TERMINOS DE REFERENCIA

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA Consultor Individual Línea Base y Sistema de Monitoreo y Evaluación Proyecto : I. INTRODUCCIÓN XXXXXXXXXXXXXXXXXXX II. DEFINICIONES Pequeña y Mediana Empresa (PYME): se trata de aquella empresa con una facturación anual en el rango de 250 mil a 5 millones de dólares y con una planta de menos de 100 empleados. Empresa Familiar (EF): Se trata de aquella empresa que cumple simultáneamente con las siguientes condiciones: (i) Una, ó a lo sumo tres familias tienen el control de la propiedad; (ii) algunos integrantes de las familias que tienen control de la propiedad, tienen una relación laboral con la empresa, con responsabilidades directivas a su cargo; (iii) La estructura de responsabilidades de la empresa, verifica que hay miembros de las familias que controlan la propiedad que pertenecen a dos generaciones distintas. En el caso que la Empresa Familiar (EF) sea de primera generación, los miembros que controlan la empresa deben tener el claro deseo de transmitir la propiedad y la dirección de la misma a los miembros de la segunda generación. Empresa No Familiar (ENF): Las empresas que no cumplen con las condiciones indicadas en la definición de EFs. Ámbitos de Gobierno: Tiene el mismo significado cuando se menciona como Estructura de Gobierno, Gobierno Corporativo ó Gobierno. Se trata de las personas ó grupo de personas con la responsabilidad de supervisar la dirección de la empresa. Se identifican dos dimensiones diferentes pero relacionadas en la empresa: por un lado el gobierno y por otro lado la dirección (governance y management). Esto significa que la dirección de la empresa la lleva a cabo el equipo directivo responsable de la gestión operativa. La dirección está subordinada al gobierno a través de diferentes unidades de estructura, llamadas habitualmente, ámbitos de gobierno. Los principales ámbitos de gobierno son los siguientes: (i) El que integran quienes tienen derechos de propiedad; (ii) El directorio, Junta Directiva ó Consejo de Administración; (iii) Protocolo Familiar: Consiste en formalizar, a partir de la filosofía de la familia y la misión del grupo empresarial, un acuerdo que se traduce en un conjunto de metas y objetivos para la familia y las empresas, y de políticas y reglas de actuación a seguir en las relaciones entre las personas de los sistemas (empresarial y familiar). La esencia

2 de un Protocolo Familiar es un acuerdo veráz, explícito y formal sobre dichas metas y reglas, unido al compromiso de empeñarse en su cumplimiento. III. JUSTIFICACIÓN La Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) es la responsable de garantizar la correcta ejecución y el fiel cumplimiento de los procedimientos que establece el Banco Interamericano de Desarrollo, asegurándose que estén acorde con los procedimientos para las adquisiciones de bienes, obras y servicios que se desarrollen dentro del marco del Proyecto Implantación de Protocolos de Familia y Ámbitos de Gobierno en PYMES Hondureñas, bajo las Normas del Banco Interamericano de Desarrollo y sus actualizaciones, para bienes, obra civil, servicios distintos a los de consultoría, y servicios de consultoría, conforme se especifican en el Convenio de Asistencia Técnica suscrito entre el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Consejo Hondureño de la Empresa Privada (COHEP). Con el propósito de generar la línea de base del proyecto y de diseñar e implementar un sistema de Monitoreo y Evaluación, la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) prevé la contratación de un consultor individual que desarrolle el marco general de evaluación de los avances del proyecto durante su período de ejecución. IV. OBJETIVO GENERAL Generar la línea de base del proyecto, la metodología de evaluación de indicadores y un sistema informático de monitoreo y evaluación que se constituyan como el marco de evaluación del desempeño del proyecto en todas sus etapas. V. PRINCIPALES ACTIVIDADES Para el logro de las expectativas del proyecto, el consultor desarrollará las siguientes actividades: 1. Revisión Detallada de Matriz de Indicadores del Proyecto y Familiarización con el Plan de Ejecución de Proyecto: El proyecto cuenta con una Matriz de Indicadores que ha sido extractada del Marco Lógico que dio origen al mismo. Pese a que la UCP valora que los Indicadores son verdaderamente consecuentes con los alcances actuales del proyecto, considera también importante que se realice un proceso independiente y técnicamente riguroso de revisión, con el fin de crear un marco general que contribuya no solo a eficientar la medición de avances y logros del proyecto, sino también a apoyar la conducción técnica, administrativa y gerencial de la UCP. Las recomendaciones del consultor (incluyendo la

