INFORME ANUAL DE LICENCIA DE SOFTWARE DE DERECHOS DE AUTOR DE LA ALCALDIA DE ORITO PUTUMAYO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014

Transcripción

1 INFORME ANUAL DE LICENCIA DE SOFTWARE DE DERECHOS DE AUTOR DE LA ALCALDIA DE ORITO PUTUMAYO A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 OFICINA DE CONTROL INTERNO INGRID CECILIA CABEZAS PEREA JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO MUNICIPAL VIGENCIA 2014 ORITO - PUTUMAYO MARZO 05 DE 2015

2 MISION: Evaluar y determinar la efectividad del sistema de Control de la entidad, con miras a coadyuvar a la alta dirección en la toma de decisiones, asertivas y en el tiempo indicado, aplicando para ello el proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo. VISION Lograr que todos los servidores públicos de la Administración Municipal de Orito, apliquen en cada una de las actividades a realizar el autocontrol para lograr un trabajo exitoso en equipo, que alcance los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad imparcialidad y publicidad, en el desarrollo de cada uno de los procesos en las áreas misionales y de apoyo. OBJETIVO El objetivo de la evaluación independiente, consistió en establecer el cumplimiento por parte del Municipio de Orito - Putumayo de las normas en materia de derechos de autor sobre software. ALCANCE El alcance de la información reportada con corte a 31 de Diciembre de 2014, correspondiente a los equipos de cómputo en servicio, propiedad de la Alcaldía Municipal tal y como lo señala la Circular No 012 de Febrero 2 de 2007 de la UAE Dirección Nacional de Derechos de Autor.

3 METODOLOGIA Para la elaboración del Informe de verificación de cumplimiento de uso de software se realizó una recopilación de información, además la Oficina de Control Interno corroboró la legalidad del software utilizado en la Administración Municipal. MARCO NORMATIVO 1) El derecho de autor es una propiedad especial, consagrada en la Carta Magna en su Artículo 61 y desarrolladas por las Leyes 23 de 1982 y 44 de ) Directiva Presidencial No 02 (12 de Febrero de 2002) 3) Circular No. 04 (22 de Diciembre de 2006) Concejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial. 4) Circular No. 012 (2 de Febrero de 2007) Unidad Administrativa Especial, Dirección Nacional de Derechos de Autor. RESUMEN EJECUTIVO En cumplimiento a las Directivas Presidenciales y Circulares expedidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, la Oficina de Control Interno realizó la Evaluación Independiente al cumplimiento por del Municipio de Orito, de las Normas en Materia de Derechos de Autor sobre Software, teniendo en cuenta las gestiones realizadas por la Oficina de Comunicación y Sistemas a 31 de diciembre de 2014.

4 En atención a la Circular No. 04 de 2006, la cual ordena a los Jefes de Control Interno de las entidades públicas del orden nacional y territorial que deberán remitir la siguiente información de conformidad con el cuestionario que se relaciona: 1) Las licencias que posee el Municipio con corte a 31 de diciembre de 2014 son las siguientes: 25 Licencias Windows 25 Licencias Microsoft Office. 70 Licencias Antivirus kaspersky 05 Licencia de Software Contable Operativo MAFE 2) El total de computadores de mesa y portátiles que posee el Municipio a 31 de diciembre de De acuerdo a la información suministrada, la Administración Municipal posee los siguientes equipos de cómputo: Computadores de Mesa 54 Portátiles 12 Los equipos relacionados se encuentran distribuidos en las diferentes oficinas y dependencias de la entidad. 3) Cuál es el destino final que se le da al software dado de baja. La Administración no ha dado de baja ningún software, sin embargo la entidad tampoco cuenta con los procedimientos documentados para dar de baja al software por obsolescencia o desuso o cualquier otro concepto aplicable, tampoco se tiene reglamentado o documentado el destino final del software que sea objeto de baja. 4) El número de computadores que se encuentren con licencias. La Administración Municipal a 31 de diciembre del 2014 cuenta con los siguientes computadores licenciados con los siguientes programas: 38 Equipos con licencias del Sistema Operativo (Windows). 25 Equipos con licencia de Office

5 Así mismo, la Administración Municipal de Orito se encuentran operando los aplicativos, de MAFE software financiero que integra la información de Presupuesto, Nomina, Almacén, Tesorería y Contratación; así mismo SISBEN, Régimen Subsidiado y XETT, los cuales cumplen con las normas relacionadas con el respeto a los derechos de autor. 5) Que mecanismos de control ha implementado la oficina de sistemas para evitar la instalación de los programas sin licencia. A la fecha la Administración Municipal no ha implementado mecanismos para la instalación de programas sin licencias, sin embargo mediante los mecanismos preventivos que se les realiza a los equipos de cómputo de la Administración Municipal se han eliminado software que no hacen parte de la Administración. En algunos equipos que se han formateado se han creado usuarios como invitado, el cual no se permite instalación y desinstalación de programas, como otras restricciones de administración del equipo. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: 1. Aunque la Administración Municipal ha acatado algunas recomendaciones en la adquisición e instalación de licencias para uso, se debe continuar con este proceso a fin de que todos los computadores de la entidad queden licenciados. 2. Realizar por parte de la Oficina de Comunicación y Sistemas difusión de información, sobre las normas que los servidores públicos deben tener en cuenta en el uso de software y respeto de los derechos de autor. 3. Se recomienda que la oficina de Comunicación y Sistemas, continúe su programación en las visitas periódicas a las diferentes dependencias, para verificar e identificar en los equipos de cómputo los programas instalados, verificando con ello, el cumplimiento a la aplicación de las normas de uso de software. 4. Formular y aplicar políticas y mecanismos claros de control frente la instalación de software sin licencia que violen las normas de respeto de derechos de autor.

6 5. Establecer entre la Oficina de Comunicación y Sistemas y la Oficina de Almacén, el procedimiento debidamente adoptado por la entidad para el registro, control y uso de software, incluyendo las actividades relacionadas con el destino que se decida dar a los software que por concepto de desuso u obsolescencia sean objeto de baja. 6. Se recomienda continuar con el proceso de legalización del software en uso de la entidad, para dar cumplimiento a las obligaciones previstas en la ley. Se espera que las recomendaciones aquí realizadas, sean acogidas favorablemente Atentamente, INGRID CECILIA CABEZAS PEREA Jefe de Oficina de Control Interno