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1 Secretaria de la Función Pública Manual de Usuario final BEOP Bitácora Electrónica de Obra Pública Manual de Usuario final Versión Fecha de última actualización: Enero

2 Objetivos Después de completar este taller usted podrá: Abrir una bitácora Crear notas de bitácora Configurar alertas y avisos de bitácora Dar seguimiento a las notas abiertas Prerrequisitos Antes de estudiar este taller debe cumplir con los siguientes requisitos: Conocimientos básicos de Windows y manejo de Internet. Conocer el alcance y manejo de una bitácora de obra pública. Los participantes del curso deberán contar con Firma Electrónica Avanzada (FIEL). Premisa El sistema Bitácora Electrónica de Obra Pública (BEOP) fue desarrollado con la visión de ser una herramienta informática que apoye a la transparencia y supervisión de obra (reemplazando el uso de la bitácora tradicional), permitiendo al usuario final, agregar, compartir y obtener información oportuna, confiable y veraz; optimizando el uso de la tecnología, mediante accesos remotos; además de facilitar la consulta para apoyar el seguimiento del desarrollo de la obra y la extracción de información. DEFINICION DE BITÁCORA: Bitácora: El instrumento técnico que, por medios remotos de comunicación electrónica, constituye el medio de comunicación entre las partes de un contrato de obra pública o de servicios relacionados con la misma, en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecución de los trabajos; ROLES DE USUARIOS IMPLICADOS: La BEOP cuenta con distintos tipos de usuario y cada uno de ellos realiza actividades diferentes de acuerdo a su perfil. Para facilitar el uso y explicación de la misma se usan iconos para los usuarios finales (Residente de Obra, Supervisor de Obra y Superintendente de Construcción) que simbolizan los roles usados: Residente de Obra: El servidor público designado por escrito por la Dependencia o Entidad, con los conocimientos, habilidades, experiencia y capacidad suficiente para llevar la administración y dirección de los trabajos y cuyas funciones específicas son para la supervisión, vigilancia, control y revisión de los trabajos. Fecha de última actualización: Enero

3 Prácticamente es el propietario o administrador de la(s) bitácora(s) que le hayan sido designadas y es el único usuario que puede dar inicio a una bitácora en el sistema. Es el representante por parte del gobierno. Tiene facultad para crear, firmar, abrir y cerrar las notas y establecer seguimientos a las mismas, además puede configurar el servicio de alertas y mensajes de la(s) bitácora(s) asignada(s). Así mismo, administrar los catálogos de temas y fases. Superintendente de Construcción (Contratista): El representante del contratista ante la Dependencia o Entidad, para cumplir con los términos y condiciones pactados en el contrato, en lo relacionado con la ejecución de los trabajos. Puede crear, firmar, abrir, cerrar y dar seguimiento a notas. Supervisor de Obra: El servidor público designado por la Dependencia o Entidad, o persona física o el representante legal de una persona moral externa nombrada por contrato, con los conocimientos, habilidades, experiencia y capacidad suficiente para llevar la administración y dirección de los trabajos y cuyas funciones específicas son coadyuvar con la Residencia de Obra en la supervisión, vigilancia, control y revisión de los trabajos y vigilar que los materiales, la mano de obra, la maquinaria y equipos sean de la calidad y características pactadas en el contrato de la obra pública; El Supervisor realiza las mismas funciones que el Residente de Obra con la salvedad de no poder iniciar bitácoras ni configurar el servicio de alertas y mensajes de la(s) bitácora(s) asignada(s). Otros usuarios de carácter administrativo: Administrador de la Dependencia o Entidad: El servidor público designado por el titular de la dependencia o entidad de la Administración Pública Federal como responsable de administrar y controlar los accesos al programa informático por parte de los administradores Locales. Administrador Local: El servidor público designado por el Administrador de la Dependencia o Entidad como responsable de administrar y controlar los accesos al programa informático por parte del residente de obra, supervisor de obra y superintendente de construcción; Nota Algunas características y funcionalidades solo estarán disponibles según su rol asignado. A partir de ahora mostraremos los iconos definidos para cada rol cuando aplique la funcionalidad para el. Fecha de última actualización: Enero

