Instituto Tecnológico de Sonora DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

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1 Instituto Tecnológico de Sonora DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Mejora del Lugar de Trabajo de un Área Administrativa del Instituto Tecnológico de Sonora por medio de la Implementación n de Metodología a de las 5 S. 5 PRESENTA FRANCISCO JAVIER MEDINA PERAZA Navojoa, Sonora a 28 Noviembre del 2007

2 i RESUMEN La mayoría de las empresas presentan condiciones relacionadas a la falta de clasificación, de orden, limpieza y disciplina en las áreas de trabajo, ocasionando que no se desarrolle bien su trabajo y a su vez ocasionando pérdidas o retrasos en la ejecución de las actividades que se tengan que realizar diariamente, así como una perdida completa de la imagen de la empresa. El estudio que se llevará a cabo en una Institución Educativa de Nivel Superior que esta ubicada en Ramón Corona s/n Esq. Con Aguascalientes en la Col. Itson, en la ciudad de Navojoa. En esta empresa se presentan problemas en el área de Servicios Generales correspondiente a los almacenes de materiales, llamados covachas, debido a que se presentan limitaciones de espacio, generando un área insuficiente para la visualización de recursos o materiales que ayudan a dar cumplimiento a las tareas diarias de los encargados del departamento. El propósito de este estudio pretende generar propuestas de mejora que eleven el desempeño del trabajador al mejorar su área de trabajo. Para ello se revisó el área y se busco el método más adecuado para la mejora de la situación. Después de haber seleccionado el método de las 5 S se procedió a su aplicación, con el cual se obtuvieron beneficios que ayudaron a mejorar la eficiencia e imagen del área de trabajo. Uno de lo indicadores que se tienen es la disminución de tiempo y esfuerzo que el encargado presentaba al momento de buscar algún material para alguna actividad, también se logro la fácil identificación de los materiales al momento de requerirlos, ya que se instalaron ayudas visuales en los distintos estantes en los cuales se encontraban los diferentes objetos y/o materiales, también se obtuvo un plan de trabajo para el área, así como la lista de actividades a realizar en el sitio. Ahora es un área mas limpia, ordenada, segura y confortable para el funcionamiento adecuado de este departamento.

3 ii ÍNDICE GENERAL RESUMEN... ÍNDICE... LISTA DE TABLAS... LISTA DE FIGURAS... i ii vi viii CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes Definición del Problema Justificación Objetivos Limitaciones del Estudio... 4 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 2.1 Introducción a la Metodología de las 5 S Definición de las 5 S Seiri Clasificación... 7

4 iii Beneficios del Seiri Seiton: Organización Beneficios del Seiton para el Trabajador Seiso: Limpieza Beneficios del Seiso Seiketsu: Estandarización y Bienestar Personal Beneficios del Seiketsu Shitsuke: Disciplina Beneficios de Aplicar Shitsuke Implementación de la Metodología de las 5 s Explicación del Diagrama de Implementación por S Como Aplicar las 5 S Clasificación Organización Limpieza Estandarizar Disciplina La Disciplina El Papel de la dirección El Papel de los Funcionarios Distribución por Áreas Oficinas en General Equipo de Cómputo Barreras que se Presentan al Implementar la Metodología CAPÍTULO III MÉTODO Y MATERIALES 3.1 Sujeto a Estudio Organigrama... 39

5 iv 3.2 Método Análisis del Área Bajo Estudio Diseño del Plan de Actividades Aplicación del Diagnóstico Análisis de las Listas de Verificación Elaboración de Recomendaciones para el Área y la Alta Dirección Entrega de Informe de Resultados del Diagnóstico al Responsable del Área Aplicación de Capacitación de la Metodología 5 S Implementación de la Metodología 5 S Aplicación del Proceso de Seguimiento y Orientación de la Metodología 5 S Realización de Auditoria Análisis de Auditoria Materiales CAPÍTULO IV RESULTADOS Y SU DISCUSIÓN 4.1 Análisis del Área Bajo Estudio Diseño del Plan de Actividades Aplicación del Diagnóstico Análisis de las Listas de Verificación Elaboración de Recomendaciones para el Área y la Alta Dirección Entrega de Informe de Resultados del Diagnóstico al Responsable del Área Aplicación de la Capacitación de la Metodología de 5 S Implementación de la Metodología 5 S Aplicación del Proceso de Seguimiento y Orientación de la Metodología 5 S Realización de Auditoria... 48

6 v 4.11 Análisis de Auditoria CAPÍTULO V 5.1 Conclusiones Recomendaciones REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS... 55

7 vi LISTA DE TABLAS Tabla 1. Lista de Verificación de Diagnóstico 5 S Tabla 2. Lista de Verificación de Diagnóstico 5 S (Continuación) Tabla 3. Lista de Verificación de Diagnóstico 5 S (Continuación) Tabla 4. Lista de Verificación de Diagnóstico 5 S (Continuación) Tabla 5. Lista de Verificación de Diagnóstico 5 S (Continuación) Tabla 6. Criterios para Evaluar el Cumplimiento de las Áreas Tabla 7. Plan de Trabajo de implementación de la Metodología 5 S Tabla 8. Diagnóstico Aplicado al Área de Trabajo Tabla 9. Diagnóstico Aplicado al Área de Trabajo (Continuación) Tabla 10. Diagnóstico Aplicado al Área de Trabajo (Continuación) Tabla 11. Diagnóstico Aplicado al Área de Trabajo (Continuación) Tabla 12. Diagnóstico Aplicado al Área de Trabajo (Continuación) Tabla 13. Criterio Utilizado para Evaluar los Resultados del Diagnóstico... 69

