Código de Conducta y Ética Empresarial

Transcripción

1 Código de Conducta y Ética Empresarial Compromiso con la excelencia laboral

2 Índice Carta del Presidente 2 Excelencia en el lugar de trabajo y Código de Conducta y Ética Empresarial de FedEx 3 Comportamiento legal y ético 5 Políticas de igualdad de oportunidades y contra el acoso 8 Política de Puertas Abiertas 9 Ambiente, salud y seguridad 10 Derechos humanos 11 Conflictos de intereses 12 Oportunidades empresariales 14 Regalos, entretenimiento, préstamos u otros favores 15 Pagos inapropiados y sobornos 17 Controles de comercio internacional 19 Protección y uso de los activos e información de la empresa 20 Negocios con información privilegiada 22 Actividad y contribución política 23 Leyes antimonopolio de los Estados Unidos y otras leyes de competencia 24 Uso de las computadoras y otros recursos electrónicos 25 Informes y controles internos; retención de archivos 27 Reportes empresariales y divulgación pública de información empresarial 28 Informes sobre asuntos contables y de auditoría y fraude 29 Denuncia de abusos - la Línea de Alerta de FedEx 30 Exenciones 32 Cumplimiento 32 Sugerencia final 33 Código de Conducta y Ética Empresarial 1

3 Carta del Presidente El nombre de FedEx es sinónimo de integridad y confiabilidad en todo el mundo. Nuestra reputación es un activo estratégico muy importante; depende de todos nosotros protegerla y mejorarla. En el ambiente empresarial de hoy día, nuestra sólida reputación no tiene precio. Siempre hemos estado comprometidos a cumplir con la ley dondequiera que operemos y nos hemos esforzado por mantener un alto estándar en nuestra ética empresarial y personal. Cada director, funcionario y empleado de FedEx debe cumplir con las políticas establecidas en este Código de Conducta y Ética Empresarial. Los contratistas de FedEx y los Participantes del Servicio Global (GSP) brindando servicios a nombre de FedEx o que operan bajo la marca FedEx también deben cumplir con aquellas secciones del Código que les sean aplicables. Es importante leer este Código y desarrollar un conocimiento básico de las leyes y normas que afectan directamente su trabajo. Este Código no puede cubrir todas las situaciones en las que se deben tomar decisiones. Existen otras políticas, manuales y guías de FedEx que también son componentes importantes de nuestro programa global de cumplimiento y ética, y que deben ser leídos conjuntamente con este Código. Sobre todo, no dude en consultar sus dudas o pedir consejo a su gerente, a su Contacto en la Empresa o al abogado del departamento legal antes de tomar una decisión sobre la cual no se sienta seguro. Si tiene alguna razón para creer que ha ocurrido una violación legal o ética, es su deber denunciarla a su gerente, a su Contacto en la Empresa, al departamento legal o de recursos humanos o a través de la Línea de Alerta de FedEx. Nuestras políticas nos prohíben tomar cualquier clase de represalia en su contra por cumplir con esta obligación. Nuestros funcionarios, directores y gerentes también tienen la responsabilidad de promover los principios estipulados en este Código y de fomentar una cultura en la cual todos los miembros del equipo reconozcan, valoren y demuestren una conducta ética. Nuestro compromiso de hacer lo correcto depende de su capacidad de establecer el tono apropiado y de atender cualquier sospecha de violación rápidamente, con cuidado y respeto. Nuestro compromiso de mantener los niveles más altos de ética y estándares profesionales es una parte fundamental de nuestra Purple Promise para que cada experiencia de FedEx sea extraordinaria. Gracias por tomarse el tiempo para leer, comprender y cumplir con este Código y por su continua dedicación y arduo trabajo. Atentamente, Frederick W. Smith Director Ejecutivo, Presidente Código de Conducta y Ética Empresarial 2

4 Excelencia en el lugar de trabajo y Código de Conducta y Ética Empresarial de FedEx El Código de Conducta y Ética Empresarial de FedEx establece normas para garantizar que nuestra conducta en el trabajo sea ética y respalde la reputación que FedEx se ha ganado como una de las marcas más admiradas del mundo. FedEx es consistentemente reconocida entre entre las mejores empresas para trabajar en los EE. UU. y a nivel internacional. Si bien el Código establece pautas para una serie de situaciones en el trabajo, los elevados estándares que caracterizan nuestro entorno de trabajo pueden sintetizarse en unos pocos principios simples. Respeto por nuestros CLIENTES Respeto por nuestros COLEGAS Respeto por nuestra COMPAÑÍA Respeto por nuestras COMUNIDADES Escuchamos a nuestros clientes y nos esforzamos por alcanzar la excelencia en el lugar de trabajo que nos permite cumplir con sus necesidades y superar sus expectativas. Desarrollamos miembros del personal altamente motivados y efectivos por medio de propiciar un lugar de trabajo seguro que valora la diversidad, el trabajo en equipo y la dignidad humana. Somos responsables del modo en el que nuestras acciones se ven reflejadas en la reputación de la empresa y del uso prudente de sus recursos. Apoyamos a las comunidades en las que hacemos negocios y procedemos como ciudadanos globales responsables. Código de Conducta y Ética Empresarial 3

