Capítulo 4: Gestión de Integración del Proyecto

Transcripción

1 Capítulo 4: Gestión de Integración del Proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés

2 Objetivos de Aprendizaje Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto refiéndose a las otras áreas del conocimiento de PM y el ciclo de vida del proyecto Explicar el proceso de planificación estratégica y aplicar distintos métodos de selección de proyectos Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes y realizar un análisis de los interesados en el proyecto para ayudar a gestionar las relaciones Explicar la ejecución del proyecto, su relación con la planificación del proyecto, los factores relacionados con resultados exitosos, y las herramientas y técnicas para asistir en la ejecución del proyecto

3 Objetivos de Aprendizaje (continúa) Describir el proceso de monitoreo y control del trabajo Comprender el proceso del control integrado de cambios, la planificación y la gestión de los cambios en los proyectos y desarrollar y utilizar un sistema de control de cambios Explicar la importancia de desarrollar y seguir buenos procedimientos para el cierre de los proyectos Describir cómo el software puede ayudar en la gestión de integración del proyecto

4 La clave para el éxito general del proyecto: Buena Gestión de la Integración del proyecto Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración de software

5 Procesos de Gestión de la Integración del proyecto Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Trabajar con los interesados en el proyecto para realizar el documento: Acta de constitución del proyecto. Desarrollar el plan para la Dirección del proyecto: coordinar todos los esfuerzos para crear un documento de planificación consistente, coherente: el plan para la dirección del proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: ejecutar el plan de gestión para la dirección del proyecto realizando las actividades incluidas en él Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: supervisar el trabajo del proyecto para cumplir los objetivos de rendimiento Realizar el control integrado de cambios: coordinar los cambios que afectan los entregables del proyecto y los activos de los procesos de la organización Cerrar el proyecto o fase: completar todas las actividades para cerrar formalmente el proyecto o una fase

6 Resumen de Gestión de la Integración Iniciación Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Salida: Acta de Constitución del proyecto Planificación Proceso: Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Salida: Plan de Dirección del Proyecto Ejecución Proceso: Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Salidas: Entregables, información sobre el desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Seguimiento y control Proceso: Monitorear y controlar el trabajo del Proyecto Salidas: Solicitudes de cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. Proceso: Realizar el control integrado de cambios Salidas: Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Cierre Proceso: Cerrar proyecto o fase Salidas: Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final, Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Inicio del proyecto Terminación del Proyecto

7 Planeación Estratégica y Selección del Proyecto La planificación estratégica consiste en determinar los objetivos a largo plazo, la predicción de tendencias futuras, y la proyección de la necesidad de nuevos productos y servicios Las organizaciones suelen realizar un análisis FODA* Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas Como parte de la planificación estratégica, las organizaciones: Identifican proyectos potenciales o posibles proyectos Utilizan métodos realistas para seleccionar en qué proyectos trabajar Formalizan la iniciación del proyecto mediante la elaboración del Acta de constitución del proyecto * SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

8 Métodos de selección de proyectos Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos Métodos para seleccionar proyectos: Centrarse en las necesidades generales de la organización Categorizar los proyectos Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros Utilizar un modelo de calificación ponderada Implementar un tablero de control balanceado* * Balanced scorecard

9 Enfocarse en las necesidades generales de la organización A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor Tres criterios importantes para los proyectos: Existe una necesidad del proyecto Hay fondos disponibles Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito

10 Clasificación de proyectos Una clasificación es si el proyecto se ocupa de: Un problema Una oportunidad Una directiva Otra clasificación: cuánto tiempo tomará realizarlo y cuándo es necesario que este realizado Otra: la prioridad general del proyecto

11 Análisis financiero de proyectos Las consideraciones financieras son a menudo un factor importante en la selección de proyectos Tres métodos principales para determinar el valor financiero de los proyectos previstos Análisis de valor presente neto (VPN)* Retorno de la inversión** (ROI) Análisis de Retorno *** * NPV: Net present value ** ROI: Return on investment *** Payback analysis

12 Modelo de clasificación ponderada Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios 1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos 2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100% 3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto 4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor

13 Ejemplo de modelo de clasificación ponderada para la seleccion de un proyecto Promedio ponderado por proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

14 Cuadro de mando Integral* Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial balanced scorecard: Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en una serie de métricas definidas * Balanced Scorecard Más información en

15 Acta de constitución del proyecto Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que hacérselo saber a la organización Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los objetivos y la gestión Los Interesados deben firmar el Acta de constitución para llegar a un acuerdo sobre la necesidad y la intención del proyecto; un documento firmado es la salida clave de la gestión de integración del proyecto

16 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Entradas 1. Enunciado del Trabajo del Proyecto 2. Caso de Negocio 3. Contrato 4. Factores Ambientales de la Empresa 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos Salidas 1. Acta de Constitución del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

17 Plan para la Dirección del proyecto Plan para la Dirección del proyectos: es un documento que se utiliza para coordinar todos los documentos de planificación del proyecto y ayudar a orientar la ejecución y el control de un proyecto Los planes creados en las áreas de conocimiento son parte del plan general de gestión del proyecto

18 Elementos comunes de un plan para la dirección del proyecto Introducción y panorama general del proyecto Descripción de cómo esta organizado el proyecto Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto Trabajo a realizar, cronograma e información presupuestaria

19 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Salidas de los Procesos de Planificación 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos Salidas 1. Plan para la Dirección del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

20 Ejecución del proyecto La ejecución del proyecto implica la gestión y la realización de los trabajos descritos en el plan para la dirección del proyecto La mayoría del tiempo y el dinero se gasta en la ejecución El área de aplicación del proyecto afecta directamente a la ejecución del proyecto porque los productos del proyecto se producen durante la ejecución

21 Coordinar planeación y ejecución La planificación y ejecución de proyectos están interrelacionados y son actividades inseparables Los que harán el trabajo deben ayudar a planificar el trabajo Los gerentes de proyecto debe solicitar la opinión del equipo para desarrollar planes realistas

22 Proporcionar liderazgo y cultura de apoyo Los gerentes de proyecto deben dar el ejemplo para demostrar la importancia de crear y seguir a cabalidad el plan de dirección del proyecto La cultura organizacional puede ayudar a la ejecución de proyectos: Proporcionando directrices y plantillas Haciendo seguimiento del desempeño basado en los planes Los gerentes de proyecto pueden necesitar romper las reglas para cumplir los objetivos del proyecto, y los altos directivos debieran apoyar esas acciones

23 Habilidades importantes para la ejecución de proyectos Capacidades generales de gestión, como el liderazgo, habilidades políticas y de comunicación Habilidades y conocimiento de productos, negocios y área de aplicación Utilización de herramientas y técnicas especializadas

24 Herramientas y técnicas de ejecución de proyectos Metodología de gestión del proyecto: muchos gerentes de proyecto experimentados creen que la forma más efectiva de mejorar la gestión de proyectos es seguir una metodología que no sólo describe lo que se debe hacer en la gestión de un proyecto, sino cómo hacerlo Sistemas de información para Gestión de proyectos: hay cientos de productos de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado hoy en día, y muchas organizaciones se están moviendo hacia potentes sistemas de gestión de proyecto para empresas a los que se puede acceder a través de Internet

25 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Solicitudes de Cambio Aprobadas 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Sistema de Información para la Dirección de Proyectos Salidas 1. Entregables 2. Información sobre el Desempeño del Trabajo 3. Solicitudes de Cambio 4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

26 Monitoreo y control del trabajo Los cambios son inevitables en la mayoría de los proyectos, así que es importante desarrollar y seguir un proceso para supervisar y controlar los cambios La vigilancia del trabajo del proyecto incluye recoger, medir y difundir la información sobre el rendimiento Dos salidas importantes del monitoreo y control del trabajo del proyecto incluyen la recomendación de acciones correctivas y preventivas

27 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Informes de Desempeño 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos Salidas 1. Solicitudes de Cambio 2. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

28 Control integrado de cambios Tres objetivos principales: Influir en los factores que crean cambios para asegurar que los cambios sean beneficiosos Determinar que se ha producido un cambio Gestionar los cambios a medida que se producen Una línea base, es el plan de dirección del proyecto aprobado, más los cambios aprobados

