INGENIERÍA COLABORATIVA Y SINCRONIZACIÓN DE BASES DE DATOS ENTRE OFICINAS INTERNACIONALES DE IBERINCO.

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1 INGENIERÍA COLABORATIVA Y SINCRONIZACIÓN DE BASES DE DATOS ENTRE OFICINAS INTERNACIONALES DE IBERINCO. AUTOR: Navas Perona, Ignacio. Director: Molina Pérez, José Javier. Entidad colaboradora: Iberdrola Ingeniería y Construcción (IBERINCO) y ICAI Universidad Pontificia Comillas. Resumen del proyecto Iberdrola como casi todas las empresas que operan en la actualidad está sufriendo una expansión internacional muy importante, desarrollándose gran parte de su negocio fuera sus fronteras. Para poder abordar esta expansión, Iberdrola Ingeniería y Construcción (Iberinco), ha necesitado establecer distintas sedes y oficinas alrededor de todo el mundo, con la diversa problemática que ello conlleva, como las trabas de comunicación debido a la deslocalización de los equipos de trabajo, o la dificultad de la gestión de grupos de trabajo remota. Este problema es aun más delicado en empresas de ingeniería y construcción, como es el caso de Iberinco, en las que tiene que haber una gestión centralizada del proyecto, una cooperación y colaboración entre todos los miembros de los equipos de trabajo y una comunicación constante, para poder conseguir un proyecto eficiente y eficaz, logrando los mínimos costes y tiempos posibles. Es por esto por lo que con este proyecto se han querido abordar los problemas que existían entre las oficinas internacionales de Iberinco, mediante un exhaustivo y meticuloso análisis, de cual posteriormente se ha extraído una serie de conclusiones y una concisa identificación de alternativas para implantar como soluciones adaptadas para paliar los efectos negativos de la situación antes mencionada y cubrir las necesidades actuales de Iberdrola. La solución a adoptar que engloba este proyecto ha sido implantar una ingeniería colaborativa entre todas las oficinas internacionales de Iberinco, logrando un uso efectivo entre todas las oficinas y equipos, consiguiendo equipos virtuales de trabajo, sin trabas de tiempos, distancias, ni límites organizacionales. El primer paso lógico fue analizar el área de actividad a la que estaba orientado este proyecto para poder comprender los problemas a los que nos enfrentábamos. Este punto fue fundamental ya que se comprobó que el proyecto estaba dirigido a áreas de generación térmica y gas, y generación nuclear, más concretamente a proyectos de construcción de centrales de ciclo combinado y centrales nucleares. Esta clase de

2 proyectos se tienen que tratar con un especial cuidado, ya que son proyectos de un gran tamaño, en el que se desarrollan más de tres mil actividades, trabajan más de mil trescientas personas en ellos y su coste supera los diez millones de euros, por ello se tienen que utilizar herramientas muy potentes que garanticen la fiabilidad y la seguridad durante todo el ciclo de vida del proyecto. Una vez entendido el entorno del proyecto, se analizaron tanto los problemas más comunes que aparecen en el momento de implantar una ingeniería colaborativa en una empresa como los problemas que existían en ese momento en ámbito de Iberinco tales como las malas comunicaciones que existían entre las oficinas internacionales con las sedes de España y Méjico o la deslocalización de las bases de datos, encontrándose una base de datos en cada una de las sedes antes nombradas, con distinta información entre ellas y sin ningún tipo de concordancia. Otros problemas que se han encontrado es que en estos proyectos se maneja grandes volúmenes de información, rondando los a documentos y unos 70 a 100 GigaBytes de información. También se ha podido comprobar que en esta clase de proyectos existe un gran número de actividades a lo largo del ciclo de vida del proyecto y es necesario que se haga un minucioso control y una buena gestión de las mismas para que no haya desvíos en costes ni plazos. Las soluciones que se aportaron y que se implantaron fueron por este orden, la integración de un gestor documental para permitir controlar y compartir los documentos que se utilizan en el ciclo de vida del proyecto entre todos los miembros involucrados en él, realizando un estudio previamente de las diferentes herramientas que existen en el mercado y poder comprobar cuál es la que mejor se adaptaba a las necesidades de la empresa. El gestor documental que se decidió implantar fue Project Wise. Este gestor documental, además, se ha implantado en Internet para permitir el acceso a las oficinas internacionales vía web. Para poder llevar una gestión eficaz del proyecto y poder analizar las posibles desviaciones de las actividades y por tanto de los costes, se ha implantado una herramienta de gestión y control de proyectos que permite comunicar la información de las tareas a las partes involucradas, analizar desvíos en costes y plazos y generar de forma rápida informes que permitan evaluar el estado del proyecto. Por razones técnicas que se detallan en la memoria del presente proyecto, se decidió instalar Primavera Project Planner en España y Méjico, y para garantizar un acceso fiable y seguro a las distintas oficinas que se encuentran geográficamente distribuidas, se decidió publicar esta herramienta en el entorno Citrix Metaframe. Este entorno permite publicar herramientas pesadas, como es el caso de Primavera Project

