RGIS POLÍTICA ANTI-CORRUPCIÓN

Transcripción

1 RGIS POLÍTICA ANTI-CORRUPCIÓN

2 I. DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA La política de RGIS Especialistas en Inventarios S de RL de CV ( RGIS o la Compañía ) es conducir las operaciones mundiales de manera ética y de acuerdo con las leyes aplicables de EUA y extranjeras. Este documento establece la política de RGIS contra la corrupción y el soborno (Política Anti-Corrupción ). El cumplimiento de esta Política Anti-Corrupción es obligatorio. La Política Anti-Corrupción aplica para todos los funcionarios de la Compañía, directores, empleados, agentes y representantes y todas las personas contratadas (directa o indirectamente) para prestar servicios a favor de la Compañía, incluyendo empleados de cualquier entidad afiliada, subsidiaria u otra controlada por la Compañía, profesionales y contratistas independientes, personal destacado por entidades de intermediación laboral o cooperativas de trabajadores, personal desplazado por empresas de tercerización, agentes mercantiles, que actúan a nombre de la Compañía, y proveedores de servicios en general, sin importar donde radiquen (llamados colectivamente Colaborador de la Compañía ). A pesar del enfoque internacional de esta Política Anti-Corrupción, aplica igualmente para colaboradores que nunca hayan salido de EUA, para la Compañía y sus ubicaciones internacionales. La Compañía no autorizará, involucrarse o tolerar ninguna práctica que no cumpla con esta Política Anti-Corrupción. II. PROPÓSITO Esta Política Anti-Corrupción establece los estándares éticos de conducta y prácticas que deben seguirse para cierto tipo de transacciones, particularmente el regalar objetos de valor, incluyendo dinero, regalos, comidas, viajes, hospedaje, entretenimiento y beneficios similares; contribuciones de caridad y contribuciones políticas. Dichas transacciones pueden ser sujetas a y deben cumplir con la FCPA Acta de Prácticas de Corrupción Extranjera de los EUA anti soborno y la ley sobre guardar archivos aplicable a la Compañía y a los Colaboradores de la Compañía. La FCPA y las leyes de otros países que han sido firmadas en la Convención contra el Soborno de Funcionarios Públicos Extranjeros en Transacciones de Negocios Internacionales de la OCDE presentan como un delito el regalar objetos de valor a funcionarios públicos, para asegurar que no haya una ventaja inapropiada. Bajo muchas de estas leyes, incluida la FCPA, las compañías y los individuos pueden cometer un delito incluso si el pago es realizado en un país diferente. III. APLICABILIDAD La Política Anti-Corrupción cubre todas las transacciones realizadas por la Compañía y el Colaborador de la Compañía en cualquier parte del mundo. A. Expectativas sobre los Gerentes de la Compañía Como gerente de la Compañía debe: Asegurar que todo el Colaborador que supervise entienda sus obligaciones en la Política Anti-Corrupción y en cualquier procedimiento aplicable; Crear un ambiente que permita y motive al Colaborador a expresar sus preocupaciones; Nunca solicitar directa o indirectamente que el Colaborador de la Compañía realice un negocio a cualquier costo, especialmente si involucra las obligaciones éticas que se tienen en la Política Anti-Corrupción o en la ley; 1

