DIRECCIÓN DE INCORPORACIÓN Y RECAUDACIÓN UNIDAD DE INCORPORACIÓN AL SEGURO SOCIAL Coordinación de Clasificación de Empresas y Vigencia de Derechos

Transcripción

1 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA DETERMINACIÓN DE LA PRIMA EN EL SEGURO DE RIESGOS DE TRABAJO A PRESENTAR EN VENTANILLA 2013 CONTENIDO 1 Introducción 2 Consideraciones Técnicas para descargar y ejecutar el programa para la Generación de la Determinación de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo 3 Instalación del programa en tu equipo 4 Instrucciones de Operación 5 Layout para la carga de registros masivos. opción Importar Casos

2 1. Introducción. El presente documento tiene como propósito brindarle al sector patronal la orientación sobre los pasos a seguir para utilizar correctamente el nuevo programa para la elaboración de la Determinación Anual de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo, que se encuentra disponible para descargarse a través de la página del IMSS Este nuevo programa realiza dos acciones básicas para el cumplimento del trámite en cuestión: Generación del nuevo archivo electrónico: A partir de 2013, se ha implementado la funcionalidad para la generación de un archivo con extensión.srt que permitirá simplificar el manejo interno que se da a la información que usted presenta ante el IMSS. Con ello, se evitarán errores en la captura, eliminando el riesgo de que existan diferencias derivadas de la manipulación de los datos. Impresión de los formatos: CLEM-22 y CLEM-22A con los datos de su Determinación para acuse de recepción del trámite. Tanto el archivo.srt como los formatos (CLEM-22 y CLEM-22A), deberán presentarse en la ventanilla de Afiliación de la Subdelegación que le corresponda durante el mes de febrero. 2. Consideraciones Técnicas para descargar y ejecutar el programa para la Generación de la Determinación de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo Para un correcto funcionamiento de este programa debe tener instalado en su equipo de cómputo: Sistema Operativo Windows, en cualquiera de las siguientes versiones: Windows XP (service Pack 3) Windows Vista Windows 7 Internet Explorer 6 o version superior Microsoft Office Excel 2003 o version superior Adobe Reader 9 o version superior Framework 4.0 instalado SQLSERVER COMPACT 3.5 (en caso de no contar con el, puede descargarlo desde la página del IMSS En esta página se encuentra la versión de 32 y 64 Bits, descargue la versión de acuerdo a su sistema operativo) 2

3 Este programa NO es compatible con ninguna versión de OpenOffice, por lo que no se recomienda utilizarlo, ya que los resultados de cálculo pueden ser incorrectos. 3. Instalación del programa en el equipo 1. Ingrese a la página y busque la sección de descargar y seleccione el archivo Determinacíon.zip 2. Debe descomprimir la carpeta Determinación.zip. Aquí encontrará el archivo Determinación.msi 3. De clic en el icono del instalador Determinacion.msi 4. De clic en Siguiente : 5. De clic en Siguiente : 3

4 6. Espere a que el programa cargue los archivos 7. De clic en Cerrar : 4

5 8. Busque en el escritorio el icono de Acceso directo del programa Determinacion_IMSS_2013 para ingresar la información de su empresa para el Cálculo de la determinación de la Prima. 4. Instrucciones de Operación a) Una vez descargado y guardado el archivo Determinación RT_2012_V1.0.xls en su equipo, genere una copia del mismo para conservar la versión original, a la copia que genere cámbiele el nombre por uno mediante el cual identifique a quien corresponda la información que va a alimentar, se sugiere que use el número de registro patronal. vez instalado el programa Determinación_IMSS_2013.exe en su equipo, se deberá ejecutar para capturar la información que se solicita en cada pantalla. Al final, deberá generar el archivo electrónico (.SRT) y la impresión de los formatos CLEM-22 y CLEM-22A, en su caso como se detalla a continuación: Ejemplo: Y xls b) Abra el archivo dando doble clic y se abrirá en automático en Microsoft Excel.. el escritorio de su equipo, localice el icono que identifica el programa y de doble clic sobre él. 5

