Digitalización de archivos físicos Históricos de los Registros Mercantiles y Registros de la Propiedad

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1 DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS HISTÓRICOS DE LOS REGISTROS MERCANTILES Y REGISTROS DE LA PROPIEDAD 1

2 1. DATOS GENERALES DEL PROYECTO 1.1. Nombre del Proyecto Digitalización de archivos físicos históricos de los registros mercantiles y registros de la propiedad Código único de proyecto CUP: Tipo de solicitud del dictamen Actualización del dictamen de prioridad para los años ; del proyecto de arrastre para incrementar la eficiencia de la gestión de los sistemas de Registros Mercantiles y de la, garantizando la seguridad, inviolabilidad, confiabilidad, resguardo y permanencia en el tiempo de la información registral de actos mercantiles y de la propiedad Entidad Ejecutora Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, Coordinación de Normativa y Protección de la Información Entidad Operativa desconcentrada Coordinación de Gestión, Registro y Seguimiento Ministerio Coordinador Ministerio Coordinador de Sectores Estratégicos. 2

3 1.7. Sector y Tipo de Proyecto Sector 10, Transporte, Comunicación y Vialidad Tipo: Sistema de identificación documental 1.8. Plazo de Ejecución Este proyecto tendrá un tiempo de ejecución de 48 meses. Se estima inicie enero del 2014 y finalice en diciembre del Monto El proyecto requiere un monto de US$ ,53 (Once millones novecientos noventa mil seis cientos quince con cincuenta y tres centavos) para su ejecución. 2. DIAGNÓSTICO Y PROBLEMA 2.1. Descripción de la situación actual del área de intervención del proyecto A continuación se detallan ciertos aspectos económicos y sociales del país, dado que se constituye en el área de intervención. Identificación de la situación del Ecuador Población Análisis socio demográfico De acuerdo a la encuesta de empleo, desempleo y subempleo de diciembre de 2012, en el Ecuador la población mayor a 18 años asciende a 9.9 millones de personas (67.8% de la población), mientras que el número de ciudadanos mayores a 65 años suma 1.6 millones de personas (11.1%). Si se concentra el análisis por región, el 69.5% de la población de la Sierra es mayor de 18 años, mientras que en la región 3

4 Costa el porcentaje asciende a 67.3% finalmente en la región amazónica casi 6 (58.3%) de cada 10 habitantes es mayor de edad. En la Sierra existe un mayor porcentaje de población mayor de 65 años (13.1%) mientras que en la Costa y Amazonía menos del 10% de la población pertenece a la tercera edad (9.6% y 8.5% de la población de cada región respectivamente). Con relación a la población de las provincias de Pichincha, El Oro y Tungurahua 7 de cada 10 habitantes son mayores de edad, mientras que en las provincias de Esmeraldas y Amazonía 1 presentan los menores porcentajes de población mayor de 18 años (59.9% y 58.3% respectivamente. Por otro lado, en la provincia de Chimborazo casi 2 de cada 10 habitantes son mayores de 65 años mientras que en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas menos de 1 de cada 10 habitantes pertenecen al grupo de tercera edad (7.4%) (ver tabla 1). Tabla 1: Población por región y provincia (porcentaje) Población mayor a 18 años Población mayor a 65 años Nacional 9,960,274 1,630,530 (número) Por región Sierra 69.54% 13.07% Costa 67.25% 9.59% Amazonía 58.30% 8.51% Por provincia Azuay 68.86% 12.59% Bolívar 67.21% 18.17% Cañar 66.49% 15.09% Carchi 68.54% 14.36% Cotopaxi 67.34% 15.88% Chimborazo 68.42% 19.02% El Oro 70.54% 11.52% 1 En la encuesta de empleo, por motivos de tamaño muestral la región Amazónica no puede ser desglosada en sus provincias. 4

5 Esmeraldas 59.90% 8.79% Guayas 68.41% 9.38% Imbabura 67.49% 11.87% Loja 67.69% 13.87% Los Ríos 65.37% 9.19% Manabí 67.03% 9.96% Pichincha 72.34% 11.87% Tungurahua 70.14% 12.68% Santo Domingo 62.83% 7.43% Santa Elena 66.30% 8.55% Amazonía 58.30% 8.51% Fuente: INEC Censo de Población y Vivienda 2010 Analizando por caracterizaciones diferentes a la división político administrativa, se mantiene una distribución poblacional uniforme en las áreas urbana y rural y entre hombres y mujeres (es decir 6 de cada 10 ciudadanos son mayores de 18 años). Por auto identificación étnica el porcentaje de individuos mayores de edad es menor al promedio nacional entre los indígenas (58.5%) mientras que entre los blancos el porcentaje es mayor que en el promedio nacional (74.5%). De igual manera si se analiza por condición de pobreza, el 56.6% de los pobres por ingresos es mayor de 18 años mientras que el 71.8% de los no pobres cumplen esta condición. Para los mayores de 65 años, el 13.8% de los habitantes del área rural cumplen esta condición, mientras que en el área urbana el porcentaje asciende a 9.7%. Se registra una mayoría marginal de mujeres mayores de 65 años en relación a los hombres (11.5% vs. 10.6%), este se debe a muchos factores pero sobresale que la esperanza de vida de las mujeres es mayor a la de los hombres 2. Por auto identificación étnica se aprecia que en la población indígena y blanca existen los mayores porcentajes de personas de la tercera edad (13.3% y 14.2% respectivamente) mientras que tan solo el 8.2% de los afroecuatorianos pertenecen a la tercera edad (ver tabla 5) años para las mujeres versus 73 años para los hombres (INEC 2013) 5

6 Tabla 2: Población - varias caracterizaciones (porcentaje) Población mayor a 18 años Población mayor a 65 años Nacional (número) 9,960,274 1,630,530 Por área Urbano 69.42% 9.74% Rural 64.69% 13.79% Por sexo Hombre 66.42% 10.66% Mujer 69.19% 11.53% Por etnia Indígena 58.48% 13.26% Blanca 74.50% 14.17% Mestiza 68.92% 10.96% Afroecuatoriana 60.85% 8.20% Montubia 65.81% 11.98% Por condición de pobreza ** Pobre 56.58% 11.05% No pobre 71.75% 11.01% ** Pobreza por ingresos Fuente: INEC - ENEMDU Diciembre de 2012 Elaboración: DINARDAP Escolaridad (educación) En promedio los años de escolaridad de la población es de 7.8 años mientras que a nivel nacional, la población mayor de 18 años el promedio de escolaridad es de 8.9 años y para los mayores de 65 años es de 5.0 años. Por área, los habitantes del área urbana registran mayores años de escolaridad en promedio (10.3 y 6.8 años para mayores de 18 y 65 años respectivamente) mientras que en el área rural los individuos mayores de 18 años tienen en promedio 6.0 años y los mayores de 65 años 2.5 años. 6

7 Estos datos reflejan que en el acceso al sistema educativo de generaciones más jóvenes es mayor y que existen asimetrías muy grandes en el acceso a la educación entre los habitantes de las zonas urbanas y rurales. En relación al sexo, es casi equitativo aunque marginalmente favorable a los hombres ya que en el grupo de individuos mayores de edad la escolaridad promedio de los hombres es de 9.1 años y en mujeres asciende a 8.8 años. Entre los individuos de la tercera edad la diferencia es un poco más pronunciada (5.4 años para hombres y 4.7 años para mujeres). En relación a la etnia los individuos que se consideran blancos registran el mayor número de años de escolaridad en promedio (10.9), mientras que los que son consideran indígenas son los que menor número de años de escolaridad poseen (4.8). Los mestizos y afro ecuatorianos tienen niveles de escolaridad mayores al promedio nacional (ver tabla 6). Finalmente los individuos en condición de pobreza por ingresos tiene en promedio 3 años menos de escolaridad que los no pobres (6.2 vs. 9.7 respectivamente). Tabla 3: Escolaridad - varias caracterizaciones (año) Población mayor a 18 años Población mayor a 65 años Nacional (número) Por área Urbano Rural Por sexo Hombre Mujer Por etnia Indígena Blanca Mestiza Afroecuatoriana Montubia

8 Por condición de pobreza ** Pobre No pobre ** Pobreza por ingresos Fuente: INEC - ENEMDU Diciembre de 2012 Elaboración: DINARDAP Mercado laboral El Ecuador es el país que tiene la menor tasa de desempleo de América Latina (CEPAL 2012), el problema en el país es la alta tasa de subempleo sin embargo el porcentaje de ocupados plenos sobre la PEA 3 ha registrado importantes progresiones en los últimos cinco años. En diciembre de 2012, la tasa de desempleo a nivel nacional fue de 4.1% mientras que la tasa de ocupación plena se ubicó en 44.5%. Para la población mayor de 18 años la tasa de desempleo es marginalmente menor (4.0%) mientras que la ocupación plena es marginalmente más alta (45.8%). A nivel de área, la tasa de desempleo en el área rural es casi inexistente - tan solo de 2.2% - mientras que la tasa de subempleo registra una magnitud más alta que el indicador nacional ya que la misma se ubica en 74.6%. Por otro lado en el área urbana se reportan mayores tasas de ocupación plena y desempleo en relación al área rural (55.1% y 5.0% respectivamente). El subempleo es un fenómeno social que afecta más a las mujeres que a los hombres, la tasa de subempleo para hombres es 10 puntos porcentuales menor a la tasa registrada por las mujeres (47.3% vs. 57.5% respectivamente). Los hombres registran condiciones laborales mejores que las mujeres ya que casi la mitad de los hombres de la PEA se encuentran en la categoría de la plena ocupación (49.0%) mientras que las mujeres un poco más de un tercio de la PEA femenina registra esta condición. 3 Para el presente análisis se considera PEA a todos los individuos mayores de 10 años menos los inactivos. 8

9 Al igual que la desagregación por sexo, en la desagregación étnica, se observa grandes asimetrías, por un lado es evidente que el subempleo afecta en mayor medida a los indígenas, montubios y afroecuatorianos mientras que en la condición de ocupación plena, los blancos y mestizos son los que mayor población goza de esta condición laboral. Igual fenómeno se registra entre los grupos por condición de pobreza (ver tabla 4). Tabla 4: PEA - varias caracterizaciones (porcentajes) Ocupados plenos Subempleados Desempleados PEA (mayor a 10 años) Población mayor a 18 años PEA (mayor a 10 años) Población mayor a 18 años PEA (mayor a 10 años) Población mayor a 18 años Nacional Por área Urbano Rural Por sexo Hombre Mujer Por etnia Indígena Blanca Mestiza Afroecuatoriana Montubia Por condición de pobreza ** Pobre No pobre ** Pobreza por ingresos Fuente: INEC - ENEMDU Diciembre de 2012 Análisis económico PIB y comercio exterior 9

