servicio los sábados y para los domingos? Depende de la cantidad y el flujo de personas que asistan al Club, en ese caso el oferente que resulte adjudicado debe evaluar ese aspecto, aproximadamente 200 personas visitan los domingos. Sí. 2- Pag. 24: Para facturar nos suministrarían el listado de todo el personal que está autorizado? 3- Pag. 25: a) El inventario de útiles es proporcionado por ustedes? No, por el Oferente. b) Quien es responsable de reponer los que se pierdan o se rompan? La compañía que resulte adjudicataria del contrato.

3 Página 3 de 6 4- Visitas: a)para cuándo se puede hacer la visita al Club? b) Pueden ser dos visitas? una el sábado y otra el domingo? De esta forma se aprecia mejor como se manejan los distintos servicios requeridos por ustedes para brindarles lo que realmente están procurando y poder cotizarlos correctamente. c) Se podría contar en esas visitas con una persona de ustedes que esté preparada para aclarar cualquier duda que tenga surja ya que el proceso de preguntas y repuestas se cierra este lunes 22 de los corrientes? Visita técnica realizada miércoles 24 junio Cuando será la visita del lugar donde se realizara el servicio? Visita técnica realizada miércoles 24 junio La comida es elaborada en nuestras instalaciones o en las instalaciones del club? Cualquiera de las dos opciones. 7- El servicio de almuerzos de lunes a viernes para empleados que laboran en el Club, Administración Caucedo, Aeropuerto Internacional de las Américas y Administración Boca Chica, es tipo bufet o almuerzos pre-empacados? Es tipo buffet para los empleados del Club, y Pre-empacados para las demás dependencias. 8- Genéricamente que debe incluir el menú de lunes a viernes? Almuerzos balanceados y variados. 9- Cuál es el horario en los que requieren de nuestros servicios de lunes a viernes? El servicio de almuerzo debe ser de 11:00 AM A 12:00 PM para todas las localidades. 10- El servicio de almuerzos para los niños de la Liga Infantil de Baseball de la DGA es preempacados o tipo bufet? Pre Empacados. 11- Genéricamente que debe incluir el menú de los niños de la Liga Infantil de Baseball de la DGA? Almuerzos balanceados y variados.

4 Página 4 de El servicio de almuerzos para los niños de la Liga Infantil de Baseball de la DGA debe incluir la bebida dentro del precio? No. 13- Cuál es el horario en los que requieren de nuestros servicios los sábados y los domingos? Estará sujeto a las diferentes actividades que se presenten. (Ver punto 2.8 del Pliego de Condiciones, donde se describen actividades de los fines de semanas y horarios). 14- Hemos notado que hacen mucho énfasis en la diferenciación del almuerzo del domingo familiar, Cuales son las características de este almuerzo? Que es lo que lo diferencia del almuerzo de la semana? Básicamente almuerzos tipo buffet, y tienen que tener más de una opción para que los empleados lo pueden disfrutar. 15- Genéricamente que debe incluir el menú del almuerzo del domingo familiar? Almuerzos balanceados y variados. 16- Es el almuerzo del domingo familiar cubierto en su totalidad por la DGA o aplica algún tipo de subsidio al empleado? El empleado lo cubre en su totalidad. 17- Los empleados tienen crédito para comprar todo lo que este de venta en el club? Almuerzo solamente. 18- Dispone el club de la DGA de platos, cuberterías y/o utensilios para el servicio de los almuerzos tipo bufet? No, los cubrirá el Oferente Adjudicatario. Sí. 19- Está permitida la venta de bebidas alcohólicas los fines de semana? 20- La DGA va a entregar la cocina y otras instalaciones como la cafetería para dar un mejor servicio tanto a los empleados que van a disfrutar los fines de semana como los que están trabajando de lunes a viernes? En caso de que no sea así, le solicitamos gentilmente enmendar este punto, pues de esta forma se daría un servicio de más calidad, garantizando comida permanente y cuidando la cadena de temperatura en los alimentos. Tomaremos en cuenta sus sugerencias.

5 Página 5 de Podrá el proveedor seleccionado colocar baños de maría para garantizar la temperatura? Sí, siempre que sea necesario. 22- Se dará la responsabilidad al oferente que resulte adjudicado de la venta de las bebidas, como, jugos, refrescos, smothies, helados, agua, cervezas, ron y otras? En caso de no haberlo considerado, sugerimos también enmendarlo Tomaremos en cuenta sus sugerencias. No. 23- Se puede introducir alguna clausula en el contrato para resarcir al proveedor en caso de retrasos los pago? Si no es así sugerimos incluirlo 24- Se permitirá la venta de picaderas y bebidas energizantes en carritos o canastas térmicas a los jóvenes de la Liga o es solamente la Comida? Solamente el almuerzos. 25- Existe alguna facilidad en las administraciones con más de 100 colaboradores para colocar baños de María para manejar mejor los alimentos, sustituyendo el servicio preempacado y si existe algún espacio para montar dicho servicio con buenas condiciones de higiene? Podríamos evaluar esa posibilidad. Luego de la visita técnica en la mañana de hoy a las instalaciones del Club de Aduanas, pudimos apreciar el excelente espacio y comodidades que ofrece a sus empleados y al ver la cocina completamente equipada que poseen, en el pliego de la licitación no se contempla el uso ésta, por lo cual queremos sugerirles que con el objetivo de reducir los costos de los servicios de alimentos y mayor facilidad sean elaborados allá. Otras interrogantes surgidas durante nuestra visita: 26- Los equipos e impresoras para la facturación de los servicios que se ofrecerán, serán suplidos por la institución para fines de facturación y descuentos a los empleados? El adjudicatario debe tener su equipo y sistema de facturación. 27- Es cubierto por la DGA el GAS propano a utilizarse en el área de cocina? En caso de acordarse el uso del área de compañía que resulte adjudicada. cocina, el gas propano debe ser cubierto por la

6 Página 6 de Se prohibirá la entrada al Club de alimentos y bebidas a los empleados, para garantizar el consumo de estos en el mismo? Si, será prohibido. 29- Va la DGA a poner a prueba los proveedores precalificados por un periodo (una o dos semanas) como ha hecho en otras licitaciones? Los criterios de evaluación son los establecidos en el pliego de condiciones. (punto 3.4) 30- Para las coordinación de las actividades propias del Club se debe coordinar con la gobernación del Club o con el Dpto. de Compensaciones y Beneficios? Esta información se le dará al oferente que resulte adjudicatario, de acuerdo a cada actividad. DEPARTAMENTO DE COMPRAS DIRECCION GENERAL DE ADUANAS