6 c) Al abrir el archivo, el sistema le mostrará un aviso donde se le recordará que al concluir con la captura de la información de su Determinación, no debe pasar por alto generar el archivo con extensión SRT para presentarlo junto con dos ejemplares del formato impreso en la ventanilla de afiliación de la oficina administrativa que le corresponda. Para continuar de clic en el botón Aceptar como se indica en la siguiente pantalla: 4.1. Registro de Información En la primera pantalla ingrese los Datos Generales de la Empresa: Registro Patronal y Digito Verificador Registro Federal de Contribuyentes sin homoclave Indique si la empresa cuenta con un sistema de administración y seguridad en el trabajo acreditado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Nombre de la empresa, domicilio y actividad económica Clase y fracción de la empresa. Prima anterior (entre y ). Número de Trabajadores Promedio Expuestos al Riesgo (2 enteros y cinco decimales). Indique si la empresa tuvo o no riesgos de trabajo. Nombre del Patrón, sujeto obligado o Representante Legal 6

7 Concluyendo el registro de los datos de su Empresa de clic en el botón Guardar El programa le indicará en una ventana emergente que se ha guardado la información, dé clic en Aceptar. 7

8 Aparecerá un nuevo mensaje indicándole que se ha actualizado la información En caso de que sus trabajadores hayan presentado siniestralidad en el ejercicio de revisión, proceda a registrar los riesgos de trabajo ocurridos a estos. Para ello, puede dar clic en el botón Capturar Relación de Casos que lo llevará de manera automática a la sección DATOS RELACIÓN DE CASOS : Se deberá registrar uno a uno los Riesgos de Trabajo Terminados (RTT) de los trabajadores de la empresa, llenando todos los valores correspondientes de esta sección: Número de Seguridad social y Digito Verificador Clave Única de Registro de Población Nombre del Asegurado Recaídas o Revaluaciones Fechas del Inicio y Término del Accidente o enfermedad de Trabajo Tipo de Riesgo Días Subsidiados 8

9 Porcentaje de Incapacidad Defunción Al concluir el llenado de los campos relacionados con el RTT, se dará clic en el botón Guardar Caso para que sea grabada la información en el cálculo Al finalizar la captura de los RTT, verificar la información en la pestaña Relación de Casos. Esta hoja contiene todos los casos de RTT capturados por la empresa (CLEM- 22A). 9

10 Si se detectan valores capturados de forma incorrecta, podrá eliminar el registro que contiene el error, a través de la opción Eliminar registro o podrá Eliminar Todos los Casos en caso de requerir eliminar toda la relación Regrese a la pestaña Registro de Casos de Riesgos de trabajo Terminados y dar clic en Imprimir Relación de casos Se activará una barra de espera y al concluir ésta se emitirá un mensaje que indica: El formato de la Relación de Casos (CLEM-22A) fue guardado en C:\DPSRT2013, No olvide presentarlos en ventanilla! De Aceptar : 10

11 En forma automática, el programa guardará el formato de la Relación de Casos (Clem22- A) con el nombre del Registro Patronal. 11

12 Imprimir el Formato de Relación de Casos CLEM-22ª IMPORTANTE: Después de imprimir el formato debe dar clic en el botón Regresar Datos de Carátula ya que debe generar el cálculo junto con el archivo.srt y la Carátula En la pantalla Datos generales de la Empresa de clic en Cálculo Determinación para realizar el cálculo de la Determinación: 12

13 Aparecerá la siguiente pantalla con los datos proporcionados para realizar el cálculo y con la cual se emitirá el formato, Dar clic en el botón Imprime Carátula y Genera Archivo.SRT Se activará una barra de espera y al concluir ésta se emitirá un mensaje que indica: El formato de la carátula (CLEM-22) fue guardado en C:\dpsrt2013 junto con el archivo.srt, No olvide presentarlos en ventanilla! En forma automática, el programa guarda los archivos.srt y la carátula (formato Clem22), ambos con el nombre del Registro Patronal. 13