10 El crecimiento del PIB registra una tendencia sostenida en el período , en el año 2012 en dólares del año 2007 el PIB se ubicó en US$ 63.3 miles de millones. La balanza comercial del Ecuador en el período registra superávit comercial mientras que a partir de 2008 el déficit comercial ha sido creciente (ver gráfico 1). En consecuencia el crecimiento desde 2008 se ha dado principalmente por dos componentes de demanda interna: la inversión y el gasto público. La inversión en el país, especialmente desde el año 2007, ha experimentado grandes crecimientos en especial gracias al gran impulso que el actual gobierno ha dado a la inversión pública. La inversión total (incluida variación de existencias) en el año 2012 representa el 27% del PIB (en dólares corrientes). Gráfico No. 1: PIB y Comercio exterior Fuente: BCE - IEM No 1934 Abril de 2013 La demanda interna registra un comportamiento estable en el crecimiento del consumo mientras que el gasto público registra crecimientos mayores que el consumo. La variable que empuja la demanda interna, tal como se mencionó anteriormente, es la inversión total (ver gráfico). 10

11 Gráfico No. 2: PIB y Demanda interna Fuente: BCE - IEM No 1934 Abril de 2013 El Plan Nacional de Gobierno en Línea promueve, para los ciudadanos e instituciones, mayores y mejores servicios, servicios digitales; el fomento del acceso a la información y los servicios públicos y el seguimiento y monitoreo de los servicios y del uso de tecnologías de información y comunicación (TIC s). La DINARDAP en cumplimiento del mandato establecido en la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, ha procedido a implementar los mecanismos para crear y regular el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos (SINARDAP) y su acceso. En este sentido, ha desarrollado e implementado infraestructura tecnológica, servicios digitales hacia ciudadanos, gobierno y empresas; acceso ciudadano a información y servicios públicos; y el seguimiento y monitoreo de la situación de los servicios en línea y el uso de TICs. De acuerdo a la Ley, el SINARDAP estará conformado por los registros: civil, propiedad, mercantil, societario, datos de conectividad electrónica, vehicular, de naves y aeronaves, patentes, de propiedad intelectual y todos los registros de datos de las instituciones públicas y privadas que mantuvieren y administren por disposición legal información registral de carácter público. Hasta el mes de julio del año 2012, el 11

12 Sistema se encuentra interactuando en el siguiente marco institucional, y están conectados al SINARDAP los siguientes entes registrales: Registros Mercantiles Registros mercantiles, constituyen unidades administrativas desconcentradas sujetas a control, auditoría y vigilancia de la DINARDAP. Hasta agosto del año 2012, están en operación 221 registros mercantiles, de los cuales 12 realizan actividades en forma exclusiva de inscripción, registro, certificación y custodia de actos, contratos e instrumentos mercantiles; en tanto que el resto registran en forma simultánea actos mercantiles y actos de la propiedad inmobiliaria. En el cuadro a continuación, se incluye un listado de la localización de los registros: Cuadro No. 1: Registros Mercantiles del Ecuador Región Registro Provincia Mercantil 1 Esmeraldas Esmeraldas 3 Ambato Tungurahua Santo Domingo Santo domingo de los Tsáchilas 4 Manta Manabí Portoviejo Manabí Santa cruz Galápagos 5 Babahoyo Los Ríos 6 Cuenca Azuay 7 Machala El Oro Loja Loja 8 Guayaquil Guayas 9 Quito Pichincha Dentro de los tipos de trámites que se efectúan en los registros mercantiles, tanto de inscripción como de certificación, se comprenden o tienen relación a lo siguiente: 12

13 Actas de junta general Arrendamiento mercantil Autos Compañías: constitución, historia legal, cambio de domicilio, disolución, liquidación Capitulación matrimonial Certificado de vigencia de contrato Cesiones de derechos y de participaciones, y carta de cesión Declaración juramentada Demandas Donaciones Escisiones, disoluciones y emancipaciones voluntarias Embargos Escrituras de constitución y de aumento de capital Fusiones absorción Gravámenes y no gravámenes Historia de dominio y de representantes de compañías e historia societaria Testamento Insolvencias Interdicción Marcas Matrícula de comercio Negativas Nombramientos, renuncias, representantes legales, lista de socios Oficios Participación extrajudicial Poderes nacionales y/o extranjeros Posesión efectiva Prendas agrícola, comercial e industrial Prohibiciones Prorroga de plazo de duración Estatutos y sus reformas Reserva de dominio Revocatoria de poderes Sentencias y sobreseimientos 13

14 Sociedades civiles, entre los principales Las actividades registrales realizadas están supeditadas tanto al volumen de actividades económicas que se efectúan en una circunscripción territorial, como al peso relativo que puede tener dicho territorio en el contexto de las actividades productivas nacionales. Es por ello que la tramitación de actos mercantiles, comparativamente con el resto del país, se efectúan en mayor medida en Quito y Guayaquil, seguido por ciudades como Ambato y Cuenca, y, en un tercer grupo, el resto de establecimientos registrales. En el resto del país también se realizan actos mercantiles, que de igual manera deben ser registrados. Por tal motivo, la ley 4 dispone que, en aquellos lugares en que no haya Registros Mercantiles, los Registros de la cumplan con las funciones de aquellos Registros de la Registros de la propiedad, son administrados conjuntamente entre las municipalidades y la Función Ejecutiva a través de la DINARDAP; por tanto, el Municipio de cada cantón o Distrito Metropolitano se encarga de la estructuración administrativa del registro y su coordinación con el catastro y la DINARDAP dicta las normas que regularán su funcionamiento a nivel nacional. El registro de la propiedad está dotado de autonomía registral y administrativa; tiene por objeto la inscripción de actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles; y brinda seguridad jurídica a tales actos. Los servicios que prestan los Registros de la a los usuarios, entre otros, son los siguientes: Registro de escrituras: Compra venta, promesa de compra venta Dación en pago Donaciones 4 Art. 19, inc. 2, de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. 14

15 Constitución de fideicomisos mercantiles Particiones extra judiciales Adjudicaciones Permutas Servidumbres Capitulaciones matrimoniales Hipotecas y la cancelación de las mismas Cesión de derechos hipotecarios Constitución de patrimonio familiar Constitución de derechos de usufructo y los demás establecidos en la ley Registro de procesos judiciales: Demanda sobre propiedad o linderos de bienes raíces Juicios de partición Sentencias o aprobaciones judiciales de partición de bienes inmuebles Diligencias de remate de bienes raíces Prescripciones adquisitiva de dominio Órdenes de prohibición de enajenar Órdenes de embargo Cancelación de demandas, prohibiciones, interdicciones, embargos, insolvencias, patrimonio familiar, de uso y habitación. Declaratoria de interdicción, remate, y más establecidos en la ley Registro de actas notariales Las posesiones efectivas Cancelaciones de patrimonio familiar Cancelación de usufructo Actas notariales relativas a inmuebles Registro de testamento, etc Registros de la que cumplen funciones de los Registros Mercantiles 15

16 En 209 cabeceras cantonales, operan Registros de la que cumplen con las funciones y facultades de los Registros Mercantiles, al tenor del mandato contenido en el Art. 19 de la Ley del Sinardap. En el cuadro a continuación se destaca la ubicación de los registros mixtos clasificados por zonas. Cuadro No. 2: Registros de la que cumplen funciones de los Registros Mercantiles Zona Provincia Cantones Zona 1 Zona 2 Zona 3 Zona 4 Esmeraldas Quinindé, Río Verde, Muisne, San Lorenzo, Atacames, Eloy Alfaro, La Concordia. Carchi San Pedro Huaca, Mira, Espejo - El Ángel, Bolívar, Montufar- San Gabriel, Tulcán. Imbabura Pimampiro, San Miguel Urcuquí, Antonio Ante-Atuntaqui, Cotacachi. Sucumbíos Sucumbíos-Bonita, Putumayo, Cuyabeno, Gonzalo Pizarro, Cascales, Shushufindi, Lago Agrio. Pichincha Pedro Vicente Maldonado, San Miguel de los Bancos, Puerto Quito, Pedro Moncayo-Tabacundo, Mejía-Machachi, Rumiñahui-Sangolquí, Cayambe. Francisco Aguarico, Loreto, Joya de los Sachas, Francisco de de Orellana Orellana. Napo Carlos Julio Arosemena, Quijos-Baeza, El Chaco, Archidona, Tena. Cotopaxi Latacunga, Pangua Corazón, Sigchos, Saquisilí, La Mana, Salcedo, Pujilí. Tungurahua Mocha, Cevallos, Tisaleo, Patate, Baños de Agua Santa, Quero, Píllaro, Pelileo. Chimborazo Riobamba, Penipe, Cumandá, Chambo, Pallatanga, Chunchi, Guamote, Guano, Alausí, Colta. Pastaza Santa Clara, Arajuno, Mera, Puyo. Manabí Chone, Olmedo, Jaramillo, Puerto López, Junín, San Vicente, Jama, Flavio Alfaro, 24 de Mayo, Rocafuerte, Pichincha, Tosagua, Bolívar-Calceta, Paján, Montecristi, 16