8 vii Tabla 14. Auditoria Aplicada al Área de Trabajo Tabla 15. Auditoria Aplicada al Área de Trabajo (Continuación) Tabla 16. Auditoria Aplicada al Área de Trabajo (Continuación) Tabla 17. Auditoria Aplicada al Área de Trabajo (Continuación) Tabla 18. Auditoria Aplicada al Área de Trabajo (Continuación) Tabla 19. Criterio Utilizado para Evaluar los Resultados de la Auditoria Tabla 20. Plan de Trabajo del Área de Servicios Generales Tabla 21. Lista de Actividades del Área de Servicios Generales... 77

9 viii LISTA DE FIGURAS Figura 1. Diagrama de Implementación por 5 S Figura 2. Metodología General de Aplicación 5 S Figura 3. Pasos de la Clasificación Figura 4. Pasos de la Organización u Orden Figura 5. Pasos de la Limpieza Figura 6. Pasos de la Estandarización Figura 7. Pasos de la Disciplina Figura 8. Organigrama de la Empresa Figura 9. Forma Incorrecta del Acomodo de Materiales Figura 10. Forma Correcta del Acomodo de Materiales Figura 11. Materiales en el Suelo y mal Ubicados Figura 12. Materiales bien Ubicados y con su Identificación Figura 13. Equipo de Seguridad en el Suelo y sin Señalización... 80

10 ix Figura 14. Equipo de Seguridad Bien Ubicado y Señalizado Figura 15. Herramientas Ubicadas en Otros Lugares Figura 16. Herramientas en su Debido lugar Figura 17. Mala Utilización del Espacio Figura 18. Espacio bien Utilizado Figura 19. Muestra el Desorden Total del Área de Trabajo Figura 20. Área de trabajo Ordenada Figura 21. Muestra la Falta Total de Clasificación, Orden y Limpieza Figura 22. Muestra al Área con las Mejoras Realizadas Figura 23. Nos Muestra al Escritorio con Mucha Aglomeración de Documentos Figura 24. Nos Muestra al Escritorio en Completo Orden y Limpieza Figura 25. Materiales en Completo Desorden y sin Etiquetar Figura 26. Materiales Ordenados y Etiquetados Figura 27. Materiales en Lugares que no Corresponden Figura 28. Materiales en su Lugar Correspondiente Figura 29. Materiales en Exceso y que no Corresponden a esos Sitios... 88

11 x Figura 30. Cantidad Correcta de Materiales y en su lugar Adecuado Figura 31. Recipientes en Mala Ubicación y sin Etiquetar Figura 32. Recipientes Reubicados y Etiquetados Figura 33. Desorden Total de Materiales y/o Objetos Figura 34. Área de Trabajo Ordenada Figura 35. Total Desorden de Materiales Figura 36. Materiales Ordenados y Reubicados Figura 37. Forma Correcta de Ordenar y Etiquetar Figura 38. Acomodo Correcto de Materiales Figura 39. Muestra la Ruta de Paso Libre Figura 40. Nos Indica el Área de Descarte del Lugar de Trabajo Figura 41. Ruta de Acceso sin Obstrucciones Figura 42. Señalización de la Salida Figura 43. Muestra las Metas de las 5 S y su Plan de Trabajo... 95

12 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes. Las 5 s es una concepción ligada hacia la calidad que proviene del Japón bajo la orientación de W.E Deming, basada en palabras Japonesas que comienzan con una S, esta filosofía se enfoca en trabajo efectivo, organización del lugar, y procesos estandarizados de trabajo. Esta metodología simplifica el ambiente de trabajo, reduce los desperdicios y actividades que no agregan valor, al tiempo incrementa la seguridad y eficiencia de la calidad. Los beneficios obtenidos por las organizaciones de la filosofía de las 5 s, no se trata de estética en el área de trabajo, al contrario se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, la limpieza, el clima laboral, el orden, la motivación personal, la eficiencia y en consecuencia, la calidad, la productividad y la competitividad de la organización. Anteriormente ya se ha aplicado un programa de 5 s en el instituto tecnológico de sonora con resultados realmente muy favorables; debido a esta aplicación se generaron grandes avances en el tiempo de ejecución de las actividades cotidianas de áreas sometidas a dicha metodología, tal es el ejemplo del departamento de

13 2 servicios para docentes la cual fue la área mas beneficiada al quedar con la mejor organización, limpieza y orden, además de la disciplina. En base a esto se decidió extender la aplicación de la metodología de las 5 s a otras áreas de esta institución, en este caso nos limitaremos al área de servicios generales. 1.2 Definición del Problema. En el área de servicios generales se ha detectado por medio de una inspección visual que existen problemas de tiempo para realizar sus actividades, debido a falta de clasificación de archivos, así como del orden de ellos y de otros instrumentos de trabajo. Además se encontró que carecían de una limpieza estandarizada para mantener los logros alcanzados con la aplicación de sus métodos personales para clasificar, ordenar y limpiar su área de trabajo. Aunado a esto el personal administrativo en su mayoría no cuenta con la capacitación adecuada para aplicación de las 5 s. Por lo anterior, la pregunta de la investigación es Al implementar la metodología de las 5 s se mejorará las condiciones del lugar de trabajo? 1.3 Justificación. Con la aplicación de las 5 s y concientización de los trabajadores, ayudaría en gran forma a los objetivos de la empresa, todo esto en relación al incremento de la productividad de las personas, utilizando mecanismos para eficientar de gran manera el lugar de trabajo. Además de los múltiples beneficios hacia los empleados, como lo dijeron ellos que en lugar limpio y ordenado se trabaja mejor; aplicando continuamente valores y disciplina.