14 Se deberá copiar (guardar) el archivo con extensión SRT en una unidad extraíble (USB) o en un Disco Compacto NOTA: El archivo no se recibirá en disco de 3 ½ (disquete) Imprimir el Formato de Carátula CLEM-22A el cual debe ser entregado con dos ejemplares impresos de los formatos CLEM 22 y CLEM-22A (en su caso), en la ventanilla de afiliación de la oficina administrativa que le corresponda. Para finalizar y salir del programa, de clic en el botón Regresar a Datos de Carátula y posteriormente en el botón de Salir en la primera pantalla. 14

15 Con la acción anterior, tendrá disponibles los tres archivos generados durante el proceso en la carpeta C:\DPSRT2013. NO OLVIDE QUE DEBE PRESENTAR EN LA VENTANILLA DE LA SUBDELEGACIÓN, EL ARCHIVO.SRT Y LA IMPRESIÓN EN ORIGINAL Y COPIA DE LOS FORMATOS CLEM-22 Y CLEM-22A! 15

16 5. Layout para la carga de registros masivos. opción Importar Casos Opción sugerida para Registros Patronales con un número alto de Registros de Casos de Riesgo de Trabajo Terminados Para la carga y almacenamiento del archivo, se hace necesario contar en los equipos que se destinen para la generación del mismo, con un programa (puede ser EXCEL) que permita almacenar o crear archivos con la terminación CSV Para la generación del archivo, se requiere contar con un programa (puede ser EXCEL) que permita almacenar o crear archivos con la terminación CSV El programa soporta los formatos CSV (recomendado) y TXT. El formato CSV (comma separated values) les da la posibilidad de olvidarse de las posiciones y simplemente seguir el orden de la guía, ya que al final de la columna insertara una coma de forma automática (siempre y cuando guarden su archivo con esa definición, en lugar de XLS o XLSX) El formato para la carga de dicha información debe ser como se relaciona a continuación: No. Campo Tipo campo Longitud Observaciones / Validaciones 1 Número de Seguridad Social (NSS) 2 Clave Única de Registro de Población Numérico 10 Sólo admite números y tiene que estar completo (10 posiciones) Alfanumérico 18 Poner el CURP del trabajador. 3 Apellido Paterno Alfanumérico 17 Apellido paterno del trabajador. 4 Apellido Materno Alfanumérico 17 Apellido materno del trabajador. 5 Nombres Alfanumérico 16 Nombre o nombres del trabajador. 6 Recaída Alfanumérico 1 En caso de tratarse de una recaída poner * en el campo. 7 Año Inicial de Incapacidad 8 Mes Inicial de Incapacidad 9 Día Inicial de Incapacidad Numérico 4 En formato AAAA Numérico 2 En formato MM Numérico 2 En formato DD 10 Tipo de Riesgo Numérico 1 Sólo existen 2 opciones: 1 para accidentes de trabajo y 3 para enfermedades de trabajo 11 Días subsidiados Numérico 3 Número de días de incapacidad 12 Porcentaje de Numérico 3 El campo soporta sólo números 16

17 incapacidad permanente enteros. 13 Defunción Alfanumérico 1 Sí existe defunción poner D, de otra manera se envía en blanco el campo. 14 Año de Alta (final) Numérico 4 En formato AAAA 15 Mes de Alta (final) Numérico 2 En formato MM 16 Día de Alta (final) Numérico 2 En formato DD 17 Digito Verificador Numérico 1 El digito final de NSS, sí se desconoce se puede poner Ejemplo de cómo guardar el formato Excel en CSV 17

18 5.5. Después de Registrar todos los datos generales de la Empresa y dar Clic en el botón de Guardar, puede cargar el archivo creado para cargas masivas (con las características antes mencionada) dando clic en el botón Importar Casos 18

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20 5.6. El programa le informará que el archivo fue cargado con éxito, posteriormente debe seguir los pasos del apartado C del presente manual para generar el cálculo, obtener y guardar el archivo con extensión.srt, en una unidad extraíble (USB) o en un Disco Compacto, para ser entregado con dos ejemplares impresos de los formatos CLEM 22 y CLEM-22A, en su caso, en la ventanilla de afiliación de la oficina administrativa que le corresponda. 20