5 Muchas de las declaraciones de las políticas de este Código van seguidas por una o más preguntas y respuestas. Las preguntas y las respuestas se incluyen para aclarar las políticas y para abordar asuntos específicos a los que se puede enfrentar en su trabajo. P: El Código aplica a todos en FedEx? R: El Código aplica a todos los directores, funcionarios y empleados de FedEx Corporation y sus subsidiarias en todo el mundo. Usted debe leer este Código junto con cualquier otra política, manual o guía de FedEx que se refiera a su trabajo. La empresa operativa FedEx para la cual usted trabaja puede tener políticas levemente diferentes a las establecidas en este Código. En tal situación, usted debe seguir la política más restrictiva o pedir ayuda al departamento legal de su empresa. P: El Código aplica a los contratistas? R: Ciertas cláusulas relevantes de este Código aplican a aquellos contratistas y participantes del servicio global (GSP) que operan en nombre de FedEx o bajo la marca de FedEx ( Contratistas ) en la medida en que esté expresado en sus contratos respectivos con FedEx y lo permitan las leyes pertinentes. Los términos de tales contratos o leyes se aplicarán en caso de que exista un conflicto con este Código. En todo caso, se espera que todos los contratistas y su personal respeten las normas más elevadas de ética comercial y que garanticen el cumplimiento de toda la legislación aplicable. Los contratistas que necesiten información adicional sobre las políticas de este Código deben dirigir sus preguntas a su contacto principal en FedEx (el Contacto en la Empresa ) o al departamento legal. P: El Código es un contrato? R: El Código y las políticas que en él se describen no son un contrato de trabajo. Por lo tanto, no se considerará que este Código genera una relación patrón-empleado entre FedEx y sus Contratistas o su personal. FedEx no crea ningún derecho contractual al emitir este Código. FedEx puede modificar las políticas, lineamientos y sus procedimientos relacionados en cualquier momento. P: Con quién puedo hablar si tengo alguna pregunta sobre el Código? R: Las preguntas relacionadas con el material incluido en el Código pueden dirigirse a su gerente, o al departamento legal o de recursos humanos de la empresa. Asimismo, ellos podrán proporcionarle copias adicionales del Código. Para descargar una copia del Código, visite o diríjase a la sección de gobierno corporativo de la página web de relaciones con el inversor de FedEx en El Código de Conducta y Ética Empresarial aplica a todos en FedEx. Código de Conducta y Ética Empresarial 4

6 Comportamiento legal y ético El comportamiento legal y ético es un requisito y es fundamental para nuestro éxito constante. Usted debe cumplir con aquellas reglas y normas relacionadas con su conducta empresarial. Además, debe evitar y denunciar cualquier actividad que involucre, o pueda llegar a involucrar a FedEx en cualquier práctica potencialmente ilegal. Consecuentemente, debe entender las leyes y normas relevantes a su trabajo y cumplir con las exigencias legales del país en el que usted trabaja. Algunas leyes afectan a todos, como aquellas sobre la igualdad de oportunidades de empleo y sobre la salud y seguridad en el trabajo. Otras leyes afectan principalmente a aquellos empleados y Contratistas en ciertas posiciones, como aquellas sobre la operación de nuestras redes de transporte, informes financieros y servicio al cliente. Las leyes que regulan nuestras actividades pueden ser complicadas, pero ignorarlas no lo exime de su obligación de cumplirlas. Consulte a sus gerentes, al Contacto en la Empresa o al departamento legal en caso de que tenga dudas acerca de aquellas leyes y normas relacionadas con su trabajo. Además de cumplir con la ley, usted debe adherirse a los estándares éticos y otros establecidos en este Código. FedEx se esfuerza por conducir sus actividades empresariales de una manera consistente con los más altos estándares de integridad y conducta ética. Se espera que usted demuestre un nivel inquebrantable de integridad, responsabilidad y conducta profesional en el cumplimiento de sus responsabilidades. Usted debe ser honesto y sincero en su trato con los clientes y debe respetar los derechos de estos, de las autoridades gubernamentales, del público, de los proveedores, de los competidores, así como los de sus colegas y Contratistas. Nunca debe aprovecharse indebidamente de ninguna persona a través de la manipulación, abuso o de ocultar información registrada, ni a través de la tergiversación de hechos materiales, ni ninguna otra práctica intencional parecida. Tampoco debe participar en conductas ilegales de terceros ni facilitarlas. Este Código contiene declaraciones y resúmenes de políticas para muchas de las áreas clave de conducta empresarial y personal. Si bien trata nuestros principales temas de interés, existen otras políticas específicas vigentes que usted también debe leer y entender. Por ejemplo, los empleados de FedEx Express deben consultar, entre otras, las políticas que contiene El Manual del Personal. Los Contratistas, por su parte, deben consultar los términos de sus contratos con FedEx, así como sus propias políticas y procedimientos internos. También es importante mantener una relación abierta entre los empleados y los gerentes, tener relaciones productivas y profesionales con los empleados de otras empresas de FedEx y ejercitar el sentido común y la integridad en todo momento. Los gerentes son responsables de cumplir con este Código en forma personal y del cumplimiento por parte de sus empleados. Debemos asegurarnos de proceder en forma legal y ética en todo momento, aunque eso nos cueste negocios o ganancias a corto plazo. El comportamiento legal y ético es lo mejor para nuestros intereses a largo plazo, ya que mantiene nuestra excelente reputación de confiabilidad y seriedad. Una conducta empresarial apropiada promueve la lealtad de los miembros del equipo, proveedores y clientes, y fomenta una relación de mutuo beneficio entre FedEx y las comunidades en las que operamos. Código de Conducta y Ética Empresarial 5