14 3 Al no ejecutarse esta filosofía nunca habrá cambio en la organización de la empresa, ni en sus procesos, quedándose estancados por que no habrá mejora continua. 1.4 Objetivos Objetivo General. Mejorar el área de trabajo del departamento de servicios generales mediante la implementación de la metodología de las 5 s para optimizar las condiciones de trabajo de este sitio Objetivos Específicos: Diseñar el proyecto de implementación de 5S en el área de servicios generales, mediante una inspección, para obtener un plan de trabajo formalizado. Diagnosticar las áreas incorporadas a la metodología 5'S, por medio de la aplicación de un cheklist y de esta manera entregar un reporte al área incorporada. Con los resultados obtenidos anteriormente, exponer al responsable del departamento las recomendaciones que se formulen, mediante un informe detallado. Capacitar a los encargados del área sobre la Metodología 5S: Mejor lugar de trabajo, Mayor productividad; a través de exposiciones para que tengan un buen desempeño en la aplicación de las 5 s. Implementar las conductas de la metodología en el área pertinente por medio de los formatos autorizados del tema (1. Clasificar, 2. Organizar, 3. Limpiar), para el mejoramiento del área de trabajo.

15 4 Aplicar el proceso de seguimiento y orientación de la metodología en el área, mediante cursos y la facilitación de información a los encargados, así como monitoreos constantes para la debida aplicación de la metodología. Realizar la auditoria 5S al área bajo aplicación, por medio de los formatos de diagnostico de 5 s para verificar que exista perpetuidad y seguimiento de la metodología. Generar e implementar acciones pertinentes sobre problemáticas y/o recomendaciones resultado de la evaluación en Auditoria 5 s, incluyendo oportunidades de mejora para que exista una mejora continua. 1.5 Limitaciones del Estudio. Generales: Este estudio se limita, al área de servicios generales, que corresponden a los pequeños almacenes donde se tienen diversos instrumentos y documentación para ayuda de este departamento. Otra limitante de este trabajo es el tiempo que tenemos para realizarlo, ya que dicho tiempo no nos alcanzará para darle seguimiento de la perpetuidad de la implementación de las 5 s. Específicos: Una limitación importante que debemos de tomar en cuenta, es que las propuestas generadas no se puedan realizar todas, ya que para ello se requiere de la autorización de la alta dirección de la institución, además que no se cuentan por el momento con recursos económicos, si se necesitarán.

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17 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 2.1 Introducción a la Metodología de las 5 S. Según CESIC (2007), las 5 S fueron creadas en Japón en los años 60 s, por un organismo llamado Unión de Científicos e Ingenieros de Japón (JUSE), como parte del movimiento de mejora de la calidad, obteniendo resultados como: Eliminación de desperdicios. Reducción de materiales en proceso. Incremento en la productividad personal. Prevención de accidentes. Optimización de espacios. Incremento en la aplicación de mejoras. Según Máximo (2006), se llama estrategia de las 5 S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienzan por S. cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas 5 palabras son: Clasificar. (Seiri) Orden. (Seiton) Limpieza. (Seiso) Limpieza Estandarizada. (Seiketsu)

18 6 Disciplina. (Shitsuke) Las 5S's provienen de términos japoneses creada por Toyota, que ayudan a ordenar, limpiar, hacer más fácil y agradable el trabajo, y ayuda a que esto se mantenga, creando una cultura disciplinada en todos los empleados. Todo lo antes dicho se práctica diariamente en la vida cotidiana y no son parte exclusiva de una "cultura japonesa" ajena, es más, todos los seres humanos, o casi todos, tienen tendencia a practicar las 5S's Las cinco S son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5 S sean características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los que no son japoneses practican las 5 S en la vida personal y en numerosas oportunidades no lo notan. Se practica el Seiri y Seiton cuando se mantiene en lugares apropiados e identificados los elementos como: herramientas, extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves entre otros. Cuando el entorno de trabajo esta desorganizado y sin limpieza se perderá la eficiencia y la moral en el trabajo. Son poco frecuentes las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las cinco S en igual forma como se mantienen las cosas personales en forma diaria. Esto no debería ser así, ya que en el trabajo diario las rutinas de mantener el orden y la organización sirven para mejorar la eficiencia en el trabajo y la calidad de vida en aquel lugar donde se pasa más de la mitad de la vida. Realmente, si se analiza el sitio de trabajo donde se pasan más horas de la vida. Antes se deberá hacer la siguiente pregunta: Vale la pena mantenerlo desordenado, sucio y poco organizado? Es por esto que cobra importancia la aplicación de la estrategia de las 5 S. No se trata de una moda, un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación de

