INFORME ANUAL DE USO DE SOFTWARE LEGAL VIGENCIA 2015 ALCALDÍA MUNICIPAL DE ALGECIRAS

Transcripción

1 INFORME ANUAL DE USO DE SOFTWARE LEGAL VIGENCIA 2015 ALCALDÍA MUNICIPAL DE ALGECIRAS OFICINA DE CONTROL INTERNO 2016

2 INTRODUCCIÓN Los derechos de autor, de acuerdo con la Ley 23 de 1982, recaen sobre las obras científicas, literarias, artísticas en las cuales se comprenden todas las creaciones del espíritu en estos campos, cualquiera que sea el modo o forma de expresión y cualquiera que sea su destinación. Esta figura jurídica adquirió especial importancia a partir de la necesidad de otorgar reconocimiento a la creación intelectual, protección patrimonio y/o el amparo económico de autores y propietarios. Para lo anterior, es indispensable la protección continua del Estado representado en el Gobierno desde todos sus órdenes y niveles; dicha norma ordena el uso de software legal lo que en caso contrario conllevaría a calificar de ilícita la utilización de programas u obras sin autorización o consentimiento del creador acarreando problemas de tipo judicial. En ese sentido, según la Circular Nº 05 de 2001 del Centro Colombiano de Derechos de Autor una licencia de uso se define como el instrumento mediante el cual el titular de derechos patrimoniales autoriza a los usuarios para se sirvan de una obra determinada, de manera que les sea permitido hacer fijación del programa en la memoria del equipo, hacer copia de seguridad y hacer una adaptación del programa para su exclusiva utilización. La presentación más común y que reviste legalidad es la de tipo comercial y la de dominio público en la que el titular del derecho renuncia explícitamente a él. El uso de software tiene una relevancia tal, que los artículo 270 a 272 del Código Penal (Ley 599 de 2000) tipifica como delitos la violación de derechos morales de autor bajo las reglas allí establecidas, la defraudación a derechos patrimoniales de autor y Violación a los mecanismos de protección de los derechos patrimoniales de autor y otras defraudaciones. Por otra parte, el autor que considere vulnerados sus derechos puede iniciar acciones civiles. Para la elaboración del presente informe se solicitó información al Almacén General, responsable de los inventarios de la Administración Municipal, al Ingeniero de Sistemas encargado de revisar y trabajar en la creación de usuarios con restricciones para su uso y, por supuesto, a través de la observación y verificación. La metodología adoptada es la establecida en la Circular Nº 12 de 02 de febrero de 2007 emitida por la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, la cual busca emitir recomendaciones para seguimiento, verificación y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software) 2

3 INFORME DEL USO DE SOFTWARE LEGAL El día 17 de marzo de 2016 se reportó el informe sobre uso de software legal o derechos de autor ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor, el cual consta a continuación: 1. CON CUÁNTOS EQUIPOS CUENTA LA ENTIDAD? Consultado el inventario del Almacén Municipal, la Alcaldía Municipal de Algeciras cuenta con un total de 37 equipos distribuidos de la siguiente forma: 3

4 DEPENDENCIA U LICENCIADO TIPO DE CANTIDAD MARCA OFICINA SI NO LICENCIA Secretaría de Gobierno 4 Lenovo- Windows 7 home 1 3 Compaq-HP basic Oficina de Contratación 2 LENOVO- Windows vista 1 1 COMPAQ Enlace de víctimas 1 HP 1 Windows 8 Oficina de Control Interno 1 LENOVO 1 COMPAQ Secretaría de Windows vista 5 HP-JANUS- 1 3 Planeación VAIO Oficina de Sisben 2 HP - DELL 2 Oficina de Desarrollo Agropecuario Secretaría de Hacienda 4 1 LENOVO 1 COMPAQ-HP- LA PAVILIUN 4 1 Secretaría de Familia 5 HP - LENOVO 3 2 Secretaría de Salud 5 HP - LENOVO 2 3 Secretaría de Desarrollo Social 3 HP-LENOVO 2 1 Más familias en acción 2 HP 2 Almacén Municipal 2 HP 2 Archivo Central 1 DAEWWOO 1 - Windows 7 - Windows 7 pro -Windows 7 home basic - Windows vista - Windows XP profesional - Windows 7 home basic - Windows 7 home básica - Windows 8 Windows XP profesional - Windows 7 - Windows 8 - Windows 7 pro - Windows 8 2. EL SOFTWARE INSTALADO EN TODOS LOS EQUIPOS SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE LICENCIADOS? 4

5 La verificación realizada arrojó que no todos los equipos cuentan con licenciamiento de software del sistema operativo, algunos de ellos se encuentran desactualizados y otros no tienen el licenciamiento requerido del software. Por otro lado, la mayoría de los equipos de la Administración no tienen licencia de office ni de antivirus, sin embargo se encuentra instalado para uso de cada dependencia un software de dominio público conocido como open office. En cuanto a softwares comerciales, se abona que la Secretaría de Hacienda cuenta con software debidamente licenciado y parametrizado que agiliza algunos de los procesos, específicamente los siguientes módulos: impuesto predial, impuesto de industria y comercio, presupuesto (3), contabilidad y tesorería. La Secretaría de Gobierno cuenta con el módulo de contratación y, Almacén General con el módulo de almacén. 3. MECANISMOS DE CONTROL QUE SE HAN IMPLEMENTADO EN LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE ALGECIRAS PARA EVITAR QUE LOS USUARIOS INSTALEN PROGRAMAS O APLICATIVOS QUE NO CUENTEN CON LA LICENCIA RESPECTIVA Entendiendo que la falta de un control efectivo sobre el software de los equipos con que cuenta la entidad puede acarrear amenazas no sólo de tipo jurídico, sino también la infección de estos con virus, spyware, troyanos, malware, etc., la Administración Municipal ha venido implementando, a través del Ingeniero de Sistemas, herramientas como la apertura de cuentas como usuarios con restricciones para la instalaciones mediante la asignación a cada estación de trabajo un usuario limitado, en el cual podrán realizar sus labores diarias sin ningún inconveniente pero con limitación de ciertos privilegios entre ellos los de instalar software o programas en los pc, restricción para cambio o modificaciones en las cuentas de usuario y acceso denegado a páginas web. 4. DESTINO FINAL QUE SE LE DA AL SOFTWARE DADO DE BAJA EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL La Administración Municipal no cuenta en la actualidad una Manual de Almacén que indique el procedimiento que se debe seguir para dar de baja los elementos. No se han efectuado procedimientos de baja de software ni determinación de su destino final. 5

6 5. RECOMENDACIONES A. Adquirir e instalar las respectivas licencias de uso de software y office en los equipos de cómputo que en la actualidad no cuentan con software legal, así como renovar las licencias de equipos de cómputo que se encuentran desactualizadas. B. Implementar el uso de programas como Deepfreeze en los equipos de cómputo en los que sea posible congelar la instalación de software no licenciado, en los demás fortalecer el uso de usuario con restricciones. De igual forma, establecer controles que le permitan prohibir la instalación de software que no estén autorizados o no cuentan con la correspondiente licencia. C. Definir, documentar, aprobar e implementar el Manual de Almacén con pautas y protocolos plenamente aplicables y en el que esté contenido el destino final y la dada de baja de elementos y software. INGRID KATHERINNE CAVIEDES PÁEZ Jefe de control Interno 6