Política de la Compañía

Transcripción

1 Política de la Compañía Identificación y Título del Contenido: G&K Código de Conducta Ética Información Confidencial de G&K Rev Descripción del cambio Propiet. Doc Aprobado por Fecha A Publicación inicial Linda Newman, Director de Auditoría Interna Sally Bredehoft, VP de Recursos Humanos y Jeff Wright, Director Financiero Principal (CFO) 30 de julio, Declaración de la Política La manera en que los empleados de G&K Services llevan a cabo el negocio es extremadamente importante para su éxito. Tenemos ciertas responsabilidades con nosotros mismos, con nuestros clientes, nuestros accionistas y con las comunidades en las que realizamos el negocio. Para poder llevar a cabo el negocio eficazmente, debemos dedicarnos a llevar adelante nuestro negocio en la manera más ética posible. 2. Alcance de la Política Esta política se aplica a todos los empleados, oficiales y directivos de G&K. 3. Documentos correspondientes Declaración de Misión de G&K 4. Propósito de la Política G&K ha identificado cinco conductas y elementos comunes claves que definen nuestros Principios Éticos y Valores Operativos, contribuyendo a la conducta ética del negocio. Se espera que todos los empleados de G&K adopten y se adhieran a estas conductas al llevar a cabo el negocio. En general, estos cinco valores básicos deberían ser nuestra guía: Honestidad Responsabilidad Compasión Respeto Justicia Una norma básica deberá regir las acciones de los empleados cuando deban tomar decisiones éticas difíciles actuar con una buena consciencia. Básicamente, cuando exista un conflicto de ética, el compromiso de actuar con integridad sobrepasa el resto de las expectativas y responsabilidades que pueda tener la compañía. Hasta debería evitarse la apariencia de un proceder inadecuado. Page 1 of 7

2 El Código de Conducta Ética trata las siguientes áreas: Cumplimiento con la Ley y la Política de comunicación de actividades ilícitas de la empresa Responsabilidad del empleado Oportunidades de empleo sin discriminación Conducta general al llevar a cabo el negocio Relaciones con los clientes y proveedores Donaciones y propinas Conflicto de interés Competidores y vendedores Empleo de familiares Intereses y actividades fuera de la compañía Protección de los derechos de propiedad exclusiva e información confidencial Competencia justa y equitativa Transacciones basadas en información que no es de conocimiento público Mantenimiento de registros e informes financieros Administración del medio ambiente Actividades políticas Solicitudes del gobierno, analistas y los medios publicitarios Cumplimiento con la Ley y la Política de comunicación de actividades ilícitas de la empresa G&K hace todo lo posible para ofrecer a sus empleados un entorno de trabajo que cumpla con las leyes y reglamentos. G&K desea crear un entorno donde los empleados se sientan cómodos de comunicar situaciones legales o violaciones de la política, informando a un miembro de la gerencia de G&K. Se hará todo lo que sea posible para evaluar detalladamente y resolver cualquier asunto o violación que se presente. G&K no tomará ninguna clase de represalia en su contra al indicar sus sospechas de violación de la ley, reglamentos o política de la compañía, incluyendo asuntos de contabilidad y auditoría. Un empleado que presenta una preocupación o contribuye con información adicional bajo el Código de Conducta Ética será tratado con dignidad y respeto. Sin embargo, G&K se reserva el derecho de disciplinar a cualquier empleado que a consciencia presente una acusación falsa, proporcione información falsa o haya actuado inadecuadamente. Responsabilidad del empleado Se espera que todos los empleados de G&K estén familiarizados con las políticas establecidas por G&K y las cumplan. Además, los empleados deben cumplir con las leyes y reglamentos en todo momento. Por lo tanto, cualquier empleado que no esté seguro si está cumpliendo con la política de la compañía y/o la ley, debe procurar un claro entendimiento antes de proceder con cualquier tipo de acción. No deberá arriesgarse la reputación de G&K y sus empleados en ningún momento. Se espera que los gerentes y supervisores se aseguren de informar a los empleados de sus responsabilidades y se encarguen de hacerlas cumplir. Todos los empleados de G&K tienen la obligación de exponer de inmediato cualquier tipo de violación o sospecha de violación de la ley, reglamentos, la política de G&K y el Código de Conducta Ética, ante cualquier miembro de la gerencia o el proceso de Línea Abierta. Se prohibe a los empleados en todos los niveles, tomar represalias en contra o amenazar a cualquier persona por haber indicado o proporcionado información sobre un problema de conducta o respecto a la política. Page 2 of 7