19 7 algo japonés que nada tiene que ver con nuestra cultura latina. Simplemente, es un principio básico de mejorar la vida y hacer del sitio de trabajo un lugar donde valga la pena vivir plenamente. Y si con todo esto, además, se mejorará productividad de la empresa, Por qué no hacerlo? (Mora, 2006). 2.2 Definición de las 5 S. La poca aplicación de estos conceptos, principalmente en empresas manufactureras y de producción en general, en las que pocas veces se recibe al cliente final en sus instalaciones, es generalizada, lo cual no deja de ser preocupante, no solo en términos del desempeño empresarial sino humano, ya que resulta degradante, para cualquier trabajador, desempeñar su labor bajo condiciones inseguras. Este hecho hace pensar que bajo estos entornos será difícil alcanzar niveles de productividad y eficiencia elevados, lo que pone de presente la necesidad de aplicar consistentemente las 5S's en la rutina diaria, ya sea como trabajadores o como estudiantes, siempre será mejor desarrollar actividades en ambientes seguros y motivantes. (Navarro, 1999). El objetivo central de las 5S's es lograr el funcionamiento más adecuado y eficiente de las personas en los centros de trabajo. Según CESIC (2007), su objetivo principal era eliminar los obstáculos que impidieran la operación eficiente de procesos. Su rango de aplicación abarca, por ejemplo, desde un puesto ubicado en una línea de montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaria administrativa y puestos gerenciales Seiri Clasificación. Diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios para trabajar productivamente; desechar lo que no se necesita.

20 8 Seiri o clasificar según consiste en retirar del área o estación de trabajo todos aquellos elementos que no son necesarios para realizar la labor, ya sea en áreas de producción o en áreas administrativas. Dentro de esta organización se deben cambiar materiales y consecuentemente identificarlos para así tener un mejor control y consecuentemente almacenar elementos de manera clasificada y se deben eliminar las obsolescencias. No hay que pensar en que este o aquel elemento podría ser útil en otro trabajo o si se presenta una situación muy especial, los expertos recomiendan que ante estas dudas haya que desechar dichos elementos. El Seiri consiste en: 1. Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven. 2. Clasificar lo necesario para el trabajo rutinario. 3. Mantener lo necesario. 4. Separar los elementos de acuerdo a su utilización. 5. Eliminar información innecesaria. 6. Eliminar elementos que afecten el funcionamiento de los equipos Beneficios del Seiri. La aplicación de las acciones Seiri preparan los lugares de trabajo para que estos sean más seguros y productivos. El primer y más directo impacto del Seiri está relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visión completa de las áreas de trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los equipos y máquinas, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el área de trabajo sea más insegura. La práctica del Seiri además de los beneficios en seguridad permite: Liberar espacio útil en planta y oficinas.

21 9 Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo. Mejorar el control visual de existencias de repuestos y elementos de producción, carpetas con información, planos. Eliminar pérdidas de productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para ellos; por ejemplo, material de empaque, etiquetas, envases plásticos, cajas de cartón y otros. Facilitar el control visual de las materias primas que se van agotando y que requieren para un proceso en un turno. Preparar las áreas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento autónomo, ya que se puede apreciar con facilidad los escapes, fugas y gases, contaminaciones existentes en los equipos y que frecuentemente quedan ocultas por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de los equipos Seiton: Organización. Consiste en ordenar artículos que se poseen, de modo que estén disponibles para su uso en cualquier momento. Seiton - un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar: Seiton u orden significa más que apariencia. El orden empresarial dentro del concepto de las 5S's se podría definir como: la organización de los elementos necesarios de modo que resulten de fácil uso y acceso, los cuales deberán estar, cada uno, etiquetados para que se encuentren, retiren y devuelvan a su posición, fácilmente por los empleados. El orden se aplica posterior a la clasificación y organización, si se clasifica y no se ordena difícilmente se verán resultados. Se deben usar reglas sencillas como: lo que más se usa debe estar más cerca, lo más pesado abajo lo liviano arriba.

22 10 Seiton permite: Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina para facilitar su acceso y retorno al lugar. Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia. Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarán en el futuro. En el caso de maquinaria, facilitar la identificación visual de los elementos de los equipos, sistemas de seguridad, alarmas, controles, sentidos de giro. Lograr que el equipo tenga protecciones visuales para facilitar su inspección autónoma y control de limpieza. Identificar y marcar todos los sistemas auxiliares del proceso como tuberías, aire comprimido, combustibles. Incrementar el conocimiento de los equipos por parte de los operadores de producción Beneficios del Seiton para el Trabajador. Según CESIC (2007), la implementación de la organización beneficia a los involucrados de la organización en: Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo. Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial.

23 11 El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad. La presentación y estética de la planta se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo. Se libera espacio. El ambiente de trabajo es más agradable. La seguridad se incrementa debido a la demarcación de todos los sitios de la planta y a la utilización de protecciones transparentes especialmente los de alto riesgo Seiso: Limpieza. Significa quitar la suciedad de todo lo que conforme la estación de trabajo. Seiso. Limpiar el sitio de trabajo y los equipos y prevenir la suciedad y el desorden. Incluye, además de la actividad de limpiar las áreas de trabajo y los equipos, el diseño de aplicaciones que permitan evitar o al menos disminuir la suciedad y hacer más seguros los ambientes de trabajo. Sólo a través de la limpieza se pueden identificar algunas fallas, por ejemplo, si todo está limpio y sin olores extraños es más probable que se detecte tempranamente un principio de incendio por el olor a humo o un mal funcionamiento de un equipo por una fuga de fluidos. Así mismo, la demarcación de áreas restringidas, de peligro, de evacuación y de acceso genera mayor seguridad y sensación de seguridad entre los empleados. Para aplicar Seiso se debe. Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.