4 FLUJO DEL PROCESO DE LA BITÁCORA: El proceso para llevar el registro de eventos relevantes de las obras o servicios (bitácora) consiste en los siguientes puntos: 1. Las partes involucradas (Residente de Obra, Supervisor de Obra y Superintendente de Construcción) inician una bitácora en una libreta con hojas foliadas, cada hoja tiene un original y dos copias. A esta libreta se le coloca una portada con información del contrato. 2. Al inicio se deben hacer dos notas: la de apertura y la de validación, registrando como mínimo lo indicado en el los artículos 95 y 96 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, respectivamente. 3. Durante el desarrollo de los trabajos se deberán asentar periódicamente notas de aspectos relevantes, durante todo el desarrollo de la obra. 4. En el cierre de la bitácora se deberá crear una nota especial de cierre de la bitácora, que dé por terminado los trabajos. 5. Por último las libretas de bitácora deberán ser conservadas en forma ordenada y sistemática cuando menos por un lapso de tres años. SERVICIOS QUE OFRECE LA BEOP: Acceso al sistema desde cualquier computadora que tenga conexión a la red Internet. Seguridad de la información. Disponibilidad de la información para consultas remotas. BENEFICIOS DE LA BEOP: Información en tiempo real de lo que sucede en una obra. Seguridad de manejo de información. Implementación de Firma Electrónica Avanzada para garantizar la autenticidad de la información. Información veraz, oportuna y clasificada. Las Dependencias o Entidades pueden respaldar su información de manera digital e impresa. Tiempo estimado para completar el taller: 120 minutos Fecha de última actualización: Enero

5 Lección 1: Acceso al sistema Ubicación del navegador: (ejemplo elaborado con Internet Explorer de Windows). Acceda al navegador de Internet, de cualquiera de las siguientes maneras: Clic sobre el icono de Seleccione y haga clic sobre él. Clic sobre el icono Seleccione y a continuación Presione las teclas + [D]; o bien, Haga doble-clic en el icono ubicado en su escritorio. Acceso al Sistema de BEOP. Una vez abierto el navegador, ubíquese en la barra de dirección URL y teclee lo siguiente: Si desea ingresar al sistema con fines de capacitación o prácticas: Si desea acceder para ingresar datos reales de operación (ambiente de producción): y a continuación localice la imagen de INGRESO A LA BEOP. O Bien, a través de la dirección Nota: Para tener acceso al sistema es necesario que el navegador de Internet soporte JAVA y controles ActiveX. Así como Adobe Flash Player. Fecha de última actualización: Enero

6 Autentificación En la pantalla de acceso, introduzca la clave de usuario que le haya asignado su Administrador Local, ya sea para acceder como Residente de Obra, Supervisor de Obra o Superintendente de Construcción; a continuación introduzca la contraseña y presione el botón ENTRAR. Fecha de última actualización: Enero

7 Lección 2: Apertura de Bitácora Portada de bitácora Al iniciar la sesión como Residente de Obra, se mostrarán las bitácoras que han sido asignadas por el Administrador Local de su Dependencia y el estatus de cada una de ellas. Para iniciar la apertura de una bitácora localice el número de contrato y ésta debe indicar la leyenda [Iniciar bitácora], a continuación dé clic en este mensaje y se abrirá el asistente de apertura (nota 1 y 2): Nota: la ventana [Bitácoras de Obra Pública], presenta todas las bitácoras a las que tiene acceso un usuario. Por default es la primera vista al iniciar sesión. Otra forma de visualizar las bitácoras que tiene asignado el usuario firmado es haciendo clic en [Bitácoras] [Mis bitácoras] en el menú vertical izquierdo. Se sugiere que para iniciar la bitácora estén presentes los actores involucrados en la alimentación de información en el sistema, es decir, además del Residente de Obra, el Supervisor de Obra (si es el caso) y el Superintendente de Construcción, ya que deberán firmar electrónicamente la nota 1 para redactar la nota 2 desde la sesión del Residente. Fecha de última actualización: Enero