3 Planner, en Internet y que los miembros del equipo acreditados para acceder puedan trabajar con la herramienta de gestión y control de proyectos como si lo tuvieran instalado en su ordenador, con una total seguridad, transparencia y eficacia. Finalmente, se decidió realizar un proceso de copiado y mantenimiento de los objetos de las bases de datos de las sedes principales (España y Méjico) realizando una replicación de ellas. Con esta sincronización de las bases de datos se elimina el problema de tener distinta información entre ellas y se mejora la disponibilidad de las aplicaciones, a que el sistema provee opciones alternativas de acceso a los datos, usando balanceos de actividad, accesos locales a la información más utilizada, y compartición de datos transparente independientemente de la localización geográfica. En resumen, se ha logrado implantar una ingeniería colaborativa entre las diversas oficinas internacionales de Iberinco, consiguiendo realizar procesos conjuntos entre ellas, mejorar la competitividad de la empresa, equilibrar la carga de trabajo entre los distintos países y así lograr una mayor rapidez en la ejecución de las actividades, potenciando la presencia global de la compañía.

4 COLLABORATIVE ENGINEERING AND DATA BASE SYNCHRONIZATION BETWEEN IBERINCO's INTERNATIONAL OFFICES. Summary Iberdrola like almost all the companies that operate at present time is suffering a very important international expansion, developing great part of his business abroad. To be able to approach this expansion, Iberdrola engineering and building industry (Iberinco), as other big companies, has needed to establish different headquarters and offices all over the world, with different problems it entails, as the outsourcing of the work teams through the whole world. This problem is even bigger in engineering and building companies as Iberinco where there has to be a centralized project management, a fluent cooperation and collaboration among every single member of the workgroup, and a constant real time communication in order to attain an efficient and effective, reducing monetary and time costs. As a result in this project has been tackled the existing problems between the international offices of Iberinco by doing an exhaustive analysis of the issue, and giving custom-made solutions to Iberdrola requirements. Therefore the major goal has been to implant a collaborative international how to do engineering among the Iberinco offices, achieving an effective use of resources and starting up virtual workgroups without neither time hindrances, nor corporational limits. The first step given was analyze the activity sector where this project was orientated in order to have a global comprehension of the problems we had to confronted. This issue was essential since the checked of the project reflected that it was aimed to manage the construction of nuclear power plants and combined cycle power plants. This kind of projects have to be manage very carefully in view of the fact that of their large size and the enormous number of activities running at the same time. It also important to consider that these projects have more than three hundred and their costs exceeds ten Euros million. Is for these reasons so it is necessary to use dreadfully powerful tools which guaranteed the reliability and the security throughout the whole project time. Once the project environment had been completely understood, both the most common problems, that appears in the moment in time of implanting a collaborative engineering plan, and the communications problems that exist among the international Iberinco

5 headquarters and their databases were analyzed, founding big information disagreements and huge synchronization problems. The decided solutions have been implanted in this order, a documentary manager integrator, in order to allow the control and the sharing of each and every one of the documents used in the full project time, among all the members of the project group, making an investigation between the different tools of market and checking which o them is the best adaptable to the company requirements. The elected documentary manager was Project Wise. In addition this program has been also installed into the internet so the web access from international offices is now allowed. In order to can hold a more efficient management of the project and have the possibility to analyze the activities mistakes and therefore have a total control of cost, a new control tool has been installed and it allows to communicate the tasks information to the involved parts and for the quickly generation of reports which informs of how is the project going. Attending technical issues which are detailed explained on this report, it was decided to install Primavera Project Planner in Spain and as well in Mexico, and to guarantee a both reliable and secure login to the different offices across the planet it was decided to implant this tool into the Citrix Met frame environment. This environment allows to implant heavy tools like the Primavera Project Planner, into the internet in order to permit the accredited people to have free and friendly access to the tool as if they were working in their own computer. Eventually it was determined to make a copy and maintenance process of the databases objects from the headquarters at Spain and Mexico doing a replication of them. Whit this database synchronization the problem of having different information between them is solve and the availability of the programs is improved since the systems supplies different options to access the data using activities swinging, local accesses to the most used information and sharing the data without caring where is it placed. In summary, a collaborative engineering plan among the international Iberinco s offices has been implanted, achieving to do processes on the whole, improve the competitivety and the leadership of the company, balance the workload between the diverse countries and gain more quickness in the businesses process, promoting the global appearance of the company

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