3 G&K ha establecido y mantendrá un programa escrito para asegurar el cumplimiento con la ley y con estas y otras políticas que la compañía pueda adoptar. El programa escrito consiste de, entre otras cosas, el Código de Conducta Ética de G&K, programas de capacitación, auditorías periódicas y el proceso de Línea Abierta. La Línea Abierta está a disposición de todos los empleados en los Estados Unidos llamando al número (888) y para los empleados de Canadá el número es (905) para informar cualquier conducta que pudiera violar el Código de Conducta Ética. La información proporcionada mediante el proceso de Línea Abierta se evaluará detalladamente y se tomará una resolución en el tiempo adecuado. La identidad de la fuente de información se mantendrá confidencial, a menos que exista la necesidad de saber o que la ley requiera revelar la fuente. El cumplimiento con las leyes, reglamentos y políticas al desempeñar su trabajo en G&K es una condición de empleo para todos los empleados de G&K. La violación de estos requerimientos podría exponer a la compañía y empleados a una obligación civil y criminal, y resultar en el daño de la reputación de la compañía y su posición competitiva. Las violaciones de las normas se atenderán de inmediato y pueden resultar en acciones disciplinarias más serias, incluyendo el despido. Oportunidades de Empleo sin Discriminación (Oportunidades de Empleo sin Discriminación Canadá) G&K hace todo lo posible por tratar a todos los empleados y aplicantes de manera justa. Las calificaciones, habilidades y logros individuales son la base para tomar decisiones de empleo, tal como el ofrecimiento de trabajo a nuevos empleados, promoción, transferencia y compensación. Nuestra compañía se encarga de proporcionar oportunidades de empleo sin discriminación, sin importar la raza, el sexo, edad, orientación religiosa, estado civil, origen, incapacidades físicas/mentales o cualquier otra clasificación protegida según la ley correspondiente. G&K cree que la variedad en ideas, habilidades y experiencia complementa a las personas entre sí y continuamente mejora nuestra capacidad de desarrollo y para servir a nuestros clientes. Las preguntas respecto a la política de Oportunidad de G&K sin discriminación o la política de Oportunidades de Empleo sin Discriminación se pueden dirigir a la Línea Abierta o a un director o gerente de Recursos Humanos. Conducta general al llevar a cabo el negocio Relaciones con los clientes y proveedores Como empleado de G&K, deberá mantener relaciones profesionales de negocio con nuestros clientes y proveedores. Por lo tanto, los siguientes puntos deberán considerarse inapropiados al llevar a cabo las operaciones diarias: Ser injusto en cualquier tipo de relación comercial. Poner un beneficio de la compañía por encima de una necesidad pública o humana. Comunicar algo falso en cualquier tipo de relación comercial. Recibir beneficios personales impropios como resultado de la posición personal con la compañía. Donaciones y propinas Cada vez que un empleado trata con un proveedor, cliente o agencia gubernamental, el empleado tiene la obligación de actuar en el mejor interés de la compañía. El propósito del entretenimiento y donaciones en un ambiente comercial es fomentar la buena fe y una sólida relación de trabajo, no ganar ningún tipo de ventaja injusta. No se aceptarán las donaciones ni propinas presentadas en una manera que implica o requiere una obligación por parte del que las recibe. Ninguna persona ofrecerá, dará, solicitará o aceptará directa o indirectamente pago, favores, propinas o cualquier otra cosa de valor de cualquier empleado o agente de cualquier cliente o proveedor presente o potencial, excepto si lo permitiera la ley y se reconociera como una cortesía del oficio. Los ejemplos de donaciones inaceptables incluyen, sin limitarse a: Page 3 of 7