8 El [asistente de apertura de bitácora] se divide en tres secciones: Portada: Datos principales del contrato y de la obra. Nota Apertura: Datos de personal responsable y del contrato. Nota de validación: Horarios de firma y fecha de presentación de estimaciones. El sistema genera por default un horario abierto para la captura y firma de las notas. Fecha de última actualización: Enero

9 En la sección portada del [asistente de apertura de bitácora] llene los siguientes datos en el campo correspondiente: Campo Imagen de logotipo Lugar donde se realizan los trabajos Descripción Se sugiere que seleccione el logotipo de su Dependencia o Entidad Federal, previa descarga de éste en mis documentos imágenes (archivos tipo.jpg o Mapa de Bits.BMP Nombre o descripción del lugar donde se ejecutará la obra materia del contrato Presione siguiente para avanzar en el asistente y llenar la nota de apertura. Nota apertura. En la [nota de apertura] se detallan los datos principales de un contrato y las personas autorizadas para alimentar información y firmar electrónicamente las notas. Esta dividida en tres secciones: Datos generales de las partes involucradas, Datos particulares del contrato y Datos de personal autorizado para uso y/o firma. Indique los valores que se piden en el formulario de nota de apertura. Los datos indicados con asterisco son obligatorios. Fecha de última actualización: Enero

10 Ejemplo de los Datos Particulares del Contrato: Campo Valor Número de contrato AA (debe coincidir con el número registrado en compranet) Proyecto KU-MALOOB-ZAAP Direccionamiento presupuestal P Objeto del contrato Ingeniería Fecha de inicio 12/04/2009 Fecha de término 31/12/2009 Plazo 265 Monto 173,000, (M.N.) Localización de la residencia de la obra Lagunas, Oaxaca Pulse el botón siguiente para desplegar la segunda parte de la página [Nota de Apertura] Al desplegarse la segunda parte de la [Nota de Apertura] el sistema le alertará que es necesario capturar los datos particulares del Residente de Obra y del Superintendente de Construcción: Fecha de última actualización: Enero

11 Capture los datos que solicita el asistente: Nombre, Datos Particulares y Firma del Personal Autorizado Ejemplo de los datos que solicitará la aplicación: Fecha de última actualización: Enero

12 Representante técnico autorizado para la utilización de la bitácora En este apartado agregue al usuario que tendrá el papel de representante técnico, con la opción de asignarle privilegios de firma de notas, (en caso de que haya un usuario con este perfil). Otras Anotaciones Indique en este campo para datos importantes a considerar en la apertura de bitácora. El máximo de caracteres permitidos es de 3000 y no se aceptan caracteres especiales, como el uso de comillas simples o dobles. Archivos adjuntos Agregue archivos relacionados con la apertura de la bitácora, tales como planos, programas de obra, documentos, etc. Los archivos no deben superar los 2 MB de tamaño. Pulse siguiente, se mostrará la pantalla de firma para la nota de apertura. En esta pantalla se listaran todos los usuarios agregados en la sección Nombres, datos particulares y firma de personal autorizado así como también los representantes técnicos con autorización de firmar. Haga clic en el icono para abrir el formulario de Firma Electrónica Avanzada (se debe emplear una firma electrónica expedida por Agencia o Autoridad Certificadora) en cada uno de los usuarios en el listado (ver Lección 8). Repita el paso anterior por cada usuario autorizado. Pulse el botón siguiente para continuar con el llenado de la [nota de validación] Fecha de última actualización: Enero

