POLÍTICA SOBRE SOBORNOS Y ANTI-CORRUPCIÓN. Pautas de guía sobre la conducta del negocio para prevenir sobornos y la corrupcion

Transcripción

1 POLÍTICA SOBRE SOBORNOS Y ANTI-CORRUPCIÓN Pautas de guía sobre la conducta del negocio para prevenir sobornos y la corrupcion 1.0 Introducción 1.1 Se ha desarrollado esta política para facilitar unas pautas de guía sobre la ética del negocio. Las pautas complementan los principios explicados en el Código de Conducta, para mostrar que la entidad SEMPSA Joyería Platería, S.A. (SEMPSA JP) opera de forma justa y transparente y con integridad. El objetivo de esta política es para: i) Asegurarse que SEMPSA JP, S.A., cumpla completamente con todas las leyes aplicables y operensegún las normas éticas donde sea que conduzca su negocio. ii) Exponer nuestras responsabilidades y las de aquellas personas que trabajan para nosotros para observar y mantener nuestra posición sobre el soborno y la corrupción. iii) Facilitar la información y guiar aquellas personas que trabajan para nosotros en cómo reconocer y manejar los temas de soborno y corrupción. 2. Enfoque 2.1 Estas Pautas deben ser aplicadas por todos los empleados de SEMPSA JP y en su caso a terceras partes que reciban o soliciten servicios de la empresa. 2.2 Estas Pautas se deben de aplicar en todo el Grupo sin distinción del país donde se realice el negocio y/o donde se encuentre una empresa del grupo en particular. Se debe aplicar los principios descritos en estas Pautas en todos los países, incluso si son más estrictos que la ley local. 2.3 Cada persona en SEMPSA JP debe demostrar que todo el negocio se lleva según las normas éticas más altas y que cumple tanto con estas Pautas, como con todas las leyes aplicables. 3. Política 3.1 Nadie en SEMPSA JP se implicará en ningún tipo de soborno. 3.2 Un Soborno es una promesa de dinero, compensación, favor o un beneficio para una persona o un representante social o público (*) para influenciar la conducta o el juicio de esa persona. 1

2 (*) Específicamente, ningún empleado de SEMPSA JP (i) ofrecerá ningún soborno a nadie; (ii) aceptará ningún soborno; y/o (iii) se implicara en ningún tipo de soborno indirecto ofreciendo o recibiendo ningún soborno a través de terceros. (a) (b) (c) Con el termino de representante público extranjero ( Foreign public oficial) se refiere a una persona que ocupa un puesto legislativo, administrativo o judicial de cualquier tipo, que haya sido nombrado o elegido, de un país o de un territorio fuera de España, (o cualquier subdivisión de este país o este territorio). Persona que ejerce una función pública (i) para o en nombre de un país o territorio fuera de España (ii) para cualquier agencia pública o empresa pública de España. Un representante o agente de una organización internacional pública. 4. Cumplimiento y Supervisión 4.1 Las pautas de actuación y control son responsabilidad de la Dirección General, Producción, Operativa, Administrativa Financiera o Comercial (Dirección de la empresa). La empresa no pondrá en marcha ningún plan de incentivo de comisiones, o regalos a terceros sin ser evaluado y aprobado por escrito por alguna de las personas que componen la Dirección de la Empresa. Ninguna persona de la empresa está autorizada a ofrecer, ni entregar importe económico alguno que no corresponda al justo precio del servicio o material recibido, reflejado en factura o recibo según el procedimiento de compras en vigor. Ninguna persona de la empresa está autorizada a ofrecer, ni entrega regalos o artículos promocionales que no hayan sido autorizados como parte de un plan de marketing aprobado por alguna de las personas que componen la Dirección de la Empresa o de la Bolsa de Objetos promocionales que controla la Secretaria de Dirección General, que registrará los datos de a quién y por quien se entrega junto a la autorización de un Director. El Responsable de Personal, de Tesorería y el Director Administrativo Financiero, pedirán a su personal el ser informado de cualquier pago requerido que no esté incluido en el procedimiento de compras y pagos de personal, y puede ser sospechoso de encubrir un soborno. Ninguna persona de la empresa puede recibir importe en metálico, o préstamo de dinero alguno por terceras personas ajenas a la empresa, y relacionadas con el negocio de la empresa. 2