7 Responsabilidades especiales de los gerentes de FedEx: todos los gerentes de FedEx deben tener un fuerte sentido de la integridad y se espera que se comporten de manera ejemplar y sincera. Si usted tiene un cargo gerencial, tiene la responsabilidad especial de conducirse de acuerdo con los principios establecidos en este Código. Usted es un modelo de conducta para sus empleados y sus subordinados observan y emulan sus acciones. El tono que usted establece en sus acciones diarias es el factor más importante para fomentar una cultura en la que sus empleados actúen de acuerdo con los principios establecidos en este Código. Como líder, usted debe: Asegurarse de que sus subordinados lean y comprendan el Código Supervisar adecuadamente y controlar cualquier descuido para asegurarse de que en el área bajo su responsabilidad se cumpla con el Código Anticipar, evitar y detectar riesgos de cumplimiento Exigir el cumplimiento del código y de las políticas y procedimientos relativos sistemáticamente Apoyar a sus empleados que, de buena fe, planteen problemas o inquietudes Asegurarse de que no se tomen represalias contra ninguno de sus empleados por realizar denuncias de buena fe Denunciar y resolver inmediatamente cualquier violación o punto débil relacionado con el cumplimiento, incluida la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes P: Contratamos a una persona que en el pasado trabajó para la competencia. Ella está al tanto de información privilegiada y confidencial de su antiguo empleador. Está bien que ella comparta esa información a FedEx? R: No. La política de FedEx le prohíbe revelar información privilegiada, técnica, empresarial y confidencial de su antigua empresa. Aún si llegara a ser revelada accidentalmente, usted no podrá utilizar tal información. Para decirlo claramente, FedEx tratará toda la información privilegiada y confidencial de otras empresas en la misma manera en que esperamos que los antiguos empleados de FedEx traten nuestra información confidencial. P: Todos los años, FedEx eleva el nivel de rendimiento y parecería que siempre tenemos la presión de hacer lo que sea para lograr mejores resultados. Estas obligaciones de alcanzar objetivos comerciales y financieros complejos se oponen a las obligaciones establecidas en este Código? R: No. Estas obligaciones no solo son compatibles, sino que están relacionadas directamente. Hacer lo correcto por la razón adecuada es siempre una buena práctica comercial. En ningún caso se beneficia a la empresa a través de prácticas comerciales ilegales o no éticas. Nuestra economía de mercado se basa fundamentalmente en la confianza, y FedEx es una de las marcas más confiables del mundo. Mantener los estándares éticos y profesionales más elevados es fundamental para conservar esta valiosa confianza. P: Mi grupo de FedEx tiene un antiguo proveedor a quien siempre le pagamos enviándole un cheque por correo a su sede en Scranton, Pensilvania. Para el último pago adeudado, el proveedor me solicitó que le enviara el dinero a través de una transferencia bancaria a una cuenta a nombre de una empresa de las Islas Vírgenes Británicas en un banco en las Bahamas. Debo sospechar? R: Sí, debe sospechar si en una operación debe transferir fondos hacia o desde países o entidades que no están relacionadas con la operación o no son lógicas para la otra parte. El hecho de que pidan que transfiera dinero a terceros también presenta señales de alarma que deben investigarse para garantizar la legitimidad de la transacción. Antes de proceder, consulte a su gerente o al departamento legal de su empresa. Código de Conducta y Ética Empresarial 6

8 Comportamiento legal y ético P: Las diferentes leyes son tan complicadas y cubren tantas áreas diferentes, que, cómo puedo estar seguro de no violar algún detalle técnico? Además, cómo se supone que debo entenderlo todo? Yo no soy abogado. R: Siga su buen juicio. Si algo le parece intuitivamente equivocado, pregunte antes de actuar. Además, usted tiene la obligación de entender los puntos más finos de las reglas que regulan su trabajo. El departamento legal de su empresa está familiarizado con las políticas escritas que se utilizan en su empresa. No dude en ponerse en contacto con ellos si necesita que le aclaren las leyes, o las normas y políticas de FedEx. P: Qué debo hacer si hay un conflicto entre una política de FedEx y la ley en un país en el cual estoy trabajando? R: Nuestra meta es cumplir con todas las leyes locales y cumplir con los más altos estándares de integridad y ética en todo el mundo. Simplemente porque las leyes de un país en particular sean menos restrictivas en algún sentido que las de los EE. UU. no es una excusa para violar las políticas de FedEx, y viceversa. Los gerentes de FedEx, los Contactos en la Empresa y el departamento legal de su empresa son responsables de suministrarle instrucciones claras sobre cómo tratar cualquier conflicto entre una ley o costumbre local y una política de FedEx. Si encuentra que existe un conflicto que su gerente no ha tratado, debe ponerlo al tanto inmediatamente. Si necesita ayuda adicional, póngase en contacto con el departamento legal de su empresa. Es esencial que FedEx esté al tanto de cualquier caso en el cual nuestras prácticas estén en conflicto con los requisitos legales locales. FedEx mantiene los estándares más elevados de integridad y conducta ética. Código de Conducta y Ética Empresarial 7

9 Políticas de igualdad de oportunidades y contra el acoso Nuestro recurso más importante es nuestra gente. Estamos comprometidos a proveer un ambiente de trabajo en el cual a usted se le respete, se sienta cómodo y apreciado. Nuestras políticas están diseñadas para promover la justicia y el respeto para todos. Contratamos, evaluamos y ascendemos a los empleados, y contratamos a los Proveedores, basándonos en su talento, conducta y rendimiento. Con esto en mente, esperamos que todos se traten con dignidad y respeto y no estamos dispuestos a tolerar ciertos comportamientos. Entre los comportamientos inaceptables se incluyen: el acoso, la violencia, la intimidación y la discriminación de cualquier clase por motivos de raza, color, religión, nacionalidad, género, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, edad, discapacidad, condición de veterano de guerra, estado civil (cuando fuere aplicable) o cualquier otra característica protegida por la legislación aplicable. Las propuestas sexuales indeseadas y otras conductas personales inapropiadas están prohibidas. Está terminantemente prohibido y no se tolerará ningún tipo de acoso o ningún acto que cree el potencial para tal acoso, ni en términos de la moral individual de los empleados ni en violación de las leyes aplicables. Esté al tanto de que el acoso puede adquirir distintas formas, como propuestas y proposiciones sexuales, amenazas, conductas amenazadoras y contacto físico no deseado. El acoso también ocurre cuando sus palabras, acciones o conducta crean un ambiente de trabajo hostil, intimidatorio u ofensivo como por ejemplo hacer comentarios, bromas o gestos denigrantes. Las políticas de FedEx prohíben cualquier tipo de represalia contra una persona que denuncie de buena fe una mala conducta, real o supuesta. Nuestras políticas están diseñadas para promover la justicia y el respeto para todos. P: Creo que no recibí un ascenso porque mi gerente sabe que estoy tratando de quedar embarazada. He escuchado a mi gerente decir que cuando una mujer está embarazada, inevitablemente interfiere con su rendimiento en el trabajo. Hay algo que pueda hacer? R: Sí. Todas las decisiones relacionadas con el empleo en FedEx (p. ej., contratación, ascensos, asignación de trabajos, compensaciones, disciplina y capacitación, etc.) deben tomarse aplicando criterios relacionados con su trabajo. Usted debe seguir los procesos de queja dentro de su empresa operativa o informar la situación al departamento de recursos humanos. También puede hacer la denuncia a través de la Línea de Alerta de FedEx. P: Mis colegas se burlan de mi orientación sexual. Debería simplemente ignorarlos? R: No. FedEx no tolera este comportamiento. Denúncielos inmediatamente a su gerente o ante el departamento de recursos humanos de su empresa o siga los procesos de queja de su empresa operativa. También puede hacer la denuncia a través de la Línea de Alerta de FedEx. Código de Conducta y Ética Empresarial 8