17 Zona 5 Zona 6 Zona 7 Santo Domingo Santa Elena Guayas Los Ríos Bolívar Galápagos Cañar Azuay Morona Santiago El Oro Loja Zamora Santa Ana, Pedernales, Sucre-Bahía de Caráquez, Jipijapa, El Carmen. Santa Elena, Salinas, La Libertad. Milagro, Isidro Ayora, Gral. Antonio Elizalde - Bucay, Marcelino Maridueña, Palestina, Lomas de Sargentillo, Nobol, Balao, Alfredo Baquerizo Moreno-Juján, Simón Bolívar, Colimes, Gral. Villamil Playas, Naranjito, Santa Lucía, El Triunfo, Pedro Carbo, San Jacinto de Yaguachi, Balzar, Urbina Jado (Salitre), Naranjal, El Empalme, Daule. Quevedo, Quinsaloma, Montalvo, Palenque, Catarama- Urdaneta, Pueblo Viejo, Mocache, Valencia, Baba, Buena Fe, Vinces, Ventanas. Las Naves, Echendía, Caluma, Chimbo, Chillanes, San Miguel, Guaranda. Isabel, San Cristóbal, Suscal, Déleg, El Tambo, Biblián, La Troncal, Cañar, Azogues. El Pan, Guachapala, Oña, San Fernando, Sevilla de Oro, Pucara, Chordeleg, Girón, Camilo Ponce Enríquez, Nabón, Santa Isabel, Paute, Sigsig, Gualaceo. Pablo Sexto, San Juan Bosco, Logroño, Twintza, Huamboya, Palora, Santiago Méndez, Limón Indanza, Taisha, Sucúa, Gualaquiza, Macas. Chilla, Las Lajas, Marcabeli, Balsas, Atahualpa, Portovelo, Arenillas, Piñas, Zaruma, Huaquillas, El Guabo, Santa Rosa, Pasaje. Quilanga, Olmedo, Pindal, Chaguarpamba, Sozoranga, Zapotillo, Celica, Gonzanamá, Puyango, Espíndola, Macara, Paltas, Catamayo, Calvas - Cariamanga, Saraguro. Paquisha, Nangaritza, Yacuambi, Centinela del Cóndor, 17

18 Zona 8 Chinchipe Cantones Palanda, El Pangui, Chinchipe, Yantzara, Zamora. Samborondón y Durán Otros registros articulados al SINARDAP Otros registros articulados son: civil, datos de conectividad electrónica, vehicular, naves y aeronaves, patentes, propiedad intelectual y todos los registros de instituciones públicas y privadas que mantuvieren y administren por disposición legal, información registral de carácter público. Complementariamente, la Disposición Transitoria Séptima ordena que Las instituciones del sector público que posean información pública como: el Servicio de Rentas Internas, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Dirección Nacional de Migración, Dirección Nacional de Tránsito, Dirección Nacional de Registro Civil, Identificación y Cedulación, Policía Nacional, Comisión de Tránsito del Guayas, Ministerio de Relaciones Laborales, Instituto Ecuatoriano de Intelectual, Municipios, Función Judicial, entre otras, deberán integrarse paulatinamente al Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos dentro del plazo de tres años contados a partir de la entrada en vigencia de la presente ley. En caso de que cualquier institución que estuviese en la obligación de interconectarse en virtud de la presente Ley, no lo hiciere, la máxima autoridad de la referida institución podrá ser destituida por el Director Nacional de Registro de Datos Públicos Servicios registrales El SINARDAP al realizar procesos de interconexión de los registros, en torno a un modelo de confiabilidad y confidencialidad, permite generar un proceso individualizado de consulta, y, cuando la ley así lo permite o autoriza, también uno de carácter público. Bajo estos parámetros se constituyó Dato Seguro, que es un portal de información, en el cual el ciudadano, al suscribirse, puede acceder en línea, de forma fácil, segura y en tiempo real, y en forma simultánea, a su información personal registrada en varias instituciones del Estado. 18

19 En el cuadro a continuación, se establece la tipología de consultas, a las cuales puede acceder el ciudadano. Cuadro No. 3: DATO SEGURO servicio de consulta en línea Entes registrales Servicio de Rentas Internas (SRI) Dirección Nacional de los Espacios Acuáticos (DIRNEA) Agencia Nacional de Tránsito Misión Recaudar los tributos internos establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa vigente. Su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar sostenidamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes. Ejecutar las actividades relacionadas con la seguridad de los espacios acuáticos, mediante la gestión de la seguridad en la navegación, la salvaguarda de la vida humana en el mar y el ordenamiento del borde marino costero y fluvial a fin de contribuir a la defensa de la soberanía y la integridad territorial y, con su contingente, apoyar al desarrollo nacional y la seguridad pública y del estado. Brindar y garantizar la libre y segura movilidad terrestre en el territorio nacional por medio de la implementación de servicios de calidad, contribuyendo al desarrollo Consultas a través de Dato Seguro Estado tributario detallado Datos del contribuyente Naves Registradas Licencia de conducir 19

20 Entes registrales Consejo Nacional Electoral (CNE) Registro Civil Dirección General de Aviación Civil (DGAC) Dirección Nacional de Policía Judicial Registro Mercantil Registro de la Misión socio-económico del país y en la preservación del medio ambiente. Garantizar el ejercicio de derechos políticos mediante la organización de procesos electorales, el apoyo a las organizaciones políticas y la promoción del conocimiento político electoral Realizar la identificación integral de los habitantes del Ecuador, registrar sus actos civiles y otorgar documentos seguros y confiables, garantizando la custodia y manejo adecuado de la información. Administrar, Regular, Vigilar y Controlar la actividad aeronáutica y aeroportuaria, garantizando la seguridad operacional Desarrollar las investigaciones preprocesales y procesales penales en forma técnica, eficiente y oportuna; tendiente a proteger el bienestar e integridad personal y material de los ecuatorianos. Registro de actos y contratos mercantiles, y sus respectivas modificaciones y cancelaciones. Registro de actos y contratos relativos a bienes inmuebles, y sus respectivas modificaciones y cancelaciones. Consultas a través de Dato Seguro Datos de registro electoral Datos personales Aeronaves Registradas Antecedentes Personales Movimientos Migratorios Actos Mercantiles Actos Societarios Actos sobre Bienes Inmuebles 20

21 Se accede al Sistema a través de la internet, desde cualquier parte del mundo; está en línea 24 horas al día y los 365 días del año; tiene capacidad para que el ciudadano realice el seguimiento del proceso de consulta en línea y efectúe consultas a través de funcionarios virtuales, vinculados al servicio en línea; todo con prontitud, disminución de costos en los trámites y evitando la movilización del ciudadano Identificación, descripción y diagnóstico del problema La DINARDAP plantea el requerimiento de digitalizar libros almacenados en los archivos registrales de los Registros Mercantiles y de la. Sin embargo este proceso se encuentra con dificultades pues, debido a que los registros tanto de la propiedad como mercantiles contaban hasta el año 2011 con una administración privada, no existía una estandarización de procesos registrales, lo que producía varios inconvenientes e ineficiencia en los trámites realizados. En el 2011 se consolidó el proceso de transición de los 11 Registros Mercantiles privados a públicos y se contribuyó para que los gobiernos autónomos descentralizados municipales cumplan igual proceso respecto de los Registros de la, los que, a la fecha, suman 211, restando solamente 10 de concluir su transformación. Es así que se inicia el proceso de estandarización y mejora de los procesos registrales. En este proceso detectando varios inconvenientes: falta de estandarización del proceso de los registro, contenido de los libros registrales presencia únicamente de archivos físicos en casi todos los registros de la propiedad y mercantiles y los trámites registrales se realizan manualmente, lo cual determina permanente consulta física y manipulación de libros. Así mismo, en la mayoría de registros los libros no se encuentran almacenados en un espacio físico con control de humedad y temperatura; tampoco se ha considerado la seguridad en los archivos respecto a robos e incendios. De las visitas técnicas realizadas por personal de la DINARDAP, se ha detectado que los archivos físicos de los registros de la propiedad, no cuentan con un orden cronológico de la ubicación de los libros de registro y repertorio, y tampoco tienen una base de datos, razón por la cual, la búsqueda de información para emitir inscripciones 21

22 y certificaciones es bastante lenta, a pesar de que estos trámites representan el 85% de la demanda de los registros de la propiedad. Respecto a los Registros de la (200 pequeños y 11 medianos) y los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil no se tiene ningún documento digitalizado. En el siguiente cuadro se detallan las causas y efectos de los problemas antes mencionados: Cuadro No. 4: Principales problemas identificados PROBLEMAS CAUSAS EFECTOS - Archivos no se encuentran - Pérdida de la digitalizados, tanto en el información del La Manipulación caso de los registros usuario. de los Documentos mercantiles como los de la que certifican el propiedad - El usuario no tiene acto Registral acceso a sus ocasionan el - La documentación documentos en deterioro y daño histórica en los Registros forma inmediata integral del mismo Mercantiles y de la y que pueden no se - El usuario no tiene ocasionar su encuentra en espacios seguridad de su pérdida total o físicos adecuados que documentos y parcial. permitan su conservación. expedientes que se encuentran - Los espacios destinados a guardar archivos físicos no guardados en los RM y RP tienen las seguridades respectivas - Aumento de los costos en el mantenimiento del espacio destinado a guardar lo archivos físicos 22

23 - Pérdida de tiempo tanto para el usuario como para el personal que trabajan en los RM y RP. - Gasto excesivo de papel 2.3. Línea Base del Proyecto Respecto a los Registros de la (200 pequeños y 11 medianos) y los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil beneficiarios de este proyecto no se tiene actualmente ningún documento físico digitalizado, razón esta para determinar que no existe línea base sin embargo, a este respecto y por ser un esfuerzo vinculado, vale indicar que, con la ejecución del proyecto Fortalecimiento de sistemas informáticos para entes registrales priorizado por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) con Oficio No. SENPLADES-SIP-dap de fecha 9 de septiembre 2011, actualmente están en proceso de digitalización los libros de los últimos 5 años, pertenecientes a los Registros Mercantiles de: Babahoyo Machala Santo Domingo Loja Ambato Portoviejo Manta Cuenca y Esmeraldas 23

24 Este proceso de digitalización se realiza para un total de imágenes, según consta del contrato de servicios de digitalización suscrito para el efecto, y del archivo digital obtenido de estos 9 Registros Mercantiles, lo cual, una vez finalizado, constituirá nuestra línea de base. En conclusión, se parte de la no presencia de archivos digitalizados. Línea base cero Análisis de Oferta y Demanda Con este proyecto se pretende digitalizar los archivos de los últimos 30 años de los Registros de la y los archivos de los últimos 16 años de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil. En función de esto se realiza el análisis sobre la oferta y demanda prevista. Por lo expuesto, se considera necesario puntualizar que los beneficiarios serán: La población o ciudadanía en general (especialmente aquellos mayores de 18 años) Lo expresado indica que el análisis de oferta y demanda debe identificar ese mercado existente. Demanda Referencial Población Población Referencial El proyecto tendrá un área de influencia nacional, ya que los Registros de la se encuentran en todas las cabeceras cantonales en las 24 provincias del país. Es por esto que se considera demanda referencial a la población total 5 del Ecuador, que según los resultados del censo 2010 ascienden a de habitantes. 5 INEC, Censo Poblacional Estos datos no consideran a las zonas no delimitadas. 24

