Gestión de las adquisiciones

Transcripción

1 Gestión de las adquisiciones Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Procesos de la gestión de las adquisiciones La Gestión de las del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo Los procesos incluyen: Planificar la gestión de las Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo Efectuar las Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato Controlar las Controlar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado) Cerrar las Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto

3 Planificar la Gestión de las 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto Gestión de del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos Documentación de requerimientos 11.2 Identificar Riesgos Registro de riesgos Documentos del proyecto 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades Requerimientos de recursos de actividades 12.1 Planificar la gestión de las Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 6.6 Desarrollar el Cronograma 7.2 Estimar Costos 13.1 Identificar a los Interesados Cronograma del proyecto Estimados de costos de actividades Registro de interesados Decisiones de hacer-o-comprar Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado del trabajo de la adquisición Criterios de selección de proveedores Documentos de adquisiciones 12.3 Controlar las 13.1 Identificar a los Interesados 11.2 Identificar Riesgos Empresa/ Organización Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización 12.2 Efectuar 12.4 Cerrar las

4 Planificar la Gestión de las Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Registro de Riesgos 4. Requisitos de Recursos de la Actividad 5. Cronograma del Proyecto 6. Estimaciones de Costos de las Actividades 7. Registro de Interesados 8. Factores Ambientales de la Empresa 9. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de Hacer o Comprar 2. Juicio de Expertos 3. Investigaciones del Mercado 4. Reuniones Salidas 1. Plan de Gestión de las 2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición 3. Documentos de la Adquisición 4. Criterios de Selección de Proveedores 5. Decisiones de Hacer o Comprar 6. Solicitudes de Cambio 7. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

5 Efectuar las adquisiciones Gestión de del Proyecto Documentos del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Plan de gestión de las adquisiciones Documentos de adquisiciones Criterios de selección de proveedores Decisiones de hacer-o-comprar Enunciado del trabajo de la adquisición Documentos del proyecto actualizados Documentos del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Empresa/ Organización Vendedores Documentos del proyecto Activos de procesos de la organización Propuestas de vendedores 12.2 Efectuar Plan de dirección del proyecto actualizado Calendarios de recursos Solicitud de cambios 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 6.5 Estimar la Duración de las Actividades Vendedores seleccionados Acuerdos 12.3 Controlar las 6.6 Desarrollar el Cronograma 7.3 Determinar el Presupuesto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

6 Efectuar las adquisiciones Entradas 1. Plan de Gestión de las 2. Documentos de la Adquisición 3. Criterios de Selección de Proveedores 4. Propuestas de los Vendedores 5. Documentos del Proyecto 6. Decisiones de Hacer o Comprar 7. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición 8. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Conferencias de Oferentes 2. Técnicas de Evaluación de Propuestas 3. Estimaciones Independientes 4. Juicio de Expertos 5. Publicidad 6. Técnicas Analíticas 7. Negociación de Salidas 1. Vendedores Seleccionados 2. Contrato 3. Calendarios de Recursos 4. Solicitudes de Cambio 5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

7 Controlar las adquisiciones Gestión de del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios Plan de dirección del proyecto actualizado Plan de dirección del proyecto Datos sobre el desempeño del trabajo Solicitud de cambios aprobados Informes sobre el desempeño del trabajo 12.3 Controlar las 12.1 Planificar la gestión de las Documentos de adquisiciones Acuerdos 12.2 Efectuar Documentos del proyecto actualizados Solicitud de cambios Documentos del proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización Información sobre el desempeño del trabajo

8 Controlar las adquisiciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentos de la Adquisición 3. Contrato 4. Solicitudes de Cambio Aprobadas 5. Informes sobre el Desempeño del Trabajo 6. Datos sobre el Desempeño del Trabajo Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del Contrato 2. Revisiones del Desempeño de las 3. Inspecciones y Auditorías 4. Informes de Desempeño 5. Sistemas de Pago 6. Administración de Reclamaciones 7. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Información sobre el Desempeño del Trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