13 Nota validación. La nota de validación permite acordar los horarios establecidos para asentar notas así como también el día de presentación de las estimaciones y los generadores de obra. El sistema genera por default un horario abierto para el asentamiento y firma de notas, esto para evitar que de ser necesario agregar una nota fuera del horario establecido, el sistema restrinja la acción. Por lo tanto el horario se encuentra automatizado y no puede ser modificado. Capture el plazo máximo para firmar una nota en el campo de la sección [Plazo] En la sección [generadores] seleccione la periodicidad en que serán presentados los generadores de obra. En la sección Estimaciones escriba el día del mes que se entregarán las estimaciones. Presione el botón Siguiente para proceder a firmar la nota Haga clic en el icono para abrir el formulario de Firma Electrónica (debe utilizar una firma expedida por Agencia o Autoridad Certificadora de acuerdo a los lineamientos que regulan el uso de este programa informático) (ver Lección 8) en cada uno de los usuarios en el listado. Presione el botón Finalizar, el sistema desplegará un mensaje indicándole que ha finalizado la apertura de bitácora, pulse Aceptar para ser redireccionado a la página [Notas de bitácora] Fecha de última actualización: Enero

14 Lección 3: Configuración de una bitácora Las bitácoras tienen varias características que permiten configurar el funcionamiento de alertas de seguimiento y de firma En [Bitácoras de Obra Pública] menú Mis Bitácoras, seleccione una bitácora para activarla y mostrar el resumen de datos. A continuación se desplegará su ficha. Del lado derecho de la ficha de la bitácora tiene tres iconos. Haga clic en el icono acceder a la pantalla de configuración de bitácora. para Las opciones de configuración se agrupan en dos secciones: (Notas por firmar y Alertas, y Seguimiento) capture los valores que le solicita la aplicación. A continuación se presenta un ejemplo del contenido: Notas por firmar Campo Enviar un recordatorio vía cada Con copia a correo electrónico Valor 24 horas residencia1@funcionpublica.gob.mx Fecha de última actualización: Enero

15 Alertas y seguimiento Campo Enviar alertas de seguimiento Enviar alertas de seguimiento por A partir de (días de vencer el plazo para atender notas Cada Valor Activada Activada 3 12 horas Haga clic en el botón Guardar para aplicar la nueva configuración Pantalla de configuración de bitácora: Fecha de última actualización: Enero

16 Lección 4: Creación de una Nota En las [Bitácoras de Obra Pública] seleccione una bitácora dando clic en el número de contrato Esta acción hará que se despliegue la [Ficha de la bitácora] y así mismo, quede seleccionada como bitácora activa. Esta acción es importante de lo contrario no podrá asentar notas. Agregar nota Del lado derecho de la [Ficha de la bitácora] dé clic sobre el icono de Formatos para Bitácora de Obra disponibles. para desplegar la página Al dar clic sobre un tema, se abrirán más opciones de notas. Fecha de última actualización: Enero

17 Ejemplo del despliegue de las opciones de Ejecución y Supervisión Elaboración y Trámite de Estimaciones de Contratos: Al cargar la página [Recepción de la estimación de obra], el sistema le mostrará una ventana informativa con elementos Importantes que se deben considerar cuando se llena una nota referente a estimaciones. Lea la información presentada en la ventana de diálogo y dé clic en el botón [aceptar]. Nota importante: al elegir un formato de nota, el sistema enviará mensajes informativos de este tipo, lea cuidadosamente los mensajes que le ayudarán en la redacción. Fecha de última actualización: Enero

18 Todos los formatos para el llenado de las notas presentan la siguiente estructura: Clasificación: Se definen las fases y temas asociados a la nota. Esta sección necesariamente debe contener datos, de lo contrario no podrá guardar la nota. Datos de la Nota: Aquí debe especificar el número de estimación, el periodo comprendido y la fecha de recepción de nota, así mismo puede indicar si lleva documentación soporte asociada. Seguimiento: Indica si la nota hace referencia a otra(s) nota(s). En la sección [Clasificación], dé clic [Seleccionar fases], después, elija de la lista de fases la opción General; dé clic en para agregar la fase a la nota. En la sección [Clasificación], dé clic en [Seleccionar temas], después, elija de la lista de temas la opción Estimaciones; dé clic en para agregar el tema a la nota. Fecha de última actualización: Enero