24 12 Asumirse la limpieza como una actividad de mantenimiento autónomo: "la limpieza es inspección" Se debe abolir la distinción entre operario de proceso, operario de limpieza y técnico de mantenimiento. El trabajo de limpieza como inspección genera conocimiento sobre el equipo. No se trata de una actividad simple que se pueda delegar en personas de menor calificación. No se trata únicamente de eliminar la suciedad como normalmente se piensa que es, sino que se debe de elevar la acción de limpieza a la búsqueda de las fuentes de contaminación con el objeto de eliminar sus causas primarias, y de esta manera eliminar de raíz los problemas Beneficios del Seiso. Según CESIC (2007), el contar con un lugar limpio, aplicando la tercera S beneficia a los involucrados de la organización en: Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes. Mejora el bienestar físico y mental del trabajador. Se incrementa la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y suciedad. Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se encuentra en estado óptimo de limpieza. La limpieza conduce a un aumento significativo de la efectividad global del equipo.

25 13 Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y escapes. La calidad del producto se mejora y se evitan las pérdidas por suciedad y contaminación del producto y empaque Seiketsu: Estandarización y Bienestar Personal. Es el estado en que la persona puede desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones. Seiketsu es preservar altos niveles de organización, orden y limpieza. El Seiketsu o limpieza estandarizada pretende mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con la aplicación de las primeras tres eses, el Seiketsu solo se obtiene cuando se trabajan continuamente los tres principios anteriores. En esta etapa o fase de aplicación (que debe ser permanente), son los trabajadores quienes adelantan programas y diseñan mecanismos que les permitan beneficiarse a sí mismos. Para generar esta cultura se pueden utilizar diferentes herramientas, una de ellas es la localización de fotografías del sitio de trabajo en condiciones óptimas para que pueda ser visto por todos los empleados y así recordarles que ese es el estado en el que debería permanecer, otra es el desarrollo de unas normas en las cuales se especifique lo que debe hacer cada empleado con respecto a su área de trabajo. Seiketsu o estandarización pretende: Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras eses. Enseñar al operario a realizar normas con el apoyo de la dirección y un adecuado entrenamiento.

26 14 Las normas deben contener los elementos necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y procedimiento a seguir en caso de identificar algo anormal. En lo posible se deben emplear fotografías de como se debe mantener el equipo y las zonas de cuidado. El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su cumplimiento. Las normas de limpieza, lubricación y aprietes son la base del mantenimiento autónomo Beneficios del Seiketsu. Según CESIC (2007), el contar con la cuarta S Estandarización beneficia a los involucrados de la organización en: Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo. Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. Los operarios aprender a conocer en profundidad el equipo. Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios. La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de trabajo al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares. Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto de trabajo.

27 15 Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad de la planta Shitsuke: Disciplina. Es el apego a un conjunto de leyes, reglamentos y procedimientos que rigen a una empresa. A la vida orden y control personal. Shitsuke es crear hábitos basados en las 4 eses anteriores. Shitsuke o disciplina significa evitar que se rompan los procedimientos ya establecidos. Solo si se implanta la disciplina y el cumplimiento de las normas y procedimientos ya adoptados se podrá disfrutar de los beneficios que ellos brindan. El Shitsuke es el canal entre las 5S's y el mejoramiento continuo. Shitsuke implica control periódico, visitas sorpresa, autocontrol de los empleados, respeto por sí mismo y mejor calidad de vida laboral. Según Soler (2003), un área de trabajo desorganizada y sucia genera pérdidas de eficiencia y disminuye la motivación. Shitsuke implica: El respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable. Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización. Promover el hábito de auto controlar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas. Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración.

28 16 Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás Beneficios de Aplicar Shitsuke. Según CESIC (2007), la disciplina beneficia a los involucrados de la organización en: Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa. La disciplina es una forma de cambiar hábitos. Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas. La moral en el trabajo se incrementa. El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas. El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día. 2.3 Implementación de la Metodología de las 5 S. Es específico para las actividades desarrolladas en programas de 5S s, que entre mas trabaja con ellas, mas problemas se descubren y que lo mas difícil es hacer los ajustes requeridos y mantener el status. Para que esto ultimo suceda es muy importante para el líder estar al frente, sin embargo; es desalentador el hecho de mirar alrededor y encontrar que nadie lo sigue, o que las cosas están bien únicamente cuando el líder las observa y que un poco después se caen de nuevo, y esto da la apariencia de que el líder esta constantemente corrigiendo a apagar fuegos cuando un verdadero trabajo consiste

29 17 en encontrar los medios para prevenirlo. Al promocionar actividades de 5S s, es importante hacerlo una a una y en forma muy completa, hasta la pequeña actividad debe hacerse completamente, más aun si esta tendrá un impacto significativo. Según CESIC (2007), aplicar la metodología de las 5S s implica un proceso que consta de varias actividades: A) Limpieza Inicial. B) Optimización. C) Formalización. D) Perpetuidad. Figura 1. Diagrama de Implementación por 5 S.