9 Grupo del Proceso de Cierre Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

10 Cerrar las adquisiciones Involucra completar y liquidar cada contrato de adquisición El equipo del proyecto debe: Finalizar reclamaciones abiertas Determinar si toda la adquisición se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Documentar las lecciones aprendidas Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro Aceptar los entregables Reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre y afectar otros procesos. Un caso especial, es el caso de finalización anticipada De acuerdo a los términos del contrato Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes

11 Cerrar el contrato Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto El equipo del proyecto debe: Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro El contrato se acepta y cierra, de acuerdo a las cláusulas del contrato referentes a los requisitos para aceptación formal y cierre

12 Cerrar las Gestión de del Proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Documentos de adquisiciones 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto 12.4 Cerrar las Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización cerradas

13 Cerrar las adquisiciones Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de la Adquisición Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición 2. Acuerdos Negociados 3. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Cerradas 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

14 Cerrar proyecto o fase Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades, asegurarse que los objetivos se han alcanzado y entregar el trabajo completo a las personas apropiadas Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los productos y servicios finales Incluso si los proyectos no se han completado, debería poder aprenderse del pasado En el cierre, la mayoría de los proyectos incluyen: Los archivos del proyecto Lecciones aprendidas Procesos organizacionales de actualización de los activos de la organización Los procesos de cierre administrativo Los procesos de cierre del contrato Los productos finales, servicios, o los resultados Un informe final Presentación ante el auspiciador o directivos

15 Herramientas para ayudar en el cierre del contrato Auditorías de adquisiciones Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones Documentos organizados Fácil acceso a los documentos Archivados adecuadamente

16 Cerrar Proyecto o Fase Gestión de la Integración del Proyecto 5.5 Validar el Alcance Entregables aceptados 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto Activos de procesos de la organización 4.6 Cerrar Proyecto o Fase Entrega del producto final, servicio o resultado Cliente Empresa/ Organización Activos de procesos de la organización actualizados

17 Cerrar Proyecto o Fase Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Entregables Aceptados 3. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Técnicas analíticas 3. Reuniones Salidas 1. Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

18 Entrega y sustentación final Documentos soporte de la gestión (congelado en DVD) Plan para la dirección del proyecto, planes subsidiarios y demás documentos Memoria del proyecto Lecciones aprendidas Postmortem (Team Software Process (TSP), Personal Software Process (PSP)) Procesos, procedimientos, instructivos Producto (funcionando, sustentación en grupo y congelado en DVD) Documentación del producto (congelado en DVD) Instalación Usuarios Presentación y venta Sistema (análisis, diseño, metodología de implementación y anexos) Testimonio

19 Carta testimonio del curso Elaborar una carta testimonio sobre el curso Enviar por correo el borrador del testimonio el día 28 de Noviembre Entregar en físico el testimonio el día 3 de Diciembre Dirigida a un estudiante que posiblemente desea tomar la asignatura Indicar de forma explícita: Ciudad y fecha Nombre de la asignatura Semestre académico en que cursó la asignatura Nombre del profesor que dictó la asignatura Testimonio Identificación completa del estudiante que hace el testimonio

20 Actividades pendientes Control A partir de Noviembre 18 Revisión con el grupo de Control Control - Reunión(es) con el líder de aseguramiento de calidad Mirar la calidad de los productos y de la preparación de la sustentación; las pruebas hechas al producto y cumplimiento de todos los requerimientos Acordar fecha(s) de reunión(es) Duración aproximada: 1 hora Acordar fecha de sustentación Sustentación final Presentación del producto Muestra de correcto funcionamiento del producto Sustentación de la aplicación de la metodología del PMBOK en gerencia, gestión y desarrollo del producto Sustentación de cada miembro del grupo mostrando el trabajo adelantado durante la realización del producto Examen final Diciembre 3