Gestión de las adquisiciones

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1 Gestión de las adquisiciones Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Procesos de la gestión de las adquisiciones La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo Los procesos incluyen: Planificar las Adquisiciones Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo Efectuar las Adquisiciones Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato Administrar las Adquisiciones Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado) Cerrar las Adquisiciones Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto

3 Planificar las adquisiciones Entradas 1. Línea Base del Alcance 2. Documentación de Requisitos 3. Acuerdos para Trabajar en Equipo 4. Registro de Riesgos 5. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos 6. Requisitos de Recursos de la Actividad 7. Cronograma del Proyecto 8. Estimaciones de Costos de las Actividades 9. Línea Base del Desempeño de Costos 10. Factores Ambientales de la Empresa 11. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de Hacer o Comprar 2. Juicio de Expertos 3. Tipos de Contrato Salidas 1. Plan de Gestión de las Adquisiciones 2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición 3. Decisiones de Hacer o Comprar 4. Documentos de la Adquisición 5. Criterios de Selección de Proveedores 6. Solicitudes de Cambio Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

4 Efectuar las adquisiciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentos de la Adquisición 3. Criterios de Selección de Proveedores 4. Lista de Vendedores Calificados 5. Propuestas de los Vendedores 6. Documentos del Proyecto 7. Decisiones de Hacer o Comprar 8. Acuerdos para Trabajar en Equipo 9. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Conferencias de Oferentes 2. Técnicas de Evaluación de Propuestas 3. Estimaciones Independientes 4. Juicio de Expertos 5. Publicidad 6. Búsqueda en Internet 7. Negociación de Adquisiciones Salidas 1. Vendedores Seleccionados 2. Adjudicación del Contrato de Adquisición 3. Calendarios de Recursos 4. Solicitudes de Cambio 5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

5 Administrar las adquisiciones Entradas 1. Documentos de la Adquisición 2. Plan para la Dirección del Proyecto 3. Contrato 4. Informes de Desempeño 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 6. Información sobre el Desempeño del Trabajo Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del Contrato 2. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones 3. Inspecciones y Auditorías 4. Informes de Desempeño 5. Sistemas de Pago 6. Administración de Reclamaciones 7. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Documentación de la Adquisición 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 3. Solicitudes de Cambio 4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

6 Grupo del Proceso de Cierre Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

7 Grupo del Proceso de Cierre La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento

8 Cerrar las adquisiciones Involucra completar y liquidar cada contrato de adquisición El equipo del proyecto debe: Finalizar reclamaciones abiertas Determinar si toda la adquisición se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Documentar las lecciones aprendidas Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro Aceptar los entregables Reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre y afectar otros procesos. Un caso especial, es el caso de finalización anticipada De acuerdo a los términos del contrato Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes

9 Cerrar el contrato Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto El equipo del proyecto debe: Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro El contrato se acepta y cierra, de acuerdo a las cláusulas del contrato referentes a los requisitos para aceptación formal y cierre

10 Cerrar las adquisiciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de la Adquisición Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición 2. Acuerdos Negociados 3. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Adquisiciones Cerradas 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

11 Cerrar proyecto o fase Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades, asegurarse que los objetivos se han alcanzado y entregar el trabajo completo a las personas apropiadas Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los productos y servicios finales Incluso si los proyectos no se han completado, debería poder aprenderse del pasado En el cierre, la mayoría de los proyectos incluyen: Los archivos del proyecto Lecciones aprendidas Procesos organizacionales de actualización de los activos de la organización Los procesos de cierre administrativo Los procesos de cierre del contrato Los productos finales, servicios, o los resultados Un informe final Presentación ante el auspiciador o directivos

12 Herramientas para ayudar en el cierre del contrato Auditorías de adquisiciones Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones Documentos organizados Fácil acceso a los documentos Archivados adecuadamente

13 Cerrar Proyecto o Fase Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Entregables Aceptados 3. Activos de los Procesos de la Organización 4. Factores Ambientales de la Empresa 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos Salidas 1. Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

14 Entrega y sustentación final Documentos soporte de la gestión (congelado en DVD) Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Memoria del proyecto Lecciones aprendidas Postmortem (Team Software Process (TSP), Personal Software Process (PSP)) Producto (funcionando, sustentación en grupo y congelado en DVD) Documentación del producto Instalación Usuarios Presentación y venta Sistema (análisis, diseño, metodología de implementación y anexos) Testimonio

15 Carta testimonio del curso Elaborar una carta testimonio sobre el curso Enviar por correo el borrador del testimonio el día 14 de Noviembre Entregar en físico el testimonio el día 19 de Noviembre Dirigida a un estudiante que posiblemente desea tomar la asignatura Indicar de forma explícita: Ciudad y fecha Nombre de la asignatura Semestre académico en que cursó la asignatura Nombre del profesor que dictó la asignatura Testimonio Identificación completa del estudiante que hace el testimonio

16 Actividades pendientes Producto en Beta - Octubre 31 Control Noviembre 7 Reunión(es) con el líder de aseguramiento de calidad Mirar la calidad del producto y de la preparación de la sustentación; las pruebas hechas al producto y cumplimiento de todos los requerimientos Acordar fecha(s) de reunión(es) Duración aproximada: 1 hora Acordar fecha de sustentación Sustentación final Presentación del producto Muestra de correcto funcionamiento Sustentación de la aplicación de la metodología del PMBOK en gerencia, gestión y desarrollo del producto Sustentación de cada miembro del grupo mostrando el trabajo adelantado durante la realización del producto Examen final Noviembre 21

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