4 Dar o recibir donaciones monetarias, de servicios, mercadería, viaje o entretenimiento extravagante en conexión con relaciones de negocios que tenga la compañía. Esto incluye donaciones que excedan una cantidad acumulativa de $100 durante cualquier período de 12 meses y cualquier entretenimiento de negocios que exceda los $200 para cualquier reunión o evento. Ofrecer o dar directa o indirectamente donaciones de cualquier valor a un empleado o agente del gobierno. Conflicto de interés Se considera que los empleados se enfrentan con un conflicto de interés cuando asumen una posición donde se ven forzados a elegir entre ganancia financiera para sí mismos (o un miembro de su familia u otra persona) o los negocios de G&K Services. Los empleados deberían evitar todas las situaciones que tengan o parezcan crear un conflicto de interés. Los empleados deben comunicar totalmente a sus supervisores cualquier conflicto de interés presente o potencial. Es imperativo que las decisiones y acciones del negocio no se hagan con la intención de afectar las finanzas personales de un empleado (por ej., ganancia personal. Es igualmente importante que las decisiones financieras de índole personal no tengan un efecto adverso sobre la compañía. Los siguientes son ejemplos de lo que G&K Services considera actividades inaceptables en lo que se refiere a un conflicto de interés. Competidores y vendedores El préstamo de u obligación financiera hacia un competidor o una compañía que suministra bienes o servicios a la compañía. Cantidades considerables en acciones (más de 10%) que se deban o tener acciones con derecho a voto en una compañía o grupo que tenga una relación financiera con G&K Services, tal como un competidor, un proveedor de bienes y servicios o un cliente. (Nota: Es aceptable, sin embargo, ser propietario de pequeñas cantidades de acciones en cualquier compañía que se cotice en una bolsa de acciones nacionalmente reconocida.) Empleo de familiares Permitir a los familiares de los empleados, contratistas o vendedores, trabajar en el mismo departamento o que ocupen un cargo que presente un conflicto de interés real o percibido. Bajo ninguna circunstancia los familiares trabajarán en relación directa o indirecta cuando tengan que responder por sus responsabilidades o tengan obligaciones de supervisión/administrativas que se les haya asignado. Los empleados que contraigan matrimonio también estarán bajo estas mismas pautas. Emplear o presionar a un empleado de otra compañía a emplear un miembro de la familia o amigo cercano como un asesor o empleado. Intereses y actividades fuera de la compañía Actuar como contratista o proporcionar otros servicios a G&K mientras es empleado de G&K. Trabajar simultáneamente para un competidor, cliente o proveedor. Empleo o ser miembro en otra organización que pueda interferir con el desempeño en el trabajo, utilizar la propiedad de la compañía, recurrir al patrocinio de la compañía u originar la posibilidad de publicidad adversa. Protección de los derechos de propiedad exclusiva e información confidencial Se exige respetar la confidencialidad sobre la información de la compañía G&K Services. La mayor parte de la información a la que los empleados tienen acceso u originan en el trabajo tiene propiedad exclusiva. Pertenece a G&K Services y es un valioso recurso del negocio. La información de propiedad exclusiva de G&K Services nunca deberá utilizarse para ganancia personal durante o después de haber trabajado para G&K Services. Page 4 of 7

5 Deberán tomarse las precauciones adecuadas para proteger nuestra información con derechos exclusivos. La divulgación no autorizada podría destruir el valor que tenga para la compañía y dar una ventaja injusta a terceros. Todos los empleados son responsables de proteger esta información. La divulgación de la misma se limitará a aquellos que tengan la necesidad de saberla de acuerdo con sus responsabilidades en el trabajo. La información de propiedad exclusiva que requiere protección, pero no se limita a, cualquier información no generalmente conocida sobre el negocio de G&K Services, tal como las listas de clientes y proveedores; datos financieros; materiales desarrollados para uso del establecimiento, tal como software y equipo específico; procesos administrativos y de fabricación; planes de negocios; estrategias y listas de precio; dispositivos; y compilaciones de información que den a G&K una ventaja competitiva. Además, la información