30 Explicación del Diagrama de Implementación por S. Primera S (LIMPIEZA INICIAL): La primera etapa de la implementación se centra principalmente en una limpieza a fondo del sitio de trabajo, esto quiere decir que se saca todo lo que no tenga uso dentro del área de trabajo y se limpian todos los equipos e instalaciones a fondo, dejando un precedente de cómo es el área si se mantuviera siempre así (se crea motivación por conservar el sitio y el área de trabajo limpios). Segunda etapa (OPTIMIZACIÓN): La segunda etapa de la implementación se refiere a la optimización de lo logrado en la primera etapa, esto quiere decir, que identificados los elementos necesarios en el área de trabajo se lleve acabo una adecuada clasificación y orden coherente que permita ubicar los puntos de mayor generación de suciedad y determinar los sitios de trabajo con mayor riesgo. Tercera etapa (FORMALIZACIÓN): La tercera etapa de la implementación esta concebida netamente a la formalización de lo que se ha logrado en las etapas anteriores, es decir, establecer procedimientos, normas o estándares de clasificación necesarios para mantener la clasificación, orden y limpieza del área de trabajo. La cuarta y última etapa (PERPETUIDAD): Se orienta a propiciar una cultura en el personal de todo lo logrado anteriormente y a dar una viabilidad del proceso con una filosofía de mejora continua. Este último paso referido a la perpetuidad es uno de los pasos mas importantes ya que debido a este paso depende la vida de implementación de la filosofía de las 5 s ya que en muchas ocasiones sucede que al acabar la implantación de las 5 s la gente deja de aplicarla y vuelve a sus costumbres anteriores, es por eso que hay que tomar muy en serio este último paso.

31 19 El objetivo es lograr despertar conciencia sobre la necesidad del cambio para que la gente se sienta comprometida. Cada empleado debe aceptar de manera consciente su participación en este proceso Como Aplicar las 5 S. METODOLOGÍA GENERAL DE APLICACIÓN DE 5 S 1. Clasificar. Mantener solo lo necesario. 5 S 2. Organización. Establecer un lugar para cada cosa. 3. Limpieza. Retirar la suciedad y el mal aspecto. 4. Estandarización y Bienestar Personal. No ensuciar y limpiar menos. 5. Disciplina. Mantener buenos hábitos. Figura 2. Metodología General de Aplicación 5 S Clasificación. El propósito de clasificar es retirar de las áreas de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones cotidianas de mantenimiento o de oficinas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar. Al clasificar se preparan los lugares de trabajo para que estos sean más seguros y productivos. El primer y más directo impacto está relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visión completa de las áreas de trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los

32 20 equipos y máquinas, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el área de trabajo sea más insegura. Implementación: Identificar Elementos Innecesarios/Necesarios Lista de Elementos Innecesarios/Necesarios Tarjetas de Color de Identificación Retiro de elementos innecesarios al área de descarte Informar al Responsable de Área la Actividad Realizada. Figura 3. Pasos de la Clasificación. Identificar elementos innecesarios/necesarios: El primer paso en la clasificación consiste en identificar los elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar la 5 S. En este paso se sugiere utilizar los siguientes apoyos: Lista de elementos innecesarios: Esta lista se debe diseñar y enseñar durante la fase de preparación. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, descripción del artículo (Código), cantidad

33 21 encontrada, posible causa y acción sugerida. Esta lista es integrada por el operario o el encargado de área durante el tiempo en que se ha decidido realizar la actividad de clasificación. Tarjetas de color de identificación: Este tipo de tarjeta permite marcar o denunciar que en el área de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. Etiqueta roja: Se le aplica a los equipos, herramientas, componentes y utensilios del área, que ya no se utilizarán más o que están en cantidades exageradas. Etiqueta amarilla: Se le aplica a los materiales, herramientas y/o equipos que una vez al año se utilizan. Etiqueta anaranjada: Se le aplica las herramientas y/o equipos que presenten un mal funcionamiento. Retiro de elementos innecesarios al área de descarte: Una vez visualizado y marcados con las tarjetas los elementos innecesarios, se tendrán que hacer las siguientes consultas: Mover el elemento a una nueva ubicación dentro del área. Almacenar el elemento fuera del área de trabajo. (Área de descarte). Eliminar el elemento. Informar al Responsable de área la actividad realizada: El encargado de área deberá realizar este documento y publicarlo en un tablón informativo.

34 Organización. Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente regresarlos al sitio correspondiente. Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los equipos y elementos críticos para su mantenimiento y conservación en buen estado. Permite la ubicación de materiales y herramientas de trabajo de forma rápida, mejora la imagen del área ante el cliente da la impresión de que las cosas se hacen bien, mejora el control de los materiales, así como también ayuda a mejora la coordinación para la ejecución de trabajos. En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la perdida de tiempo de acceso a la información. Implementación: Orden Señalización Croquis del Área Marcación de la Ubicación Física Informar al Responsable de Área la Actividad Realizada. Figura 4. Pasos de la Organización u Orden.

35 23 Orden: El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos. Señalización: Se utiliza para informar de una manera fácil, entre otros los siguientes temas: Sitio donde se encuentran los elementos. Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se deben realizar en un equipo o proceso de trabajo. Donde ubicar la carpeta, calculadora, bolígrafos, lápices, etc. en el área de trabajo. Los señalización esta íntimamente relacionados con los procesos de estandarización. Croquis del área: Es un gráfico que muestra la ubicación de los elementos que pretendemos ordenar en un área del edificio. Los criterios o principios para encontrar las mejores localizaciones de herramientas, equipos, archivadores y útiles son: Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso. Los elementos usados con más frecuencia se colocan cerca del lugar de uso.