19 En la sección [Datos de la nota], introduzca los datos que solicita el sistema: Número de Estimación, Periodo del Al, Fecha de recepción de la estimación, Documentación de soporte recibida, estado de la nota y fecha de vencimiento del plazo. La Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas específica que las estimaciones deben ser autorizadas de acuerdo a un plazo establecido no mayor a 15 días (consulte la Ley y su reglamento para mayor detalle). Con esto ha llenado la nota usando el formato predefinido para la [Recepción de estimación de obra], ahora dé clic sobre el botón para avanzar a la página [Nota Libre] Toda la información capturada anteriormente es presentada ahora en la página [Nota Libre], con la finalidad de facilitarle la redacción de la nota, se presentará un texto que debe adecuarse de manera que la información sea clara. Podrá dar formato al texto, agregar información o agregar imágenes, tablas, etc. A continuación se muestra la pantalla de edición: Fecha de última actualización: Enero

20 Realice en la sección [Contenido de la nota] los cambios que requiera: Ejemplo del contenido: Ahora, los usuarios responsables deberán firmar electrónicamente la nota (Consulte la Lección 8 de este manual). Listo, la nota está firmada y ha sido incluida en la bitácora electrónica. Fecha de última actualización: Enero

21 Lección 5: Seguimiento En las [Bitácoras de Obra Pública] seleccione una bitácora. Esta acción hará que se despliegue la ficha de la bitácora y así mismo quede seleccionada como bitácora activa. En la parte inferior de la [ficha de la bitácora] en el apartado [Estatus], dé clic sobre el icono. Esta acción lo llevará a la página [Notas Abiertas], observe que la columna [Estado] tenga el valor Abierta. Las notas deben mantenerse abiertas mientras se espera una respuesta a la solicitud en el contenido de la misma. La respuesta tiene un plazo. Para saber el plazo de vigencia de la nota abierta se debe dar seguimiento a la misma, para ello, dé clic en el menú izquierdo [Notas] [Seguimiento de Notas] De acuerdo a las notas abiertas (primera imagen) se puede visualizar los semáforos en Seguimiento de nota (segunda imagen) que representan gráficamente el estatus del seguimiento. Fecha de última actualización: Enero

22 Observe que la [fecha de vencimiento de plazo] es N días posteriores a la fecha de creación de la nota. Observe también que hay una columna llamada [semáforo], la cual presenta diferentes valores. Para dar contestación a la nota abierta, genere una nueva nota. Dé clic en la opción [Notas] [nueva nota] del menú del panel izquierdo del sistema. Esta acción presentará la página de [Formatos para bitácora de obra] Seleccione [Ejecución y Supervisión][Elaboración y Trámite de Estimaciones de Contratos] [Autorización de la Estimación de Obra] Se abrirá el formato predeterminado [Autorización de Estimación de Obra], Fecha de última actualización: Enero

23 En la sección [Clasificación], dé clic en [Seleccionar fases:], después, elija la opción General de la lista de fases; a continuación dé clic en para agregar la fase a la nota. Fecha de última actualización: Enero

24 En la sección [Clasificación], dé clic en [Seleccionar temas], después, elija de la lista de temas que corresponda a la nota (para este ejemplo Estimaciones); dé clic en la nota. para agregar el tema a En la sección [Datos de la nota], introduzca los datos que pide el Formato: Número de estimación, Periodo, Fecha de autorización, Importe de Trabajos Ejecutados, si son deductivas o no, etc. Ejemplo: En la sección [Seguimiento] dé clic sobre el botón mostrar la página [Búsqueda de Notas Abiertas], de la cual agregará la referencia de la nota a contestar. Dé clic en el cuadro de control de la nota en cuestión. Ejemplo: Fecha de última actualización: Enero

25 Nota importante: la siguiente pantalla únicamente mostrará las notas abiertas, si es que la bitácora actual contiene éstas: Después de haber dado clic sobre el cuadro de control de la nota, puede realizar las siguientes acciones, como ejemplo: Al marcar el cuadro de control cerrar, indicamos que con esta nota queda constatada. Ahora dé clic sobre el botón para indicar la referencia a las notas abierta relacionadas con la nota actual. Haga clic sobre el botón. Ahora está en la página [Nota Libre], dé clic sobre el botón la nota. para proceder a firmar A continuación, debe firmar la nota. (Consulte la Lección 8 Procedimiento para firmar electrónicamente una nota.) Fecha de última actualización: Enero