10 Política de Puertas Abiertas Se le invita a comunicar sus ideas y preocupaciones directamente a la gerencia o a su Contacto en la Empresa. Es importante que lo comunique inmediatamente de manera que se traten sus ideas o inquietudes. Trabajar juntos en una atmósfera de confianza, respeto y cooperación facilita un ambiente de trabajo más productivo. Si su gerente o el Contacto en la Empresa no pueden resolver un asunto o si usted cree que su gerente o el Contacto en la Empresa son parte del problema, puede contactar al departamento de recursos humanos para pedir asesoramiento o puede llamar a la Línea de Alerta de FedEx. P: Tengo algunas ideas sobre cómo hacer mi trabajo más eficiente. Debería comentar lo que pienso con la gerencia? R: Algunas de nuestras mejores ideas vienen de empleados que ven una mejor manera de hacer las cosas. En el mercado competitivo actual, cada vez es más importante desarrollar y poner en práctica ideas que nos hagan más eficientes. Incluso una idea pequeña, al ser aplicada a una empresa multimillonaria como FedEx, puede rendir grandes beneficios. No dude en compartir sus ideas con los demás en la empresa. P: Cuando le señalo problemas en mi departamento, mi supervisor me ignora o no hace nada. Cómo puedo comunicarme si nadie me escucha? R: Primero, asegúrese de comunicarse de forma efectiva. Esté siempre preparado, sepa qué es lo que quiere decir y por qué lo está diciendo. Asegúrese de que su oyente esté listo para escucharlo y no esté distraído o preocupado con otros asuntos. Use un lenguaje claro y simple y presente sus peticiones o sugerencias positivamente. Por último, solicite comentarios sobre lo que usted expuso. Asegúrese de que su mensaje haya sido enviado y recibido de la manera que usted quería. Si ya ha intentado esto y sinceramente cree que sus comunicaciones están siendo ignoradas, entonces utilice otros canales. Hable con el departamento de recursos humanos de su empresa o con el supervisor de su gerente. Todos en FedEx tienen el derecho de, y se les incentiva a, contribuir con sus pensamientos, ideas y acciones para construir una mejor empresa. Recuerde que, por distintas razones, no todas las ideas seran adoptadas, pero las sugerencias siempre son bienvenidas. Por lo general, las mejores ideas vienen de los empleados. Código de Conducta y Ética Empresarial 9

11 Ambiente, salud y seguridad Estamos comprometidos a ofrecer un ambiente de trabajo seguro, saludable y libre de alcohol y de drogas. Toda clase de conducta ilegal, incluyendo los comportamientos amenazadores o intimidantes, agresiones o violencia de cualquier clase, están prohibidos. Todos los empleados tienen la responsabilidad de denunciar cualquier condición de trabajo insegura, las amenazas y las acciones o situaciones (incluidas las relacionadas con proveedores o clientes) que potencialmente generen violencia en el lugar de trabajo. Debe entender y cumplir con todas las leyes y normas de seguridad, salud y medio ambiente que afectan nuestras actividades empresariales, así como con otras políticas empresariales relacionadas. También estamos comprometidos a evitar, cuando sea posible, un impacto adverso sobre el medio ambiente y las comunidades en las cuales trabajamos. También insistimos en que los Contratistas, proveedores y otros que trabajen con nosotros se atengan a las leyes y normas aplicables y cumplan con ellas. Otros recursos: Programa de prevención de violencia en el lugar de trabajo P: A pesar de que FedEx dice que la seguridad va primero, mi gerente me exige que cumpla metas que solo se pueden alcanzar dejando de cumplir con los procedimientos de seguridad. Les mencioné el asunto a mis colegas, pero ellos me dijeron que me quedara callado dado que podría ser despedido. Qué debo hacer? R: Los procedimientos de seguridad nunca deben pasarse por alto. Primero debe discutir la situación con su gerente, o con el siguiente nivel gerencial de FedEx. Si no se siente cómodo haciendo esto, o si no puede atraer la atención de la gerencia, debe llamar a la Línea de Alerta de FedEx o ponerse en contacto con el departamento de recursos humanos o con el departamento legal de su empresa. FedEx prohíbe cualquier represalia contra los empleados que expresen preocupaciones legítimas de buena fe. P: Me lastimé la espalda en el trabajo, pero no quiero informarlo porque en parte fue culpa mía y porque rompería el récord de tiempo que lleva mi unidad sin lesiones. Qué debo hacer? R: Nunca debe ignorar u ocultar un problema. Todos los accidentes deben reportarse a la gerencia o al Contacto con la Empresa lo antes posible para que FedEx pueda tomar cualquier medida necesaria para su seguridad y para prevenir incidentes similares en el futuro. Las medidas correctivas podrían incluir cambios en los procedimientos de trabajo o capacitación de seguridad adicional. P: He sido seleccionado para una prueba de drogas al azar. Yo no consumo drogas ilícitas, así que no me parece que tenga que hacerme esa prueba. No es esa prueba una invasión de mi privacidad? R: No. Como proveedor de servicios de transporte y otros, debemos cumplir con una serie de requisitos legales diseñados para mantener a nuestros empleados y nuestros sitios de trabajo libres de alcohol y de drogas ilícitas. La meta es garantizar la seguridad tanto de nuestros empleados como del público. Bajo ciertas circunstancias, y de acuerdo con la ley, FedEx puede hacerles pruebas a sus empleados. Nuestras pruebas se hacen teniendo en cuenta su privacidad y dignidad personal. P: Creo que mi jefe tiene un problema con la bebida que está interfiriendo con el trabajo en mi área. Qué puedo hacer? Realmente quiero ayudar. R: Usted tiene la obligación de informar sus sospechas al gerente de su jefe o al departamento de recursos humanos de su empresa. Como proveedor de servicios de transporte, es esencial para la seguridad de los empleados y del público que todos los sitios de trabajo de FedEx estén completamente libres de alcohol y de drogas ilícitas. Al denunciar sus sospechas ahora, usted no solo cumplirá con su deber hacia FedEx, sino que también puede estar ayudando potencialmente a que su jefe enfrente un problema serio. Código de Conducta y Ética Empresarial 10