3 incorporación de nuevos indicadores ó de indicadores intermedios) y la construcción de una matriz revisada (en base al formato base con que cuenta la UCP), constituye el primer producto de esta consultoría. Es importante destacar la necesidad de que en esta etapa el Consultor se familiarice con el Plan de Ejecución de Proyecto (PEP), en donde figura una muy detallada relación de actividades. 2. Línea de Base: La revisión integral de la matriz de indicadores, una vez aprobada por la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) con la No Objeción del BID, dará lugar al desarrollo del primer ejercicio de valoración que derivará propiamente, en la construcción de la línea de base. La metodología para la valoración inicial de los indicadores y el ejercicio mismo de estimación, deberá contar con la aprobación de la UCP. Los valores resultantes serán incorporados a la Matriz de Indicadores del Proyecto. 3. Diseño/Desarrollo de un Sistema de Monitoreo y Evaluación: El Sistema de M&E debe contar, en primer lugar, con un mecanismo simple y efectivo de recolección de información, diseñando instrumentos de investigación (tales como encuestas a participantes, evaluación de procesos de sensibilización y capacitación) como medios de verificación de cumplimiento (actas, informes, etc). El sistema debe asegurar la evaluabilidad del proyecto en tres grandes niveles: (i) Actividades, utilizando como referente el Plan de Ejecución de Proyecto (PEP) de donde se extractan actividades, costos, responsables y avances; (ii) Resultados e; (iii) Impactos, siendo así no solo de de utilidad para la preparación de las evaluaciones intermedia y final del proyecto, sino también útil para orientar y retroalimentar a la UCP, constituyéndose en un instrumento válido de mejora continua. Bajo este contexto, el sistema debe permitir al COHEP y al BID-FOMIN, estimar el costo/ beneficio del proyecto y medir la efectividad de la Unidad Coordinadora. El consultor debe diseñar y luego desarrollar, un sistema informático de Monitoreo y Evaluación que reconozca como clientes al Consejo Hondureño de la Empresa Privada (COHEP), al Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y a la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP). El registro de información (mediciones), la estimación de avances y la habilitación de un Mecanismo de Alerta Temprana (reflejando el nivel de atraso en el desarrollo de actividades ó el alcance de resultados) son opciones que deben construirse en atención a las demandas específicas de cada cliente (Cohep, Bid, Ucp). Es importante destacar que el sistema debe interactuar con el PEP, el cual opera bajo MS Project (la expectativa es contar con herramientas de exportación e importación que posibiliten compartir información entre MSProject y el Sistema de M&E quien actúa como receptor de datos y facilitador gerencial). El consultor debe preparar manuales y capacitar a los equipos técnicos acreditados por cada cliente del sistema. VI. RESULTADOS ESPERADOS

4 1. Revisión de la documentación del proyecto. Implica la revisión del material archivado relativo al proyecto general, así como material de fondo utilizado en la preparación del proyecto, documentos de proyecto aprobados, documentos de seguimiento de proyecto, planes de acción, y otra información disponible. 2. Matriz de Indicadores Revisada: El marco lógico revisado y otra información de soporte (conjunto de datos de línea de base y puntos de referencia). Documento con recomendaciones del consultor (incluyendo la incorporación de nuevos indicadores ó de indicadores intermedios) y la construcción de una matriz revisada (en base al formato base con que cuenta la UCP). 3. Desarrollo de la línea de base: Incluye la metodología para la valoración inicial de los indicadores y el ejercicio mismo de estimación. 4. Sistema de recolección de datos para medición de indicadores: El sistema incluye metodología de investigación, manual de aplicación, instrumentos de investigación, tales como encuestas modelo a participantes, exámenes de entrenamiento, identificación de grupos de control, etc y módulos informáticos de registro (que forman parte integral del sistema de monitoreo y evaluación). Debe destacarse que el Manual para el sistema de recolección de datos, debe describir las tareas y responsabilidades de aquellos que, dentro de la UCP, estarán a cargo de recolectar la información apropiada en cuanto a los indicadores. Asimismo debe hacer explícito el calendario recomendado para la recolección de la información. 5. Sistema de Monitoreo y Evaluación: Diseño, Desarrollo e Implementación de un Sistema Informático de Monitoreo y Evaluación construido sobre la base de las necesidades de tres clientes: La UCP, El Cohep y el BID. El sistema debe asegurar la evaluabilidad del proyecto en tres grandes niveles: (i) Actividades, utilizando como referente el Plan de Ejecución de Proyecto (PEP) de donde se extractan actividades, costos, responsables y avances; (ii) Resultados e; (iii) Impactos. El sistema debe acompañarse del documento de diseño, programas fuente, ejecutables, manuales técnico, manual del usuario y 40 horas de capacitación en diferentes niveles. 6. Especificaciones de necesidades de Software y Hardware. El consultor delineará las especificaciones de software y los requerimientos de hardware que necesitan estar puestos en marcha para una adecuada implementación del Sistema de M&E. 7. Informe Final. VII. COORDINACIÓN DEL TRABAJO