29 Control de cambios en proyectos Punto de vista anterior: el equipo del proyecto debe tratar de hacer exactamente lo que estaba previsto dentro del tiempo y del presupuesto Problema: rara vez las partes interesadas acuerdan por adelantado el alcance del proyecto, el tiempo y las estimaciones de gastos son inexactos Punto de vista moderno: la gestión de proyectos es un proceso de constante comunicación y negociación Solución: los cambios son a menudo beneficiosos y el equipo del proyecto debería elaborar la planificación, teniéndolos en cuenta

30 Sistema de control de cambios Proceso formal y documentado, que describe cuándo y cómo los documentos oficiales del proyectos y el trabajo pueden ser cambiados Describe quién está autorizado a hacer cambios y cómo hacerlos

31 Junta de control de cambios* Un grupo formal de personas responsables de aprobar o rechazar los cambios en un proyecto Proporcionan guías para la preparación de solicitudes de cambio, evalúan las solicitudes de cambio y gestionan la aplicación de los cambios aprobados Incluye a los Accionistas o interesados en el proyecto * CCB: Change Control Board

32 Cambios oportunos Algunas juntas de control de cambios sólo se reúnen de vez en cuando, así que puede tomar mucho tiempo para que los cambios ocurran Algunas organizaciones tienen políticas de tiempo sensible para cambios "Política de 48 horas, permite a los miembros del equipo del proyecto tomar decisiones, y tienen 48 horas para revertir la decisión en espera de autorización de la dirección Delega los cambios al nivel más bajo posible, pero mantiene a todos informados de los cambios

33 Gestión de la configuración Asegura que la descripción de los productos del proyectos son correctas y están completas Implica identificar y controlar las características de diseño funcional y físico de los productos y sus documentos de ayuda o manuales Los especialistas en gestión de configuración identifican y documentan los requerimientos de configuración, controlan los cambios, registran y notifican los cambios y hacen auditoria sobre los productos para verificar que están de acuerdo a los requerimientos* * Ver

34 Sugerencias para realizar un control integrado de cambios Ver la gestión de proyectos como un proceso de constante comunicación y negociación Planear teniendo en cuenta el cambio Establecer un sistema de control de cambios formal incluyendo una junta de control de cambios Gestionar de forma efectiva la configuración Definir los procedimientos, para decidir a tiempo sobre cambios pequeños Utilizar algún software para ayudar en la comunicación de los cambios Enfocarse en alcanzar los objetivos del proyecto

35 Realizar el Control Integrado de Cambios Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Información sobre el Desempeño del Trabajo 3. Solicitudes de Cambio 4. Factores Ambientales de la Empresa 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Reuniones de Control de Cambios Salidas 1. Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio 2. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

36 Cierre del proyecto Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades y entregar el trabajo completo a las personas apropiadas Entre las salidas principales están: Los procesos de cierre administrativo Los procesos de cierre del contrato Los productos finales, servicios, o los resultados Procesos organizacionales de actualización de los activos

37 Cerrar Proyecto o Fase Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Entregables Aceptados 3. Activos de los Procesos de la Organización 4. Factores Ambientales de la Empresa 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos Salidas 1. Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

38 Software para la gestión de la integración del proyecto Se puede utilizar software para ayudar a hacer la gestión de la integración del proyecto Los documentos pueden ser creados con procesadores de texto (Word) Se pueden utilizar software de creación de presentaciones (PowerPoint) El tracking o seguimiento se puede hacer por medio de hojas de cálculo o bases de datos Las herramientas como el correo o páginas Web pueden ayudar en la comunicación El Software de gestión de proyectos puede reunir todo y mostrar información detallada y resumida Las herramientas de gestión de servicios empresariales sirven para hacer seguimiento de la ejecución de los flujos de procesos del negocio

39 Resumen del Capítulo La gestión de la integración del proyecto incluye: Desarrollar el Acta de constitución del proyecto Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Realizar el control integrado de cambios Cerrar proyecto o fase