3 Ninguna persona de la empresa puede aceptar regalos que no sean meros productos promocionales de un pequeño valor que pueda considerarse normal en la relación comercial habitual. En caso de duda debe consultarse con la Dirección de la empresa. En los puntos siguientes se amplían y aclaran algunos conceptos, pero como guía útil se debe preguntar al Director de los citados arriba bajo su responsabilidad trabaja cualquier duda en la interpretación de esta instrucción, o en la aplicación o situación concreta que se pueda producir. 5. Terceros 5.1 En esta política con el término terceras personas se refiere a cualquier persona, personas u organización que presta servicios para la empresa o en nombre de la empresa y se incluyen en este grupo los clientes reales o potenciales, los proveedores, los distribuidores, contactos de negocio, los agentes y los consejeros, los organismos gubernamentales y públicos con la inclusión de sus consejeros, sus representantes y agentes, sus políticos y partidos políticos. 5.2 Se podría responsabilizar a SEMPSA JP en el caso de actos de cualquier tipo de soborno por parte de sus intermediarios, tales como los distribuidores, agentes, consejeros, consultores y otros terceros. Todos los agentes y terceros que puedan actuar en nombre de la empresa deben de cumplir con todas las leyes aplicables. Además, deben de tener estas Pautas en cuenta para promocionar una mejor conducta del negocio en general. 5.3 En el caso de que se nombraran en el futuro Agentes o Distribuidores, estos deberían ser nombrados según la política correcta, en la cual se incluye llevar a cabo un control y análisis apropiado (ver anticorrupción y política antisobornos). 5.4 Las terceras personas no deben de ser usadas para realizar actos que incumplan estas Pautas o las leyes locales aplicables. 6. Regalos y Entretenimiento (Complemento al punto 4.1) 6.1 Los regalos y el entretenimiento solo deben ser ofrecidos y aceptados para fines sociales y empresariales de forma proporcional, a un nivel adecuado según el puesto y la antigüedad y jerarquía de aquellas personas implicadas. 6.2 La prueba a hacer, cuando consideramos los regalos y el entretenimiento (si lo ofrecemos o lo recibimos) consiste en preguntarnos si podrían ser intencionados o incluso ser interpretados razonablemente como una compensa o un estímulo para conseguir un favor o un trato preferencial si podrían serlo, no son permitidos según estas Pautas. 6.3 Los regalos se deben dar de forma abierta, incondicional y deben de ser de un valor modesto y deben cumplir con la política de gastos de la empresa en cuestión. Los regalos y el entretenimiento nunca se debe ofrecer o aceptar para conseguir o mantener un negocio o para conseguir una compensa o un incentivo. 3

4 6.4 Cualquier desviación de estas Pautas o de la política de gastos de le empresa, deben ser aprobados por adelantado y por escrito por la Dirección General. La aprobación escrita o denegación debe ser mantenida y archivada en la unidad de negocio correspondiente. 7. Donaciones a la Caridad 7.1 La caridad y los donativos podrían ser usadas como un conducto para los sobornos. Si SEMPSA JP apoya a la Caridad, especialmente aquellas de sus comunidades locales, no deben ser realizadas por petición de los clientes y/o socios a no ser que sean aprobadas anteriormente por escrito por la Dirección General. Las donaciones a la caridad tanto en efectivo, como en una forma de contribución a unos eventos de caridad, publicaciones o iniciativas para recaudar fondos, deben ser aprobadas primero por la Dirección General. 7.2 SEMPSA JP prohíbe dar regalos y donaciones a los partidos políticos. 8. Pagos para Facilitar alguna actividad 8.1 Los pagos con el fin de facilitar las cosas no están permitidos según estas Pautas. Los pagos para facilitar algo, son aquellos pagos realizados para asegurar o acelerar la ejecución de una acción rutinaria por parte de un representante o una agencia gubernamental (es decir; emitir licencias o permisos, procesar productos a través de la aduana). 8.2 Existen circunstancias en las cuales SEMPSAJP debe por ley escrita, pagar por los servicios de los representantes públicos, es decir; por el despacho de aduana o las visitas de las personas que oficialmente regulan temas medio ambientales, etc.. Esperamos que esos representantes realicen sus obligaciones reguladoras y legales y que cualquier tasa pagada tenga su base legal. Siempre donde sea posible, se debería obtener pruebas documentadas que reflejan la necesidad de estos pagos, antes de realizar tal pago junto con el recibo. No se debe efectuar pagos adicionales o hacer regalos a estos representantes. 9. Posibles consecuencias de incumplir estas Pautas 9.1 Las posibles consecuencias del incumplimiento de estas Pautas pueden incluir lo siguiente en función de su gravedad: Para SEMPSA JP: - Multas de un importe sin límite - Reembolso de cualquier beneficio recibido - Terminación del Contrato - Prohibición de ofertar/concursar para ciertos contratos, y - Daño de su Reputación. 4