25 Gráfico No. 3: Población Total del Ecuador Demanda potencial Población Se considera demanda potencial del proyecto a la población ecuatoriana mayor de 18 años que es considerada capaz para las actividades del comercio, por lo tanto, son usuarios potenciales de los servicios de los registros tanto mercantiles como de la propiedad. Esta población asciende a que equivale al 62,7% del total de la población del Ecuador. Gráfico No. 4: Población 18 años y más Fuente: INEC, Censo de Población y Vivienda

26 Demanda efectiva Población La demanda efectiva del proyecto asciende a habitantes mayores de 18 años que viven en los 213 cantones en donde se encuentran ubicados los registros en los que se intervendrá con este proyecto, como se describe a continuación: Tabla 5: Población demandante efectiva Cantones 2 Registros Mercantiles Quito y Guayaquil 200 Registros de la Pequeños 11 Registros de la Medianos 213 Cantones POBLACION MAYOR A 18 AÑOS Hombres Mujeres Total Gráfico No. 5: Demanda Efectiva A continuación se muestra la proyección de la demanda efectiva al Según datos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos la tasa de crecimiento anual es de 1,95%. 26

27 Tabla 6: Población demandante efectiva proyectada al 2020 Cantones 2 Registros Mercantiles Quito y Guayaquil 200 Registros de la Pequeños 11 Registros de la Medianos 213 Cantones PROYECCION POBLACION MAYOR A 18 AÑOS El detalle de la población por cantones se puede observar en el Anexo No. 1 Detalle de cantones y población beneficiaria. Oferta Como se determinó en el punto Problemas o necesidades identificadas. Los archivos físicos de los registros de la propiedad, no cuentan con un orden cronológico de la ubicación de los libros de registro y repertorio, y tampoco tienen una base de datos, razón por la cual, la búsqueda de información para emitir inscripciones y certificaciones es bastante lenta, a pesar de que estos trámites representan el 85% de la demanda de los registros de la propiedad. Considerando que es necesario contratar el servicio de digitalización que está orientado a requerir de empresas especializadas que oferten el servicio en procesos digitales y que respondan a la necesidades de incorporar archivos digitalizados a los sistemas de producción integrados al SINARDAP, tomando en cuenta el enfoque de atención y servicio al ciudadano. Además que las empresas que oferten el servicio estén enfocada a Incrementar la competitividad de sus clientes apoyándoles a tomar mejores decisiones por medio de las soluciones que entregan, siendo este el corazón de sus operaciones pues se centran principalmente en la atención a instituciones del sector público a través de la provisión de servicios especializados. Estimación del Déficit o Demanda Insatisfecha (oferta-demanda) 27

28 Demanda Insatisfecha Población Una vez que se dispone de información sobre la demanda efectiva, y con la puntualización realizada anteriormente sobre la oferta (con respecto a la demanda, un 27% el 2014, un 40% el 2015, un 33% el 2016 y a partir de ese año se estima que atienda el 100%), la demanda insatisfecha estimada con referencia a la población será la siguiente: Años Habitantes Población Población beneficiada con servicio en Registros que cuentan con Archivos Digitalizados Actual futura Elaborado por: DINARDAP Población mayor de 18 años Demanda Insatisfecha A continuación se muestra la proyección de la demanda efectiva al Según datos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos la tasa de crecimiento anual es de 1,95%. 28

29 Tabla 7: Población demandante efectiva proyectada al 2020 Cantones 2 Registros Mercantiles Quito y Guayaquil 200 Registros de la Pequeños 11 Registros de la Medianos 213 Cantones PROYECCION POBLACION MAYOR A 18 AÑOS Identificación y Caracterización de la población objetivo Población De alguna forma ésta ha sido caracterizada en la descripción de la situación actual, sin embargo, cabe destacar que de la población mayor de 18 años, que representa el 63% de la población, el 48% son hombre, en tanto que el 52% son mujeres. Por otra parte, de los mayores de 18 años, la mayor parte de esta población se encuentra concentrada en la zona urbana, con el 68,5% y en la zona rural apenas el 31,5%, lo que se detalla en el siguiente cuadro: Cuadro No. 5: Composición de población mayor a 18 años Años Población mayor de 18 años Hombres Mujeres Urbana Rural Fuente: INEC ENENDU Elaborado por: DINARDAP 29

30 La población beneficiaria de este proyecto se encuentra concentrada en 213 cantones, es decir que cubre un 96,38% del total de cantones a nivel nacional y 23 de las 24 provincias existentes en el país. Se identifica la población objetivo beneficiarias como medio de verificación de la mejora en el servicio al disponer de documentos digitalizados indexados en el sistema, bajo este parámetro se relaciona con la transaccionalidad del los mismos La población total beneficiada en este proyecto asciende a habitantes mayores de 18 años de los 213 cantones a nivel nacional, de los cuales son hombres y son mujeres. De este total de beneficiarios el 45,46% equivale a que pertenecen a 200 cantones considerados pequeños pues su número de habitantes no sobrepasa los habitantes. En el caso de los cantones considerados medianos representan el 14,23% lo que asciende a habitantes. Se los considera medianos porque su población oscila entre y habitantes. Finalmente Quito y Guayaquil representan el 40,31% del total de beneficiarios con una población de de habitantes. Al finalizar el proyecto en el año 2016 se estima que la población beneficiaria ascenderá a habitantes con el siguiente detalle: 30

31 Tabla 8: Proyección de población beneficiaria al 2016 Cantones Proyección 2016 % 2 Registros Mercantiles Quito y Guayaquil % 200 Registros de la Pequeños % 11 Registros de la Medianos % 213 Cantones Gráfico No. 6: Demanda efectiva proyecta al 2016 Demanda efectiva proyectada al 2016: Tamaño y capacidad en proyectos de dotación de bienes y servicios Conforme la programación de levantamiento y digitalización de los archivos físicos de los libros que contienen los registro de actos públicos tanto mercantil como de la propiedad en 213 cantones a nivel Nacional, se integrarían de forma paulatina a los Sistemas de la siguiente manera: Al 2014 Digitalización de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil más los Registros de la de los cantones de las provincia de Carchi y Esmeraldas, que representan el 27% 31

32 Al 2015 Digitalización de los Registros de la priorizados, que representan el 40% Al 2016 Digitalización de los Registros de la restantes, que representan el 33%. Al 2016 los Registros Mercantiles y de la cuentan con todos sus archivos históricos digitalizados e indexados a los sistemas SNRM y SNRP respectivamente, lo que representa el 100% 2.7. Ubicación Geográfica e Impacto Territorial El presente proyecto tiene cobertura a nivel de las ciudades de Quito y Guayaquil para los registros de la propiedad y registros mercantiles de las ciudades mencionadas. Beneficiarios por cantones Cantones Beneficiarios GUAYAQUIL QUITO ARTICULACIÓN DEL PROGRAMA Y PROYECTO DE INVERSIÓN CON LA PLANIFICACIÓN 3.1. Alineación objetivo estratégico institucional Incrementar el Registro e interoperación de las instituciones con bases de datos públicos con el SINARDAP, MEDIANTE la mejora en los procesos para la prestación de los servicios principalmente SNRM, SNRP y capacitación y gestión interinstitucional. Indicadores: Número de Instituciones Públicas usuarias del SINARDAP 32

33 Número de instituciones proveedoras del SINARDAP 3.2. Contribución del proyecto a la meta del Plan Nacional para el Buen Vivir alineada al indicador del objetivo estratégico institucional Objetivo 11: Asegurar la soberanía y eficiencia de los sectores estratégicos para la transformación industrial y tecnología. Política 11.3 Democratizar la prestación de servicios públicos de telecomunicaciones y de tecnologías de información y comunicación (TICS), incluyendo radiodifusión, televisión y espectro radioeléctrico y profundizar su uso y acceso universal. Literal (i), Impulsar el gobierno electrónico transaccional y participativo para que la ciudadanía acceda en línea a datos, información, trámites y demás servicios. Indicador meta Alcanzar un índice de gobierno electrónico de 0.55 Meta Anualizada Meta PNBV Línea Base Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año % ,505% 0,52% 0,535% 0,55% Proyecto 1 0,0017% 0,0018% 0,0016% 0,0000% El proyecto de Digitalización de Archivos Físicos Históricos de los Registros Mercantiles y Registros de la a nivel nacional aporta a la meta con el % en dicho periodo. 33

34 4. MATRIZ DE MARCO LÓGICO 4.1. Objetivo General y objetivos específicos A continuación se detallan los objetivos generales y específicos del proyecto Digitalización de archivos físicos delos Registros Mercantiles y Registros de la Objetivos General Incrementar la eficiencia de la gestión de los sistemas de Registros Mercantiles y de la, Garantizando la seguridad, inviolabilidad, confiabilidad, resguardo y permanencia en el tiempo de la información registral de actos mercantiles y de la propiedad. Objetivos Específicos: Los objetivos específicos del proyecto son: 1. Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil. 2. Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros de la pequeños y medianos a nivel nacional Indicadores de Resultado Al finalizar el proyecto: Documentos digitalizados, 16 años atrás, de los Registros Mercantiles. Documentos digitalizados, 30 años atrás, de los Registros de la. A continuación se señalan los resultados esperados por cada objetivo específico: 1. Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil. 34

35 Al finalizar el primer trimestre: información levantada a nivel de los registros Al finalizar el primer semestre del tercer año de ejecución del proyecto se ha digitalizado el 100% de los documentos aptos para la digitalización en Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil. Al menos un responsable de cada registro capacitado en la gestión de archivos digitalizados 2. Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros de la pequeños y medianos a nivel nacional. Al finalizar el primer trimestre: información levantada a nivel de los registros Al finalizar el primer semestre del tercer año de ejecución del proyecto se ha digitalizado el 100% de los documentos aptos para la digitalización en Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil. Al menos un responsable de cada registro capacitado en la gestión de archivos digitalizados. 35