perteneciente a empleados presentes, pasados y futuros, deberá mantenerse bajo confidencialidad estricta. Solamente aquellos que necesiten saber tendrán conocimiento de tal información. La verificación de información del empleado deberá coordinarse mediante el departamento corporativo de Recursos Humanos. Cualquier empleado que intencionalmente altere, falsifique o use la información de manera fraudulenta estará sujeto a medidas disciplinarias que podrán incluir hasta el despido. La responsabilidad de mantener la confidencialidad de la información continuará después de dejar de trabajar para G&K Services. Cualquier tipo de situación donde la información confidencial o de propiedad exclusiva de G&K se hay puesto en compromiso, deberá reportarse de inmediato a la gerencia, a Recursos Humanos o a la Auditoría Interna. Competencia justa y equitativa Las leyes de antimonopolio en los Estados Unidos y las leyes de competencia fuera de los Estados Unidos existen para garantizar una competencia libre y abierta en el mercado. G&K Services apoya ampliamente este principio y lo considera una parte integral para mantener sus altos estándares éticos. Estas leyes son complejas y por lo tanto, los empleados no podrán tomar ninguna acción colaborativa con un competidor, ni podrán tomar ninguna acción que podría resultar en un efecto anticompetitivo inapropiado. Entre los ejemplos de conductas prohibidas se incluyen: Acuerdos o entendimientos con competidores, directamente o a través de terceros, para arreglos de precios, repartirse clientes o territorios, o restringir las ventas; Intercambio de precios u otra información de propiedad exclusiva con competidores, tales como los términos de venta, asignación de porcentaje del mercado o estructura de costos de la compañía; y Discriminación ilegal de precios o rechazos a hacer tratos. Nuestros productos y servicios deben estar a disposición de nuestros clientes según una base similar. Los empleados no harán declaraciones falsas o que puedan dar lugar a confusiones sobre un competidor o sus productos, prácticas comerciales, condición financiera o confiabilidad y, si bien es cierto que la Compañía hace todo lo posible por exceder las expectativas de los clientes, la Compañía solamente hará afirmaciones respecto a nuestros productos y negocio, que pueda respaldar totalmente. Se espera que la gerencia de G&K esté familiarizada de manera básica con los principios y propósitos de las leyes de antimonopolio según correspondan a nuestro negocio y que se abstengan de cualquier actividad que pueda violar o dar la apariencia de violación de dichas leyes. Se espera que los empleados de G&K entiendan los principios del antimonopolio que correspondan a sus actividades. La violación de estas leyes puede resultar en penalidades criminales y obligaciones civiles para G&K y sus empleados. Transacciones basadas en información que no es de conocimiento público Se prohibe a todos los empleados de G&K que participen en transacciones basadas en información que no sea de conocimiento público. Estas transacciones incluyen las transacciones de acciones de G&K cuando se tiene conocimiento de información confidencial que no es de conocimiento público sobre la Compañía que podría, si pasara a ser información pública, afectar el precio de las acciones. La información que no es de conocimiento Page 5 of 7

6 público se considera como todo aquello que un inversionista consideraría importante al hacer una decisión para adquirir o vender las acciones de la compañía (por ej., ganancias proyectadas, dividendos, nuevos valores u ofertas de deuda, adquisiciones propuestas o desposeimientos, etc.). También se prohibe la divulgación de cualquier información a otra persona, tal como miembros de la familia, amigos o agentes de bolsa, que les permitiría obtener un beneficio en las transacciones, no disponible al público general. Se aplican restricciones similares en la transacción de acciones de otras compañías, utilizando información confidencial a la que un empleado pueda tener acceso debido a su empleo con G&K. Los reglamentos que se han creado para proteger al público inversor rigen estrictamente y ante cualquier proceder inapropiado, el empleado y G&K podrían estar sujetos a penalidades criminales y responsabilidades civiles. Para obtener información adicional sobre este tema, consulte la Política de G&K Services sobre Cómo evitar transacciones basadas en información que no es de conocimiento público. Mantenimiento de registros e informes financieros Las unidades comerciales de G&K mantendrán registros y cuentas exactas de la compañía para asegurar las prácticas legales y éticas y para prevenir actividades fraudulentas. Los registros y cuentas deberán estar completos y sin información engañosa. Todos los registros contables de G&K y los informes producidos en base a estos registros, deberán guardarse y presentarse según las leyes correspondientes y las normas contables pertinentes. No se mantendrán fondos o bienes de G&K sin revelar o registrar por ninguna razón. No se mantendrá más de un juego de libros contables (excepto cuando se requiera un juego separado de libros contables por motivos impositivos, según lo requiera la ley impositiva) y no se harán entradas falsas o artificiales en ninguna de las cuentas. Todos los empleados son responsables de reportar cualquier tipo de fraude o circunstancia de falta de control interno, a un miembro de la gerencia o de la Auditoría Interna. Uso de los valores de la compañía Como empleado de G&K, una responsabilidad clave es proteger los bienes de la compañía. Todos los empleados son responsables por usar su buen juicio en la manera que utilizan los bienes de la compañía y deben protegerlos contra pérdidas, daño, mal trato o robo. Deberán tomarse las medidas necesarias para asegurarse que los bienes no se usen inapropiadamente, se presten a otros, se vendan o donen, sin la autorización debida. Entre los ejemplos de estos bienes de G&K se incluyen los fondos de la compañía, inventarios, bienes fijos, computadoras y software. Administración del medio ambiente El compromiso de G&K es llevar a cabo negocios en una manera responsable que no dañe el medio ambiente y hacer todo lo que esté a su alcance para mejorar su desempeño para beneficiar a sus empleados, clientes, comunidades, accionistas y el medio ambiente. Todos los empleados son responsables de asegurarse que el negocio de G&K se lleve adelante cumpliendo con todas las leyes correspondientes y en una manera que proteja el medio ambiente. Actividades políticas Se alienta a los empleados a participar en actividades políticas a nivel personal. Es importante que todos nos mantengamos al tanto de las situaciones que afectan nuestras comunidades y promovamos a los candidatos políticos que creemos se desempeñarán bien para el mejor interés de nuestras comunidades. G&K Services no puede participar en estas decisiones personales. Durante horas de trabajo o cuando se encuentren en los establecimientos de G&K, los empleados no podrán traer materiales de la campaña política Page 6 of 7

7 ni actividades relativas al lugar de trabajo, ni tampoco podrán solicitar contribuciones para ningún partido político, comité político o candidato a ocupar un puesto público. La compañía tampoco desea verse como un benefactor político. Se considerará una violación de la ley incluir la compañía como se detalla a continuación: Hacer contribuciones a una campaña política. Ofrecer sobornos, honorarios secretos u otros pagos ilegales. Ofrecer donaciones o favores a empleados u oficiales del gobierno. Solicitudes del gobierno, analistas y los medios publicitarios De vez en cuando, los empleados es posible que reciban solicitudes de los medios de prensa, la comunidad financiera, agencias del gobierno u otras fuentes. Si un empleado de G&K es contactado por cualquiera de estos representantes para una entrevista o para hacer un pedido no rutinario de documentos, ese empleado deberá comunicarse de inmediato con su vicepresidente regional o con el oficial financiero principal para que se puedan hacer los arreglos necesarios con el fin de cumplir ampliamente con las obligaciones legales de la Compañía. Todas las solicitudes de la comunidad financiera/analista deberán referirse a Relaciones de los Inversionistas. Resumen En resumen, se espera que todos los empleados lean y entiendan esta política y la usen como una base para proceder éticamente. Todos los empleados son responsables de comunicar cualquier tipo de actividad que pueda ser una excepción a esta política. Todos los empleados procurarán la asistencia de la gerencia de G&K, Recursos Humanos o Auditoría Interna en cualquier circunstancia en que existan dudas. Page 7 of 7