5 9.1.2 Para el personal de la empresa - Multas que pueden ser de un importe ilimitado y que no serán pagados por la Empresa en nombre de esa persona. - Detención y Acciones disciplinarias. - Encarcelamiento- suelen ser de 5-10 años de cárcel. SEMPSA JP dará su pleno apoyo a cualquier persona que se niegue a pagar un soborno sea cual sea la inconveniencia, perdida de negocio o extra coste implicado para SEMPSA JP. Sin embargo, en ninguna circunstancia debe dar ningún paso que probablemente ponga en peligro la seguridad de Usted mismo, o la de otra persona. 10. Incumplimiento o posibles incumplimientos de estas Pautas 10.1 Se anima a todos los empleados de plantear una preocupación por cualquier caso real o sospecha de soborno y corrupción, en la fase más temprano posible Si alguien cree que no se cumplen con estas Pautas, o se le piden de realizar cualquier acción que incumpla estas Pautas, debe informar de este asunto preocupante inmediatamente a su Director directo. Si este Director no da respuesta adecuada se debe dirigir al Director General Alertas adicionales o banderitas rojas que pueden indicar que hay soborno o corrupción están explicadas en el Esquema al final de esta política. 11. Formación/orientación adicional 11.1 Se requirió a algunos empleados seleccionados para que siguieran un programa de formación online para complementar la información en estas Pautas. Si alguna persona de los que no han recibido la formación, desea recibirla, debe comunicar su interés a Recursos Humanos. 12. Preguntas 12.1 Si tiene preguntas sobre estas Pautas, por favor póngase en contacto con su Director Directo o con el Director General si considera no haber tenido respuesta, y seguir el esquema del punto Esquema: Posibles Alertas o Banderitas Rojas : En la siguiente lista encontrará un número de posibles alertas que pueden surgir cuando trabaja para SEMPSA JP en llegar a ser preocupantes según varias leyes anti- soborno y anti-corrupción. La intención de la lista no es que sea exhaustiva pero solo sirve para fines ilustrativos. 5

6 Si se encuentra con cualquiera de estas banderitas rojas mientras trabaja para SEMPSA JP, debe de informar de ellas inmediatamente a su Director Directo o al Director General. (a) Se da cuenta que terceras personas están incursas o, han sido acusadas de haberse metido en prácticas comerciales indebidas; (b) Se entera que terceras personas tienen reputación de pagar sobornos, o que requieren que se les paguen sobornos, o que tienen fama de tener una relación especial con los representantes gubernamentales extranjeros; (c) Terceros insisten en recibir una comisión o un pago de un honorario antes de comprometerse en firmar un contrato con nosotros o llevar a cabo una función o proceso gubernamental para nosotros; (d) Terceros requieren un pago en efectivo y/o se niegan a firmar una comisión formal o acuerdo de honorario o se niegan a facilitar una factura o un recibo para un pago efectuado; (e) (f) Terceros requieren que el pago se efectúe a un país o a una localidad geográfica diferente a donde esas terceras personas residen o llevan el comercio; Terceros requieren un honorario inesperado adicional o una comisión para facilitar un servicio; (g) Terceros exigen entretenimiento suntuoso o regalos antes de iniciar o continuar las negociaciones contractuales o la provisión de los servicios; (h) Terceros requieren que se realiza un pago para pasar por alto posibles incumplimientos legales; (i) (j) Terceros requieren que se facilite un empleo u otra ventaja a un amigo o familiar; Usted recibe una factura de terceras personas que parece ser que no es estándar o está hecha a medida para encubrir un pago no habitual; (k) Terceros insisten en el uso de acuerdos secundarios o se niegan a poner las condiciones acordadas por escrito; (l) Se da cuenta que nos han facturado una comisión o un pago de honorario que parece ser alto, dado el servicio declarado que haya sido facilitado; (m) Terceros requieren o piden el uso de un agente, un intermediario, un consultor, un distribuidor o un proveedor que no usamos generalmente o no es conocido por nosotros o; (n) Terceras personas le ofrecen un regalo inusualmente generoso o le ofrecen hospitalidad suntuosa. Madrid 20 de Enero de