36 4.3. Matriz de Marco lógico Resumen Narrativo de Objetivos Indicadores Verificables Objetivamente Medios de Verificación Supuestos Fin: Contribuir a la implementación del Al finalizar el segundo año de ejecutado el proyecto: sistema de calidad en la entrega de * Informes del SINARDAP sobre información oportuna al ciudadano, que información de documentos digitalizados * La información digitalizada es óptima y completa garantice la eficiencia de los Sistemas en los * Se garantiza la optimización de los Registros Mercantiles y de la en el Sistema e indexados de Registros Mercantiles y de para realizar el sistema de información cruzada. Registros Mercantiles y de la que Nacional de Registro de Datos Públicos, con los documentos digitalizados indexados a los mismos la. interoperan a través del SINARDAP. Al finalizar el proyecto: * Informes técnicos de la DINARDAP Propósito: Incrementar la eficiencia de la * Se ha alcanzado un 100% de indexación de los documentos digitalizados y se ha incorporado en * Los sistemas de los Registros Mercantiles y de la sobre la gestión de los Registros gestión de los sistemas de Registros al menos 4 servicios en línea a través del SINARDAP, mejorando el tiempo de entrega de funcionan con normalidad. Mercantiles y de la. Mercantiles y de la, Garantizando la documentos de cuatro días a un día en los Registros Mercantiles. seguridad, inviolabilidad, confiabilidad, resguardo y permanencia en el tiempo de la * Archivos digitalizados de los Registros información registral de actos mercantiles y de * Se ha alcanzado un 100% de indexación de los documentos digitalizados y se ha incorporado por Mercantiles y de la * Los Registros Mercantiles y de la están la propiedad lo menos 4 servicios en línea a través del SINARDAP, pasando de una atención de entrega del almacenados en repositorio central de interesados en participar de esta propuesta. servicio de dos días a un día en los Registros de la. información en el SINARDAP. Componentes: Descripción Medios de Verificación Supuestos * Al finalizar el primer trimestre de la ejecución del proyecto se han seleccionado los archivos físicos de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil aptos para ser digitalizados. * Informe sobre el análisis y selección de archivos físicos a ser digitalizados * Bases de datos digitalizadas de los 1. Disponer de un archivo de documentos * Al finalizar el primer semestre del tercer año de ejecución del proyecto se ha digitalizado el 100% archivos de los Registros Mercantiles de * Se tiene acceso completo a los archivos de los digitalizados de los Registros Mercantiles de de los archivos aptos para la digitalización en Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil Quito y Guayaquil Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil Quito y Guayaquil * Al finalizar el primer trimestre del tercer año, al menos un responsable de cada registro capacitado en la gestión de archivos digitalizados * Lista de participantes al taller * Al finalizar el primer semestre de la ejecución del proyecto se han seleccionado los archivos * Informe sobre el análisis y selección de físicos aptos para ser digitalizados de los Registros de la considerados medianos y archivos físicos a ser digitalizados pequeños 2. Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros de la pequeños y medianos a nivel nacional. * Al finalizar el primer semestre del tercer año de ejecución del proyecto se ha digitalizado el 100% de los archivos aptos para la digitalización de los Registros de la considerados medianos y pequeños * Al finalizar el primer trimestre del tercer año, al menos un responsable de cada registro capacitado en la gestión de archivos digitalizados * Bases de datos digitalizadas de los archivos históricos de los Registros Mercantiles y de la * Los archivos físicos históricos de los Registros Mercantiles y de la se mantienen en condiciones aceptables 36

37 Actividades Total Detalle Medios de Verificación Supuestos Componente 1: Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil 1.1 Digitalización de los archivos físicos seleccionados de Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil 1.2 Contratar servicio para espacio de almacenamiento 1.3 Contratar servicio para desempastado y empastado de libros 1.4 Talleres sobre operación del sistema de archivos digitalizados a Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil 1.5 Difusión a la ciudadanía sobre el avance de la digitalización de los registros mercantiles , , , , , , , , , ,89-549,04 621, , , , , , ,53 Duración de 2 años. Pago 30% * Inventario de libros anticipo y pagos bimensuales digitalizados * Contratos por servicios prestados * Contratos por servicios prestados - 109,81 95,59-205,39 3 Talleres para los dos Registros * Lista de participantes al taller Recurrente (Mantenimie * Informe de difusión Gestión administrativa del proyecto , , , , ,51 * Informe técnico ,28 109,81 Componente 2: Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros de la pequeños y medianos a nivel nacional , , , ,40 475, Digitalización de los archivos físicos * Informe técnico sobre la seleccionados de Registros de la Duración de 2 años y medio. Pago digitalización de los archivos , , , ,27 considerados medianos y 30% anticipo y pagos bimensuales físicos históricos de los pequeños Registros de la 2.2 Contratar servicio para espacio de * Contratos por servicios - 475,83 525, , ,01 Una vez al año almacenamiento prestados 475, Contratar servicio para desempastado y * Contratos por servicios , , , ,12 Una vez al año empastado de libros prestados 2.4 Contratar servicio para foliado de libros Por única vez al disponer de los * Contratos por servicios documentos digitalizados en cada prestados Registro de la 2.5 Talleres sobre operación del sistema de Taller sobre Operación del sistema archivos digitalizados a Registros de la - enseñar el uso de los archivos * Lista de participantes al taller considerados medianos y digitalizados para subirlos en la pequeños nube tecnológica Difusión a la ciudadanía sobre el avance de la digitalización de los registros de la Informe de medios * Informe de difusión propiedad - Presupuesto Proyecto , , , , , ,92 Ver Anexo No. 5 37

38 Anualización de las metas de los indicadores del propósito Indicadores de Propósito Unidad de Medida Meta Propósito Ponderación (%) Año 2014 Año 2015 Año 2016 Año 2017 TOTAL Se ha alcanzado un 100% de indexación de los documentos digitalizados y se ha incorporado en al menos 4 servicios en línea a través del SINARDAP, mejorando el tiempo de entrega de documentos de cuatro días a un día en los Registros Mercantiles. Unidad 4 80% Meta Anual Ponderada 0% 20% 20% 40% 80% Se ha alcanzado un 100% de indexación de los documentos digitalizados y se ha incorporado por lo menos 4 servicios en línea a través del SINARDAP, pasando de una atención de entrega del servicio de dos días a un día en los Registros de la. Unidad 4 20% Meta Anual Ponderada 0% 5% 5% 10% 20% 38

39 Territorialización de las metas de los indicadores del propósito INDICADOR DE PROPOSITO Indicador 1: Se ha alcanzado un 100% de indexación de los documentos digitalizados y se ha incorporado en al menos 4 servicios en línea a través del SINARDAP, mejorando el tiempo de entrega de documentos de cuatro días a un día en los Registros Mercantiles. Indicador 2: Se ha alcanzado un 100% de indexación de los documentos digitalizados y se ha incorporado por lo menos 4 servicios en línea a través del SINARDAP, pasando de una atención de entrega del servicio de dos días a un día en los Registros de la. UNIDAD DE MEDIDA AÑO Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 Unidad 2017 TIPOLOGÍA Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación Servicio de Digitalización e Indexación CANTIDAD POR PROVINCIA MONTO DE CADA SERVICIO O PRODUCTO MONTO TOTAL ZONA REGION 6 REGION 5 REGION 6 REGION 1 REGION 3 REGION 3 REGION 7 REGION 1 REGION 2 REGION 4 REGION 5 REGION 1 REGION 5 REGION 4 REGION 6 REGION 2 REGION 3 REGION 2 REGION 5 REGION 4 REGION 1 REGION 3 REGION 7 REGION 7 PROVINCIA AZUAY BOLIVAR CAÑAR CARCHI CHIMBORAZO COTOPAXI EL ORO ESMERALDAS FRANCISCO DE ORELLANA GALAPAGOS GUAYAS IMBABURA LOS RIOS MANABI MORONA SANTIAGO NAPO PASTAZA PICHINCHA SANTA ELENA SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS SUCUMBIOS TUNGURAHUA ZAMORA CHINCHIPE LOJA CAN TÓN PARR OQUI A BENEFICIARIOS POR PARROQUIA 39

40 5 ANÁLISIS INTEGRAL 5.1. Viabilidad Técnica El proyecto se estructura de dos componentes claramente diferenciados: El primer componente, contempla la digitalización de los libros constantes en el archivo históricos de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil. Se estima concluirlo en el primer año. Lo referido se resume en los siguientes subcomponentes: Subcomponente 1: Digitalización de los libros constantes en un archivo Físico de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil Subcomponente 2: Contratación de servicio para espacio de almacenamiento Subcomponente 3: Contar con un servicio de desempastado y empastado de libros Subcomponente 4: Talleres sobre la operación del Sistema de archivos digitalizados a los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil Subcomponente 5: Difusión a la ciudadanía Subcomponente 6: Gestión Administrativa El segundo componente, contempla la digitalización de los libros constantes en el archivo históricos de los Registros de la pequeños y medianos a nivel nacional. Se estima concluirlo en el segundo y tercer año de ejecución. Lo referido se resume en los siguientes subcomponentes: Subcomponente 1: Digitalización de los libros constantes en el archivo Físico de los Registros de la pequeños y medianos a nivel nacional Subcomponente 2: Contratación de servicio para espacio de almacenamiento Subcomponente 3: Contar con un servicio de desempastado y empastado de libros Subcomponente 4: Contar con el servicio de foliado de libros Subcomponente 5: Talleres sobre la operación del Sistema de archivos digitalizados a los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil Subcomponente 5: Difusión a la ciudadanía 40

41 Es así a partir del segundo año, en los 24 meses de ejecución contemplados, el proyecto se enfocará en el cumplimiento de los siguientes hitos: 1. Contar con el 100% de la digitalización de los archivos físicos de los Registros Mercantiles y de la a nivel nacional 2. Integrar los libros digitalizados a los sistemas integrados al SINARDAP 3. Mantener un sistema cruzado actualizado Al término de la ejecución del presente proyecto, existirá un sistema que permita la operabilidad de los Registros de la actividad mercantil y de la propiedad con el uso de los archivos digitalizados indexados a los Sistemas Mercantil y de la respectivamente. Por otra parte la DINARDAP mantendrá un sistema con estándares de seguridad, calidad y operabilidad requeridos para brindar servicios oportunos y de calidad a nivel nacional. Al momento, la DINARDAP, para financiar el proyecto en sí, y sus respectivos proyectos, requiere recursos fiscales, no se descarta que a futuro, con el desarrollo y prestación de Servicios, se genere la posibilidad de establecer aranceles por estos servicios, lo que permitiría contar con recursos de autogestión, sin embargo, esto deberá ir atado a análisis técnico, financiero y legal y amparado en un fuerte respaldo de las entidades relacionadas con SINARDAP Descripción de la Ingeniería del Proyecto El proceso registral se puede optimizar a través de un sistema que permita identificar la ubicación de los documentos de forma rápida, es decir a través de la implantación de documentos digitales y la búsqueda en índices que hagan referencia a dichas imágenes. La digitalización de documentos es el método más eficiente y rentable para almacenar, administrar, consultar y preservar la información documental, ya que convierte los documentos físicos en imágenes electrónicas. De esta manera, miles de organizaciones alrededor del mundo usan la digitalización de documentos diariamente en lugar de contar 41