12 Derechos humanos FedEx tiene el compromiso de proteger y respetar los derechos humanos en todas nuestras operaciones. FedEx tiene el compromiso de proteger y respetar los derechos humanos en todas nuestras operaciones. Tratamos a las otras personas con respeto y dignidad, fomentamos la diversidad y las opiniones distintas, proporcionamos condiciones de trabajo seguras y promovemos la igualdad de oportunidades para todos. Prohibimos el acoso, la intimidación y la discriminación, el uso de trabajo infantil, forzado o coercitivo, y el tráfico de personas por cualquier motivo. Esperamos que nuestros proveedores también cumplan con estos principios importantes. Código de Conducta y Ética Empresarial 11

13 Conflictos de intereses Evite cualquier actividad o situación que aparentemente cree un conflicto de intereses. Respetamos su derecho a administrar sus asuntos e inversiones personales. Al mismo tiempo, los empleados deben evitar actividades o situaciones que presenten un potencial conflicto de intereses entre sus intereses personales y los intereses de FedEx. Los empleados le deben su lealtad a FedEx y, por ello, deben evitar cualquier interés, inversión o asociación que interfiera con el ejercicio independiente de su buen juicio a favor de los intereses de FedEx. Además, deberá evitarse cualquier actividad o situación que aparentemente cree un conflicto de intereses. En particular: FedEx hace negocios sin favoritismo. Por ello, ni usted ni ningún miembro de su familia inmediata debe tener ningún interés directo ni indirecto, ni relacionarse con, ninguna organización (incluidos proveedores, clientes o competidores de FedEx), si tal relación pudiera afectar la objetividad e independencia de su criterio o conducta al desempeñar sus deberes y responsabilidades. Excepto en circunstancias excepcionales en las que se permitan acuerdos en particular, usted no debe estar en la posición de influir en las condiciones de empleo (p. ej., ascenso, adjudicación de trabajo, compensación y disciplina) o evaluación de rendimiento de un miembro de su familia que sea empleado, contratista, proveedor, o agente de FedEx. Los empleados de FedEx no deben tener un trabajo adicional con organizaciones externas ni administrar sus propios negocios si tal empleo o actividad interferirá con sus obligaciones laborales en FedEx o planteará un conflicto de intereses real o aparente (p. ej., empleo con un competidor, cliente o proveedor) con FedEx o si tal empleo o actividad implica el uso de la información privilegiada de FedEx o los sistemas o inmuebles de FedEx. A menos que cuente con la aprobación previa por parte del Vicepresidente Ejecutivo Financiero y del Director de Contabilidad de FedEx Corporation, no puede contratar a ninguna persona que haya sido empleada durante los tres años anteriores por auditores independientes de FedEx Corporation (actualmente Ernst & Young, LLP). Esperamos que usted no se sitúe en una posición que pueda crear un conflicto de intereses, o la impresión de ser un conflicto de intereses. Si usted cree que puede tener un conflicto de intereses, debe informarlo inmediatamente a su gerente y al departamento legal de su empresa. Código de Conducta y Ética Empresarial 12

14 Conflictos de intereses P: Puedo contratar a mi hermano para trabajar por contrato para FedEx si sus honorarios son los mejores honorarios disponibles? R: No. FedEx generalmente prohíbe tratos comerciales con los familiares de los empleados. Independientemente de los honorarios de su hermano, FedEx no lo contratará para prestar servicios bajo contrato si él va a trabajar directamente bajo su supervisión o si usted tiene alguna influencia sobre la decisión de contratarlo. P: Mi hija está buscando empleo y ha expresado interés en trabajar para FedEx. Cuál es la política de FedEx en casos como éste? R: Si la política de contratación en la empresa de FedEx en cuestión lo permite, su hija puede aplicar para un empleo en FedEx, solo si el cargo para el que ella está aplicando no está directamente bajo su cargo (y usted no tenga que estar bajo su cargo). Su solicitud será evaluada de acuerdo con los mismos criterios que todas las otras solicitudes. Usted no puede usar su influencia o cargo para influir en el proceso de contratación. P: Mi esposa trabaja para la competencia de FedEx. Constituye esto un conflicto de intereses? R: No, no necesariamente. Sin embargo, usted debe discutir la situación con su gerente para asegurarse de que no le asignen tareas que podrían crear un conflicto de intereses. Bajo ninguna circunstancia deberá usted revelar información confidencial de FedEx a su esposa o pedirle información confidencial a ella sobre su empleador. P: Un amigo me pidió que invirtiera en una empresa que va a producir un producto que, en el futuro, podría ser vendido a FedEx. Si mi relación con la nueva empresa es financiera, se trata de un conflicto de intereses? R: Esta situación potencialmente se podría convertir en un conflicto de intereses, dependiendo de su cargo en FedEx, la capacidad que usted tiene para influir sobre las decisiones de compra de FedEx, el monto de su inversión y la importancia de FedEx como futuro cliente de la nueva empresa. Antes de invertir, debe informarle al departamento legal de su empresa y a su gerente a fin de obtener una aprobación previa por escrito. P: Tengo un pequeño negocio de cosméticos; la mayoría de las ventas son por Internet. En el trabajo, uso la computadora para acceder a los mensajes de correo electrónico y al sitio web de mi negocio personal y para procesar pedidos de mis clientes y utilizo la fotocopiadora a color del trabajo para fotocopiar volantes de mi negocio. Sin embargo, nunca permito que esta actividad interfiera con mis obligaciones en FedEx así que no creo que exista ningún conflicto de intereses. Estoy en lo cierto? R: No. Independientemente de si su segundo negocio interfiere con su trabajo en FedEx, no puede realizar trabajos para dicho negocio durante su horario de trabajo en FedEx ni utilizar los bienes o los sistemas (tales como computadoras y fotocopiadoras). En resumen, debe administrar su negocio personal en su casa. Código de Conducta y Ética Empresarial 13