36 24 Almacenar las herramientas de acuerdo con su función o producto. Si los elementos se utilizan juntos se almacenan juntos, y en la secuencia con que se usan. Marcación de la ubicación física: Una vez que se ha decidido las mejores localizaciones, es necesario un modo para identificar estas localizaciones de forma que cada uno sepa donde están las cosas, y cuantas cosas de cada elemento hay en cada sitio. Para esto se pueden emplear: Indicadores de ubicación. Indicadores de cantidad. Letreros y tarjetas. Nombre de las áreas de trabajo. Localización de lugares de almacenamiento. Procedimientos estándares Limpieza. Según Aquilano (2000), la limpieza pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y la conservación de la clasificación y el orden de los elementos. El proceso de implementación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. Limpieza incluye, además de la actividad de limpiar las áreas de trabajo y los equipos, el diseño de aplicaciones que permitan evitar o al menos disminuir la suciedad y hacer más seguros los ambientes de trabajo. A continuación se muestran algunos pasos para aplicar la limpieza.

37 25 Implementación: Programa de Limpieza Asignar Trabajos y Responsables Campaña de Limpieza Figura 5. Pasos de la Limpieza. Asignar trabajos y responsabilidades: Para mantener las condiciones, cada uno del personal de la entidad debe conocer exactamente cuales son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuando, donde y como hacerlo. Las ayudas que se emplean para la asignación de responsabilidades son: Diagrama de distribución del trabajo de limpieza preparado en la etapa de limpieza. Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S, implantada. Programa de trabajo para eliminar las áreas de difícil acceso, fuentes de contaminación y mejora de métodos de limpieza. Campaña de limpieza: Es un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y operarios en el proceso de implantación seguro de las 5 S (Chiavenato, 2000).

38 Estandarizar. En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la practica de las tres primeras S. Esta cuarta S esta fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en condiciones perfectas. Implementación: Estandarización Clasificar, Ordenar y Limpiar en los trabajos. Aplicación Constante del Programa de Limpieza Figura 6. Pasos de la Estandarización. Estandarización: Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados para poder darle una solución (Crosby, 1999). Integrar las acciones de clasificación, orden y limpieza en los trabajos de rutina: El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de la acciones de limpieza y control de elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen toda la información necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada día.

39 Disciplina. Según Feigenbaum (2001), la práctica de la disciplina pretende lograr él hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantación de las 5 S, la disciplina es importante por que sin ella, la implantación de las cuatro primeras S s, se deteriora rápidamente. Implementación: DISCIPLINA Papel de la Dirección Papel de los Funcionarios. Motivar al Personal Orientar la Mejora Continua Figura 7. Pasos de la Disciplina La Disciplina. La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras 5 S que se explicaron anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina (Galgano, 1995) El Papel de la Dirección. Para crear las condiciones que promueven o favorecen la implantación de la disciplina, la dirección tiene las siguientes responsabilidades:

40 28 Formar al personal sobre los principios y técnicas de las 5 S y mantenimiento autónomo. Crear un equipo promotor o líder para la implementación en toda la institución. Suministrar los recursos para la implantación de las 5 S. Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades. Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa. Aplicar las 5 S en su trabajo. Enseñar con el ejemplo. Demostrar su compromiso y el de la institución para la implantación de las 5 s El Papel de los Funcionarios. Según Gutiérrez (1997), para crear las condiciones que promueven o favorecen la implantación de la disciplina, los funcionarios tienen las siguientes responsabilidades: Continuar aprendiendo más sobre implantación de las 5 S. Asumir con entusiasmo la implantación de las 5 S. Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un punto. Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo. Realizar las auditorias de rutinas establecidas.

41 29 Pedir al responsable del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar las 5 S. Participar en la formulación de planes de mejoras continuas. Participar activamente en la promoción de las 5 S Distribución por Áreas. Son los lineamientos a seguir de disciplina para hacer una distribución por áreas. Asignar responsables de las instalaciones como encargados de máquinas, equipos e instrumentos. (compromiso y disciplina) (Gaither, 2000). Determinar un lugar para ubicar las máquinas, equipos e instrumentos cuando no se estén utilizado. Las que se utilizan frecuentemente en área deben estar ubicadas al interior de esta, el resto puede ser almacenado fuera. (Clasificación, organización y limpieza). Etiquetar con un sello rojo todos aquellos equipos, herramientas, componentes y utensilios, ligados a los trabajos del área, que ya no se utilizarán más o que están en cantidades exageradas. Posteriormente, verificar si pueden ser utilizadas por otras áreas, si no es así, transportar al área de descarte o, en el caso de equipos (de cómputo o teléfonos) al departamento de DTSI y en el caso de mobiliarios dirigirlos a la Coordinación de Activos Fijos y Almacén. (Clasificación, organización y limpieza). Etiquetar con un sello amarillo aquellos materiales, herramientas y/o equipos que sean utilizados al menos una vez al año. Si es así asignar una ubicación fuera del área de trabajo. (Clasificación, organización y limpieza)