42 con sistemas de archivo físico 6. El manejo de archivos digitalizados tiene, entre otros, los siguientes beneficios: Previene la pérdida y el deterioro de los registros, Ahorra espacio de almacenamiento, Administra los registros mucho más eficiente y fácilmente, Permite encontrar los documentos rápida y oportunamente, Brinda un acceso centralizado a las imágenes, Hace posible la interconexión e interoperabilidad entre entidades públicas, Es un mecanismo eficiente para permitir el cruce de datos y su validación, Sirve de insumo para la prestación y el desarrollo de otros servicios públicos, Representa el cumplimiento de las disposiciones que, a este respecto, tiene la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, y Es la condición indispensable y sin la cual no puede funcionar el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. Cabe destacar que no se pretende eliminar los documentos originales en papel, sino respaldarlos y protegerlos ante pérdidas fortuitas, y, sobre todo, permitir la implementación de sistemas modernos de gestión documental y registro, que permitan la prestación de servicios públicos más eficientes, en beneficio de la ciudadanía. Mediante este proyecto se desea apoyar el proceso de digitalización de los registros de datos para garantizar su integración y operatividad con el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos (SINARDAP). El proyecto de Digitalización para los Registros Mercantiles y de la pretende lograr que la información contenida en los libros registrales sea transformada a un formato digital PDF/A, con el cual se podrá optimizar los tiempos de búsqueda de documentos, manteniendo la seguridad en cada documento generado a través del sellado de tiempo 6 Biblioteca Nacional de Australia, La política de preservación digital 3ra. Edición (2008) 42

43 del documento, y la firma electrónica, garantizando que el documento no pueda ser alterado en el tiempo. El proyecto se compone de tres fases: Levantamiento de información para la estimación y dimensionamiento de los archivos a digitalizar, para la contratación del servicio; Proceso de digitalización; Interconexión de datos con el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. El levantamiento de la información en todos los Registros Mercantiles y de la se lo realizará a través de la medición del ancho de cada libro, con lo que se puede estimar el número de hojas a digitalizarse. El levantamiento considerará los siguientes aspectos: Identificación del tipo de documento (libro, carpeta, empastado, etc.) Tamaño de las hojas (A4, carta, plano, etc.) Evaluación de la calidad del empastado Evaluación del estado de las hojas Clasificación de la información por año, tomo y secuencia Durante el servicio de Digitalización se realizará el despliegue de los equipos de trabajo, que evaluarán por cada localidad las acciones previas a realizar para obtener el producto deseado, identificando los libros que se tendrán que desempastar para utilizar los equipos dedicados para este fin; en caso de que el ancho del libro no permita utilizar escaners planetarios. Una vez identificado el universo los libros deberán ser trasladados a los centros de acopio para que ingresen en la cadena de producción. Durante la primera etapa se debe identificar los libros, etiquetándolos en un sistema de inventario para conocer con detalle en que proceso de la cadena se encuentra el libro. Una vez inventariado pasa a una etapa de ordenamiento de información, en donde se 43

44 clasifican los trámites dentro de los libros. Una vez clasificada la información pasa al escaneado y generación del archivo digital. El archivo digital generado entra en una etapa de control de calidad, para identificar que la imagen generada se encuentra correcta y cumple con los parámetros definidos para el proyecto. La información contenida en la imagen es indexada, es decir, se toman las referencias definidas para la búsqueda del documento a través de un gestor documental, o un sistema que permita hacer el match entre la imagen y la consulta. Una vez que se tienen indexadas todas las imágenes ingresan a una base de datos en donde se almacenarán los documentos. En el siguiente gráfico se muestra un proceso de digitalización estándar. Al tener la información histórica registral almacenada en una base de datos se realizará la interconexión al SINARDAP, integrándose con el resto de información que se encuentra en la base de datos única. 44

45 Especificaciones Técnicas La operación del sistema de archivos digitalizados requiere conocimientos específicos por lo cual parte de esta fase serán los talleres a los funcionarios que manejen el sistema con el fin de incrementar la eficiencia en el uso del sistema. Los archivos digitalizados deben tener siguientes características técnicas: Preservación La imagen digitalizada debe cumplir los formatos estándares para preservación de documentos. Texto Impreso: Formato: TIFF Resolución: 300 ppp. Definición: Original b/n 8 bits escala de grises, original color: 24 bits color. Comprensión: Original b/n sin comprensión, original color comprimido sin pérdida. Texto Manuscrito: Formato: TIFF Resolución: 300 ppp. Definición: Original b/n 8 bits escala de grises, original color 24 bits color. Comprensión: Original b/n sin comprensión, original color comprimido sin pérdida. Mapas o planos: Formato: TIFF Resolución: 500 ppp. Definición: Original b/n 8 bits escala de grises, original color 24 bits color. 45

46 Comprensión: Original b/n sin comprensión, original color comprimido sin pérdida. Fotografías: Formato: TIFF Resolución: 500 ppp. Definición: Original b/n 8 bits escala de grises, original color 24 bits color. Comprensión: Original b/n sin comprensión, original color comprimido sin pérdida. Acceso Continuo La imagen digitalizada debe cumplir los formatos estándares de la industria. Texto Impreso: Formato: PDF/A (Norma ISO :2005). Resolución: 300 ppp. Definición: Original b/n 8 bits escala de grises, original color 24 bits color. Comprensión: Original b/n sin comprensión, Original color comprimido sin pérdida. Texto Manuscrito: Formato: PDF/A. (Norma ISO :2005) Resolución: 200 ppp. Definición: Original b/n 8 bits escala de grises, original color 24 bits color. Comprensión: Original b/n sin comprensión, original color comprimido sin pérdida 5.2. VIABILIDAD FINANCIERA FISCAL Metodologías utilizadas para el cálculo de la inversión total, costos de operación y mantenimiento e ingresos. Con la implementación de los archivos centrales digitalizados tanto de los Registros de la 46

47 pequeños y medianos como de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil se considera que se logrará un incremento en la eficiencia del manejo de información, disminuyendo el tiempo de entrega de los trámites e incrementando la seguridad jurídica de los mismos. La inversión total esta constituida por recursos destinados a la digitalización de los documentos de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil y Registros de la pequeños y medianos; además se considera realizar capacitaciones a funcionarios que operarán el sistema de archivos digitalizados en ambos registros. Los costos de operación y mantenimiento constituyen el 2,29% anual de la inversión total, valor que se ha determinado por los valores recurrentes como son alquileres de espacio para almacenamiento (mientras dure el proyecto), gastos operacionales que constituye el personal para supervisión y verificación y seguridad de la información hasta su retorno a registro que sea custodio de los libros digitalizados, publicidad donde se da a conocer la funcionalidad del uso de la información digitalizada y sus beneficios a los ciudadanos, alquiler de locales de almacenamiento, por el caso de suponer como gastos recurrentes la DINARDAP asumiría los mismos a través de gasto corriente, considerando valores futuros determinados según la inflación anual estimada Identificación y valoración de la inversión total, costos de operación y mantenimiento e ingresos. Inversión total se estima en US$ ,53, que corresponde a la digitalización de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil por un valor ,14, y la digitalización de los documentos de los Registros de la determinados como pequeños y medianos a nivel nacionales por un valor de ,39. Los costos de operación y mantenimiento ascienden al monto de US$ ,38 (2,29% de la inversión), el primer año y se considera en los futuros costos la tasa de inflación anual estimada. 47

48 No existirán ingresos financieros porque no existe la venta de ningún producto o servicio. Se considera como un bien público a los archivos registrales digitalizados, pero al no generar un retorno financiero directo, sus beneficios se calculan por la reducción en el tiempo promedio de operación de los trabajadores y en el tiempo promedio de entrega de los documentos al usuario. La vida útil del proyecto será de 12 años, comenzando desde el 2018 hasta el Flujos financiero fiscal Como se mencionó anteriormente no existirán ingresos financieros porque no existe la venta de ningún producto o servicio, por tal motivo en el proyecto no se calcula flujos financieros, únicamente se incluyen flujos económicos Indicadores Financieros fiscales (TIR, VAN y otros) En la siguiente tabla se describen los indicadores del Valor Actual Neto y Tasa de Interés de Retorno que confirman lo positivo de la inversión. Indicadores financieros y/o económicos (VAN y TIR) Tasa de descuento Valor Presente (Valor Actual Neto) Inversión VAN TIR Beneficio / Inversión (VP/I) 12% $ , ,53 $ ,92 65% 5, VIABILIDAD ECONÓMICA Metodologías utilizadas para el cálculo de la inversión total, costos de operación y mantenimiento, ingresos y beneficios Con la implementación de los archivos centrales digitalizados tanto de los Registros de la 48

49 pequeños y medianos como de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil se considera que se logrará un incremento en la eficiencia del manejo de información, disminuyendo el tiempo de entrega de los trámites e incrementando la seguridad jurídica de los mismos. La inversión total está constituida por recursos destinados a la digitalización de los documentos de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil y Registros de la pequeños y medianos; además se considera realizar capacitaciones a funcionarios que operarán el sistema de archivos digitalizados en ambos registros. Los costos de operación y mantenimiento constituyen el 2,29% anual de la inversión total, valor que se ha determinado por los valores recurrentes como son alquileres de espacio para almacenamiento (mientras dure el proyecto), gastos operacionales que constituye el personal para supervisión y verificación y seguridad de la información hasta su retorno a registro que sea custodio de los libros digitalizados, publicidad donde se da a conocer la funcionalidad del uso de la información digitalizada y sus beneficios a los ciudadanos, alquiler de locales de almacenamiento, por el caso de suponer como gastos recurrentes la DINARDAP asumiría los mismos a través de gasto corriente, considerando valores futuros determinados según la inflación anual estimada. La generación de beneficios para los Registros Mercantiles y Registros de la se considera en función del costo evitado por: Tiempo promedio ahorrado en transacciones realizadas Ahorro en administración de espacio físico de los archivos registrales. Beneficio por resguardo de seguridad jurídica Los flujos de beneficios económicos son el resultado de la sumatoria de los ahorros y beneficios antes mencionados. 49