26 Después de firmar la nota el sistema le asignará el siguiente número de folio consecutivo. A continuación se mostrará la página de firma de nota. Para verificar que la nota ha quedado cerrada, haga clic en [Notas] [Seguimiento de Notas] del menú izquierdo de la bitácora. Usted puede consultar el seguimiento de notas (solo notas abiertas) mediante el siguiente procedimiento: Previa selección de la bitácora que desee consultar, dé clic en [Seguimiento de notas] en el menú vertical del lado izquierdo}: Fecha de última actualización: Enero

27 En la página [Seguimiento de Notas] dé clic sobre una bitácora abierta. Usaremos, para este ejemplo Se recibe del contratista con fecha de... de la columna Descripción. La acción anterior lo llevará a la página [Detalle de la Nota]. Verifique que la nota esté abierta y continúe con la conclusión de la redacción y la firma para cambiar el estatus a cerrada. Fecha de última actualización: Enero

28 Lección 6: Nota Libre y Borradores El sistema tiene la funcionalidad de crear Notas libres, que son las notas de bitácora que no corresponden a ningún Formato prediseñado en la BEOP, sin embargo obedecen a alguna fase y tema. Los borradores, son notas que no se pueden completar al momento de la captura por falta de datos o únicamente se quiere guardar información para su uso posterior, sin tener el carácter de nota oficial, esto es como hacer anotaciones preliminares en una hoja de papel para uso posterior. Los borradores no tienen ninguna validez oficial en el sistema y no los puede ver la contraparte hasta que se conviertan en nota, esto es cuando se edita la nota y se acciona el botón En [Bitácoras de Obra Pública], Seleccione la bitácora a la cual desea agregarle una nota o borrador. Recordar que debe indicar una bitácora para activarla. Agregar nota Haga clic en el icono para acceder a la página de [Formatos para Bitácoras de Obra]. La página de [Formatos para Bitácoras de Obra]. Le permite elegir entre varios formatos, el adecuado para la nota que desee asentar. Seleccione para asentar una nota en forma libre en la pagina [Nota libre]. La página nota libre se divide en cuatro secciones: Clasificación, Contenido nota, Archivos adjuntos y Seguimiento. Fecha de última actualización: Enero

29 Clasificación: Se definen las fases y temas asociados a la nota. Esta sección necesariamente debe contener datos, de lo contrario no podrá guardar la nota. Contenido Nota: Área de edición, permite capturar una nota utilizando imágenes, tablas y formatos de texto, así como también verificar la ortografía del texto. Archivos adjuntos: Permite anexar a una nota, cualquier tipo de archivo relacionado con el contenido de ésta. Seguimiento: Indica referencias a otra(s) nota(s). En la sección [Clasificación], dé clic en [Seleccionar fases:], después, elija de la lista de fases la opción Civil-Estructural, dé clic en para agregar las fase a la nota. En la sección [Clasificación], dé clic en [Seleccionar temas:], después, elija de la lista de temas la opción reporte diario de actividades; dé clic en para agregar el tema a la nota. En la sección [Contenido nota], dentro del editor de texto, capture el texto deseado: Ejemplo, Galería fotográfica del contrato (Enero 2009) Formato del texto Seleccione todo el texto que introdujo y elija Heading 2 en la lista desplegable normal, para convertir el texto seleccionado anteriormente en titulo nivel 2. Presione el botón insertar línea horizontal de la barra de herramientas del editor de texto. Fecha de última actualización: Enero

30 Ejemplo: Tablas Ubíquese después de la línea horizontal y presione el botón insertar tabla. Se desplegará el dialogo Insertar Tabla El dialogo insertar tabla le permite especificar de cuántos renglones y columnas desea la tabla. Escriba los siguientes datos en el dialogo insertar tabla y presione el botón OK. Ejemplo: una tabla de 4 filas, 3 columnas y valor del borde: 1 Fecha de última actualización: Enero