15 Oportunidades empresariales Habitualmente, los clientes, empleados, proveedores de servicios y otros presentan ideas y oportunidades a FedEx. Asimismo, en el curso de su empleo en FedEx, usted puede recibir, descubrir o desarrollar ideas u oportunidades de nuevos negocios o inversiones. Estas oportunidades e ideas son de exclusiva propiedad de FedEx. Los empleados tienen prohibido hacer uso de tales ideas u oportunidades para su propio beneficio sin el consentimiento previo y por escrito del departamento legal de su empresa. Usted no puede usar su cargo en FedEx, ni ningún bien o información de la empresa, para obtener ganancias personales inapropiadas ni para competir con FedEx. Es su deber hacia FedEx abogar por nuestros intereses cuando se presenta la oportunidad. Tenemos la obligación de promover los intereses de FedEx cuando surja la oportunidad. P: Cuando estaba trabajando, hablé con una clienta de FedEx que me contó de un atractivo negocio inmobiliario que estará disponible y en el cual FedEx podría tener un interés. Veo a esta clienta frecuentemente y ella y yo somos amigos. Puedo invertir mi propio dinero? R: No sin antes revelar todos los detalles al departamento legal de su empresa y de recibir consentimiento por escrito. P: Un amigo de la universidad me llamó al trabajo para contarme sobre nuevas acciones en el mercado muy llamativas. Puedo invertir mi propio dinero? R: Sí. Usted no descubrió esta oportunidad desempeñando sus deberes en FedEx. Sin embargo, por favor, recuerde que debe evitar hacer negocios personales durante el horario de trabajo. Código de Conducta y Ética Empresarial 14

16 Regalos, entretenimiento, préstamos u otros favores Ni usted ni los miembros de su familia deben aceptar regalos o invitaciones a eventos pagados (excepto aquellos de valor nominal), préstamos (de cualquier monto) ni otros favores de un proveedor, posible proveedor, ni de ninguna persona con la cual FedEx hace, o podría hacer, negocios. Recibir tales artículos o favores podría comprometer o dar la apariencia de comprometer su capacidad de tomar decisiones empresariales objetivas, imparciales y justas. Debe evitar ofrecer o recibir cualquier regalo, propina o invitaciones a eventos que puedan aparentar influir injustificadamente una relación de negocios. No se deben recibir ni ofrecer regalos en efectivo o su equivalente (tales como tarjetas de regalo o cupones de regalo). Además, usted no debe solicitar regalos ni invitaciones a eventos sociales. Las invitaciones a eventos comerciales deben realizarse moderadamente y únicamente con el fin de agilizar los objetivos de negocios. Los regalos repetitivos (independientemente de cuán insignificantes sean) pueden ser considerados un intento de crear una obligación hacia el que los da y son, por lo tanto, inapropiados. Esta política aplica en todo momento, y no cambia durante las temporadas tradicionales de intercambio de regalos. Debe obtener la aprobación de su gerente o Contacto en la Empresa, así como cualquier otra aprobación requerida por las políticas de su empresa, antes de aceptar cualquier regalo o invitación a algún evento que exceda del valor nominal por parte de un proveedor, posible proveedor, o cualquier persona con la cual FedEx haga, o pueda hacer, negocios. Cuando no esté seguro, pida el consejo del departamento legal de su empresa. Código de Conducta y Ética Empresarial 15

17 Regalos, entretenimiento, préstamos u otros favores P: Un proveedor me ha ofrecido boletos gratuitos para un evento deportivo al que me encantaría asistir. Puedo aceptarlos? T: Tal vez. Lo más importante que debe tener en cuenta al tomar la decisión de aceptar un regalo o una invitación a un evento, como los boletos para un evento deportivo, es si recibir dicho regalo o invitación podría (i) comprometer o parecer comprometer su capacidad para tomar decisiones de negocios objetivas, imparciales y justas o (ii) influir o parecer influir una relación comercial. Por este motivo, las invitaciones a eventos comerciales deben realizarse moderadamente y únicamente con el fin de agilizar los objetivos de negocios. Éstas son, por supuesto, preguntas relacionadas con eventos y hechos. Algunos factores importantes, entre otras cosas, incluyen el valor justo del regalo o invitaciones a eventos, si el proveedor estará presente en el evento, la frecuencia con la que se reciben los regalos e invitaciones a eventos por parte del proveedor, si el proveedor abonará los gastos de viaje, alojamiento y comidas asociados con el evento, y el estado de la relación comercial con el proveedor. En consecuencia, si le ofrecen un regalo o una invitación a un evento (incluidas invitaciones a eventos comerciales) que exceda el valor nominal de parte de un proveedor, un proveedor potencial o cualquier persona con la que FedEx realiza o podría realizar negocios, debe informarle a su gerente y, si corresponde, consultar al departamento legal de su empresa. No debe aceptar ningún regalo o invitación a un evento sin el consentimiento previo y por escrito de su gerente. P: Recibí un regalo más que modesto de un proveedor en un país que tradicionalmente ofrece regalos frecuentes y caros. Qué debo hacer en ese caso? R: En algunas culturas, los regalos y las invitaciones a eventos juegan un papel importante en las relaciones de negocios, y es importante entender y adaptarse a las costumbres locales cuando se trabaja fuera de los Estados Unidos. Sin embargo, recuerde que las políticas de FedEx no permiten recibir regalos que pudieran comprometer -o que parezca que comprometan- nuestra capacidad para tomar decisiones objetivas y justas. Usted debe analizar este asunto con su gerente y el departamento legal de su empresa para verificar la legalidad, momento oportuno, propósito empresarial, valor e intención de tal regalo. P: Recibí un regalo de un cliente, pero no estoy seguro de cuál es su valor. Cómo sé si necesito informar a mi gerente? R: No necesita recibir permiso con respecto a artículos modestos, a menos que los demás puedan considerarlos razonablemente como un intento de influir sus decisiones empresariales. Debe usar su buen juicio para estimar el valor del regalo que recibió y la necesidad de recibir el permiso apropiado. Ante la duda, siempre es preferible solicitar aprobación. Si tiene alguna duda con respecto al valor de un artículo o sus consecuencias en relación con un conflicto de interés actual o aparente, debe discutir la situación con su gerente y el departamento legal de su empresa. En ningún caso se deben ofrecer o recibir regalos en efectivo o equivalente. Código de Conducta y Ética Empresarial 16