50 Identificación y valoración de la inversión total, costos de operación y mantenimiento, ingresos y beneficios Inversión total se estima en US$ ,53, que corresponde a la digitalización de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil por un valor ,14, y la digitalización de los documentos de los Registros de la determinados como pequeños y medianos a nivel nacionales por un valor de ,39. Los costos de operación y mantenimiento ascienden al monto de US$ ,38 (2,29% de la inversión), el primer año y se considera en los futuros costos la tasa de inflación anual estimada. No existirán ingresos financieros porque no existe la venta de ningún producto o servicio. Se considera como un bien público a los archivos registrales digitalizados, pero al no generar un retorno financiero directo, sus beneficios se calculan por la reducción en el tiempo promedio de operación de los trabajadores y en el tiempo promedio de entrega de los documentos al usuario. La vida útil del proyecto será de 12 años, comenzando desde el 2018 hasta el Los beneficios económicos se calculan para los Registros Mercantiles y de la propiedad de la siguiente forma: Beneficios económicos de los Registros de la pequeños y medianos Tiempo promedio ahorrado en transacciones: Este rubro se calcula en función de los costos ahorrados en función a la reducción del tiempo de los trabajadores y en el tiempo de entrega del trámite al cliente, tomando en cuenta los 3 principales trámites realizados en el registro: certificaciones, inscripciones y trámites varios. 50

51 Para calcular el tiempo ahorrado se realiza un análisis de flujos futuros si no se realizaría el proyecto de inversión y el flujo futuro con proyecto de inversión para esto se supone 7 que el ahorro en tiempo con la digitalización de los trámites será de un 15% en el tiempo total de realizar un trámite. La siguiente tabla resume los tiempos promedios con proyecto de inversión y sin proyecto de inversión, utilizados para el cálculo de flujos económicos: Registros de la pequeños y medianos Tiempo Sin Proyecto Tiempo promedio de Tiempo promedio para ejecución del trabajo entrega de trámite al (funcionarios) cliente costeado Inscripciones 83,43 88,51 Certificaciones 29,75 45,54 Otros trámites 37,36 47,86 Tiempo Con Proyecto Tiempo promedio de Tiempo promedio para ejecución del trabajo entrega de trámite al (funcionarios) cliente costeado Inscripciones 62,57 66,38 Certificaciones 22,31 34,16 Otros trámites 28,02 35,90 Mejora en tiempos Tiempo promedio de Tiempo promedio para ejecución del trabajo entrega de trámite al (funcionarios) cliente costeado 7 Información Remitida por la Coordinación de Gestión, Registro y Seguimiento 51

52 Inscripciones 20,86 22,13 Certificaciones 7,44 11,39 Otros trámites 9,34 11,97 A continuación se muestran los flujos económicos sin proyecto de inversión: Tiempo promedio en transacciones en los Registros de la (Pequeños y Medianos) - Sin proyecto Detalle Ponderación Inscripciones 60% , , , , ,15 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) costeado , , , , ,02 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 83,43 (1) , , , , ,32 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,13 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 88,51 (1) , , , , ,29 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Certificaciones 25% , , , , ,08 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,15 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 29,75 (1) , , , , ,11 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,94 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 45,54 (1) , , , , ,73 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Otros trámites 15% , , , , ,01 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,04 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 37,36 (1) , , , , ,75 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,96 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 47,86 (1) , , , , ,82 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Inflación Acumulada Total , , , , ,24 Los flujos económicos con el proyecto de inversión son: Tiempo promedio en transacciones en los Registros de la (Pequeños y Medianos) - Con proyecto Detalle Ponderación Inscripciones 60% , , , , ,36 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) costeado , , , , ,02 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 62,57 (1) , , , , ,49 Costo hora (2) - 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,35 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 66,38 (1) , , , , ,72 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Certificaciones 25% , , , , ,81 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,86 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 22,31 (1) , , , , ,58 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,95 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 34,16 (1) , , , , ,55 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Otros trámites 15% , , , , ,51 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,03 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 28,02 (1) , , , , ,06 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,47 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 35,90 (1) , , , , ,61 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Inflación Acumulada Total , , , , ,68 52

53 De esta forma, el beneficio económico (costo evitado) corresponde a la diferencia entre los flujos económicos sin proyecto y con proyecto, tal como se muestra a continuación: Tiempo promedio en transacciones en los Registros de la (Pequeños y Medianos) (Costos Evitados) Detalle Ponderación Inscripciones 60% , , , , ,79 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) costeado , , , , ,01 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 56,32 (1) , , , , ,83 Costo hora (2) - 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,78 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 59,74 (1) , , , , ,57 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Certificaciones 25% , , , , ,27 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,29 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 20,08 (1) 5.877, , , , ,53 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,98 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 30,74 (1) 8.997, , , , ,18 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Otros trámites 15% , , , , ,50 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,01 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 25,22 (1) 4.428, , , , ,69 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,49 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 32,31 (1) 5.673, , , , ,20 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Inflación Acumulada Total , , , , ,56 Ahorro en administración de espacio físico: Este rubro se calcula en función de los costos ahorrados al disminuir el número de trámites en físico que deben ser resguardados en los archivos debido a la digitalización. Ahorro en administración de espacio físico Detalle Ponderación Alquiler de oficina (6) 35% 1.050, , , , ,55 Mantenimiento de libros (7) 10% 45,00 45,90 46,82 47,75 48,71 Gastos administrativos 1.985, , , , ,95 Inflación Acumulada Total 3.080, , , , ,21 Beneficio por resguardo de seguridad jurídica: La pérdida o destrucción de los archivos físicos registrales generarían un costo incalculable pues su recuperación no sería de ninguna manera sencilla, es así que se ha hecho una estimación gruesa dándole un valor estimado por hoja a los 144 millones de hojas que se estima digitalizar. 53

54 Beneficio por resguardo de seguridad jurídica Detalle Ponderación Costo por hoja , , , , ,16 Inflación Acumulada Total , , , , ,16 De esta forma, los beneficios económicos generados por costos evitados de: a) Tiempo promedio ahorrado en transacciones, b) Ahorro en administración de espacios físicos y c) Beneficios por resguardo de seguridad jurídica en Registros de la pequeños y medianos se muestran en el siguiente cuadro: Resumen de beneficios económicos en Registros Detalle Tiempo promedio en transacciones en los Registros de la ,37 (Pequeños y Medianos) ,38 (Costos Evitados) , , ,56 Ahorro en administración de espacio físico 3.080, , , , ,21 Beneficio por resguardo de seguridad jurídica , , , , ,16 Total , , , , ,92 Beneficios económicos Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil Tiempo promedio ahorrado en transacciones: Este rubro se calcula en función de los costos ahorrados en función a la reducción del tiempo de los trabajadores y en el tiempo de entrega del trámite al cliente, tomando en cuenta los 3 principales trámites realizados en el registro: certificaciones, inscripciones y trámites varios, en los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil. Para calcular el tiempo ahorrado se realiza un análisis de flujos futuros si no se realizaría el proyecto de inversión y el flujo futuro con proyecto de inversión para esto se supone que el ahorro en tiempo con la digitalización de los trámites será de un 15% en el tiempo total de realizar un trámite. La siguiente tabla resume los tiempos promedios con proyecto de inversión y sin proyecto de inversión, utilizados para el cálculo de flujos económicos: Registros Mercantiles Quito y Guayaquil 54

55 Tiempo Sin Proyecto Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) costeado Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente Inscripciones 4,64 22,30 Certificaciones 2,51 20,53 Otros trámites 6,58 20,96 Tiempo Con Proyecto Tiempo promedio de Tiempo promedio para entrega ejecución del trabajo de trámite al cliente (funcionarios) costeado Inscripciones 3,95 18,96 Certificaciones 2,13 17,45 Otros trámites 5,59 17,82 Mejora en tiempos Tiempo promedio de Tiempo promedio para entrega ejecución del trabajo de trámite al cliente (funcionarios) costeado Inscripciones 0,70 3,35 Certificaciones 0,38 3,08 Otros trámites 0,99 3,14 A continuación se muestran los flujos económicos sin proyecto de inversión: Tiempo promedio en transacciones en los Registros Mercantiles Quito y Guayaquil - Sin proyecto Detalle Ponderación Inscripciones 60% , , , , ,82 Certificaciones 25% , , , , ,82 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,23 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 2,51 (1) 9.976, , , , ,33 Costo hora (2) 21,35 21,35 21,78 22,21 22,66 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,59 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 20,53 (1) , , , , ,22 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Otros trámites 15% , , , , ,61 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,91 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 6,58 (1) , , , , ,47 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,71 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 20,96 (1) , , , , ,07 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Inflación Acumulada Total , , , , ,25 Los flujos económicos con el proyecto de inversión son: 55

56 Tiempo promedio en transacciones en los Registros Mercantiles Quito y Guayaquil - Con proyecto Detalle Ponderación Inscripciones 60% , , , , ,95 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) costeado , , , , ,94 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 3,95 (1) , , , , ,38 Costo hora (2) - 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,00 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 18,96 (1) , , , , ,52 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Certificaciones 25% , , , , ,30 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,94 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 2,13 (1) 8.480, , , , ,43 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,35 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 17,45 (1) , , , , ,28 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Otros trámites 15% , , , , ,32 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,17 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 5,59 (1) , , , , ,65 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,15 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 17,82 (1) , , , , ,21 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Inflación Acumulada Total , , , , ,57 De esta forma, el beneficio económico (costo evitado) corresponde a la diferencia entre los flujos económicos sin proyecto y con proyecto, tal como se muestra a continuación: Tiempo promedio en transacciones en los Registros Mercantiles Quito y Guayaquil (Costos Evitados) Detalle Ponderación Inscripciones 60% , , , , ,87 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) costeado , , , , ,75 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 3,55 (1) 6.655, , , , ,77 Costo hora (2) - 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,12 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 17,06 (1) , , , , ,62 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Certificaciones 25% , , , , ,46 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,23 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 1,92 (1) 1.496, , , , ,90 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,24 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 15,71 (1) , , , , ,93 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Otros trámites 15% , , , , ,29 Tiempo promedio de ejecución del trabajo (funcionarios) , , , , ,74 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 5,03 (1) 2.356, , , , ,82 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Tiempo promedio para entrega de trámite al cliente , , , , ,56 Cantidad (Tiempo promedio hombre x No. Trámites) 16,04 (1) 7.511, , , , ,86 Costo hora (2) 21,35 21,78 22,21 22,66 23,11 Inflación Acumulada Total , , , , ,63 Ahorro en administración de espacio físico: Este rubro se calcula en función de los costos ahorrados al disminuir el número de trámites en físico 56