31 Escriba Fotografía y descripción como titulo de la primera y segunda columna respectivamente Seleccione el titulo de cada columna en la tabla y seleccione el botón de letra Bold (negrita) Imágenes Colóquese en la primera celda después del título de la primera columna, y presione el botón agregar imagen. Se desplegará el cuadro de dialogo insertar imagen Fecha de última actualización: Enero

32 En el dialogo [insertar imagen] presione el botón Enviar Imagen para subir desde su maquina una imagen al servidor (sólo se pueden insertar imágenes del servidor). Aparecerá el dialogo [Enviar Imagen] el cual permite subir un archivo de imagen al servidor Escriba en el cuadro de diálogo [Enviar Imagen] la ubicación del archivo de imagen: ejemplo c:\capacitación\archivo de imágenes de la obra\ jpg Presione el botón enviar para subir la imagen al servidor y cerrar el diálogo [Enviar imagen] Fecha de última actualización: Enero

33 En el diálogo [Insertar imagen] haga clic en la imagen que desee agregar para insertar la imagen en el texto. Observe el siguiente ejemplo: Borradores Son notas aún no firmadas, sin número de folio. A los borradores se les genera un número de control llamado consecutivo de borrador. Presione el botón guardar como borrador, el sistema le asignará automáticamente un número de control a la nota borrador. El sistema lo llevará hacia la página [Borradores por número] y mostrará el número asignado al borrador. Presione aceptar a la ventana emergente. Nota: Una nota borrador sólo puede editarse por los usuarios creadores, ya sea de Gobierno o Contratista. Para que la otra parte pueda ver un borrador es necesario que el usuario propietario la comparta mediante el control diseñado para este fin. Compartir Borradores En la página [Borradores por número] seleccione el vínculo No en la columna compartida para cambiar el valor a SÍ. El sistema desplegará el siguiente diálogo para confirmar su petición: Fecha de última actualización: Enero

34 Editar un Borrador compartido Presione el botón SALIR en la parte superior de la aplicación: Salir Ingrese a la aplicación con usuario de tipo Superintendente de Construcción (solicite un usuario de este tipo a su Administrador Local o de Dependencia). Ejemplo, solo visual Fecha de última actualización: Enero

35 Campo Valor Usuario contraseña Contratista1 Adcce224 En [Bitácoras de Obra Pública], Seleccione una bitácora que contenga borradores para mostrar la ficha de la bitácora y activar la bitácora. Para este ejemplo mostraremos la bitácora (PULVERIZADORES) 1 Fecha de última actualización: Enero

36 Seleccione la bitácora que desee configurar en [Bitácoras de Obra Pública] (Bitácoras > Mis Bitácoras). Se desplegará la ficha de la bitácora mostrando que tiene borradores. Presione el icono borradores para visualizar todos los borradores Se desplegará la página borradores por número Presione el vínculo de la columna descripción para visualizar la página [Detalle de borrador] En la página [Detalle de borrador] haga clic en el vínculo editar para modificar la nota Presione el botón para verificar la ortografía a la nota. Fecha de última actualización: Enero

37 En la página [Edición de nota] seleccione la tabla y presione en botón centrar centrará la tabla con respecto a la nota.. Con esto se Al final de la página [Edición de nota] presione el botón guardar como borrador. PENDIENTE DE REVISIÓN Nota: Observe que sólo se permite guardar como borrador y no aparece el botón [Aplicar firma]. Esto se debe a que un borrador compartido debe ser firmado primero por el usuario que lo registró inicialmente. Lección 7: Consultas En las [Bitácoras de Obra Pública] seleccione la bitácora con la cual desea trabajar. Esta acción hará que se despliegue la [Ficha de la bitácora] y así mismo quede seleccionada como bitácora activa. Ejemplo para fines de visualización: Seleccionamos la bitácora (prueba) 1 Fecha de última actualización: Enero

38 En el menú izquierdo del sistema, dé clic en [Notas] - [Notas Bitácora], para visualizar la página [Notas por Número]. Herramientas de consulta [ ]: Ordenar notas por número Ordenar notas por fecha Ordenar notas por tema Ordenar notas por fase Ordenar notas por estado Realizar búsquedas filtradas Imprimir notas seleccionadas Fecha de última actualización: Enero