3 Analizar cualquier hecho, patrón, situación, solicitud o cualquier otro asunto relativo a una transacción existente que indique una posible causa de corrupción ( Banderas Rojas ) de acuerdo con la FCPA y detener o reportar las violaciones a la Política Anti Corrupción o a la ley del Colaborador de la Compañía que usted supervise; y Responder, según corresponda, a las preguntas y preocupaciones relacionadas con la Política Anti Corrupción y los Procedimientos, o que refieran al Colaborador a otra compañía, incluyendo el Departamento Legal. B. Situaciones que Involucran problemas con FCPA Pueden surgir problemas con FCPA en diferentes contextos, incluyendo, por ejemplo, las siguientes actividades: Dar viajes, hospedaje, comidas, entretenimiento o beneficios similares a Funcionarios Extranjeros; Dar regalos a Funcionarios Extranjeros; Hacer contribuciones a Funcionarios Extranjeros, partidos políticos, o candidatos; Dar contribuciones de caridad y a programas de responsabilidad social; Trabajar con reguladores del gobierno para obtener licencias, permisos y otras autorizaciones; Buscar e implementar contratos de gobierno; Emplear Funcionarios Extranjeros; y Usar cualquier empresa conjunta, afiliado, distribuidor, agente, consultor, o cualquier otra tercera parte contratada para actuar a nombre de la Compañía para ayudar en las actividades anteriores. Como lo muestra esta lista, los asuntos de corrupción y ética abarcan un amplio rango de actividades. Como consecuencia, el Colaborador de la Compañía debe estar al tanto y cumplir con las obligaciones de FCPA y leyes similares, la Política Anti Corrupción y cualquier procedimiento anti corrupción en todos los aspectos de trabajo. IV. ACTA DE PRÁCTICAS DE CORRUPCIÓN EXTRANJERA (FCPA) DE ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA A. Previsiones Anti - Corrupción La FCPA prohíbe ofrecer o hacer regalos de valor, directa o indirectamente, a cualquier Funcionario Extranjero para obtener o mantener un negocio, o cualquier otra ventaja inapropiada, o cuando la oferta, pago o regalo intente: Influir una acción deseada; 2

4 Inducir un acto que viole las leyes; Provocar que una persona se detenga al cometer una violación a la ley; Asegurar cualquier ventaja inapropiada; o Influir la decisión del gobierno o de algún instrumento del gobierno. Como esto lo indica, la FCPA no sólo prohíbe los pagos en efectivo. Prohíbe la transferencia, autorización promesa de cualquier valor. Esta frase, como la utiliza la FCPA es muy amplia y puede incluir acciones en una compañía, dividendos, futuros u opciones, promesas de trabajo en el futuro, préstamos en términos favorables, seguros, activos fijos, como vehículos o equipo, propiedades, incluyendo edificios o tierras, donaciones, y viajes, hospedaje, comidas o entretenimiento. De manera importante, bajo este estatuto, no hay umbral monetario. Los pagos de cualquier monto pueden ser considerados corrupción, dependiendo de las circunstancias. Para una referencia más sencilla, en esta Política Anti Corrupción, el término Pago abarca todo lo de valor. El término Funcionario Extranjero también es amplio. Bajo la interpretación del Departamento de Justicia de la FCPA, un funcionario extranjero puede incluir, entre otros, un empleado de una agencia de gobierno o cuerpo legislativo; un empleado del gobierno o de una compañía controlada; o un empleado de una organización internacional pública como la Organización de las Naciones Unidas o el Banco Mundial. La FCPA también prohíbe los Pagos corruptos a partidos políticos, funcionarios de partidos y candidatos. Tomando en cuenta lo anterior, la Política Anti Corrupción adopta la siguiente definición de Funcionario Extranjero : (i) cualquier funcionario, agente o empleado de algún gobierno que no sea el de EUA, departamento, agencia o instrumento incluyendo empresas totalmente o mayoritariamente propiedad del estado.; (ii) cualquier funcionario, agente o empleado de cualquier organización pública internacional, como las Naciones Unidas o el Banco Mundial; (iii) cualquier persona actuando con alguna capacidad legal o a nombre de cualquier gobierno o departamento, agencia, instrumento u organización pública, incluso so esa persona no trabaja directamente para el gobierno o para una organización pública internacional; (iv) cualquier partido político ajeno a Estados Unidos de América; (v) cualquier funcionario de un partido político ajeno a EUA; (vi) cualquier candidato a funcionario político extranjero; (vii) cualquier hijo, esposo(a) o cualquier otro familiar cercando a los individuos identificados arriba; o (viii) cualquier otra persona que sepa o tenga razones para pensar que hará una oferta o promesa de Pago violando las leyes anti corrupción y regulaciones, incluida la FCPA. Es su responsabilidad entender si aquellos con los que interactúa se consideran Funcionarios Extranjeros. Cuando tenga duda, contacte al Departamento Legal. 3