57 que deben ser resguardados en los archivos debido a la digitalización. Ahorro en administración de espacio físico Detalle Ponderación Alquiler de oficina (6) 50% , , , , ,86 Mantenimiento de libros (7) 10% , , , , ,98 Gastos administrativos 7.941, , , , ,80 Inflación Acumulada Total , , , , ,64 Beneficio por resguardo de seguridad jurídica: La pérdida o destrucción de los archivos físicos registrales generarían un costo incalculable pues su recuperación no sería de ninguna manera sencilla, es así que se ha hecho una estimación gruesa dándole un valor estimado por hoja a los 31 millones de hojas que se estima digitalizar. Beneficio por resguardo de seguridad jurídica Detalle Ponderación Costo por hoja , , , , ,42 Inflación Acumulada 3,50% Total , , , , ,42 De esta forma, los beneficios económicos generados por costos evitados de: a) Tiempo promedio ahorrado en transacciones, b) Ahorro en administración de espacios físicos y c) Beneficios por resguardo de seguridad jurídica de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil se muestran en el siguiente cuadro: Resumen de beneficios económicos en Registros Mercantiles Detalle Tiempo promedio en transacciones en los Registros Mercantiles Quito ,57 y Guayaquil (Costos ,44 Evitados) , , ,63 Ahorro en administración de espacio físico , , , , ,64 Beneficio por resguardo de seguridad jurídica , , , , ,42 Total , , , , ,68 Los beneficios económicos totales para los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil y los Registros de la pequeños y medianos se detallan en el siguiente cuadro: 57

58 Resumen de beneficios económicos en Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil y Registros (pequeños y medianos) Detalle Registro Mercantil (Quito y Guayaquil) , , , , ,68 Registro de la (pequeños y grandes) , , , , ,92 Total , , , , , Flujos Económico Los flujos económicos se calcularon considerando los rubros anteriores de beneficios económicos, la inversión total y los costos de mantenimiento. Es preciso señalar, que el costo de mantenimiento se calcula en un 6,10% sobre la inversión total considerando un incremento anual en función de la tasa de inflación del país. A continuación se muestra el flujo económico del proyecto de inversión: Digitalización de archivos físicos históricos Detalle de Proyectos Beneficios económicos , , ,87 Flujo de Inversión ( ,72) ( ,63) ( ,12) ( ,06) Costos de Mantenimiento ( ,38) ( ,19) ( ,48) Flujo económico neto ( ,72) ( ,63) ( ,12) ( ,06) , , , , , , , , , , , ,46 ( ,29) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) , , , , , , , , , , , , , , , , ,63 ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) ( ,39) , , , , , , , , Indicadores Económicos (TIR, VAN y otros) En la siguiente tabla se describen los indicadores del Valor Actual Neto y Tasa de Interés de Retorno que confirman lo positivo de la inversión. 58

59 Indicadores financieros y/o económicos (VAN y TIR) Tasa de descuento Valor Presente (Valor Actual Neto) Inversión VAN TIR Beneficio / Inversión (VP/I) 12% $ , ,53 $ ,92 65% 5,33 Los indicadores económicos, determinan la viabilidad de la ejecución del proyecto de Digitalización de archivos físicos. El Valor Actual Neto (VAN) es positivo con US$ ,92 valor que se obtiene de descontar los flujos futuros a una tasa de descuento de 12%. La Tasa Interna de Retorno (TIR) de 65% es superior al costo de oportunidad de 12% por lo cual también se debe aceptar su ejecución. La relación Beneficio Inversión es igual a 5,33 lo que indica que por cada dólar invertido en el proyecto se generan 5,33 dólares como valores descontados de los flujos futuros. Este indicador al ser superior a 1 determina que la ejecución del proyecto es viable Viabilidad ambiental y sostenibilidad social Análisis de impacto ambiental y de riesgos El presente proyecto se encuentra ubicado en la Categoría 2. Proyectos que no afectan al medio ambiente, ni directa o indirectamente, y por tanto, no requieren un estudio de impacto ambiental Sostenibilidad Social: equidad, género, participación ciudadana Considerando que la Constitución de la República establece que es derecho de todas las personas el acceso a la información generada en instituciones públicas o privadas que 59

60 manejen fondos públicos o realicen funciones públicas, garantizando el ejercicio de los derechos, la consecución de los objetivos del régimen de desarrollo. La planificación propiciará la equidad social y territorial, promoverá la concertación, y será participativa, descentralizada, desconcentrada y transparente. El buen vivir requerirá que las personas, comunidades, pueblos y nacionalidades gocen efectivamente de sus derechos, y ejerzan responsabilidades en el marco de la interculturalidad, del respeto a sus diversidades, y de la convivencia armónica con la naturaleza. En conformidad con lo determinado en el estudio de demanda potencial, todos los ciudadanos que estén en capacidad de realizar actos enmarcados en la actividad registral sea esta mercantil como de la propiedad, mayores de 18 años se constituyen beneficiarios de los servicios agiles y oportunos de estos entes registrales, sin discriminación por razones de etnia, lugar de nacimiento, sexo, identidad de género, identidad cultural, estado civil, idioma, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición socio-económica, condición migratoria, orientación sexual, estado de salud, portar VIH, discapacidad, diferencia física; ni por cualquier otra distinción, personal o colectiva, temporal o permanente, que tenga por objeto o resultado menoscabar o anular el reconocimiento, goce o ejercicio de los derechos. Por tanto, con este proyecto se contribuirá a promover el derecho al acceso a los documentos y expedientes que se encuentran reposando en los Registros Mercantiles y Registros de la de toda la población ecuatoriana en igualdad de condiciones, en forma rápida, oportuna y se garantiza a la vez la seguridad y calidad de cada uno de los documentos que actualmente reposan en los archivos físicos de los registros. 6. FINANCIAMIENTO Y PRESUPUESTO El presupuesto requerido para la ejecución del proyecto de inversión asciende a US$ ,53 y se estima será financiado con recursos fiscales del Presupuesto General del Estado (PGE). 60

61 En la tabla No. 12 se muestra el presupuesto del proyecto detallado por fuente de financiamiento, componentes y actividades: Tabla 9: Fuentes de Financiamiento Componentes / Actividades / Tareas Componente 1: Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil 1.1 Digitalización de los archivos físicos seleccionados de Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil 1.2 Contratar servicio para espacio de almacenamiento 1.3 Contratar servicio para desempastado y empastado de libros 1.4 Talleres sobre operación del sistema de archivos digitalizados a Registros Mercantiles de Quito y Guayaquil 1.5 Difusión a la ciudadanía sobre el avance de la digitalización de los registros mercantiles Crédito Externa Cooperaci ón Fuentes de Financiamiento (Dólares) Internas Crédito Fiscales Autogesti ón Aportes Comunida d Total , , , , , , , , , , Gestión operativa del proyecto , ,51 Componente 2: Disponer de un archivo de documentos digitalizados de los Registros de la pequeños y medianos a nivel nacional , , Digitalización de los archivos físicos seleccionados de Registros de la considerados medianos y , ,27 pequeños 2.2 Contratar servicio para espacio de almacenamiento , , Contratar servicio para desempastado y empastado de libros , , Contratar servicio para foliado de libros Talleres sobre operación del sistema de archivos digitalizados a Registros de la considerados medianos y pequeños 2.6 Difusión a la ciudadanía sobre el avance de la digitalización de los registros de la propiedad Presupuesto Proyecto , ,53 61

62 7. ESTRATEGIA DE GESTIÓN Y EJECUCIÓN 7.1. Estrategia de gestión Nivel Estratégico El proceso de digitalización e indexación se efectuará con respecto a los libros de los Registros Mercantiles y de la, a nivel nacional, manteniendo una fiel copia del documento físico original. Esto se realizará mediante el proceso correspondiente de contratación pública, atendiendo a todos los estándares establecidos en la norma de DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Nivel Administrativo Operativo Toda la información elaborada, incluyendo programa de software disponible en o a través del o los sistemas de digitalización y Gestión Documental, se encuentra protegida mediante derechos de Intelectual. Está prohibido a los usuarios, funcionarios o contratistas modificar, copiar, transmitir, vender, distribuir, exhibir, publicar, licenciar, crear trabajos derivativos o usar en general aquel contenido disponible en o a través del sistema para fines comerciales Bancabilidad Estrategia de Financiamiento No aplica debido a que el proyecto será financiado con recursos fiscales ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN Estructura Operativa Para la ejecución del proyecto se contará con la siguiente estructura operativa: 62

63 Comité institucional para digitalización Coordinación Técnica Financiero Apoyo de Gestión RRHH Comunicación Diseño y Desarrollo Gestión Operativa Marco Legal Especialistas y Personal Técnico Especialistas y Personal Técnico Fuente: Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP) creará un Comité Institucional para la contratación del servicio de digitalización, donde se darán los lineamientos estratégicos para la ejecución del proyecto. En la gestión y administración se contará con un Coordinador Técnico del Proyecto, quien será el encargado de desempeñar actividades gerenciales. Se dispondrá de un equipo de apoyo, conformado por personal de áreas: financiera, recursos humanos y comunicación, a fin de dar agilidad en la ejecución del proyecto. Para realizar actividades operativas se conformará equipos para el seguimiento y acompañamiento, así como para la gestión operativa, cada uno con los especialistas y técnicos correspondientes. La Coordinación Técnica del Proyecto, se encargará no solo de realizar actividades gerenciales para garantizar la eficiencia en la gestión, sino que además se preocupará de coordinar y relacionarse permanentemente con los diferentes involucrados en la ejecución del proyecto. 63