42 30 Etiquetar con un sello anaranjado aquellas herramientas y/o equipos que no tengan un buen estado físico o funcionamiento y aplicarles correctivo enviar al área de descarte si es necesario. (Clasificación, organización y limpieza). Realizar una limpieza del área de trabajo incluyendo equipos, instrumentos, máquinas al iniciar la jornada laboral. Se realizará 1 vez en la semana, sin fecha definida. (limpieza y disciplina). Implementar un programa de mantenimiento preventivo y realizar este de forma periódica. Solicitar apoyo al responsable de área y a quien sea necesario para confeccionar el programa. Si no existe cooperación informar al responsable del área 5 S. (disciplina, constancia, coordinación y estandarización). Verificar cuando se ingresen al área equipos, herramientas y máquinas de apoyo. (estandarización y compromiso) crear y concretar ideas para mejorar el orden, la limpieza y los procedimientos de los trabajos del área, por ejemplo, implementar acciones para la ubicación de equipos, instrumentos, archivadores de manera que permita un eficiente aprovechamiento de los espacios, de marcación de áreas de trabajo, de transito y de almacenamiento. Mejorar el y ambiente de trabajo manteniéndolo limpio, agradable y cómodo a la vista para trabajar, incorporando elementos tales como cuadros, plantas, bancas de trabajo, etc. (Bienestar Personal) Oficinas en General. Aquí se mencionan las indicaciones que se deberán de seguir para la aplicación de la disciplina en lo respectivo a oficinas en general. Las personas que laboren en oficinas serán las responsables de mantener limpieza y orden de ésta.

43 31 Al inicio de la jornada realizar una limpieza y ordenamiento de las superficies de la oficina, esto es, escritorios, repisas, y en general todo aquello que se encuentre a la vista. Al finalizar la jornada ordenar todo lo utilizado durante el día de tal forma de dejar despejada la oficina. Elementos tales como tazas, cucharas y todos aquellos artículos que no pertenecen a la oficina deben ser lavados una vez que se utilicen ya almacenados en el lugar destinado para esto. Revisar los escritorios y eliminar todos aquellos papeles y materiales que no se utilizan. Si decide reciclar hojas, destinar solo un lugar común para todos los integrantes de la oficina donde se almacenarán éstas. Almacenar en los escritorios solo cosas de uso frecuente y distribúyalas de tal forma que cada familia de cosas pertenezca a un cajón. En la superficie del escritorio solo deben estar las cosas que se utilizarán durante el día. Si se puede señale zonas para cada cosa en la superficie del escritorio. Eliminar archivadores con información que no se utilizará en el corto plazo, retirarlas del archivador, empaquetarlas, etiquetarlas y almacenarlas en cajas o en algún mueble destinado para ello. Rotular todos los archivadores con nombres claros y explicativos. Colocar el nombre de cada grupo de archivadores en el compartimiento donde estén ubicados, ordenarlos por abecedario o fecha. No almacene la basura por mucho tiempo, vacíe periódicamente basureros, ceniceros, etc. Para evitar el mal olor en la oficina.

44 32 Eliminar el póster o propagandas que poseen información antigua o que no corresponde al lugar de trabajo, también aquellos en mal estado o que no contribuyen al ornato de la oficina. Dar preferencia a cuadros, plantas, esculturas. Confeccionar una cartelera informativa y reunir toda la información periódica en éste. Destinar un lugar para la ropa, cascos, lentes y utensilios personales de uso común. No almacene estos en cajones u muebles Equipo de Cómputo. Aquí se mencionan las indicaciones que se deberán de seguir para la aplicación de la disciplina en lo respectivo al equipo de cómputo. Cada usuario de computadora es responsable de mantener el orden y limpieza de éste. Al iniciar las tareas en el PC realizar una limpieza de la superficie de este. Si es posible colocar alguna cubierta cuando no se utilice. Ejecutar algún programa de mantenimiento de su PC. Es recomendable dejar una partición para lo relacionado con la empresa y otra de uso personal. Crear carpetas para cada familia de documentos, tratando de que los archivos almacenados sean fáciles de ubicar para cualquier persona. No colocar nombres demasiado extensos a los archivos, tratar de que sean fechas o números continuos. Los nombres deberían figurar en el nombre de la carpeta.

45 33 Respaldar su información por lo menos una vez al año. (trabajos y correos). Si comparte la PC con otras personas crear una carpeta para cada persona en donde almacene los trabajos. 2.4 Barreras que se Presentan al Implementar la Metodología. Algunas barreras que se podrían presentar en la implementación de la metodología de las 5 S ( Hiroyuki, 1992). Me pagan por trabajar no para limpiar. Con esta barrera se acepta a la suciedad como una condición natural sin enterarse del daño que ésta causa. Llevo tantísimos años en la universidad. Por qué tengo que limpiar yo?. Se considera que al tener mucho tiempo en la empresa no se tiene porque limpiar, que ésta es una tarea para personas con menor experiencia o jerarquía. Necesitamos mas espacio para guardar todo lo que tenemos. La primera reacción es la de pedir más espacio para guardar los artículos, hojas, carpetas, etc. Qué fastidio! No veo la necesidad de aplicar las 5 s. Muchas veces la resistencia provoca minimizar, despreciar o desvalorar lo que incomoda, lo que parece difícil o que se teme por desconocimiento. Falta de compromiso serio y firme por parte de los directivos. Sin el concurso de la alta dirección, puede llegar a ser difícil o a veces imposible emprender cambios para mejorar el ambiente de la empresa. Los primeros convencidos y comprometidos con el cambio deben ser los directivos.