39 Dé clic en el icono hacia el pasado. para ordenar las notas por fecha. Las notas serán ordenadas del día de hoy Dé clic en el icono fase: para ordenar las notas por fases. Las notas serán agrupadas por tipo de Fecha de última actualización: Enero

40 Dé clic en el icono para ordenar las notas por temas. Las notas serán agrupadas por temas: Dé clic en el icono para ordenar las notas por estado (estatus). Las notas serán agrupas de acuerdo a su estatus: abiertas o cerradas. Estado de una Nota Una nota se indica Abierta cuando requiere de comentarios de la contraparte, una vez completada debe ser firmada por el usuario creador. La nota Cerrada es definitiva, el creador no requiere negociación ni comentarios de la contraparte. A continuación se muestra la imagen donde se indica este estatus: Fecha de última actualización: Enero

41 Dé clic en el icono, para regresar a la página por default. Ahora dé clic en el icono de búsqueda. Esta acción hará que se muestre la sección de búsquedas por filtro en la página de notas firmadas: Realice consultas filtradas por texto, tema, número de nota, indicando un texto para tal fin, y a continuación presione. Ejemplo de texto a buscar: Consulta Campo Filtro Valor 1 Texto: Contratista 2 Tema: Estimaciones 3 Notas: 1,5 Fecha de última actualización: Enero

42 Con la última consulta realizada (filtrado por notas: 1,5) dé clic en el icono. Esto hará que se genere la vista preliminar de impresión de las notas 1 y 5 (Esta acción puede tardar un poco) Fecha de última actualización: Enero

43 Fecha de última actualización: Enero

44 Con esto ha terminado la lección de Consultas de Notas. Lección 8: Procedimiento para firmar electrónicamente una nota de bitácora Nota: El usuario que desee firmar una nota debe ser el mismo que ingrese al sistema, es decir, deben coincidir el RFC registrado en el sistema como usuario con el del certificado y llave electrónica. Esto a excepción de las notas de apertura de bitácora 1 y 2 que debe hacerse bajo el usuario de tipo Residente de Obra. Presione el botón [Firmar Nota] en la ventana siguiente: Puede optar imprimir los datos de la nota previo a la firma. Fecha de última actualización: Enero

45 A continuación, indique la ubicación del archivo de la llave (.key), el certificado (.cer) y la contraseña de ambos. Presione en [Aceptar] para confirmar la siguiente pantalla. Fecha de última actualización: Enero

46 Dé clic en [Siguiente] El sistema le enviará un número de Transacción, pero la nota no ha sido firmada. En este momento usted puede optar por cancelar la firma, cerrando la ventana. La próxima vez que ingrese ya tendrá un número de transacción, y solo tendrá que continuar con los siguientes pasos. Confirme la operación dando clic en [CORROBORAR]. Cuando el sistema le da un número de folio, usted ha firmado formalmente la nota. Puede imprimir o guardar el número de folio. Las siguientes pantallas confirman esta acción. Fecha de última actualización: Enero

47 En caso de que la aplicación le envíe el mensaje de FALLÓ LA FIRMA, es necesario cerrar los mensajes e iniciar desde el primer paso de esta lección. Lección 9: Procedimiento para cerrar la bitácora. Para realizar el cierre de la bitácora es necesario utilizar las notas predeterminadas de TERMINACION. El Superintendente deberá asentar la nota de NOTIFICACION DE LA TERMINACION DE LOS TRABAJOS A LA RESIDENCIA DE OBRA. Fecha de última actualización: Enero

48 Una vez que el Superintendente asentó dicha nota, el Residente podrá asentar la nota de COMUNICACIÓN AL CONTRATISTA DE LA FECHA DE RECEPCION DE LOS TRABAJOS. El paso final es asentar la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA, la cual al igual que la anterior, sólo puede ser capturada por el Residente. Una vez realizada la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA no se podrán asentar, editar o firmar más notas del contrato. Fecha de última actualización: Enero