Política anti Corrupción y Soborno

Transcripción

1 Política anti Corrupción y Soborno t t º Introducción Nuestra empresa valora su reputación y se compromete a mantener el máximo nivel de valores éticos durante el desarrollo de sus relaciones comerciales. El comportamiento y la conducta del personal de la empresa, así como de terceros que actúan en nombre de la empresa, son cruciales a la hora de mantener estos valores. Nuestra empresa es consciente del gran daño que puede causar la corrupción. Se ha demostrado que donde se dan casos de soborno y corrupción, es más probable que existan otras actividades delictivas, como blanqueo de capitales, raude y delitos cibernéticos (como el robo de propiedad intelectual). Este documento establece la política de la empresa en relación con el soborno y la corrupción. Esta política se aplica estrictamente a empleados, directores, proveedores, contratistas y a cualquier otra persona u organismo asociado a la empresa, dentro de los límites de regiones, áreas y unciones. 2.º Entender y reconocer el soborno y la corrupción Los actos de corrupción y soborno están diseñados para ejercer inluencia sobre un individuo durante el desempeño de sus tareas y para conseguir que este actúe de una manera que podría ser considerada deshonesta dadas las circunstancias. Las deiniciones de soborno y corrupción varían. Nuestra empresa toma por válidas las deiniciones establecidas en la Guía de lenguaje claro sobre la lucha contra la corrupción de Transparency International (Julio de 2009). Soborno: Orecimiento, promesa, entrega, aceptación o exigencia de un incentivo para realizar una acción ilícita, anti ética o que supone abuso de conianza. Los incentivos pueden consistir en obsequios, préstamos, comisiones, recompensas u otras ventajas impuestos, servicios, donaciones, etc.). Corrupción: Consiste en el abuso de poder para beneicio propio. Puede clasiicarse en corrupción a gran escala, menor y política, según la cantidad de ondos perdidos y el sector en el que se produzca. La práctica de actividades de corrupción y soborno no se limita simplemente a la entrega de dinero en eectivo. Los regalos, la atención social y el entretenimiento también pueden considerarse comportamiento corrupto si se llevan a cabo con la intención de inluir sobre la capacidad de decisión. 3.º La ley y las sanciones La Bribery Act 2010 (Ley de Soborno de 2010 en inglés) entró en vigor el 1 de julio de Los riesgos asociados al incumplimiento de esta ley son importantes e incluyen: Investigación por parte de la Serious Fraud Oice (la Oicina de Delitos Graves en inglés), el cuerpo de policía del distrito de La City de Londres y/u otro organismo nacional o internacional con potestad normativa o de orden público. Daños de reputación y empresariales producidos por la publicidad derivada de la investigación. Acusación de individuos y de organizaciones comerciales. Condena e imposición de una pena de prisión de larga duración o de una multa de importe ilimitado. Devolución de las cantidades destinadas al enriquecimiento injusto.