5 En resumen, el Colaborador de la Compañía no puede ofrecer nada a un Funcionario Extranjero en correspondencia a un trato favorable. El Colaborador de la Compañía debe cumplir con la Política Anti Corrupción antes de ofrecer o brindar cualquier valor a un Funcionario Extranjero. B. Terceras Partes La Compañía puede ser responsable por Pagos hechos por terceras partes (por ejemplo, agentes, consultores, distribuidores o subcontratistas) a Funcionarios Extranjeros. El Colaborador de la Compañía no está autorizado para dar Pagos a Funcionarios Extranjeros indirectamente a través de terceras partes. El Colaborador de la Compañía debe conducirse con diligencia con todas las terceras partes, antes de contratarlas. El Colaborador de la Compañía no está autorizado para contratar a una tercera parte si hay algún motivo de sospecha de que esa tercera parte pueda intentar hacer un Pago a un Funcionario Extranjero. Todas las terceras partes contratadas por la Compañía deben estar de acuerdo primero en acatar la Política Anti Corrupción. C. Previsiones de Contabilidad La FCPA solicita que todas las compañías públicas de EUA cumplan con las reglas de contabilidad de la Comisión de Seguridad e Intercambio ( SEC ). La FCPA prohíbe la falsificación de los registros y reportes requeridos para ser guardados por compañías públicas y hacer cualquier estado falso o erróneo u omisiones de hechos materiales a los contadores o auditores en conexión con la preparación de los archivos requeridos. Si bien la Compañía no es una compañía pública, es política de la Compañía solicitar la implementación y mantenimiento de los controles de contabilidad internos bajo principios de contabilidad sólidos. Todos los pagos hechos de acuerdo con esta Política Anti Corrupción y cualquier Procedimiento deben ser registrados a tiempo y con exactitud en los reportes y registros de la Compañía. Todas las entradas deben incluir el detalle razonable para que los reportes de contabilidad reflejen exactamente las transacciones. Por lo menos, todas las transacciones financieras deben estar autorizadas por los gerentes de la Compañía, registradas de acuerdo con los principios de contabilidad aceptados y ser periódicamente auditados para descubrir y corregir cualquier discrepancia, error y omisión. D. La Compañía no tolerará anotaciones falsas, erróneas o inexactas en los reportes y registros. El Colaborador de la Compañía que falsifique los registros de contabilidad será sancionado Los individuos que violen las previsiones anti corrupción de la FCPA, pueden ser sujetos a responsabilidad legal. Las violaciones son castigadas por multas de hasta U.S. $250,000 por violación, encarcelamiento hasta por cinco años por violación o ambos. Se pueden evaluar penas civiles. Las violaciones de los individuos pueden hacer sujeto a la Compañía de multas significativas y otras penalidades. 4

6 V. ESTRUCTURA DE CONFORMIDAD INTERNA A. Funcionario de Conformidad Como Colaborador de RGIS con responsabilidad de administración día a día y supervisando esta Política Anti Corrupción, el Consejo General debe ser el principal punto de contacto para el Colaborador de la Compañía que tenga problemas con la conformidad. B. Responsabilidades del Colaborador Se espera que el Colaborador de la Compañía esté al pendiente de las Banderas Rojas y reporte inmediatamente cualquier posible violación a la Política Anti Corrupción. La Compañía toma todos los reportes como una falta de conducta potencial seriamente. Se harán investigaciones inmediatas sobre todos los reportes para determinar si hay una violación a la Política Anti Corrupción o a la ley y se llevarán a cabo las acciones necesarias. Si se le pide participar en una investigación, coopere totalmente y responda a las preguntas honestamente. Un reporte honesto de un Colaborador de la Compañía o su participación en una investigación no pueden ser la base para ninguna acción adversa. Adicionalmente, se espera que el Colaborador de la Compañía cumpla con las siguientes obligaciones: Asista a sesiones de capacitación relacionadas con la Política Anti Corrupción y sobre la aplicación de la FCPA. Tome las medidas necesarias para asegurar que cualquier parte que actúe en nombre de la Compañía entiende los principios y la importancia de la Política Anti Corrupción. Mantener registros en tiempo, exactos y completos de todos los gastos de los fondos de la Compañía. Entender y respetar las políticas de otras compañías y agencias del gobierno con las que la Compañía haga negocios. 5