18 Pagos inapropiados y sobornos No toleraremos los pagos ni pagos en especie (regalos, favores, etc.) para influir a que las personas nos concedan negocios u oportunidades ni para que tomen decisiones comerciales en favor nuestro. En los negocios internacionales, especialmente los empleados o Contratistas a veces pueden caer bajo presión para hacer pagos o pagos en especie con el fin de inducir a otros a entregar permisos o servicios inapropiadamente a los cuales normalmente no tendríamos derecho. Nunca haga ni se comprometa a hacer tales pagos. Los sobornos, mordidas, comisiones secretas y pagos similares están estrictamente prohibidos. Además, podrían exponer a FedEx y a sus empleados y Contratistas a ser procesados judicialmente y sufrir graves castigos conforme a las leyes estadounidenses y las leyes de otros países. Se aplican reglas estrictas cuando FedEx hace negocios con agencias y autoridades gubernamentales, ya sea en los Estados Unidos o en otros países. Por ejemplo, usted debe cumplir con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) que, además de exigir el acatamiento de los procedimientos de control interno, establece que es ilegal sobornar a a un funcionario extranjero o a cualquier persona que obre en su nombre con el propósito de afectar cualquier acto o decisión del gobierno u obtener cualquier ventaja indebida para conseguir o retener un negocio. Un soborno puede ser un pago, una oferta o una promesa de cualquier cosa de valor (sin importar el monto), y un funcionario extranjero puede ser un funcionario del gobierno, un funcionario de un partido político, un candidato político o un funcionario público perteneciente a una organización internacional. Los pagos de facilitación están prohibidos a menos que ese pago sea necesario para proteger la salud o seguridad de una persona. Aunque la ley estadounidense permite tales pagos en ciertas circunstancias limitadas, la realización de dichos pagos infringe las leyes anti-soborno de muchos países, están documentados deficientemente y generalmente tienden a estimular y perpetuar la corrupción. Debe obtener la aprobación de su gerente o Contacto de la Empresa y, según se requiera, del departamento legal o del departamento de asuntos de gobierno de su empresa, antes de suministrar u ofrecer transporte, alojamiento, comidas, invitaciones a eventos, regalos u hospitalidad a cualquier empleado del gobierno de EE. UU. o de una nación extranjera. Cualquier pago o regalo debe estar debidamente documentado. Otros recursos: Política Global de Anticorrupción Política de Contactos Gubernamentales y de Conformidad con la Revelación del Cabildeo de FedEx Corporation Código de Conducta y Ética Empresarial 17

19 Pagos Headline inapropiados y sobornos P: Un funcionario gubernamental de un país que no es EE. UU. ha pedido un pago en especie o que no sea en efectivo. Me han dicho que esta clase de regalos es una práctica común en este país. Está eso permitido? R: Informe el pedido del funcionario a su gerente o Contacto en la Empresa y al departamento legal de su empresa, y consulte qué clase de medidas debe tomar. En general, esta clase de pagos deben ser considerados iguales que los pagos en efectivo, y se aplica la misma prohibición. P: En ciertos países fuera de los EE. UU. es necesario hacer pequeños pagos para facilitar procedimientos. Si estos pequeños pagos no se hacen, el procedimiento puede tomar meses. Qué debo hacer? R: Es posible que los pagos de facilitación realizados para completar los servicios administrativos de rutina a los que FedEx tiene derecho en el curso normal de los acontecimientos estén permitidos de acuerdo con la FCPA como pagos de facilitación. Sin embargo, los pagos de facilitación pueden violar las leyes antisoborno locales y otras. Por lo tanto, FedEx prohíbe realizar, ofrecer, prometer o autorizar estos pagos a menos que dicho pago sea necesario para proteger la salud o la seguridad de una persona. Cualquier pago de este tipo debe estar perfectamente documentado. P: Me gustaría llevar a un miembro del personal de un Congresista de los EE. UU. a cenar para hablar sobre una legislación propuesta relevante a FedEx. Está eso permitido? R: Las leyes, normas y regulaciones federales, estatales y locales de los EE. UU. imponen restricciones estrictas en el ofrecimiento y recepción de regalos, viajes, comidas y atenciones sociales por parte de funcionarios del gobierno y sus familiares. Estas leyes, normas y regulaciones varían según la jurisdicción y son muy complejas. Los directores y empleados de FedEx no pueden entregar ni dirigir ningún regalo, viaje, comidas o entretenimiento a ningún funcionario del gobierno federal, estatal o local ni a sus familiares. En las situaciones sumamente limitadas en que un director o empleado de FedEx considera que ofrecer cualquiera de estos artículos podría ser apropiado, se necesita una aprobación previa de dicho regalo, viaje, comida o entretenimiento por parte del departamento de asuntos gubernamentales de FedEx. Además, el departamento de asuntos gubernamentales es responsable de asegurarse de que FedEx cumpla con las diversas leyes federales, estatales y locales que rigen las actividades de cabildeo. En consecuencia, cualquier contacto o comunicación, ya sea de forma escrita u oral, hecha por o en nombre de FedEx por un director o empleado de FedEx con ciertos funcionarios del gobierno debe tener la aprobación previa del departamento de asuntos gubernamentales. Para obtener más información, consulte la Política de Contactos Gubernamentales y de Conformidad con la Revelación del Cabildeo de Fedex Corporation en Código de Conducta y Ética Empresarial 18

20 Controles de comercio internacional Las leyes internacionales de control comercial afectan la transferencia de bienes, servicios y tecnología a través de las fronteras entre países. FedEx está comprometida con el cumplimiento de todas las leyes comerciales aplicables, incluidas las leyes de control de importación y exportación, los controles comerciales de defensa y las sanciones económicas. Las leyes y regulaciones de control de exportación de los EE. UU. están diseñadas para, entre otras cosas, proteger la seguridad global y de los EE. UU. y fortalecer la lucha contra el terrorismo. FedEx mantiene políticas y procedimientos integrales para apoyar el cumplimiento del control de exportación, los cuales están diseñados para ayudar a garantizar que FedEx: No opera en ni ofrece servicio en países bajo embargo por los EE. UU.; No acepta envíos cuya carga, importación o exportación están prohíbidos por las leyes o regulaciones; No transfiere ni transporta tecnología, equipo o software controlados por los EE. UU. sin las licencias de exportación que exigen los EE. UU.; y Revisa todos los paquetes para identificar embarcadores o consignatarios en las listas de partes restringidas del gobierno relevantes. Todos los miembros del equipo de FedEx involucrados en la importación y exportación de envíos en nombre de FedEx y nuestros clientes deben comprender y cumplir a cabalidad con las políticas y procedimientos de control de exportaciones de FedEx. FedEx también tiene prohibido participar en boicots que no son sancionados por el gobierno de los EE. UU. Las actividades prohibidas incluyen, pero no se limitan a, acuerdos para rechazar o el rechazo actual de hacer negocios con ciertos países o empresas que están en la lista negra de otros gobiernos. Notificar de inmediato al departamento legal de su empresa sobre cualquier solicitud relacionada con los boicots. P: Qué exactamente son los controles de exportación? R: Este término se usa para referirse al grupo colectivo de leyes y regulaciones de los EE. UU. que rigen el transporte físico de bienes fuera de los EE. UU.; la transferencia técnica de información sensible o controlada dentro de los EE. UU. a cualquier persona que no sea un ciudadano de los EE. UU. o un residente permanente; y el comercio y las transacciones con objetivos de sanción según lo determinado por el gobierno de los EE. UU. P: Yo trabajo con FedEx fuera de los Estados Unidos. Las leyes de control de exportación de EE. UU. aplican a las operaciones de mi empresa? R: Sí. Debido a que FedEx es una empresa con base en los EE. UU., las operaciones de todas las empresas de FedEx, donde sea que se encuentren, deben cumplir con las leyes y regulaciones de control de exportación de EE. UU. Código de Conducta y Ética Empresarial 19

21 Protección y uso de los activos e información de la empresa Usted debe proteger los activos de FedEx y asegurarse de utilizarlos en forma eficaz y apropiada. El robo, el descuido y el desperdicio tienen un impacto directo sobre nuestra rentabilidad. Todos los activos de la empresa, incluida la información de FedEx, deben ser usados solamente para propósitos empresariales legítimos. Si desea información adicional sobre los requisitos para proteger la información y los recursos de FedEx, consulte la Política Clave de FedEx sobre Seguridad de la Información en en Uno de nuestros principales activos es la información que generamos en el curso de nuestros negocios, ya sea técnica, empresarial, financiera o de cualquier otro tipo. Cualquier información que usted obtenga en el curso de su empleo o relación pertinente a los negocios de FedEx es propiedad exclusiva de FedEx. Esto incluye toda información no pública que pueda ser usada por nuestros competidores, o que pueda afectar adversamente a nuestros clientes o a nosotros mismos si es revelada. La protección de esta información es muy importante para nuestro continuo crecimiento y capacidad de competir. Tal información solo puede ser revelada si recibe la autorización correspondiente. Si alguna vez un periodista u otra persona que pertenece a los medios de comunicación o un analista de inversiones le hace aunque sea una pregunta simple, remita a dicha persona inmediatamente al departamento de comunicación o al departamento de relaciones con el inversionista de su empresa. Es extremadamente importante que haya una persona que hable en nombre de FedEx para así evitar formular declaraciones contradictorias. Entre los ejemplos de información confidencial se incluyen los secretos comerciales y la información no pública sobre activos empresariales patentados, la rentabilidad, tecnología, planes y estrategias comerciales, propiedad intelectual, proveedores y clientes de FedEx y los números del seguro social e información sobre la salud del personal. Puede obtener información adicional si consulta las políticas y procedimientos de su empresa que rigen la información confidencial. Usted está obligado a mantener la información de manera confidencial y a no revelarla o usarla en forma indebida tanto mientras sea empleado o tenga relación con la empresa, así como posteriormente. No deberá divulgar esta información en ningún modo o foro, incluidos los sitios de internet o blogs, los wikis, las salas de chat en línea, los boletines electrónicos y foros públicos similares disponibles en Internet. Se pueden consultar las directrices para la participación individual y comentarios personales en medios sociales de comunicación externos, bajo el título Directrices de FedEx para medios sociales de comunicación, en Debe ser discreto también al discutir los negocios de FedEx en lugares públicos en los cuales pueda ser escuchado por otros, como en restaurantes y elevadores. Evite leer documentos confidenciales en lugares públicos, tales como aviones o trenes y no los deseche donde otros puedan tomarlos. Usted debe divulgar toda información confidencial a otros empleados de FedEx solo si ellos tienen interés legítimo derivado del negocio para conocer la información. Cuando sea posible y consistente con las políticas de retención de documentos que aplican a su cargo, la eliminación de documentos confidenciales debe realizarse a través de una trituradora de papel. Nunca debe usar la información registrada de FedEx para provecho personal ni para el beneficio de personas que no pertenezcan a FedEx. Además, deberá respetar la privacidad de sus empleados y Contratistas. Otros recursos: Política de seguridad de información Lineamientos para las redes sociales La información de los clientes debe mantenerse confidencial Código de Conducta y Ética Empresarial 20