2 t t Posible exclusión de los concursos de contratos. Pérdida de los términos avorables y de un grado considerable de la cobertura del seguro. 4. Nuestra política Nuestra empresa no tolerará ningún tipo de soborno o acto corrupto. La empresa prohíbe la oerta, proposición, entrega, petición o aceptación de cualquier incentivo de corrupción o soborno, ya sea en eectivo o en cualquier otra orma: por o para otra persona o empresa, sin importar su localización, bien se trate de un organismo público o uncionario público, o bien de una persona privada o empresa; por parte de un empleado individual, un directivo, proveedor o cualquier otra persona u organismo que actúe en nombre de la empresa; con el in de obtener cualquier tipo de ventaja comercial, contractual o regulatoria para la empresa en cualquier orma que resulte poco ética o para obtener cualquier tipo de ventaja personal, monetaria o de otro tipo, para el individuo o cualquier persona que esté relacionada con el individuo. Esta política no trata de prohibir las prácticas que se citan a continuación siempre y cuando estas sean apropiadas, proporcionadas y se hayan registrado correctamente. Atención social habitual, siempre y cuando cumpla con las directrices establecidas a continuación; Acelerar un proceso al que puede acceder el público en general mediante el pago de una tasa; y/o Procurar recursos para ayudar a una persona u organismo a tomar una decisión de manera más eiciente, siempre y cuando esta sea la única inalidad. No siempre será sencillo identiicar si las actividades que se están llevando a cabo son apropiadas. Si tiene dudas sobre si un acto puede suponer un incumplimiento de esta política o de la ley, deberá inormar del asunto al Jee del Departamento. La empresa investigará a ondo cualquier sospecha de inracción o cualquier inracción real de esta política o del espíritu de esta política. Se registrarán dichos eventos y se tomarán medidas de acuerdo con los procedimientos internos de la empresa. Los empleados que incumplan esta política podrán ser objeto de medidas disciplinarias que, en última instancia, podrían llevar al despido. 5. Áreas clave de riesgo El soborno puede suponer un riesgo en muchas áreas de la empresa. A continuación podrá encontrar las áreas clave a las que deberá prestar especial atención: Comprobaciones de diligencia indebida: estas comprobaciones podrían exponer a la empresa al riesgo de entablar relaciones con una persona u organización que no apliquen normas éticas rigurosas en sus relaciones comerciales. Para atenuar este riesgo, se seguirán los procedimientos de debida diligencia de la empresa en todo momento. Desconocimiento: el desconocimiento de la ley y las directrices de esta política y procedimiento puede llevar a cometer errores, lo que podría dar como resultado que el individuo o la empresa incumplan esta política o quebranten la ley. El desconocimiento de la ley y de esta política no será excusa para no cumplirlas. Regalos, entretenimiento y atenciones sociales excesivos: estos elementos pueden utilizarse para ejercer inluencia en la toma de decisiones. Los regalos, las atenciones sociales y el entretenimiento se

3 t t pueden aceptar siempre y cuando se encuentren dentro de los límites de la política y directrices de la empresa. Pagos por agilización de servicios: las empresas o individuos hacen uso de estos pagos para asegurar o acelerar el rendimiento de una acción rutinaria o necesaria a la que el pagador está acultado por derecho. La empresa no permitirá ni excusará la realización de dichos pagos. Acuerdos recíprocos: estos acuerdos no son aceptables bajo ninguna circunstancia, salvo en el caso de que se trate de acuerdos empresariales legítimos propiamente documentados y aprobados por parte de la dirección. No deberán aceptarse o realizarse bajo ninguna circunstancia pagos inapropiados para obtener nuevas actividades comerciales, mantener actividades comerciales ya existentes o asegurar ventajas inadecuadas. Acciones realizadas por terceros de las que se pueda responsabilizar a la empresa: estas pueden incluir a diversas personas, como por ejemplo, proveedores, contratistas y consultores que actúan en nombre de la empresa. Deberán atenderse con la diligencia debida antes de involucrar a terceros. Únicamente deberían involucrarse a terceros cuando exista una razón inanciera clara para ello y con un contrato apropiado. Cualquier pago realizado a terceros deberá ser debidamente autorizado y registrado. Registro: es posible que se haga un uso indebido del registro para encubrir sobornos o prácticas corruptas. Se deberá mantener un registro de todos los pagos realizados o recibidos por parte de la empresa para asegurar que nuestros registros son exactos, transparentes y están auditados. 6. Nuestra política en cuanto a regalos y hospitalidad Aquellas personas a las que se les aplique esta política, directa o indirectamente, no podrán orecer o proporcionar dinero, regalos, atenciones sociales u otros artículos de valor a directivos, empleados o representantes de proveedores, clientes u otros organismos si con este hecho se da la impresión de que se está ejerciendo inluencia sobre la relación con la empresa. El listado que aparece a continuación establece las directrices sobre lo que es aceptable y lo que no es aceptable en términos de regalos y de atenciones sociales. Orecer regalos y atenciones sociales: Se considera aceptable lo siguiente: Regalos de valor nominal (tales como artículos promocionales de nuestra empresa); Cuando se cuente con la aprobación de la dirección, se podrán orecer comidas u otro tipo de actividades de entretenimiento en locales externos a la empresa, siempre y cuando los gastos se mantengan a un nivel aceptable. Para evitar dudas, el coste por persona de una comida no deberá exceder las 50 libras esterlinas, debiendo ser, normalmente, muy inerior a esta cantidad. Orecer comidas y alojamiento a un orador o delegado invitado a un congreso o evento organizado por la empresa siempre y cuando sean razonables y estén dentro de los parámetros habituales de las actividades empresariales o eventos de la empresa. Recibir regalos y atenciones sociales: Se considera inaceptable que los individuos supeditados a esta política (o miembros de su amilia), soliciten o acepten, directa o indirectamente, dinero, regalos, atenciones sociales o cualquier otro objeto que pueda ejercer inluencia o dar la impresión de que pueda estar ejerciendo inluencia sobre la relación con esa persona u organismo. No se podrán aceptar regalos ni atenciones sociales, independientemente