5 La agencia ejecutora del proyecto es el Consejo Hondureño de la Empresa Privada (COHEP), quien ha integrado una Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) cuyo coordinador general (ó técnico delegado por el mismo) actuará como supervisor directo de este proceso de consultoría. VIII. REQUISITOS TÉCNICOS DEL CONSULTOR 1. Profesional Universitario en las áreas de ciencias económicas ó sociales, ingeniería industrial ó informática, con grado de Maestría en temas afines. 2. Mínimo de 8 años de experiencia general y al menos una experiencia reciente (últimos 5 años) de diseño e implementación de un sistema de Monitoreo y Evaluación (M&E) dirigido a proyectos de desarrollo. El Consultor debe acreditar experiencias específicas relacionadas con procesos de formulación de proyectos utilizando técnicas de marco lógico y mecanismos de seguimiento basados en el uso de indicadores de actividad, de resultado y de impacto. 3. Experiencia y habilidades en la dirección de personal y coordinación de equipos de trabajo; 4. Gran capacidad analítica para formular informes técnicos 5. Disponibilidad para viajar a Honduras durante varios momentos de la consultoría. IX. DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA La consultoría tendrá una duración máxima de tres meses calendario. Dado que este proceso es crítico para el proyecto, se considera absolutamente obligatorio el respeto de este tiempo de ejecución. X. CONDICIONES DE LA CONSULTORÍA El Consultor debe combinar el trabajo de desarrollo conceptual, desarrollo técnico e informático con tres visitas a Honduras, cada una de ellas con una duración mínima de siete días. Las etapas de desarrollo técnico deben realizarse bajo el marco de una permanente coordinación con la UCP. El desarrollo informático del sistema de Monitoreo y Evaluación puede ser subcontratado por el consultor, sin embargo, la responsabilidad directa sobre su funcionalidad y servicios se mantendrá siempre y sin excepción alguna, sobre el consultor contratado por el proyecto. XI. FORMA DE PAGO

6 20% en forma de anticipo contra la entrega del Plan de Trabajo Detallado para el desarrollo de la consultoría. 40% contra la entrega de la Matriz de Indicadores revisada, la Línea de Base desarrollada y un borrador del informe del sistema de recolección de datos para la evaluación de indicadores. 40% con la implementación plena y a satisfacción de la UCP del Sistema Informático de Monitoreo y Evaluación, el informe sobre 40 horas de capacitación y el informe final sobre el desarrollo del proceso de consultoría. El informe final deberá contar con la aprobación del la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP) y de BID-FOMIN, destacándose la necesidad de que el mismo incluya la versión final del Sistema de Recolección de Información Estadística para la evaluación de indicadores.

7 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Factores con Criterio Pasa/No-pasa: 1. El Consultor tiene que ser nacional de países miembros del Banco; 2. El Consultor tiene que poseer un título académico en Ciencias Económicas y Sociales, Ingeniería ó Informática; 3. El Consultor tiene que poseer una experiencia general mínima de 10 años; 4. El Consultor tiene al menos una (1) experiencia reciente (últimos 5 años) en el diseño e implementación de un sistema de monitoreo y evaluación.; Factores con Criterio de evaluación ponderado: Puntaje N Factores y metodología de asignación de puntaje máximo 1 FORMACIÓN ACADÉMICA 30 Grado de Licenciatura 15 Grado de Maestría en carreras económicas 25 Puntaje atribuido Grado de Doctorado ó Más de una Maestría en temas económicos 30 2 EXPERIENCIA GENERAL Años Años Años Años 25 3 EXPERIENCIA PROFESIONAL ESPECIFICA LEVANTAMIENTO DE LÍNEAS BASE PARA PROYECTOS DE DESARROLLO SOCIO 20 ECONÓMICOS 1-3 Levantamientos Levantamientos Levantamientos REALIZACIÓN DE EVALUACIONES DE PROYECTOS SOCIO ECONÓMICOS 20 FINANCIADOS POR ORGANISMOS INTERNACIONALES 1-3 Evaluaciones Evaluaciones Evaluaciones EXPERIENCIA EN DISEÑO DE PROYECTOS Proyectos Diseñados Proyectos Diseñados 5

8 N Factores y metodología de asignación de puntaje TOTAL Puntaje máximo 100 Puntaje atribuido