4 t t de su valor, que puedan inluir o dar la impresión de que puedan inluir en situaciones tales como el resultado de una entrevista, la admisión de una persona en la base de datos de proveedores aceptados por la empresa, la concesión de contratos o el uso de la Propiedad Intelectual u otros bienes de la empresa. Salvo que se le haya inormado de lo contrario, usted podrá aceptar: Regalos de valor nominal, tales como artículos promocionales, cuando sea habitual que se orezcan dichos artículos a otras personas que tengan una relación similar con dicho individuo u organización. Comidas o actividades de entretenimiento habituales, siempre y cuando los gastos no excedan un nivel razonable. Para evitar dudas: La aceptación de regalos de un valor superior a 25 libras esterlinas y atenciones sociales de un valor superior a 50 libras esterlinas deberá ser autorizada por escrito por su superior directo. Los regalos y atenciones sociales de un valor superior a 100 libras esterlinas deberán ser autorizados por escrito por parte de un directivo. Los regalos y atenciones sociales de un valor superior a 500 libras esterlinas deberán ser autorizados por escrito por parte del director del departamento. En caso de que la empresa descubra que usted ha aceptado algún regalo o atención social excesivo, su superior analizará las circunstancias y se podrá llegar a un acuerdo para tratar el asunto; por ejemplo, devolver el regalo, o emprender ciertas medidas para garantizar que la aceptación de la atención social no inluye a avor del donante sobre la capacidad de decisión o sobre cualquier situación. Si se aceptan regalos o atenciones sociales de valor excesivo en más de una ocasión, o se descubre que estos han ejercido inluencia en la toma de decisiones de orma inapropiada, en contra de la política de la empresa (o son potencialmente ilegales), se tomarán las medidas disciplinarias correspondientes. 7. Cumplimiento Todos los empleados, directivos, proveedores, contratistas o personas u organismos asociados a la empresa deberán cumplir con la Bribery Act 2010 (la Ley de Soborno de 2010 en inglés). El director ejecutivo será el responsable de la política de la empresa en relación con la Bribery Act En caso de necesitar más instrucciones o aclaraciones, no dude en hablar con el jee de su departamento. 8. Política de conlictos de interés Los conlictos de interés se dan cuando se antepone un interés personal (o un interés de personas con las que se está relacionado) a expensas de la empresa o de sus clientes. En caso de necesitar más inormación consulte la Declaración de Intereses de la Empresa. 9. Responsabilidad del empleado y cómo plantear dudas sobre corrupción e incumplimiento de esta política Prevenir, detectar y denunciar casos de soborno y corrupción es responsabilidad de todos los empleados, directivos, proveedores, contratistas y cualquier otra persona u organismo asociado a la empresa, dentro de los límites de regiones, áreas y unciones.

5 t t Si sospecha o está al tanto de que una actividad o conducta realizada o propuesta es ilegal, no es ética o no cumple con los parámetros de esta política, tiene el deber de denunciarla. Deberá denunciarla a su superior directo o a su jee de departamento. En caso de que denunciarlo de esta manera resulte inapropiado, deberá consultar la política de denuncias de la empresa. 10. Gestión y revisión de esta política Esta política se gestionará y revisará de acuerdo con los procedimientos descritos en el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa.